Agenda 2015-08-27 Gruppavtal Normer och regler Projekt som arbetsform Kommunicera i projekt 1
Normer och regler Normer och regler Marie Ahlqvist
Projekt som arbetsform Olika typer av projekt Ställer olika krav på projektledare Skillnader Intressenternas inflytande Hur kraven formuleras Strategival Projektplanen Aspekter på organiseringen Risker i projektet 3
Projekttyper Koppling till vision och strategi Vad ska vi erbjuda och varför man ska välja just oss Var vi ska agera och vem vi vänder oss till Hur vi ska arbeta Projekt som arbetsform Vad projektuppgiften innebär Utveckla produkter, dvs varor och tjänster Etablera verksamhet på ny marknad, bearbeta ny kundgrupp Omorganisation, införa nya rutiner, personalutbildningsinsatser Projekttyp Produktutvecklingsprojekt Marknadsprojekt Interna förändringsprojekt Operativ verksamhet Leverera varor och tjänster Kundorderprojekt Ref Projektledningsmetodik, T Jansson och L Ljung 4
Projekttyper Projekttyp Projekt som arbetsform Produktutvecklingsprojekt Utveckla produkter Fokus teknik Effekter inom de flesta delarna av verksamheten. Marknadsföring Materialanskaffning Tillverkning Lagerhållning Försäljning Leverans Eftermarknad Ref Projektledningsmetodik, T Jansson och L Ljung 5
Projekttyper Projekttyp Projekt som arbetsform Marknadsprojekt Vidga och förändra de yttre ramarna för verksamheten Fokus utåtriktad verksamhet Ny geografisk marknad Ny kundgrupp Nytt sätt att nå kunderna Ändrad affärsmodell Kampanjer inom marknad och sälj Ref Projektledningsmetodik, T Jansson och L Ljung 6
Projekttyper Projekttyp Projekt som arbetsform Interna förändringsprojekt Fokus den egna organisationen Effektivisering Förändra och utveckla hur man genomför arbetet Organisera om Flytta verksamheten eller delar av den Införa nya arbetssätt Kompetenshöjning Nya IT-system Ref Projektledningsmetodik, T Jansson och L Ljung 7
Projektmodeller Projektmodellen består av tre delar Processer och beslutspunkter Roller Dokumentmallar och checklistor 8
9
Projekt som arbetsform Projektmodellers komplexitet Enkla projektmodeller När övergår projektmodellen från att vara stödjande till hämmande? Regler Rutiner Måsten 10
Projekt som arbetsform Införande av arbetsmodell för projektverksamhet Påverkar: Beslutsprocesser Organisationen Ansvar Befogenheter Rutiner och processer berörs 11
Projekt som arbetsform Införande av modell innebär Förändring av Kultur Värdering Utvecklande av projektkultur 12
Projekt som arbetsform Alla faser syftar till att skapa förutsättningar för att nå effektmålen Varje fas har ett eget mål Du har inte tid att ha bråttom Viktigt att lägga tid på Tidiga faser Projektstart Benchmarking mellan projekt 13
Projekt som arbetsform Vad? Hur? Realisera! Klart! 14
Projekt som arbetsform Förstudie Analysera förutsättningarna för projektet Specificera uppdraget Tar fram underlag för beslut Dokument Uppdragsbeskrivning 15
Projekt som arbetsform Planering Producera planer för genomförandet Avgränsningar Bedöma handlingsalternativ Förbereda organisationen för projektarbetet Dokument Projektspecifikation Projektplan 16
Projekt som arbetsform Genomförande Realisering av projektet Rapportera delresultat avstämningar mot planer Införa resultat Överlämna resultat Dokument Resultatrapporter 17
Projekt som arbetsform Avslut Utvärdera Avveckla Stänga projektet Dokument Slutrapport 18
Projekt som arbetsform Projektdokument - Kärt barn har många namn Projektdirektiv Uppdragsbeskrivning Projektbeställning Projektspecifikation Projektplan Projektbeskrivning Delrapport Progressrapport Lägesrapport Avvikelserapport Resultatredovisning 19
Projekt som arbetsform 20
