Sammanträdesprotokoll 1 (19) Plats och tid Onsdagen den 13 november 2013 i kulturskolans aula, klockan 16.00 18.10 Beslutande Lasse Sjöberg (S), ordförande Pia Renman (M), 2:e vice ordförande Claes Rydén (S) 16:00-17:55 88-95 Ejvind Karlsson (S) Jan Henriksson (V) Elaine E. Lindblom (FP) Kristina Borén (KD) Lena Hjälmgren (S), tjänstgörande ersättare Tony Ring, (M) tjänstgörande ersättare Van The Nguyen (S), tjänstgörande ersättare 17:55-18:10 96-102 Övriga deltagande Hans Lundell, förvaltningschef Annelíe Henriksson, nämndsekreterare Utses att justera Janne Henriksson Ersättare Pia Renman Justeringens plats och tid Kultur- och föreningsförvaltningen, den 18 november 2013 Under- skrifter Sekreterare... Paragrafer 88-102 Ordförande...... ANSLAG / BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum för anslags uppsättande 2013-11-18 Datum för anslags nedtagande 2013-12-13 Förvaringsplats för protokollet Kultur- och föreningsförvaltningen Underskrift...
Sammanträdesprotokoll 2 Ej tjänstgörande ersättare Övriga deltagare Ireen von Wachenfeldt (V) Vivian Engström (M) Inga-Lill Andersson (C) 16:50 18:50 Thorbjörn Svensson (KD) Per Sjöberg, kulturchef Maria Lobell, bibliotekschef Maria Motin, fritids- och turismchef Börje Engholm (MP), oppositionsråd/partiföreträdare Leif Fredriksson (SPI), oppositionsråd/partiföreträdare
Sammanträdesprotokoll 3 KFN 88 Tema - kulturskolan i framkant... 4 KFN 89 KFN 2011.0074 Kulturskolan i framkant 2013... 5 KFN 90 KFN 2013.0072 Personalinformation 2013-2014... 6 KFN 91 KFN 2013.0010 Ekonomisk månadsuppföljning 2013... 7 KFN 92 KFN 2012.0081 Internkontroll 2013 delegeringsbeslut... 8 KFN 93 KFN 2013.0086 Internkontrollplan 2014... 9 KFN 94 KFN 2013.0099 Tillgänglighetsanpassningar... 10 KFN 95 KFN 2013.0094 Biblioteksassistenter och tillgängligheten till biblioteket... 12 KFN 96 KFN 2012.0087 Tillsyn arkivmyndighet Folkhälsonämnden... 13 KFN 97 KFN 2012.0087 Tillsyn arkivmyndighet Barn- och utbildningsnämnden, kansliet... 14 KFN 98 KFN 2013.0096 Införande av e-arkiv i Karlskoga kommun... 15 KFN 99 Redogörelse från nämnden... 16 KFN 100 Redogörelse från verksamheterna... 17 KFN 101 KFN 2013.0003 Delegeringsbeslut kultur- och föreningsnämnden 2013... 18 KFN 102 KFN 2013.0004 Inkomna handlingar 2013... 19
Sammanträdesprotokoll 4 KFN 88 Tema - kulturskolan i framkant Kulturchef Per Sjöberg och verksamhetsledare Helen Kahlin visade en film om kulturskolan och projektet Kulturskolan i framkant och reflektioner kring denna gjordes. Förslagen för det förnyade uppdraget gicks igenom och diskuterades. Nämnden fick även se en film om El sistema.
Sammanträdesprotokoll 5 KFN 89 KFN 2011.0074 Kulturskolan i framkant 2013 Sammanfattning Att finna former för en positiv utveckling av kulturskolan, utan att nya ekonomiska medel tillförs, vilket bidrar till måluppfyllelsen av Kulturvision för Karlskoga. Att bli ett nav i kommunens kulturverksamhet där pedagogisk verksamhet är ett redskap och där professionell- och amatörverksamhet möts, vilket leder till både eget skapande och konsumtion av olika kulturyttringar. Beslutsunderlag Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse s beslut 2012-02-16 6 Kulturskolan i framkant. s beslut 2011-11-16 150 Kulturskolan i framkant. 1. Rapporten godkänns enligt förslag och genomförs när de ekonomiska ramarna tillåter. 2. Att ge ett nytt uppdrag till Kulturskolan enligt förslag 1 i rapporten 3. Att återkomma med en första lägesraport i maj månad 2014. Kultur och föreningsnämndens beslut 1. Rapporten godkändes enligt förslag och genomförs när de ekonomiska ramarna tillåter. 2. Gav ett nytt uppdrag till Kulturskolan enligt förslag 1 i rapporten 3. Förvaltningen ska återkomma med en första lägesraport i maj månad 2014. Expedieras till Verksamhetsledaren Kulturskolan Barn- och utbildningsnämnden Barn- och utbildningsförvaltningen
Sammanträdesprotokoll 6 KFN 90 KFN 2013.0072 Personalinformation 2013-2014 Förvaltningschef Hans Lundell informerade om hur det ser ut med frisknärvaro/sjukfrånvaro på förvaltningen 2013.
