Å-DATA Ekonomi Handbok Budget Å-DATA Infosystem AB
Budget 1 1. INLEDNING... 2 2. SYSTEMÖVERSIKT... 3 2.1 Översikt... 3 2.2. Startsida... 4 3. SYSTEMUNDERHÅLL... 8 3.1 Periodiseringsmallar... 8 3.2 Budgetversioner... 10 4. BUDGET... 14 4.1 Arbeta med budgetposter... 14 4.2 Budgetlista... 17 4.3 Registrera budget... 19 4.4 Skapa budgetregister... 24 4.5 Importera budgetposter... 31 4.6 Registrera flerårsbudget... 35 4.7 Uppdatera redovisningen... 37 4.8 Exportera Budget till IPS... 39 5. TILLÄGGSBUDGET... 41 5.1 Registrera Tilläggsbudget... 41 5.2 Kontrollista tilläggsbudget... 45 5.3 Inställningar... 46 6-7 RAPPORTER... 47 6 BUDGETRAPPORTER... 47 6.1 Översikt... 47 6.2 Startsida... 47 6.3 Rapportspecifikation... 50 7 RESULTATBUDGETRAPPORTER... 57 7.1 Översikt... 57 7.2 Startsida... 58 7.3 Kolumnmallar... 62 7.4 Underhåll rapportmall... 66
2 Budget 1. Inledning Denna dokumentation har till syfte att vara en handbok för hantering av budget och prognosfunktionerna i redovisningssystemet men även direktkopplad hjälpinformation. Det går att skriva ut hela eller delar av den och använda som handbok vid sidan om. Utformningen har dock skett för att passa vid hjälpsökning från någon funktion eller meny i rutinen. Handboken beskriver de olika funktionerna i olika kapitel. Rapportgeneratorerna, Budgetrapporter och Resultatbudgetrapporter kan även nås från budgetrutinen. Respektive funktion inleds med en översiktlig beskrivning som oftast innehåller en bild av aktuell funktion. Finns verktygsknappar som är specifika för just den bilden förklaras dessa, annars hänvisas till det avsnitt som beskriver de generella verktygsknapparna i hjälpmenyn under rubriken grundläggande information. Hjälpmenyn är i övrigt indelad i en innehållsförteckning samt aktuellt avsnitt som visas på skärmen. Förutom detta finns ett avsnitt som beskriver vissa tangentbordsfunktioner.
Budget 3 2. Systemöversikt 2.1 Översikt Rutinen för budget/prognos i ekonomisystemet innehåller flera olika delar. Efter att parametrar för budget och tilläggsbudget samt periodiseringsmallar lagts upp, kan inrapportering ske antingen manuellt eller maskinellt. Vid inrapportering av budget eller prognos kan periodiseringsmallar användas för att få årsvärdena fördelade på de olika perioderna. Periodiseringsmallar läggs in under en separat punkt och anges sedan vid inrapporteringen av beloppen. Mallarna byggs upp med procentuell fördelning på maximalt 13 perioder. Antalet mallar som kan läggas in är 1 000 stycken. Varje kontos belopp kan på detta sätt få sin egen periodisering. Inrapportering av budget/prognosbelopp görs på valfria kontodelar och nivåer. Förutom att använda periodiseringsmallar kan beloppen fördelas ut direkt på de olika perioderna. Då budget/prognos är inrapporterad kan uppdatering av totalregistret göras så att utdata kan tas fram som innehåller dessa belopp. Budget/prognos kan uppdatera totalregistret obegränsat antal gånger utan att de tidigare inrapporterade behöver tas bort. Det är alltid det sist uppdaterade som gäller. För inrapportering av tilläggsbudget finns en särskild menypunkt. Under denna registreras tilläggsanslagen allteftersom de ska bokföras. På dessa kan text registreras. Denna erhålls sedan på de fasta rapporterna. Uppdatering av tilläggsbudget kan göras obegränsat antal gånger. Det är alltid det sist uppdaterade som gäller. Den del av budgeten som avser framtagande av ny års- och flerårsbudget består av dels en del där ett budgeteringsunderlag kan skapas maskinellt och dels en del där beloppen kan ändras manuellt. Den maskinella delen kan utnyttjas om det sedan tidigare finns uppgifter i totalregistret eller budgetregistret som kan vara underlag. Vid av budget
4 Budget mot budgetregistret kan upp till 99 olika versioner användas för samma år. En version kan i sin tur delas upp på 99 förvaltningar. De olika versionerna med förvaltning kan vid skapandet omräknas med procent och urval kan göras på samtliga kontodelar och samtliga konton inom dessa. Då de olika budgetunderlagen är skapade kan särskilda rapporter tas fram via rapportsammandrag och resultatbudgetrapporter. Manuella ändringar kan göras i budgetförslagen och nya rapporter tas fram. När årsbudgeten är klar eller tilläggsanslag registrerats, görs uppdatering av denna i totalregistret, så att dessa uppgifter är åtkomliga på utdata som även upptar övriga uppgifter i totalregistret. Till budgetrutinen finns ytterligare en del som avser inläsning av budgetposter från IPS eller det särskilda programmet för överföring från Excel. Innan den kan användas krävs att installation görs. Punkten finns inte heller på menyn förrän installation skett. Detsamma gäller för den funktion som avser överläsning av uppgifter från ekonomisystemet till IPS. 2.2. Startsida Startsidan består av ett antal rullgardinsmenyer som innehåller samtliga funktioner för budget och prognosrutinen. Under dessa finns snabbhopp till några av punkterna. Det företag som man sist var inloggad på öppnas automatiskt, byte kan ske med knappen företag.
Budget 5 2.2.1 Menyindelning Respektive funktion nås genom att klicka på rubriken med musen. Arbeta med budgetposter På denna bild kan man titta eller ändra på uppgifter i budgetregistret på det år, den version och förvaltning som begärts. De uppgifter som kan ändra är mall och belopp. Borttag av post kan också göras. Utskrift budgetlista
6 Budget Budgetlistan innehåller på de uppgifter som finns i budgetregistret för ett angivet år och angivna versioner med förvaltningar. Urval kan också göras på valfri kontodel. Listan kan skrivas ut eller överföras till PC. Registrera flerårsbudget Genom denna funktion kan flerårsbudget skapas. Utifrån en befintlig version av årsbudget kan ytterligare 6 år budgeteras. Registrera tilläggsbudget För att hantera tilläggsbudget finns ett särskilt register och en särskild inrapporteringsbild. Tilläggsbudget rapporteras in med angivande av år, löpnummer och kontering och belopp Uppdatera redovisningen För att föra över de preliminära budgetbeloppen till totalregistret som en definitiv budget används denna punkt. Budgetbeloppen kan då tas ut på samma rapporter och listor som redovisningen. Uppdatering kan göras av budget respektive tilläggsbudget var för sig om så önskas. Det går även att begära uppdatering av båda samtidigt. 2.2.2 Rullgardinsmenyer Rullgardinsmenyerna kan även nås genom att trycka ALT tangenten och sedan välja aktuell rullgardinsmeny med piltangenter eller skriva in ALT och första bokstaven för respektive rullgardinsmeny.
