www.projektplatsen.se webbaserat stöd för projektarbete.

2000 05 05 Sida 1(13) www.projektplatsen.se webbaserat stöd för projektarbete. Mattias Larsson (e96_lar@e.kth.se), Fredrik Reimer (e96_fre@nada.kth.se) Studerande på Elektrotekniklinjen vid Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm. Sammanfattning Eftersom projektarbete ofta kräver ett samarbete mellan människor har det utvecklats hjälpmedel av olika slag för att stödja projektmedlemmarna i deras arbete. I denna rapport studeras www.projektplatsen.se som är en webbtjänst från företaget Projektplatsen Svenska Nättjänster AB. Projektplatsen är ett gruppstödssystem (eng. "Groupware") som stödjer distribuerad asynkron interaktion mellan användarna. I Projekplatsen ingår "smör och bröd" de mest elementära funktioner som ett projekt behöver såsom dokumenthantering, tidsplanering, diskussionsforum m.m. För att kunna värdera för och nackdelar med att använda Projektplatsen har Projektplatsens funktionalitet studerats och en användarundersökning utförts. Projekt som använder Projektplatsen har jämförts med projekt som inte använder denna tjänst. Även om ett system som projektplatsen drastiskt minskar behovet av möten och effektiviserar pappershanteringen inom många projekt kommer behovet av traditionella möten att kvarstå, framför allt i samband med förhandlingar och liknande. En konsekvens kan bli att medarbetare förlägger arbetet på skilda håll i stället för att träffas och därmed går miste om den viktiga informella kontakten som finns på en arbetsplats. Några av fördelarna med Projektplatsen är att samarbetet blir oberoende av de olika organisationernas interna IT infrastruktur och att ingen särskild investering i utbildning eller utrustning krävs vilket ger en låg uppstartströskel.

2000 05 05 Sida 2(13) Innehållsförteckning 1. Inledning...3 1.1. Introduktion...3 1.2. Vad är projektarbete?...3 1.3. Vad är "groupware"?...4 1.4. Studiens syfte...4 2. Metod...4 3. Beskrivning av www.projektplatsen.se...5 3.1. Översikt och affärsidé...5 3.2. Målgrupp...5 3.3. Funktioner...5 3.4. Användargränssnitt...6 3.5. Säkerhet...6 3.6. Användarkontakter...7 3.7. Framtida utveckling...7 4. Användarundersökning...7 4.1. Syfte...7 4.2. Utförande...7 4.3. Projekt 1: Offentlig sektor...8 4.3.1. Projektbeskrivning...8 4.3.2. Projektplatsens användning...8 4.3.3. Projektplatsens funktioner...9 4.3.4. Projektplatsens användargränssnitt...9 4.4. Projekt 2: Läkemedelsindustri och projekt 3: Verkstadsindustri...10 4.4.1. Allmänt...10 4.4.2. Informationsspridning...10 4.4.3. Vilka dokument finns?...10 4.4.4. Granskning och kommentering...10 4.4.5. Senaste versionen...11 4.4.6. Aktuellt projektläge...11 5. Resultat...11 5.1. Projektplatsen och projektarbete...11 5.2. Projektplatsens användargränssnitt...11 6. Diskussion...12 7. Referenser...13

2000 05 05 Sida 3(13) 1. Inledning 1.1. Introduktion Projektarbete är en vanlig arbetsform i de flesta branscher idag. Projektarbete handlar ofta om samarbete mellan människor med syfte att utföra ett gemensam uppgift. I dagens organisationer används ofta datorstöd av olika slag för att stödja samarbetet vilket leder frågeställningarna in i CSCW området (CSCW Computer Supported Cooperative Work vilket ungefär betyder"datorstöd för samarbete"). CSCW är den del av forskningsområdet människa datorinteraktion där datorstödets effekter på samarbetsprocessen studeras och fokus ligger på gruppen snarare än individen. Inom CSCW studeras även design av datorbaserade gruppstödssystem (eng. "groupware"). Som en del av kursen 2D1416 Datorstöd för samarbete vid institutionen för numerisk analys och datalogi (Nada) på KTH ska vi i denna rapport närmare utvärdera ett webbaserat stöd för projektarbete Projektplatsen.se. För att ge en teoretisk bakgrund ska vi först titta närmare på begreppen "projektarbete" och "groupware". 