Allmänna anvisningar om statsunderstöd för sökande och användare 1/2015

Transkript

1 Allmänna anvisningar om statsunderstöd för sökande och användare 1/2015

2 Innehåll 1. Statsunderstöd Anvisningar i anslutning till användningen av statsunderstöd Allmänna anvisningar i anslutning till användningen av statsunderstöd... 1 Konkurrensutsättning... 1 Rätt att använda material som tillkommit i samband med statsunderstödsprojekt... 1 Statsunderstöd har beviljats mindre än vad som sökts... 2 Meddelande av ändringar... 2 Gemensamma projekt Anvisningar i anslutning till statsunderstödsprojektets ekonomi... 3 Projektets totala finansiering... 3 Egen finansieringsandel... 3 Godkända projektkostnader... 4 Projektets lönekostnader... 4 Projektets bokföring Tillsyn över användningen av statsunderstöd... 5 Redovisning av användningen av statsunderstöd... 5 Utbildningsstyrelsens granskningsrätt... 5 Återbetalning och återkrav... 6 Ränta... 6

3 1 1. Statsunderstöd Utbildningsstyrelsens statsunderstödsverksamhet stöder och främjar utvecklingen av undervisning och utbildning. Genom verksamheten eftersträvas bestående strukturella förändringar och förbättringar. Anslag för statsunderstöd anvisas årligen i statens budget. Statsunderstöd kan sökas av kommuner, samkommuner, privata utbildningsanordnare och registrerade föreningar. Statsunderstöd kan beviljas i form av allmänt understöd eller specialunderstöd. Allmänt understöd är avsett för finansiering av läroanstaltens verksamhet och för att täcka kostnaderna. Det beviljas för ett bestämt syfte för ett års tid. Specialunderstöd beviljas för olika utvecklings-, försöks- och uppstartningsprojekt. Det kan inte användas för att finansiera organisationens egen verksamhet. Noggranna anvisningar om hur man ansöker om statsunderstöd finns i ansökningsmeddelandena. Ansökningsmeddelandena och webblanketter finns på Utbildningsstyrelsens webbplats på adressen 2. Anvisningar i anslutning till användningen av statsunderstöd 2.1. Allmänna anvisningar i anslutning till användningen av statsunderstöd Om användningen av statsunderstöd föreskrivs i statsunderstödslagen (688/2001). Statsunderstödstagaren ska följa villkoren och begränsningarna i beslutet om statsunderstöd. Nedan ges allmänna anvisningar om användningen av statsunderstöd. Konkurrensutsättning I statsunderstödsprojekt ingår ofta köp av olika sakkunnigtjänster av privata serviceproducenter. I ett projekt kan även ingå varuupphandling. När upphandling görs av privata varu- eller serviceproducenter ska bestämmelserna om konkurrensutsättning beaktas (lagen om offentlig upphandling 348/2007). Lagen tillämpas också på upphandling som görs av privata sammanslutningar, om statsunderstödet till sökanden är mer än häften av upphandlingens värde. Mervärdesskatt I de totala kostnaderna för ett projekt som fått statsunderstöd godkänns i allmänhet inte mervärdesskatt. Om mervärdesskatten emellertid blir en slutlig kostnad för sökanden, kan den godkännas i kostnaderna för projektet. Rätt att använda material som tillkommit i samband med statsunderstödsprojekt Statsunderstödstagaren ska utan ersättning ge Utbildningsstyrelsen parallella användningsrättigheter till det material som tillkommer i samband med ett

