Uppföljning av tidigare granskning avseende sområdet Revisionsrapport KPMG Offentlig Sydost Kristian Gunnarsson 2013 KPMG Bohlins AB, the Swedish member firm of KPMG International, a Swiss cooperative. All rights reserved.
Innehåll 1. Bakgrund, syfte och metod 1 2. Synpunkter från granskningen 2008 samt beskrivning av nuläget 2010 1 3. Avslutande kommentar 4 2013 KPMG Bohlins AB, the Swedish member firm of KPMG International, a Swiss cooperative. All rights reserved.
1. Bakgrund, syfte och metod Revisorerna har i revisionsplaneringen för 2010 uppmärksammat behov av att följa upp granskning från 2008 avseende sområdet. Syftet med granskningen är att bedöma och beskriva hur de tidigare revisionsiakttagelserna behandlats och vilka åtgärder som vidtagits. I granskningen har relevant dokumentation studerats samt avstämningar och verifieringar skett med ansvariga. Rapporten har faktakontrollerats av kultur- och fritidschef samt administrativ chef inom kulturoch fritidsförvaltningen. 2. Synpunkter från granskningen 2008 samt beskrivning av nuläget 2010 I anslutning till de synpunkter och kommentarer som lämnades 2008 redovisas nedan under kommentar 2010 vilka åtgärder som vidtagits sedan dess. Kommentar 2008: Vi ser det som en brist att det inte funnits/finns långsiktiga underhållsplaner för kultur- och fritidsnämndens anläggningar. Kommentar 2010: Under 2010 ligger ansvaret för byggnaderna på kultur- och fritidsnämnden eftersom fastighetsenheten från 2010 ingår i Tranåsbostäder AB. Tillskillnad mot den tidigare granskningen framkommer i föreliggande granskning att det finns en femårsplan för underhåll avseende byggnaderna på bland annat. Min slutsats blir således att berörda (kultur- och fritidsförvaltning samt fastighetskontor/tranåsbostäder AB) inte kände till denna underhållsplan vid tidpunkten för den första granskningen vilket måste betraktas som en brist. Femårsplanen är daterad 2006-03-23 och för bredstorp finns upptaget totalt 2,1 mkr i underhållsåtgärder. Kultur- och fritidsförvaltningen framhåller också att vissa insatser finns prioriterade i deras investeringsplan. Utredning och planer pågår i den riktningen att Tranåsbostäder övertar ägandet och förvaltningen av fastigheten och enligt de muntliga uppgifter som framförts är ambitionen att när ägandefrågan är löst kommer en ny långsiktig underhållsplan att tas fram (se vidare nedan). Jag har studerat nämndens investeringsplan i de delar som rör fastigheten och kan konstatera en viss sammanblandning mellan underhåll och investering, d v s en del insatser/åtgärder som finns upptagna i investeringsplanen är att anse som underhåll och bör belasta driftbudgeten. Exempel som kan nämnas är nytt golv i tennis/badmintonhall. Vissa åtgärder kan kanske betraktas som både underhåll och investering men då bör en bedömning göras om detta, vilket inte skett. 1 (4)
Kommentar 2008: Vi gör bedömningen att det utifrån ett styrnings- och samordningsperspektiv är bättre om verksamhetslokaler koncentreras till en eller få huvudmän. Därför menar vi att utredningen om alternativ driftsform 1 bör ges hög prioritet. Kommentar 2010: Vid tidpunkten för granskningen (mars-april 2010) pågår intensivt arbete för att hitta en bra lösning med stiftelserna. Bland annat har möjligheterna till permutation av stiftelserna utretts tillsammans med konsult. Ett annat alternativ som utreds är enligt uppgift att tillsammans med stiftelserna omförhandla målformuleringarna så att stiftelsernas uppdrag inte är att äga och