Sammanträdesprotokoll 7 KFN 91 KFN 2013.0010 Ekonomisk månadsuppföljning 2013 Sammanfattning Kultur- och föreningsförvaltningen har upprättat ekonomisk rapport för perioden januari-oktober 2013. Rapporten är grundad på de ekonomiska ramar kommunfullmäktige fastställde den 27 november 2012 183 samt ett tilläggsanslag 2013 för ökade kapitaltjänstkostnader (980 tkr) gällande Strandbadets internhyra, enligt tidigare beslut i Kommunfullmäktige den 15 juni 2009 110 samt den 19 juni 2012 137. Avdelningarnas ramar har justerats enligt beslut om internbudgetjustering den 15 maj 2013 KFN 40 samt kompenserats för 2013 års löneökningar (kompensation av löneökningar för lärare på Kulturskolan kommer att ske under november). Beslutsunderlag Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 8 november 2013. Ekonomisk rapport januari-oktober 2013,. godkänner ekonomisk rapport januari-oktober 2013 för. Kultur och föreningsnämndens beslut godkände ekonomisk rapport januari-oktober 2013 för. Expedieras till Kommunstyrelsen Förvaltningschef Avdelningschefer Ekonom
Sammanträdesprotokoll 8 KFN 92 KFN 2012.0081 Internkontroll 2013 delegeringsbeslut Sammanfattning I oktober 2012 fick förvaltningen i uppdrag att genom internkontroll av delegeringsbeslut gå igenom hanteringen och rapporteringen av delegeringsbeslut till kultur- och föreningsnämnden. Rapporterings skulle ske till nämnden senast på dess novembersammanträde 2013. Kommunstyrelsens ledningskontor har i samarbete med övriga förvaltningar under 2013 påbörjat ett arbete med att se över samtliga förvaltningars delegeringsbeslut. Detta väntas utmynna i ett, så långt det är möjligt, enhetligt och kommunövergripande sätt att arbeta med delegeringsbeslut. Kultur- och föreningsförvaltningen föreslår därför att internkontrollen av delegeringsbeslut skjuts upp tills kommunstyrelsens ledningskontor har färdigställt sin utredning, varefter återrapportering till nämnden kommer att ske. Beslutsunderlag Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 23 oktober 2013 Kultur- och föreningsförvaltningen föreslår kultur- och föreningsnämnden att uppskjuta internkontrollen av delegeringsbeslut till dess att kommunstyrelsens ledningskontor är klar med utredningen som gäller samtliga förvaltningars delegeringsbeslut. uppsköt internkontrollen av delegeringsbeslut till dess att kommunstyrelsens ledningskontor är klar med utredningen som gäller samtliga förvaltningars delegeringsbeslut. Expedieras till Kultur- och föreningsförvaltningens ledningsgrupp
Sammanträdesprotokoll 9 KFN 93 KFN 2013.0086 Internkontrollplan 2014 Sammanfattning Under år 2005 fick kommunens ekonomgrupp i uppdrag att utifrån det av kommunfullmäktige fastställda reglementet för internkontroll lämna förslag till intern kontrollplan. Gruppen utarbetade också ett förslag för vilka rutiner som är lämpliga att följa upp. De rutiner som gruppen föreslår är av generell karaktär, tre till antalet, vilka gäller för samtliga nämnder och utförs centralt. Dessutom föreslås att respektive nämnd beslutar om två nämndspecifika rutiner att kontrollera. För 2014 föreslås granskning av följande två för kultur- och föreningsnämnden specifika rutiner: 1. s/-förvaltningens rutiner för tecknande av avtal; utformning av avtalen, överensstämmelse med delegeringsordningen, diarieföring. 2. Vikarieanskaffning. Hur fungerar samarbetet med bemanningsenheten för kultur- och föreningsförvaltningen ur ett verksamhetsmässigt och ekonomiskt perspektiv. Granskningen av rutiner för avtal skall rapporteras till nämnden senast på aprilsammanträdet. Internkontrollen av vikarieanskaffning skall ha granskats och rapporteras senast på novembersammanträdet. Beslutsunderlag Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 16 oktober 2013. 1. Internkontroll skall ske av rutiner för kultur- och föreningsnämndens och förvaltningens avtals, vilket skall rapporteras till nämnden senast på dess aprilsammanträde 2014. 2. Internkontroll skall ske av vikarieanskaffning vilket skall rapporteras till nämnden senast på dess novembersammanträde 2014. Kultur och föreningsnämndens beslut 1. Internkontroll skall ske av rutiner för kultur- och föreningsnämndens och förvaltningens avtals, vilket skall rapporteras till nämnden senast på dess aprilsammanträde 2014. 2. Internkontroll skall ske av vikarieanskaffning vilket skall rapporteras till nämnden senast på dess novembersammanträde 2014. Expedieras till Kvalitetsledaren Kommunarkivarien Registrator Personalchefen