Budget 7 Budget Under denna meny finns funktioner för att skapa budgetregister från tidigare budget eller redovisning. Importera budgetposter kan göras genom tilläggsprogrammet Från Excel till AS400. Punkten Registrera budgetposter används för att ändra eller registrera budgetposter. Export till IPS kan även göras om programmet finns installerat. Tilläggsbudget Här finns samtliga funktioner samlade för att hantera tilläggsbudget Rapporter Med dessa två budgetrapportgeneratorer kan rapporter skapas från budgetregistren för att jämföra budgetalternativ etc.
8 Budget Systemunderhåll Periodiseringsmallar och Budgetversioner måste läggas upp innan årsbudgeten kan börja hanteras 3. Systemunderhåll Periodiseringsmallar och Budgetversioner måste läggas upp innan årsbudgeten kan börja hanteras 3.1 Periodiseringsmallar 3.1.1 Översikt För att på ett enkelt sätt kunna periodisera budget/prognosbeloppen på de olika bokföringsperioderna, kan procentuell fördelning via mallar användas. Upp till 1000 mallar kan läggas in med olika fördelning på perioderna. Vid inrapportering av budget/prognosbelopp anges numret för den mall som är aktuell. Denna uppgift är obligatorisk. Om budgetbeloppet vid
Budget 9 rapportbeställning anges efter period t.ex. 0306, beräknas budgetbeloppet kontovis efter dessa periodiseringsmallar. Den sammanlagda procenten som läggs ut på perioderna måste vara 100. I de fall då procentsatserna inte blir detta, måste därför avrundning göras på någon eller några perioder. Periodiseringsmallarna kan skrivas ut med knappen Listutskrift. 3.1.2 Inmatningsfält Mallnummer Varje periodiseringsmall som läggs upp måste ha ett mallnummer som utgör identiteten och används vid inrapportering av beloppen. Maximalt 3 siffror kan användas. Kommentar Här anges en förklaring till mallen med maximalt 25 tecken. Ange procent för resp. period 1-13
10 Budget För varje period som ska ha en andel av budgetbeloppet fylls aktuell procentsats i. Procenten anges med maximalt 5 siffror varav 2 är decimaler. Dessa avskiljs med kommatecken och behöver endast anges om decimaler förekommer. Uppgiften är obligatorisk i minst en av perioderna. Maskinell kontroll görs av att slutsumman blir 100 %. 3.2 Budgetversioner 3.2.1 Översikt Dessa uppgifter måste läggas in inför budgetarbetet varje år. Förutom år så anges även de versioner och förvaltningar med benämningar som ska användas. Hur många versioner och hur dessa uppdelas per förvaltning beror på hur budgetarbetet bedrivs. Versioner kan användas för att jämföra olika budgetversioner i rapporter. Likaså krävs mer än en version om man vill skapa versioner maskinellt. Arbetar men decentraliserat per förvaltning bör även versioner per förvaltning läggas upp. Dessa versioner kan sedan läggas behörighet på i behörighetssystemet. Datumparametern i redovisningsmodulen måste även ändras inför budgetarbetet. Budget/prognosbelopp kan anges i tusentals kronor med eller utan decimal. På budgetversionen anges för varje år, version och förvaltning om beloppen ska vara med eller utan decimal. Används kontokomplettering kan det i versionen också läggas in om kontokomplettering inte ska göras vid ändring i budgetförslagen. Detta används för att inte förstöra budgetregistrets kontouppgifter vid ändring av belopp. Om kontodel C kontokompletteras utifrån A och budgetförslaget exempelvis är laddat med 4 siffror i kontodelen C samt kontokomplettering görs vid ändring i budgetförslaget, erhålls det konto i C som hör ihop med kontot i A, och en ny post erhålls i budgetregistret. För att undvika detta kan markering alltså göras om att kontokomplettering inte ska ske vid ändring i budgetregistret.
Budget 11 Sortering av budgetposterna i budgetregistret erhålls i kontodelsordning. Om annan sortering önskas, kan detta anges på bilden, genom att ange kontodelarna i den ordning som sortering önskas. Om angiven sorteringsordning vill ändras, kan ny sortering fyllas i och en körning för omsortering startas. Budgetversionerna kan även skrivas ut genom knappen Utskrift. 3.3.2 Verktygsknappar Ny sorteringsordning/f10: Denna används för att sortera om budgeten om ny sorteringsordning begärts i avsett fält. 3.3.3 Inmatningsfält År Ange enligt ÅÅÅÅ det år som versionen gäller för.
12 Budget Version Den version som budget-/prognosbelopp ska läggas in på anges med maximalt 2 siffror. Benämning av versionen anges med maximalt 25 tecken. Ett år kan ha upp till 99 olika versioner. Minst en version är obligatorisk. Förvaltning För varje version måste minst en förvaltning läggas upp. Maximalt 99 förvaltningar kan användas. Förvaltning anges med maximalt 2 siffror. En benämning på maximalt 25 tecken kan också anges. Budgetbelopp med eller utan decimal Om budget-/prognosbeloppen ska vara i tusentals kronor utan decimal anges 0. Om de ska vara i tusentals kronor med decimal anges 1. Kontokomplettera ej Om budgetposterna som finns i budgetregistret inte ska kontokompletteras vid ändring, måste markering med X göras här. Exempel på användningsområde för detta är exempelvis ett- och flerårsbudgeteringen. Vid budgetering sker arbetet enbart i budgetregistret och budgetunderlaget har lagts upp på exempelvis 4 siffror i kontodel C. Någon ändring av detta ska inte ske trots att beloppen ändras på posterna. I kontotabellen har lagts upp kompletteringskonto i kontodel C från kontodel A. Om kontokomplettering görs i detta fall erhålls det konto i C som hör ihop med A, från kontotabellen och en ny post erhålls i budgetregistret. För innevarande års budget brukar dock kontokomplettering vara att föredra. Vid registrering/ändring av flerårsbudget sker ingen kontokomplettering oavsett vad som finns angivet i detta värde. Vid uppdateringen av budgeten i totalregistret sker ingen kontokomplettering. Budgetposter som finns på textkonton eller på konton som helt saknas i kontotabellen erhålls på fellista och måste rättas innan en korrekt uppdatering kan göras.
