Sidan: 1 (6) Protokoll från KA styrgruppsmöte ( det stora ) den 26/11 2001 Deltagare: Jan-Martin Löwendahl CIO, ordförande (JML) Peter Olsson Vicerektor (PO) Johan Malmqvist Vicedekanus, sektion M (JM) Ing-Britt Svensson Avd.chef, Utbildningsavdelningen, CA (IBS) Görgen Olofsson IT-chef, IT-avdelningen (GO) Magnus Holmström IT-avdelningen, projektchef (MH) Siw Bengtsson Sigma nbit, projektledare (SB) Fredrik Wadström Sigma nbit (FW) Niclas Stoldt Sigma nbit (NS) IT-avdelningen, sekreterare (JH) Frånvarande: Björn O Eriksson Bo Egardt Administrativ direktör, CA (BOE) Prorektor, (BE) Distribution protokoll: Till ovanstående personer. Bilagor: Bilaga 1 Presentationen: SG011126.pdf Bilaga 2 Tillhör punkt 3 Projektläget: Kurshemsidor.pdf Bilaga 3 Tillhör punkt 4 Användandet av KA: Styrgruppens ansvar.pdf Bilaga 4 Tillhör punkt 6 Godkänd Införandeplan: KA1.0_Införandeplan_1.0.pdf 1. Godkännande av dagordning Dagordningen godkänns. En övriga fråga anmäls: 8.1 SB undrar hur det går med tillsättandet av applikationsansvarig för KA-systemet? 2. Föregående mötesprotokoll Föregående mötesprotokoll godkänns med följande kommentarer: Under punkten 4 Införandeplan & temporär förvaltningsorganisation. Kommentar från styrgruppen: JML påtalar om inkonsekvens i formuleringen Verksamheten tar över ansvaret över KAsystemet den 20 december 2001 och projektet avslutas den 28 januari 2002. SB menar att verksamheten tar över ansvaret för det som levereras den 20 december 2001. Den systemdokumentation som eventuellt kommer att bli restnoterad (se Protokoll SG011105) ligger fortfarande under projektets ansvar till den 28 januari 2002. Om verksamheten behöver stöd och hjälp och detta saknas i dokumentationen, så finns projektet till hands fram till projektavslut. Det viktiga är att projektledningen och GO är överens om att överlämnandet den 20 december är ett överlämnande med restnotering. Det slutliga överlämnandet sker den 28 januari 2002. GO menar att behovet av hjälp blir som störst den dag studenterna börjar använda systemet.
Sidan: 2 (6) Inga andra kommentarer. 3. Projektläget (SB) SB redovisar målet med dagens möte: BP5 Sista uppföljningsmötet innan slutleverans o Projektstatus! Leveransuppfyllelse! Preliminärt leveransbesked Visning av KA-systemet Tre beslut: o Godkänns senareläggningen av vissa modulers funktionalitet? o När är KA systemet användbart i verksamheten? o Överlämna KA:s införandeplan Projektet befinner sig nu i vecka 48 av totalt 51. Milstolpe 5 (MS5) inträffar nästa vecka, 2001-12-03 (start av sluttester). Uppföljning per modul, Leveransuppfyllelse (v47 exkl. felrättning efter test) och preliminärt leveransbesked SB presenterar uppföljning per modul enligt bilaga 1, sid 5-6. Diskussion och kommentarer följer till de olika modulerna. Kursutbud Kursutbud tog tid att komma igång med. Detta beror dels på att Processkartläggningen för Kursutbud inte var komplett som underlag för utvecklingen men även att alla inom kravgruppen inte kände till innehållet i Slutrapporten. Dessutom har Kravspecifikationen tolkats på olika sätt från kravgruppen och projektet. En annan orsak var att projektet och verksamheten missbedömde komplexiteten. Styrgruppen anser att det är bekymmersamt för Kursutbudsdelen att det inte går att testa inmatning mot Ladok (kvarstår 30%). GO undrar om inmatning mot Ladok är klart till 70% den 20/12, är då systemet tillräckligt bra? Processanalysen måste vara klar för att kursprogrammen skall kunna shoppa av varandra. Detaljerna väntas vara klara i mars nästa år. Frågan ställs om det går att senarelägga delar i Kursutbud till den 28/1 och hur tidigt före den 28/1 vet man om inmatningen mot Ladok räcker? IBS menar att det går, men då måste allt vara inlagt i systemet. En detaljplan på funktionsnivå över inmatning och mottagning i Ladok måste tas fram omgående och följas av ett möte mellan de inblandade (Ladok-gruppen, IT-ansvariga och programmerare). En logisk lösning måste vara framtagen inom en vecka (nästa måndag den 3/12). En avstämning mot den detaljerade kravspecifiktionen måste också göras. Stellan Englén vid Ladok-gruppen utses att godkänna om avstämning gjorts och att det är klart. Kurshemsidor Projektledningen beräknar att 80% av kurshemsidorna, enligt kravspecifikationen, är implementerade den 20/12 (nerprioriterade krav, se bilaga 2). Avstämning av Kurshemsidor har gjorts och godkänts av Göran Stigler, sektionen för Maskin- och farkostteknik.
