Kultur- och fritidsnämnden

KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 1(7) Kultur- och fritidsnämnden Tid Torsdagen den 31 oktober 2013 kl. 13:00- Plats Kalmar läns museums föremålsmagasin, f.d. Volvofabriken. Kör in från Trångsundsvägen och in mot Tanka, där finns det parkering. Gruppmöte Majoriteten 31 oktober kl. 10.00 12.00 i bibliotekets samlingssal. Oppositionen tisdagen 29 oktober kl. 17.15, på kultur- och fritidsförvaltningen vån 2 balkongen. Förhinder Meddelas till gruppledaren och Pia Axeheim, tel. 45 06 04 eller pia.axeheim@kalmar.se Enligt uppdrag Pia Axeheim Beslutsärenden 1. Godkännande av dagordning/kallelse 2. Förra protokollet 3. Val av justeringsman Informationsärende 4. Visning av Kalmar länsmuseums föremålsmagasin Beslutsärenden 5. Jämställdhetsplan inom det personalpolitiska området 2013 2016 6. Intern kontrollplan 7. Tillfälligt tillstånd för alkoholservering på Kalmar teater 8. Kultur- och fritidsnämndens mötestider 2014

Kultur- och fritidsnämnden KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 2 (7) Informationsärenden 9. Budget 204-2016 10. Mål 2014-2016 11. Investeringsbidrag till föreningsägda anläggningar 2014 12. Kulturcentrum 13. Anmälningsärenden 14. Delegationsärenden 15. Övriga frågor

Kultur- och fritidsnämnden KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 3 (7) 5 Jämställdhetsplan inom det personalpolitiska området 2013 2016 Dnr KFN 2013/0145 Bakgrund Kultur- och fritidsförvaltningen har arbetat fram ett förslag till jämställdhetsplan för 2013 2016. Förvaltningen ska varje år redovisa jämställdhetsstatistik för nämnden samt var tredje år upprätta en plan för jämställdhetsarbete. Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att godkänna och fastställa jämställdhetsplanen för 2013-2016. Bilagor Jämställdhetsplan inom det personalpolitiska området 2013-2016

Kultur- och fritidsnämnden KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 4 (7) 6 Intern kontrollplan Dnr KFN 2013/0150 Bakgrund Enligt kommunfullmäktiges beslut den 18 december 2000, om reglemente för intern kontroll, har nämnden det yttersta ansvaret att organisera den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Nämnden har också en skyldighet att löpande följa upp det interna kontrollsystemet. Nämnden skall årligen anta en särskild kontrollplan och resultatet av uppföljningen skall rapporteras till nämnden. Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att anta bilagt förslag till intern kontrollplan för 2013 Bilagor Förslag - intern kontrollplan 2013.doc

Kultur- och fritidsnämnden KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 5 (7) 7 Tillfälligt tillstånd för alkoholservering på Kalmar teater Dnr KFN 2013/0156 Bakgrund På Kalmar teater bedrivs normalt pausservering till teaterbesökarna. Denna bedrivs i kultur och fritidsförvaltningens regi. Tillstånd finns för servering av alkoholhaltigt öl och vin i pauserna. Kalmarsundsrevyn som hyr teatern för sin traditionella nyårsrevy vill nu kunna erbjuda sina besökare en utökad upplevelse genom att erbjuda revybesökarna att kunna äta en supé i samband med föreställningarna. Förslag till beslut Kultur och fritidsnämnden beslutar att godkänna förvaltningens förslag till ansökan om tillfälligt alkoholtillstånd och överlämna den till socialnämnden. Bilagor Ansökan om tillfälligt tillstånd för alkoholservering på Kalmar teater

Kultur- och fritidsnämnden KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 6 (7) 8 Kultur- och fritidsnämndens mötestider 2014 Dnr KFN 2013/0152 Bakgrund Under 2014 har förvaltningen och nämnden för avsikt att förändra mötesstrukturen för kultur- och fritidsnämndens sammanträden. Mötena kommer att börja kl. 09.00 med föredragningar och diskussioner, därefter följer gruppmöte. Efter gemensam lunch behandlas beslutsärenden. Utvärdering av mötesstrukturen kommer att ske hösten 2014. Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att fastställa 2014 års mötestider enligt följande: torsdag 13 februari onsdag 19-torsdag 20 mars studieresa torsdag 24 april torsdag 22 maj onsdag 18 juni torsdag 25 september torsdag 23 oktober torsdag 20 november onsdag 18 december Kultur- och fritidsnämnden kommer under 2014 att träffas kl. 09.00-14.00.