förvalta byggnaderna. Kommunens representanter har träffat stiftelserna den 9 april 2010 för behandling av ärendet. Enligt uppgift pågår omskrivning av målformuleringarna enligt ovan. Kommentar 2008: Vi konstaterar att det under en lång tid saknats detaljplan för området vilket vi anser är en stor brist eftersom helhetssynen på området och dess utveckling därmed inte varit fastställd. Arbetet bör ges hög prioritet. Kommentar 2010: Nu gällande detaljplan är enligt mark- och exploateringschef från 1973 och är inte anpassad till hur det ser ut på fastigheten idag. Bristerna gäller framförallt infrastrukturen kring, exempelvis kring infarter och parkeringar mm. Arbete med reviderad detaljplan för idrottsområdet pågår. Förslag finns även på avstyckning av fastigheten (inkluderat område för framtida expansion) inför en eventuell övergång till Tranåsbostäder. Enligt mark- och exploateringschefen pågår under 2010 även arbete med översiktsplanen och denna plan bör föregå fastställande av detaljplan för idrottsplatsen. Kommentar 2008: Vi vill uppmana kommunen att på eget initiativ göra utvärderingar av de verkliga driftkostnaderna samt avstämning av de verkliga hyresintäkterna i syfte att kunna vidta åtgärder för att öka de sistnämnda. 2 Kommentar 2010: Undertecknad kan konstatera att uppföljning av intäkter och kostnader för IP har tagits fram för 2008 respektive 2009. Av sammanställningen framgår intäkter och kostnader fördelat på Bandy, fotboll, friidrott, stiftelsen shallen samt stiftelsen tennis-badminton. Undertecknad rekommenderar att motsvarande sammanställningar även görs fortsättningsvis i syfte att kunna se utveckling/trend över åren. Den totala nettokostnaden för hela uppgick 2008 till 8 538 tkr. För 2009 uppgick motsvarande kostnad till 9 097 tkr. Den beräknade årliga driftkostnaden för konstgräsanläggningen uppgick enligt kalkylen i investeringsskedet till 462 tkr/år. Eftersom föreningarna sköter planen belastas kultur- och fritidsnämnden endast av kapitaltjänstkostnad. Kapitaltjänstkostnaden för 2009 uppgick enligt ekonomiavdelningen till 873 454 kronor. Slutsatsen är således att driftskostnaden är väsentligt högre än den som bedömdes i investeringsskedet. Orsakerna till detta är framförallt kapitaltjänstkostnaden som beräknades till 622 tkr/år i den ursprungliga kalkylen samt mindre hyresintäkter än kalkylerat. 1 Kultur- och fritidsförvaltningen tillsammans med ekonomikontoret fick under 2008 i uppdrag att utreda alternativa driftsformer för verksamhet och byggnad som i dagsläget ägs av stiftelserna. 2 Den beräknade årliga driftskostnaden för Tranås kommun beträffande konstgräsanläggningen uppgår enligt dokument s IP, ny huvudarena för fotboll KS 2007-08-07 till 462 tkr/år. Motsvarande kostnad för naturgräsalternativet hade varit 517 tkr/år. Skillnaden mellan alternativen beträffande driftskostnaden beror bland annat på att hyresintäkterna beräknas bli långt större med konstgräsalternativet. 2 (4)
Kommentar 2008: Vi anser att det är positivt och nödvändigt att kultur- och fritidsförvaltningen med anledning av föreliggande granskning initierat att utreda ansvarsfördelning mellan kommun och föreningar i ett försäkringsperspektiv. 3 Kommentar 2010: Enligt förvaltningens representanter är ansvaret tydligt, d v s allmänt gäller att skador mm på anläggningen ansvarar kommunen för, personskador ansvarar föreningarna för. Kommentar 2008: Under 2008 tecknades ett avtal mellan kommunen och Tranås fotbollsförening beträffande skötsel av konstgräsplan. Inför investeringen såg kommunen det som en viktig förutsättning att föreningen tog ansvar för skötsel av planen. Kommentar 2010: förvaltningens representanter uttrycker att de är nöjda med föreningens åtaganden. Under den stränga vintern 2010 har enligt uppgift föreningen sköt sitt åtagande mycket väl. Kommentar 2008: I hyreskontraktet med bandyklubben framgår att den årliga kostnaden från 2008-03-01 t o m 2009-02-28 uppgår till 13 175kr (exkl index). Kostnaden för samma klubb perioden 2009-03-01 t o m 2010-02-28 uppgår till 27 235 kr (exkl index). I hyreskontraktet med Tranås fotbollsförening framgår att den årliga kostnaden från 2008-03-01 t o m 2009-02-28 uppgår till 16 215kr (exkl index). Kostnaden för samma klubb perioden 2009-03-01 t o m 2010-02-28 uppgår till 33 520kr (exkl index). I hyreskontraktet som avser cafeteria för föreningarnas verksamhet (gemensamt avtal) framgår att den årliga kostnaden från 2008-03-01 t o m 2009-02-28 uppgår till 18 650kr (exkl index). Kostnaden för perioden 2009-03-01 t o m 2010-02-28 uppgår till 38 540kr (exkl index). Totalt från klubbarna erhålls således för perioden 2008-03-01 till 2009-02-28 sammanlagt ca 48 000 kronor. För perioden 2009-03-01 till 2010-02-28 erhåller kommunen ca 99 000 kronor vilket stämmer väl överens med hyresavtalet ovan. Kommentar 2010: Undertecknad kan utifrån kontroll av den ekonomiska redovisningen konstatera dels att avtalsenliga hyreshöjningar verkställts gentemot klubbarna, dels att avtalsenlig hyra debiterats. Förvaltningens representanter framhåller att klubbarna fått en mer ansträngd ekonomi under 2009 eftersom detta år gäller full hyra enligt avtalen. Ett annat skäl till en mer ansträng ekonomi uppges vara att deras intäkter inte blivit så stora som planerats med anledning av bland annat satsningen på konstgräs. Skälet till mindre intäkter uppges vara att grannkommuner också investerar i konstgräs vilket bidrar till minskad uthyrning. Enligt uppgift har föreningarna framfört önskemål om att diskutera befintliga avtal. Kultur- och fritidsförvaltningens linje är dock att avtalen ska följas. Befintliga avtal med föreningarna har automatiskt förlängts med tre år då uppsägning inte ägde rum 2009. 3 Intervjuade uppgav i den tidigare granskningen osäkerhet på vilket ansvar kommunen har i de fall arbetsskador inträffar av föreningens personal/medlemmar. 3 (4)
Kommentar 2008: Vi ser det som en mycket stor brist att dokumentationen kring underhållsbesiktningarna på anläggningen varit bristfällig. Det framgår inte vilka åtgärder som ska vidtas eller när de ska vidtas. Inte heller framgår ansvarsfördelning mellan kommun och klubbar beträffande finansieringen av underhållsåtgärderna ( felavhjälpningen ). De anteckningar vi fått del av är inte heller undertecknade av berörda avtalsparter. Kommunen bör internt utreda (inom ramen för sitt ansvar för intern kontroll) huruvida identifierade fel avhjälpts och att finansieringen skett av den som enligt avtalet är ansvarig. Kommentar 2010: Någon formell besiktning tillsammans med föreningarna (i enlighet med avtalet) har inte skett under 2009. Dock har lokalvårdsinspektör tillsammans med föreningarna gått igenom städning och status. Eftersom avtalen förlängts med oförändrat innehåll innebär det att besiktning behöver ske under 2010 och kommande två år. Undertecknad förutsätter att dokumentationen vid kommande besiktningar blir tydligare. KPMG, dag som ovan Kristian Gunnarsson Certifierad kommunal yrkesrevisor 4 (4)