Budget 13 Sorteringsordning Uppgifterna i budgetregistret sorteras om inte annat anges, i kontodelsordning, dvs. först sorteras på kontodel A och inom denna på kontodel B, inom dessa på C osv. Önskas annan sorteringsordning fylls denna i genom att ange kontodelarna i den ordning som budgeten ska sorteras efter. Exempelvis om sortering i första hand ska göras efter kontodel B och inom denna efter C, A och D, anges BCAD. Detta kommer att innebära att budgeten sorteras efter kontodel B och inom denna på C, inom dessa på A osv. Observera att alla kontodelar som finns definierade i kontoplansuppbyggnaden måste anges även om inte någon budget lagts in på dessa. Ändras sorteringsordning i budgetversionen och belopp finns inlagda, måste en körning för omsortering startas med knappen Ny sorteringsordning/f10.
14 Budget 4. Budget Under denna meny finns funktioner för att skapa budgetregister från tidigare budget eller redovisning. Importera budgetposter kan göras genom tilläggsprogrammet Från Excel till AS400. Punkten Registrera budgetposter används för att ändra eller registrera budgetposter. Export till IPS kan även göras om programmet finns installerat. 4.1 Arbeta med budgetposter 4.1.1 Översikt Denna funktion kan användas både för frågor och för ändringar i budgetregistret när det gäller budget- eller prognosbelopp. Budgetbeloppen kan då vara skapade manuellt via punkten Registrera budgetposter, eller skapade maskinellt eller importerade. Beloppen måste vara angivna med mall för att frågor/ändringar ska kunna göras via dessa bilder. Ändringar kan göras på mall och belopp. Genom att blanka mall och belopp kan poster tas bort ur budgetregistret. Nyupplägg av poster kan inte göras på denna bild, detta görs istället på bilden Registrera budgetposter. Första bilden innehåller en söksida, efter urval visas en lista med budgetposterna.
Budget 15 4.1.2 Inmatningsfält sida 1 År Ange det år som registrering/ändring ska göras på enligt ÅÅÅÅ. Om man klickar på pilknappen/f4 vid detta fält, kan hela parametern hämtas dvs även version och förvaltning Version Fler än ett budgeteringsunderlag per år kan användas. Ange det versionsnummer som det är aktuellt att registrera/ändra i. Hämtning av hela parametern kan göras med pilknappen. Förvaltning För varje version kan flera förvaltningar förekomma. Ange den förvaltning som är aktuell att registrera eller ändra på. Hämtning av hela parametern kan göras med pilknappen. Kontering Om så önskas kan inhopp göras på en viss budgetpost genom att ange den fullständiga konteringen. Det går också att endast ange det första kontobegreppet. Positionering erhålls då på den budgetpost som finns först utifrån det angivna kontot. Observera att budgetversionen måste vara sorterad på det kontobegrepp som sökning sker på. Om konteringen lämnas blank erhålls det första kontobegreppet på aktuell version och förvaltning för angivet år. Budget/prognos Här kan anges B för budget eller P för prognos, beroende på vilka uppgifter som önskas. På bilden erhålls som grundvärde B. 4.1.3 Inmatningsfält sida 2
16 Budget På denna bild kan man titta eller ändra på uppgifter i budgetregistret på det år, den version och förvaltning som begärts. De uppgifter som kan ändra är mall och belopp. Borttag av post görs genom att blanka uppgift om mall och belopp. Vid Entertryckning tas posten därefter bort ur registret. På bilden visas den första posten som begärts och de 13 nästa som finns i registret på aktuellt år och aktuell version/förvaltning. Mall Ändring av mall kan göras genom att mallnummer fylls i. Den mall som ändring görs till måste finnas upplagd under budgetmallar. Om ingen mall finns och även belopp saknas, återfinns beloppen periodiserade manuellt och ändring måste då göras via den ordinarie funktionen för re-
Budget 17 gistrering/ändring ettårsbudget. Om en budgetpost ska tas bort, blankas uppgift om mall ut tillsammans med beloppet. Budget/prognos De belopp som visas är i tusentals kronor med eller utan decimalt beroende på hur aktuell version och förvaltning lagts upp. På bilden finns detta angivet. Saknas belopp och även mall återfinns dessa manuellt periodiserade och kan endast ändras under den ordinarie funktionen för registrering/ändring ettårsbudget. Om en budgetpost ska tas bort blankas beloppet och även mallnumret. Vid ändring måste först det gamla beloppet blankas bort. Negativt belopp registreras med Field-. 4.2 Budgetlista 4.2.1 Översikt Budgetlistan innehåller på de uppgifter som finns i budgetregistret för ett angivet år och angivna versioner med förvaltningar. Urval kan också göras på valfri kontodel. Listan kan skrivas ut eller överföras till PC.
18 Budget 4.2.2 Inmatningsfält År Ange det budgetår som ska tas fram på listan från budgetregistret enligt ÅÅÅÅ. Val kan göras med nedåtpilen från lista på budgetversioner Version from tom Ange med versionsnummer den första respektive sista versionen för angivet år som ska tas med på listan. Utelämnas version från och med samt till och med erhålls alla versioner på angivet år. Förvaltning from tom Den första respektive sista förvaltningen på versionerna som ska tas med på listan anges med sitt nummer. Utelämnas förvaltning från och med samt till och med erhålls alla förvaltningar på angivna versioner och angivet år. Kontodel from- tom Urval kan göras på 2 valfria kontodelar. Detta anges med någon av de i företagsuppgiften definierade kontodelarna. Utfyllnad kan göras med 9999999 oavsett längd på kontodelen. Om budgetlistan istället för utskrift skall överföras till PC görs nedanstående val: Mapp Ange namnet på mappen under QDLS där rapporten ska lagras. Anges inget läggs den in under användaridentiteten Dokument
Budget 19 Namnet på det dokument(filnamn) som rapporten ska sparas under. Filformat Ange med 1 respektive 2 för Excel eller textformat. Ta med rubriker Om rapportens rubriker ska med över till PC:n anges detta med X. Ta med totaler Om rapportens totaler ska tas med anges detta med X. 4.3 Registrera budget 4.3.1 Översikt Genom denna bild får man åtkomst till själva budget- och prognosregistret. När ett budgeteringsunderlag skapats genom den särskilda menypunkten eller lästs in från en PC fil, kan ändringar i detta göras genom att gå in och förändra, lägga till och ta bort poster. Det går också bra att registrera in budget/prognos utan att något underlag först skapats. Det går bara att registrera och ändra på de år, versioner och förvaltningar som finns upplagda under budgetparametern. Om man bara skall ändra eller ta bort ett budgetbelopp kan punkten Arbeta med budgetposter även användas. Under denna punkt sker ändring endast på ett år med angiven version och förvaltning. För varje budget/prognosbelopp kan anteckningar läggas in. Dessa blir utskrivna på budgetlistan. Kontokontroll sker mot kontotabellen med den skillnaden mot övrig kontokontroll att även textkonton godkänns.
