Upphandling av uppställningsplats och förvaring av omhändertagna och/eller beslagtagna fordon, båtar och annat skrymmande gods.

Anbudsförfrågan Rikspolisstyrelsen Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Upphandlingssektionen Datum 2014-01-17 Diarienr (åberopas vid korresp) 912-A036.188/2013 Handläggare Sanna Svennerstad Telefon 010-56 40972 E-post sanna.svennerstad@polisen.se Sista anbudsdag: 2014-03-10 Upphandling av uppställningsplats och förvaring av omhändertagna och/eller beslagtagna fordon, båtar och annat skrymmande gods. 1 FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan: 1.1 KARAKTÄR Enligt lagen (1982:129) om flyttning av fordon i vissa fall samt förordningen (1982:198) om flyttning av fordon i vissa fall får polisen flytta fordon bl.a. för att ta det i beslag eller för att utföra teknisk undersökning. Fordon som polisen flyttar måste förvaras på en särskild för ändamålet avsedd uppställningsplats. Uppdraget innebär även att antagna leverantörer, personal och underleverantörer får tillträde till avspärrade platser jämte 27 kap. 15 Rättegångsbalken (brottsplats) där brottsutredningar pågår. Detta ställer stora krav på individernas karaktär och integritet samt varsamhet och noggrannhet. Uppdragets karaktär förutsätter att antagna anbudsgivare tar ansvar för verksamheten samt självständigt genomför uppdraget och löser de problem och frågeställningar som uppkommer. Detaljerad utformning av uppdragets löpande rutiner fastställs av ansvarigt distrikt/område/ avdelning inom Polisen. Detaljerad utformning av instruktion kommer att hålla sig inom ramen för vad som anges i detta Förfrågningsunderlag. Det är i första hand fråga om muntliga instruktioner från Polisen. Leverantörens instruktioner till sin personal ska godkännas av Polisen. För mer information om Tjänsten se punkt 4 i Avtalsunderlaget. 1.2 UPPDRAGETS UTFORMNING Leverantören ska tillhandahålla uppställningsplats och förvaring av omhändertagna och/eller beslagtagna fordon, båtar och annat skrymmande gods (nedan Föremålet/Föremålen) för Polismyndigheten i Skåne. I begreppet Föremål Anbudsförfrågan.docx Sida 1 av 10

innefattas personbil, lätt lastbil, tung lastbil, buss och båt. I begreppet Föremål innefattas ej cyklar, mopeder eller motorcyklar. Upphandlingen omfattar endast ovan nämnda tjänst för vilka Polisen är betalningsansvarig och inte för medling av sådana tjänster för tredje man. Leverantören ska hämta Föremålen/Föremålet på av Polisen anvisad plats. Vid hämtning skall Leverantören erhålla kopia på av polisen upprättat besiktningsprotokoll. Leverantören skall vid hämtning tillsammans med polisens kontaktperson jämföra de i protokollet antecknade skadorna samt studera tagna fotografier och jämföra med det verkliga förhållandet på Föremålet. Leverantören ska därefter kvittera hämtningen genom att underteckna besiktningsprotokollet samt intyg om att han har studerat fotografierna. Leverantören ansvarar därefter för tillkommande skador på det hämtade föremålet samt förlust av egendom förvarade i Föremålet. Leverantören ska tillsammans med polisen utarbeta rutiner för hämtning, utlämning, kvittering, rensning av Föremålen, upprätta protokoll för besiktning av Föremålen samt kontaktfunktioner. Detaljerad utformning av uppdragets genomförande fastställs av polisen i samverkan med Leverantören. 1.3 OMFATTNING Nedan följer de avtalsområden som upphandlingen gäller för: 1. Polisområdet Malmö (POMA). Kommunerna Burlöv och Malmö med Malmö som huvudort. 2. Polisområde Mellersta Skåne (POMS). Kommunerna Eslöv, Hörby, Höör, Kävlinge, Lomma, Lund och Staffanstorp med Lund som huvudort. 3. Polisområde Nordvästra Skåne (PONV). Kommunerna Bjuv, Båstad, Helsingborg, Höganäs, Klippan, Landskrona, Svalöv, Åstorp, Ängelholm och Örkelljunga med Helsingborg som huvudort. 4. Polisområde Nordöstra Skåne (PONS). Kommunerna Bromölla, Hässleholm, Kristianstad, Osby, Perstorp och Östra Göinge med Kristianstad som huvudort. 5. Polisområde Södra Skåne (POSS). Kommunerna Simrishamn, Sjöbo, Skurup, Svedala, Tomelilla, Trelleborg, Vellinge och Ystad med Ystad som huvudort. Samtliga avtalsområden enligt ovan ingår i upphandlingen. Under avtalstiden kan adresser tillkomma eller tas bort. Antalet polisområden är ej statiskt utan förändras från tid till annan då organisationen är föremål för kontinuerlig översyn och anpassning till aktuell situation. Polisen förbehåller sig, med hänvisning till ovanstående, rätten att med 3 månaders varsel företa förändringar i avrop. Sida 2 av 10