4 2 statsunderstödsprojekt samt till att ändra materialets innehåll och layout. Utbildningsstyrelsen har också rätt att sprida materialet i alla olika former och producera kopior av det. Statsunderstödstagaren ansvarar för att den har rätt att överlåta de nämnda rättigheterna till Utbildningsstyrelsen. Statsunderstöd har beviljats mindre än vad som sökts Statsunderstöd kan beviljas mindre än vad som sökts. Då har avdraget fördelats på alla kostnadsslag i ansökan i samma förhållande, såvida inte ett specificerat kostnadsförslag har godkänts för projektet. Om sökanden inte kan genomföra projektet med det mindre statsunderstödsbeloppet, ska det beviljade understödet betalas tillbaka eller en ändringsansökan göras till Utbildningsstyrelsen. Meddelande av ändringar Statsunderstödstagaren ska alltid utan dröjsmål underrätta Utbildningsstyrelsen om ändringar som inverkar på användningen av statsunderstödet (statsunderstödslagen 688/2001, 14 ). Om kostnadsförslaget, finansieringsplanen eller stödets användningsändamål i enlighet med beslutet om statsunderstöd ändras, ska statsunderstödstagaren göra en skriftlig ändringsansökan. I ändringsansökan ska ändringsbehoven beskrivas och motiveras. Utbildningsstyrelsen ger ett skriftligt beslut i saken på basis av ansökan. Om ändringar som gäller tidtabellen för ett projekt ska alltid göras ändringsansökan i god tid innan användningstiden för understödet går ut. I oklara fall ska statsunderstödstagaren kontakta den tjänsteman som nämns i stödsbeslutet för tilläggsanvisningar. Gemensamma projekt Statsunderstöd kan även beviljas för projekt med flera aktörer. Även samarbetspartnerna i ett samprojekt måste uppfylla de villkor för ansökningsbehörighet som nämns i ansökningsmeddelandet. Förutsättningen för understöd för ett gemensamt projekt är att skriftliga intentionsavtal har ingåtts med samarbetspartnerna. De slutliga avtalen lämnas in till Utbildningsstyrelsen efter att det har blivit klart att understöd kommer att beviljas. I samarbetsavtalet ska ingå åtminstone följande uppgifter: avtalsparterna (huvudgenomföraren och samarbetspartnerna/delgenomförarna) uppgifter om projektet (det är bra att foga stödbeslutet med bilagor till avtalet) samarbetspartnerns/delgenomförarens ansvar för att ge korrekta uppgifter för tillsynen över användningen av statsunderstödet avtalsparternas uppgifter och ansvarsområden vid genomförandet av projektet projektets kostnader och finansiering (= understöd och egen finansieringsandel) och rapporteringen av dessa avtalets giltighetstid underskrifter Dessutom lönar det sig att i avtalet anteckna de situationer i vilka statsunderstöd ska betalas eller krävas åter

5 3 närmare tidtabeller eventuella bilagor upphovsrättigheter eller m.a.o. rättigheterna till bakgrundsmaterialet och till de produkter och resultat som tillkommer under projektet hävning av avtalet när avtalet behöver ändras skadeståndsskyldighet tillvägagångssättet vid eventuella meningsskiljaktigheter Samma villkor och skyldigheter gäller för samarbetspartner och delgenomförare som för huvudsökanden. I gemensamma projekt ska också delgenomföraren föra separat bokföring om projektets kostnader, inkomster och finansiella poster. Vid behov ska kostnaderna kunna visas på verifikatnivå i samband med granskning. 2.2 Anvisningar i anslutning till statsunderstödsprojektets ekonomi Projektets totala finansiering Projektets totala finansiering Understöd som fåtts av Utbildningsstyrelsen Egen finansieringsandel Övrig projektfinansiering Den finansiering som motsvarar de godkända totala kostnaderna för projektet i det beslut genom vilket understöd har beviljats, består av statsunderstöd och av utbildningsanordnarens egen finansiering och av finansiering från andra utomstående finansiärer (övriga understödposter, projektets inkomster). Egen finansieringsandel Av specialunderstödstagare förutsätts enligt huvudregeln också en egen finansieringsandel. Den egna finansieringsandelen bestäms särskilt för varje understödspost och beräknas på de godkända totala kostnaderna för projektet. En förutsättning för att understöd ska beviljas är att statsunderstödstagaren finansierar projektet med minst den andel av de godkända totalkostnaderna som nämns i stödbeslutet. I den egna finansieringsandelen kan dock innefattas sakkunnigarbete eller annan tjänst som utbildningsanordnaren har gett statsunderstödsprojektet. Detta förutsätter att de faktiska utgifterna kan verifieras i bokföringsuppföljningen. Alla inkomster och utgifter som uppkommit av projektverksamheten ska i bokföringen bokföras som överföringar från statsunderstödstagarens egentliga uppgift till statsunderstödsprojektet.

