HÖGSKOLAN I BORÅS BESLUT Sid 1(5) Gemensamma förvaltningen Enhetschef Petter Schönborg -12-14 Dnr 750-12-21 Förslag till verksamhetsplan 2013-2015 för gemensamma förvaltningen 1. Bakgrund GF:s verksamhetsplan tar sin utgångspunkt i preliminär verksamhetsplan 2013-2015 för verksamhetsstödet vid högskolan i Borås samt överordnande dokument. GF:s verksamhetsplan fokuserar på de mål som berör GF:s verksamhet och kompletteras av avdelningsvisa verksamhetsplaner. GF har samordningsansvar för högskolans verksamhetsstöd. Verksamhetsstödet har som uppgift att skapa goda förutsättningar för högskolans utbildning och forskning och måste därför utgöra en resurseffektiv och målgruppsorienterad del av högskolans verksamhet som stödjer utbildning och forskning samt bidrar till att studenterna har möjlighet att utvecklas i och med sina studier och känna sig tillfredsställda med sina upplevelser av studietiden vid Högskolan i Borås. För att lösa dessa uppgifter krävs att verksamhetsstödets delar arbetar tillsammans utifrån tydliga, gemensamt prioriterade mål. Verksamhetsstödets prioriteringar, servicenivåer och kostnader behöver bli transparenta. 2. Verksamhet 2.1. Utbildningsadministration 2.1.1. Verksamhetsbeskrivning Det utbildningsadministrativa verksamhetsstödet vid Högskolan i Borås omfattar studenters och forskarstuderandes väg genom högskolans utbildningar och kurser. För GF:s del består stödet av utbildningsadministration, rekrytering av studenter, utbildningssamverkan, internationalisering, studenträtt, studieadministrativa system, utbildningsinformation, alumniverksamhet och beredning av utbildningsfrågor till beslutande organ. Högskolans utbildningsadministration uppgick 2011 till ca 108 årsarbetskrafter, varav GF 40 årsarbetskrafter. 2.1.2. Verksamhetsutveckling Högskolan i Borås verksamhetsstöd inom utbildningsadministration är omfattande och specialiserat men inte tillräckligt samordnat. Stöd och servicenivåer inom och mellan högskolans organisatoriska enheter skiftar och kan bättre motsvara utbildningsverksamhetens förväntningar och behov. Det studieadministrativa systemstödet behöver vidareutvecklas. Studenten i fokus är Högskolan i Borås ledord i arbetet att verksamhetsutveckla utbildningsadministrationen. En tydlig prioritering är att alla studenter ska erbjudas ett likvärdigt stöd. 2.1.3. Mål Utveckla ett likvärdigt stöd till alla studenter med väl avvägd servicenivå. o Samordna utbildningsadministrativa rutiner och processer. o Införa standardiserade utbildningsadministrativa processer. o Etablera en Studentportal för virtuella möten med studenter. Vidareutveckla samordnad och kvalitetssäkrad process för rekrytering av studenter. Vidareutveckla det studieadministrativa systemstödet. o Införa ny generation av studieadministrativt systemstöd (Ladok 3). o Kvalitetssäkra applikationer till stöd för studieadministration.
2 2.2. Forskningsadministration 2.2.1. Verksamhetsbeskrivning Högskolan i Borås verksamhetsstöd inom forskningsadministration består av stöd till forskarutbildning, handläggar- och sekreterarstöd till beslutande organ, forskningskommunikation, stöd till externfinansierad forskning och övrigt forskningsstöd. Högskolans forskningsadministration uppgick 2011 till ca 15 årsarbetskrafter, varav GF 5 årsarbetskrafter. 2.2.2. Verksamhetsutveckling Verksamhetsstödet till forskning vid Högskolan i Borås är outvecklat och i behov av samordning. För att öka Högskolan i Borås andel externfinansierad forskning ska verksamhetsstödet prioritera att upprätta en tydlig och effektiv stödstruktur för stöd tillexternfinansierad forskning samt att vidareutveckla forskningskommunikationen. 2.2.3. Mål Vidareutveckla en stödstruktur för externfinansierad forskning. o Under 2013 genomföra kartläggning och analys av behovet av stöd till externfinansierad forskning med avseende på process, resurser och servicenivåer. Vidareutveckla stödstrukturen för forskningskommunikation. o Under 2013 genomföra kartläggning av forskningskommunikation med anseende på process, resurser, behov och servicenivåer. 2.3. Infrastruktur 2.3.1. Verksamhetsbeskrivning Infrastruktur vid GF består av lokalförsörjning, säkerhets- och miljöfrågor, IT (drift/underhåll/utveckling), kommunikationsarbete (kommunikation med allmänhet, studenter och personal, varumärkesarbete, extern webbplats, eventsupport mm.) samt logistik och service (vaktmästeri, reception, diarieföring, arkivhantering mm.). Högskolans infrastruktur uppgick 2011 till ca 52 årsarbetskrafter, varav GF 41 årsarbetskrafter. 2.3.2. Verksamhetsutveckling Infrastrukturen vid Högskolan i Borås behöver i högre grad samordnas för att nå bättre effektivitet och tydlighet. För att öka högskolans konkurrenskraft ska campusmiljön vara sammanhållen och uppfattas som attraktiv. Den fysiska arbetsmiljön ska vara god för studenter och anställda. Infrastrukturen ska ge bra förutsättningar att bedriva utbildning och forskning. Lokalerna ska vara utformade för att stödja möten mellan studenter, anställda och externa samverkansparter. 2.3.3. Mål Vidareutveckla campusmiljön så att högskolan uppfattas än mer sammanhållen och attraktiv. o Införa Campuskort för studenter och anställda. o Samla relevant stöd till studenter. Införa en samordnad supportstruktur till anställda avseende IT-system och service. Utveckla högskoleövergripande riktlinjer för IT-verksamheten o Samordna och tydliggöra användningsområdet för de administrativa systemen och om möjligt minska antalet system. o Införa en gemensam förvaltningsmodell för IT-system. o Se över strukturen och optimera utvecklingsresurserna inom IT. o Färdigställ och kvalitetssäkra arbetet med informationssäkerhet. Vidareutveckla och förstärka varumärket Högskolan i Borås.
