Handledning Biträdessidan
Innehåll 1 Inledning... 3 2 Logga in/ut på biträdessidan... 4 2.1 Logga in på biträdessidan... 4 2.2 Logga ut från biträdessidan... 5 3 Biträdets administration av assistenter... 6 3.1 Ge assistent behörighet till din kalender... 6 3.2 Ta bort assistentens behörighet till din kalender... 7 4 Assistent administrerar biträden... 8 4.1 Välj vilket biträde du ska administrera... 8 5 Administrera kalender... 9 5.1 Se inbokade tider... 9 5.2 Tillgängliggör enstaka tider... 10 5.3 Tillgängliggör återkommande tider... 10 5.4 Ta bort tillgängliggjord tid... 11 6 Hantera kostnadsräkningar... 12 6.1 Se lista över ärenden... 12 6.2 Skapa ny/ändra kostnadsräkning... 13 6.2.1 Hantera grunduppgifter... 13 6.2.2 Lägg till detaljer... 15 6.2.3 Lägga till bilagor... 16 6.3 Se sammanställning... 16 6.4 Skicka till Migrationsverket... 16
1 Inledning I det här dokumentet har vi samlat en enkel instruktion för hur du som offentligt biträde eller sekrererare/assistent till offentligt biträde administrerar Biträdessidan (https://www.migrationsverket.se/minsidabasapp). För att kunna logga in på biträdessidan behöver du en personlig e- legitimation. Mer information om e-legitimation hittar du på e-legitimation.se, läs mer under BankID. Som offentligt biträde kan du läsa mer på vår externa hemsida, Migrationsverket- Offentliga biträden och på Migrationsverket - E-tjänst för biträden.
2 Logga in/ut på biträdessidan 2.1 Logga in på biträdessidan Gå in via den länk som du fått i ett mejl. Länken finns också på Migrationsverkets webbplats under rubriken Externa aktörer och därefter rubriken i vänstermenyn För offentliga biträden. Spara gärna startsidan som en favorit i din webbläsare. Gå vidare genom att välja din typ av e-legitimation och följ instruktionerna på skärmen. När du loggat in visas Startsida med menyer till vänster. Innehållet i menyn och startsidan är olika beroende på om du är offentligt biträde eller assistent. Se avsnitt 3 Administrera assistenter för hur du som offentligt biträde gör för att lägga till assistent som användare.
2.2 Logga ut från biträdessidan Klicka på Logga ut, längst upp till höger på sidan. Stäng webbläsaren av säkerhetsskäl. Observera! Glöm inte att både logga ut och stänga webbläsaren. Konfidentiella uppgifter finns nämligen tillgängliga i kalenderfunktionen om du inte loggar ut.
3 Biträdets administration av assistenter Som offentligt biträde kan du ge eller ta bort behörighet för en eller flera assistenter för att de ska administrera din kalender. Det är du som ansvarar för att ge och tar bort behörigheterna. 3.1 Ge assistent behörighet till din kalender Välj Administrera assistent i vänstermenyn. Du kommer då in på en sida där du kan lägga till eller ta bort assistenter. Klicka på knappen Ny när du vill ge behörighet till en assistent. Fyll i uppgifter. Observera att det är viktigt att korrekt personnummer fylls i eftersom assistenten loggar in med egen personlig e-legitimation. Finns assistenten i systemet sedan tidigare, exempelvis om assistenten är kopplad till annat offentligt biträde, behöver du bara ange personnummer så fylls namnet i automatiskt. Klicka på Spara när du är klar. När du sparat syns assistentens namn i listan och han eller hon kan direkt logga in med sin e-legitimation.
3.2 Ta bort assistentens behörighet till din kalender Välj Administrera assistent i vänstermenyn. Sätt en bock i rutan till höger om assistenten som du ska ta bort behörighet för och klicka sedan på knappen Koppla bort markerade.