20 Budget Kontokomplettering i budgetregistret kan fungera olika beroende på vad som angivits i budgetparametern. Grundvärdet i denna utgår från att kontokomplettering ska ske, dvs. vid registrering/ändring av en budgetpost hämtas konteringen maskinellt från kontotabellen om kompletteringskonto lagts upp från angivet konto i någon kontodel. Detta kan dock innebära att det budgetunderlag som skapats maskinellt förstörs vid ändring. Exempel: Budgetunderlag har skapats med 5 siffror i kontodel A och 4 siffror i kontodel C. I kontotabellen har det lagts upp att kontodel C maskinellt ska kompletteras utifrån kontodel A. Sker ändring eller nyregistrering av en post hämtas i detta läge det fullständiga kontot i kontodel C från kontotabellen och det kommer att finnas en budgetpost med det ursprungliga utseendet och en ny post med 5 siffror i kontodel A och fullständigt konto i kontodel C. För att undvika detta markeras i budgetparametern att ingen kontokomplettering ska ske. Vid nyregistrering måste i detta fall kontot i kontodel C anges manuellt med "rätt" antal siffror. Med "rätt" antal siffror menas det antal som budgetunderlaget skapats på. Konto i kontodel C måste alltid anges om det i företagsuppgiften angetts vara obligatoriskt. För att förenkla hanteringen av flerårsbudgetering finns en särskild bild för inrapportering av ändringar som berör flera år, se nedan.
Budget 21 4.3.2 Verktygsknappar Kontotabellen/F9: Används för att hoppa över till kontotabellen och göra förändringar i denna om behörighet finns. En bild erhålls där det måste anges vilket företags kontotabell som önskas. 4.3.3 Inmatningsfält flik Registrering Fliken kan nås med mus, F10 eller F11. År Ange det år som registrering/ändring ska göras på enligt ÅÅÅÅ. Om man klickar på pilknappen/f4 vid detta fält, kan hela parametern hämtas dvs även version och förvaltning
22 Budget Version Fler än ett budgeteringsunderlag per år kan användas. Ange det versionsnummer som det är aktuellt att registrera/ändra i. Hämtning av hela parametern kan göras med pilknappen. Förvaltning För varje version kan flera förvaltningar förekomma. Ange den förvaltning som är aktuell att registrera eller ändra på. Hämtning av hela parametern kan göras med pilknappen. Kontering På bilden erhålls samtliga kontodelar som definierats i kontobildsuppbyggnaden under företagsuppgifterna. De konteringsuppgifter som budget/prognos ska registreras/ändras på anges. Kontroll sker mot kontotabellen att de konton som registrering sker på finns i denna. Observera att även textkonton accepteras. Hämtning av aktuell konto kan göras med F4. Vid sökning av en post måste aktuell kontering i hela kontobegreppet anges innan F5 trycks, se nedan. Finns inte detta tillgängligt kan det som är känt anges och därefter trycks F1 för bläddring framåt. Sortering av budgetuppgifterna erhålls i kontodelsordning (ABCD osv.) om inte annat angivits i budgetparametern. Årsbelopp: Om periodisering av beloppen sker via mall anges dessa under respektive fält med angivande av mallnummer. Har budgetunderlaget skapats maskinellt återfinns alla belopp på detta sätt. Budgetbelopp I de fall budgetbelopp registreras/ändras anges detta här. Belopp registreras alltid i tusentals kronor med maximalt 8 siffror. Om sista siffran i beloppet är decimalsiffra styrs av budgetparametern och framgår av informationstext på bilden. I de fall belopp ska anges i tusentals kronor
Budget 23 med en decimal, utelämnas decimaltecknet. Negativt belopp anges med Field- tangenten. Mall Ange aktuellt mallnummer för att få rätt periodisering på budgetbeloppet. Detta sker när uppgifterna i budgetregistret uppdaterar totalregistret. Observerat att mallen som används måste finnas upplagd under periodiseringsmallar. Prognosbelopp och Mall Prognosbelopp och mall registreras på samma sätt som budget, se ovan. Periodbelopp: Om inte periodiseringsmall används för att periodisera beloppen, kan dessa manuellt registreras på de perioder som är aktuella av de 13 som finns. Budget Ange budgetbelopp i tusentals kronor med eller utan en decimal (se ovan under budgetbelopp) på de perioder som är aktuella. Prognos Ange prognosbelopp i tusentals kronor med eller utan en decimal (se ovan under prognosbelopp) på de perioder som är aktuella av de 13 som finns. 4.3.4 Inmatningsfält flik Anteckningar Fliken kan nås med mus, F10 eller F12. Text
24 Budget För varje budgetpost kan text läggas in. Denna kan bestå av maximalt 10 rader om vardera 77 tecken. Den text som lagts in skrivs ut på budgetlistan. 4.4 Skapa budgetregister 4.4.1 Översikt Utifrån uppgifter i total- och budgetregistren, kan ett nytt budgeteringsunderlag skapas. Underlaget kan skapas i upp till 99 olika versioner för samma budgetår. De olika versionerna kan delas i upp till 99 olika förvaltningar som innehåller olika kontonivåer och kontointervall. Beräkning med olika procentsatser kan göras på de olika versionerna och inom dessa på de olika förvaltningarna och kontointervallen. År, versioner och förvaltningar som anges måste vara tillåtna enligt budgetparametern. De poster som skapas vid denna körning läggs i budgetregistret. I detta kan förändringar rapporteras in allt eftersom budgetarbetet framskrider och rapporter tas fram. Versionen kan fyllas på med nya körningar med fler skapade poster från andra grundregister. De ursprungliga posterna ligger kvar, beloppen förändras dock om kontosträngen är densamma. Ska ett skapat budgetförslag tas bort, kan även detta göras med hjälp av denna funktion. Ska budgetunderlaget för en version och förvaltning göras om helt måste det gamla först tas bort. Om man önskar skapa en prognosversion som är en kopia av budgetbeloppet väljs både Skapa budgetbelopp och skapa Prognosbelopp, på fliken Skapa. Därefter väljs B i beloppstyp på fliken Från. Om man däremot vill ha skilda värden så skall budget och prognos skapas i två steg. Om urvalsuppgifter (även X-markering) utelämnas ovan i de olika kontodelarna, erhålls beloppen skapade på den lägsta nivå som de förekommer i valt register.