3 o Etablera en ny design och struktur för högskolans webbplats samt ett nytt publiceringsverktyg. o Synliggöra att Högskolan i Borås verkar för en hållbar samhällsutveckling och har ett certifierat miljöledningssystem enligt ISO 14001. Etablera e-arkivering av utvalda centrala system och forskningsdata 2.4. Ekonomiadministration 2.4.1. Verksamhetsbeskrivning Ekonomiadministration vid Högskolan i Borås omfattar redovisning, budget-, prognos- och uppföljningsarbete, projektredovisning samt inköps- och upphandlingsstöd. Högskolans ekonomiadministration uppgick 2011 till ca 11 årsarbetskrafter, varav GF 6 årsarbetskrafter. 2.4.2. Verksamhetsutveckling Högskolans ekonomiadministration är väl utvecklad och fungerande. Inom området prioriteras inte resurskrävande utvecklingsinsatser. Fokus ligger istället på ständiga förbättringar inom befintlig verksamhet. Enligt lagkrav ska högskolan i början av 2013 införa ett e-handelssystem. I samband med systeminförandet bör högskolan se över sin inköpsorganisation, revidera policy och riktlinjer för upphandling och inköp och arbeta med att öka kompetensen om inköp/upphandling. 2.4.3. Mål Vidareutveckla en samordnad, kvalitetssäkrad och effektiv inköpsprocess för hela högskolan. o Införa e-handelssystem o Vidareutveckla högskolans inköpsorganisation 2.5. Personaladministration 2.5.1. Verksamhetsbeskrivning Personaladministration vid Högskolan i Borås består av personalrekrytering, lönehantering, stöd till kompetensförsörjning/kompetensutveckling och arbetsmiljö/hälsa/friskvård. Högskolans personaladministration uppgick 2011 till ca 13 årsarbetskrafter, varav GF 8 årsarbetskrafter. 2.5.2. Verksamhetsutveckling Högskolan i Borås ska vara en attraktiv arbetsgivare och arbetsplats som attraherar rätt kompetens och som stödjer anställda att utvecklas i linje med verksamhetens behov. Analys av befintlig personalstruktur och behov av framtida kompetenser ska ske högskoleövergripande och på institutions- och enhetsnivå. Högskolan ska inneha en enhetlig grund för bedömning och belöning av anställdas insatser. 2.5.3. Mål Utarbeta en gemensam kompetensförsörjningsplan och systematiskt arbeta med kompetensförsörjningsplaner för högskolans verksamheter. o Skapa rutiner och förutsättningar för interna karriärvägar, kompetensväxling, och mentorskap. Utarbeta personalpolitiska riktlinjer utifrån Högskolans mål, visioner och värdegrund. o Förankra lönepolitiken och utarbeta tillhörande lönekriterier baserad på en tydlig lönebild. Vidareutveckla det systematiska arbetsmiljöarbetet
4 2.6. Ledningsadministration 2.6.1. Verksamhetsbeskrivning Ledningsadministrationen vid Högskolan i Borås omfattar rektors stöd för verksamhetsplanering, - uppföljning, -analys och beslutsfattande. Högskolans ledningsadministration uppgick 2011 till ca 11 årsarbetskrafter, varav GF 2 årsarbetskrafter. 2.6.2. Verksamhetsutveckling Ledningsadministrationen vid Högskolan i Borås är väl utvecklad och fungerande. Inom området prioriteras därmed inte resurskrävande utvecklingsinsatser. Fokus ligger istället på ständiga förbättringar inom befintlig verksamhet. 2.6.3. Mål Inga mål under perioden. 3. Utvärdering/uppföljning En verksamhetsplan som följs upp genom ett systematiskt arbetssätt för att redovisas i en verksamhetsberättelse är utgångspunkten för verksamhetsstödets styrning och uppföljning. Verksamhetsstödets systematiska kvalitetsarbete tar sin utgångspunkt i verksamhetsplan, verksamhetsberättelse, handlingsplaner, rutinbeskrivningar och processkartläggningar samt kompletteras med interna och externa granskningar och analyser. Kvalitetsarbetet behöver vidareutvecklas att även omfatta måluppfyllelse, nöjdhetsmätningar utifrån studenter och andra målgrupper för verksamhetsstödets olika delar. En framtida utveckling bör vara att möjliggöra jämförelser med verksamhetsstödet vid andra lärosäten. 