Granskning av attestrutiner avseende nybyggnationen vid Svenshögskolan

Relevanta dokument
Matarengivägsprojektet

Granskning av kontroller i investeringsprocessen. Trosa kommun

Laholmshem AB & Kommunfastigheter i Laholm AB

Granskningsrapport Nr

Förslag till beslut Landstingsstyrelsen föreslås besluta MISSIV LJ2012/518

Revisionsrapport Ramavtal Sundsvalls kommun Linda Marklund, Revisionskonsult Per Ståhlberg, Cert. kommunal revisor

Revisionsrapport Uppföljande granskning av rapporten Attester och utbetalningsrutiner

Granskning av intern kontroll avseende ÄTA och omfattningsförändringar i investeringsprojekt

Laholms kommun. Granskning av styrning, uppföljning och kontroll av leverantörsfakturor

KONTRAKT (kontraktsvillkor), 01EK

Halmstad Arena utvärdering av projektet

Projektavstämning kulturhuset

Granskning av hur fakturor kontrolleras

Attestordning för Region Halland

Granskning av utbetalningar

ATTESTREGLEMENTE 1(6) STYRDOKUMENT DATUM

Krav på innehållet i fakturor ställda till Akademiska Hus AB

Revisionsrapport Granskning av investeringsverksamheten.

Revisionsrapport 1 / 2010 Genomförd på uppdrag av revisorerna juni Haninge kommun. Granskning rörande kostnader Ungdomens hus

Region Skåne Granskning av sakattest vid inköp

Revisionsrapport. Attestrutiner. Östhammars kommun. Datum: Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg

DANDERYDS KOMMUN Tekniska kontoret Datum Diarienummer Daniel Feyli FN 2016/0162

ATTESTREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN

Riktlinjer för upphandling i Norrtälje kommun

Granskning av inköp och upphandlingar

Onninen Presentation Juridik, del II. Håkan Hagström

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sid LAHOLMS KOMMUN Sammanträdesdatum 5 Barn- och ungdomsnämnden Dnr

Granskning av landstingets regler och rutiner för attestering av leverantörsfakturor och löner

Uppföljning av granskningen av kommu- nens kravrutiner

Övergripande granskning av AB Ronneby Industrifastigheter 2011

Revisionsrapport; Granskning av nämndernas upphandlingsverksamhet

Uppföljande granskning av upphandlingar inom fastighetsområdet

Entreprenadrätt. Construction Management

Attestreglemente med tillämpningsanvisningar

Uppföljande granskning av utbetalda ersättningar i Hälsovalet DECEMBER 2015

Investeringsprocessen

Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker

PROTOKOLL 1(5) Ledamöter: Bill Nilsson, s, ordförande. Stefan Hortlund

Se bilaga 1. Prislista. Priserna som anges är takpris och Leverantören ska kunna offerera nya system under förutsättning att Cisco producerar dessa.

Checklista för upphandling Internetbaserade stöd- och behandlingsprogram

Tranås kommun. Granskning av upphandling. Revisionsrapport. KPMG AB 21 april 2009 Lisa Åberg och Fredrik Ottosson

Regler. Fö r ekönömiska transaktiöner. Vision. Program. Policy. Regler. Handlingsplan. Riktlinjer Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Nämnd

Entreprenadjuridik och avtal. Construction Management

Uppföljning av upphandlingsgranskning från 2011

Revisionsrapport Oxelösunds kommun

Attestreglemente för Härnösands kommun

Granskning av utbetalningar

IDAG. Handläggande under byggtid Besiktning Genomgång case ABK december Sara Bäckström 2

Granskning av projekt för anläggning av ny skytteanläggning

Ålands hälso- och sjukvård

Krav på innehållet i fakturor ställda till Akademiska Hus

Vi är ett projektledningsföretag som är med Er hela vägen från idé till slutprodukt. Kontakta oss för en helhetslösning, till ett fast pris!