Budget 25 Beräkning av en version och förvaltning kan göras i flera omgångar med olika kontointervall och olika beräkning. När arbetet är klart skrivs en lista ut med beställningsparametrarna. Arbetet med att skapa budgetregistret görs på tre olika flikar. 4.4.2 Inmatningsfält flik Skapa Denna flik nås med mus, F10 eller F11. År Ange det år som de skapade beloppen ska läggas in på i budgetregistret. Obligatorisk uppgift som fylls i enligt ÅÅÅÅ. När markören står i detta fält kan nedåtpilen eller F4 tryckas. På bilden visas ett 'fönster' med uppgift om alla budgetversioner som finns. Val av aktuell version kan gö-
26 Budget ras och överföring till huvudbilden ske. Uppgifter erhålls även i version och förvaltning nedan. Version Version för det år som angivits, fylls i med maximalt 2 siffror. Upp till 99 versioner för samma år kan användas. Förvaltning Den förvaltning till angiven version som detta budgeteringsunderlag ska läggas upp under anges med maximalt 2 siffror. Observera att om det ska vara möjligt att skapa ett budgeteringsunderlag, måste året med version och förvaltning finnas upplagt under budgetparametern. Skapa Budgetbelopp Om det budgeteringsunderlag som skapas ska innehålla budgetbelopp, anges detta med X. Mall Här måste den periodiseringsmall anges, som de skapade budgetbeloppen ska fördelas efter. Anges med det mallnummer som periodiseringen lagts upp med under punkten periodiseringsmallar. Uppgiften är obligatorisk om budgetbelopp ska skapas. Om uppgifter till det nya underlaget tas från budgetregistret och mall önskas från den ursprungliga budgeten, se nedan om ursprunglig mall, används denna mall endast för de belopp som inte har mall angiven. Prognosbelopp Om det budgeteringsunderlag som skapas ska innehålla prognosbelopp, anges detta med X. Mall
Budget 27 Se beskrivning ovan om mall. Antal ex. av listan Det antal exemplar av beställningslistan som önskas anges med något av värdena 1-9. Grundvärde = 1. Alla beställningsparametrar skrivs ut på listan. 4.4.3 Inmatningsfält flik Från Denna flik nås med mus, F10 eller F12. Nedanstående uppgifter används för att specificera vilka grunduppgifter i budget- eller totalregistret som ska användas vid skapandet av budgeteringsunderlaget samt vilka kontodelar och vilken budgeteringsnivå som ska gälla.
28 Budget Från Här anges med T eller B för att bestämma om uppgifterna ska hämtas från totalregistret eller budgetregistret. År Ange det år som grunduppgifterna ska hämtas från enligt ÅÅÅÅ. Om uppgifterna skall skapas från budgetregistret kan nedåtpilen eller F4 tryckas. På bilden visas ett 'fönster' med uppgift om alla budgetversioner som finns. Val av aktuell version kan göras och överföring till huvudbilden ske. Uppgifter erhålls även i version och förvaltning nedan. Kontering På bilden erhålls möjlighet till urval på samtliga kontodelar som definierats i kontobildsuppbyggnaden under företagsuppgiften. När bilden visas är samtliga kontodelar med kontointervall utfyllda med X i de längder som respektive kontodel har i kontoplansuppbyggnaden. Vid urvalet anges kontointervall i de kontodelar som budgetposter ska skapas på. Observera att endast kombinationer av kontodelar som finns i avlämnande register kan användas vid skapandet. Önskas inte budgetposterna på samma nivå som i avlämnande register ska X-markeringen stå kvar till höger om angivet kontobegrepp. Exempelvis: Ska budgetunderlaget tas fram på ansvarsdelens första 4 siffror och denna består i sin helhet av 7 siffror, ersätts de 3 sista siffrorna med X. Budgetunderlaget kommer då att skapas på ansvarskodens första 4 siffror. Observera att denna nivå måste finnas på upplagd i kontotabellen, annars skrivs en fellista ut. Ska man bortse från en kontodel vid skapandet av underlaget, anges X med så många positioner som delen består av både i from och tom. Utelämnas urval genom att blanka bort X-markeringen, sätts maskinellt blankt i from och 9:or i tom. Det kommer att innebära att budgetunderlaget skapas på den lägsta nivån för aktuell kontodel (även poster som är blanka i kontodelen erhålls). Detta är det enklaste sättet att kopiera över en budget.
Budget 29 Önskas endast poster som har kontering i aktuell kontodel anges 0:or i from och 9:or i tom. Från budgetversion: Version Om grunduppgifterna tas från budgetregistret måste anges från vilken version detta ska göras. Version anges med maximalt 2 siffror. Förvaltning Även förvaltning för versionen måste anges när uppgifterna tas från budgetregistret. Detta anges med maximalt 2 siffror. Ursprunglig mall När uppgifter hämtas från budgetregistret kan budgetposternas ursprungliga mallar hämtas genom att markera med 'X'. Finns budgetposter som saknar mall erhåller de det mallnummer som angivits ovan under 'Skapa'. Vid uppsummering av budgetposterna i det nya underlaget erhålls den mall som den första budgetposten som ingår i summeringen har. Beloppstyp Eftersom olika beloppstyper finns i registren, måste det anges från vilken som grunduppgifterna ska hämtas. De koder som kan användas är: R för redovisade belopp, B för budgetbelopp, P för prognosbelopp, T för tilläggsbudgetbelopp och S för summan av budget- och tilläggsbudget belopp. Koderna R, T och S kan bara användas om överföring sker från totalregistret. Beräkna De belopp som hämtas ur registren kan räknas upp/ner med hjälp av en procentsats som innehåller 2 decimaler. Denna anges här om beräkning önskas. Om procentsatsen innehåller decimaler avskiljs dessa med
30 Budget kommatecken. Vid beräkningen höjs eller sänks urvalda belopp med den procentsats som anges. Ej kontodel Här kan anges en kontodel som inte ska tas med om den innehåller kontering. Till detta kan ett intervall av konton anges. Det innebär att budgetposter inte skapas för de poster som har konton inom angivet intervall på angiven kontodel. 4.4.4 Inmatningsfält flik Borttag Denna flik nås med mus, F10 eller F13. Om borttag av ett underlag ska göras, görs detta på denna flik. Borttaget skall bekräftas. Uppgifter om År, Version och Förvaltning måste fyllas i.
Budget 31 4.5 Importera budgetposter 4.5.1 Översikt Budgetrutinen finns möjlighet att ta in uppgifter från Å-datas överföringsprogram Från Excel till AS 400. Se även manualen för det programmet för ytterligare information. Budgetposter kan även hämtas in från budgetsystemet IPS. Här krävs dock en särskild installation, samt att avlämnande systems leverantör anpassar posterna i IPS. Det år, den version och förvaltning som anges vid för över till, måste vara upplagd i budgetparametern för att kunna användas. Även mall som anges måste finnas upplagd under mallarna i budgetrutinen. Prognosbelopp kan även föras över. Prognos och budget överförs till samma version och förvaltning, dessa poster lagras på samma ställe. Detta är en förutsättning för att kunna läsa in dessa i totalregistret för att kunna ta ut rapporter ex.vis i SaldoOnLine. Om budget finns i versionen så ligger den kvar när prognos läses in och vice versa, även om man markerat Töm budgetregistret före överföringen Budget och prognos förs över på fliken Budget och Tilläggsbudgetbelopp läses in genom en särskild fil på fliken Tilläggsbudget. Vid överföringen fås en kvittenslista och felaktiga poster avvisas.