Sidan: 3 (6) Uppföljning av Riskanalysen SB redovisar uppföljning av KA1.0_Riskanalys_1.0, senast uppdaterad 011122. Risk P4 Kort kalendertid Status: Pågående. Arbetsomfördelning, omprioritering, avlastning sker kontinuerligt. Risk A3 Avsaknad av Processbeskrivning SA Status: Pågående. Test i modul Kursutbud visade att olika uppfattningar fanns avseende arbetssättet. Modul Kursutbud vs. Processen Kursutbud avstämd på protokollfört möte 011120. Risk A1 Kvalitet på kravställning Status: Pågående. De flesta förebyggnade åtgärder är gjorda. Prioritet minskad från 3 till 5. Spårbarhet finns. Detaljnivå enl. kravställningsgrupp och kravansvarig. Risken har inträffat avseende Kursutbud. Effekten har uppstått i verksamheten. Risk T1 Vald tekniklösning håller ej Status: Pågående. Upptäckta problem i utvecklingsmiljön v45 (se sammanställning problem v45) utvärderas för tillfället. Uppföljning av problemen v 45 Projektarbetet har drabbats av virus och problem med utvecklingsmiljön. Projektet tappade två mandagars arbete i och med detta. Följande konstateras: Virus Devnull återställt av IT-avdelningen. De smittade maskinerna ominstallerade av Sigma. Linux-maskin installerad av Sigma för att användas som projektarea. (projektet kan då lämna Devnull). Överflyttning ej gjord ännu. Skall även användas för utvecklingsserver och testserver. Utvecklingsmiljön/Teknisk analys Förändringar gjorda i databasmiljön och utökat minne i Mycroft, har förbättrat stabiliteten högst avsevärt samt prestanda i någon mån. Svarstiderna är fortfarande för långa. Zope kraschar fortfarande då och då. Att använda Linux-maskinen som utvecklings- och testmaskin för att separera Zope-miljön från Sun/Solaris har ej hunnits med ännu, då utvecklingsarbetet har prioriterats. Test av prestanda och svarstider kommer längre fram. Uppdras åt Jens att informera GO om hur Zope bör köras i driftsmiljö. Uppföljning av upparbetad tid och kostnad SB rapporterar om upparbetad tid och kostnad för projektet. Diskussion följer om outnyttjad tid mot IT-avdelningen som skulle kunna användas i januari (buffert på 80 timmar). GO förklarar att det inte går att flytta över pengar till nästa år. Projektet måste avtala med GO om det finns utrymme för att utnyttja outnyttjade resurser under nästa år. Det handlar om att få betalt för det man gör.