Kultur- och fritidsnämnden KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 7 (7) 13 Anmälningsärenden 1. Rapport: Samlat kulturcentrum vid Tullslätten (protokollsutdrag kommunstyrelsen 2013-09-03. 38) 2. Val av ersättare i kultur- och fritidsnämnden efter Markus Johansson Persson (C) (protokollsutdrag kommunfullmäktige 2013-09-30, 173). 3. Anmälningsärenden från kultur- och fritidsnämndens ledamot Ole Torffvit (M).

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Katarina Johansson-Storm 2013-10-10 KFN 2013/0145 450627 Kultur- och fritidsnämnden Jämställdhetsplan inom det personalpolitiska området 2013 2016 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att godkänna och fastställa jämställdhetsplanen för 2013-2016. Bakgrund Kultur- och fritidsförvaltningen har arbetat fram ett förslag till jämställdhetsplan för 2013 2016. Förvaltningen ska varje år redovisa jämställdhetsstatistik för nämnden samt var tredje år upprätta en plan för jämställdhetsarbete. Lolita Persson Förvaltningschef Katarina Johansson Storm Personalutvecklare Bilagor KF Kultur- och fritidsförvaltningen Kultur Idrott Och Service Adress Box 610, 391 26 Kalmar Besök Tullslätten 4 Tel 0480-45 00 00 vx Fax Klicka här för att ange text. Katarina.Johansson-Storm@kalmar.se

Handläggare Datum Katarina Johansson Storm 2013-06-07 0480-45 06 27 Dnr KFN 2013/0145 Jämställdhetsplan inom det personalpolitiska området 2013 2016 Övergripande mål Målet för jämställdhet är att kvinnor och män ska ha samma möjligheter, rättigheter och skyldigheter inom alla väsentliga områden i livet. Mål Jämställda löner och arbetsvillkor mellan kvinnor och män. Skapa en jämn könsfördelning (40/60) på chefsbefattningar, i övriga personalgrupper samt i olika arbets- och projektgrupper inom verksamheten. Arbetsförhållanden ska lämpa sig för både kvinnor och män. Arbetsorganisationen ska utformas så den underlättar medarbetarens dubbla roller som anställd och förälder. Medvetenheten i jämställdhetsfrågor ska öka. Likvärdiga utbildnings- och utvecklingsmöjligheter för kvinnor och män. Syfte Vi ska skapa en arbetsmiljö som passar både kvinnor och män. Kvinnor och män ska kunna förena arbete och föräldraskap. Förvaltningen ska arbeta för att få en jämn fördelning av kvinnor och män i alla arbetsgrupper. Kvinnor och män som har lika eller likvärdiga arbetsuppgifter ska ha lika lön. Målförtydligande Med jämställda löner och arbetsvillkor menar vi: Det ska inte finnas osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män. Arbetsformerna ska utformas så att de gynnar delaktighet av all personal. Med jämn könsfördelning menar vi: I ledningsgruppen, rekryteringsgrupper och personalgrupper ska båda könen vara representerade. Vid rekrytering av personal där man inte har jämn könsfördelning (60/40) ska positiv särbehandling av underrepresenterat kön tillämpas om de sökande har tillräckliga kvalifikationer utifrån upprättad kravspecifikation. Med arbetsförhållanden som lämpar sig för både kvinnor och män menar vi: Den fysiska och psykosociala arbetsmiljön ska vara utformad så att den passar både män och kvinnor. Med medvetenhet menar vi: Personalen har kunskap om vad jämställdhetsarbete innebär samt väl insatta i de jämställdhetspolitiska målen. Med likvärdiga utbildnings- och utvecklingsmöjligheter menar vi: Verksamhetens och den enskildes behov av fortbildning ska bedömas ur ett könsperspektiv. Administrativa enheten Adress Box 610, 391 26 Kalmar Besök Tullslätten 4 Tel 0480-45 00 00 vx katarina.johansson-storm@kalmar.se