3.1. Mål Utarbeta nyckeltal för måluppfyllelse och kundnöjdhet för stödverksamheten. Utarbeta former för uppföljning av kundnöjdhet (eventuellt integrera i personalbarometern/studentbarometern). Genomföra uppföljning och analys av måluppfyllelse och kundnöjdhet. 4. Budget GF:s budget utgår ifrån styrelsehandlingen som behandlades 22 november Högskolan i Borås budget 2013-2015, dnr 335-12-21, och den process och diskussion som skett i högskolans ledningsgrupp under hösten. GF ansvarar för budgetering av både kostnader för gemensamma förvaltningen och kostnader av högskolegemensam karaktär, såsom systemkostnader, arkivlokaler, studenttorg, information/studentrekrytering, facklig tid, bonus presskopior, högskoleprovet, studentförsäkringar och friskvård. Finansieringen för gemensamma förvaltningen och högskolegemensamma kostnader summeras till 80,8 mkr 2013(inklusive de för 2013 sedan tidigare beslutade 0,9 mkr för studentcentrum, 0,6 mkr för personalchef och 0,5 mkr för varumärkesbyggande), preliminärt till 79,9 mkr 2014 och 81,1 mkr 2015. Gemensamma förvaltningen har rensats från IT-snurran för jämförbarhet mellan åren.
5 Res GF (tkr) Bilagor: Utfall 2011 Gemensamma förvaltningen Budget Prognos 2 Budget 2013 Anslag -59 840-58 178-59 029-58 730 Externa intäkter -901-445 -164-197 Interna intäkter -3 334-2 048-1 567-1 856 Summa intäkter -64 075-60 672-60 761-60 783 Lön och lönepålägg 47 396 49 515 48 866 48 769 Internt köpt personal 37 0 0 0 Bemanningsföretag 776 0 478 0 Semskuld och löneperiodiser -351 0-324 0 Summa personal 47 858 49 515 49 020 48 769 Lokalhyra 8 684 9 139 9 344 8 221 Utbildning, resor, representa 1 334 1 442 1 613 1 354 Programvara, licencavgifter e 1 163 548 556 499 Utrustning 893 518 544 480 Övrigt 2 523 2 153 1 943 1 749 Avskrivningar 25 8 12 12 Summa övrigt 14 623 13 808 14 012 12 315 Årets kapitalförändring -1 594 2 652 2 272 300 Anslagsbehov -58 247-60 830-61 301-59 030 Res GF (tkr) Utfall 2011 Högskolegemensamma kostnader Budget Prognos 2 Budget 2013 Anslag -18 537-18 862-19 027-22 070 Externa intäkter -406-345 -345-845 Interna intäkter -663 0 0 0 Summa intäkter -19 606-19 207-19 372-22 915 Lön och lönepålägg 1 233 1 000 870 1 308 Internt köpt personal 1 251 1 500 1 230 1 364 Bemanningsföretag 0 0 0 0 Semskuld och löneperiodiser -87 0 0 0 Summa personal 2 398 2 500 2 100 2 672 Lokalhyra 853 834 834 1 403 Utbildning, resor, representa 144 186 193 206 Programvara, licencavgifter e 8 607 8 664 8 213 9 253 Utrustning 23 0 15 0 Övrigt 6 700 6 296 8 678 9 049 Avskrivningar 774 727 782 682 Summa övrigt 17 101 16 707 18 715 20 593 Årets kapitalförändring -107 0 1 444 350 Anslagsbehov -18 430-18 862-20 470-22 420 1. Konsekvensbeskrivning av budgetförslag 2013-2015 avseende gemensamma förvaltningen 2. Lokal handlingsplan för hållbar utveckling 2013 Gemensamma Förvaltningen, Dnr 800-12-91 3. Åtgärdsplan för Energianvändning 2013, Dnr 799-12-91 4. Lokal handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete vid Gemensamma förvaltningen 2013, Dnr 802-12-93 5. Lokal handlingsplan för Lika villkor vid Gemensamma förvaltningen 2013, Dnr 802-12-92 6. Lokal handlingsplan för internationalisering vid Gemensamma förvaltningen 2013, Dnr 804-12- 89(kompletteras senare)