Mamut Enterprise Status/Analys Detta är en introduktion till hur du använder tilläggsprodukten Mamut Enterprise Status/Analys. Först får du en genomgång av vad Mamut Enterprise Status/Analys kan ge ditt företag och vad du bör tänka på innan du börjar använda systemet. Därefter följer instruktioner om hur systemet används effektivt. Innehåll Inledning 2 Fördelar...2 Funktioner...2 Mamut Enterprise Status/Analys...4 Få fram nyckeltal snabbare alltid ett steg före...4 Enkelt att analysera...4 Inbjudande presentationer...4 Stärk företagets konkurrenskraft...4 Exempel på användningsområden:...5 Rekommendationer 6 Vad bör du tänka på innan du börjar?...6 Pivot-tabeller...6 Utbildning av användare...6 Så här använder du systemet 7 Steg 1: Export av verksamhetsanalys...7 Steg 2: Export av försäljningssiffror till Pivottabell...9 Steg 3: Begrepp i Pivot-tabeller...9 Steg 4: Val av siffror i Pivot-tabellen...10 Steg 5: Grafisk framställning av siffrorna i Pivot-tabellen...11 1
MAMUT ENTERPRISE STATUS/ANALYS INLEDNING Fördelar Bättre översikt och kontroll. Enkel tillgång till information. Snabbare och mer korrekt respons. Täcker alla behov av nyckeltal och analyser. Skapa inbjudande rapporter. Enklare att göra grafiska framställningar. Fokus på resultatskapande arbete. Funktioner Försäljningsinformation Analysera följande försäljningsinformation: Produkter Antal varulinjer Antal sålda produkter Omsättning Självkostnadspriser TB (omsättning - självkostnadspris) Produktgrupper Säljare Projekt År Kundkategorier Kundstatus Perioder (månader) Regioner Orderinformation Kunder 2
INLEDNING Inköpsinformation Analysera följande information: Produkter Antal varulinjer Antal beställda produkter Rabatter Inköpspriser Produktgrupper Vår referens Projekt År Perioder (månader) Regioner Lager Kundkategorier Kundstatus Beställningar Leverantörer Redovisningsinformation Analysera följande information: Kontoinformation Verifikattyper Kontogrupper Avgiftskoder Debet Kreditsaldo Reskontrainformation Verifikatdatum Perioder År Avdelningar Projekt Verifikatinformation 3
MAMUT ENTERPRISE STATUS/ANALYS Medföljande standardrapporter: Kund- och kontaktinformation Faktura- och omsättningsstatistik Produktinformation Kundreskontrainformation Leverantörsreskontra information Mamut Enterprise Status/Analys Få snabb tillgång till korrekt information, analysera och skapa grafiska framställningar, var i framkant av alla situationer och gör de ändringar som krävs för att öka lönsamheten! Har du saknat en viss rapport? Önskar du att det skulle vara enklare att presentera siffrorna på ett inbjudande sätt? Med hjälp av Mamut Status/Analys kan du skapa grafiska presentationer och analysera allt från enkla standardrapporter till komplexa nyckeltalsrapporter och försäljningssiffror. Få fram nyckeltal snabbare alltid ett steg före Företaget är beroende av kritisk information för att stärka konkurrenskraften och kunna hävda sig på marknaden. Mamut Enterprise Status/Analys ger snabb tillgång till korrekt information och ledningen har tillgång till alla nödvändiga nyckeltal för att agera korrekt och snabbt. Enkelt att analysera Mamut Status/Analys kombinerat med Microsoft Excel organiserar viktiga upplysningar och låter dig ta fram, sammanställa och analysera informationen både snabbare och enklare. Genom att använda Mamut Status/Analys och tabellerna i Excel kan du betrakta siffrorna utifrån olika perspektiv och olika detaljnivåer samt göra jämförelser av valfria informationsbärare. Inbjudande presentationer De färdiga tabellerna med nyckeltal och funktionerna i Excel gör det dessutom enklare att presentera siffrorna mer inbjudande och illustrerande. Övertyga ledningen om riktiga beslut och motivera medarbetare med snygga presentationer! Stärk företagets konkurrenskraft Med hjälp av Mamut Enterprise Status/Analys får du ett unikt konkurrensförsprång när det gäller förmågan till omställning baserat på korrekta analyser och beslut. Med Mamut Enterprise Status/Analys får du garanterat tid och förmåga att motivera medarbetare, tänka strategiskt och utveckla företaget. 4
INLEDNING Exempel på användningsområden: Ledning Med Mamut Enterprise Status/Analys kan ledningen enkelt ta fram nyckeltal som trender, intäkts- och kostnadsuppgifter jämfört med budgetar och jämföra försäljning i olika produktgrupper eller kundgrupper. Mamut Enterprise Status/Analys ger den information du behöver för att fatta strategiska beslut. Försäljningsavdelning Din försäljningsavdelning kan använda Mamut Enterprise Status/Analys för analys och budgetering. Varje säljare kan följas upp i förhållande till försäljning mot budgetar, kunder, produkter eller projekt/kampanjer. Analysera trender: Är vissa säljare snabbare än andra på att sälja olika produkter eller till olika kundgrupper? Vilka är bäst på ny försäljning och vilka säljer bäst till befintliga kunder? Med Mamut Enterprise Status/Analys ser du trender och möjligheter och kan på så sätt prognostisera försäljningen. Det ökar försäljningsstabens effektivitet. Marknadsavdelning Fungerar din annonsering och marknadsföring? Använd Mamut Enterprise Status/Analys för att analysera försäljningen i förhållande till olika kampanjer och annonser. Få snabbt översikt över vilka aktiviteter som är mest lönsamma för företaget. Ekonomiavdelning Bokföringspersonal använder Mamut Enterprise Status/Analys bland annat för att analysera intäktsströmmen och ställa faktiska mot budgeterade kostnader. Vilka delar av företaget är mest lönsamma och vilka aktiviteter är olönsamma? Mamut Enterprise Status/Analys organiserar den här informationen och låter dig ta fram, sammanställa och presentera informationen på ett snabbare, enklare och mer inbjudande sätt. 5
MAMUT ENTERPRISE STATUS/ANALYS REKOMMENDATIONER Vad bör du tänka på innan du börjar? En person i företaget, gärna ekonomiansvarig, bör sätta sig in i Mamut Enterprise Status/Analys. Några rapporter bör tas ut till Microsoft Excel och man bör lära sig hur Pivot-funktionen fungerar, hur man lägger till siffror i tabellerna och hur man gör grafiska framställningar. Innan företaget börjar använda programmet bör den ansvarige, i samråd med ledningen, diskutera vilka siffror och analyser som är viktiga för företaget och när de ska användas. Pivot-tabeller Mamut Status/Analys skapar färdiga tabeller i Microsoft Excel. Pivot-tabeller är en funktion som följer med som standard i Microsoft Excel. Det är interaktiva tabeller som automatiskt organiserar data från Mamutsystemen. Om du inte känner till Pivot-tabeller bör du läsa lite om hur du använder dem på Microsofts webbsidor. Oavsett om du har förkunskaper eller inte kommer du snabbt att klara dig själv genom att öva lite på att ta fram siffror och använda tabellen som visas i Excel. Efter lite träning är det enkelt att behärska funktionerna i Excel! Utbildning av användare Företagets administratör bör läsa den här inledningen och snabbt sätta sig in i hur systemet fungerar. Därefter bör administratören kalla användarna till ett utbildningsmöte. 6
SÅ HÄR ANVÄNDER DU SYSTEMET SÅ HÄR ANVÄNDER DU SYSTEMET Steg 1: Export av verksamhetsanalys Vilka siffror du vill analysera beror på vad som är viktigt i ditt företag. Nedan illustreras några av de möjligheter som finns tillgängliga för din verksamhet. Export av verksamhetsanalysen sker genom en guide, där du väljer räkenskapsår och vilka standardrapporter som ska ingå i rapporten. Guiden startas från menyn Visa Status Export av Företagsanalys till Excel. Därefter väljer du räkenskapsår i rullistan och klickar på Nästa. Exporten jämför årets siffror med föregående års uppgifter. Markera sedan vilka standardrapporter du vill inkludera i analysen. Klicka sedan på Nästa och Slutför. 7
MAMUT ENTERPRISE STATUS/ANALYS Fristående arbetsblad skapas i en arbetsbok för respektive rapport. Ett försättsblad skapas automatiskt och arbetsbladen formateras så att varje rapport täcker en sida. Bladen kan enkelt skrivas ut och häftas samman till ett överskådligt häfte. Systemkrav Med Mamut Enterprise Status/Analysexporterna kan du ta fram verksamhetskritiska siffror från din databas och överföra dem till tabeller i Microsoft Excel som är klara för analys (kräver minst Microsoft Excel 9.0). Detta ger dig ett alternativ till standardrapporter, i och med att du kan se sammanhang som du inte kan visa genom rapportmodulen. Standardrapporter Kund- och kontaktinformation: Kontakter och kunder med registrerad order/faktura. Fakturerings-/omsättningstatistik: Omsättning/antal per månad, kreditnotor och utestående summa. Produktinformation: Omsättning per produktgrupp och 40 mest omsatta produkter. Kundreskontrainformation: dersfördelad reskontra per period och åldersfördelad reskontra per XX-12-31 med status framåt i tiden. Leverantörsreskontrainformation: Åldersfördelad reskontra. 8
SÅ HÄR ANVÄNDER DU SYSTEMET Steg 2: Export av försäljningssiffror till Pivot-tabell För att ta fram föregående månads försäljningssiffror klickar du på Visa Status Export av försäljningsdata till Pivot i Excel. (Du kan välja mellan försäljningssiffror, räkenskapssiffror och inköpssiffror.) Du väljer sedan datum för den period du vill ha siffror för och klickar på OK. Steg 3: Begrepp i Pivot-tabeller För att visa hur du kan arbeta med informationen som exporteras till en Pivot-tabell, följer här en kort översikt över Pivot-tabellen samt vilka fält/begrepp som är viktiga. "Page field" (sid-fält) är ett fält från datakällan som har lagts till ett sid-område (eller filter) i en Pivot-tabellrapport. Exempelvis ligger year i tabellen under ett page field. Du kan använda fältet year för att visa summerade data enbart för 2003, för 2004 osv. "Data field" (data-fält) är ett fält från datakällan som innehåller värden som ska summeras. I tabellen är exempelvis Sum of revenue ett datafält. "Column field" (kolumn-fält) är ett fält från datakällan som är tillskrivits en kolumn i Pivottabellrapporten. Exempelvis är department ett kolumn-fält. "Item" (objekt) är en underkategori av en rad, kolumn, eller sida-fält. Exempelvis innehåller fältet department följande objekt: Administration och Försäljningsavdelning. "Row field" (rad-fält) är ett fält från datakällan som har tillskrivits ett rad-område i en Pivottabellrapport. Exempelvis är Product ett rad-fält. "Data area" (dataområde) är cellerna i en Pivot-tabellrapport som innehåller summerad data. Exempelvis summerar värdet i cell C27 all försäljning från Administration i datafältet. 9
MAMUT ENTERPRISE STATUS/ANALYS Steg 4: Val av siffror i Pivot-tabellen I Pivot-tabellen i Excel visas många siffror och informationsbärare. Du kan använda funktionerna i Excels analyser genom att skapa de tabeller och grafiska framställningar du vill ha. Det gör du genom att välja informationsbärare och diagram/grafer som du vill illustrera siffrorna med. Om du till exempel vill göra en analys av försäljningen av de viktigaste produkterna fördelat per säljare samt illustrera detta grafiskt visas de flesta av siffrorna redan i kolumner på Excelarket som skapats. Du måste därefter lägga till informationsbäraren our_ref som är försäljning per säljare från PivotTable Field List. Du gör detta enkelt genom att markera bäraren, klicka på Add To och välja Row Area i rullmenyn. Alternativt kan du markera our_ref i PivotTable Field List och dra den till rad-området i tabellen i Excel-arket (som ligger bredvid raden product ). Du kan sedan använda de fyra produkter som säljer mest i analysen. Du ser då alla försäljningssiffror för samtliga produkter i tabellen i Excelarket. I rullmenyn i cellen product kan du välja de tre produkter som har sålt mest. Nu är tabellen klar med de siffror försäljningschefen vill ha med i analysen. 10
SÅ HÄR ANVÄNDER DU SYSTEMET Steg 5: Grafisk framställning av siffrorna i Pivottabellen Du kan även illustrera siffrorna grafiskt med Pivot-tabellfunktionerna i Microsoft Excel. Du kan illustrera siffrorna med ett stapeldiagram genom att klicka på ikonen för att skapa diagram. Ett nytt Excelark med stapeldiagram som baseras på siffrorna i tabellen skapas. För att framställningen ska blir så överskådlig som möjligt kan du sätta produkterna på y-axeln. Du flyttar produktkategorin product genom att dra den från x-axeln nederst till y-axeln på höger sida. Nu är stapeldiagrammet klart för användning och kan skrivas ut eller kopplas till en PowerPointpresentation. Detta var en illustration av några få av de möjligheter du får med Mamut Enterprise Status/Analys och Microsoft Excel. Pivot-tabeller kan verka komplicerade, men så snart du behärskar tekniken ger de mängder av möjligheter. I tabellerna kan du sätta samman alla typer av kombinationer av de kategorier du får från nyckeltalen i Mamut Business Software, så att du snabbt hittar de sammanhang du söker för ditt företag. 11