Volontärbyråns redovisning till Internetfonden för projektet Internetbaserat volontärsamordningsverktyg. 1 Inledning Volontärbyrån är en ideell verksamhet som förmedlar kontakt mellan volontärer och frivilligorganisationer. Vår webbplats, www.volontarbyran.org, är ett välanvänt internetbaserat rekryteringsverktyg för ideella organisationer i Sverige. Sedan starten 2002 har Volontärbyrån kommit att bli en av de viktigaste kanalerna för många frivilligorganisationer att få kontakt med potentiella volontärer. Vi har förmedlat över 28 000 volontärkontakter till drygt 1300 frivilligorganisationer över hela Sverige. Tjänsten är gratis för volontärer och frivilligorganisationer och finansieras genom bidrag från stiftelser, kommuner och företagssamarbeten. Forum för Frivilligt Socialt Arbete är Volontärbyråns huvudman Volontärbyråns huvudman är Forum för Frivilligt Socialt Arbete, en paraplyorganisation för socialt inriktade frivilligorganisationer. Forum för Frivilligt Socialt Arbete arbetar med att förbättra förutsättningarna för det frivilliga sociala arbetet i Sverige genom påverkansarbete och genom att erbjuda verksamhetsstöd till frivilligorganisationer, så som Volontärbyrån och TechSoup (IT-donationer till ideella verksamheter). Mer om Forum för Frivilligt Socialt Arbete går att läsa på deras hemsida www.socialforum.se och TechSoup på www.techsoup.se Introducerar förstagångsvolontärer till ideellt arbete Volontärbyrån är stolt över att introducera ideellt arbete till en ny generation, som frivilligorganisationerna tidigare har haft svårt att nå, 70 % av volontärerna är mellan 15-35 år och 68 % tar sitt första volontäruppdrag i livet, genom Volontärbyrån. Vi ser dock ett ökat intresse från den äldre generationen och vill gärna hjälpa även dem att hitta passande volontäruppdrag som motsvarar deras intressen och önskemål. Uppdragen volontärerna tar varierar, allt från att hjälpa till med marknadsföring och ekonomi till att vara läxläsare, flyktingguider och besöka ensamma äldre och behövande. Prisbelönt verksamhet Volontärbyrån har blivit utvald till en av Sveriges bästa webbplatser av Internetworld och också tilldelats årets Initiativpris av stiftelsen Respekt, Katarinahissenpriset av Folksam, Årets samhällsentreprenör på Veckans Affärers Social Capitalist Award samt hederspris i PWCs tävling Beautiful Business Award och nu senast SIME Nonprofit Award.
2 Syfte och mål Syfte Volontärbyrån har sett att frivilligorganisationerna har ett stort behov av ett gemensamt internetbaserat verktyg för att samordna volontärerna när de väl kommit till dem, inte bara ett rekryteringsverktyg utan ett HR-verktyg. Teknikstödet för Sveriges frivilligorganisationer är av resursskäl mycket eftersatt och många organiserar sina volontärer som om internet inte funnits. De som skapat någon form av system använder Excel för att hålla koll på vilka volontärer de har i verksamheten, många organisationer använder inte ens datorer för det utan samlar papperslappar i en pärm. På samma sätt som Volontärbyrån sparat organisationerna i Sverige massor med tid och pengar genom att gratis erbjuda dem ett effektivt volontärrekryteringsverktyg som vi driftar åt dem vill vi nu ta nästa steg och erbjuda dem ett volontärsamordningsverktyg för att hjälpa dem att bättre ta tillvara på volontärerna i sin verksamhet. Volontärsamordnarverktyget kommer dessutom göra att de kan hjälpa många fler. Mål Målet är att skapa ett användarvänligt internetbaserat volontärsamordningsverktyg, ett enkelt HR-verktyg, som hjälper frivilligorganisationerna att hålla koll på hur många volontärer de har i verksamheten, vad de heter och gör som volontärer, registrera deras insatser, kommunicera med dem och också kunna sammanställa vad de gör med hjälp av volontärer i verksamheten under ett år, både kvantitativt och kvalitativt. 3 Projektbeskrivning Funktionaliteten kravställdes tillsammans med volontärsamordnare från Volontärbyråns normala användare bland frivilligorganisationerna. Designskisser togs fram i samarbete med MonkeyMind och, för att välja kostnadseffektiva lösningar. Webbskisserna testdes sedan på referensgruppen och volontärer för att säkerställa användarvänlighet. När designskisserna bedömdes vara klara överlämnades dessa till webbproduktionsföretaget. Arbetet leddes av Volontärbyråns projektledare, MonkeyMind hade det dagliga projektledningsansvaret, Volontärbyrån det övergripande. MonkeyMind ansvarade för tidplan och planering.webbproduktionen leddes av produktionsbolagets projektledare i nära kontakt med Volontärbyrån och testades sedan av såväl Volontärbyråns personal samt MonkeyMind som var ansvariga för skisser och användarvänlighet. Informations- och utbildningsarbetet kommer att genomföras av Volontärbyråns befintliga informations- och utbildningsansvariga under 2012.