Sammanträdesprotokoll 10 KFN 94 KFN 2013.0099 Tillgänglighetsanpassningar Sammanfattning gav 2009-11-12 100, förvaltningen i uppdrag att under 2010 genomföra internkontroll av tillgängligheten till kultur- och föreningsnämndens publika lokaler. I KFN 96/10 togs beslut om godkännande av rapporten angående tillgängligheten till kultur- och föreningsnämndens publika lokaler. Beslut togs även om att komplettera rapporten med en översyn av Alfred Nobels Björkborn, Botorps ridhus och Konsthallen. Enligt beslut, KFN 2012-10-18 80, ska de brister som fortfarande finns gällande publika lokaler och som kan inrymmas under rubriken enkelt avhjälpta hinder åtgärdas. De mer kostsamma bristerna, såsom hissar, ombyggnationer av toaletter och så vidare överlämnas till ansvarig nämnd, samhällsbyggnadsnämnden, för inplanering i budget för tillgänglighetsanpassning. De kostsamma bristerna kommer att tas upp i Agenda 50 gruppen, där fritids- och turismchefen ingår, samt representanter från samtliga förvaltningar. Där kan en första prioritering göras utifrån budgeten för tillgänglighets-anpassning. De brister som återstår under rubriken enkelt avhjälpta hinder kommer varje ansvarig verksamhetschef att fortsätta arbeta med tillsammans med samhällsbyggnadsförvaltningen, fastighetsavdelningen, för att på sikt föra bort dessa från listan. Beslutsunderlag Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 24 oktober 2013. s beslut 80 den 18 oktober 2012 Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 2 oktober 2012. s beslut 173/2011 Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 18 oktober 2010. s beslut 100/09. 1. Samtliga verksamhetschefer fortsätter arbeta med de brister som fortfarande finns och som kan inrymmas under rubriken enkelt avhjälpta hinder i samarbete med samhällsbyggnadsförvaltningen. 2. De mer kostsamma bristerna, såsom hissar, ombyggnationer av toaletter osv, planeras in i kommunens budget för tillgänglighetsanpassningar och lyfts upp i Agenda 50 gruppen av fritids- och turismchefen. 3. En återrapportering till nämnden ska ske varje år, senast i december. Kultur och föreningsnämndens beslut 1. Samtliga verksamhetschefer fortsätter arbeta med de brister som fortfarande finns och som kan inrymmas under rubriken enkelt avhjälpta hinder i samarbete med samhällsbyggnadsförvaltningen. 2. De mer kostsamma bristerna, såsom hissar, ombyggnationer av toaletter osv, planeras in i kommunens budget för
Sammanträdesprotokoll 11 tillgänglighetsanpassningar och lyfts upp i Agenda 50 gruppen av fritids- och turismchefen. 3. En återrapportering till nämnden ska ske varje år, senast i december. Expedieras till Samhällsbyggnadsnämnden, fastighetsavdelningen Avdelningscheferna Handikappkonsulent
Sammanträdesprotokoll 12 KFN 95 KFN 2013.0094 Biblioteksassistenter och tillgängligheten till biblioteket Sammanfattning På kultur- och föreningsförvaltningens oktobersammanträde fick förvaltningen i uppdrag att 1. Se över möjligheterna att reducera antalet biblioteksassistenter och beskriva de ekonomiska, arbetsmiljömässiga och verksamhetsmässiga konsekvenserna av detta. 2. Utreda en ökad tillgänglighet till biblioteket genom ett ökat öppethållande samt genom ett s k meröppet, beskriva de ekonomiska, arbetsmiljömässiga, verksamhetsmässiga och lokalmässiga konsekvenserna. 3. En rapport ska lämnas på kultur- och föreningsnämndens novembersammanträde. Eftersom ärendet beslutades direkt på sammanträdet och inte var samverkat, kan ingen fullständig utredning presenteras på novembersammanträdet. En riskanalys måste först genomföras tillsammans med berörd facklig organisation och skyddsombud. Därefter ska ärendet informeras på samverkan och sedan, vid ett annat tillfälle, samverkas. Av den anledningen presenteras inte utredningen förrän på decembersammanträdet. Beslutsunderlag Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 2 november 2013. s protokoll den 16 oktober 2013 78 s protokoll den 15 maj 2013 39 s protokoll den 17 september 2009 73. Kultur- och föreningsförvaltningen föreslår kultur- och föreningsnämnden följande förslag till beslut: att utredningen, Biblioteksassistenter och tillgängligheten till biblioteket-utredningsuppdrag, presenteras på decembersammanträdet. Kultur och föreningsnämndens beslut Beslutades att kultur- och föreningsförvaltningen presenterar utredningen Biblioteksassistenter och tillgängligheten till biblioteketutredningsuppdrag, på decembersammanträdet.
Sammanträdesprotokoll 13 KFN 96 KFN 2012.0087 Tillsyn arkivmyndighet Folkhälsonämnden Sammanfattning Inspektion består bland annat av granskning av arkivutrymme samt hur man tillhandahåller allmänna handlingar enligt TF 2kap. I följande verksamheter har arkivmyndigheten varit på inspektion: folkhälsoförvaltningens verksamhet, kansliet och till viss del kost och städverksamheterna. Folkhälsonämnden har generellt sett goda rutiner för arkiv- och dokumenthantering, dock måste vissa justeringar göras ytterligare. Rapporten resulterade i förlägganden och rekommendationer. Inspektionen kommer att följas upp av arkivmyndigheten om sex månader. Beslutsunderlag Kultur och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse 2013-09-27 Tillsynsrapport 2013-09-27 Tillsynsprotokoll 2013-09-27 1. Kultur och föreningsnämnden uppmanar folkhälsonämnden att åtgärda bristerna enligt förslag i rapporten. 2. Kultur och föreningsnämnden överlämnar rapporten med förelägganden och rekommendationer till folkhälsonämnden Kultur och föreningsnämndens beslut 1. Kultur och föreningsnämnden uppmanar folkhälsonämnden att åtgärda bristerna enligt förslag i rapporten. 2. Kultur och föreningsnämnden överlämnar rapporten med förelägganden och rekommendationer till folkhälsonämnden Expedieras till Folkhälsonämnden Förvaltningschef folkhälsoförvaltningen Arkivredogörare folkhälsoförvaltningen
Sammanträdesprotokoll 14 KFN 97 KFN 2012.0087 Tillsyn arkivmyndighet Barn- och utbildningsnämnden, kansliet Sammanfattning Inspektion består bland annat av granskning av arkivutrymme samt hur man tillhandahåller allmänna handlingar enligt TF 2kap. I följande verksamheter har arkivmyndigheten varit på inspektion: barn- och utbildningsförvaltningens verksamhet, kansliet. Barn- och utbildningsnämndens kansli har generellt sett goda rutiner för arkiv- och dokumenthantering, dock måste vissa justeringar göras ytterligare. Rapporten resulterade i förlägganden och rekommendationer. Inspektionen kommer att följas upp av arkivmyndigheten om sex månader. Beslutsunderlag Kultur och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse 2013-10-24 Tillsynsrapport 2013-10-24 Tillsynsprotokoll 2013-10-23 Inspektionen kommer att följas upp av arkivmyndigheten om sex månader. 1. Kultur och föreningsnämnden uppmanar barn- och utbildningsnämnden att åtgärda bristerna enligt förslag i rapporten. 2. Kultur och föreningsnämnden överlämnar rapporten med förelägganden och rekommendationer till barn- och utbildningsnämnden Kultur och föreningsnämndens beslut 1. Kultur och föreningsnämnden uppmanar barn- och utbildningsnämnden att åtgärda bristerna enligt förslag i rapporten. 2. Kultur och föreningsnämnden överlämnar rapporten med förelägganden och rekommendationer till barn- och utbildningsnämnden Expedieras till Barn- och utbildningsnämnden Förvaltningschef barn- och utbildningsförvaltningen Arkivredogörare barn- och utbildningsförvaltningen
Sammanträdesprotokoll 15 KFN 98 KFN 2013.0096 Införande av e-arkiv i Karlskoga kommun Sammanfattning uppdrog i oktober åt förvaltningen att göra en förstudie om e-arkiv och att ansöka om kommunstyrelsens utvecklingsmedel till genomförandet av detta. Ansökan ska beslutas på kultur- och föreningsnämndens sammanträde i november. Att införa e-arkiv är långt mer komplicerat än vad som först var väntat och innebär alltså ett omfattande arbete och det kommer att krävas mycket resurser för att genomföra en sådan förstudie. Beslutsunderlag Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 23 oktober 2013 s Ansökan om utvecklingsmedel den 7 november 2013 1. Uppdra åt förvaltningen att genomföra en första förstudie angående införandet av e-arkiv. 