4 Assistent administrerar biträden Som assistent behöver du välja vilket offentligt biträde som du ska administrera kalendern för. Detta gör du genom att välja Kalenderhantering i menyn till vänster. 4.1 Välj vilket biträde du ska administrera Du väljer offentligt biträde genom att klicka på pilen till höger om Välj biträde. I den lista som fälls ut väljer du det biträde som du ska administrera. Du får då tillgång till biträdets kalender genom att klicka på fliken Kalender, som syns till höger om fliken Bokningar efter att du valt ett biträde.
5 Administrera kalender Det går att tillgängliggöra tider maximalt sex månader framåt i tiden. Du kan välja mellan följande tider: Starttid förmiddag: 8:00 8:30 9:00 Sluttid förmiddag: 11:30 12:00 Starttid eftermiddag: 12:00 12:30 13:00 Sluttid eftermiddag: 16:00 16:30 Observera! Restid ingår inte i den tillgängliga tiden. Tider som du gjort tillgängliga men som inte Migrationsverket inte utnyttjat, tas automatiskt bort ur din kalender fram till dagens datum. Se startsidan för aktuell information om bokningsläget. 5.1 Se inbokade tider När du väljer fliken Bokningar ser du en lista över dina inbokade möten. Är du assistent ser du inbokade möten för valt biträde. Klickar du på ett möte så visas detaljerad information om mötet. Om du väljer fliken Kalender visas inbokade möten i en månadskalender med färg och tidsangivelser. Tillgänglig tid =ljusgul markering Bokade mötestider = ljusröd markering Dagens datum =mörkare gul Markerad dag = lila
5.2 Tillgängliggör enstaka tider Välj kalenderflik. Fälten för att hantera tider för den aktuella dagen under kalendern visas. Lägg in start- och sluttid för förmiddag och eftermiddag. Välj tider. Klicka på Lägg till. 5.3 Tillgängliggör återkommande tider Det är möjligt att snabbt tillgängliggöra flera tider på en gång. Detta gör du antingen genom att markera flera dagar i kalendern eller genom att klicka på knappen Lägg till återkommande tid.
När du markerar i kalendern ser du det markerade datumintervallet under kalendern. Har du klickat på Lägg till återkommande tid får du själv lägga in datumintervallet. Välj datumintervall, dag(ar) och tider. Klicka på Lägg till. Du har tillgängliggjort tid inom datumintervallet. 5.4 Ta bort tillgängliggjord tid Klicka på aktuell dag i kalendern. De tillgängliggjorda tiderna visas. Klicka på Ta bort. Observera! Om du blivit preliminärbokad men bokningen ännu inte godkänts i Migrationsverkets system av en behörig beslutsfattare, syns det inte i kalendern. Du kan själv inte ta bort den tiden om du inte kan den aktuella tiden. Ett meddelande som säger att du ska kontakta Migrationsverket visas. Vid kontakten bestämmer ni om det är möjligt att boka om till annan tid eller om Migrationsverket ska förordna ett annat biträde.
6 Hantera kostnadsräkningar 6.1 Se lista över ärenden För att se nya och påbörjade kostnadsräkningar väljer du menyn Kostnadsräkningar. Du ser då listan över nya och pågående ärenden för kostnadsräkningar. Är du assistent måste du först välja vilket biträde du vill hantera kostnadsräkningar för. När du kommer in på sidan syns nya och påbörjade kostnadsräkningar i en lista. Om en kostnadsräkning omfattar en familj är den markerad med noteringen (grp) efter dossiernumret på den som är huvudperson i gruppen, kolumnen längst till vänster. Medlemmarna i gruppen är inte presenterade i listan men blir synliga när du klickar på Skapa-knappen och påbörjar kostnadsräkningen. Klicka på länken Sök så öppnas utökade sökmöjligheter i e-tjänsten. Välj de sökkriterier du önskar. Klicka på Ny sökning så uppdateras listan under sökfönstret. Du kan välja flera typer av Status (Ej påbörjad/påbörjad/skickad) - tryck ner Ctrl tangenten på tangentbordet klicka på fler av alternativen i listan så kommer de med i den nya sökningen.
