Totalkostnadsmodell baserar sig på kursmaterial 17.3.2009 (Ilkka Hyvärinen, Marja Nykänen, Pia Leisio-Lilja)
Från tilläggskostnader Tilläggskostnadsmodellen Ersatte nya kostnader för projektet till (mestadels) 100 % Personal som avlönades för projektet Resor och andra direkta kostnader Nya förnödenheter och tillbehör Låg overhead Redan existerande verksamhet och utrustning inom organisationen ersattes inte (och rapporterades sällan), de utgjorde en (osynlig) egen andel Ordinarie personalens arbetstid, projektledare Maskiner och tillbehör som redan fanns inom organisationen Utrymmen mm
till totalkostnader Totalkostnadsmodell Ersätter en andel av de totala kostnaderna inom organisationen för ett projekt Personal som anställs för projektet Arbetstid som ordinarie personal, tex. projektledare använder för projektet Resor och övriga direkta kostnader För projektet anskaffade och användning av existerande tillbehör och maskiner Projektets andel av utrymmeskostnader Alla kostnader rapporteras och finansiären betalar en andel av de totala kostnaderna. En del av kostnaderna kan påvisas direkt medan andra är relativa procentandelar.
Totalkostnadsmodellen förutsätter: Allokering av den effektiva arbetstiden i projeket, SoleTM Personalbikostnadsprocent Lagstadgade arbetsgivaravgifter, lön för semester och sjukledigheter, arbetshälsovård mm Räknas universitetsnivå, 53,1% Overheadprocent Förvaltnings- och stödtjänster, utrymmen Räknas på campus-/faktultetsnivå Första uträknad overhead för hela universitetet 98 % Direkta kostnader, som t.ex. resekostnader, direkt från bokföringen
Vad ändras när vi tar i bruk totalkostnadsmodellen? I planeringen Den effektiva arbetstiden, alla personer som deltar i projektet Budgeteringen utgår från genomsnittlig effektiv arbetstid Uppskattning, exakta summor kan inte räknas ut I bokföringen De officiella bokföringsrapporterna för projektet innehåller endast en del av kostnaderna, alla löner bokas fr.o.m. 1.1. på högskolan En del av kostnaderna är alltid kalkylerade Bokföringen av overhead oklar Uppföljningen Kontinuerlig uppföljning av finansieringen Inte längre möjligt att göra rättelser i efterskott
Kostnads och ersättningsjämförelse Exempel TILLÄGGSKOSTNADSMODELL Lön, ord.personal ersätts ej Lön. projektpersonal 100,0 Bikostnader 25 % 25,0 Övriga kostnader 100,0 Overhead (12,5%) 28,1 TOTALKOSTNADSMODELL Lön, ord.personal 5,0 Lön. projektpersonal (effektiv) 82,7 Bikostnader 53,1% 46,6 Overhead 98 % 131,6 Övriga kostnader 100,0 Totalt 253,1 Stödprocent 100% 253,1 Totalt 365,9 Stödprocent 70% 256,1
Överföring till Ilmi / personens uppgifter SoleTM tarbetstimmar Proj.1 50 % Proj 2 30 % Övr.verks. 20 % Ur löneprogram: lön som utbetalats under månaden 4000 Ilmi: fördeln. av lönekostn. Proj1 2000 Proj2 1200 Övr. 800
Projektets kostnadsuppföljning i Ilmi Projektkod ******* Uppföljning dd.mm.20xx-dd.mm.20xx Arbetstid ur SoleTM löner Ilmi -> enligt effektiv arbetstid Direkta lönekostnader 10 000 Personalbikostnader 53% 5 300 Personalkostnader totalt 15 300 Overhead 98 % * 15300 15 000 Resekostnader 1 000 Köptjänster 3 000 Övriga kostnader 200 Totaltkostnader för projektet 34 500 Fasta koefficienter Övriga kostnader enligt bokföringen Finansiären ersätter t.ex. 75% 25 900 Högskolans insats 8 600
Jämförelse: Finlands Akademi tilläggskostnadsmodell/totalkostnadsmodell Projekt 1: 1 forskare Pers.bikostnder 53,1 % Overhead 98 % 60 % 70 % 80 % Finlands Akademi 62 000 58 800 68 600 78 400 Egen finansiering ej inräknad 39 200 29 400 19 600 Tilläggskostnadsmodell Totalkostnadsmodell Budget Uppföljn. Budget Uppföljn. Uppföljn. Uppföljn. Löner 35 000 34 528 28 500 28 500 28 500 28 500 Pers.bikostnader 7 766 7 661 15 134 15 134 15 134 15 134 Overhead 7 619 7 527 42 761 Material och tillbehör 9 715 9 650 9 715 9 650 9 650 9 650 Resor 1 900 1 888 1 891 1 888 1 888 1 888 Tjänster 0 62 000 61 254 98 000 55 172 55 172 55 172 Kostnader utan overhead 55 172 55 172 55 172 Overhead 12,5% 7 527 8 232 9 604 10 976 Totala kostnader 63 404 64 776 66 148 Projektets över-/underskott -4 603 3 825 12 253
Två stora ändringar/frågor Likviditet, pengflöde, fakturering Overhead
Likviditet Universitetet har egna bankkonton, pengar ska finnas på kontot när lönerna och andra utgifter ska betalas Inkomsterna = Statsandel + extern finansiering Statsandel i början av månaden Snabbare fakturering av extern finansierade projekt och avgiftsbelagd service
Overhead Betydligt högre procentsats än tidigare Högskolans andel för att täcka kostnader Bokföringen fortfarande oklar, ett förslag är att den bokas som klumpsumma när projektet startas Hur används ett eventuellt överskott Projekt XXXXX Direkta lönekostnader 10 000 Personalbikostnader 5 300 Lönekostnader tot 15 300 Overhead 15 000 Resekostnader 1 000 Köptjänster 3 000 Övrga kostnader 200 Totalt 34 500 Finansiären ersätter 25 900 (75%) Lönekostnader Resor 19 500 Köptjänster Ovriga kostnader 6 400 Högskolans andel??? Över-/underskott