Bilaga 5 Planeringsförutsättningar Administratin Lars Gerhardssn 2009-05-11 1 (7) Bilaga 5 Planeringsförutsättningar Administratin Innehållsförteckning Planeringsförutsättningar Administratin 1 www.10mila.se 1 Grafisk prfil (Arbete pågår, redvisas senare) 2 Språkhantering ch översättningar 2 Stämplings- ch psitineringssystem 2 Försäkringar 2 Ytterligare försäkringsskydd 2 Tävlingsjury 2 Inbjudan 2 Prgrambk med tävlings-pm 3 Exempel på underlag för framtagande av en prgrambk i A5-frmat. 3 PM Funktinärer 3 Hedersgäster ch VIP 4 Priser ch ceremnier 5 Ceremniplats 5 Invignings- ch startceremnier 5 Prisutdelning 5 Datasupprt ch Speakerfunktin 6 Resultatlistr 6 Slutrapprt 7 www.10mila.se Föreningens viktigaste frum för kmmunikatin med löpare, åskådare ch funktinärer är 10MILAs hemsida, www.10mila.se respektive Föreningens prjektsida, www.10mila.se/intranet. Exempel på infrmatin ch nyheter av intresse för 10MILAs deltagare, spnsrer, samarbetspartners ch funktinärer. För aktuell årsarrangör: intervju med banläggare, banlängder, terrängbeskrivning sv, eventuell särart, t ex specialarrangemang sv. (Jfr PRE-OL 2008 eller 10MILAveckan 2009) ftn på tävlingsterräng ch TC,
Bilaga 5 Planeringsförutsättningar Administratin Lars Gerhardssn 2009-05-11 2 (7) preliminär respektive slutlig inbjudan, infrmatin från värdkmmun(-er) ch samarbetspartners, träningspaket, lgi- ch resealternativ, intervju med aktuella ch intressanta klubbar, favritlag sv, regelbunden redvisning av anmälningsläge, gegrafisk spridning sv, För kmmande Arrangör(-er): utöver vad sm nämns van även, grundfakta, t ex tävlingsledning, tävlingsmråde, avlysning, tävlingsdatum sv. Tids- ch ansvarsförhållanden ch mfattning redvisas i Kmmunikatinsplan för www.10mila.se. Grafisk prfil (Arbete pågår, redvisas senare) Arrangören må nyttja varumärket 10MILA för marknadsföring av tävlingar, träningspaket ch liknande arrangemang ch aktiviteter, inför ch inm ramen för begreppet 10MILAveckan. Språkhantering ch översättningar Det pågår f n ett arbete (maj 2009) med att utreda hur ch i vilken mfattning infrmatin m tävlingen, t ex inbjudan ch tävlings-pm samt på www.10mila.se ska översättas till lika språk. Diskussiner ch metder för upphandling av översättningstjänster genmförs i samverkan med bl a 25manna. Stämplings- ch psitineringssystem Gdkänt elektrniskt stämplingssystem ska användas ch tillhandahålls av Föreningen. Upphandling av psitineringssystem genmförs av Föreningen i samråd med Arrangören. Försäkringar 10MILA svarar för försäkring (basförsäkring) av den ägda materielsatsen. Ytterligare försäkringsskydd Arrangören har att på eget ansvar undersöka vilket ytterligare försäkringsskydd man behöver för att genmföra tävlingen på ett eknmiskt säkert sätt. Föreningen har, utöver att teckna van angivna försäkringen, inget ansvar i dessa frågr. Tävlingsjury Stckhlms OF (StOF) ansvarar i samråd med tävlingskntrllanten att en tävlingsjury tillsätts. Inbjudan Året före genmförandeåret presenterar Arrangören, efter gdkännande av tävlingskntrllanten: preliminär inbjudan samband med 10MILA,
Bilaga 5 Planeringsförutsättningar Administratin Lars Gerhardssn 2009-05-11 3 (7) slutlig inbjudan i samband med 25manna samt svarar för att preliminär inbjudan distribueras vid Jukla respektive O-Ringen. Prgrambk med tävlings-pm Arrangören kan välja att antingen ta fram en prgrambk med tävlings-pm av ett mer klassiskt snitt, i A5-frmat, eller sm en tidningsbilaga. Prgrambken ska minst mfatta: välkmsthälsning från Föreningen, välkmsthälsning från Arrangören, välkmsthälsning eller liknande från värdkmmun ch eller viktigare samarbetspartner(-s), tävlings-pm (m denna ej redvisas separat), skiss över TC, startlistr samt 