1.4 VOLYM Polismyndigheten garanterar inte några avropade volymer. Polismyndigheten uppskattar avropad volym till 150 föremål per år. Cirka 110 föremål kommer att avropas av polisområde PONV. 2 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 2.1 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Rikspolisstyrelsen genomför rubricerad upphandling för Polismyndigheten i Skånes räkning. Polismyndigheten i Skåne är upphandlande myndighet. 2.2 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Vid denna upphandling tillämpas ett förenklat förfarande i enlighet med 15 kap. 3 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Eventuell förhandling sker på initiativ av Rikspolisstyrelsen. 2.3 ANNONSERING Annonsering sker i databasen TED (Tenders Electronic Daily). 2.4 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar/. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag. 2.5 FRÅGOR OCH SVAR Frågor upprättas skriftligen på svenska och skickas till upphandlaren på följande e- postadress sanna.svennerstad@polisen.se. Rikspolisstyrelsen besvarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast den 2014-02-21. Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 2014-02-28. Endast den information som publiceras på Polisens upphandlarprofil ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil. 2.6 ANBUDETS FORM OCH STRUKTUR Anbud skall upprättas skriftligen och av anbudet skall all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska. Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än måste åtföljas av en vidimerad översättning. Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som de efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som Sida 3 av 10

anbudsgivaren anser vara hemlig. Sådan information placeras sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig, jämför 2.11. Använd hålat A4-papper och undvik plastfickor, häftklamrar, gem och liknande. Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. ANBUD 912-A036.188/2013 Uppställningsplats och förvaring 2.7 ANBUDETS GILTIGHET Anbud skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 2014-09-01 om inte annat överenskommes. Överenskommelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Rikspolisstyrelsen. 2.8 ANBUDETS AVLÄMNANDE Anbud skall ha ankommit till Rikspolisstyrelsen senast den 2014-03-10. Anbud som lämnas till Rikspolisstyrelsen personligen eller via bud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. Anbud som skickas till Rikspolisstyrelsen med post adresseras till: Rikspolisstyrelsen Att: Registratorskontoret Box 12256 102 26 Stockholm Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. 2.9 ANBUDSKOSTNADER Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. 2.10 KONTRAKT Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Enligt definitionen i 2 kap. 10 LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur. 2.11 OFFENTLIGHETSPRINCIPEN Som myndighet omfattas Rikspolisstyrelsen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Rikspolisstyrelsen är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Rikspolisstyrelsen genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Sida 4 av 10

