Minnesanteckningar från samverkan Avdelningsnivå 2016-10-26 Närvarande: Åsa Israelsson, Christina Kvarnström, Madelene Anefur Marklund, Jan Andersson, PUE, Helene From, Vision, Anne Andersson, Kommunal, Helena Karlsson, Kommunal, Vibeke Nordström, SACO, Ida Carlsson PUE, ärende 1, Eva Åkerlund, sekreterare Ann Lindgren, Lena Sjölin, Inger Engström, SACO/FSA och Lärarförbundet har anmält frånvaro. Tillbaka till jobbet arbete kring långtidssjukskrivna Ida Carlsson, HR-specialist på PUE, arbetar sedan slutet av augusti med ett ettårigt projekt med syfte att långtidssjukskrivna ska kunna återgå i arbete. Ida kommer närmast från Försäkringskassan där hon arbetat med just sjukförsäkringsfrågor. Bakgrunden till projektet är att man sett att sjukskrivningar över 90 dagar ökat. I dagsläget finns 208 långtidssjukskrivna inom socialkontoret, och ungefär 60 av dessa har sin anställning inom Stöd och service. Många sjukskrivningar har psykisk ohälsa som grund, av privata orsaker eller arbetsrelaterade. Idas arbete går ut på att kontakta chef och den som är sjukskriven, att stötta i att det läggs upp en handlingsplan för att personen ska kunna komma tillbaka till arbetet. Där sjukskrivningen beror på en pågående medicinsk behandling följer hon utvecklingen, men det finns också mer akuta ärenden där Försäkringskassan dragit in sjukpenningen där hon rycker in. Kommunal frågar om det finns något fastställt datum för när en första träff med en sjukskriven ska hållas, och menar att det ofta tar för lång tid innan den blir av. Ida svarar att Adato (IT-system för rehabilitering) inte larmar, men att i sjukförsäkringen sägs att första träff ska hållas inom 90 dagar. Madelene säger att Adato larmar efter 14 dagar eller när en medarbetare har många fall av korttidsfrånvaro. Jan kompletterar med att många fall av korttidssjukskrivning ofta resulterar i en långtidssjukskrivning. Åsa undrar hur kommunhälsans roll ser ut. Ida och Jan svarar att kommunhälsan ofta deltar i rehabprocessen till exempel genom kartläggande samtal med personen. SACO menar att förut var Försäkringskassan snabbare på att kontakta
arbetsgivare och begära en plan för återgång. Ida svarar att Försäkringskassan har nedprioriterat sin roll som samordnare, och att arbetsgivaren i och med det får ta ett större ansvar. Åsa kommenterar med att både chef och medarbetare har ett ansvar i frågan, och refererar till artikel i Norran måndag 24 oktober Viktigt med fokus på förändring. Målsättningen med rehabiliteringen ska vara inte vara att gå tillbaka och jobba på samma sätt som tidigare utan någon förändring. Kommunal tycker att klivet till steg 2, d.v.s. omplacering på nytt arbete ibland går lite väl snabbt. Jan svarar att Försäkringskassan skyndat på processen och drar in sjukpenningen snabbare än tidigare. Ida kompletterar med att när Försäkringskassan överväger att dra in sjukpenningen skickas ett brev till den berörda personen, som då har två veckor på sig att komma med synpunkter (den så kallade kommuniceringstiden). Från och med 1 november kommer inte Försäkringskassan att betala ut sjukpenning under kommuniceringstiden. Kommunal frågar vad som händer om man överklagar och får rätt mot FK. Ida svarar att då får man tillbaka sin sjukpenning. Försäkringskassan kommer också att bli mer restriktiv vad gäller rehabersättning vid arbetsträning. Arbetsträning måste vara minst 25 % av ordinarie arbetstid. Om man klarar att arbeta 25 % dras rehabersättningen in och ska ersättas med lön från arbetsgivaren. Stegen i arbetsträningen blir 25, 50 och 75 %. För den som inte kan arbetsträna minst 25 % blir ersättningen gissningsvis i form av sjuklön från arbetsgivaren. Kommunal har en känsla av att medlemmar inte får information om att de har rätt till biträde av facklig företrädare vid rehabsamtal, och att det är oklart varför. Christina svarar att det kan vara så att man i början av en sjukskrivning inte tror sig behöva facket, även om man får information om rätten. Vision menar att man från chefshåll informerar men att medarbetare inte alltid vill ha med facklig företrädare vid träffarna. Samverkansgruppen tackar Ida för redovisningen, och inbjuder till att komma vid ett senare tillfälle och berätta om hur det går med arbetet. från verksamheterna och facken Avdelningen Åsa berättar att verksamhetscheferna och ekonomerna just nu är inne i en intensiv fas i arbetet med internbudgeten. Styrelserna för de fackförbund som finns representerade inom SSF kom-
mer att bjudas in till ett samtal 8 december kring förutsättningar och mål för 2017, kompetensförsörjning med mera. Åsa återkommer med mer information inom kort. Arbetsmiljöplan för Stöd och service är klar, kommer som informationspunkt på samverkan i november. Arbetsgruppen för arbetskläder har lämnat sin rapport till ledningsgruppen. Denna skickas till facken inför nästa möte. t kommer inte att dras muntligt, däremot finns möjlighet att ställa frågor och lämna synpunkter till arbetsgivare och utredare. Formell samverkan i december eller februari. Åsa berättar också om ett gott exempel på användningen av ny teknik, där beslutsenheten inte fick komma på besök hemma hos en person men där Skype blev lösningen. Till historien hör att personen ifråga var bättre på att använda Skype och fick guida handläggaren i systemet! Verksamhetsstöd Madelene berättar att det är en aktiv höst. Man arbetar just nu med sammanställning av material från verksamhetsplaneringen 11 oktober inskolning av nya medarbetare en enkät om vilken teknik som finns ute i verksamheterna invånardialog om hur de ser på stöd i självständighet kopplat till teknik brukarenkäten som ska vara slutförd senast 31 oktober. Årets brukarundersökning besvaras digitalt, och SSF har för ändamålet skaffat surfplattor där brukarna fått svara på frågorna. Det har visat sig vara väldigt lyckosamt särskilt för personer som har svårighet med sociala kontakter. Intresset att delta har ökat när de fått svara utan att behöva titta någon i ögonen. Madelene har också deltagit i en informationsdag om IBIC Individens Behov I Centrum. IBIC är ett behovsinriktat och systematiskt arbetssätt för handläggare och utförare av stöd till personer med funktionsnedsättning. SSF arbetar redan enligt IBIC men nu ska det bli ett nationellt arbetssätt. Beslutsenheten Christina berättar att man nu har en fullt acceptabel handläggningstid på nya ansökningar. Två handläggare arbetar uteslutande med omprövningar av befintliga beslut, men de upplever att takten blivit lägre, att kanske intresset för en omprövning minskat något, men att på det hela taget är resultatet ändå gott. Åsa efterfrågar om det går att se någon koppling mellan arbetsmiljöföreskrifterna (AFS) och IBIC. SACO menar att det kan bli en krock mellan handläggarens och personalens mål gentemot förståelsen för målen hos brukaren.
Christina säger att det är viktigt att inte försöka uppnå för många mål samtidigt, utan det är viktigare att först skapa en relation och det måste få ta den tid det tar. En utredning är en temperaturmätning här och nu, och verkligheten kan vara en annan när personen får sin insats än när utredningen och målen togs fram. Kommunal menar att det samtidigt är viktigt att personen får sin GP så snart som det är möjligt. Personlig assistans Under september hade personlig assistans Tillsammansdagar på Medlefors, medarbetarna hade tre olika datum att välja på. Program för dagen var: Vad som är aktuellt inom personlig assistans, Inger Engström verksamhetschef Mål, vision och ekonomi 2017, Fredrik Nilsson ekonom. Tipsrunda och mindfullnessövning Eftermiddagen spenderades tillsammans med Unghästen, där vi gick igenom olika policys, kränkande särbehandling, sekretess, diskriminering samt sociala medier. Alla assistenttelefoner ska bytas ut till smartphones, assistenterna får då ett enklare sätt rapportera till intraphone. Det kommer att bli mindre tidskrävande, det blir rätt och alla kan göra det på arbetstid. Utbildning till alla assisteter i början på 2017, målet är skarpt läge februari månad. Just nu undersöker vi också möjligheten att assistenterna också ska kunna lägga in frånvaro samt se sitt schema i mobilen. Madelene kompletterar med att IT-avdelningen har fått i uppdrag att undersöka om det även går att få Personec i mobilen. Kommunal Kommunal har observerat att det finns mer tillgänglig tid nu än tidigare, och att medlemmarna vill veta mer om arbetsplatsen de ska lånas ut till innan de åker ut. Det skulle kännas tryggare att vara lite förberedd. Bemanningen, å sin sida, har ingen uppgift om detaljer i de olika verksamheterna. Åsa svarar att arbetsgivaren tar med sig synpunkten och undersöker hur vi på ett bättre sätt kan lösa detta. Vision Vision fortsätter det arbete man påbörjat med chefernas arbetssituation och arbetsmiljö. PUE PUE arbetar med korttidsfrånvaro, mer information under punkten månadsuppföljning. Samverkansgruppen noterar informationen.
Månadsuppföljning Samverkansgruppen tittar på fyrfältaren för avdelningen som helhet. Nyttjandegraden för personlig assistans är i nuläget något lägre än målet på 98,5 % SACO önskar att man även ska kunna se nyttjandegrad för boendepersonal i fyrfältaren. Målet att 90 % av alla brukare ska ha en aktuell GP är inte uppnått, men det har visat sig finnas en osäkerhet i statistiken beroende på hur man fyller i Procapita. Även det faktum att om det går ett år och endast en dag sedan senaste GP faller den ur kriteriet för aktuell. Av de som har en aktuell GP är delaktigheten relativt hög. Vad beträffar ekonomin ser prognosen bra ut, i dagsläget pekar den mot ett överskott om cirka 4,7 miljoner. Samtidigt har SSF ett krav för 2017 på en effektivisering med 10 12 miljoner. En osäkerhetsfaktor är vad som kommer att hända i och med Försäkringskassans snävare regler kring assistansersättning. Åsa har signalerat detta till socialnämnden. Just nu har beslutsenheten beviljat assistans i avvaktan på Försäkringskassans beslut till ett antal stora ärenden. Övertiden har ökat med 20 % jämfört med samma period 2015, men siffran är inte så alarmerande som den ser ut eftersom att övertiden var väldigt låg under 2015. Stöd och service ledningsgrupp har bjudit in en representant för ÄO:s resursteam till ett möte under november, för att höra hur de jobbar med att täcka upp för oplanerad frånvaro. Jan berättar att PUE arbetar, på uppdrag av socialnämnden, med att minska sjukfrånvaron som har ökat stadigt sedan 2010. Han har fokus på korttidsfrånvaro med fler än sex tillfällen per år, där man träffar chef och medarbetare, man redovisar vilka konsekvenser frånvaron får för verksamheten och gör en plan. Kommunal frågar om inte chefen ska kontakta den som sjukanmält sig, redan efter någon dag. Jan svarar att det är önskvärt men att det inte finns någon regel som säger det. Åsa kommenterar detta med att inom personlig assistans, där man arbetar aktivt med att få ned sjuktalen, kontaktar chefen medarbetare som sjukanmält sig. Statistiken visar att mycket av den psykiska ohälsan beror på privata orsaker. Våra system kan ha understött att kvinnor, förutom arbetet, tagit ansvar för större delen av hem och familj och därför anpassat sina scheman efter familjens behov. Opåverkbara scheman skulle kunna medverka till en jämnare fördelning av ansvar för hem och familj?
Samverkansgruppen menar att det arbetssätt personlig assistans har kring sjukskrivingar vore något att fundera över för hela SSF. Samverkansgruppen noterar informationen, och Åsa tar med sig frågan huruvida personlig assistans arbetsmetod vid sjukskrivning är något för hela SSF. om kompetensinventeringen Madelene informerar om att verksamhetsstöd under hösten 2016 ska genomföra en inventering av vilka kompetenser som finns inom Stöd och service. Bakgrunden till undersökningen är att kompetensen är en av de viktigaste förutsättningarna för SSF:s 1 200 medarbetare att kvalitet ska prägla utförandet. Man börjar med att göra en analys av vilka kompetenskraven är idag och vilka vi kan förväntas ha framåt, kopplat till behov i verksamheterna. Bland de frågeställningar som finns är vilka roller vi har, vad är likvärdigt, vilka olikheter finns och vad ska vara olika? Överensstämmer dagens kravprofiler med behoven i verksamheterna? Kan de vara olika för olika befattningar? Verksamhetsstöd kommer att genomföra kompetenskartläggingen på försök i tre chefsområden. Utgångspunkten är socialstyrelsens krav på grundnivå för kunskaper hos personal som ger stöd, service eller omsorg enligt SoL och LSS till personer med funktionsnedsättning. Samverkansgruppen noterar informationen. Vid protokollet Eva Åkerlund