Södertälje kommun. Granskning av upphandling och hantering av avtal inom social- och omsorgskontoret och samhällsbyggnadskontoret

Granskning av leverantörsfakturor

Tn 138. Rättelse Driftupphandling 2011, Yttre miljö Tn 139. Rättelse Driftupphandling 2011, Lokalvård

Reglemente för attest

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsrutiner. Ragunda Kommun

Attestreglemente. Kommunfullmäktiges beslut Kommunstyrelsen (5) Konsult och uppdrag Ekonomi redovisning

Instruktion för leverantörer och underentreprenörer till Titania

Försäkringsvillkor 2015 Entreprenadsäkerhet, Garantitid

TEKNISK HANDBOK FÖR MARK- GATU- OCH VA-ARBETEN

Revisionsrapport. Oxelösunds kommun. Granskning av avtalshantering. Karin Jäderbrink Lars Edgren

Uppföljning av intern kontrollplan per den 31 december 2015 för Täby kommun

Inköps- och upphandlingsriktlinjer

Granskning av upphandlingsverksamheten. Sandvikens kommun

Allmänna bestämmelser

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attest och kontroll av ekonomiska transaktioner

KVALIFICERINGSUNDERLAG PLANARKITEKT DIARIE NR: 2014-KS0163 TILL TYRESÖ KOMMUN

Bilaga 1, KS 94/2018 Sida 1 av 6. Riktlinjer för upphandling samt direktupphandling i Östhammars kommun

Delegationsordning för barn- och utbildningsnämnden Upphandlings- / inköpsärenden

Reglemente för attest och utanordning samt kontroll av ekonomiska transaktioner ( Inkluderarar bilaga 1 och 2 )

Attestreglemente för Uppsala kommuns nämnder

Tillämpningsanvisning

Attestreglemente för Malung-Sälens kommun

Förstudie Förekomsten ändrings

Region Skåne. Inköps- och attestrutinen. Insert Picture. November Deloitte All rights reserved.

Revisionsrapport 4 / 2011 Genomförd på uppdrag av revisorerna Juni Huddinge kommun. Granskning av upphandling och stöd från upphandlingsenheten

Avtal. Detta avtal är upprättat mellan Värnamo kommun, , nedan kallad Beställaren och NN (XXXXX-XXXX) nedan kallad Entreprenören.

Yttrande över revisorernas granskningsrapport om intern kontroll avseende investeringsprojekt. Ärendebeskrivning LULEÅ KOMMUN

Tekniska nämnden (9) ÄRENDEFÖRTECKNING: Dnr: : Ärenden:

Granskning av konsultanvändningen inom kommunstyrelsen organisation

Riktlinjer till reglemente för attest av ekonomiska transaktioner

Instruktion för delegation, attest och utanordning inom Stockholmshem

Granskning av entreprenadtjänster

Agenda. Varför beställa - mål

Eslövs kommuns revisorer

Översyn av attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar

ALLMÄNNA FÖRUTSÄTTNINGAR ABS 09

Granskning av inköpsrutinen och köptrohet

VEAF Verksamhets- och affärskompetens 4 KY-poäng

2. Uppgift om upphandlande enhet och beställare

Nordanstigs kommun Valfrihetssystem för hemtjänst

Utfärdad/ändrad Beslut, datum, paragraf Diarienr Gäller fr o m Avd Sida. ATTEST- OCH UTANORDNINGSREGLEMENTE

Utredning avseende tre projekt inom tekniska nämnden Oktober Slutredovisning

Regler för attest i Göteborgs Stad

Revisionsrapport 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari Tjörns kommun. Granskning av upphandling och inköp.

Granskning av inköp av konsulttjänster i de kommunala bolagen

Nordmalings kommun. Granskning av hantering av tilläggsbeställningar. Rapport. KPMG 16 september 2010 Antal sidor 9

Västerviks kommun. Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av verksamheter som bedrivs av privata utförare

Hallstahammars kommun

Transkript:

Granskning av attestrutiner avseende nybyggnationen vid Svenshögskolan Räkenskapsår 2015 Datum 26 april 2016 1 Inledning 1.1 Bakgrund Det har kommit till revisorernas kännedom att attestrutinerna vid hanteringen av ombyggnationen av Svenshögskolan kan ha brustit, vilket har föranlett ett beslut om att granska attestrutinerna vid samhällsbyggnadsförvaltningen som är underställd kommunstyrelsen. 1.2 Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att utreda om attestering skett enligt gällande bestämmelser i samband med byggprojektet vid Svenshögskolan i Arlöv. Revisorerna önskar även få belyst vilka merkostnader som kommunen haft i samband med byggprojektet. 1.3 Metod och genomförande Granskningen har genomförts under april 2016 och omfattar granskning av attestreglemente, underlag för upphandling (inkl. avtal), interna utredningar samt protokollgranskning och fakturor. Vidare har intervjuer genomförts med nuvarande ekonomichef, redovisningschef, upphandlingsstrateg, kanslichef, samhällsbyggnadschef, fastighetschef och projektledare vid samhällsbyggnadsförvaltningen. Tidigare samhällsbyggnadschef, fastighetschef, projektledare, ekonomichef och kommunjurist, som var med vid upphandlingsprocessen och under stora delar av byggprojektet, finns vid granskningstillfället inte kvar som anställda på. 1.4 Granskningskriterier I denna översyn utgörs de huvudsakliga granskningskriterierna av: Attestordning (KS 2015:946) Anbudsförfrågan 1 (5)

2 Nybyggnation av Svenshögskolan i Arlöv 2.1 Bakgrund Den 17 juni 2013 beslutade kommunfullmäktige ( 60) att anslå 150 mnkr till tekniska nämnden för byggnation av en ny skola på Svenshögskolans område. Fullmäktige har sedan tidigare, 2011-12-19 även anslagit 13,5 mnkr för projektering. Sammantaget uppgår anslaget till 163,5 mnkr. En upphandling av projekteringen genomfördes 2012. En konflikt uppstod mellan parterna under 2013 där projektören stämde kommunen för ej betalda fakturor. Kommunen bestred fakturorna med förklaringen att arbetet ej var genomfört. Den 17 juni 2013 valde, i enlighet med gällande avtal, att avbryta uppdraget. Projektering slutfördes av konsulter enligt kommunens ramavtal. En upphandling av entreprenör för uppförande av skolan påbörjades i augusti 2013 där tilldelningsgrunden var lägsta pris. Efter utvärdering av inkomna anbud antog kommunen anbudet från AB ByggCompagniet i Malmö. Tilldelningsbeslut undertecknades av dåvarande samhällsbyggnadschef 2013-11-21. På grund av överklagande försenades byggstarten med sex månader. Förvaltningsrätten avslog överklagandet 2014-03-21 1 och det konstaterades därmed att s upphandling varit korrekt. Ett avtal mellan AB ByggCompagniet i Malmö och tecknades 2014-04-29 med projektstart 2014-05-21. Avtalet var indelat i två delar. Del 1 avsåg nybyggnation av Svenshögskolan och separat idrottshall och del 2 avsåg rivning av gamla Svenshögskolan med avslutande markarbeten. Del 1 skulle vara färdigställt och tillgängligt för slutbesiktning senast 2015-12-01, medan del två skulle vara färdigställt och tillgängligt för slutbesiktning senast 2016-08-01. Den totala kontraktsumman uppgick till 113 mnkr. I augusti 2015 meddelade AB ByggCompagniet i Malmö att entreprenören på egen begäran försatt sig i konkurs. En ny upphandling avseende återstående entreprenadarbeten genomfördes under tidig höst 2015. Enligt upphandlingsstrategen lämnades dock inga anbud. Två entreprenörer, som sa sig vara intresserade av projektet, kontaktades och efter justering av skall-krav i förfrågningsunderlaget meddelades i januari 2016 att kommunen skrivit avtal med Stråheds i Anderslöv AB. Fakturering sker enligt uppgift löpande och avstämning av fakturerat belopp mot levererat material och utfört arbete görs på plats av kommunens projektledare. I samband med att kommunen skrev kontrakt med Stråheds i Anderslöv AB kontrakterades även tidigare underentreprenörer (UE) till AB ByggCompagniet i Malmö. Enligt intervjuade ska den nya skolan stå klar inför terminsstart hösten 2016. 2.2 Riktlinjer och rutiner I kommunstyrelsens attestordning 2015 framgår att samhällsbyggnadschefen är ordinarie beslutattestant för investeringar i byggnader, samt att fastighetschefen är ersättare. Utifrån granskning av fakturor konstaterar vi att fakturor har attesterats i enlighet med beslutad attestordning. Vid belopp över 1 mnkr, måste beslutsattestanten kontakta ekonomiavdelningen för ett godkännande före utanordning. Redovisningschefen uppger att den interna rutinen fungerar som en extra säkerhetsfunktion och exempelvis tillfrågas ansvarig beslutsattestant vad kostnaden avser. Enligt intervjuade är det dock inte vanligt att kommunen har fakturor över 1 mnkr. En- 1 Förvaltningsrätten i Malmö, Mål nr 12062 13 2 (5)