Rikspolisstyrelsen. Rikspolisstyrelsens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol. För att underlätta Rikspolisstyrelsens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE De krav som ställs på anbudsgivare och underleverantörer som ska utföra det aktuella ramavtalet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. Med underleverantör avses företag som anbudsgivare anlitar för att genomföra hela eller vissa delar av ramavtalet. Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underleverantör får bilagt Formulär för underleverantör mångfaldigas. 3.1 FÖRETAGSUPPGIFTER Anbudsgivare lämnar sina egna och underleverantörers företagsuppgifter förslagsvis i bilagda Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör samt fogar dem till anbudet. 3.2 UTESLUTNINGSGRUNDER Rikspolisstyrelsen kommer att utesluta anbudsgivare och underleverantörer, för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU föreligger. Anbudsgivare och underleverantörer skall skriftligen intyga på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU inte föreligger. Behörigen undertecknade Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör godtas som skriftligt intyg. 3.3 SOCIALFÖRSÄKRINGSAVGIFTER OCH SKATTER Anbudsgivare och underleverantörer skall ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Anbudsgivare och underleverantörer som inte är skattskyldiga i Sverige skall styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Rikspolisstyrelsen inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till bilagd Blankett från Skatteverket. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet skall dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket Sida 5 av 10

skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.4 REGISTRERING Anbudsgivare och underleverantörer skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare och underleverantörer är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. Utländska anbudsgivare och underleverantörer skall styrka registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet får de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.5 EKONOMISK STÄLLNING Anbudsgivare skall ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla ramavtalet som den upphandlande myndigheten avser sluta i denna upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningar. Rikspolisstyrelsen kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass 3 och där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Creditsafe AB, Kreditfakta AB eller Dun & Bradstreet, som visar att anbudsgivaren är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC alternativt moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt ramavtalet garanteras som för eget åtagande. Sida 6 av 10

3.6 TEKNISK KAPACITET 3.6.1 Anläggning Anläggning som kommer att tillhandahållas av Leverantören för uppställning av Föremål skall: a) ha lokaler som är anpassade för verksamheten. b) ha kapacitet att samtidigt förvara minst 120 objekt inomhus åt Polisen. c) vid Polisens behov ha kapacitet att förvara minst 150 objekt samtidigt åt Polisen. d) förvara Föremål inom inhägnad med låsbara ingångar, i syfte att förhindra intrång från obehöriga. e) vara försedd med inbrottslarm. Inbrottslarmet skall vara anslutet till godkänd larmcentral. f) vara försedd med övervakningskameror med inspelningsfunktion. g) vara insynsskyddad, i syfte att förhindra insyn från allmänheten. h) hålla en så låg fuktighet i luften att Föremålen inte skadas av mögel, missfärgningar, korrosion eller andra fuktskador. i) förvara Föremål på ett sådant sätt att dessa ej förorenar marken. Anbudsgivaren skall styrka att denne uppfyller detta genom att underteckna bifogade sanningsförsäkran i Formulär för anbudsgivare. Anbudsgivaren skall ange adressen för uppställningsplatsen. Anbudsgivaren skall redogöra för viket avstånd aktuell anläggning ligger från polisstationen i Helsingborg (Berga Allé 25). Avståndet ska vara mätt längst bilvägen. Endast avstånd från en (1) anläggning får anges i det fall Anbudsgivare tillhandahåller flera anläggningar. Observera att om Anbudsgivare tillhandahåller fler än en (1) anläggning ska samtliga anläggningar uppfylla angivna krav för att Anbudsgivare ska gå vidare till utvärderingen. Åtgärdsprogram vid larm fastställs tillsammans med Polisen i samband med avtalstecknande. Det är önskvärt att Anbudsgivaren redogör för hur många fordon de maximalt har för möjlighet att förvara för polismyndighetens räkning (kriteriet i detta stycke kommer inte att utvärderas). 3.6.2 Utbildnings- och yrkeskvalifikationer Personal som kommer att utföra efterfrågade tjänster (inklusive eventuella underleverantörers personal) skall - ha utfört ett (1) liknande uppdrag tidigare. Leverantören skall tillhandahålla särskilt avdelad personal om minst en (1) person med adekvat utbildning och erfarenhet att svara för arbetsledning. Personal som Sida 7 av 10