32 Budget 4.5.2 Inmatningsfält flik Budget Fliken kan nås genom mus, eller F10 Hämta från: Mapp Den mapp under QDLS som filen finns i anges här Filnamn Filens namn anges i detta fält. Till budgetregister: År Det år som budgetposterna ska läggas in på i budgetregistret anges enligt ÅÅÅÅ. Se nedåtpilen vid fältet för hämtning av aktuella versioner.
Budget 33 Version och förvaltning Den version och förvaltning som är aktuell anges. Mall Den mall som budgetposterna ska fördelas ut efter vid uppdatering i totalregistret måste anges. Mallnummer kan även anges för respektive budgetpost i Excelfilen som läses in med överföringsprogrammet. Anges ingen mall för budgetposterna gäller den som angetts vid denna överföring. Observera att de mallar som önskas skall vara upplagda under periodiseringsmallar innan överföring sker. Töm budgetregistret före överföringen Om budgetregistret ska tömmas i angiven version och förvaltning på angivet år, måste detta markeras. Utelämnas detta och det sedan tidigare finns budgetposter på aktuellt år, aktuell version och förvaltning kommer de nya posterna att adderas till de gamla. Poster med exakt samma kontosträng byts dock ut till det nya beloppet.
34 Budget 4.5.3 Inmatningsfält flik Tilläggsbudget Fliken kan nås genom mus eller F10 Hämta från: Mapp Den mapp under QDLS som filen finns i anges här Filnamn Filens namn anges i detta fält. Till tilläggsbudget: År Det år som budgetposterna ska läggas in på i budgetregistret anges enligt ÅÅÅÅ.
Budget 35 Mall Den mall som budgetposterna ska fördelas ut efter vid uppdatering i totalregistret måste anges. Mallnummer kan även anges för respektive budgetpost i Excelfilen som läses in med överföringsprogrammet. Anges ingen mall för budgetposterna gäller den som angetts vid denna överföring. Observera att de mallar som önskas skall vara upplagda under periodiseringsmallar innan överföring sker. 4.6 Registrera flerårsbudget 4.6.1 Översikt Genom denna funktion kan en flerårsbudget skapas. utifrån en befintlig version av årsbudget kan ytterligare 6 år budgeteras. Året utgår ifrån innevarande år. På denna bild visas budget- och prognosbelopp med mallar på samtliga år för angiven version och förvaltning. Beloppen erhålls på hela kontobegreppet. Ska förändring av belopp göras på ett kontobegrepp för hela eller del av den period som flerårsbudgeten omfattar kan detta alltså läggas in från samma bild. När det gäller konteringen i budgetregistret sker ingen kontokomplettering via denna funktion. Kontokontroll sker mot kontotabellen med den skillnad mot övrig kontokontroll att även textkonton godkänns. Observera att för att kunna registrera eller ändra, krävs att budgetparameter finns upplagd för alla år som är aktuella att registrera eller ändra på. För att ändra ett belopp eller en mall, skrivs det nya in varefter Knappen Registrera/Ändra eller Enter trycks. Bortag av en hel budgetpost sker genom att alla belopp och mallar som förekommer blankas och samma knappar därefter trycks.
36 Budget 4.6.2 Inmatningsfält Version Förvaltning Den version som registrering/ändring ska göras på anges med sitt nummer maximalt 2 siffror. Klicka sedan på knappen Nästa så visas första posten för aktuell version och förvaltning. Kontering På bilden visas samtliga kontodelar som definierats i kontobildsuppbyggnaden under företagsuppgiften. Den kontering som budgetposten har anges. Vid registrering eller ändring sker kontokontroll mot kontotabellen. Endast konton som finns i denna godkänns. Även textkonton accepteras. Identiteten på en budgetpost i budgetregistret är förutom år, version och förvaltning alla konton i de olika kontodelarna. Om en befintlig post ska
Budget 37 tas fram krävs att alla konton anges lika som på registret innan knappen Sök/F5 används. Finns inte detta tillgängligt kan det som är känt anges och därefter trycks knappen nästa för bläddring framåt. Budget och prognos Budgetbelopp anges i tusentals kronor med maximalt 8 siffror. Om sista siffran är decimal styrs av de värden som lagts upp i budgetparametern. Field- används för negativa belopp. Mall Den mall som budgetbeloppen ska fördelas efter anges med sitt nummer. Mallen måste finnas upplagd under menypunkt 1 för budget/prognos. 4.7 Uppdatera redovisningen 4.7.1 Översikt För att kunna ta ut rapporter o. dyl. på de uppgifter som gäller budget/prognos och tilläggsbudget tillsammans med uppgifter i totalregistret dvs redovisningen, krävs att dessa uppdateras i totalregistret. Uppdatering kan göras av budget respektive tilläggsbudget var för sig om så önskas. Det går även att begära uppdatering av båda samtidigt. Det går endast att ha en version av budgeten i totalregistret för varje år. Det är alltid den sist uppdaterade versionen som gäller. Uppdatering kan göras obegränsat antal gånger. Hela kommunens budget kan sammanföras till en version och en förvaltning innan uppdatering sker. Alternativt kan ett kommungemensamt versionsnummer användas och förvaltningarna uppdateras var för sig. När uppdatering begärs sker kontokontroll och felaktiga konton i samtliga kontodelar signaleras på fellista. Textkonton accepteras vid uppdatering av budget/prognos/tilläggsbudget.
38 Budget Om inte kontokomplettering använts vid registrering av budgeten utan endast del av kompletteringskontona angetts, måste registerunderhåll byte av ansvar budget/prognos köras innan uppdateringen. Om detta inte görs kommer budgetposterna att signaleras på fellista och inte uppdatera totalregistret. Borttag av en version som uppdaterats kan även göras. 4.7.2 Inmatningsfält flik uppdatering Lägg till budget: Budgetår Här anges för vilket år som budget/prognos ska uppdatera totalregistret. Ange enligt ÅÅÅÅ. Version: Eftersom budgetregistret kan ha många versioner anges här med versionsnummer vilken version som ska uppdatera totalregistret. Förvaltning from- tom Den första respektive sista förvaltningen i versionen som ska uppdatera totalregistret anges med sitt nummer.