Projekt som arbetsform Fem frågor innan start av projekt Vem är beställaren och vem är kunden? Varför ska uppdraget utföras? Vad ska göras? När ska uppdraget vara färdigt? Hur ska uppdraget utföras? 21
Projekt som arbetsform 22
Projekt som arbetsform Bakgrundsbeskrivning Avgränsningar Syftet varför behövs projektet? Effektmål Mål vad ska projektet leverera? Projektmål Målformulering Specifikt Mätbart Accepterat Realistiskt Tidssatt 23
Projekt som arbetsform Avtal som styr projektarbetet Uppdragsbeskrivning projektets urkund Visar vilka fundament projektet vilar på Beställarens önskemål Kravspecifikation Definierar vad projektet ska leverera Direktiv projektförberedelser Reglerar vad som ska göras under förstudien och planering Projektplan Reglerar genomförandet och styrning Resurskontrakt Reglerar villkor för resurser Projektbudget Förkalkyl 24
Kartläggning av projekt Nulägesanalys ett effektivt verktyg Att lyfta fram fördelar i projektet Bli medveten om nackdelar Analysen är en viktig länk, utgör basen för Aktivitets- och resursplanering Organisation Bemanning Informationsplanering Riskanalys 25
Kartläggning av projektet SWOT kartläggning av nuläget Yttre förutsättningar Inre förutsättningar Existerande faktor Analys Identifiera gap Hitta matchningar 26
Intressenter Intressenter Alla som påverkar eller påverkas av projektet 27
Intressenter Kärnintressenter Beslutande och/eller drivande roller i projektet Primärintressenter Intressenter som i hög grad påverkas och vill påverka projektet Sekundärintressenter Intressenter med relativt lågt intresse. Påverkar inte projektet aktivt 28
Grupparbete 20 minuter Vad ska göras i ert projekt? Vilket problem har ni i ert projekt? Vem påverkas? Finns det koppling till affärsidén? 29
Kommunicera i projekt Communicare Att göra tillsammans Kommunikation Sprida och dela kunskap Kommunikationsstrategi Tas fram för att nå alla intressenter i projektet Vilka kanaler som ska användas Se sidan 205 i kurslitteraturen 30
Kommunicera i projekt Syfte med kommunikationen Informera om situationen i projektet Uppnå handling hos mottagaren effekt Påverka intressenter Kommunikationsplan Säkerställer att rätt målgrupp nås i rätt tid och på rätt sätt Rapportering Lägesrapporter skriftliga och vid möten 31
Kommunicera i projekt
Kommunicera i projekt Olika kommunikationsformer Verbal Ord som uttalas mellan två eller flera individer Icke verbal Kroppsrörelser och kroppshållning Ögonkontakt Biljud Revir Symbolisk kommunikation Klädsel Smycken Frisyr Bilmärke Troféer på tjänstrummet
Kommunicera i projekt Olika typer av samtal - verbal Kartläggande samtal Identifierar olika möjligheter eller begränsningar för individ eller grupp Motiverande samtal Identifiera intressen och ambitioner som medarbetaren har för att skapa engagemang och motivation Stödjande samtal Återkoppling för att stärka medarbetaren Problemlösande samtal Identifiera problem, göra en analys med hjälp av olika teoretiska utgångspunkter Konkreta åtgärder
Kommunicera i projekt Olika typer av samtal forts Behandlande samtal Ledaren kan vara stöd till en viss gräns Överlämnande till någon professionell inom området
Kommunicera i projekt Förberedelser inför samtal Tänk igenom nedanstående frågeställningar Vad vill jag med samtalet? Vad förväntar sig den andra parten? Vad är jag själv beredd att göra? Vilken tid finns det till förfogande för samtalet? Vilken överenskommelse strävar jag efter? Ramarna yttre förutsättningar Möblering Tid Ostördhet
Kommunicera i projekt Johari-fönster Teori framtagen av Joseph Luft och Hari Ingham Samspelet mellan enskilda individen och gruppen
Kommunicera i projekt Vad jag vet om mig själv Vad jag inte vet om mig själv Vad andra vet om mig Arena Blint Vad andra inte vet om mig Fasad Okänt
Kommunicera i projekt Joharimodellen 39