kommer utföra efterfrågade tjänster (inklusive eventuella underleverantörers personal) skall - ha utfört ett (1) liknande uppdrag tidigare. Anbudsgivaren skall styrka detta genom att till anbudet bifoga, förslagsvis i bilagt Formulär för anbudsgivare, en förteckning med namn över samtliga personer (inklusive eventuella underleverantörers personal) som kommer att utföra efterfrågade tjänster med intyg på tidigare liknande uppdrag. 4 KRAV PÅ TJÄNSTEN De krav som ställs på tjänsten för upphandlingen framgår av bilagt avtalsunderlag, se punkten 4. 5 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan: 5.1 PRIS Anbudsgivaren skall ange pris i SEK, exklusive mervärdesskatt, förslagsvis i bilagt Formulär för anbudsgivare. Priset skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av de åtaganden som anges i bilagt Avtalsunderlag. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. Anbudgivare skall ange anbudspris per Föremål inklusive påbörjad månad. Anbudsgivare skall bara ange ett (1) anbudspris. För information om Föremål se punkt 1.2 ovan. 5.2 AVTALSUNDERLAG I bilagt Avtalsunderlag, jämte bilagor, anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare godtas som accept av villkoren i bilagt Avtalsunderlag. 5.3 FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ATT TECKNA AVTAL 5.3.1 Godkännande av anläggning Polisen kommer innan avtalsundertecknande att kontrollera den anläggning som ska användas i utförande av tjänsten för upphandlingen. Om alla avtalsvillkor gällande anläggningen i enlighet med avtalet ej är uppfyllda kommer Polisen ej att teckna avtal med denna leverantör utan samma prövning kommer ske av godkända anbud i fallande ordning. Detta under förutsättning att denna uppfyller ställda avtalsvillkor vid en kontroll av Polisen. Undertecknandet av avtalet är avhängigt att detta villkor uppfylls. Sida 8 av 10

6 ANBUDSPRÖVNING 6.1 GRUND FÖR TILLDELNING AV KONTRAKT Rikspolisstyrelsen kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värderingsgrunden ekonomiskt mest fördelaktiga som grund för tilldelning av kontrakt. 6.2 UTESLUTNINGS- OCH KVALIFICERINGSFASEN I denna fas kontrolleras inledningsvis om de administrativa bestämmelserna är uppfyllda och om det finns grund för att utesluta anbudsgivaren. Därefter kontrolleras anbudsgivarens lämplighet utifrån kraven ställda i Förfrågningsunderlaget avseende anbudsgivarens ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven kvalificerar sig till utvärderingsfasen. 6.3 UTVÄRDERINGSFASEN I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven. Därefter sker en prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån kraven ställda i Förfrågningsunderlaget. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven genomgår denna prövning. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet fastställs genom tillämpning av nedan angiven metod och med hänsyn tagen till följande utvärderingskriterier. Tillvägagångssätt: Anbudsgivarens anbudspris per Föremål och månad minus värdet av avstånd till polisstationen i Helsingborg (Berga Allé 25). Avstånd till huvudort i område: Mil Summa som dras av på lämnat anbudspris < 3 100 3-5 50 > 5 0 Polisen kommer att anta en (1) anbudsgivare. Ekonomiskt mest fördelaktigt Det anbud som får det lägsta utvärderingspriset anses vara det ekonomiskt mest fördelaktiga. Sanna Svennerstad sanna.svennerstad@polisen.se Sida 9 av 10

Bilagor 1. Formulär för anbudsgivare 2. Formulär för underleverantör 3. Avtalsunderlag Blankett från Skatteverket (information för utländska anbudsgivare) Sida 10 av 10