10MILA-statistik. Exempel på underlag för framtagande av en prgrambk i A5-frmat. För att uppnå abslut bästa slutresultat rekmmenderas att riginalet är gjrt i QuarkXpress, PageMaker, Illustratr, Freehand eller Phtshp. Använd aldrig lgtyper ch riginal sm Micrsft Wrld, PwerPint, Publisher eller Excel-dkument, dessa prgram hanterar endast RGB ch det är svårt att uppnå krrekt färgåtervinning. Lgtyper skall alltid vara vektriserade EPS filer. Alla texter bör vara vektriserade. Texter ska inte mvandlas till pixlar. All text lämnas till prgrambksredaktören i Wrd ch bilder sm papperskpir eller högupplösta JPG-filer. OBS! ej PwerPint. Alla ftgrafiska (ej vektriserade) bilder skall sparas i TIFF eller EPS.Skicka Om underlaget ska skickas via e-mail, tänk då på att filen inte får vara större än 25 mb ch att den ska vara packad med någt av dessa prgram: Till Mac används Stuffit eller Zip it. Frmat Upplaga PM Funktinärer A5, 148,5 x 210mm, (satsyta 129x180mm). Genmgående fyrfärg. Ska mtsvara antalet löpare i 10MILA. PM Funktinärer 10MILA ska ses sm ett faktablad med den grundläggande infrmatin sm kan behövas för att underlätta funktinärernas arbete inför, under ch efter 10MILA. PM:n kan även användas sm ett kntrll- ch checklista för en tävlingsledningen, tävlingskntrllanten mfl. Utöver denna PM finns det även ett antal mer detaljerade PM för respektive funktin, t ex IT/Data-drift, plan för byggnatin av TC, Mål ch växling sv. Dessa distribueras genm respektive blck- eller funktinsansvarig. PM Funktinärer 10MILA återfinns, tillsammans med all övrig aktuell infrmatin, på Föreningens prjektsida. Respektive arrangörsförenings 10MILA-ansvarige kmmer att få behörighet till sidan. Ett exempel på FM för funktinärer (10MILA 2005) redvisas i bilaga 4.
Bilaga 5 Planeringsförutsättningar Administratin Lars Gerhardssn 2009-05-11 4 (7) Hedersgäster ch VIP Funktinen hedersgäster ch VIP ägs av Föreningen vilken, i samverkan, stödjer Arrangören med inbjudningar, prgram Verksamheten för hedersgäster ch VIP regleras i ett särskilt prgram ch mfattar bl a: infrmatin av föreningen Timilabudkavlen, tävlingsledare, banläggare sv, guidad rundvandring på TC/arenan, besök vid kntrll under Herrkavlen (nattsträcka) samt enklare förtäring, möjligheter till utspisning på särskild plats på TC/arenan samt möjligheter för t ex huvudspnsr, värdkmmun sv att infrmera m sin verksamhet. Detta företrädesvis vid respektive aktörs utställningsplats eller liknade. Om möjligt nyttjas hedersgäst ch VIP för start-, mål- ch prisutdelningsceremnier. Föreningen svarar, i samverkan med Arrangören, för att inbjuda hedersgäster ch VIP enligt nedan. Svenska Orienteringsförbundet Styrelsen Kansliet Landslagsledning Arrangörscacher Föreningen Timilakavlen Styrelsen Ordförande för respektive medlemsförening Utöver van bör även några välförtjänta persner sm arbetat i många år inm föreningen kunna inbjudas. Värdkmmun(-er) Enligt samråd med respektive kmmun Aktuell Länstyrelse Spnsrer Huvudspnsr Försvarsmakten I övrigt enligt marknadsgruppen Högkvarteret (Försvarsmaktens högsta ledning) Försvarsmaktens Idrtts- ch friskvårdsenhet (FMIF) Chef för förband med stödansvar Chef för hemvärn, frivilligrganisatin mtsv vilka stöttar tävlingen Kmmande års 10MILA-arrangörer Tävlingsledning(-ar) Kmmunrepresentant(-er)
Bilaga 5 Planeringsförutsättningar Administratin Lars Gerhardssn 2009-05-11 5 (7) O-Ringen Jukla 25manna Lidingölppet Övriga aktörer Ev. liknande aktörer Representant för O-Ringens ledning, O-Ringenchef eller liknande Tävlingsledare för innevarande års O-Ringen Ordförande i Juklaföreningen Tävlingsledare för innevarande års Jukla Ordförande i 25manna-föreningen Tävlingsledare för innevarande års 25manna Generalsekreterare Tävlingsledare för Lidingölppet innevarande år Markägare Priser ch ceremnier Ceremniplats Lkala spnsrer ch samarbetspartners Ordförande för Skgskarlarna/Skgsflickrna Ceremniplatsen väljs så att ceremnier ch prisutdelningar: inte påverkar den frtsatt målgång, skapar bästa möjliga förutsättningar för press ch övrig media, att publiken kan följa både ceremnier ch prisutdelningen samt frtsatt tävling ch målgång samt att ceremnier ch prisutdelningar kan följas via strbildsskärmen. Invignings- ch startceremnier Invigningsceremni genmförs lördag, ca kl 12.00. I samband med ceremnin inbjuds representant från Föreningen likväl sm för Arrangören att invigningstala. Härutöver kan med fördel representant för värdkmmun eller liknande erbjudas taltid. Prisutdelning Lagpriser budkavlar ch hederspriser - till de 10 bästa lagen i varje klass ch löparna i dessa lag ska av traditinella skäl vara av samma typ sm tidigare år, d v s en budkavle i i lika valörer fäst vid en träplatta/sköld. Eventuella ändringar av prisernas utfrmning skall gdkännas av Föreningen likaså övrig prismfattning. Arrangören svarar för prisanskaffning för respektive tävlingsklass.
Bilaga 5 Planeringsförutsättningar Administratin Lars Gerhardssn 2009-05-11 6 (7) Herrkavlen Damkavlen Ungdmskavlen Öppen kavle Gåvr till markägare, spnsrer sv. Prisutdelning genmförs efter målgång i respektive klass ch genmförs i anslutning till mål eller på särskild ceremniplats. Strävan är att prisutdelning, framförallt för Herrkavlen, genmförs snarast möjligt efter målgång för de ti främsta lagen. Detta för att prisutdelningen ska ske när media likväl sm publiken frtfarande är på plats. Sm prisutdelare för de lika kavlarna kan följande tillfrågas: representant för Föreningen, representant för Arrangören, representant för värdkmmun(-er), representant för huvudspnsr eller liknande samarbetspartner samt representant för Försvarsmakten. I samband med prisutdelningen för Herrkavlen ska nästkmmande års arrangör inbjudas att hälsa välkmmen till följande års 10MILA. Datasupprt ch Speakerfunktin Se separata PM för data- ch speakerfunktinen samt elektrniskt stämplingssystem. Resultatlistr Resultatlistr ska redvisas på www.10mila.se ch ej i pappersfrm. Efter Elitserietävlingar svarar SOFT för att nyheter ch de främsta resultaten från tävlingen så snabbt sm möjligt skickas till TT. Därigenm nås de flesta av landets dagstidningar, samt radi, TV ch Text-TV. En nyhetsartikel från tävlingen läggs ckså snarast ut på www.rientering.se.
Bilaga 5 Planeringsförutsättningar Administratin Lars Gerhardssn 2009-05-11 7 (7) Slutrapprt Efter 10MILA i Rsersberg 2008 samlade tävlingsledningen sina erfarenheter ch dragna slutsatser samt tips till kmmande arrangörer i en föredömligt utfrmad slutrapprt. Rapprten i sin helhet finns att hämta på www.10mila.se/intranet. Dispsitinen ska ses m ett exempel på utfrmning av en slutrapprt. 1. Sammanfattning 2. Uppdraget 3. Organisatinskmmitté 4. Planeringsprcessen 5. Kanslifunktinen Externa kntakter Säkerhetsfrågr Miljöfrågr Utbildning VIP Ceremnier 6. Tävlingsfunktinen Tävlingsledaren Förberedande planering Kartr Banläggning Tävlingen Resultat 7. Tävlingsadministrativa funktinen Sekretariat Tävlingsexpeditin ch klagmur Instämpling/utstämpling/Röd utgång Teknik Arenaprduktin Webb-TV Transprter Hyrtält Militärtält Husvagnar Tält Vindskyddsplatser Lgi htell Marketenteri El ch Vatten Sanitet ch Sjukvård Naturskydd Infrmatinstavla 9. Marknadsfunktin Marknadskncept Spnsrarbetets upplägg Sammanfattning ch rekmmendatiner 10. Infrmatin ch media Marknadsföring Media 11. Eknmifunktinen Eknmiadministratin Försäkringar 12. Tävlingsrapprt 8. Tävlingscentrum service Byggnatin Parkering