ligt nuvarande samhällsbyggnadschef sker utöver detta en avstämning med mottagningsattestanten kring vad det högre beloppet avser innan fakturan slutattesteras. Av leverantörsreskontran framgår att nuvarande samhällsbyggnadschef slutattesterat två fakturor från konkursboet. Fakturorna avser material/materiel vilket köpts från konkursförvaltningen, samt hyrmaskiner. 2.2.1 Förfrågningsunderlag Enligt kapitel AFD.62 Betalning ska kontrakterad entreprenör upprätta en betalningsplan i samråd med beställaren. Efter att avtalet signerades skickades en betalningsplan (2014-06- 10) från ByggCompagniet till samhällsbyggnadsförvaltningen och fastighetschefen. Enligt intervjuade har nuvarande förvaltningsledning letat efter ett skriftligt godkännande av dåvarande samhällsbyggnadschef eller fastighetschef utan att kunna hitta ett. Enligt ByggCompagniets tidigare inköpschef har godkännandet istället lämnats muntligt av dåvarande fastighetschef. Betalningsplanen ska därefter överlämnats till projektledaren, som instruerats att kontrollera att fakturor stämmer överens med betalningsplanen. I betalningsplanen har kontraktsumman om 113 mnkr brutits ned i 26 delbetalningar ( lyft ) där betalningstillfällena specificerats per datum. Kontraktsumman ska enligt kapitel AFD.622 Betalningsplan betalas enligt en prestationsbunden betalningsplan. Betalningsplanen tydliggör dock inte vad lyften avser. Fakturorna hänvisar till specifika lyft, men inte vad kostnaden specifikt avser (exempelvis material och arbetstimmar). I intervjuer uppges att det är svårt att bryta ned kostnader på detaljnivå vid större byggnadsprojekt som det vid Svenshögskolan. Entreprenören har dessutom använt sig av 28 underentreprenörer. Den 29 oktober 2014 skickades en reviderad version av betalningsplanen till förvaltningen där entreprenören justerat och senarelagt utbetalningar från kommunen. Enligt den reviderade versionen ska 96,6 mnkr utbetalats till och med 2015-07-01, vilket stämmer överens med det belopp som kommunen betalat ut till AB ByggCompagniet i Malmö. Enligt kapitel ADF.623 Fakturering i förfrågningsunderlaget fick fakturor endast ställas ut för arbete som utförts. Vidare skulle en avstämning med byggledaren ske före utställande av faktura. Enligt förfrågningsunderlaget ska entreprenören efter samråd med beställare, nyttjare och sidoentreprenörer tillhandahålla en detaljerad arbetstidplan senast två veckor efter upphandling. Vidare framgår i kapitlet AFD.4 Tider att Av entreprenören avstämd tidplan skall föreligga och överlämnas till beställaren inför varje byggmöte. Granskarna har fått ta del av tidplanen som upprättades 2015-01-19 (reviderad 2015-03-13). Projektledaren har följt upp projektet genom byggmöten med entreprenören var tredje vecka där bl.a. tidplan, genomförande och ev. avvikelser diskuterats och noterades i protokollen. Utöver det har projektledaren gjort okulär besiktning vid byggarbetsplatsen några dagar i veckan under projektets gång. Enligt protokoll från det sista byggmötet mellan parterna den 2015-07-01 diskuterades bl.a. tidplanen. Enligt projektledaren på kommunen uppgav entreprenören att man vid mötestillfället låg i fas med tidplanen. I kapitel AFD.711 Besiktningsplan beskrivs att Besiktningsplan avseende fortlöpande och normgivande besiktningar upprättas gemensamt av parterna. Enligt projektledaren på kommunen upprättades aldrig någon skriftlig besiktningsplan. Istället kom parterna överrens, vid första byggmötet, om att normerande besiktningar skulle beställas i efterhand. Från och med första besiktningsprotokollet 2014-11-27 har utförda besiktningar noterats och antecknats. 3 (5)