2. Ansöka om kommunstyrelsens utvecklingsmedel för påbörjandet av arbetet med införande av e-arkiv 3. Påbörja arbetet med att systeminventera förvaltningarna Kultur och föreningsnämndens beslut 1. Uppdrog åt förvaltningen att genomföra en första förstudie angående införandet av e-arkiv. 2. Godkände ansökan om kommunstyrelsens utvecklingsmedel för påbörjandet av arbetet med införande av e-arkiv 3. Uppdrog åt förvaltningen att påbörja arbetet med att systeminventera förvaltningarna Expedieras till Kommunarkivarie Kommunfullmäktige
Sammanträdesprotokoll 16 KFN 99 Redogörelse från nämnden Ordföranden informerade om att projektet Bibliotek 3.0 löper vidare. Läsambassadören kommer den 19 november och har en föreläsning och den 28 november blir det kulturdebatt i ämnet. Medborgardialog om biblioteket kommer att vara lördagen den 30 november på kiltorget.
Sammanträdesprotokoll 17 KFN 100 Redogörelse från verksamheterna Förvaltningschef Förvaltningschefen informerade om att det kommer fenomföras en utredning om kommersiell verksamhet i av nämnden offentligt finansierade lokaler. Riktlinjer för uthyrningsvillkor kommer att presenteras för nämnden på februarisammanträdet. Kulturchef Från och med vårterminen 2014 kommer Kulturskolan att övergå till digital anmälan istället för anmälan på traditionellt sätt, det vill säga pappersburet. I en övergångsperiod under första kvartalet kommer vi att erbjuda både digital och pappersburet anmälan. Fritid- och turismchef Nya informationsskyltar gällande infarterna är på gång. Informationsplatserna, E18 väster och E18 öster (Villingen) samt Karåsen är i stort sett klara. Platserna Timsbron och Degerforsvägen kommer att färdigställas under 2014. Nytt avtal Lunedet med nuvarande hyresgäst är klart och gäller från och med april 2014. Renovering av Nobelhallen pågår. Möteslokalen kommer inte att vara tillgänglig under perioden mars--oktober 2014. Fredag den 15 november hålls en förhandsvisning på frukostmötet för besöksnäringen där Anders Asplund Berggren kommer att presentera Karlskogas nya interaktiva e-bok om Karlskoga. Boken kommer att vara gratis att ladda ner på en Ipad via ibooks och är nedladdningsbar i hela världen. Avdelningschef KIA Informerade om att nya Tidvis har kommit ut och att arkivens dag var välbesökt.
Sammanträdesprotokoll 18 KFN 101 KFN 2013.0003 Delegeringsbeslut kultur- och föreningsnämnden 2013 Följande delegeringsbeslut anmäls: KFN 2013.0003: Ordförandebeslut 02/13 Ekonomiska frågor 04/13 Ekonomiska frågor 05/13 s beslut Godkänner redovisningen
Sammanträdesprotokoll 19 KFN 102 KFN 2013.0004 Inkomna handlingar 2013 Följande handlingar anmäls: 1. Protokollsutdrag KF 2013-09-24 166 Gemensam Science Park i Karlskoga 2. Protokollsutdrag BUN 2013-10-14 95 Barn- och utbildningsnämndens sammanträdestider 2014 3. Protokollsutdrag KS 2013-10-15 196 Gemensam myndighetsnämnd med Storfors kommun 4. Protokollsutdrag GN 2013-10-17 73 Gymnasienämndens sammanträdesdagar 2014 5. Protokollsutdrag KS 2013-10-15 201 Delårsrapport 2 Karlskoga kommun år 2013 6. Protokollsutdrag FHN 2013-10-09 114 Sammanträdesdagar 2014 7. Protokollsutdrag FHN 2013-10-09 115 Budget till ungdomsrådet Ung Kung Karlskoga 8. Protokollsutdrag KS 2013-10-15 203 Revidering av Reglementen för Karlskoga kommuns nämndorganisation