6 4 Godkända projektkostnader I statsunderstödets totala kostnader godkänns de omedelbara kostnaderna för genomförandet av projektet samt av organisationens övriga kostnader de kostnadsposter som enligt direkt dokumenterad upphovsprincip har kunnat bokföras som utgifter för projektet under projekttiden. Endast utgifter som baserar sig på faktiska och förverkligade kostnader är godtagbara. Direkt upphovsprincip finns inte för kalkylerade och procentuella kostnadsposter, och sådana godkänns därför inte som kostnader för statsunderstödsprojekt. Om man uppskattar att det i dispositionsplanens kostnadsslag kommer att ske betydande fördelningsförskjutningar som beror på förändringar i genomförandesättet eller i verksamhetens tyngdpunkter, ska en ändringsansökan lämnas in till Utbildningsstyrelsen. I ändringsansökan presenteras den nya dispositionsplanen, motiveringar för förändringarna och deras inverkningar på genomförandet av projektet. Om beloppet av de utgifter som hänförs till projektet, beräknings- och fördelningsgrunderna samt räknandet till projektet ska föreligga tillräcklig dokumentation. Projektets lönekostnader Godtagbara lönekostnader är löner och arvoden till personalen som direkt ansluter sig till genomförandet av projektet samt lagstadgade personbikostnader i anslutning till dessa. Lönekostnader som inte direkt i bokföringen har hänförts till projektet, presenteras som lönekostnader som ska hänföras till projektet med en separat kalkyl. Alla i projektet, också de som arbetar på deltid, ska hålla arbetstidsuppföljning, som på begäran ska ges till Utbildningsstyrelsen. Över lönekostnaderna för en person som arbetar för projektet på deltid presenteras en kalkyl, av vilken ska framgå den arbetstid som personen har använt för projektet och den personliga lönen samt den lönekostnad som på basis av dessa har hänförts till projektet. Lönekostnader för ledande tjänstemän för deltagande i arbetet i projektets styrgrupp eller i handledningen av utvecklingsarbetet berättigar inte till statsunderstöd. Projektets bokföring Projektets bokföring ska hållas åtskilt från statsunderstödstagarens övriga bokföring med hjälp av eget kostnadsställe eller annan redovisningskod. I den bokföringsuppföljning gällande projektet som ligger till grund för slutredovisningen till Utbildningsstyrelsen antecknas projektets totala utgifter och inkomster. I de totala utgifterna igår också de utgiftsposter med vilka den egna finansieringsandelen täcks. Bokföringsuppföljningen av alla olika statsunderstöd och även av under olika år för samma projekt beviljade statsunderstöd ska hållas åtskilt med egna redovisningskoder. För varje understödspost som beviljats under olika år ska göras en egen redovisning.