Utöver dessa har den nuvarande förvaltningsledningen inte kunnat hitta någon skriftlig kontroll eller uppföljning från kommunens sida av utfört arbete eller av leveranser. 2.3 Interna granskningar Nybyggnationen av nya Svenshögskolan beräknades i avtalet att kosta 113 mnkr. Efter entreprenörens konkurs 2015 lät samhällsbyggnadsförvaltningen en extern konsult genomföra en statusbesiktning (i förhållande till det ursprungliga avtalet) och bedöma värdet av utfört arbete. Värdet av det totala arbetet bedömdes till 72 740 000 mnkr, vilket innebar att kommunen betalat ut 23,9 mnkr för arbete som inte genomförts/material som inte levererats. Kostnaderna uppges till stor del vara materialleveranser, kopplade till installationsskedet, som ej utförts eller där underentreprenörer hämtat tillbaka levererat material när konkursen var ett faktum, men innan konkursförvaltaren hunnit spärra av byggarbetsplatsen. Kostnaderna har påverkat kommunens ekonomiska resultat för 2015, vilket resulterat i en nedskrivning med 24 mnkr, vilket försämrade kommunens resultat från + 33,5 mnkr till + 9,6 mnkr för år 2015. Utöver utgiften för ej utfört arbete och ej levererat material tillkommer utgifter till följd av de återstående delarna av entreprenaden. Merkostnader upp till 10 % (11,3 mnkr) ska enligt uppgift täckas av kommunens fullgörandeförsäkring. Vidare genomförde förvaltningsledningen en intern granskning i vilken förvaltningen drar slutsatsen att ByggCompagniet inte fullgjort kravet om att Faktura får endast uppta arbete som utförts då fakturan utställs (kapitel AFD.624 Fakturering). Vidare framgår av interngranskningen att kommunen vid framtida entreprenader av betydande storlek bör ta in en konsult från ett besiktningsföretag. Konsulten ska utföra oanmälda stickprovskontroller av utfört arbete samt leveranser av material. Detta ska enligt förvaltningens förslag framgå av förfrågningsunderlaget. Ytterligare en slutsats är att förvaltningen bör tillföras kompentens kring upphandlingsfrågor. 3 Sammanfattande bedömning och slutsats Granskningen visar att attestordningen har följts, i betydelsen av att rätt funktion har beslutsattesterat fakturorna för entreprenaden. I attestansvaret ingår också att säkerställa att beställaren har erhållit de tjänster eller varor som fakturan avser, vilket komplicerar bedömningen av om huruvida attestordningen har följts i alla delar. I en mer omfattande och komplex byggnation, upprättas därför kontrollrutiner. I anbudsförfrågan finns sålunda krav på att det skall finnas betalningsplan, arbetstidsplan och besiktningsplan. För beställaren utgör arbetstidsplan och besiktningsplan de viktigaste kontrollrutinerna, eftersom de anger vilka delmoment som berättigar till fakturering. Av granskningen framgår att det genomförts besiktningar men inte i vilken omfattning dessa varit kopplade till faktureringen (lyften). På det sista byggmötet, inför den sista utbetalningen, utgjordes uppenbarligen grunden till beslutsattesten av en okulär bedömning från projektledaren och av entreprenörens intygande om att projektet låg i fas med tidplanen. I efterhand vet vi att denna bedömning var felaktig. Betydelsen av att beställaren frångått kravet på en besiktningsplan är svårbedömd. Enligt protokoll har det genomförts besiktningar och planer ha reviderats men frånvaron av besiktningsplan har inte bidragit till att stärka kommunens styrning av byggentreprenaden. Vi delar den interna utredningens slutsats om att entreprenören inte fullgjort kravet om att enbart faktura arbete som utförts men samtidigt har kommunen inte kunnat värdera entreprenörens upparbetade kostnad för utfört arbetet, vilket åligger beställaren. Enligt vår be- 4 (5)

dömning har det varit den springande punkten i en bristande projektstyrning. I intervjuer framhålls också att byggprojektet var mycket större än vad kommunen vanligtvis genomför, vilket borde föranlett starkare kontroll av förhållandet mellan utfört arbete och fakturering. Differensen mellan utbetalade fakturor och ej genomfört arbete/avsaknad av material uppgår enligt en extern bedömning till 23,9 mnkr. Hur stor differensen var i samband med det sista byggmöte framgår inte av handlingar men var antagligen lägre, då underentreprenörer tagit tillbaka material efter byggmötet. När differensen uppstod mellan betalningarna och tid- och besiktningsplan går inte att fastställa. Teoretiskt sett kan projektet därmed legat efter under hela byggprocessen. Slutsatsen är att attestordningen har följts men att kommunens styrning av projektet har varit bristfällig, vilket fått konsekvenser för beslutsattestanten. Burlöv den 26 april 2016 Anna Hammarsten Verksamhetsrevisor EY Lars Eriksson Certifierad kommunal revisor EY 5 (5)