1.2. Vad är projektarbete? För att kunna utvärdera ett stöd för projektarbete är det viktigt att klarlägga vad som egentligen menas med begreppet "projektarbete". Några förslag på definitioner är: "Planerat arbete av större omfattning" (Svenska Akademien, 1998). "Utveckling, upphandling och leverans av komplexa tekniska system sker normalt i projektform, dvs personal från olika delar av en linjeorganisation samarbetar mot ett väldefinierat mål. Ett projekt är en tillfälligt sammansatt organisation som kräver effektiva rutiner och metoder för planering, styrning och uppföljning samt dokumentation under ett projekts olika faser. Detta för att uppnå ställda tekniska krav på projektet inom givna tids och kostnadsramar." (kursen Projektstyrning på Industriella styrsystem, KTH, 1999). Man kan konstatera att begreppet "projektarbete" är omfattande och har olika innebörd inom olika branscher. Gemensamt för de flesta definitioner är dock att projektarbetsformen karaktäriseras av: = Väldefinierad målsättning = Tids ekonomisk och teknisk begränsning = Tillfälligt sammansatt organisation = Multidiciplinär sammansättning För att framgångsrikt genomföra ett projekt, enligt ovanstående, krävs noggrann planering och styrning samt tydliga och effektiva rutiner för arbetets utförande. Projektledarens roll är central och till skillnad från en linjechef som ju leder en relativt homogen organisation, ställs ofta projektledaren inför uppgiften att leda medarbetare som kommer från olika organisationer med skillnader i kultur, arbetsredskap och rutiner. Den viktigaste uppgiften för projektledaren, förutom att fördela arbetsuppgifter, följa upp utfört arbete, kalla till möten och fördela olika projektdokument till projektgruppen, är att säkerställa att alla medlemmar i projektet drar åt samma håll och upprätthålla en lagkänsla inom projektet. Kommunikationshjälpmedel av olika slag är viktiga för projektledaren, särskilt om projektets medlemmar är geografiskt utspridda. Till sin hjälp har projektledaren olika stöd för samarbetet

2000 05 05 Sida 4(13) möten, telefon, post, epost, intranet, datorprogram av olika slag, videokonferensutrustning, m.m. 1.3. Vad är "groupware"? Vi har studerat två definitioner av begreppet "groupware". Den svenska benämningen gruppstödssystem används i fortsättningen då "groupware" avses. Enligt Ellis m.fl. är syftet med gruppstödssystem att stödja en grupps kommunikation, samarbete och koordination. Ellis definition av gruppstödssystem lyder: "datorbaserade system som stödjer grupper av människor sysselsatta med en gemensam uppgift (eller mål) och som tillhandahåller ett gränssnitt till en delad miljö" (Ellis et.al, 1991). Även Dix m.fl. diskuterar gruppstödssystem i sin bok Human Computer Interaction. Dix definition är mindre strikt och lyder: "Groupware är ett samlingsnamn för datorprogram som stödjer samarbete mellan flera användare" (Dix m.fl. 1997). Gruppstödssystem kan klassificeras på olika sätt beroende på hur samarbetet sker i tid och plats, vilken typ av information som delas och vilken aspekt av samarbetet som stöds (Dix m.fl, 1997). Dix talar om en sk. "time/place matrix" (se tabell 1, nedan) där gruppstödssystem placeras in beroende på graden av samtidighet och samlokalisering. Samma tidpunkt Olika tidpunkter Samma plats Ansikte mot ansikte Asynkron interaktion Olika platser Synkron distribuerad interaktion Asynkron distribuerad interaktion Tabell 1. Indelning av gruppstödssystem. Exempel på vanliga typer av gruppstödssystem är epostprogram, delade editorer, konferenssystem och s.k. mötesrumssystem som stöder exempelvis brainstorming eller beslutsfattande i grupp. Epostprogram hamnar i matrisens nedre högra hörn medan mötesrumssystem hör hemma i det övre vänstra hörnet. 1.4. Studiens syfte Avsikten med studien är att utvärdera Projekplatsen.se som gruppstödsystem utifrån en genomgång av dess funktioner och en studie av dess användning. Den centrala frågeställningen är hur användandet av Projektplatsen.se påverkar projektarbetet. Andra mål är att kartlägga hur väl Projektplatsens funktioner stöder samarbetet inom projektet, vilka användarna är och hur deras användningsituation ser ut. 2. Metod Studien består av två delar en "teknisk" genomgång av systemets funktionalitet med studiebesök hos Projektplatsen samt en användarundersökning. De båda delarna redovisas i avsnitten "Beskrivning av www.projektplatsen.se" och "Användarundersökning" nedan. På grund av begränsade resurser (främst i form av tid och tillgång till användare för intervjuer/observationer) är användarundersökningen något begränsad. Studien utger sig därför inte på något sätt för att ha någon vetenskaplig tyngd.

2000 05 05 Sida 5(13) 3. Beskrivning av www.projektplatsen.se 3.1. Översikt och affärsidé Projektplatsen.se är en webbtjänst som produceras av företaget Projektplatsen Svenska Nättjänster AB. Företaget, som är baserat i Stockholm, grundades 1997 av tre forskare med bakgrund från SISU (Svenska Institutet för SystemUtveckling) och består i dag av sju medarbetare. Enligt Gary Seland som är informationschef på Projektplatsen, har företaget medvetet valt att växa i "lagom takt" eftersom man eftersträvar stabilitet det är viktigt för kunderna att tjänsten finns kvar på lång sikt. Företagets affärsidé är "att utveckla och på en global marknad tillhandahålla specialiserade webbtjänster som underlättar för människor att samarbeta och kommunicera."(projektplatsen, 2000). Det är gratis att starta en projektplats med upp till tre medlemmar och det enda som krävs är en dator med Internetuppkoppling och en vanlig webbläsare från exempelvis Microsoft eller Netscape. Priset för en större projektplats beror av antal deltagare och önskad lagringsvolym. Genom en automatiserad administration och ett litet behov av marknadsföring kan kostnaderna för driften av Projektplatsen hållas låga. Den bästa marknadsföringen fås genom att människor bjuds in att delta i projektplatser hävdar Gary Seland. På så sätt sprids kännedom om tjänsten. 3.2. Målgrupp Projektplatsens kunder är främst projektledare inom kunskapsföretag och användarna är följdaktligen projektledare och projektmedarbetare inom dessa företag. Kunderna finns inom vitt skilda branscher med ungefär 40% inom IT konsultområdet och övriga jämnt fördelade inom byggbranschen utbildning och offentlig sektor. Projektplatsen har valt att vara "allas vän" och inte fokusera på någon särskild nisch. De tillhandahåller "smör och bröd" och minimalt med projektmetodik eftersom varje bransch och organisation har sina unika arbetssätt. 3.3. Funktioner Projektplatsens har följande huvudfunktioner: = Dokumenthantering med gemensamt arkiv. Projektplatsens dokumentarkiv fungerar som en "hårddisk" vars mappar, dokument och länkar kan delas med andra. Projektplatsens har även inbyggd behörighetsstruktur, versionshantering och dokumenthistorik. = Automatiska aktivitetsrapporter om vad som hänt föregående dygn i alla de projektplatser man har tillgång till. Aktivitetsrapporterna levereras till projektmedlemmarna via epost varje morgon. Man kan bestämma vilken typ av händelser som ska vara med i rapporten eller om man inte vill ha någon rapport alls. = Projekthistorik där man kan fråga systemet om vad som hände i ett visst projekt under en viss tidsperiod. = Dokumentmallar där projektledaren kan lägga till eller ta bort mallar i projektplatsen. = Dokumenthistorik, behörighets och versionshantering för att hålla ordning och reda i delat arbetsmaterial som flera personer arbetar med samtidigt. = Dokumentbeskrivningar synliga för varje dokument, med möjlighet att länka en diskussion till ett dokument, en länk eller en mapp. = Projektkalender med mötesbokning och hantering av projektets milstolpar. Möjlighet att skicka ut mötesinbjudningar till projektdeltagarna och se de möten man är inbokad på. = Diskussionsforum där projektdeltagarna kan konferera.

2000 05 05 Sida 6(13) = Tids och resursplanering där medlemmarna kan tidsplanera och prioritera arbetsuppgifter samt tilldela resurspersoner vilka sedan kan sedan avböja eller bekräfta arbetsuppgifter. = Teknik och omvärldsbevakning Eftersom länkar och webbsidor kan sparas, redigeras, och kommenteras direkt i dokumentarkivet, kan projektet effektivisera den viktiga hanteringen av gemensam omvärldsinforation. 3.4. Användargränssnitt Projektplatsens gränssnitt är utformat för att efterlikna en Microsoft Windows 95 miljö i form av programmet Outlook. Syftet är enligt Projektplatsen att förenkla inlärningen och hanteringen genom att användaren känner igen sig. Detta kräver förstås att användaren har tidigare erfarenhet av Microsoftprodukter (men det kanske kan anses som en självklarhet idag?). Användare av Microsofts Internet Explorer premieras ytterligare genom att de har möjlighet att flytta filer mellan sin egen dator och Projektplatsen genom att "dra och släppa" på samma sätt som mellan mappar och program i Windows. Denna funktion fungerar inte med andra webbläsare. Figur 1. Projektplatsens användargränssnitt. 3.5. Säkerhet Eftersom Projektplatsen är åtkomlig från Internet finns all anledning att vidta rigorösa säkerhetsåtgärder. Hoten mot informationen på webbservrarna och kommunikationen mellan serverdator och användardator är flera: = Hot mot informationsintegriteten data får inte påverkas av systemfel eller oauktoriserad tillgång. = Hot mot konfidentialitet bara auktoriserade personer får ta del av informationen. = Hot mot tillgängligheten användaren måste alltid tillgång till data. Genom redundanta höghastighetsroutrar och dubblerade servrar med lastbalansering hävdar Projektplatsen att informationen alltid är tillgänglig. SSL kryptering (samma teknik som

2000 05 05 Sida 7(13) används av Internetbankerna) används för all kommunikation mellan Projektplatsens datorer och användarnas datorer. Informationen är endast åtkomlig via krypterade lösenord och den lagras i krypterad form på serverdatorerna. Christopher Dalid på Projektplatsen berättar att kring kundönskemål om virusscanning av uppladdade filer diskuteras. Som säkerheten är löst i dagsläget kan inte virusscanning av filer utföras eftersom filerna alltid är krypterade efter att de lämnar användarnas datorer. Att införa ett virusskydd skulle innebära att filerna måste hanteras okrypterade en kort stund då scanningen utförs vilket ger projektplatsen ett problem med att upprätthålla förtroendet hos de kunder som förutsätter att ingen oauktoriserad kan ta del av informationen. En hög säkerhetsnivå kommer även i konflikt med användbarheten eftersom filöverföringen tar något längre tid med långsammare interaktion som följd. 3.6. Användarkontakter I Projektplatsen har idag inga formaliserade rutiner för användarkontakter eller uppföljning såsom användartestning eller liknande. Feedback har, enligt Gary Seland, hittills erhållits genom att testa på "vänner och bekanta" och genom att en del användare kommer med egna förslag via epost. Efter 20 inloggningar uppmanas användaren att fylla i en on line enkät. 3.7. Framtida utveckling En möjlig utveckling av Projektplatsen som studeras är att komplettera funktionaliteten med ytterligare projektledningsmetodik vilket är något som efterfrågas av många kunder. Eftersom i stort sett varje bransch och företag har sitt sätt att arbeta är det svårt att lägga sig på en nivå som passar alla. Kanske är den nuvarande ambitionsnivån att tillhandahålla "smör och bröd" att föredra trots allt? Projektplatsen tittar också på möjligheterna att införa "viewing" av ritningar direkt i läsaren. Ett annat område som utvecklas är användargränssnittet, där ambitionen är att göra den bakomliggande tekniken ännu mer osynlig för användaren och att dessutom möjliggöra en personlig anpassning av en projektplats. 4. Användarundersökning 4.1. Syfte Syftet med användarundersökningen är att samla in underlag för hur Projektplatsen används i några verkliga projekt. Vi har fokuserat på vilka funktioner som används och till vad de används samt hur användarna upplever Projektplatsens användargränssnitt. Vi har även tittat på några projekt där Projektplatsen inte används för att se om det finns några uppenbara skillnader i arbetssätt och hur projektmedlemmarna upplever arbetssituationen och sitt inflytande i projektet. 4.2. Utförande Undersökningen har utförts både i form av intervju/observation och i via WWW med hjälp av ett enkelt frågeformulär. Vi har studerat gruppstödssystemet från individens perspektiv genom att undersöka hur en projektmedlems arbete påverkas av det gruppstödssystem som används. Frågor har ställts om användargränssnittet, inlärningen, individens deltagande i gruppen, ledarskap inom gruppen etc. med fokus på det individuella planet. Ett projekt där Projektplatsen används och två andra projekt har studerats och intervjuerna sammanfattas nedan. För att kunna dra några säkra slutsatser ur det insamlade underlaget krävs ytterligare intervjuer vilket vi inte kunnat genomföra inom ramen för detta projektarbete. Projektplatsen ville inte lämna ut några användare med hänvisning till kundrelationer och konfidentialitet.

2000 05 05 Sida 8(13) 4.3. Projekt 1: Offentlig sektor 4.3.1. Projektbeskrivning Det studerade projektet omfattar framtagning av datorbaserat utbildningsmaterial för användare av ett komplicerat tekniskt system under införande i en större organisation med verksamhet på flera platser i landet. Försökspersonen O är en datorvan manlig konsult i 35 40 årsåldern som arbetar som projektledare på uppdrag av den statliga myndighet som anskaffat systemet. Intervjun genomfördes under ca 3 timmar på O:s kontor och baserades på frågeformuläret men hade mer en karaktär av samtal kring projektarbetet och Projektplatsen (PP). I samband med diskussionerna kring användbarhet studerades även det aktuella projektets "projektplats". Nedan följer en sammanfattning av intervjun. O deltar i projektet som representant för beställaren av projektet. Projektet har ca 20 medlemmar ur fem olika organisationer varav en är ett utländskt företag (leverantören av systemet). De övriga deltagarna kommer från användarorganisationen och från olika specialistföretag. Projektets resurser är begränsade och tidsplanen knapp 30 leveranser av lektionsmaterial ska göras på 27 månader och med tanke på projektmedlemmarnas geografiska spridning anser O att "ett hjälpmedel som PP är en förutsättning för att det överhuvudtaget ska gå att genomföra med de tilldelade resurserna". 4.3.2. Projektplatsens användning PP används som en "konfigurationsstyrd arbetsyta med gemensamma kataloger". Alla dokument i projektet hanteras inom PP utom utrymmeskrävande multimediamaterial som hanteras på en parallell webbplats hos ett av de deltagande företagen. PP anses vara ett för dyrt alternativ då stora datamängder ska hanteras. Eftersom projektledningsfunktioner såsom möjlighet att koppla samman aktiviteter och liknande saknas i PP används en MS Projectfil konverterad till PDF format för projektplaneringen. Det går bra eftersom projektets planering är relativt statisk och är hårt styrd i kontraktet. Granskning och kommentering av projektdokument görs på PP och en särskild instruktion för versionshantering har utarbetats av projektledaren. PP:s versionshantering används inte eftersom "den ger ett nytt versionsnummer varje gång man ändrar ett komma". Projektet startade med en "kick off" i januari 2000 och samtidigt introducerades PP i projektet. O anser att det varit en förutsättning för den framgång som arbetet via PP inneburit "det hade nog varit svårt utan att först ha lärt känna varandra". Projektmedlemmarna träffas enbart i yrkesmässiga sammanhang några trivselaktiviteter förekommer inte inom projektet. Projektgruppen har bara träffats i sin helhet vid ett tillfälle (kick off). Projektledarna från de olika organisationerna (5 personer) träffas en gång i månaden och dessutom ibland i samband med annan verksamhet. O tycker att projektgruppen gott kunde träffas lite oftare "något mer vore bra" och anger allmän resursbrist som orsak men tror ändå att projektet skulle gå att driva helt utan möten ansikte mot ansike, möjligen med undantag för de formella leveranskontrollerna. Förutom PP används epost och framför allt telefon flitigt i projektet. Inga andra gruppstödssystem används. Inget material som hanteras på PP är av hemlig eller känslig karaktär. Den statliga myndigheten hade inga invändningar mot användandet av PP efter att övriga företag i projektet godtagit säkerheten.

2000 05 05 Sida 9(13) PP:s beställningsrutin är helt automatiserad vilket medförde en del problem då tjänsten skulle upphandlas eftersom inköpsrutinerna vid det utländska företag som svarade för beställningen av PP inte kunde hantera den typen av transaktioner det krävdes ett "pappersavtal" om de skulle kunna göra affärer (kulturkrock mellan den "nya" och den "gamla" ekonomin?). 4.3.3. Projektplatsens funktioner "Dokumentarkiv" är den huvudfunktion som projektet använder men "Dokumentmallar" används också ganska ofta. "Diskussionsforumet" är inte särskilt livligt och projektledaren vill att detta inte ska användas eftersom disciplinen är för dålig och svarstiderna därmed blir för långa. Funktioner "Medlemmar" används som likare för alla deltagares kontaktinformation. "Projektkalendern" används sällan och innehåller bara större milstolpar. Istället används en detaljerad tidplan från MS Project konverterat till pdf format. "Arbetsuppgifter" används sällan eftersom uppgifterna redan är fördelade i projektplaneringen och att PL inte riktigt litar på att medlemmarna besöker mappen tillräckligt ofta. "Kontaktpersoner" används sällan men O anser att denna funktion skulle kunna bli en mycket värdefull resurs inom ett projekt. Han tror att O måste styra upp projektet hårt för att denna funktion ska börja användas. "Papperskorgen", "Mina möten", "Mina uppgifter" använder O aldrig. Inställningar gör O mer sällan. O använder MS Internet Explorer och känner till Drag and drop funktionen men använder den aldrig. Då vi skulle testa den fungerade den inte enligt vår förväntning: O försökte dra ett Word dokumentet från skrivbordet till ikonen "Dokumenttarkiv". Resultatet blev att dokumentet öppnades i webbläsaren istället. O skulle vilja att PP tillhandahöll mer projektledningsfunktioner. Grundläggande funktioner som att hålla reda på vem som är ansvarig för aktiviteter och hur de beror av varandra efterlyses. Nu används PP endast som ett konfigurationshanterat skrivbord dit man flyttat sina pappershögar. En funktion som gjorde det möjligt att systematiskt bygga upp ett länkarkiv skulle vara bra att ha. Nu används Dokumentarkivet. 