Åtgärdsplan för 2013 2016. Detta ska kultur- och förvaltningen göra för att nå målen Samtliga åtgärder ska utföras ur ett jämställdhetsperspektiv. Åtgärd Löner och löneanalys För att säkerställa att inga osakliga löneskillnader föreligger ska förvaltningen kartlägga, analysera och åtgärda löneskillnader. Könsfördelning Vid tillsättningar i olika arbetsgrupper, rekryteringsgrupper mm ska båda könen vara representerade (40/60). Rekrytering Göra en jämställdhetsanalys inför varje rekrytering. Annonser ska utformas så att personer av underrepresenterat kön stimuleras att söka. Där man inte har jämn könsfördelning ( 60/40) ska positiv särbehandling av underrepresenterat kön tillämpas om de sökande har tillräckliga kvalifikationer utifrån upprättad kravspecifikation. Se Kalmar kommuns jämställdhetsprogram, 2003-12-15. Göra en total rekryteringsanalys inför de närmsta åren. Arbetsorganisation Förvaltningen ska bidra till en balans mellan föräldraroll och arbete. Arbetet ska förläggas på tider som anpassas både till verksamhetens och personalens behov. Genomföra föräldraledighetssamtal för att planera arbetssituationen före, under och efter föräldraledigheten. Arbetstider Arbetet ska förläggas på tider som anpassas både till verksamhetens och personalens behov. Arbetsbyte Underlätta arbetsrotation inom förvaltningen så att det passar både kvinnor och män. Individuella planer för arbetsbyte ska tas fram, exempelvis vid medarbetarsamtalet. Arbetsförhållanden Ta fram statistik över vilka som deltar i friskvårdstimmen. Skyddsronderna och psykosociala skyddsronder ska sammanställas ur ett jämställdhetsperspektiv. Heltidstjänster Önskad sysselsättningsgrad i Kalmar kommun ska vara genomförd till den 31/12 2013. Det innebär att samtliga anställningar är heltid i grunden och att medarbetaren ges möjlighet till tjänstledighet utifrån heltiden. Information Vid medarbetarsamtal ska jämställdhetsaspekter uppmärksammas. Vid ledningsgruppsmöten, arbetsplatsträffar och i samverkansgruppen ska jämställdhetsfrågor behandlas. Centrala samverkansguppen ska följa upp förvaltningens jämställdhetsarbete. Kompetensutveckling Kompetensutvecklingsanalyser ska genomföras inom alla enheter och (vid bl.a. medarbetarsamtalen) utifrån dessa ska en kompetensutvecklingsplan tas fram som gäller för de olika nivåerna - förvaltning, enhet och individ. Jämställdhetsaspekter ska lyftas fram under analysarbetet. Efter genomförd utbildning ska en utvärdering göras. Kartläggning Fortlöpande ta fram statistik över löner, sysselsättningsgrad, antal anställda, uttag av föräldraledighet, sjukfrånvaro, arbetsmiljö, mm fördelat på kön. Detta för att underlätta arbetet för jämställdheten och ge en bild av jämställdheten inom förvaltningen. Förvaltningen ska redovisa all kompetensutveckling med detaljerade uppgifter om utbildning och kostnader. Utifrån förvaltningens mål, genomförs en jämställdhetsenkät. Ansvar/Utförande När Förvaltningschef Personalutvecklare Personalutvecklare Personalutvecklare Personalutvecklare Personalutvecklare Skyddsombud Personalutvecklare Samverkansgrupper Personalutvecklare Personalutvecklare Ekonomisekreterare Våren 2013 Löpande arbete Löpande Arbete Löpande arbete Löpande arbete Löpande arbete Hösten 2013 Våren 2014 31 december 2013 Löpande Arbete Juni och Okt Löpande Arbete Löpande Arbete Våren 2014

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Per-Ola Johansson 2013-10-14 KFN 2013/0150 50075 Kultur- och fritidsnämnden Intern kontrollplan Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att anta bilagt förslag till intern kontrollplan för 2013 Bakgrund Enligt kommunfullmäktiges beslut den 18 december 2000, om reglemente för intern kontroll, har nämnden det yttersta ansvaret att organisera den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Nämnden har också en skyldighet att löpande följa upp det interna kontrollsystemet. Nämnden skall årligen anta en särskild kontrollplan och resultatet av uppföljningen skall rapporteras till nämnden. Lolita Persson förvaltningschef Per-Ola Johansson enhetschef Bilagor Förslag - intern kontrollplan 2013 Kultur- och fritidsförvaltningen Chefer Kultur Adress Box 610, 391 26 KALMAR Besök Tullslätten 4 Tel 0480-45 00 00 vx Fax Klicka här för att ange text. Per- Ola.Johansson@kalmar.se

KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Dokument Nr Dokumentansvarig Fastställt av Giltigt från 1(2) Intern kontrollplan Rapportblankett finns som mall i Word, flik KF Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollansvarig Metod Frekvens Rapportering till Attestrutiner Kontroll av att befintlig attestantförteckning är aktuell Ekonomisekreterare Komplett löpande Förvaltningschef Kontroll av att beslutsattest skett av rätt person Ekonomisekreterare Stickprov på leverantörsfakturor En gång per år Kundfakturor Kontroll av att fakturering sker snabbt efter att tjänsten/varan levererats Ekonomisekreterare Stickprov En gång per år Kontroll av kontering av fakturor Ekonomisekreterare Stickprov En gång per år Budget Kontroll av inrapporterad budget Ekonom Avstämning mot budgetram Årligen och efter tilläggsbudgetbeslut Förvaltningschef och ledningsgrupp Förvaltningsbilen Kontroll att körjournaler i bilar förs och rimlighet mellan körsträcka och bränslefakturor Planerare biblioteket Stickprov Kvartalsvis

KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Dokument Nr Dokumentansvarig Fastställt av Giltigt från 2(2) Arkivering Kontroll av att arkiveringsplanen följs Arkivredogörare Genomgång med kommunarkivarie En gång per år Förvaltningschef Delegering Kontroll att delegationsordningen följs Enhetschef kultur, idrott och service Stickprov En gång per år KFN:s presidium Skuldlista Kontroll av obetalda kundfakturor Ekonomisekreterare Komplett skuldlista Månadsvis Enhetschef kultur, idrott och service Enhetschef kultur, idrott och service Komplett skuldlista Kvartalsvis KFN:s presidium Representation, resor och kurser Att säkerställa att syfte, deltagare, tid och plats framgår av anteckningen till fakturan Ekonomisekreterare Stickprov Kvartalsvis Förfallna leverantörsfakturor Säkerställa att fakturor betalas i tid Ekonomisekreterare Komplett Löpande Rehabilitering Kontroll av att rehabiliteringsarbetet av långtidssjukfrånvarande medarbetare dokumenteras i Adato Personalutvecklare Komplett Kvartalsvis Förvaltningschef

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Jan Botö Röjås 2013-10-22 KFN 2013/0156 0480-450625 Kultur- och fritidsnämnden Tillfälligt tillstånd för alkoholservering på Kalmar teater Förslag till beslut Kultur och fritidsnämnden beslutar att godkänna förvaltningens förslag till ansökan om tillfälligt alkoholtillstånd och överlämna den till socialnämnden. Bakgrund På Kalmar teater bedrivs normalt pausservering till teaterbesökarna. Denna bedrivs i kultur och fritidsförvaltningens regi. Tillstånd finns för servering av alkoholhaltigt öl och vin i pauserna. Kalmarsundsrevyn som hyr teatern för sin traditionella nyårsrevy vill nu kunna erbjuda sina besökare en utökad upplevelse genom att erbjuda revybesökarna att kunna äta en supé i samband med föreställningarna. Lolita Persson förvaltningschef Jan Botö Röjås verksamhetsutvecklare Bilagor - Ansökan om tillfälligt serveringstillstånd Kultur- och fritidsförvaltningen Kultur Idrott Och Service Adress Box 610, 391 26 Kalmar Besök Tullslätten 4 Tel 0480-45 00 00 vx Fax Klicka här för att ange text. jan.botorojas@kalmar.se KF

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Pia Axeheim 2013-10-14 KFN 2013/0152 Informationssamordnare Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämndens mötestider 2014 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att fastställa 2014 års mötestider enligt följande: torsdag 13 februari onsdag 19-torsdag 20 mars studieresa torsdag 24 april torsdag 22 maj onsdag 18 juni torsdag 25 september torsdag 23 oktober torsdag 20 november onsdag 18 december Kultur- och fritidsnämnden kommer under 2014 att träffas kl. 09.00-14.00. Bakgrund Under 2014 har förvaltningen och nämnden för avsikt att förändra mötesstrukturen för kultur- och fritidsnämndens sammanträden. Mötena kommer att börja kl. 09.00 med föredragningar och diskussioner, därefter följer gruppmöte. Efter gemensam lunch behandlas beslutsärenden. Utvärdering av mötesstrukturen kommer att ske hösten 2014. Lolita Persson Förvaltningschef Pia Axeheim Informationssamordnare Kultur- och fritidsförvaltningen Kultur Idrott Och Service Adress Box 610, 391 26 Kalmar Besök Tullslätten 4 Tel 0480-45 00 00 vx Fax 0480-45 06 05 Pia.Axeheim@kalmar.se KF