Budget 39 Lägg till tilläggsbudget: År Om tilläggsbudgeten ska uppdateras anges för vilket år detta ska ske. År anges enligt ÅÅ. 4.7.3 Inmatningsfält flik borttag Samma inmatningsfält anges som vid uppdatering. Bortaget skall bekräftas med F6 eller Borttag-knappen. En kvittenslista skrivs ut efter borttaget. 4.8 Exportera Budget till IPS 4.8.1 Översikt För att kunna överföra uppgifter från ekonomisystemet till IPS finns en särskild funktion. Denna återfinns dock bara i systemet när IPS är installerat. Denna funktion gör det möjligt att via en beställningsbild föra över uppgifter som finns i totalregistret till IPS. Vid beställningen kan urval göras på samtliga kontodelar och delar av konton inom kontodelarna. Som kvittens på överföringen erhålls en lista med de uppgifter som förts över. 4.8.2 Inmatningsfält Hämta från totalregistret Redovisat för år: Om redovisningsuppgifter ska föras över anges från vilket år dessa ska hämtas. År anges enligt ÅÅÅÅ. Budget för år
40 Budget I det fall uppgifter rörande budget ska hämtas över till IPS anges för vilket uppgifterna ska vara. År anges enligt ÅÅÅÅ. Period Från - Till: Ange den första och sista period som överföringen ska omfatta. Om detta utelämnas sätts intervallet maskinellt till 01-13. Tilläggsbudget för år: För att uppgifter om tilläggsbudget ska föras över måste anges från vilket år dessa ska hämtas. År anges enligt ÅÅÅÅ. Kontering from - tom Urval kan göras av samtliga konton inom samtliga kontodelar som lagts upp i kodplanen. Anges inte något urval erhålls alla kontouppgifter. I annat fall erhålls endast konton som ingår i de intervall som anges. För över till PC register Mapp: Här anges benämningen på den mappen som uppgifterna ska lagras i. Mappen måste vara upplagd för att kunna användas. Register Det register i den angivna mappen som uppgifterna ska läggas in i, anges.
Budget 41 5. Tilläggsbudget Här finns samtliga funktioner samlade för att hantera tilläggsbudget 5.1 Registrera Tilläggsbudget 5.1.1. Översikt För att hantera tilläggsbudget finns ett särskilt register och en särskild inrapporteringsbild. Tilläggsbudgetparametern för aktuellt år måste vara upplagd. Tilläggsbudget rapporteras in med angivande av år, löpnummer och kontering och belopp. Text på tilläggsanslagen läggs in. För varje anslag anges aktuell period eller mall som periodisering ska göras efter. Möjlighet till att stämma av saldot finns även. Efter inrapportering måste totalregistret uppdateras med tilläggsbudgeten. Detta görs under en särskild menypunkt och kan göras obegränsat antal gånger. Det är alltid det sist uppdaterade som återfinns i totalregistret. Löpnumren för aktuellt år ligger kvar även efter uppdatering. Efter uppdateringen är tilläggsbudgeten tillgänglig att ta fram på utdata. Före uppdateringen kan en kontrollista tas fram. 5.1.2 Startsida 5.1.2.1 Översikt På bilden visas de löpnummer som tidigare lagts upp under året. Från denna bild kan man välja Ändring lägg till eller borttag. Debet och kreditbelopp visas samt eventuellt saldo.
42 Budget 5.1.2.2 Verktygsknappar Ändra: Genom att markera ett befintligt löpnummer och klicka på denna knapp visas bilden för registrering och löpnumret kan underhållas. Lägg till: Om ett nytt löpnummer skall påbörjas klickas på denna knapp. Registreringsbilden visas och ett nytt löpnummer har maskinellt lagts upp. Borttag/F6: För att ta bort samtliga transaktioner på ett löpnummer, används denna knapp på startbilden. Om endast en tilläggsbudgettransaktion ska tas bort, måste den tas fram på registreringsraden, varefter knappen trycks. Detta görs på registreringsbilden.
Budget 43 5.1.3 Registreringsbild 5.1.3.1 Översikt Efter att val gjorts från startbilden visas nedanstående registreringsbild. Längst ner visas konteringsfält mm för registrering. Ovanför dessa visas de tre senaste transaktionerna. Dessa kan ändras genom att ange respektive nummer i nummerfältet. Bläddring bland transaktionerna kan göras med piltangenterna. 5.1.3.2 Verktygsknappar
44 Budget Saldo/F9: Används för att ge uppgift om totalsumman av debet respektive kredit samt differens mellan dessa på registreringsbilden. För att ta bort dessa trycks knappen igen. 5.1.3.3 Inmatningsfält Nr Varje tilläggsbudgettransaktion erhåller ett nummer. Detta nummer anges i fältet för om transaktionen skall tas bort eller justeras. Kontering På bilden erhålls den kontering som definierats i kontobildsuppbyggnaden under företagsuppgiften. Vid inrapporteringen sker kontokontroll mot kontotabellen. Även kontokomplettering erhålls om sådan lagts in. Belopp Transaktionens belopp kan anges med maximalt 8 siffror. Beloppet är i tusentalskronor. Såvida decimal även används, styrs av tilläggsbudgetparametern och syns i bilden övre högra hörn. Används decimal får inget decimaltecken anges. Negativa belopp anges med Field-. Text Den text som önskas på tilläggsbudgetens anslag läggs in med maximalt 37 tecken. Period Den period (månad) som tilläggsanslaget ska läggas in på anges med max 2 siffror enligt MM. Om mall ska användas måste period lämnas blank.
Budget 45 Mall Önskas tilläggsanslaget fördelat på perioder efter en mall, anges numret på aktuell mall. Denna måste finnas upplagd för att kunna användas. Ombudget I det fall ombudgetering sker, markeras det med 'X'. Dessa poster tas ej med på rapporter om dessa omfattar flera år. Specificeras ej Fältet används inte när basplanen används. 5.2 Kontrollista tilläggsbudget 5.2.1 Översikt För att kunna kontrollera de tilläggsanslag som registrerats och som ska uppdateras i totalregistret kan en särskild kontrollista köras. Denna visar när det gäller version 1 tilläggsanslagen i löpnummerordning, Version 2 av listan sorterar tilläggsanslagen efter konteringen. Eventuella konteringsfel samt differenser visas även. Observera att uppdatering av tilläggsanslag med konteringsfel kan inte göras. Tilläggsbudgeten kan uppdateras på textkonton. 5.2.2 Inmatningsfält Löpnummer from - tom: Om inte alla tilläggsanslag ska skrivas ut på kontrollistan kan det första respektive sista löpnumret anges. Utelämnas detta erhålls alla tilläggsanslag på listan.