7 5 3. Tillsyn över användningen av statsunderstöd Utbildningsstyrelsen övervakar att statsunderstöden används korrekt. Statsunderstödstagaren är skyldig att lämna uppgifter om användningen och uppföljningen av statsunderstödet samt andra uppgifter till Utbildningsstyrelsen. Statsunderstödslagen (688/2001, 15 ). Redovisning av användningen av statsunderstöd När användningstiden för statsunderstödet har gått ut ska statsunderstödstagaren lämna redovisning för projektet, dess framskridande, genomförande och kostnader inom den tidfrist som anges i statsunderstödsbeslutet. Digital redovisningsblankett finns på Utbildningsstyrelsens webbplats på adressen Till redovisningen för allmänt understöd ska bifogas resultaträkning och balansräkning inklusive bilagor, revisionsberättelse med en försäkran om att understödet har använts enligt de uppställda villkoren för stödet och bestämmelserna om statsunderstöd, verksamhetsberättelse och bokföringsrapport för den beviljade understödsposten. Slutrapporten undertecknas av en person med namnteckningsrätt för organisationen. Vi rekommenderar att statsunderstödstagaren till redovisningen för ett specialunderstöd bifogar bokföringsrapporter över understödet för alla de år då understödet har stått till förfogande. Slutrapporten undertecknas av den projektansvariga samt av statsunderstödstagaren eller en representant för läroanstalten, som har namnteckningsrätt. De ekonomiska uppgifter som getts på redovisningsblanketten ska motsvara uppgifterna i bokföringens uppföljningsrapport. Som godtagbara utgifter betraktas utgifter som är nödvändiga och skäliga med tanke på föremålet för understödet och som baserar sig på den godkända projektplanen som utgör grund för statsunderstödsbeslutet. Bokföringsuppföljningen av alla olika statsunderstöd ska hållas åtskilda med egna redovisningskoder. Detta gäller även understöd som beviljats för samma projekt under olika år. För varje understödspost som beviljats under olika år ska göras en egen redovisning. Utbildningsstyrelsen kan i statsunderstödsbeslutet kräva att statsunderstödstagaren lämnar redovisning över projektets framskridande och understödets användning redan innan användningstiden går ut. Utbildningsstyrelsens granskningsrätt Utbildningsstyrelsen har i samband med övervakningen av understödets användning rätt att utföra nödvändiga granskningar som gäller statsunderstödstagarens ekonomi och verksamhet. Utbildningsstyrelsen kan bemyndiga en annan myndighet eller en utomstående revisor att utföra nämnda granskningar. En utomstående sakkunnig kan bistå vid granskningen.

8 6 Återbetalning och återkrav Statsunderstödslagen (688/2001, 20 ) förutsätter att statsunderstödstagaren utan dröjsmål betalar tillbaka ett statsunderstöd eller en del av ett statsunderstöd som fåtts på felaktiga grunder eller grundlöst. Understödet ska betalas tillbaka till Utbildningsstyrelsen före utgången av rapporteringstiden, om understödet eller en del av det inte kan användas på det sätt som förutsätts i stödbeslutet. Statsunderstödstagaren ska ange beloppet av det återbetalade understödet inklusive räntor och när det har återbetalats i fältet för ytterligare information på redovisningsblanketten. Statsunderstödslagen förutsätter också att Utbildningsstyrelsen kräver tillbaka ett understöd eller en del av det om statsunderstödstagaren 1) inte har betalat tillbaka ett statsunderstöd eller en del av ett statsunderstöd som blivit oanvänt 2) har använt statsunderstödet för väsentligt annat ändamål än vad det har beviljats för 3) har lämnat felaktiga eller vilseledande uppgifter om någon omständighet som väsentligt har kunnat påverka erhållandet av statsunderstödet, dess belopp eller villkor 4) i övrigt väsentligen har brutit mot bestämmelserna om användningen av statsunderstödet eller de villkor som nämns i statsunderstödsbeslutet Utbildningsstyrelsen kan kräva tillbaka ett beviljat statsunderstöd även i det fall att begärda handlingar och redovisningar inte har lämnats in. Understödet ska återbetalas på Utbildningsstyrelsens konto: NORDEA IBAN FI BIC: NDEAFIHH DANSKE BANK IBAN: FI BIC: DABAFIHH OP POHJOLA IBAN: FI BIC: OKOYFIHH I samband med återbetalningen ska statsunderstödsbeslutets diarienummer nämnas. Ränta På ett belopp som återbetalas eller återkrävs ska statsunderstödstagaren räknat från den dag då statsunderstödet betalades ut betala en årlig ränta enligt 3 2 momentet i räntelagen (633/1982) ökad med tre procentenheter. Om det återkrävda beloppet inte har återbetalats på den förfallodag som Utbildningsstyrelsen har slagit fast, ska på beloppet betalas en årlig dröjsmålsränta enligt 4 i räntelagen (633/1982). Den årliga referens- och dröjsmålsräntan anges på Finlands Banks webbplats på adressen