Kommunikation och förankring

1(21) Kommunikation och förankring En delrapport i utvecklingsprojektet Från produktvalsprocessen till avfall En metod för att förebygga avfall April 2012 Maria Larsson

2(21) Förord Delprojektet som presenteras i denna rapport är en del av utvecklingsprojektet Från produktvalsprocessen till avfall - En metod för att förebygga avfall, ett samarbetsprojekt mellan Tyréns AB och Region Skåne. Syftet med huvudprojektet var att ta fram arbetsmetoder och verktyg för att förebygga avfall från Region Skånes vårdverksamhet med fokus på Skånes universitet sjukhus, SUS. Projektet finansierades av Region Skåne och Sven Tyréns stiftelse. I projektgruppen för huvudprojektet har Åsa Lindskog (Tyréns AB), Maria Larsson (Tyréns AB), Stig Persson (Region Skåne) ingått. Experter på vård, inköp, logistik, lean och avfallshantering har deltagit i arbetet. Vid referensgruppsmöten deltog, utöver nämnda experter, även Naturvårdsverket, representanter från avfallsbranschen samt en beteendeexpert. Kristianstad, april 2012 Maria Larsson, Tyréns AB, 010 452 2609, asa.lindskog@tyrens.se Uppdragsansvarig: Stig Persson, Region Skåne, 040 675 3392, stig.p.persson@skane.se Delprojektansvarig: Maria Larsson, Tyréns AB, 010 452 2563, maria.larsson@tyrens.se Kvalitetsgranskning: Britt-Marie Fagerström 010 452 3281, britt-marie.fagerstrom@tyrens.se Rapportnamn:

3(21) Sammanfattning Denna rapport presenterar resultatet från delprojektet Kommunikation och förankring. Delprojektet ingår i huvudprojektet som har som mål att ta fram verktyg och arbetsmetoder för att förebygga avfall. Delprojektet Kommunikation och förankring bygger till stor del på arbetet som genomförts inom delprojektet Lean-inspirerad avfallsminimering, där bland annat flöden av kommunikation kopplad till materialflöden kartlades. Problem och förbättringsmöjligheter kring kommunikationen kartlades också. Resultatet visade tydligt att det finns en stor förbättringspotential mellan olika aktörer genom flödet. Tydligast var det mellan Koncerninköp och vården. Det finns ett stort behov av att ta fram en struktur för hur kommunikationen mellan Koncerninköp och vården ska ske kring till exempel reklamationer, beställningar och förbättringsförslag. Den strukturen kan sen stöttas med ett väl fungerande IT-verktyg. Inte minst kommunikationen i samband med upphandlingar bör bli bättre, med tydligare mandat och uppdrag åt dem som ska representera vården. Det finns också behov av bättre kommunikation internt inom Koncerninköp, och bättre systematik för att ta tillvara förbättringsförslag, klagomål och liknande på avdelningarna. Rapportnamn:

4(21) Innehållsförteckning Förord...2 Sammanfattning...3 Inledning...5 1 Delprojektet Kommunikation och förankring...6 2 Rekommendationer...6 3 Syfte och mål...7 4 Bakgrund...7 5 Genomförande...8 6 Resultat...9 6.1 Intern kommunikation på avdelningarna...9 6.2 Intern kommunikation på Koncerninköp...10 6.3 Kommunikation mellan vårdavdelningarna och Koncerninköp...10 6.4 Kommunikation med leverantörer...12 Rapportnamn:

5(21) Inledning Region Skåne och Tyréns AB har samarbetat för att hitta metoder för att minska avfall, i projektet. Incitamenten för att göra det var stark i båda organisationerna. Region Skånes avfallsmängder från vårdverksamheten har ökat under en lång tid, trots miljömålet Hållbar resursanvändning och trots arbete enligt Avfallsminimeringsplanen under flera år. Utöver Region Skånes egna mål finns, sedan slutet av 2009, EU:s ramdirektiv om avfall (infördes i svensk lagstiftning 2011) som tydligt pekar på vikten av att arbeta med förebyggande av avfall. Resurseffektiv användning av material och energi är centralt för att bygga hållbara samhällen. Det är därför viktigt för Tyréns att hitta metoder för att minska materialförbrukningen och därmed avfallsmängderna. På så sätt kan vi bättre arbeta för goda livsbetingelser nu och i framtiden. Arbetet i huvudprojektet delades upp i olika delar. Resultaten presenteras i en huvudrapport samt i ett antal nulägesrapporter och delrapporter. Syftet med denna delrapport är att presentera de resultat som vi kommit fram till inom delprojektet Kommunikation och förankring. Målet är att resultaten ska vara till hjälp och inspirera i det långsiktiga arbetet med att förebygga avfall. Delrapporten kan läsas fristående men sätts i sitt sammanhang i huvudrapporten. Trevlig läsning! Rapportnamn:

6(21) 1 Delprojektet Kommunikation och förankring Kommunikationen i materialhanteringskedjan på Region Skåne har lyfts fram som ett viktigt förbättringsområde för att undvika onödigt avfall. Tydligast behov av förbättring har vi sett mellan vårdenheterna och Koncerninköp. 2 Rekommendationer Vi har utifrån erfarenheterna i projektet tagit fram några rekommendationer för Region Skånes fortsatta arbete. Materialansvarig på avdelningarna Varje avdelning bör ha en materialansvarig med uppgift att: Fånga upp synpunkter Föra vidare synpunkter, vid akuta fall måste det gå snabbt Stämma av med andra avdelningar Informera internt Struktur för intern kommunikation på koncerninköp Rollfördelningen och kommunikationsvägarna behöver tydliggöras internt inom Koncerninköp, till exempel i hanteringen av reklamationer och klagomål. Struktur och system för kommunikation En tydlig kommunikationsstruktur bör tas fram för att tydliggöra vilka aktörer som ska kommunicera med varandra, och hur olika typer av information ska flöda i organisationen. När kommunikationsstrukturen finns bör ett tekniskt system för kommunikation kring material och produkter tas fram. Kommunikationsstrategi för ökat engagemang En kommunikationsstrategi bör tas fram för att uppgradera engagemanget för upphandlingar och produkter. Strategin bör utgå ifrån att det finns olika behov av kommunikation i olika delar av organisationen och på olika nivåer. Ett syfte är att tydliggöra vinsten för avdelningarna med att engagera sig. Tydliggör och befäst expertgruppernas uppdrag Expertgruppernas roll och ansvar bör förankras bättre i organisationen, både på ledningsnivå och bland vårdpersonal. Hur experterna utses på bästa sätt bör utredas och befästas. Expertgruppernas uppdrag bör inte begränsas till själva upphandlingssituationen, utan den bör vara mer löpande. Övergripande resursplanering Rutinerna för upphandling bör ses över så att man i god tid gör en övergripande resursplanering för varje upphandling. I den ska ingå gott om tid för test av produkter. Det ska också ingå en implementeringsfas efter att nya avtal är tecknade. Rapportnamn:

7(21) Kostnadsanalys av att prioritera bort tid för produktval Gör en kostnadsanalys av konsekvenserna av att avdelningarna inte anser sig ha tid att engagera sig i upphandlingar och test av produkter. I analysen bör ingå att titta på möjligheten att ha ett centralt ekonomiskt stöd till dem som engagerar sig. Ökad tillgång till miljökompetens Expertgrupperna behöver ett ökat stöd i att ställa miljökrav i upphandlingarna. Personerna i expertgruppen ska svara för kravställandet utifrån vårdens behov, men det är orimligt att de också ska kunna ställa miljökrav. Lagom stora förpackning Se över hur man i upphandlingarna kan arbeta med mer ändamålsenliga storlekar på förpackningarna. Det är ingen direkt kommunikationsåtgärd, men har lyfts fram som ett exempel på hur det blir när inte kommunikationen fungerar. 3 Syfte och mål Syfte och mål beskrevs i projektplanen enligt nedan. Största delen av projektet har kommit att handla om punkten 3. 3.1 Syfte 1. Uppmärksamma och om det går hitta lösningar på problem som uppdagas i andra delprojekt och som handlar om brister i kommunikationen. Kommunikationsproblem ska lösas med hjälp av kommunikationslösningar. Det kan också tänkas behövas någon form av inspirationsinsats för att stötta andra projekt. 2. Speciellt titta på hur omvärldsbevakning sker och hur det kommuniceras i organisationen. 3. Stödja delprojektet Leaninspirerad avfallsminimering i de redan identifierade kommunikationsproblemen om hantering av avvikelser och behovsanalys kring material och produkter. En del av detta hör ihop med den nuvarande expertrollen som vi kommer att titta närmare på. 4. Berätta om projektet och dess resultat internt inom Region Skåne och för andra aktörer. 3.2 Mål Klargöra vilka brister i materialhanteringen som handlar om brister i kommunikationen. Förslag på åtgärder ska tas fram där så är möjligt. 3.3 Måluppfyllelse Vi har konstaterat att en ganska stor del av bristerna i materialhanteringen handlar om brister i kommunikation, speciellt mellan Koncerninköp och vården. Rekommendationer för fortsatt arbete redovisas i den här rapporten. Rapportnamn:

8(21) Syftena med projektet har uppfyllts, även om punkten 1 inte fick så stor relevans. För punkt 4 gjordes en kommunikationsplan som har genomförts i allt väsentligt, se bilaga 3. Uppföljningen av hur vi har nått fram har visat att det inte lyckades fullt ut inom Region Skåne. Många vi pratade med hade inte hört talas om projektet. 4 Bakgrund I Region Skånes avfallsminimeringsplan finns mål för att såväl minska de olika avfallsmängderna som att öka källsorteringen av material till återanvändning och återvinning. Flera av målen har inte nåtts på SUS, medan det har gått bättre på vissa av de andra sjukhusen. I nulägesbeskrivningen och analysen i början av projektet Från produktvalsprocessen till avfall var det väldigt tydligt att det finns stora brister i kommunikationen kring produkter och avfall i verksamheten. Vi valde därför att ha ett speciellt delprojekt om kommunikation. 5 Genomförande Det här delprojektet har flutit ihop intimt med delprojektet Leaninspirerad avfallsminimering. I det projektet genomfördes två workshopar för att kartlägga flöden av material och information i verksamheten, kopplat till engängshandskar. När flödena var uppritade kartlades också vilka problem och förbättringsmöjligheter som fanns i olika delar av flödena. Resultatet av workshoparna kompletterades med några intervjuer, och det sammanlagda resultatet låg till grund för det fortsatta arbetet inom det här projektet, se bilaga 1. En så kallad A3-analys gjordes för att strukturera arbetet kring kommunikationen mellan Koncerninköp och vården, se bilaga 2. För att fördjupa bilden över hur kommunikationen mellan Koncerninköp och vårdenheter skulle kunna bli bättre, genomfördes ytterligare två workshopar. Den första riktade sig mot vårdpersonal och den andra var för både Koncerninköp och vården. Syftet med att först ha en workshop för bara vårdpersonal var dels att vi ville ha in åsikter från flera avdelningar och det hade blivit en obalans i antal från de två parterna om vi hade bjudit in Koncerninköp samtidigt, och dels att vi ville få utrymme att diskutera även den interna kommunikationen på avdelningarna. På den andra workshopen representerades vården av två sjuksköterskor som också var med på den första workshopen. Rapportnamn:

9(21) 6 Resultat Det är många aktörer som är inblandade i kommunikationen kring material och avfall på Region Skåne. I flödet från behovsformulering via upphandling, inköp, transporter, lager och användning till avfall har vi identifierat följande huvudaktörer: Vården, inklusive expertgrupper Koncerninköp Tranportservice Mediq Logistikcentrum Leverantörer Mest utmärkande i alla diskussioner har varit att det finns en stor förbättringspotential i kommunikationen mellan Koncerninköp och vården. Därför har vi fokuserat mest på den. Kommunikationen måste fungera dels internt på vårdavdelningarna och Koncerninköp och dels mellan vårdavdelningarna och Koncerninköp. Den nuvarande organisationen bygger delvis på att representanter från vården deltar i upphandlingar i så kallade expertgrupper. Dessa ska hjälpa till att fånga upp behoven i vården och omsätta dem i upphandlingskrav. 6.1 Intern kommunikation på avdelningarna Varje avdelning bör ha en materialansvarig med uppgift att: Fånga upp synpunkter Föra vidare synpunkter, vid akuta fall måste det gå snabbt Stämma av med andra avdelningar Informera internt Att informera internt handlar bland annat om att kunna visa kollegorna hur olika produkter ska användas. En del klagomål beror på att produkterna används på ett felaktigt sätt. På avdelningarna bör det finnas en gemensam plats för insamling av synpunkter och idéer, gärna i form av en tavla där man sätter upp post-it-lappar. Det kan vara flera tavlor per avdelning, placerade där man står och pratar, till exempel vid sköljen, medicinen eller fikarum. Det är bra om all personal kan se synpunkter och följa vad som händer med dem, enligt Lean-tänk. Det blir ett sätt att jobba med att synliggöra problem och idéer och därigenom gynna ständigt lärande och ständiga förbättringar. Arbetsplatsträffar, APT, har lyfts fram som ett viktigt forum för information och diskussion. Material bör vara en stående punkt på dagordningen. För att minska risken för informationsmissar bör det finnas en tydlig mötesstruktur och protokoll. Protokollen ska vara lättillgängliga, till exempel via mail eller katalog på intranätet. Mail kan komplettera annan information, till exempel för att hålla chefen underrättad om reklamationer etc. Rapportnamn:

10(21) 6.2 Intern kommunikation på Koncerninköp Rollfördelningen och kommunikationsvägarna behöver tydliggöras internt inom Koncerninköp, till exempel i hanteringen av reklamationer och klagomål. Det är inte tydligt hur man tillsammans bidrar till bästa resultat och uppföljning. Kommunikationen fungerar olika bra i olika upphandlingsgrupper. 6.3 Kommunikation mellan vårdavdelningarna och Koncerninköp Kommunikation mellan vården och Koncerninköp är av olika dignitet och karaktär vid olika tillfällen. Därför behövs olika kommunikationsvägar, men det mesta bör vara skriftligt. All skriftlig kommunikation bör kunna skötas genom ett system för all kommunikation kring produkter beställning, reklamationer, avvikelser, klagomål, idéer och information. Systemet bör vara så transparent som möjligt så att vem som helst ska kunna följa diskussioner, reklamationer etc. om olika produkter. Transparansen måste dock vägas mot sekretessregler. Innan man skapar ett tekniskt system enligt ovan är det dock nödvändigt att först skaffa sig en tydlig kommunikationsstruktur, där det tydligt framgår vilka aktörer som ska kommunicera med varandra, och hur olika typer av information ska flöda i organisationen. Om man inte skaffar sig den strukturen först riskerar ett nytt datasystem att inte lösa rätt saker. Man måste också i samband med införandet av den nya strukturen arbeta aktivt med förändringsledarskap. En troligen ganska enkel förbättring skulle kunna vara att de som arbetar med beställningar kommer in på rätt startsida i beställningsportalen, så att de få del av övergripande information och också lättare hittar till exempel blanketter för reklamationer. Koncerninköp ska titta på detta och samråda med verksamheten. Spårbarheten är viktig, att kunna följa vad som händer med ens ärende. På så sätt får man också feedback, vilket är viktigt för att man inte ska tappa sugen att engagera sig. Systemet skulle kunna skicka ett automatiskt mail till dem som är inblandade i ett ärende när det händer något nytt. Telefon kan behövas ibland för att diskutera frågor. Som det är idag har de som är materialansvariga ett antal kontaktpersoner på Koncerninköp som de vänder sig till i olika frågor utifrån ansvarsområde. Det fungerar bra i allmänhet. När nya produkter ersätter gamla hänger inte beställningsportalen med. Man får som materialansvarig leta efter ersättningsprodukter, och det framgår inte alltid att en vara har utgått. Detta är enligt Kristian Silverberg på Koncerninköp på väg att lösas. Det tekniska behöver kompletteras med mer utbildning i att hantera beställningsportalen. Introduktionen har varit väldigt dålig och de som ska använda den har till stor del fått lära sig den själva, vilket har orsakat stor frustration. Verksamheterna vill veta i god tid när en produkt är på väg att bytas ut. Oftast dyker nya produkter bara upp utan att information gått ut. Rapportnamn:

11(21) Expertgrupper Expertgrupperna ska vara länken mellan vården och Koncerninköp, men det finns flera problem kring till exempel mandat, struktur och metoder: Mandat, sammansättning och uppdrag: Koncerninköp plockar själva ut personer ur sitt kontaktnät. Uppdraget blir då inte sanktionerat i linjeorganisationen. Många sitter i expertgrupperna utan ett definierat mandat. Koncerninköp har föreslagit att sjukhuscheferna ska utse personer till expertgrupperna. Det finns en beskrivning av uppdraget som är framtagen av Koncerninköp, men den är inte fullt ut bekräftad av förvaltningsansvariga. Uppdragsbeskrivningen verkar ganska väl förankrad hos dem som är med i expertgrupperna, men det kan bli bättre och följas upp. De mindre enheterna, så som de mindre sjukhusen och vårdcentraler, är ofta inte representerade i upphandlingar. Det gör att vissa upphandlingar utgår ifrån behoven på de större sjukhusen. Det kan exempelvis leda till att förpackningsstorlekarna inte passar de mindre enheterna, och att upphandlingar och avtal blir så dåligt förankrade att avtalstroheten blir låg. På Stockholms läns landsting utser man styrgrupper för varje upphandling, som sen i sin tur utser expertgrupper. Så görs även för vissa upphandlingar inom Region Skåne. Det kan vara ett koncept att titta vidare på. Resurser: Det är svårt för klinikcheferna att avsätta folk när budgeten för verksamheten skärs ner allt mer. Det är väldigt resurskrävande för dem som är med i expertgrupper. Kostnaden får avdelningen stå för. Det är för lite tester av produkter före upphandling. Förr genomfördes fler tester, men det har minskat. Det kan vara resurskrävande att genomföra tester, vilket gör att det ibland är svårt att få avdelningar att ställa upp. Det gäller framför allt produkter som är allmänna, som till exempel förband och handskar. Kanske borde det finnas en central pott med pengar för upphandlingar av allmän karaktär. Det vore intressant att göra en bedömning av vad det kostar att icke fungerande produkter upphandlas på grund av att verksamheten har varit för dåligt involverad i processen. Planering: Det är dålig framförhållning på upphandlingarna, vilket gör det svårt att planera in i schemat för dem som är med i expertgrupperna. Det blir också svårt att hinna med tester av produkter på marknaden. Ofta hinner man inte göra det ordentligt, ibland inte alls. En övergripande resursplanering borde göras i god tid före upphandling. Beskriva krav och behov: Det är väldigt svårt att formulera bra kriterier för kvalitet och användarvänlighet, till exempel att få produkterna att passa ihop med övrigt material, eller få en storlek på förpackningarna som passar i skåpen. Rapportnamn:

12(21) I mån av tid försöker experterna hålla sig uppdaterade om vad som finns på marknaden, men som det ser ut idag ingår det i regel inte i expertrollen. Omvärldsbevakning är viktigt för att veta vilken typ av krav man kan ställa. Det ingår i expertrollen att samla in erfarenheter och behov från kollegor. Det görs i mån av tid och engagemang. För tillfället finns det ingen miljökompetens på Koncerninköp. Det gör att expertgrupperna får för dåligt stöd i vilken typ av miljökrav man kan ställa. Att komma tillrätta med svårigheterna i att formulera krav i upphandlingarna är ett långsiktigt arbete som kräver insatser på flera plan. Tydlighet kring hur omvärldsbevakningen och förankringen i verksamheten ska ske, strukturerad insamling av erfarenheter kring kravställande från egna och andras upphandlingar och ökad tillgång till miljökompetens är exempel på sådana insatser. Förankring och ständiga förbättringar: De flesta expertgrupper är bara aktiva under själva upphandlingen. En mer löpande kontakt mellan dem och koncerninköp skulle förenkla arbetet mycket i de specifika upphandlingssituationerna. Inte minst skulle man slippa skapa eller återuppväcka grupperna igen vid varje tillfälle, och man skulle kunna ha ett mer kontinuerligt förbättringsarbete. Det saknas ett nätverk mellan dem som ingår i olika expertgrupper. Experterna har ett stort ansvar att förankra hos medarbetare. I många fall vet avdelningarna inte vad expertgrupperna gör. Uppdraget att förankra borde tydliggöras och följas upp. 6.4 Kommunikation med leverantörer Huvudregeln är att det är Koncerninköp som har kontakten med leverantörer när det gäller till exempel reklamationer eller produkttester. Ibland kommunicerar vården direkt med leverantörer i samband med reklamationer och beställningar. Det kan vara praktiskt att ha det så, men Koncerninköp skulle önska att de fick mer information om vad som händer i den kommunikationen. Ibland kontaktar leverantörerna avdelningar direkt för test av produkter. Det är olika om man får produkterna gratis eller måste betala för dem. Det är ett problem vid reklamationer att batchnumret bara står på de yttre förpackningarna, så när produkterna packas upp försvinner deras koppling till batchnumret. Då är det betydligt svårare att reklamera. Batchnumret skulle behöva stå på de enskilda produkterna. Rapportnamn:

13(21) Information om produkter i avtal Rutinen för upphandlingar saknar ett tydligt steg för implementering av nya avtal. I vissa sker implementeringen mer eller mindre av sig själv, men i andra fall krävs det större insatser. De materialansvariga ska informera om nya produkter till sina kollegor. Informationen till de materialansvariga kan komma dels genom cirkulär om produkterna och avtalen, och dels genom direkt information från leverantörerna. Det brukar stå i avtalen att leverantörerna ska komma och demonstrera vid behov, och det gör de också gärna. Ibland har man arrangerat minimässor och utbildningar med leverantörerna, men de senaste åren har intresset för det minskat, troligen på grund av en tuffare arbetsbelastning i allmänhet. Rapportnamn:

14(21) Bilaga 1. Flöde av information, inklusive problem, möjligheter och prioriteringar. (2 sidor) Rapportnamn:

15(21) 1 Ingen möjlighet till idéinsamling säger vården. Koncerninköp: Alla förslag är välkomna, men man vet nog inte vart man ska vända sig. 2 Inget gehör för klagomål på t.ex. lila handskar. Alla som reklamerar en vara ska få feedback, säger Koncerninköp. Det finns olika system för reklamationer för olika förvaltningar. 1 Visning av nya produkter bör ske på avdelningarna. 2 Önskemål från vården: Få prova produkter på avdelningarna, testa i ca 2 v och sen utvärdera dem. Koncerninköp: Tester görs. Experter: Ont om tid att testa. Ibland testas produkterna på fel avdelning. Svårt att testa specifika produkter, det finns inte pengar till att t.ex. testa analysresultat för olika rör. 3 Svårt att få tid att titta på produkterna när/om de visas. 3 Inför en kvalifikationsfas. Koncerninköp: Man kan granska företag i en kvalifikationsfas men inte enstaka produkter. 4 Dålig information angående nya produkter. Koncerninköp: Allt finns i Raindance. 4 Prata med leverantörerna om fler färgkoder, t.ex. handskar 5 Vet inte vem vi ska vända oss till 5 Produktinfo från leverantör om särskilda produkter. Mycket bra info. 6 Vad/Vem är expertgruppen? Otydligt mandat, ej förankrat uppifrån. 1 Mer info önskas Koncerninköp: Ej formaliserad. Lättast för sepcialiserade produkter. 7 Vet inte vem vi ska vända oss till 2 Mer info önskas 8 Varor är lastat som 1 kolli, borde vara 2. För högt, för brett. Har kontaktat leverantör, men det hjälper inte. 9 Förrådsvagnar måste packas om p.g.a. felpackat till olika avdelningar. Har kontaktat Mediq men det hjälper inte. 10 Förut hade man förrådsmöten mellan vården, transportörer, Mediq och Koncerninköp, det borde återinföras. 11 Nya datasystem för beställningar gör att kommunikationen inte fungerar. Omstart på dialogen mellan Mediq och Koncerninköp är på gång. Konsult inkopplad. 12 Minimässor för produkter funkar ibland bra och ibland inte. 13 Koncerninköp: Ej önskvärd Rapportnamn:

16(21) Bilaga 2. A3-analys Rapportnamn:

17(21) Bilaga 3. Kommunikationsplan Kommunikationsplan Från produktvalsprocess till avfall Maria Larsson, Tyréns AB Projektets syfte och mål Syftet med hela projektet Från produktvalsprocess till avfall är att arbeta för Region Skånes mål om hållbar resursanvändning. Målet är att ta fram verktyg för Minskad materialanvändning Minskad avfallsgenerering Minskat innehåll av farliga ämnen i avfallet Främjande av miljöanpassade produkter Kommunikationens syfte och mål Syftet för Region Skånes del är att: Skapa engagemang i organisationen för att nå målet om hållbar resursanvändning Sprida erfarenheterna till andra organisationer Berätta för Region Skånes ledning samt för skattebetalarna att projektet pågår och vad som kommer ut av det. Syftet för Tyréns del är att: Skapa engagemang för avfallsminimering. Visa att vi arbetar med avfallsminimering och ligger i framkanten inom det området Inom ramen för projektbudgeten är målen med kommunikationen kring projektet att: De som vi har utpekat som aktörer och intressenter ska känna till projektet och kunna berätta kortfattat om det. Minst hälften av personerna inom de utpekade målgrupperna internt på Region Skåne ska känna till projektet. Information om projektet ska finnas på Region Skånes och Tyréns hemsidor och intranät. Tyréns styrelse och stiftelse samt Region Skånes politiker ska ha fått rapport om projektet. Vi ska ha berättat om projektet vid olika typer av arrangemang, där några av de externa målgrupperna finns med. Rapportnamn:

18(21) Aktörer och intressenter Med aktörer och intressenter menar vi här de som kan och bör vilja hjälpa till att sprida information kring projektet. Vi har valt att dela upp dem i tre grupper: Internt på Region Skåne, Internt på Tyréns och Externt. Intern Region Skåne Internt Tyréns Externt Kommunikationsavd. SUS Kommunikationsavd. centralt för Region Skåne Kommunikationsavd. övriga sjukhus Kommunikatörer på berörda avdelningar Cecilia Lindvall Stig Persson Anna Palminger Jenny Sandgren Kristina de Geer Miljöchefer Gunnar Fredriksson Elisabeth Höglund Ulf Wiklund Avdelningschefer miljö Avfallsnätverket Kompetensområde Miljö & Klimat Marknadsavdelningen Strateger Affärsområdeschefer U&S Affärsutvecklare U&S SKL Avfall Sverige Regionala kommunförbund Naturvårdsverket Naturskyddsföreningen Massmedia HUT Skåne Målgrupper Målgrupperna är dem som vi vill nå med kommunikationen för att uppnå våra mål och syften. De som ovan är utpekade som aktörer eller intressenter behöver vi förstås också kommunicera med för att de ska kunna hjälpa till att informera. Internt Region Skåne Internt Tyréns Externt Regionledning Sjukhusledning SUS Övriga sjukhusledningar Divisionschefer SUS Avdelningschefer SUS Miljösamordnare Reg Sk Övrig personal SUS Politiker (RS, RF, SUS) Styrelsen Stiftelsen Landsting (upphandlare, miljösamordnare, politiker) Klimatkommunerna Kommuner (omsorgen, avfallsansvariga, upphandlare, miljösamordnare, miljöchefer, politiker) Allmänheten Genomförande Internt Region Skåne Personal inom SUS bör få löpande information om att projektet pågår och vad som är på gång. Större informationsinsatser görs för dem och andra inom Region Skåne när det är något speciellt som händer och när vi får resultat från olika delprojekt som vi vill kommunicera. Cecilia Lindvall, kommunikatör på miljöledningsenheten, hjälper Rapportnamn:

19(21) till med spridning av information på de intranät som finns. Genom Cecilia samordnar vi också kommunikation om det här projektet och EU-projektet Clire. De personer som är utpekade som viktiga aktörer pratar vi kontinuerligt med och håller dem uppdaterade om vad som händer. Kommunikationsavdelningen på SUS håller vi kontakt med genom Eva Johannesson. De hjälper till att sprida information om projektet genom sina etablerade kanaler, främst intranätet, Chefsnytt och personaltidningen Dialogen. Miljöstrateger inom hela Region Skåne ska också få löpande information om projektet. Vi når dem genom nätverksmöten och intranätet. Divisionschefer och avdelningschefer på SUS nås genom Chefsnytt. Övrig personal på SUS nås främst genom intranätet och personaltidningen Dialogen. Regionledningen når vi genom kontinuerliga möten mellan ansvarigt regionråd och Miljöledningsenheten. Regionrådet ser till att information ges i andra politiska organ. Övriga sjukhusledningar nås via miljöchefer, miljöstrateger och intranätet, samt Miljöledningsenhetens kanaler. Övrig personal Region Skåne nås framför allt via intranät. Projektets slutrapport läggs ut på Region Skånes hemsida och SUS intranät. Internt Tyréns De personer som är utpekade som viktiga aktörer pratar vi kontinuerligt med och håller dem uppdaterade om vad som händer. Avdelningscheferna för miljöavdelningarna samt kompetensområde Miljö & Klimat når vi huvudsakligen genom att berätta om projektet på en kompetensträff i september 2011. Avfallsnätverket når vi både genom kompetensträffen och genom att berätta om projektet kortfattat i nätverksutskick. Marknadsavdelningen ska få sammanfattad information om projektet som direkt kan läggas ut på hemsidan och TyrNet. Strategerna får information om projektet via rapporten till stiftelsen. De ska också få samordnad, kortfattad, skriftlig information om detta projekt och projektet vid Nya Karolinska. Dessutom informeras Birgitta Olofsson vid särskilda händelser. Affärsområdescheferna och affärsutvecklarna ska också få samordnad information om det här projektet och Nya Karolinska. Rapportnamn:

20(21) Projektets slutrapport skickas till Tyréns styrelse och stiftelse och läggs ut på hemsidan och TyrNet. Externt Avfall Sverige och Naturvårdsverket är redan informerade eftersom de ingår i referensgruppen. De kommer genom detta också att få löpande information. SKL kommer vi att försöka få besöka och berätta om både detta projekt och Nya Karolinska. Om det inte går ska de få skriftlig information om projekten. Regionala kommunförbund, Naturskyddsföreningen och Massmedia ska få samordnad, skriftlig information om det här projektet och Nya Karolinska. HUT Skåne vet redan att projektet pågår, men vi ska försöka få till ett möte och berätta om hur det går med projektet. Vi ska försöka få till stånd ett samarbete med dem kring någon form av medlemsmöte. Strategiska personer på landsting och i kommuner ska få skriftlig information om projektet. När seminarier och dylikt arrangeras av andra aktörer ska vi erbjuda oss att berätta om projektet. Vi har redan genomfört en föreläsning på Avfall Sveriges och Naturvårdsverkets seminarium om förebyggande av avfall den 28 april. Dessutom har vi informerat om projektet vid ett antal mindre tillfällen. Vi ska också kontakta kommuner och landsting direkt och erbjuda oss att berätta om projektet. Vi ska sträva efter att skicka ut pressmeddelanden vid minst två tillfällen under projekttiden, i samband med någon händelse inom något delprojekt. Vid projektets slut skickas pressmeddelande om projektets resultat. Tidsplan och ansvar Maria Larsson har det övergripande ansvaret för att arbetet med kommunikationsplanen flyter på och utvärderas. Aktivitet Ansv Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec J F M Prata med utpekade personer, hålla dem uppdaterade ÅL X X X X X X X X X Chefsnytt ML X X X Dialogen ML X X X Info till intranät ML, CL X X X Info till hemsidor ML, CL X X X Nätverksträff för miljöstrateger Reg Sk Löpande info till regionråd SP SP X X X X X X X X X X X X X Rapportnamn:

21(21) Info på kompetensträff ÅL Avfallsnätverket GF, ÅL X X X X X X X X X X X X Marknadsavdelning en Tyréns ML X X X Strateger ÅL X X X X X X X X X X X Samordnad, skriftlig info till strateger, AOC m.fl. Fortlöpande info till NV och Avfall Sverige SKL, ringa och träffa ML, EH X ÅL X X X X X X X X GF, EH X X X X HUT Skåne ML X X X Utskick till landsting och kommuner Avfall Sverige seminarium om avfallsminimering Avfall Sveriges årsmöte, delta och ha monter Landstingens miljödag ML, EH ÅL ÅL, GF m.fl. ÅL, GF X X Pressmeddelande ML, CL X X ML = Maria Larsson ÅL = Åsa Lindskog GF = Gunnar Fredriksson EH = Elisabet Höglund CL = Cecilia Lindvall SP = Stig Persson X X X X Uppföljning och utvärdering De åtgärder som ska genomföras följs upp genom att vi bockar av dem. Stickprovsvisa intervjuer görs med dem vi har satt upp som mål att de ska känna till projektet och kunna berätta kort om det, samt med de utpekade målgrupperna. Rapportnamn: