Finansiering av företagens forsknings- och utvecklingsverksamhet

Transkript

1 Finansiering av företagens forsknings- och utvecklingsverksamhet Godtagbara kostnader och projektuppföljning Finansieringsvillkoren: Finansiering av företagens forsknings- och utvecklingsverksamhet Copyright Tekes

2 Ansvarig projektledare: Läs noggrant igenom finansieringsbeslutet och finansieringsvillkoren och eventuella särskilda villkor så att du kan agera i enlighet med dem. Gå igenom beslutet och villkoren med ekonomiförvaltningen/revisionsbyrån och skicka beslut och villkoren för kännedom också till revisorn Ge en fullmakt för rapportering och redovisning till de personer som kommer att sköta frågor om projektet i Tekes-nätservice Rådgivningstjänsten hjälper dig, tfn Anvisning för rapportering i nätservicen Sänd meddelande om godkännande av finansieringsbeslutet via Tekes nätservice. Ordna projektbokföringen och uppföljning av arbetstiden genast när projektet har inletts

3 Projektbokföring Finansieringsmottagaren ska ordna sin bokföring så, att de kostnader som orsakas av projektet kan specificeras och deras koppling till bokföringen och kostnadsredovisningen kan verifieras. Arbetstidsuppföljning är en del av projektbokföringen (se följande diabild.) Projekthandlingarna och övrigt material (inkl. den personliga arbetstidsuppföljningen) som behövs för kontrollen och revisionen av projektet ska förvaras i minst tio år från den sista betalningsposten för projektet.

4 Arbetstid som använts för projektet Alla som arbetar för projektet ska föra en arbetstidsuppföljning på timnivå över det arbete som utförts för projektet (blankettmall på Tekes webbplats) Utöver projekttimmarna ska även den totala arbetstiden följas upp, om arbetstidslagen inte tillämpas på personen eller om en arbetstid inte har fastställts för personen Utförda arbetstimmar projektet ska hänföras till de dagar då arbetet utfördes Projektets ansvariga ledare eller den anställdas chef ska bestyrka arbetstimmarna minst en gång per månad Bekräftelsen ska noteras i uppföljningssystemet Material om arbetstidsuppföljning, timspecifik uppföljningsrapport samt fastställda månatliga sammandrag, ska förvaras i tio år från och med utbetalningen av projektets sista betalningspost Tekes har rätt att låta bli att godkänna penninglöner delvis eller helt, om arbetstidsuppföljningen inte har ordnats enligt de allmänna villkoren

5

6 Allmänna redovisningsprinciper Den uppdaterade projektplanen utgör en del av finansieringsbeslutet och fungerar som grund för godkännandet av kostnaderna Den ansvariga projektledaren rapporterar om projektets framskridande och ansvarar för att de kostnader som redovisas hänför sig till projektet, är i enlighet med projektplanen och har uppkommit under den projektperiod som nämns i finansieringsbeslutet De godtagbara kostnaderna ska vara nettokostnader och exklusive moms och i finansieringsmottagarens bokföring Utgifterna ska vara betalda i pengar innan de redovisas En utgift som baserar sig på en beställning gjord innan projektperioden kan inte riktas in till projektet utom i fall där beställningen har en avbokningsmöjlighet som kopplats till projektinledningen Verifikationerna behöver inte lämnas in. Tekes begär vid behov ytterligare information beträffande kostnaderna

7 Penninglöner Utbetalda penninglöner som omfattas av förskottsinnehållning för projektets effektiva arbetstid, högst 11 mån/år/pers. Arbetstagaren ska själv göra arbetstidsuppföljning per dag, på timnivå Vid redovisning av löner ska lönespecifikationsblanketten bifogas (Y4) Samma lön för projektet som för övrigt motsvarande arbete under projektets gång (den betalda lönen hänförs till den totala arbetstiden, av vilken projektets andel redovisas för Tekes) Löner för företagets ledning och förvaltning utgör omkostnader Kan enligt prövning godkännas som direkta kostnader om det utförda arbetet hänför sig direkt till projektet. Lönespecifikationen (Tekes blankett Y4)

8 Lönebikostnader En procentandel enligt kostnadskalkylen av penninglönerna för effektiv arbetstid, högst 50 procent Om en person inte betalas lön under semester är lönebikostnaden 30 % Tekes har rätt att låta kontrollera beloppet av de i kostnadskalkylen godkända lönebikostnaderna om det är fråga om sådana anställningsförhållanden där lönebikostnaderna inte är de samma som för normala anställningsförhållanden arbetsförhållande på vilket inte tillämpas arbetstidslagen (delägare i ledande ställning) personer som kommer från utlandet till Finland från utlandet och personer som arbetar utomlands Lönebikostnader är bl.a. frånvaro med lön: lön under semester och sjukledighet löner för söckenhelgdagar + semesterpenning socialskyddsavgifter övriga arbetskraftskostnader (t.ex. naturaförmåner, rekryteringskostnader, utbildning av personal)

9 Omkostnader Procentandel enligt kostnadskalkyl av beloppet löne- och lönebikostnader Omkostnader godkänns inte som direkta redovisningskostnader kostnader för informationsteknik, kontor och lokaler och avskrivningar i anslutning till dessa samt årsavgifter för industriell äganderätt löner för ledningen och förvaltningen Standardiserade faktorer som grundar sig på antalet anställda mindre än 10 personer, 10 % mindre än 20 personer, 20 % personer, 30 % 50 personer eller mer, 50 % Tekes kan kontrollera de faktiska omkostnaderna

10 Resekostnader Enligt skatteförvaltningens anvisning om skattefria resekostnader: resor, kilometerersättningar, dagpenning och inkvartering Resekostnader godkänns högst i enlighet med skatteförvaltningens beslut som ges varje år Kostnader för företagets egen bil ingår i omkostnader

11 Material och förnödenheter Material och förnödenheter som köps utanför företaget i enlighet med faktureringen. Endast den andel som hänför sig till projektet. Från lagret till självkostnadspris

12 Kostnader för utrustning I regel används för projektet; endast den andel som hänför sig till projektet. Köp Utrustning, programvaror eller övriga användarrättigheter och småskaliga upphandlingar som upptagits som engångsutgifter (ekonomisk livslängd < 3 år) Om projektperioden är kortare än utrustningens ekonomiska livslängd, godkänns endast den andel av avskrivningarna som uppkommer under projektperioden Avskrivningar Hyror Andelen avskrivningar av utrustning som är i projektets användning godkänns som planenliga avskrivningar i bokföringen Andelen hyreskostnader som hänför sig till projektperioden Molntjänster räknas till hyreskostnader Kostnader för förvaltning, finansiering, reparationer och underhåll och motsvarande kostnader godkänns inte. Om dessa poster inte kan specificeras, kan högst 50 % av utgifterna som orsakas av ett hyresavtal godkännas

13 Utrustningsavskrivningar T.ex. projektperiod januari december 2016 utrustningen togs i bruk för projektet i mars 2016 utrustningens anskaffningspris (exkl. moms) avskrivningar enligt plan för 5 år = /år = 400 /mån. apparaten är till 60 procent i projektets användning Andel som redovisas till Tekes mars-december 2016 (10 x 400 ) x 60 % = 2 400

14 Utrustningshyror T.ex. projektperiod januari december 2016 utrustningen har hyrts i september 2016 hyresposten (exkl. moms) = /mån. för perioden september februari 2017 I finansinstitutets faktura ingår finansieringsutgifter och övriga utgifter som inte kan specificeras - Tekes godtar 50 % av utgifterna Andel som redovisas till Tekes för september-december x 50 % = 2 000

15 Köpta tjänster Externt köpt planerings-och forskningsarbete samt utredningar enligt fakturering Projektets revision, insamling av information, ansökan om industriella rättigheter och utgifter för licensköp kan inkluderas i kostnader för köpta tjänster En utgift som baserar sig på en beställning som gjorts före inledningen av projektperioden kan godkännas endast om en möjlighet till annullering av beställningen har kopplats till starten av projektet Donationer och stipendier och företagens finansieringsandelar i Tekes projekt i offentlig forskning är inte godtagbara kostnader Kostnader som hänför sig till stora företags industriella rättigheter enligt EUdefinitionen godkänns inte Arbetsersättningar redovisas under Köpta tjänster av små och medelstora företag Arbetstidsuppföljning ska göras

16 Köpta tjänster specificeras i redovisningen Köpta tjänster från inhemska små och medelstora-företag företag med mindre än 250 anställda Köpta tjänster från inhemska forskningsinstitut universiteten, yrkeshögskolorna och offentliga forskningsinstitut (icke privata) Köpta tjänster inom koncernen och från intressebolag godkänns utan täckning (en separat kostnadsredovisning ska bifogas) Köpta tjänster från andra inhemska företag/organisationer köp från inhemska företag med mer än 250 anställda av sammanslutningar Köpta tjänster från det gemensamma marknadsområdet (EU och Schweiziska edsförbundet) Köpta tjänster från utanför det gemensamma marknadsområdet Kostnader för IPR-skydd

17 Intressebolag Om minst 20 procent av det ena företagets hela aktiekapital eller liknande kapital ägs eller förvaltas, direkt eller indirekt, av det andra företaget > intresseföretag Tekes kan betrakta företagen som intresseföretag även, om det andra företaget kan utöva bestämmanderätt i det andra företaget eller på annat sätt påverka var det andra företaget gör upphandling, till exempel genom styrelsemedlemskap eller genom att personer har roller som ansvariga i företaget, familjemedlemmar, arbetstagare och/eller finansiärer Vid redovisning av köpta tjänster inom en koncern eller från andra intressebolag Respektive intresseföretag ska lämna egen redovisning på kostnadsredovisningsblanketter (Y3, Y4 + Y5) och till slutredovisningen egna separata formbundna revisionsrapporter av revisorn som fogas som bilaga till finansieringsmottagarens redovisning

18 Koncern- och intresseköp Kostnaderna redovisas utan täckning på samma grunder som mottagare av beslutet om finansiering (iaktta de allmänna villkoren för finansieringen) Projektbokföringen och arbetstidsuppföljningen ska ordnas i enlighet med de allmänna villkoren Lönerna ska vara betalda (se lönebetalningsskyldighet i de allmänna villkoren ) Procenttalet för omkostnader är en standardkoefficient som baserar sig på antalet anställda i företaget Part i finansieringsbeslut ska betala intressebolags faktura Om säljarens (koncern-/intressebolag) faktura till summan är mindre än redovisningen, godkänns kostnaderna enligt faktura Försäkringen för den ansvarige ledaren ska i ett intressebolag undertecknas av en person som har officiell firmateckningsrätt. Separat formbunden revisionsrapport av oberoende revisor över koncern- /intressebolagets kostnader som bifogas till slutrapporten för mottagaren av finansieringsbeslutet (formbunden revisionsrapportmall,

19 Köp från utländskt koncern- eller intressebolag Tekes kan godkänna köp från utländska bolag inom koncernen eller från utländska intressebolag samt kostnader som uppkommit på ett arbetsställe i utlandet som projektkostnader Denna möjlighet måste nämnas i finansieringsbeslutets specialvillkor. Godkännandet av kostnaderna avviker från inhemska koncern- och intresseköp på följande punkter: Direkta kostnader med undantag för lönebikostnader Omkostnader godtas inte Fakturor i utländsk valuta redovisas enligt kursen på betalningsdagen I samband med slutredovisningen ska en extern auktoriserad revisor för ett utländskt bolag ge en formbunden revisionsrapport, i vilken han eller hon bekräftar att de redovisade kostnaderna utgör utgifter i bokföringen för projektet (på begäran på finska eller svenska, engelskspråkig version kan hämtas från Tekes engelskspråkiga webbplats)

20 Upphandling När finansieringsmottagaren är en offentlig upphandlingsenhet eller om ett företag får stöd på över 50 procent från Tekes och i form av annat offentligt stöd för sin upphandling, ska finansieringsmottagaren följa lagen om offentlig upphandling (1397/2016) Upphandlingen ska konkurrensutsättas som offentlig upphandling när dess totala värde exklusive moms. uppgår till euro eller mer (Gränsen för konkurrensutsättning av anskaffningar som gjorts före den 1 januari 2017 är euro) Om en offentlig upphandlingsenhet har gjort en upphandling i strid med bestämmelserna om upphandling är upphandlingen inte en godtagbar kostnad. För ett företag kan andelen bidrag för upphandling som inte har konkurrensutsatts uppgå till högst 50 % Anbudsförfarandet ska påvisas genom att till redovisningen bifoga en kopia av den upphandlingsannons som publicerats i HILMA (hankintailmoitukset.fi) eller presentera grunderna för direkt upphandling Mer information om lagen om offentlig upphandling på Tekes webbplats

21 Projektändringar Skriftlig ansökan om ändring inklusive motivering till Tekes i förväg De vanligaste projektändringarna: Ändringar i kostnadsslagen Ändringar av tidsplan flyttning av rapporteringsdatum Byte av ansvarig projektledare Betydande ändringar i projektplanen Ändringar i bankkontouppgifterna Blankett för ansökan om ändring finns på Tekes webbsida Skickas till Tekes via skyddad e-postanslutning

22 Projektrevisorns revisionsrapport Slutrapporten ska göras inom fyra månader efter att projektet avslutats, och den gäller hela projektperioden och alla kostnader som redovisats Till slutredovisningen bifogas en formbunden revisionsrapport av en oberoende revisor finns på Tekes webbplats Revisorn granskar särskilt att projektbokföringen och arbetstidsuppföljningen har skett enligt finansieringsbeslutets allmänna villkor och att spårningskedjan är homogen Kostnaden för granskningsrapporten kan godkännas för projektet fakturakopia och betalningsverifikation bifogas redovisningen som skickas till Tekes

23 Rapportering i nätservicen Projektets framskridande rapporteras i Tekes nätservice. Rapporten består av delar som lämnas in som separata funktioner innehållsrapport om hur projektet framskrider kostnadsredovisning för de kostnader som hänförts till projektet såväl rapporten som redovisningen får endast skickas av den ansvarige ledaren Blanketterna finns på Tekes webbplats Instruktioner om rapportering hittar du på Tekes webbplats

24 Utgör finansieringen av ditt projekt lån? Lån från Tekes administreras av Statskontoret Av lånet betalas högst 30 % i låneförskott Högst 80 % av lånet kan betalas före slutredovisningen Om det av slutredovisningen framgår att det skett en överbetalning av lånet i förhållande till de godkända kostnaderna, fakturerar Statskontoret den andel som betalats för mycket Statskontorets kontaktinformation Anvisningar för lånekunder på Statskontorets webbplats Elektronisk ärendehanteringstjänst för lånekunder Servicenummer yritysluotot@valtiokonttori.fi

25 Avbrott och/eller återkrav av utbetalning Om uppgifterna som är nödvändiga för utbetalning inte har inlämnats eller om de är felaktiga Om finansieringen har använts i strid med finansieringsbeslutet Om grunderna för finansieringen väsentligt har förändrats Exempel: avvikelser från projektplanen utan tillstånd av Tekes, försummade amorteringar av Tekes-lån, skatteskulder, en väsentlig försämring av den ekonomiska ställningen, förlust av det egna kapitalet i sin helhet, ansökan om företagssanering Efter att ha hört kunden har Tekes rätt att Avsluta/upphöra med utbetalning av finansiering Återkräva finansiering som betalats inklusive ränta

26 Ränta på belopp som återkrävs I enlighet med finansieringsvillkoren beräknas ränta på det belopp som återbärs eller återkrävs från och med dagen för utbetalning av finansieringen För återkrav av låneandel som betalts för mycket på grund av låneförskott uppbärs inte tilläggsränta Tekes skickar en räkning på återkrav av bidrag till kunden Statskontoret skickar en räkning på återkrav av ett lån till kunden

27 Ta även i beaktande: Alla kostnader enligt projektplanen rapporteras och redovisas till Tekes Om de maximala beloppen per kostnadsslag i kostnadskalkylen överskrids ska ansökan om ändring av kostnadskalkylen göras (se Projektändringar) Kostnaderna godkänns för projektet först efter att revisorns revisionsrapport har lämnats in Efter att slutrapporten och -redovisningen har godkänts kan inga kostnader längre redovisas för projektet Faktura för arbete som utförts under projektets gång kan betalas när projektet redan har avslutats Kom ihåg att spara projektets handlingar och övrigt material i tio år från projektets sista betalningspost för en eventuell granskning