Gotlands kommun Registeranalys av lönefil 2004-09-21 Mats Renborn
1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING SID 1. SAMMANFATTNING...2 2. REGISTERANALYS...3 2.1 Finns orimliga belopp i lönefilen?...3 2.2 I vilken omfattning beviljas fasta lönetillägg?...4 2.3 Hur stora är kostnaderna för bilersättning?...5 2.4 I vilken omfattning beviljas fyllnadslön?...6 2.5 Hur stora är övertidskostnaderna?...6 2.6 Övriga frågor...7
2 1. Sammanfattning På uppdrag av revisorerna i Gotlands kommun har en registeranalys gjorts av lönefilen för april månads löneutbetalning 2004. Lönefilen innehåller totalt 99 052 poster och den totala nettokostnaden inklusive sociala avgifter uppgår till 131,7 mkr. Resultatet av granskningen sammanfattas här nedan. Det totala beloppet uppgår till 131 702 tkr och då inkluderas arbetsgivaravgifter med 46 043 tkr. Det största enskilda beloppet uppgår till 161 944 kr och utgörs av ett avgångsvederlag. Några orimliga belopp ingår inte i lönefilen och lönearter kopplas till samtliga belopp. Totalt finns 590 lönetillägg i lönefilen för april månad, vilket innebär en total månadskostnad med 1 606 tkr, inklusive personalomkostnader. Riktlinjer för hanteringen av lönetillägg behöver tas fram för att säkra en effektiv handläggning. Bättre styrning behövs och en mer centraliserad beslutsprocess kan bidra till en säkrare hantering. Det totala kostnaderna för bilersättning uppgår för april månad till 771 553 kr och den högsta bilersättningen som utbetalats är till en arbetstagare som erhållit 14 445 kr. Möjligheten att använda kommunens egna fordon bör prövas regelbundet för att säkra en effektiv hantering. De totala kostnaderna för fyllnadslön i april uppgår till 1 240 512 kr, inklusive personalkostnader. Den största enskilda fyllnadslönen för april uppgår till 19 020 kr. Kommunstyrelsen har i stoppaketet gått ut med särskilda direktiv om regler för övertidsarbete i kommunen. Enligt reglerna ska förvaltningarna vara restriktiva vad avser beordrande av övertid. De totala utbetalningarna som gjorts för övertidsersättning avseende april månad uppgår till 865 tkr. Inklusive personalomkostnader så innebär det en total månadskostnad med 1 217 tkr. Dessutom tillkommer kostnader för övertid som tas ut som ledighet. Det kan ifrågasättas om kommunstyrelsens övertidsregler tillämpas på ett restriktivt sätt. Kommunens personalkostnader utgör den största andelen kostnader varför löpande analyser erfordras som en del i den ekonomiska styrningen. Återkommande analyser av lönefiler rekommenderas därför som en del i uppföljningsprocessen.
3 2. Registeranalys Genom registeranalys har Gotlands kommuns lönefil för april månad 2004 analyserats. Lönefilen för april har lästs in i registeranalysprogrammet Sesam och kontroller och sammanställningar gjorts. Registeranlaysen har omfattat följande revisionsfrågor: Finns orimliga belopp i lönefilen? I vilken omfattning beviljas fasta lönetillägg? Vilka är månadskostnaderna för bilersättning? I vilken omfattning beviljas fyllnadslön? Hur stora är övertidskostnaderna? Utifrån registeranalysen kan bedömningar göras av löneredovisningens kvalitet. I denna analys har fälten personnummer, löneart och belopp ingått. En lönefil kan innehålla uppemot 50 fält. 2.1 Finns orimliga belopp i lönefilen? Beloppen i lönefilen för april 2004 har analyserats genom registeranalys. Det totala antalet poster uppgår till 90 052 st. I nedanstående tabell har belopp sorterats i olika intervaller uppdelat på antal poster och belopp. Tabell nr 1: Lönetransaktioner april månad 2004 Beloppsintervall, kr Antal poster Belopp, kr 100 000-1 161 944 90 001-100 000 0 0 80 001-90 000 0 0 70 001-80 000 1 71 400 60 001-70 000 4 254 449 50 001-60 000 35 1 840 503 40 001-50 000 97 4 420 761 30 001-40 000 209 6 910 685 20001-30000 2 149 49 400 007 10001-20000 5 951 90 042 667 0-10000 36 794 71 974 818 0> (negativa belopp) 53 811-93 374 773 Total 99 052 131 702 461 Det totala beloppet uppgår till 131 702 tkr och då inkluderas arbetsgivaravgifter med
4 46 043 tkr. Om arbetsgivaravgifterna exkluderas uppgår lönebeloppet till 85 659 tkr. Avdragen preliminärskatt ingår med -46 775 tkr. Det största enskilda beloppet uppgår till 161 944 kr och utgörs av ett avgångsvederlag. Kommentar Några orimliga belopp ingår inte i lönefilen. Till samtliga belopp finns lönearter och dessa går att härleda vidare till personnummer. 2.2 I vilken omfattning beviljas fasta lönetillägg? Lönetillägg kan beviljas för arbetstagare som fått påtagligt nya eller ändrade arbetsuppgifter med ett större ansvar och svårighetsgrad. Beslut om lönetillägg fattas av förvaltningschef/avdelningschef på delegation av respektive nämnd/styrelse. En arbetstagare kan ha flera lönetillägg vilka ska gå att särskilja i löneredovisningen. Det finns fyra lönearter för fasta lönetillägg varav löneart 320 är det vanligaste. I nedanstående tabell redovisas de fasta lönetillläggen för april månads lönefil. Tabell nr 2: Fasta lönetillägg april månad 2004 Fast lönetillägg Antal Belopp, kr Lönetillägg nr 1 502 1 023 654 Lönetillägg nr 2 23 33 766 Lönetillägg nr 3 50 64 971 Lönetillägg nr 4 15 19 585 Summa 590 1 141 976 Lönetillägg nr 1 finns beviljat från 130 kr upp till 15 000 kr som är det enskilt största tillägget. Årskostnaden för lönetillägg inkl PO (40,7%) uppgår till c:a 19,2 mkr. Utifrån granskningen kan det konstateras att flera lönetillägg inte är registrerade som fasta uppgifter utan manuell registrering förekommer. Lönetilläggen bör ligga som en fast uppgift för att inte kontrollmöjligheter ska försvåras. Av analysen framgår att 13 arbetstagare har dubbla lönetillägg med löneart 320. Om en arbetstagare har flera lönetillägg så ska dessa särskiljas genom avsedda lönearter. Förklaringar erfordras för att klargöra om det finns handhavandeproblem eller om det är rättningar i löneredovisningen.
5 Kommentarer Lönetillägg ska vara tidsbegränsade med ett tom-datum registrerat i lönesystemet. I de kvalitetskontroller som Löneservice utförde i juni månad, upptäcktes 49 lönetillägg som saknade tidsbegränsning. De var registrerade med ett tillsvidaredatum, vilket kan innebära en risk att lönetillägg utgår till arbetstagaren utöver överenskommen tid. I lönesystemet finns inte några automatiska kontroller av att tom-datum är registrerat. Det kan konstateras att antalet lönetillägg är stort till antal och enligt uppgift tenderar dessa att öka. Riktlinjer för hanteringen av lönetillägg saknas och bättre styrning behövs. Vi rekommenderar att : Riktlinjer tas fram för hur lönetillägg ska beviljas. Lönetillägg överstigande 2 tkr per månad bör beslutas av Kommunstyrelsen. Lönetillägg understigande 2 tkr beslutas på delegation av förvaltningschef. Lönetillägg tidsbegränsas. Samtliga lönetillägg bör gås igenom för att säkra en ändamålsenlig hantering. 2.3 Hur stora är kostnaderna för bilersättning? Kostnaderna för bilersättning har analyserats utifrån lönearterna 535 Milersättning för egen bil, skattepliktig och 731 Milersättning för egen bil, ej skattepliktig. Bilersättning utgår när arbetstagaren kör egen bil i tjänsten. Analysen redovisas i nedanstående tabell: Tabell nr 3: Bilersättning april månad 2004 Löneart Antal poster Belopp, kr 535 Milersättning för egen 1325 248 880 bil, skattepliktig 731 Milersättning för egen 1364 522 673 bil, ej skattepliktig Summa 771 553 De totala kostnaderna för bilersättning uppgår till 771 553 kr och den högsta bilersättningen som utbetalats i april månad är till en arbetstagare som erhållit 14 445 kr.
6 Kommentarer Två anställda inom tekniska förvaltningen har i april erhållit 6 145 kr respektive 6 125 kr. Kostnader för bilersättning vid körning med egen bil bör alltid prövas mot alternativen att köpa eller leasa fordon. 2.4 I vilken omfattning beviljas fyllnadslön? Särskild analys har gjorts av kostnader för fyllnadslön. Fyllnadslön beviljas främst när deltidsanställda tillfälligt går upp i arbetstid p.g.a. frånvaro. I nedanstående tabell redovisas analysen av löneart 280 fyllnadslön. Tabell nr 4: Fyllnadslön april månad 2004 Löneart Antal poster Belopp, kr 280 fyllnadslön 702 881 672 Om personalomkostnader inkluderas uppgår kostnaderna för fyllnadslön till 1 240 512 kr. Den största enskilda fyllnadslönen för april uppgår till 19 020 kr. Kommentarer En av kommunens anställda har erhållit fyllnadslön med mellan 4992 kr - 9152 kr under perioden jan maj månad. Annan anställningsform borde rimligen ha prövats. 2.5 Hur stora är övertidskostnaderna? Ersättning för övertid har analyserats utifrån lönearterna 281 Enkel övertid och 282 Kvalificerad övertid. I nedanstående tabell redovisas kostnader uppdelat på lönearter. Tabell nr 5: Övertidskostnader april månad 2004 Löneart Antal poster Belopp, kr 281 Enkel övertid 467 218 931 282 Kvalificerad övertid 453 645 888 Summa 920 864 819
7 Lönearterna 281 och 282 avser beordrad övertid som betalats ut i form av ersättning. Om PO inkluderas i övertidsersättningen blir den totala kostnaden 1 216 800 kr. För att erhålla den totala övertidskostnaden så måste hänsyn tas till lönearterna 286 Enkel övertid, tid (462 poster) och 287 Kvalificerad övertid, tid (240 poster). Registreringar avseende lönearterna 286 och 287 bokas upp som en skuld och kostnaden uppstår då arbetstagaren tar ut sin övertid i ledig tid. Den största enskilda betalningen beträffande kvalificerad övertidsersättning uppgår till 10 190 kr och avser en arbetstagare inom BUF. Den största enskilda betalningen beträffande enkel övertidsersättning uppgår till 9 819 kr och avser en arbetstagare inom Hälso- och sjukvårdsförvaltningen. Kommentarer Enligt direktiv från kommunstyrelsen ska övertid vara beordrat och restriktiva regler ska gälla. Vid en genomgång av de 25 största betalningarna för enkel övertid avsåg endast 6 st sjukvård och social omsorg. Sju betalningar avsåg tekniska förvaltningen. Sex händelser avsåg barn- och utbildningsförvaltningen. Vid en genomgång av de 25 största betalningarna för kvalificerad övertid avsåg endast fyra betalningar annan verksamhet än sjukvård och social omsorg. Utifrån ovanstående analys kan det ifrågasättas om övertidsregler tillämpas på ett restriktivt sätt. 2.6 Övriga frågor Särskild telefonabonnemangsavgift ligger som fast tillägg för 74 arbetstagare. Tilläggen varierar mellan 46 kr upp till 105 kr och utgår till arbetstagare som ska kunna ta emot inkommande samtal från t.ex. patienter, klienter etc. Den totala månadskostnaden uppgår till 7 326 kr. Kontroll bör ske av att arbetstagare inte har både mobilabonnemang och tillägg för telefonabonnemangsavgift. Lönearten för avgångsvederlag har analyserats och det kan konstateras att åtta arbetstagare har erhållit avgångsvederlag, varav den högsta ersättningen uppgår till 161 944 kr. Flera arbetstagare har valt att fördela avgångsvederlag över en längre period än en månad.