Förstudie/kravställningsfas Denna fas bestod av förarbete som inkluderade en sammanställning av internationella exempel samt arbete med referensgrupper för att definiera behovet hos svenska frivilligorganisationer. Resultatet blev en funktionsbeskrivning som prioriterades utifrån referensgruppens behov, kravställningar och budget. Visualisering och produktionsfas Utifrån förstudiens funktionsbeskrivning skapade MonkeyMind tydligare funktionsbeskrivningar och designskisser och godkändes av Volontärbyrån. Produktionsfas utvecklade samordnaradmin enligt designskisser och funktionsbeskrivningar under sommaren och början av hösten. levererade enligt tidplan för produktionen, i olika etapper med delleveranser. och MonkeyMind utförde första testningen, sedan testades hela sajten av Volontärbyrån. Det nya administrationsgränssnittet är nu integrerat med med Volontärbyråns system och kommer att lanseras under våren 2012. Marknadsföring och förvaltning Volontärbyrån ansvarar för tidplan och planering. Lansering kommer att ske genom kommunikation till Volontärbyråns befintliga användare, våra systerorganisationers kontakter och nätverk, PR-arbete framförallt riktat mot frivilligvärldens organisationstidningar och andra kommunikationskanaler för att nå ut till andra potentiella användare bland Sveriges alla volontärsamordnare. Volontärbyrån ansvarar för denna fas och arbetet kommer ledas av Vanja Höglund och Maria Alsander. Det nya verktyget förvaltas på samma sätt som Volontärbyråns rekryteringsverktyg med, uppdatering av texter, daglig kontroll och rådgivning, telefon- och mailsupport. Detta ansvarar Volontärbyråns teknikansvariga för tillsammans med Björns Söderberg och.
4 Leverabler Uppföljning av mätbara mål utförs av Volontärbyrån. Vanja Höglund är ansvarig. I korthet är leverablerna som följer: 2011 Färdigställa leverans av volontärsamordningsverktyget. Levererat i november 2011. Länk och inloggning till Volontärsamordnaradmin på testservern: 62.119.142.133/Volontarbyran/volontarbyran/organisationer_registering.aspx User: volontar Pwd: 123456 Integrera det med Volontärbyråns befintliga webbplats. KLART 2012 Lansera det till 1600 befintliga användare av Volontärbyrån samt potentiella användare genom riksorganisationernas kommunikationskanaler. 60 % kännedom bland Volontärbyråns användare på frivilligorganisationssidan och minst 100 frivilligorganisationer som börjat använda det. Etablering av utbildning kopplad till verktyget. Integrering i Volontärbyråns befintliga förvaltningsplan av webbplatsen. 2013 80 % kännedom och minst 300 användare av verktyget. 90 % nöjda användare i enkätutvärderingen. Detaljerad översikt av leverablerna under produktionsperioden 2011 Fas Leveransansvarig MonkeyMind Förstudie/kravställningsfas 7 februari 11 april Beskrivning av förväntat resultat MonkeyMind ansvarar för att ta fram funktionsbeskrivningar i samråd med Volontärbyrån. Beskrivningar levereras till på utsatt datum. Leveransdatum 10 april - godkännande 11 april 15 april går igenom och godkänner/reviderar funktionsbeskrivningar i samråd med MonkeyMind. 15 april
säkerhetsställer att förslagna lösningar är kostnadseffektiva och att de ryms inom utsatt budget. Visualiseringsfas Designskisser och funktionsbeskrivningar 15 april 15 maj MonkeyMind levererar designskisser och funktionsbeskrivningar till. MonkeyMind 15 maj Detaljerad tidplan från 15 maj 19 maj levererar egen tidplan för produktionen, den kan innebära olika etapper med delleveranser. 30 maj Produktion 15 maj 3 oktober utvecklar samordnaradmin enligt designskisser och funktionsbeskrivningar. levererar ett färdigt volontärsamordningsverktyg till MonkeyMind. 15 oktober Testfas 1 3 oktober 10 oktober Tester och revideringar utförs av MonkeyMind och (ev. behövs även någon från VB). / MonkeyMind 22 oktober Integrering med befintligt system 10 oktober 17 oktober integrerar det nya systemet med det befintliga. 1 november Testfas 2 17 oktober 31 oktober Tester och revideringar utförs av MonkeyMind och (ev. behövs även någon från VB). / MonkeyMind 14 november Slutleverans Ett färdigt volontärsamordningsverktyg redo att tas i bruk av volontärsamordnarna levereras till Volontärbyrån. 20 november
Slutrapport till Internetfonden Designskisser, fungerande volontärsamordningsportal och rapport som beskriver processen och resultatet. MonkeyMind/ Volontärbyrån (Amelie) 15 december 2011 Marknadsföringsfas 15 januari 15 mars Mailutskick till 1600 användare, nyhetsbrevsinformation och PR-arbete riktat till riksorganisationerna för att nå ytterligare 2000 potentiella användare. Volontärbyrån 15 mars Utbildning 50-100 personer om året utbildade i systemet, beroende på behov. Volontärbyrån 2012 och 2013 Förvaltningsfas Löpande uppdatering och integrering i VBs befintliga verksamhet och supportfunktioner. Volontärbyrån/ Från leverans av systemet. Vi har givetvis listat Internetfonden som en av våra bidragsgivare på Volontärbyråns webbplats. 5 Resultat Själva volontärsamordningsverktyget är färdigproducerat enligt plan. Vi fattade ett beslut om att inte lansera det i december 2011 som först planerat. Vi uppfattade att frivilligorganisationer har mycket att stå i innan jul och att vi kommer att få bättre uppmärksamhet om vi lanserar verktyget i januari/februari istället. Allt det tekniska är färdigt för att lanseras. Kännedomsmätningar och nöjdhetsmätningar kommer att göras i slutet av 2012 då verktyget funnits tillgängligt under ett knappt år. Projektet har anpassats efter budgetramarna och ej dragit över budget. Nedan en bild på hur verktyget ser ut när användaren har loggat in:
6 Utvärdering, analys och resultat Maria Bergmark på MonkeyMind och Volontärbyrån har testat igenom hela verktyget och är mycket nöjda med arbete. Våra testgrupper har också gått igenom systemet och gett sin feedback under processens gång vilket varit till stor nytta ur ett användarvänlighetsperspektiv. Det kommer att bli intressant att se hur verktyget används i praktiken och utvärderingen kommer vi göra i slutet av 2012.
7 Förslag på förbättringar Vi tycker ju såklart att vi har byggt ett bra system men förslag på förbättringar kommer alltid att komma upp när användarna sätter igång och använder systemet. Vi ber att få återkomma då. 8 Framtida arbeten Under våren kommer vi att arbeta med att sprida kännedom om verktyget enligt den plan som finns i den ursprungliga projektbeskrivningen. Det inkluderar: Utskick till de över 1600 volontärsamordnare som registrerat volontäruppdrag på Volontärbyrån. Information på Volontärbyråns webbplats. Information i samband med evenemang/föreläsningar och seminarier där Volontärbyrån deltar eller är arrangör. Pressmeddelande till 600 journalister i Volontärbyråns presslista. Personlig kontakt med journalister som är specialintresserade av denna typ av frågor. Kontinuerlig information om verktyget och erbjudande om utbildning i verktyget till alla Volontärbyråns användare i våra nyhetsbrev och på webbplatsen. Information till 3000 prenumeranter av Forum för Frivilligt Socialt Arbetes nyhetsbrev samt TechSoups alla användare. Integrera utbildning i samordningsverktyget i Volontärbyråns volontärsamordnarutbildningar. Amelie Silfverstolpe Stockholm 2011-12-14
9 Projektets totala kostnader Leverans Beräknat datum Kostnad Förstudie lön 4 veckors arbete + OH 31-mar 50 660 Designskisser och wireframes konsultarvode Monkeymind 15-maj 52 000 Produktionskostn konsultarvode Websearch enl. offert 31-okt 214 800 Projektledning av konsulter och projektdeltagare utspritt över tid men sammanlagt 4 veckor lön + OH Marknadsföringskostnader utspritt över tid men sammanlagt 2 veckor - lön 30-jun 50 660 15-dec 23 475 Utbildningskostnader - lön Förvaltningskostnader 2012 och 2013 2012 och framåt Egeninsats Egeninsats Slutrapport - göra enkät, skriva - 3 dagars arbete 15-dec-11 7 405 Summa (exkl. moms) 399 000