Sidan: 4 (6) När det gäller det ekonomiska läget för projektet har man hittills förbrukat c:a 3 MSEK av den totala ramen (4 MSEK). 4. : Från när är KA-systemet användbart i verksamheten? (JML) JML önskar ett allmänt förtydligande om att Chalmers får ett system som alla kan använda. JML uppmärksammar också styrgruppen på dess ansvar för att den färdiga produkten (KA-systemet) är användbart i verksamheten (se bilaga 3). Räcker det med att styrgruppen får ett system som fungerar till 80% 2001-12-20 och resterande 20% (totalt 100%) funktionalitet vid projektavslutet 2002-01-28? Styrgruppen accepterar fördelningen av funktionalitet vid de båda leveranstidpunkterna 2001-12-20 och 2002-01-28. Styrgruppen inser också att flera åtgärder behövs för att systemet skall bli användbart (Se införandeplan). (Referensgruppsmöte kommer att äga rum imorgon med modulansvariga 2001-11-27 med syfte att informera och diskutera hur godkännande av leveransen kan gå till. Varje modul får gå igenom kravspecifikation och testprotokoll och sedan ta beslut. Alla modulers resultat dokumenteras och sammanställs i ett protokoll. Detta protokoll ligger sedan som underlag till styrgruppens beslut 2001-12-20). 4.1 Införa processer med verktyg (dvs. modulerna Kursutbud & Studentregistrering) Att införa processer med verktyg (dvs. modulerna Kursutbud & Studentregistrering) är ett effektmål med syfte att uppnå en effektivare kursadministration. Styrgruppen konstaterar att man måste vara medveten om att stödja det som skall göras i linjeorganisationen. V 49- v50 kommer system- och leveranstester att äga rum. Styrgruppen måste gå ut till bredare grupper, exempelvis vicedekangruppen, och informera. IBS anser att man måste göra systemet demotillgängligt till fler än modulansvariga och fokusera på kursutbudet. Dagens kursinformation måste in i systemet. Det ligger inte i projektets ansvar att fylla databasen. En tom databas kan komma att levereras den 20/12. 5. Visning av KA-systemet v1.0 (NS) Niclas Stoldt visar KA-systemet, samt berättar kort om hur funktions- och gränssnittstesterna gick i varje modul. Se adress nedan: http://mycroft.ita.chalmers.se:9090/ka/sp Styrgruppens kommentarer: Å,ä och ö saknas: Beror på inställning i databasen. Grafiskt gränssnitt: Styrgruppen tycker det ser bra ut. Är banner med bild tillåten enligt den grafiska profilen? Texten är bara förslag: Projektet önskar synpunkter på innehåll och formuleringar. Engelsk text: Språkgranskning behövs (Finns i Införandeplanen punkt 4.4) Inloggad som student: JM undrar om regel som hindrar student att anmäla sig till två kurser med samma innehåll, samtidigt. Skall framgå i linjeplanen. Konstateras att regelmotor finns i systemet.
Sidan: 5 (6) 6. : Överlämning av KA1.0 Införandeplan till systemägaren (MH) Införandeplan & Handlingsplan, KA-system version 1.0, utgåva P4.0 är medskickat som bilaga till kallelsen. Utgåva P4.0 är en vidareutveckling av version P1.0 som presenterades vid förra styrgruppsmötet den 5/11. KA1.0 Införandeplan utgåva 1.0 (se bilaga 4) godkänns och överlämnas till systemägaren IBS. Styrgruppen kommenterar att de gärna ser en uppföljning på Införandeplanen av IBS på nästa styrgruppsmöte. 6.1 Uppföljning av beslutet ED:s webbapplikation Inlämningsuppgifter & examination (MH) MH redovisar vad som framkommit i dialogen mellan MH, Fredrik Svensson och Martin Fabian, vid ED-sektionen (se bilaga 5 i kallelsen Underlag till punkt 5: Brev från SoS ). 7. PuL (MH) MH informerar om det avstämningsmöte som ägt rum den 9 november mellan Chalmers personuppgiftsombud Fredrik von Homeyer, GO och MH. Efter Fredriks kontakt med datainspektionen anser de att bedömningen av KA-systemet, enligt Personuppgiftslagen, (PuL) kan göras av Chalmers personuppgiftsombud. Fredrik skickar aktivitetslista till styrgruppen. 8. Övriga frågor 8.1 Applikationsansvarig för KA-systemet (IBS) IBS meddelar att diskussionen om applikationsansvarig är i slutskedet. Mer information kommer när det är klart. 9. Kommande möten (SB) Förslag på kommande möten: 2001-12-20 kl. 10.00-12.00 : BP6 Leverans till verksamheten BP7 Överlämning till driften 2002-01-28: BP6 Resterande leverans till verksamheten BP7 Resterande överlämning till driften BP8 Projektavslut (slutrapport) Styrgruppens kommenterar att de föreslagna tiderna inte passar så bra. Nya tider bokades in: 2001-12-20 kl. 12.00-13.00 : (ny tid) BP6 Leverans till verksamheten BP7 Överlämning till driften 2002-01-29: (nytt datum) BP6 Resterande leverans till verksamheten
Sidan: 6 (6) BP7 Resterande överlämning till driften BP8 Projektavslut (slutrapport) 10. Nästa möte Nästa möte äger rum torsdagen den 20 december, kl. 12.00-13.00. Plats: Sammanträdesrummet Kugghjulet, Centrala administrationen. Vid protokollet: Justeras: Jan-Martin Löwendahl