46 Budget Komprimering Om listan ska komprimeras, så att flera löpnummer erhålls på samma sida, sätts X i detta fält. Version 2 olika versioner av listan finns. Version 1 upptar tilläggsanslagen i löpnummerordning, medan version 2 sorterar posterna efter konteringen. Kontodel Urval kan göras på 2 valfria kontodelar. Anges med någon av de i företagsuppgiften definierade kontodelarna. Kontourval kan endast göras för version 2. Konto from tom På de angivna versionerna och förvaltningarna kan urval göras på konto i ovan angivna kontodelar. Det första respektive sista kontot som listan ska omfatta anges. 5.3 Inställningar 5.3.1 Översikt För att kunna registrera tilläggsbudget krävs att parametervärden för detta läggs upp. Parametern anger vilket år som tilläggsbudget får registreras på samt om beloppen ska vara med eller utan decimal. Tilläggsbudget registreras alltid i tusentals kronor. Året anges enligt ÅÅÅÅ. Om beloppet ska registreras i tusentals kronor med decimal anges 1, annars anges 0.
Budget 47 6-7 Rapporter Med dessa två budgetrapportgeneratorer kan rapporter skapas från budgetregistren för att jämföra budgetalternativ etc. 6 Budgetrapporter 6.1 Översikt Denna rapportgenerator är utmärkt när man vill ha många beloppskolumner. Upp till 14 kolumner kan läggas upp. Man kan hämta belopp från budgetregistret för att jämföra olika budgetalternativ eller prognoser. Det går även att kombinera dessa med uppgifter från totalregistret, d.v.s. jämföra med redovisade belopp. Beräkning mellan kolumner kan också göras. Till grund för dessa rapporter läggs särskilda rapportspecifikationer upp. På dessa görs urval på konton, belopp och tidsperioder samt vilka versioner och förvaltningar som rapporten ska omfatta och från vilket år kontotexten ska hämtas. Beloppen kan tas ut i tusentals kronor utan decimal eller med en decimal. Budgetrapporterna kan nås både från budgetrutinen och från menyn för rapporter 6.2 Startsida 6.2.1 Översikt
48 Budget Genom att välja aktuell rapport från denna förteckning kan rapporterna underhållas och skrivas ut mm. Förutom bläddring på vanligt sätt finns en särskild sökfunktion. Rapportförteckningen kan även skrivas ut genom knappen Utskrift. Startsidan kommer man åt genom val från rullgardinsmenyn. Från startsidan kommer man åt rapporter för att underhålla själva rapportmallen för urval etc. Efter att rapporten är färdigbyggd kan man välja Utskrift, samt export till PC. Bläddring till rätt rapport kan förutom med tangenter och mus, även ske med sökfunktionen. Rapporterna sorteras i bokstavsordning utifrån rapportidentitet. 6.2.2 Inmatningsfält Sök rapport
Budget 49 Genom att ange rapportnamnet eller del av namn sorteras förteckningen om efter det angivna begreppet. Val kan sedan göras från listan. 6.2.3 Verktygsknappar Utskrift/F16: Det finns två utskriftsknappar på bilden. Den övre avser utskrift av en förteckning på de rapporter som finns upplagda. För utskrift av rapporten klickar man på knappen ovanför bläddringsfönstret. Det finns även möjlighet att välja utskrift av annan rapport genom nedåtpilen/f4 vid rapportnamnet. Nyupplägg/F9: En tom rapportmall visas för upplägg av en ny rapport. Redigera: För att redigera rapportmallen för markerad rapport klickar man på denna knapp, eller dubbelklickar. Export: Istället för utskrift kan rapporten överföras till PC. Funktionen beskrivs ytterligare längre fram. 6.2.3 Export till PC Rapportidentitet Här erhålls identiteten på den rapport som valts på rapportförteckningen. Annan kan dock anges, val kan göras med piltangenten. Till Mapp Den mapp som uppgifterna ska lagras i anges med maximalt 8 tecken. Mappen måste finnas upplagd i AS/400 för att kunna användas. Dokument
50 Budget Namnet på det dokument som uppgifterna ska lagras under anges med maximalt 8 tecken. Ta med rubriker, brytrader, totaler Om dessa skall tas med anges X i respektive fält. Om brytrader och totalrader utesluts för att få ett tabell liknande format i kalkylbladet om beloppen skall sorteras osv. i Excel. Filformat Det filformat som överförda uppgifter ska erhålla markeras. Excel- eller textformat anges med 1 eller 2. 6.3 Rapportspecifikation 6.3.1 Översikt Rapportspecifikationen läggs upp på två flikar. På den första görs kontourvalet. Här kan även kontodelar uteslutas från urvalet. Val av kontotext görs även. På fliken Kolumner/perioder väljs beloppstyp, år, version, förvaltning och rubrik.
Budget 51 6.3.2 Inmatningsfält Flik Kontointervall växling mellan flikarna görs med mus, F10 respektive F11. Rapportidentitet Här anges den identitet som rapportspecifikationen ska lagras under. Det är denna som anges när utskrift av rapporten ska göras eller när förändringar av rapportspecifikationen är aktuella att göra. Maximalt 8 tecken kan användas. Om en kopia önskad av en rapport byts denna identitet ut. Rapportnamn Den rubrik som önskas på rapporten anges här med maximalt 25 tecken. Rubriken kommer ut på varje sida i rapportutskriften.
52 Budget Rapporturval: För att rapportdata ska kunna skapas måste urval av konton göras. Detta kan göras på upp till 3 valfria kontodelar. På varje kontodel kan 2 urvalsintervall användas. Den första kontodelen som urval görs på används för sortering och sidbryte. De två övriga ger var sin kontokolumn på rapporten med kontotext (om sådan finns) och valda belopp. Kontodel För de tre olika urval på konton som kan göras, anges vilka kontodelar som respektive kontourval finns inom. Det första urvalet är inte obligatoriskt utan kan hoppas över. Görs urval här görs sortering och sidbryte på denna kontodel, ex.vis ansvarsdelen. I övrigt krävs minst en kontodel. Urvalen måste antingen X-as eller nollutfyllas till aktuell längd. Med F4 kan åtkomst av kontotabellen göras. Intervall 1 och 2 From - Tom Här ifylls det första och det sista kontot i vald kontodel som rapporten ska omfatta. Minst ett intervall måste anges. Kontroll gör mot kontolängden i kontotabellen. Exempel 1: På första urvalet anges kontodel B, ansvar med kontointervallet 1010-1060. Det andra urvalet görs i kontodel A och omfattar kontointervallet 30000-39999. I detta fall framställs en rapport med sortering på kontodel B och sidbryte med totalsumma efter varje avslutat konto. Under detta erhålls en kontokolumn som omfattar alla konton i kontodel A i klass 3. Hela kontot visas på rapporten. Om urvalet på kontodel B utelämnats, hade inget bryt och ingen sortering erhållits utan endast en kontokolumn med samtliga 3- konton i kontodel A. Exempel 2: Samma urval som i exempel 1 görs på kontodel B. I kontodel A sker urvalet på följande kontointervall: