Vad kan man göra med Excel?

Innehåll Vad kan man göra med Excel?... 1 Excels användargränssnitt... 2 Övningar Lär känna Excel 2007: Skapa din första arbetsbok... 4 Excel som ett kalkylprogram... 4 Övningar Bekanta dig med Excel 2007: Ange formler... 6 Diagram visualisering av data... 6 Övningar Diagram I... 7 Tabeller... 8 Övning Tabeller... 8 Pivottabeller... 8 Övning - Pivottabeller... 8 Excel som ett analysverktyg Vad händer om analys... 9 Mera Excel... 12 Länkar... 12 Microsoft Office Online... 12 Demonstration av Excel 2007... 13 Excel 2003 till 2007... 13 Vad kan man göra med Excel? Excel är ett kalkylprogram och kan användas för att utföra beräkningar, t.ex. en budget eller för att genomföra finansiell analys. Man kan även använda programmet som ett register, t.ex. ett register över varor i ett företag. Det finns även många exempel på användning av Excel inom teknisk utbildning, t.ex. statistiska analyser och simuleringar av olika fenomen. För att få en snabb inblick i vad man kan göra med MS Excel 2007 kan du se en kort demonstration av programmet på Microsofts hemsida för Office 2007 (demonstration av Excel 2007). Om du har använt en tidigare version av Excel kan du se följande demonstration för att hitta det du söker i det nya gränssnittet (Excel 2003 till 2007). Du har även alltid tillgång till hjälp och instruktioner i Office genom att trycka på F1-tangenten 1. 1 F1-tangenten finns uppe till vänster på tangentbordet. 1

MS Excel 2007, I det här dokumentet kommer du att lära dig grundläggande Excelfunktioner som formler och diagram. I den senare delen ligger tonvikten på mer avancera avancerade de användningsområden inriktade mot dataanalys med hjälp av Excel. Vii börjar med själva gränssnittet i Excel. Excels användargränssnitt Figur. Så ser här kan det se ut när du startar Excel 2007. När du öppnar upp Excel (gör det gärna i samband med att du läser denna text) får du upp ett fönster som figuren ovan. Fönstret består av följande delar: 2

Gränssnitt Officeknappen Menyflikar Grupper Kalkylblad Rader och kolumner Celler Namnrutan Figurer Förklaring Officeknappen innehåller funktioner för att bl.a. spara och skriva ut kalkylblad och arbetsböcker. Via officeknappen kan du skapa en ny arbetsbok. För att spara kan du även trycka på tangentkombinationen Ctrl+s. Menyflikar, den aktiva fliken är Start. Via flikarna kan du komma åt olika verktyg för att hantera information. Förutom fliken Start, använder man sig ofta av flikarna Infoga och Formler. I fliken Infoga kan man t.ex. infoga diagram. Grupper, i fliken Start finns följande grupper: Urklipp, Tecken, Justering, Tal, Format, Celler och Redigering. I Grupperna har man samlat verktyg som har olika gemensamma funktioner. I Gruppen Tal (fliken Start) kan du bl.a. formatera information och justera antalet decimaler. Vissa grupper innehåller en liten pil i nedre högra hörnet. Om du klickar på pilen så får du upp ett fönster där du har fler valmöjligheter som hör till verktygen i gruppen. Prova t.ex. pilen som hör till gruppen Tecken. Kalkylblad. Det aktuella kalkylbladet heter Blad1, men där finns ytterligare två kalkylblad som heter Blad2 och blad3. Det är i Kalkylbladet som du matar in information och genomför olika beräkningar. Du kan ändra namn på kalkylbladen, t.ex. kan Blad1 ändras till Budget eller Register. Du kan även ta bort och lägga till kalkylblad. Flera kalkylblad heter arbetsbok. Kalkylbladet är uppdelat i horisontella rader och vertikala kolumner. Raderna ordnas med siffror 1, 2, 3, medan kolumnerna ordnas med bokstäver A, B, C I Gruppen Celler finns det bl.a. verktyg för att infoga och ta bort rader och kolumner av celler. Kalkylbladets minsta enhet heter cell. Det är celler som innehåller information av olika typer, t.ex. bokstäver, text, tal, datum, etc. Du kan se vilka olika typer det finns genom att klicka på nedpilen i gruppen Tal (där det stå Allmänt). Alla celler har ett unikt namn utifrån sin kolumn- och radposition. Den aktuella cellen i figuren befinner sig i kolumn A och rad 1, därför heter den A1. I namnrutan kan du se cellens namn. Du ser att den markerade cellens namn är A1. Du kan dessutom ge celler alternativa namn, t.ex. moms. Detta är väldigt användbart när man använder en cell i många andra celler 3

för att genomför någon typ av beräkning. Exempelvis kan man i cellen A1 skriva in momssatsen, vilken används i många andra beräkningar. Då är det klokt att kalla cellen för moms istället för det intetsägande A1. Formelfältet I formelfältet skriver man in information, formler och funktioner för olika typer av beräkningar. Ett enkelt exempel är att skriva in följande: =100*0,25. Övningar Lär känna Excel 2007: Skapa din första arbetsbok 2 Övning 1: Det här är en arbetsbok. Nu är det dags att öva på det som du har lärt dig. Du ska få byta namn på ett kalkylblad, förflytta dig mellan kalkylblad och även lära dig kortkommandon för detta. Du ska också lägga till färg på bladflikarna, ta bort kalkylblad och lära dig använda Namnrutan. Övning 2: Lägga till data. Under övningen får du lära dig skillnaden mellan att använda TABB och RETUR samt vad du gör om du råkar skriva fel. Du ska skriva in datum och klockslag. Du får lära dig en del om formelfältet och vad du gör om texten är för lång för en cell. Du får också prova på att använda funktionerna Autofyll och Komplettera automatiskt. Övning 3: Redigera data och kalkylblad. Nu är det dags att börja öva på redigering av data. Du ska också lägga till och ta bort kolumner och rader. Övning 4: Utskrifter. Excel som ett kalkylprogram För att kunna genomföra beräkningar, eller använda Excels olika funktioner behöver du känna till ett antal begrepp. 2 http://office.microsoft.com/training/training.aspx?assetid=rc100766511053 4

Kalkylering = De fyra räknesätten Typer Cellreferenser Sortera Filtrera Figur Förklaring Likhetstecken. För att kunna göra en beräkning i en cell måste du börja med att skriva =, t.ex. om du vill beräkna 12 * 4,75 så skriver du =12*4,75. När du trycker på enter så genomförs beräkningen och det som står i cellen är 57. Observera att när du markerar cellen så ser =12*4,75 i Formelfältet. Du kan använda de fyra räknesätten: +,-,*,* och /. En typ definierar vad det är för information som cellen innehåller, t.ex. är det skillnad mellan ett decimaltal, text eller ett klockslag. När man matar in information i en cell får den automatiskt typen Allmänt. Matar du in dagens datum, t.ex. 2010-02-10, 10, så ser du att typen ändras till Datum. Det medför att Excel tillämpar speciella regler när du genomför beräkningar med celler av typen Datum. På motsvarande sätt hanteras klockslag enligt speciella regler. De olika typerna ser du i Gruppen Tal, se Startfliken. Fler formateringsalternativ för de olika typerna finner du om du klickar på pilen i nedre högra hörnet som hör till Talgruppen. När man genomför beräkningar i en cell så använder man normalt sett information som finns i andra celler på kalkylarket, eller i arbetsboken. En cellreferens består av kolumn- respektive radid. Som vi har sett tidigare så heter den översta vänstra cellen A1. Det är nu som Excels främsta egenskap gör sig till känna. Att använda cellreferenser när man gör beräkningar medför att beräkningar uppdateras automatiskt när cellreferensernas värden ändras. En cell referens behöver inte bara vara till en enskild cell utan kan referera till flera tal till i en kolumn eller en rad. Om man t.ex. summerar de första 10 talen i kolumn A så skriver man detta som A1:A10, dvs. man refererar till kolumn A och de första 10 raderna. Tecknet $ används för att skapa så kallade absoluta referenser, mer om detta i de efterföljande övningarna. Du kan sortera information i ett kalkylblad. Om du t.ex. har ett varuregister kan du sortera det efter namn, pris, eller någon annan information som finns i registret. Sorteringsverktyget hittar du i Startfliken i gruppen redigering. Ditt varuregister kanske består av olika typer av läromedel, t.ex. böcker, DVD, utrustning, etc. Genom filtreringsverktyget kan du ta fram information som är specifikt för en kategori av varor, t.ex. böcker. 5

Filtreringsverktyget finns tillsammans med Sorteringsverktyget. Summa Funktioner Att summera tal är en vanligt förekommande uppgift i ett kalkylblad, t.ex. summering av resultat från försäljning under årets månader. Eftersom detta är en så vanlig uppgift finns den snabbt tillgänglig under Startfliken i gruppen Redigering (tillsammans med Sortera och Filtrera). Funktioner är till för att genomföra mer omfattande beräkningar än de fyra räknesätten. Summa är ett exempel på en funktion. Istället för att manuellt addera ihop många tal i ett kalkylblad, använder man sig av funktionen Summa som automatiskt adderar ihop talen. Andra vanligt förekommande funktioner är t.ex. Max, Min och Medel. Dessa använder man för att hitta det största respektive det minsta värdet bland många tal i ett kalkylark. Funktionen Medel använder man för att beräkna medelvärdet för en talmängd. Dessa funktioner hittar du i gruppen Redigera, men du kan även finna de, tillsammans med de andra funktionerna under fliken Formler. Övningar Bekanta dig med Excel 2007: Ange formler 3 Övning 1: Komma igång. Nu kan du grunderna och ska få prova på att skriva formler. Övning 2: Använda cellreferenser. Under den här övningen arbetar du i den hushållsbudget som du stiftade bekantskap med under lektionen. Du ska nu ändra ett värde och se hur en kolumnsumma uppdateras automatiskt. Du ska också få använda en absolut referens i en formel. Övning 3: Förenkla formler med hjälp av funktioner. Du ska än en gång få arbeta med hushållsbudgeten. Nu ska du använda funktionerna MEDEL, MIN och MAX samt visa formler i kalkylbladet så att du kan skriva ut dem. Diagram visualisering av data Det är ofta fördelaktigt att studera data i ett diagram. Då ser man tydligare egenskaper som t.ex. trender och samband som kan finna bland information i kalkylarket. Ett exempel kan vara att studera hur företagets resultat eller likviditet har varierat under en viss period, se nedan. Ett annat exempel kan vara att man vill se hur försäljningen av en typ av produkt förhåller sig procentuellt till övriga varor, se nedan. Att bara titta på siffrorna ger sällan 3 http://office.microsoft.com/training/training.aspx?assetid=rc100745681053 6

information om hur olika typer av information förhåller sig till varandra. I Excel 2007 skapar man diagram via fliken Infoga och gruppen Diagram. 25,0 tkr 20,0 tkr 15,0 tkr 10,0 tkr 5,0 tkr 0,0 tkr -5,00 tkr Företagets resultat Figur. Exempel på ett stapeldiagram som visar försäljningssiffror under ett år. Akvarell 5% Penslar 8% Duk 3% Akryl 13% Övrigt 7% 7% Försäljning Oljefärger 48% Papper 16% Figur. Exempel på cirkeldiagram som visar försäljning av olika varor i förhållande till den totala försäljningen (100%). Övningar Diagram I 4 Övning 1: Skapa ett enkelt diagram. Övning 2: Anpassa diagrammet. 4 http://office.microsoft.com/training/training.aspx?assetid=rc101757361053 7

Tabeller Om du skall presentera Excelinformation kan du med fördel dra nytta av Tabeller och de funktioner som hör till det verktyget. Tabellen ger dig direkt möjligheter att sortera och filtrera information i ditt kalkylblad. En tabell är även ett utmärkt verktyg för att hantera olika slag av register, t.ex. ett varu- eller ett medlemsregister. En av fördelarna med en tabell är att du kan infoga och ta bort rader/kolumner i tabellen utan att detta påverkar övrig information i kalkylbladet. Tabellverktyget finns under fliken Start, i gruppen Format. Övning Tabeller 5 Övning 1: Skapa och anpassa en tabell. Pivottabeller Pivottabeller kan sägas vara en mer avancerad form av en Tabell. Om du har ett kalkylblad av lite större format, då upptäcker du ganska snabbt att du har behov av att analysera informationen på mer än ett sätt. Det är inte ovanligt att man då kopierar delar av kalkylbladet till andra kalkylblad för att där genomföra analysen. Detta är ett snabbt sätt att analysera data men det har flera nackdelar. Så fort det händer något i den ursprungliga datamängden måste man göra om hela proceduren. Ett mer raffinerat och effektivare sätt är att använda sig av Pivottabeller. Med hjälp av detta verktyg kan du snabbt åskådliggöra många olika aspekter av din data. Dessutom är Pivottabellerna alltid kopplade till den ursprungliga datamängden, dvs. Pivottabellens innehåll uppdateras automatiskt när du uppdaterar orginaldata. Pivottabeller skapar man via fliken Infoga och gruppen Tabeller. Övning - Pivottabeller 6 Övning 1: Anpassa information. Grundläggande om hur man skapar och anpassar rapporter med hjälp av Pivottabeller. 5 http://office.microsoft.com/sv-se/excel/ha102376171053.aspx och http://office.microsoft.com/svse/excel/ha100485461053.aspx?pid=ch101024591053 6 http://office.microsoft.com/training/training.aspx?assetid=rc102058721053 8

Excel som ett analysverktyg Vad händer om analys Verktyget Vad händer om analys ger dig möjlighet att på ett sofistikerat sätt utvärdera hur ett resultat påverkas av dess olika delar. Ett klassiskt exempel är att studera hur en budget påverkas av storleken på olika intäkter. Vad händer om analys består av tre olika verktyg: 1. Scenariohanteraren 2. Datatabell 3. Målsökning Du hittar Vad händer om analys under fliken Data i gruppen Dataverktyg. Nedan beskrivs de olika verktygen. Scenariohanteraren 7. Detta verktyg ger oss möjlighet att spara olika uppsättningar av värden som motsvarar ett visst scenario. Två scenarios kan exempelvis motsvara ett bästa och ett värsta scenario för intäkter under en budgetperiod, se figur nedan. Indata som definierar olika scenarios kan även hämtas från andra Arbetsböcker, t.ex. kan olika avdelningar i en organisation leverera indata genom olika Arbetsböcker 8. Scenariohanteraren kan hantera 32 olika värden (celler) för ett scenario. Däremot finns det ingen begränsning för antalet scenarier (dvs datorns minneskapacitet utgör den praktiska begränsningen). 7 http://office.microsoft.com/sv-se/excel/hp100726691053.aspx?pid=ch100648511053 8 I dokumentationen till Excel 2007 har det smugit sig in ett fel. Där kallar man möjligheten att använda indata från olika källor med Koppla, men den rätta benämningen skall vara Kombinera (se tillhörande figur). 9

MS Excel 2007, Figur. Användning av Scenari Scenariohanteraren. hanteraren. I exemplet har man definierat två scenarios; scen Värsta (A1) och Bästa utfall (B1). Resultatet, dvs. Bruttovinsten (=B1-B2) B2) uppdateras automatiskt (A2 respektive B2) utifrån valt scenario. Indata kan hämtas från andra Arbetsböcker via Kombinera (C). Scenariohanteraren kan också generera rapporter som sammanfattar olika utfall (D). Datatabell9. Datatabellen kan i viss mån ses som en förenklad scenarioanalys, då man bara kan undersöka resultatet av två variabler variabler. I nedanstående exempel, se figur, visas hur man använder sig av Datatabellen med en variabel. Variabeln i exemplet utgörs av Räntesats (A) och man vill ta reda på hur Inbetalning (B) ändrar sig med avseende på denna variabel. De olika värdena för Räntesats anges i den närliggande kolumnen kolumnen, C3:C5 (C).. I cell D2 har man matat in formeln som beräknar Inbetalning10 (B), Innan man genomför analysen, markeras området som innehåller variabelvärdena, formeln, och cellerna som skall innehålla resultatet. I detta exempel utgörs detta av området C2:D5 (D).. När man har gjort markering klickar m man på Vad händer om analys och därefter på Datatabell.. I sista momentet anger man i dialogfönstret Datatabell (E) läget för variabeln, i 9 http://office.microsoft.com/sv-se/excel/hp100726561053.aspx?pid=ch100648511053 se/excel/hp100726561053.aspx?pid=ch100648511053 För detaljer om funktionen BETALNING se, http://office.microsoft.com/sv-se/excel/hp100698251053.aspx se/excel/hp100698251053.aspx 10 10

MS Excel 2007, detta exempel är det Räntesats, dvs. B311 (A).. Resultatet av Datatabellen ses i den högra delen av figuren (F). Figur: Exempel på en Datatabell med en variabel. Se texten ovan för detaljer. Målsökning12. Här är det istället indata som man söker, dvs. man vet vad resultatet skall vara och är intresserad vilken indata som kan generera resultatet. En viktig begränsning för verktyget är att den bara kan arbeta med en variabel. Verktyget Problemlösaren 13 kan användas för att hantera målsökning med fler variabler. Exempel Målsökning. Inom finansiell analys är man intresserad av nyckeltalet Soliditet, Soliditeten bör ligga på ca 35% (lite beroende på bransch). Givet att det egna kapitalet är 700 tkr och då långfristiga skulderna ligger på 1 000 tkr, då kan man få redan på en övre gräns för de långfristiga skulderna (där bl.a. leverantörsskulder ingår). Figuren nedan visar att en målsökning ger att de kortfristiga skulderna inte bör överstiga 1 000 tkr. 11 Läget för variabeln anges i formen $B$3 för att ange att det är en statisk referens. Detta behöver man inte memorera eftersom man inte behöver skriva in variabelreferensen. Man anger dess position genom att markera cellen med muspekaren. 12 http://office.microsoft.com/sv-se/excel/ha10243164105 se/excel/ha102431641053.aspx?pid=ch100648511053 13 För instruktioner om hur man lägger till fler Excelverktyg se, http://office.microsoft.com/svhttp://office.microsoft.com/sv se/excel/hp100968341053.aspx?pid=ch101020 se/excel/hp100968341053.aspx?pid=ch101020751053 11

MS Excel 2007, Figur. Exempel på användning av Målsökning för att finna indata (Kortfristiga skulder) när resultatet är givet (Soliditetet = 35%). Mera Excel Excel har många fler verktyg och användningsområden, se bl.a. Excels inbyggda hjälp och instruktioner (F1): Statistisk analys Finansiella nyckeltal Trendanalyser och projicering av data Problemlösaren (Tillägg) Analysis Toolpak (Tillägg) Utbyte och import av data (inklusive XML) Verifiering av data Makron och formulär Säkerhet VisualBasic Länkar Microsoft Office Online På denna sida hittar duu mängder av information, både på grund grund- och avancerad nivå, om Office och de olika programmen som ingår i paketet. Excel 2007: http://office.microsoft.com/sv http://office.microsoft.com/sv-se/excel/fx100487621053.aspx se/excel/fx100487621053.aspx Office 2007: http://office.microsoft.com/sv http://office.microsoft.com/sv-se/fx100647101053.aspx?pid=cl100569831053 se/fx100647101053.aspx?pid=cl100569831053 12

Demonstration av Excel 2007 På Microsofts hemsida för Office 2007 kan man finna mycket användbar information om de olika programmen som ingår i Office-paketet. Det finns både hjälpfiler, kurser och rörliga demonstrationer. Här är t.ex. en länk som demonstrerar grunderna i Excel (ca 8 min). http://office.microsoft.com/sv-se/excel/ha100484501053.aspx Excel 2003 till 2007 Om du sedan tidigare har använt Excel 2003, då kan denna demonstration hjälpa dig att finna hur du kan göra vanliga uppgifter i Excels nya gränssnitt. http://office.microsoft.com/sv-se/excel/ha101491511053.aspx?pid=ch100648241053 13