Energistöd Godtagbara kostnader och projektuppföljning

Transkript

1 Energistöd Godtagbara kostnader och projektuppföljning Finansieringsvillkoren: Energistöd Copyright Tekes

2 Ansvarig projektledare: Läs noggrant igenom finansieringsbeslutet och finansieringsvillkoren och eventuella särskilda villkor så att du kan agera i enlighet med dem. Gå igenom beslutet och villkoren med ekonomiförvaltningen/revisionsbyrån och skicka beslut och villkoren för kännedom också till revisorn Ge en fullmakt för rapportering och redovisning till de personer som kommer att sköta frågor om projektet i Tekes-nätservice Rådgivningstjänsten hjälper dig, tfn Anvisning för rapportering i nätservicen Sänd meddelande om godkännande av finansieringsbeslutet via Tekes nätservice Ordna projektbokföringen och uppföljning av arbetstiden genast när projektet har inletts

3 Projektbokföring Mottagaren av finansieringen ska ordna sin bokföring så, att de kostnader som orsakas av projektet kan specificeras och deras koppling till bokföringen och kostnadsredovisningen kan verifieras. Arbetstidsuppföljning är en del av projektbokföringen (se följande diabild.) Projekthandlingarna och övrigt material (inkl. den personliga arbetstidsuppföljningen) som behövs för kontrollen och revisionen av projektet ska förvaras i minst tio år från den sista betalningsposten för projektet.

4 Arbetstid som använts för projektet Alla som arbetar för projektet ska föra en arbetstidsuppföljning på timnivå över det arbete som utförts för projektet (blankettmall på Tekes webbplats) Utöver projekttimmarna ska även den totala arbetstiden följas upp, om arbetstidslagen inte tillämpas på personen eller om en arbetstid inte har fastställts för personen Utförda arbetstimmar ska hänföras till de dagar då arbetet utfördes Projektets ansvariga ledare eller den anställdas chef ska bestyrka arbetstimmarna minst en gång per månad Bekräftelsen ska noteras i uppföljningssystemet Material om arbetstidsuppföljning, timspecifik uppföljningsrapport samt fastställda månatliga sammandrag, ska förvaras i tio år från och med utbetalningen av projektets sista betalningspost. Tekes har rätt att låta bli att godkänna penninglöner delvis eller helt, om arbetstidsuppföljningen inte har ordnats enligt de allmänna villkoren

5

6 Allmänna redovisningsprinciper Den uppdaterade projektplanen utgör en del av finansieringsbeslutet och fungerar som grund för godkännandet av kostnaderna Den ansvariga ledaren för projektet rapporterar om projektets framskridande och ansvarar för att de kostnader som redovisas hänför sig till projektet, är i enlighet med projektplanen och har uppkommit under den projektperiod som nämns i finansieringsbeslutet De godtagbara kostnaderna ska vara nettokostnader och exklusive moms och i finansieringsmottagarens bokföring Lönerna och de köpta tjänsterna ska vara betalda i pengar innan de redovisas En utgift som baserar sig på en beställning gjord innan projektperioden inleddes kan inte riktas in till projektet utom i fall där beställningen har en avbokningsmöjlighet som kopplats till projektinledningen Verifikationerna behöver inte lämnas in. Tekes begär vid behov ytterligare information beträffande kostnaderna

7 Rapportering i nätservicen Projektets framskridande rapporteras i Tekes nätservice. Rapporten består av delar som lämnas in som separata funktioner innehållsrapport om hur projektet framskrider kostnadsredovisning för de kostnader som hänförts till projektet såväl rapporten som redovisningen får endast skickas av den ansvarige ledaren Blanketterna finns på Tekes webbplats Instruktioner om rapportering hittar du på Tekes webbplats

8 Penninglöner Utbetalda penninglöner som omfattas av förskottsinnehållning för projektets effektiva arbetstid, högst 11 mån/år/pers. Arbetstagaren ska själv göra arbetstidsuppföljning per dag, på timnivå Vid redovisning av löner ska lönespecifikationsblanketten bifogas (Y4) Samma lön för projektet som för övrigt jämförbart arbete under projektets gång (den utbetalda lönen hänförs till den totala arbetstiden, av vilken projektets andel redovisas för Tekes) Löner för företagets ledning och förvaltning utgör omkostnader Kan enligt prövning godkännas som direkta kostnader om det utförda arbetet hänför sig direkt till projektet. Lönespecifikation (Tekes blankett Y4)

9 Lönebikostnader Procentandelen av penninglöner för effektiv arbetstid enligt kostnadskalkylen, högst 50 % Om en person inte betalas lön under semester är lönebikostnaden 30 procent Tekes har rätt att låta kontrollera beloppet av de i kostnadskalkylen godkända lönebikostnaderna om det är fråga om sådana anställningsförhållanden där lönebikostnaderna inte är desamma som för normala anställningsförhållanden anställningsförhållande på vilket arbetstidslagen inte tillämpas (delägare i ledande ställning) personer som kommer från utlandet till Finland och personer som arbetar utomlands Lönebikostnader är bl.a. frånvaro med lön: lön under semester och sjukledighet löner för söckenhelgdagar + semesterpenning socialskyddsavgifter övriga arbetskraftskostnader (t.ex. naturaförmåner, rekryteringskostnader, utbildning av personal)

10 Omkostnader I investeringsprojekt godtas inte allmänna kostnader I utredningsprojekt kan högst 10 % omkostnader godkännas Procentandel enligt kostnadskalkyl av beloppet löne- och lönebikostnader Omkostnader godkänns inte som direkta redovisningskostnader kostnader för informationsteknik, kontor och lokaler och avskrivningar i anslutning till dessa samt årsavgifter för industriell äganderätt löner för ledningen och förvaltningen Tekes kan granska de faktiska omkostnaderna

11 Resekostnader I investeringsprojekt godtas inte resekostnader Enligt skatteförvaltningens anvisning kan av skattefria resekostnader i utredningsprojekt godkännas: resor, kilometerersättningar, dagpenning och inkvartering Resekostnader godkänns högst i enlighet med skatteförvaltningens beslut som ges varje år Kostnader för företagets egen bil ingår i omkostnader

12 Material och förnödenheter Material och förnödenheter som köps utanför företaget i enlighet med faktureringen. Endast den andel som hänför sig till projektet Från lagret till självkostnadspris

13 Köp av utrustning I investeringsprojekt kostnader för anskaffning och montering av byggnader, maskiner och anordningar samt för ändrings- och reparationsarbeten på dem kostnader som direkt hänför sig till investeringen och som föranleds av anskaffning av markområden (högst tio procent av de sammanlagda godtagbara kostnaderna för projektet) dragande av elledningar och av den anslutningsavgift som innehavaren av distributionsnätet tar ut av elproduktionen kostnader som byggandet av en stamledning som behövs för anslutning till fjärrvärmenätet för ett fjärrvärmeverk som ska byggas i nätprojekt som innehåller ny teknologi sådana kostnader som föranleds av byggande av fjärrvärmenät och som hänför sig till ny teknologi. I fråga om ett avbetalnings- eller leasingavtal kan som utgifter godkännas högst de kostnader som motsvarar inköpspriset för anskaffningen Förvaltnings-, finansierings-, försäkrings-, reparations- eller underhållskostnader eller andra motsvarande kostnader godkänns inte som utgifter

14 Köp av utrustning I utredningsprojekt kostnader för utrustning, förnödenheter och programvaror De kostnader som hänför sig till projektet enligt de faktiska nettoanskaffningspriserna. De kostnader som hänför sig till projektet ska kunna verifieras i fakturor och lagerbokföring Om maskiner, utrustning eller programvaror som endast har använts för genomförande av projektet inte har något restvärde, godkänns de enligt de faktiska nettoanskaffningskostnaderna. I annat fall godkänns endast driftskostnader, hyror eller leasingavgifter som anses skäliga Anskaffningsutgiften för personliga datorer, mobiltelefoner eller andra anordningar som ingår i omkostnaderna kan inte inkluderas i inköp av utrustning

15 Köpta tjänster Externt köpt planerings-och forskningsarbete samt utredningar enligt fakturering Projektets revision, insamling av information, ansökan om industriella rättigheter och utgifter för licensköp kan inkluderas i kostnader för köpta tjänster En utgift som baserar sig på en beställning som gjorts före inledningen av projektperioden kan godkännas endast om en möjlighet till annullering av beställningen har kopplats till starten av projektet Donationer och stipendier och företagens finansieringsandelar i Tekes projekt i offentlig forskning är inte godtagbara kostnader Kostnader som hänför sig till stora företags industriella rättigheter enligt EU-definitionen godkänns inte Arbetsersättningar redovisas under Köpta tjänster av små och medelstora företag Arbetstidsuppföljning ska göras

16 Köpta tjänster specificeras i redovisningen Köpta tjänster från inhemska små och medelstora-företag företag med mindre än 250 anställda Köpta tjänster från inhemska forskningsinstitut universiteten, yrkeshögskolorna och offentliga forskningsinstitut (icke privata) Köpta tjänster inom koncernen och från intressebolag godkänns utan täckning (en separat kostnadsredovisning ska bifogas) Köpta tjänster från andra inhemska företag/organisationer köp av tjänster från inhemska företag med mer än 250 anställda av sammanslutningar Köpta tjänster från det gemensamma marknadsområdet (EU och Schweiziska edsförbundet) Köpta tjänster från utanför det gemensamma marknadsområdet Kostnader för IPR-skydd

17 Intressebolag Om minst 20 procent av det ena företagets hela aktiekapital eller liknande ägs eller förvaltas, direkt eller indirekt, av det andra företaget > intresseföretag Tekes kan betrakta företagen som intresseföretag även, om det andra företaget kan utöva bestämmanderätt i det andra företaget eller på annat sätt påverka var det andra företaget gör upphandling, till exempel genom styrelsemedlemskap eller genom att personer har roller som ansvariga i företaget, familjemedlemmar, arbetstagare och/eller finansiärer Vid redovisning av köpta tjänster inom en koncern eller från andra intressebolag Respektive intresseföretag ska lämna egen redovisning på kostnadsredovisningsblanketter (Y3, Y4 + Y5) och till slutredovisningen egna separata formbundna revisionsrapporter av revisorn som fogas som bilaga till finansieringsmottagarens redovisning

18 Koncern- och intresseköp Kostnader utan täckning redovisas på samma grunder som mottagaren av finansieringsbeslutet (de allmänna villkoren för finansiering ska iakttas) Projektbokföringen och arbetstidsuppföljningen ska ordnas i enlighet med de allmänna villkoren Lönerna ska vara betalda (se lönebetalningsskyldighet i de allmänna villkoren ) Procenttalet för omkostnader är en standardkoefficient som baserar sig på antalet anställda hos företaget Part i finansieringsbeslut ska betala intressebolags faktura Om säljarens (koncern-/intressebolag) faktura till summan är mindre än redovisningen, godkänns kostnaderna enligt faktura Försäkringen för den ansvarige ledaren ska i ett intressebolag undertecknas av en person som har officiell firmateckningsrätt. Separat formbunden revisionsrapport av oberoende revisor över koncern- /intressebolagets kostnader som bifogas till slutrapporten för mottagaren av finansieringsbeslutet (formbunden revisionsrapportmall,

19 Köp från utländskt koncern- eller intressebolag Tekes kan godkänna köp från utländska bolag inom koncernen eller från utländska intressebolag samt kostnader som uppkommit på ett arbetsställe i utlandet som projektkostnader Denna möjlighet måste nämnas i finansieringsbeslutets specialvillkor. Godkännandet av kostnaderna avviker från inhemska koncern-och intresseköp på följande punkter: Direkta kostnader med undantag för lönebikostnader Omkostnader godtas inte Fakturor i utländsk valuta redovisas enligt kursen på betalningsdagen I samband med slutredovisningen ska en extern auktoriserad revisor för ett utländskt bolag ge en formbunden revisionsrapport, i vilken han eller hon bekräftar att de redovisade kostnaderna utgör utgifter i bokföringen för projektet (på begäran på finska eller svenska)

20 Upphandling När finansieringsmottagaren är en offentlig upphandlingsenhet eller om ett företag får stöd på över 50 procent från Tekes och i form av annat offentligt stöd för sin upphandling, ska finansieringsmottagaren följa lagen om offentlig upphandling (1397/2016) Upphandlingen ska konkurrensutsättas som offentlig upphandling när dess totala värde exklusive moms. uppgår till euro eller mer (Gränsen för konkurrensutsättning av anskaffningar som gjorts före den 1 januari 2017 är euro) Om en offentlig upphandlingsenhet har gjort en upphandling i strid med bestämmelserna om upphandling är upphandlingen inte en godtagbar kostnad. För ett företag kan andelen bidrag för upphandling som inte har konkurrensutsatts uppgå till högst 50 % Anbudsförfarandet ska påvisas genom att till redovisningen bifoga en kopia av den upphandlingsannons som publicerats i HILMA (hankintailmoitukset.fi) eller presentera grunderna för direkt upphandling Mer information om lagen om offentlig upphandling på Tekes webbplats

21 Projektändringar Skriftlig ansökan om ändring inklusive motivering till Tekes i förväg De vanligaste projektändringarna: Ändringar i kostnadsslagen Ändringar av tidsplan Flyttning av rapporteringsdatum Byte av ansvarig projektledare Betydande ändringar i projektplanen Ändringar i bankkontouppgifterna Blankett för ansökan om ändring finns på Tekes webbsida Skickas till Tekes via skyddad e- postanslutninghttps://asiointi.tekes.fi/suojaposti

22 Avbrott och/eller återkrav av utbetalning Om det betalade beloppet av finansiering är för stort i förhållande till de slutgiltigt godkända kostnaderna Om uppgifterna som är nödvändiga för utbetalning inte har inlämnats eller om de är felaktiga Om finansieringen har använts i strid med finansieringsbeslutet Om grunderna för finansieringen väsentligt har förändrats Exempel: avvikelser från projektplanen utan tillstånd av Tekes, försummade amorteringar av Tekes-lån, skatteskulder, en väsentlig försämring av den ekonomiska ställningen, förlust av det egna kapitalet i sin helhet, ansökan om företagssanering Efter att ha hört kunden har Tekes rätt att Avbryta/upphöra med utbetalning av finansiering Återkräva finansiering som betalats inklusive ränta

23 Ränta på belopp som återkrävs I enlighet med finansieringsvillkoren beräknas ränta på det belopp som återbärs eller återkrävs från och med dagen för utbetalning av finansieringen För återkrav av låneandel som betalts för mycket på grund av låneförskott uppbärs inte tilläggsränta Tekes skickar en räkning på återkrav av bidrag till kunden Statskontoret skickar en räkning på återkrav av ett lån till kunden

24 Ta även i beaktande: Alla kostnader enligt projektplanen rapporteras och redovisas till Tekes Om de maximala beloppen per kostnadsslag i kostnadskalkylen överskrids ska en ansökan om ändring av kostnadskalkylen göras (se Projektändringar, dia 20) Kostnaderna godkänns för projektet först efter att revisorns revisionsrapport har lämnats in Efter att slutrapporten och -redovisningen har godkänts kan inga kostnader längre redovisas för projektet Faktura för arbete som utförts under projektets gång kan betalas när projektet redan har avslutats Kom ihåg att spara projektets handlingar och övrigt material i tio år från projektets sista betalningspost för en eventuell granskning