ANVISNING FÖR HANTERING AV KOSTNADER OCH INTÄKTER SOM ÄR FÖRENLIGA MED STÖDBESLUTET

Transkript

1 Kommunikationsverket Promemoria 1 (6) ANVISNING FÖR HANTERING AV KOSTNADER OCH INTÄKTER SOM ÄR FÖRENLIGA MED STÖDBESLUTET 1 SYFTE OCH INNEHÅLL I ansökningar om stöd och utbetalning för kommunikationsnät som byggs enligt lagen om stöd för byggande av bredband i glesbygdsområden (1186/2009) ska en utredning om de stödberättigade kostnaderna som förorsakas av projektet uppgöras. Syftet med denna promemoria är att underlätta ifyllandet av kostnaderna i ansökan. I promemorian beskrivs de kostnadsslag som används i ansökningarna, den krävda rapporteringsnoggrannheten avseende kostnaderna samt sparande av uppgifterna i tillräcklig omfattning med tanke på en eventuell revision av statsstöd. 2 GODTAGBARA KOSTNADER OCH INTÄKTER SOM KRÄVER UPPFÖLJNING 2.1. Allmänna principer Godtagbara kostnader är utgifter som uppstått efter inlämnandet av stödansökan för projektet, som finns i sökandens bokföring, är betalda och icke momsbelagda och som förorsakats av projektets stödberättigade delar. Stödberättigade kostnader definieras utifrån de stödberättigade delarna i nätet. Kommunikationsverket fastställer nätets stödberättigade delar och det maximala stödbeloppet i sitt beslut om stöd utifrån en utredning av sökanden. I regel anges alla stödberättigade kostnader utan mervärdesskatt. Kostnader inklusive mervärdesskatt kan i undantagsfall godkännas som stödberättigade, om sökanden inte är mervärdesskattepliktig eller om kostnaderna anknyter till sådan verksamhet som inte är momsbelagd och om den mervärdesskatt som ska betalas blir en slutgiltig kostnad för sökanden. Godtagbara kostnader är kostnader som uppstått under genomförandet av projektet, dock så att även till exempel kostnader för byggnadsinspektion, planering och dokumentering av nätet är stödberättigade kostnader. Kostnaderna för projektet ska följas upp separerat från sökandens övriga bokföring. En beskrivning av upprättandet av projektbokföring ska uppgöras, och av den ska sambandet mellan huvudbokföringen och projektbokföringen samt principerna för upprättandet av projektbokföringen framgå. Projektbokföringen ska upprättas så att bokföringen och kostnaderna för det understödda projektet ska gå att konstatera utan svårighet och separeras från den övriga bokföringen. Alla bokföringsåtgärder i anslutning till projektet ska verifieras så att deras anknytning till projektet är klar. Kostnaderna ska basera sig på motsvarande bokförda betalningstransaktioner för utgifter. Detta gäller emellertid inte utgifter utan inverkan på kassaflödet eller utgifter som kalkylmässigt hänförs till projektet. Sådana utgifter kan bestå av till exempel avskrivningar på utrustning som används i projektet och leasingkostnader för hyrd

2 Kommunikationsverket Promemoria 2 (6) 2.2. Godtagbara kostnadsslag utrustning. Vad gäller dessa kostnadsslag ska sökanden härleda den andel av kostnaderna för avskrivningarna utifrån bokföringen av anläggningstillgångar och den andel för leasingkostnader från utgiftsposterna i bokföringen som hänför sig till projektet. Vad gäller dessa kostnader som på detta sätt kalkylmässigt hänförts till projektet ska det av sökandens kostnadsberäkning framgå hur kostnaderna hänförts till projektet. På begäran ska sökanden lämna in de uppgifter som kostnadstillsynen förutsätter såsom verifikatkopior, fakturaspecifikationer och urvalskriterier för entreprenader. Om underleverantören före faktureringen sänder ett meddelande om den kommande fakturans specifikationsuppgifter, ska dessa uppgifter förvaras som bilaga till ifrågavarande verifikat i projektbokföringens verifikatmaterial. Kommunikationsverket har rätt att låta bli att godkänna kostnader som sökanden anmält om det är sannolikt att de inte hänför sig till projektet. Hantering av statsstöd i stödmottagarens bokföring I bokföringsnämndens allmänna anvisning om planenliga avskrivningar ( ) finns en anvisning för bokföringsskyldiga om hantering av erhållna investeringsbidrag. I anvisningen konstateras att investeringsbidrag som beviljats för anskaffning av tillgångar bland bestående aktiva enligt etablerad bokföringssed ska bokföras som avdrag från anskaffningsutgiften. I avskrivningskalkylen betraktas då beloppet av anskaffningsutgiften med avdrag för bidraget som avskrivningsbart belopp. I noterna till balansräkningens aktiva anges hela anskaffningsutgiften för tillgången bland bestående aktiva och det belopp som täckts med investeringsbidraget. Enligt IAS 20 kan investeringsbidrag för anskaffning av bestående aktiva även behandlas på ett alternativt sätt. Investeringsbidraget för anskaffningen av tillgången kan upptas bland resultatregleringarna i balansräkningen och redovisas som systematiska intäkter i resultaträkningen under tillgångens verkningstid. Grunden för de planenliga avskrivningarna är då hela anskaffningsutgiften för tillgången. Intäkterna redovisas i resultaträkningen bland Övriga intäkter från affärsverksamheten. Enligt bokföringsnämnden är även detta alternativa förfaringssätt som avses i IAS 20 förenligt med god bokföringssed. Den valda metoden ska tillämpas konsekvent på alla erhållna investeringsbidrag och den tillämpade metoden ska anges i noterna till bokslutet. Som stödberättigade kostnader för projektet kan Kommunikationsverket godkänna personalkostnader och andra direkta kostnader för genomförandet av projektet. Kostnadsslag som uppföljs i projektbokföringen är kostnader för utrustning och tillbehör 1, personalkostnader 2 och övriga kostnader. De övriga kostnaderna kan bestå av till exempel resekostnader samt anskaffningskostnader för programvara till utrustning som huvudsakligen används i projektet. 1 Anskaffningar av utrustning och kablar samt avskrivningar på och hyror för utrustning bokförs i projektbokföringen så att inköp, avskrivningar och hyror för utrustning specificerats i egna grupper. 2 Lönekostnader och lönebikostnader uppföljs som egna grupper i projektbokföringen.

3 Kommunikationsverket Promemoria 3 (6) Underleveranser Tjänster som sökanden köper utifrån kan under vissa förutsättningar godkännas enligt faktureringen. Kostnaderna för underleveranser uppföljs i kostnadsslagen för både personalkostnader samt kostnader för utrustning och tillbehör. Inköp från koncern- och intressebolag 3 godkänns utan täckningsbidrag. Det säljande företaget ska redovisa sina kostnader separat. Kostnaderna godkänns utifrån samma grunder och utredningar som sökandens kostnader. Säljaren ska ordna projektbokföringen och uppföljningen av arbetstiden i enlighet med beskrivningen i dessa villkor. Det säljande företagets redovisning ska undertecknas av en person med officiell rätt att teckna firma. Tjänster som köpts av andra leverantörer än koncern- eller intressebolag godkänns enligt faktureringen under vissa förutsättningar. För tjänster som köpts av leverantörer ska man förete en fakturaspecifikation av vilket arbetets andel av faktureringsbeloppet framgår specificerat inklusive arbetstimmarna och en förteckning över de tillbehör per styck/antalet kabelkilometer som använts i den beställda tjänsten. Stödmottagaren ska se till att leverantören av den köpta tjänsten förbinder sig att skicka en faktura som specificerats på ovan nämnda sätt Utrustningar, kablar och andra kostnader för anläggningstillgångar Anskaffning av utrustningar och kablar De kablar, rörledningar och utrustningar som monteras i nätet som byggs redovisas i projektbokföringen som kostnader till fullt belopp i den mån som kostnaderna hänför sig till den stödberättigade delen av nätet. De realiserade stödberättigade kostnaderna för delarna av nätet i projektet ska framgå av projektbokföringen. Då den tekniska eller ekonomiska driftstiden för de utrustningar, programvaror och andra dispositionsrättigheter som huvudsakligen används i projektet är under tre år, kan den andel av anskaffningspriset som hänför sig till projektet godkännas som inköp av utrustning. I övrigt kan anskaffningen godkännas som projektkostnad genom avskrivning. Anskaffningsutgifter för personliga datorer, mobiltelefoner och andra motsvarande allmänna arbetsredskap kan inte upptas bland de direkta kostnaderna för utrustning för projektet. Avskrivningar på och hyror för utrustning Avskrivningarna kan godkännas som planenliga avskrivningar i bokföringen förutsatt att inga nationella bidrag eller bidrag från Europeiska gemenskapen erhållits för anskaffningen av tillgångarna. Avskrivningskostnader för maskiner och utrustningar som huvudsakligen används i projektet kan godkännas i den mån som utrustningarna används i projektet under byggfasen. Hyreskostnader för till exempel utrustningsutrymmen eller fasta förbindelser är inte stödberättigade kostnader efter att projektet slutförts. 3 Ett intressebolag är ett bolag som inte hör till koncernen men där sökandens direkta eller indirekta innehav av aktiekapitalet uppgår till minst 20 % eller som sökanden har ett annat intresseförhållande med.

4 Kommunikationsverket Promemoria 4 (6) Personalkostnader Som utgifter för hyrning som motsvarar anskaffning av anläggningstillgångar kan man godkänna hyresutgifter under projektets längd till ett belopp som högst motsvarar anskaffningspriset på ifrågavarande tillgång. Övriga utgifter i anslutning till hyrning (utgifter för förvaltning, finansiering, försäkring, reparation och andra motsvarande utgifter) är inte stödberättigade. Om ovan nämnda poster inte kan specificeras kan man som stödberättigade kostnader för projektet godkänna högst 50 procent av hyresavtalets totala utgifter som hänför sig till projektet. Kostnader för material och tillbehör Material och tillbehör som köps utanför företaget godkänns i regel enligt faktureringen. Företagets interna debiteringar för material och tillbehör godkänns till självkostnadspris. Om ett företag som sökt stöd köper material och tillbehör i anslutning till andra tjänster för projektet, ska dessa kostnader anges i sin helhet i enlighet med punkt 2.2 i denna promemoria. Godtagbara kostnader är den innehållningspliktiga penninglönen för den effektiva arbetstiden (högst 11 mån/år/person) för de personer som deltagit i genomförandet av projektet. Av den totala lönen för personen får företaget endast redovisa lönen för den arbetstid som hänför sig till projektet. På begäran ska en utredning om löntagarens totala arbetstid lämnas. De redovisade lönerna ska basera sig på en arbetstidsuppföljning på timnivå där timmarna ska registreras minst veckovis per dag. Materialet för uppföljningen av arbetstiden ska förvaras i 10 år från utbetalningen av den sista raten av stödet. En beskrivning ska uppgöras av arbetstidsuppföljningen av vilken genomförandet av arbetstidsuppföljningen för det understödda projektet ska framgå. Löner som redovisas för projektet De löner som redovisas i stödansökan får inte väsentligt avvika från den nivå som arbetstagarna skulle få för motsvarande arbete på annat håll. De redovisade lönerna ska dessutom motsvara ersättningen för annat motsvarande arbete som utförts under projekttiden. Sökanden ska underrätta Kommunikationsverket om det i de redovisade lönerna ingår andra exceptionella poster i anslutning till löneutbetalningssättet. Om ersättningen för arbetet är arbetsersättning och inte lön, redovisas den separat som en egen post under personalkostnaderna i enlighet med avsnittet om underleveranser (punkt 2.2). Lönerna för företagets ledning och administration är allmänna kostnader. Löner för dessa personer kan enligt prövning i exceptionella fall godkännas som direkta kostnader, om det utförda arbetet direkt hänför sig till det understödda projektet. På begäran ska även en utredning om den totala arbetstiden för en person som ingår i företagets ledning och administration lämnas. Sådana löner för vilka företaget erhåller lönestöd från arbetskraftsmyndigheten är inte godtagbara kostnader.

5 Kommunikationsverket Promemoria 5 (6) Övriga kostnader 2.3. Projektintäkter Lönebikostnader Lönebikostnaderna utgörs av indirekta löner (bl.a. lön för semester och sjukledighet, semesterpenning), socialskyddskostnader och övriga arbetskraftskostnader (bl.a. naturaförmåner, arbets- och skyddskläder). Sammanlagt 50 % av de uppskattade stödberättigade lönerna för projektet kan godkännas som en uppskattning av lönebikostnaderna i stödansökan. I utbetalningsansökan ska emellertid de realiserade lönebikostnaderna enligt projektbokföringen anges. Kommunikationsverket har rätt att ingripa i beloppet av godtagbara lönebikostnader i anslutning till avvikande anställningsförhållanden, eftersom dessa löner inte påläggs samma lönebikostnader som sedvanliga anställningsförhållanden. Avvikande anställningsförhållanden har bl.a. egenföretagare (en person som ensam eller tillsammans med familjemedlemmar äger över 50 procent av företaget) och personer som kommer till Finland från utlandet. Om sådana löner redovisas för projektet ska stödmottagaren ange dem separat. Resekostnader kan godkännas enligt Skatteförvaltningens beslut om ersättningar för skattefria resekostnader för ifrågavarande år. Stödmottagaren kan även få intäkter medan projektet genomförs. Intäkterna kan härröra från till exempel ett sambygge, när ett annat företags kabel läggs i samma schakt varvid grävkostnaderna delas med en annan part. Eventuella intäkter ska följas upp som en del av projektbokföringen. I dessa intäkter inkluderas dock inte intäkter från försäljning av abonnemang till slutkunderna under byggtiden. De intäkter från försäljning av abonnemang till slutkunderna som uppstått under byggtiden redovisas som förskottsbetalningar i bokföringen och beaktas i sinom tid som intäkter för det färdiga projektet vid tillsynen över eventuell överavkastning på det understödda projektet. 3 RAPPORTERING AV PROJEKTKOSTNADER Företaget ska följa upp kostnaderna och ordna arbetstidsbokföring för det arbete som utförts för det understödda projektet. I företagets bokföring eller kostnadsberäkning ska man öppna konto, kostnadsobjekt, projektnummer eller en annan kostnadskod genom vilken de kostnader för projektet som avses i stödbeslutet kan specificeras och kostnadernas samband med bokföringen lätt verifieras. Timuppföljningen av den arbetstid som hänförs till projektet ska ordnas enligt punkt Ett företag som söker stöd förbinder sig att ordna kostnadsuppföljningen för projektet på ovan beskrivet sätt. Projektets stödberättigade kostnader rapporteras när utbetalning av stödet söks så att både kostnaderna för redovisningsperioden 4 och de kumulativa kostnaderna från början av projekttiden specificerat enligt kostnadsslag anges i rapporten. De realiserade kostnaderna rapporteras 4 Kostnaderna för redovisningsperioden och de kumulativa kostnaderna anges för projekt som fått delutbetalning. Andra stödmottagare rapporterar de stödberättigade totalkostnaderna som engångsposter specificerat enligt kostnadsslag.

6 Kommunikationsverket Promemoria 6 (6) till fullt belopp. Efter godkännandet av slutredovisningen kan inga ytterligare kostnader hänföras till projektet. Den person som representerar det stödsökande företaget och som har rätt att teckna företagets firma ska genom sin underskrift bekräfta att de projektkostnader som angetts i de inlämnade rapporterna och utbetalningsansökningarna har förorsakats av det understödda projektet och betalats samt hänförts i enlighet med denna promemoria. 4 FÖRVARING AV UPPGIFTERNA Kommunikationsverket har rätt att granska stödmottagarens bokföring och kostnadsberäkning för det understödda projektet eller befullmäktiga en annan myndighet eller utomstående auktoriserad revisor att utföra granskningen. Granskningsrätten gäller i 10 år från och med utbetalningen av den sista raten av stödet. Dokumenten för det understödda projektet och övrigt material som är nödvändigt med tanke på tillsynen och granskningen av projektet ska förvaras minst lika länge. Företaget ska utan krav på ersättning lämna nödvändiga uppgifter till den som utför granskningen och även i övrigt bistå vid granskningen. Den som utför granskningen har rätt att omhänderta det material som är föremål för granskning, om granskningen förutsätter detta. Över omhändertagandet av material ska ett protokoll upprättas i vilket syftet med omhändertagandet och det omhändertagna materialet nämns. Materialet ska återlämnas omedelbart när det inte längre behövs för granskningen.