Förfrågningsunderlag Upphandling av Webbyrå för Swedish Lapland Visitors Board 1. ALLMÄN ORIENTERING... 2 1.1 Upphandlingsförfarande... 2 1.2 Uppdraget... 2 1.3 Pris... 2 1.4 Syfte och målgrupp... 3 2. UPPHANDLINGSVILLKOR... 3 2.1 Allmänt... 3 2.2 Upplysningar... 3 2.3 Uppgifter om anbudsgivaren... 3 2.4 Utvärderingskriterier... 5 3. KOMMERSIELLA VILLKOR... 5 3.1 Fakturarutiner/betalningsvillkor... 5 3.2 Avgifter... 6 3.3 Dröjsmålsränta... 6 3.4 Hävningsrätt... 6 3.5 Tvist... 7 Bilaga 1.... 8 Swedish Lapland Visitors Board, Kyrkogatan 13, 972 32 Luleå
Förfrågningsunderlag - Upphandling av Webbyrå 1. ALLMÄN ORIENTERING 1.1 Upphandlingsförfarande Denna upphandling genomförs utifrån det anbud som är det affärsmässigt mest fördelaktiga. Kriterierna för bedömning av vad som anses vara det affärsmässigt mest fördelaktiga är (utan rangordning): - Kännedom om besöksnäringen och Swedish Lapland som destination - Kännedom om målgruppen Den globala resenären och deras internetvanor - God erfarenhet och goda vitsord om tidigare webbutveckling - Pris 1.2 Uppdraget Swedish Lapland Visitors Board (SLVB) ska skapa en, för SLVBs målgrupper, intressant och relevant webbplats med innehåll som ska skapa engagemang och vidareförmedla köpstark trafik till våra entreprenörer. Parallellt med den egna webbplatsen, ämnar SLVB att bygga upp ett antal tema- och kampanjbaserade sajter, samt utveckla en webbplattform och en intranätlösning för medlemmar. Utöver den tekniska kompetensen, ingår i uppdraget en roll som digital rådgivare i syfte att komplettera SLVB s kommunikationsorganisation med kompetens inom webbutveckling, samt erbjuda lämplig teknisk support enligt avtal. ITsupportprocesser ska definieras i ett Service Level Agreement (SLA) med minimikravet på support (samt kontakt till denna) alla dagar, dygnet runt. Uppdragets effektiva löptid är 9 månader. Startdatum 2015-03-01, slutdatum 2015-12-31 med eventuell förlängning på ett år (12 månader, t.o.m. 2016-12-31). Uppdraget är i första hand kopplat till beviljade projekt. 1.3 Pris Det angivna priset ska avse nedlagt tid och i förekommande fall resor för uppdragets utförande. 2
1.4 Syfte och målgrupp Övergripande målet är att sprida kännedom och väcka intresse för varumärket Swedish Lapland, öka destinationens attraktionskraft samt bidra till ökad omsättning i besöksnäringen. Syftet med (kommande) www.swedishlapland.com är att locka besök av köpstarka Globala resenären av SLVB utpekade nyckelmarknader och nischade tematiska områden, både internationella, nationella och regionala. Exportmogna entreprenörer inom Swedish Lapland ska uppleva sajten som en självklar marknadsföringsplattform för deras produkter, att sajten kan leverera relevant trafik till deras produkter/varumärke som kan generera till köp eller leads. Projektets uppdrag blir att säkerställa den tekniska plattformen för att möjliggöra detta och att innehåll, funktioner och strategier upplevs som lättillgängliga, nyskapande och intressanta för att skapa och bibehålla intresse, generera trafik och säkra den digitala närvaron. 2. UPPHANDLINGSVILLKOR 2.1 Allmänt Anbud skall lämnas skriftligt och undertecknat av behörig firmatecknare. Det skall lämnas i slutet och neutralt kuvert och vara märkt med Webbyrå 2015. Observera att elektroniskt översända anbud såsom fax, e-post och motsvarande inte godkänns. Anbudet skall ställas till: Swedish Lapland Visitors Board, Annika Fredriksson, Kyrkogatan 13, 972 32 Luleå Anbud skall vara ovanstående tillhanda senast 20 februari 2015, klockan 12.00. Anbudet och tillhörande handlingar skall lämnas på svenska. För sent inkomna anbud kommer inte att prövas. Anbudet ska för leverantören vara bindande t.o.m. två månader efter den 20 februari, 2015. 2.2 Upplysningar Upplysningar avseende upphandlingen kan lämnas av Maria Sirviö, 070-235 28 10, maria@swedishlapland.com. 2.3 Uppgifter om anbudsgivaren Leverantören ska även vara registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter. Leverantören ska inneha s.k. F- skattesedel. 3
Swedish Lapland Visitors Board kan utesluta en anbudsgivare om anbudsgivaren: - Är i konkurs eller i likvidation, eller är under tvångsförvaltning. - Är föremål för ackord eller tills vidare har inställt betalningarna eller är underkastad näringsförbud. - Är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, ackord eller liknande förfarande. - Är dömd för brott avseende yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom. - Har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen - inte har fullgjort sina åligganden avseende skatter eller socialförsäkringsavgifter. - Underlåtit i något väsentligt hänseende lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts enligt ovan Anbudsgivaren skall intyga att denne inte brister i något av ovanstående hänseenden. Detta skall göras genom att fylla i och bifoga följande handlingar: - Sanningsförsäkran (bilaga 1), vilken ska undertecknas av behörig firmatecknare - Intyg från behörig myndighet som utvisar att leverantören har betalat föreskrivna skatter, andra avgifter samt sociala avgifter. Använd blankett SKV 4820 (högst tre månader gammalt). Anbudsgivaren ska vara ett välskött företag med sund och stabil ekonomi. Anbudsgivaren ska ha stor erfarenhet och relevant kompetens inom det specificerade anbudsområdet vilket ska kunna styrkas genom att bifoga referenser från minst två tidigare eller befintliga kunder som Swedish Lapland Visitors Board kan kontakta. Ange organisationen/företagets namn, adress samt kontaktuppgifter till den person som kan svara på frågor om anbudsgivarens förmåga för var och en av referenserna. Angivande av priser - Alla priser ska anges i svenska kronor - Priserna ska anges som timpris på relevanta tjänster - Priserna ska vara totalpriser, dvs. eventuella avgifter eller övriga kostnader ska ingå - Samtliga priser ska gälla till och med 2016-12-31 4
- I det fall oförutsedda kostnader uppstår ska de i förväg meddelas till och godkännas av Swedish Lapland Visitors Board. 2.4 Utvärderingskriterier - Kännedom om besöksnäringen och Swedish Lapland som destination * Viktning: 20% - Kännedom om målgruppen Den globala resenären och deras internetvanor *Viktning 20% - God erfarenhet och goda vitsord om tidigare webbutveckling * Viktning: 30% - Pris * Viktning: 30% Dokumenterade, relevanta och framgångsrika referensprojekt är meriterande, bifoga dock högst tre. Ovanstående kriterier skall tydligt dokumenteras av anbudsgivaren. Anbud som innehåller felaktiga eller ofullständiga uppgifter om sådant som efterfrågas i detta förfrågningsunderlag och tillhörande bilagor kan komma att förkastas. Utvärderingsskalan är av nedanstående modell: Betyg 5 = Mycket bra Betyg 4 = Bra Betyg 3 = Godkänt Betyg 2 = Dåligt Betyg 1 = Undermåligt Anbud med lägsta pris får 5 poäng, näst lägsta 4 poäng osv. Inget prisanbud får lägre poäng än ett. Swedish Lapland Visitors Board förbehåller sig även rätten att inhämta egna referenser som kan komma att användas som stöd för utvärderingen av respektive anbud. 3. KOMMERSIELLA VILLKOR 3.1 Fakturarutiner/betalningsvillkor Faktura skall utfärdas av anbudsgivaren efter utförda deluppdrag. Tydlig specifikation av uppdraget samt nedlagd tid och nedlagda kostnader ska anges på fakturan eller fakturaunderlag. Innehav av F- skattsedel och leverantörens momsnummer skall framgå av fakturan. Swedish Lapland Visitors Board betalar leverantörsfakturor per 30 dagar netto efter 5
att - specificerad korrekt faktura kommit oss tillhanda och - arbetet utförts och godkänts 3.2 Avgifter Fakturerings- och expeditionsavgifter medgivs inte. 3.3 Dröjsmålsränta Dröjsmålsränta får debiteras enligt svensk räntelagstiftning. 3.4 Hävningsrätt Swedish Lapland Visitors Board äger rätt att med omedelbar verkan häva upprättat avtal om: - Leverantören i väsentligt hänseende inte utför sina åligganden och rättelse inte sker utan dröjsmål efter erinran. - Leverantören försätts i konkurs, träder i likvidation eller eljest är på sådant obestånd att han/hon inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden - Leverantören inte erlägger skatter eller fullgör andra förpliktelser gentemot det allmänna som följer av lag eller lagakraftvunna domar eller domslut. - Leverantören inte innehar för sitt uppdrags utförande erforderliga tillstånd och godkännanden och inte omedelbart införskaffar sådana efter uppmaning från Swedish Lapland Visitors Board. - Leverantören utan godkännande från Swedish Lapland Visitors Board överlåter gällande avtal till annan part. - Leverantören utan överenskommelse antar uppdrag för konkurrerande organisationer. - Leverantören utan överenskommelse lämnar ut information som kan skada verksamheten för Swedish Lapland Visitors Board. Leverantören äger rätt att häva detta avtal med omedelbar verkan om - Swedish Lapland Visitors Board i väsentligt hänseende underlåter att fullgöra sina åligganden och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig erinran från leverantören. 6
3.5 Tvist Tvister om tolkningen av avtalsbestämmelser eller därtill tillhörande handlingar skall i första hand lösas direkt av avtalsparterna. Kan då förlikning inte nås skall tvisten lösas av Luleå tingsrätt. I avvaktan på att tvisten löses har Swedish Lapland Visitors Board tolkningsföreträde. Kontrollera att samtliga handlingar medföljer anbudet enligt följande lista: - Anbud - Sanningsförsäkran (Bil 1 ) - Blankett SKV4820 - Referenser, minst två kontaktpersoner 7
Bilaga 1. SANNINGSFÖRSÄKRAN Swedish Lapland Visitors Board kräver att anbudsgivarna inte har skatteskulder eller andra ej reglerade skulder som strider mot god affärssed. Jag som anbudsgivare försäkrar att bolaget inte har skulder enligt ovan: JA NEJ Swedish Lapland Visitors Board kräver att anbudsgivarna innehar F-skattsedel. Jag som anbudsgivare försäkrar att bolaget innehar F-skattsedel: JA NEJ Underskrift av behörig firmatecknare: Ort/datum Namnteckning Namnförtydligande 8