4.3.4. Projektplatsens användargränssnitt O har arbetat med PP sedan januari 2000 men anser sig inte vara någon expertanvändare O uppfattade PP som mycket intuitivt första gången han kom i kontakt med den "en glad överraskning". Vid genomgången av Projektplatsens användargränssnitt gjordes följande noteringar: = Responstider: Det "tar tid" men O har ingen uppfattning om var flaskhalsarna ligger (i hans egen "långsamma" dator, i uppkopplingen eller hos PP?). O störs inte nämnvärt av de långsamma svarstiderna men påpekar att han ju bara använder PP ungefär en gång i veckan och att situationen kanske skulle vara annorlunda om han var en mer frekvent användare. = Tillgänglighet: O har aldrig haft problem med PP:s tillgänglighet. = Mappstrukturen: När en mapp "öppnas" genom att klicka på "+" då man befinner sig en bit ner i strukturen hoppar sidan tillbaks till toppen igen vilket upplevs som irriterande. = Benämningar: Vissa inkonsekvens förekommer. Exempelvis = Språk: Översättningen är inte alltid konsekvent "papperskorg" översätts med "deleted items" men använder samma ikon. Vid test av den engelskspråkiga versionen visade det sig att vissa svenska ord fortfarade dök upp här och var vilket orsakar förvirring hos utlädska samarbetspartners enligt O. = Ikoner: Det finns två papperskorgar i fönstret samtidigt med olika namn (papperskorg resp. kastat ) och ikoner. Representerar dessa samma funktion? = Metafor: O anser att namnet "Dokumentarkiv" är missvisande eftersom det syftar till en plats där man lagrar historik. Det borde finnas en mapp som heter "Arbetsmapp" eller liknande.

2000 05 05 Sida 10(13) = Inställningar: Inställningar görs på flera olika ställen och inte enbart under funktionen "Inställningar". När O ville visa hur man ändrar inställningar för "flaggorna" kunde han inte hitta inställningarna för detta. = Användarenkäten: O fick nyligen en förfrågan om att besvara en enkät då han loggade in. Han öppnade enkäten och blev då osäker på om han kunde avbryta eller var tvungen att fylla i den för att logga in. O anser även att det var för mycket på en gång "ingen har väl tid med det". 4.4. Projekt 2: Läkemedelsindustri och projekt 3: Verkstadsindustri 4.4.1. Allmänt Två personer i projekt som inte använder Projektplatsen har intervjuats för att få något att jämföra med. L: En datorvan kvinnlig projektmedarbetare i 25 35 årsåldern inom ett större läkemedelsbolag har svarat på frågeformuläret och kompletteringsintervjuats i samband med ifyllandet. Det aktuella projektet inga andra gruppstödssystem förutom epostprogram. V: En datorvan manlig projektmedarbetare i 25 35 årsåldern vid en större svensk verkstadsindustri har svarat på frågeformuläret samt kompletteringsintervjuats per telefon. Gruppstödssystemet DocsOpen användes inom företaget. 4.4.2. Informationsspridning Först kan man konstatera att de försökspersoner som deltar i geografiskt spridda projekt använder sig av någon form av datorstöd för samarbete. Person L, som ingår i ett projekt inom en enda organisation, tar del av projektinformationen genom papperskopior eller projektmöten. Information som kallelser och protokoll sprids huvudsakligen via vanlig post eller papper som distribueras på något sätt. Person V, som inte heller använder pp.se men som arbetar inom ett internationellt projekt, använder sig av Docs Open som är ett datorstöd för samarbete och underlättar dokumenthanteringen. V får kallelser via mejl och kan läsa protokoll i Docs Open eller som papperskopior. 4.4.3. Vilka dokument finns? För att kunna ta reda på vilka dokument som fins inom ett projekt måste projektmedlemmarna veta vart man skall vända sig för få tillgång till all information. De måste också kunna vara säker på att informationen är äkta. Om det finns ett system för detta, vet projektmedlemmen var man skall placera information för att den skall vara tillgänglig för alla. Person L talar med sin projektledare för att få reda på vilka dokument som finns. Person V går in i projektets mapp i Docs Open, där all registrerad dokumentation i projektet finns samlad. De olika dokumenten kan vara läs eller skrivskyddade mot obehörigt intrång. För att finna önskad information söker V i mappen på antingen specifika ord i dokumentet eller dokumentets titel. 4.4.4. Granskning och kommentering I person L:s projekt skickas dokumentet i pappersform mellan de berörda projektmedlemmarna och under denna runda sker granskning och kommentering. I projektet som person V ingår sker granskning och kommentering på skilda sätt beroende på hur många som skall granska dokumentet. Om det är många granskare har man granskningsmöten som föregås av att man läser igenom dokumentet och ger kommentarer. Vid få granskare ( Hur många) gör man ändringar i dokumentet via sin dator.

2000 05 05 Sida 11(13) 4.4.5. Senaste versionen Både papperskopior och elektronisk dokumentation medför problem då flera personer arbetar med samma dokument. Dels kan det bli problem med att hålla reda på vilken version som är den senaste och dels fins risk för överskrivning. Det första problemet kan uppstå med båda varianterna av lagring medan det sista orsakas av att två personer laddar hem ett elektroniskt dokument för ändring. Då man lägger tillbaks dokumenten kommer den första ändringen att försvinna eftersom det bara är det sist sparade som går att återkalla. L använder papperskopior och V kan i Docs Open se vilken status ett dokument har. 4.4.6. Aktuellt projektläge Ett samarbete underlättas av att alla inom arbetet ligger i fas och det är därför viktigt att alla medlemmar är insatta i det aktuella projektläget. Projektmötet är den mest direkta formen för att uppdatera sig om läget. Både L och V deltar i projektmöten eller läser protokoll där ifrån. V nämner även fikaraster som en viktig kanal för uppdatering. 5. Resultat Här följer en sammanfattning av de viktigaste resultaten av den tekniska genomgången och användarundersökningen: 5.1. Projektplatsen och projektarbete Några av vinsterna med Projektplatsen gäller även för andra typer av gruppstödssystem som tillåter distribuerad asynkron interaktion, exempelvis möjligheten att arbeta vid olika tidpunkter och på olika geografiska platser, minskat behov av fysiska möten, ständig tillgång till aktuella versioner av dokument, etc. Man kan även konstatera att ett visst behov av traditionella möten kvarstår framför allt i samband med förhandlingar och liknande. Dessa frågor diskuteras närmare i avsnittet Diskussion, nedan. Det finns några ytterligare aspekter av Projektplatsen som är värda att notera: = Det som skiljer PP från andra typer av gruppstödssystem som används för projektarbete och dokumenthantering är att det är oberoende av de olika projektdeltagarnas IT infrastruktur och dessutom inte kräver tillgång till någon särskilt maskin eller programvara vilket underlättar och rent av möjliggör samarbete mellan enskilda personer i olika företag. = PP underlättar arbete från olika platser såsom hemmet eller hotellrum eftersom man ej behöver tillgång till företagets intranet. = PP har en låg uppstartströskel ingen utbildning eller investering i särskild utrustning är nödvändig. = En tjänst som PP bör introduceras i samband med en gemensam projektuppstart (kick off) då projektmedlemmarna även får en möjlighet att träffas och lära känna varandra. = En tjänst som PP förändrar drastiskt affärsmöjligheterna för exempelvis konsultbolag genom att de kan ta ett större ansvar inom ett projekt. Beroendet av tillgång till kundens infrastruktur minskar. = PP ökar en kunds insyn i hur ett projekt fortskrider kunden kan när som helst ta del av samma information som de "aktiva" företagen i ett projekt. = Säkerheten är en viktig fråga för en tjänst som PP eftersom den kan nås av alla på Internet. Det är viktigt att vara tydlig och trovärdig eftersom det kan vara den avgörande frågan för en potentiell kund. 5.2. Projektplatsens användargränssnitt Projektplatsens grafiska gränssnitt upplevs i stort som intuitivt och lättlärt. Det finns dock några områden med potential för förbättring. Exempelvis förekommer en del inkonsekvenser i

2000 05 05 Sida 12(13) metaforen och i benämningar och ikoner. De synpunkter som framkom i samband med besöket hos användare O redovisas i avsnittet Utförande (se ovan). 6. Diskussion Projektplatsen gör inte anspråk på att vara något allena saliggörande i ett projekt och det är den inte heller. Projektplatsen är ett redskap och ett hjälpmedel som stödjer underlättar arbetet utan att instruera och det är inget hjälpmedel för grupputveckling. Enligt O:s uppfattning skulle hans specifika projekt kunnat lösas utan ansikte mot ansikte. Om det är dyrt och svårt för en grupp att träffas och man dessutom inte behöver göra det för att lösa uppgiften, kommer sannolikt gruppen aldrig att träffas. När man sedan är van att lösa uppgifter på detta förträffliga sätt, kommer det inte att spela någon roll om det är svårt eller dyrt. Man kommer ändå inte att träffas, för man har lagt sig till med ett nytt och bekvämare sätt att arbeta. Detta är en uppenbar fara med tjänster som Projektplatsen, som i all sin välmening kan orsaka att medlemmarna i projekten inte träffas tillräckligt ofta och på så sätt aldrig lär känna varandra för att finna sina roller. Samma projekt kunde säkerligen varit mer effektivt om man arbetat på ett traditionellt sätt med projektmöten o.s.v. En annan fara som hänger ihop med att man träffas för sällan är att man inte får tillräckligt stor möjlighet att ventilera åsikter som kan visa sig vara viktiga men som ändå inte har något naturligt forum i det hjälpmedel som används och därför aldrig yppas. Man kan även tänka sig att personer i mer informella avslappnade diskussioner, som är vanliga då människor träffas ansikte mot ansikte, går utanför ramarna för sitt eget arbete och deltar i samtal om andras områden som rent formellt inte angår dem. Detta ger ett vidare perspektiv för individen och kan ge vitaliserande tillskott till det område som diskuteras. Dessutom föder ett avslappnat samtal idéer och insikter som i det formella arbetet inte ges tid att komma fram. Från intervjuerna framkom det att fikarasten är ett viktigt forum för informationsspridning. Man blir insatt i hela arbetet på ett annat och mer naturligt sätt än om man läser information. Dels är kommunikationen dubbelriktad och dels kan man diskutera frågor långt från kärnfrågan. Man lär sig vad andra använder för referenser och kontakter. Man vet vilka arbeten som andra börjat göra små efterforskningar i utan att dokumentera o.s.v. Man ställa dumma frågor på ett skämtsamt sätt och på så sätt få svar på frågor som kanske kan vara genanta att ställa i en mer formell miljö. Det finns tydliga fördelar med att använda ett och samma instrument för att göra det mesta av arbetet inom projektet. Det som skiljer Projektplatsen från andra hjälpmedel med detta syfte är att man kan komma åt den från vilken dator som helst med Internet uppkoppling. Här av kommer ytterligare en mängd fördelar. Risken för dubbelarbete minskar eftersom medarbetare kan hålla sig helt uppdaterade om projektläget då de tar med sig arbete hem eller på resa. Projektplatsen har avsiktligt undvikt att stödja specifika branscher genom att inte lägga till branschspecifika funktioner. Det kan vara farligt att konstruera en ambidexter som är lika bra på allt efter som risken är överhängande att den istället inte blir bra på någonting. (Ingen har ännu designat en greppvänlig sax som är lika bra för höger och vänsterhänta). Projektplatsen har dock inte gått i denna fälla efter som man bara levererar det mest nödvändiga. Tjänsterna täcker så grundläggande behov inom projektet att de kan förväntas vara lika bland olika branscher. (På den enklaste av saxar har man inte gjort något för att specialanpassa greppet. Den blir inte särskilt greppvänlig men alla användare som kan klippa kan göra ett bra jobb med den.)

2000 05 05 Sida 13(13) Det mesta går att lösa lika bra och kanske bättre på klassiskt sätt med projektmöten och distribution av papper. Det står utan tvivel att de informella samtalen vid fikaraster o.s.v. bidrar med mycket till arbetet men det blir svårare och mer tidskrävande att samla projektmedlemmar eftersom allt fler projekt spänner över flera organisationer och stora geografiska avstånd. Det är med denna framtid som Projektplatsen underlättar arbetet och gör det möjligt att fungera som en effektiv projektgrupp oavsett avstånd mellan medlemmarna. 7. Referenser Dix, A, Finlay, J. Abowd, G., Beatle, R., Human Computer Interaction Prentice Hall 1997. Ellis, C.A, (m.fl) Groupware some issues and experiences, Communications of the ACM, January 1991. Kursbeskrivning för 2C1222 Projektstyrning vid Industriella styrsystem, Studiehandbok KTH 1999 2000. Svenska Akademiens ordlista över svenska språket, Svenska Akademien 1998. www.projektplatsen.se