6.2 Skapa ny/ändra kostnadsräkning Klicka på Skapa till höger om ärendet i listan. Ändra en redan sparad kostnadsräkning som inte är inskickad genom att klicka på Ändra till höger om ärendet. Du kan på detta vis arbeta med kostnadsräkningen löpande. Till din hjälp finns det informationstexter visas under fälten som ska fyllas i. Markera eller klicka på i för att visa informationen i fältet. Om du klickat på i så ligger informationstexten kvar. Stäng genom att klicka på blå krysset under informationstexten. 6.2.1 Hantera grunduppgifter Grunduppgifter är viktiga för att ange till vilket företag och kontonummer utbetalningen ska gå. Under rubriken Ärenden i grupp ser du vilket/vilka ärenden som kostnadsräkningen gäller för. 6.2.1.1 Referens I fältet för Referens kan du skriva in ett eget referensnummer.
6.2.1.2 Företag och betalkonto För att kunna välja företag och konto för utbetalningen måste du tala om för Migrationsverket att företaget har dotterbolag eller moderbolag. Du ansvarar själv för att lägga till det kontonummer som du vill att utbetalningen ska gå till. För att registrera nytt konto, klicka i Nytt, skriv kontonummer, välj PG eller BG och spara. Finns kontot redan registrerat behöver du inte registrera det på nytt utan väljer kontonumret i listan. När du valt Spara kan du gå vidare och lägga till detaljer. En sparad kostnadsräkning går att plocka upp igen och ändra. Ångrar du en inmatning och vill ta bort kostnadsräkningen klickar du på Ta bort, du kommer då tillbaka till listan med nya och pågående ärenden för kostnadsräkningar. Ärendet ligger kvar i listan med status Ej påbörjad.
6.2.2 Lägg till detaljer Klicka på fliken Detaljer. Välj datum för detaljen. Det går inte att välja ett datum framåt i tiden. Välj vilken detalj som det gäller t ex Arbetstid. Klicka på Spara. Detaljen läggs i sammanställningen till höger om registreringen. 6.2.2.1 Uppdatera detaljer Du kan ändra en detalj i efterhand efter att du har sparat den. Klicka på raden i sammanställningen till höger. Detaljen läggs upp i inmatningsfönstret. Välj Spara detaljen. Klicka på Avbryt om du ångrar du dig eller valt fel.
6.2.2.2 Ta bort detaljer Det är enkelt att ta bort en detalj. Klicka på krysset till höger om detaljen i sammanställningen. 6.2.3 Lägga till bilagor För vissa detaljer (Arbetstid, Resekostnad och Utlägg) går det att bifoga specifikation som styrker kostnaden. Klicka på Bläddra. Välj den lokala fil du vill bifoga från din egen dator. Filen måste vara en PDF för att vi ska kunna läsa den hos oss När filnamnet står i rutan klickar du på Lägg till. Filen laddas över till Migrationsverket. Klicka på Spara. 6.3 Se sammanställning När du är klar med kostnadsräkningen eller vill se en detaljerad sammanställning över ditills inlagda händelser klickar du på fliken Sammanställning. 6.4 Skicka till Migrationsverket Bocka i Företaget innehar F-skatt för att kunna skicka din kostnadsräkning via e-tjänsten. Har du inte F-skatt måste du skicka in ett yrkande om arvode via vanliga posten. För att skicka kostnadsräkningen till Migrationsverket klickar på knappen Skicka till Migrationsverket.
Kostnadsräkningen skickas elektroniskt till Migrationsverket och det skapas ett dokument och ett ärende. För att se det färdiga dokumentet: Går du tillbaka till ärendelistan. Klickar på Kostnadsräkningar i menyn. Klickar på Sök och markerar Skickad i fältet för Status. Systemet söker nu på nytt. För att öppna en kopia av dokumnetet i PDF-format klickar du på symbolen till höger om ärendet. Du måste ha PDF Reader installerad för att kunna se dokumentet.