Malmö stad Fritidsförvaltningen. Ledare

Malmö stad Fritidsförvaltningen Ledare

2 (37) Datum 2013-01-09 Version: 1.4 Innehållsförteckni ning ng 1. Ledare... 3 1.1 Internetadress... 3 1.2 Inloggning och glömt lösenord... 3 1.3 Låst lösenord... 4 1.4 Huvudmeny i Aktivitetsstöd... 6 2. Val av anläggning... 6 2.1 Lägga upp favoritlokaler... 7 2.1 Ta bort favoritlokaler... 8 3. Hantera deltagare... 9 3.1 Deltagare... 9 3.1.1 Lägga in en deltagare i ny grupp... 9 3.1.2 Lägga till deltagare i befintlig grupp... 15 3.1.3 Hämta lista... 16 3.2 Närvarorapportering... 17 3.2.1 Skapa ett nytt tillfälle... 17 3.2.2 Klarmärk ett tillfälle... 26 3.2.3 Historik... 29 3.2.4 Lokalstöd... 29 3.3 Kopiera deltagare... 30 4. Rapporter... 33 4.1 Ta ut rapporter - statistik... 33 5. Övriga menyer...36 5.1 Min sida... 36 5.1.1 Ändra uppgifter om dig själv som användare... 36 5.1.2 Byt lösenord... 36

3 (37) 1. Ledare L Det finns två behörighetsnivåer i Aktivitetsstöd för varje förening. Dessa behörigheter är föreningsadministratör och ledare. Det går att ha flera inloggningar per behörighet och de är personliga. Denna manual beskriver behörigheten Ledare som hanterar att lägga till deltagare i befintlig grupp, att skapa tillfällen, att närvarorapportera och att klarmarkera närvarorapporter. 1.1 Internetadress Internetadress till Aktivitetsstöd: aktmal.argentum.se 1.2 Inloggning och glömt lösenord 1. Logga in med dina inloggningsuppgifter som du fått sedan tidigare via e-post. Detta skickas ut automatiskt från Aktivitetsstöd. Det är föreningsadministratören i din förening som skapat din inloggning och är den som kan låsa upp en låst inloggning. 2. Om du har glömt ditt lösenord klicka på länken Glömt lösenordet? Nu visas ett nytt fönster med rubriken Begär nytt lösenord med ett fält för E-post. 3. Fyll i din e-postadress som är registrerad sedan tidigare på dig i Aktivitetsstöd, i fältet E-post.

4 (37) Observera ervera! Den angivna e-postadressen måste vara densamma som den du har angett tidigare vid uppläggning av dig som användare. 4. Nu skickas det automatiskt ett nytt lösenord till den angivna e- postadressen, från Aktivitetsstöd. 5. När du fått ett nytt lösenord - fyll i ditt användarnamn och det nya lösenordet i fälten vid inloggningen. Vissa lösenord kan vara svåra att återge kopiera det som du har fått via e-post och klistra in det i fältet. 6. Om du anger en e-postadress som inte finns angiven på dig som användare fås följande felmeddelande: Ingen användare är registrerad med den angivna e-postadressen! 7. Om du anger fel lösenord ett antal gånger så kommer ditt användarkonto att låsas. Kontakta din föreningsadministratör så låser han/hon upp ditt konto. 1.3 Låst lösenord När en användare försökt logga in med ett felaktigt lösenord ett antal gånger i följd kommer Aktivitetsstöd att låsa inloggningen /användarkontot. 1. Om en användare försöker logga in med ett felaktigt lösenord fås följande felmeddelande: Inloggningen misslyckades! Försök igen.

5 (37) 2. Föreningsadministratören är den användare med behörighet att låsa upp ett låst användarkonto. Gå till menyvalet Administration - Användare.

6 (37) 1.4 Huvudmeny i Aktivitetsstöd När du är inloggad som ledare så ser du följande huvudmenyval: - Närvaro - Rapporter - Min sida Under varje menyval i huvudmenyn finns undermenyer. De fälls ut när du klickar på ett menyval t.ex. Närvaro: - Deltagare - Närvarorapportering - Historik 2.. Val av anläggning Under menyraden Administration välj favoritlokaler:

7 (37) Ledaren kan se både sina egna och föreningens favoriter, men kan enbart ändra sina egna favoriter. Föreningens favoriter är utgråade och därmed inte möjligt att ändra: 2.1 Lägga upp favoritlokaler Ledaren lägger till favoriter genom att bocka för de anläggningar han/hon vill ha till favoriter och sedan trycka på knappen Lägg till favoriter! Lägg märke till att samtliga valda favoriter hamnar som egna favoriter. Dessa ändringar sparas automatiskt utan att användaren behöver göra något extra.

8 (37) 2.1 Ta bort favoritlokaler Ledaren har möjlighet att ta bort egna favoriter genom att markera dessa och sedan trycka på knappen Ta bort favoriter :

9 (37) 3.. Hantera deltagare 3.1 Deltagare Under menyvalet Närvaro - Deltagare kan du lägga till, ändra och ta bort deltagare och söka bland redan inlagda deltagare. 3.1.1 Lägga in en e deltagare i ny grupp 1. Välj in en grupp i fältet Grupp, en lista fälls ut när du klickar i fältet. Nu visas en sida utan deltagare inlagda om du inte matat in deltagare i gruppen sedan tidigare. 2. Fyll i en ny deltagares personnummer i fältet Personnummer. Formatet kan vara ÅÅÅÅMMDD-XXXX eller så kan det vara ett icke fullständigt personnummer i formatet ÅÅÅÅMMDD.

10 (37) Observera! Det går enbart att ange ett icke fullständigt personnummer om detta val har makerats vid gruppen under menyval Administration Grupp (Se avsnitt 2.1.1) 3. För att mata in en deltagare utan de fyra sista siffrorna, fyll i de första åtta siffrorna i fältet Födelsedatum i formatet ÅÅÅÅDDMM. Fyll sedan i Förnamn, Efternamn och välj Kommun. 4. Ange postnummer för deltagaren. Lägg märke till att systemet inte tillåter deltagare utan postnummer:

11 (37) 5. Markera i fälten för Man eller Kvinna, markera om deltagaren har en funktionsnedsättning genom att markera kryssrutan för Handikappad samt om det är en Deltagare eller en Ledare. Klicka sedan på Sparaknappen. Funktionen "Sök i befolkningsregistret" finns i Aktivitetsstöd. Detta innebär att ni kan kontrollera om en medlem är en "malmö"-bo och för denna kontroll krävs det ett fullt personnummer. 6. Välj i Huvudmenyn Närvaro -> Deltagare.

12 (37) 7. Välj in den grupp som deltagaren ska tillhöra, i fältet Grupp. 8. Mata in personnumret i fältet Personnummer, enligt formatet: ÅÅÅÅMMDD-NNNN. 9. Klicka på Sök-knappen. Nu kontrollerar Aktivitetsstöd först och främst bland de deltagare som finns angivna sedan tidigare i Aktivitetsstöd alltså manuellt inmatade sedan tidigare eller hämtade tidigare via Befolkningsregistret. Om personen hittas inom Aktivitetsstöd kommer uppgifter fyllas i fälten automatiskt. Det innebär att om något är felstavat eller felaktigt kommer detta inte att rättas av befolkningsregistersökningen i och med att personen är inlagd i systemet sedan tidigare. Om personen finns i befolkningsregistret så kommer följande information att fyllas i automatiskt: Förnamn, Efternamn och Kommun. Om det ifyllda personnumret skulle finnas inlagt sedan tidigare, i gruppen så fås följande meddelande på skärmen: Finns redan en deltagare med det personnumret.

13 (37) Observera! Om inte Aktivitetsstöd hittar personnumret bland tidigare inlagda deltagare söker funktionen först därefter i befolkningsregistret. Befolkningsregistret innehåller enbart upptagningsområde för Malmö. Om personen som kontrolleras inte är en "Malmö"-bo kommer ingen information att fyllas i fälten. Ett meddelande på skärmen kommer att visas: Den sökta deltagaren finns inte 10. Markera sedan i fälten Handikappad, Deltagare eller Ledare. 11. Klicka på Spara-knappen för att spara deltagaren i den valda gruppen.

14 (37) 12. Det går att fylla i fälten utan att göra en sökning i befolkningsregistret. En kontroll av personnummer utförs och om ett felaktigt personnummer matas in i fältet kommer ett felmeddelande att visas på skärmen. 13. Glöm inte att lägga till ledaren till gruppen och kryssa i rutan för Ledare. 14. Klicka på Spara-knappen för att spara uppgifterna. Deltagaren/Ledaren läggs till i gruppen. 15. För att ta bort en deltagare i en grupp, markera deltagaren och tryck på knappen Ta bort deltagare från grupp, då raderas deltagaren ur listan. Ett meddelande visas på skärmen som upplyser användaren om att deltagaren tas bort, men att redan skapade närvarokort inte påverkas och om användaren vill fortsätta.

15 (37) 16. Klicka på OK knappen för att radera deltagare. Nu tas deltagaren bort från listan. 17. Klicka på pennikonen om du vill ändra information angående en deltagare. Då öppnas fälten upp och förändringar kan göras. 3.1.2 Lägga till deltagare i befintlig grupp 1. Välj in en grupp i fältet Grupp, en lista fälls ut när du klickar i fältet. 2. Nu läser Aktivitetsstöd in den valda gruppens medlemmar på sidan. 3. Fyll i en ny deltagares personnummer och klicka på Sök-knappen. Nu görs en sökning i befolkningsregistret. Vissa uppgifter hämtas automatiskt och fylls i de fälten. 4. Det går också att fylla i fälten utan att göra en sökning i befolkningsregistret. Det finns en kontroll av personnummer, om ett

16 (37) felaktigt personnummer fylls i fältet, kommer ett felmeddelande att visas på skärmen. 5. Glöm inte att lägga till ledaren till gruppen och kryssa i rutan för Ledare. 6. Klicka på Spara-knappen för att spara uppgifterna. Deltagaren/Ledaren läggs till i gruppen. Observera: Det går enbart att ange ett icke fullständigt personnummer om detta val har makerats vid gruppen under menyval Administration Grupp. 3.1.3 Hämta lista Denna funktion används för att lägga till användare från en importerad lista Importera medlemmar. Trycker man på knappen då dyker den importerade listan upp. Man kan söka med födelseår i listan. När man är klar då markerar man de medlemmar man vill i importerade listan och väljer att lägga till dem i den valda gruppen. Observera! Det kan förekomma att de medlemmar man valt för att lägga till, finns redan i den valda gruppen. Det finns tre olika alternativ att lösa detta problem: 1- Uppdatera alla med information ifrån den importerade medlemmen, de som inte finns läggs automatiskt till Information om medlemmar som finns i gruppen, skrivs över med information från den importerade listan. Skulle medlemmen inte finnas, så läggs han/hon till i gruppen.

17 (37) 2- Lägga till alla och hämta informationen från befintliga medlemmar, de som inte finns läggs automatiskt till Information om medlemmar som finns i gruppen skriver över den information som finns i importerade listan. Skulle medlemmen inte finnas, så läggs han/hon till i gruppen. 3- Lösa alla eventuella konflikter var för sig manuellt Här får man lösa varje problem för sig och göra ett val när det gäller information som ska användas. 3.2 Närvarorapportering Under menyvalet Närvaro - Närvarorapportering kan du söka, skapa och ändra uppgifter om närvarorapporteringen. 3.2.1 Skapa ett nytt tillfälle 1. För att skapa nya tillfällen/aktiviteter klicka på knappen Nytt tillfälle. 2. I fältet Datum fyll i det datum aktiviteten har utförts. 3. Välj in starttid i fältet Starttid. 4. Välj in sluttid i fältet Sluttid. 5. Välj in vilken verksamhet som har utförts i fältet Verksamhet. 6. Välj anläggning/lokal Här finns en ny meny innehållande lokaler. Dessa lokaler kan vara egna favoriter, föreningens favoriter men även övriga lokaler.

18 (37) OBS! Det är enbart Annan plats som gör att aktiviteten blir berättigad för lokalkostnadsbidrag. Kommunens anläggningar är INTE berättigade till lokalkostnadsbidrag. Detta kan föreningsadministratören se i slutet av varje rad vid signering Vill man se alla valbara lokaler ska man välja Visa alla lokaler.

19 (37) Det är möjligt att härifrån lägga till nya favoriter till egna favoriter. Genom att välja en lokal och trycka på stjärnan hamnar dessa lokaler bland egna favoriter: Valet ovan visas i egna favoriter:

20 (37) Visning av favoriter skapade av ledaren visas genom en gulfärgad stjärna : Visning av favoriter skapade av föreningsadministratören visas med en gulfärgad stjärna med stort F :

21 (37) Vid närvarorapportering måsta en lokal väljas innan tillfället kan sparas, annars får man ett meddelande av systemet om detta: 7. Klicka på knappen Spara för att spara det nya tillfället.

22 (37) Observera: Systemet informerar om de deltagare som saknar postnummer samtidigt som dessa tillfällen skapa. De skapade tillfällen går inte att klarmarkera om det finns deltagare utan postnummer i tillfället. Dessa ska rättas till för att kunna klarmarkera tillfället.

23 (37) Nu uppdateras sidan med alla de deltagare som ingår i gruppen, som kopplats med deltagare tidigare. För att närvaromarkera deltagarna, markerar man för de deltagare som varit närvarande och sedan trycker men på knappen Närvaromarkera. Detta gör att de deltagare som varit närvarande markeras med. Samma process gäller när man vill markera en viss deltagare som ledare.

24 (37) Observera! Om det finns tillfällen skapade sen tidigare i din tillfälleslista och du försöker skapa ett exakt likadant tillfälle som finns i listan, så visas ett meddelande på skärmen: Datumet och tiden överlappar ett annat tillfälle! Samma meddelande fås om du försöker skapa ett tillfälle som redan är närvarorapporterat och klarmarkerat. 8. Skulle det finnas fler deltagare än vad som får plats på skärmen, då finns det en rullningslista man kan rulla ner och se hela listan.

25 (37) 9. Om flera deltagare har tillkommit i listan så kan det vara bra att klicka på knappen Uppdatera deltagarelistan för att dessa ska kunna närvarorapporteras. 10. När alla tillfällen är skapade, är det Ledaren som ska närvarorapportera deltagarna, se manual för Ledare. Ledaren ska även klarmarkera alla sina tillfällen genom att trycka på knappen Klarmärk tillfälle.

26 (37) 3.2.2 Klarmärk ett tillfälle 1. Välj menyvalet Närvaro Närvarorapportering. 2. Välj in en grupp i fältet Grupp och välj ett tillfälle. 3. Markera kryssrutan framför deltagarens namn. Markeringen sparas automatiskt. Kontrollera att ledaren finns med i listan. Observera: Systemet informerar om de deltagare som saknar postnummer samtidigt som dessa tillfällen skapa. De skapade tillfällen går inte att klarmarkera om det finns deltagare utan postnummer i tillfället. Dessa ska rättas till för att kunna klarmarkera tillfället.

27 (37) 4. När du har markerat alla dina deltagare vid detta tillfälle, klicka sedan på knappen Närvaromarkera. 5. När du är klar med närvaromarkeringen, kan du trycka på knappen Klarmärk tillfälle för att klarmärka det.

28 (37) Ett meddelande Klarmärk tillfälle visas på skärmen. Observera: När tillfället är närvaromarkerat, då kan man klarmärka tillfället. Detta innebär att man signerar tillfället. Skulle man klarmärka ett tillfälle som inte ägt rum ännu, då får man ett felmeddelande om detta. Observera! Vid denna klarmärkning tar ledaren ett ansvar för att aktiviteterna har följt Fritidsnämndens bidragsregler. 6. Klicka på Ok knappen för att klarmarkera tillfället. Nu är tillfället klarmarkerat och väntar på att signeras av föreningsadministratören. Sedan ska uppgifterna transporteras till Booking för vidare hantering. 7. Om ledare saknas i gruppen vid klarmarkeringen så visas ett felmeddelande om detta på skärmen.

29 (37) 3.2.2.3.3 Historik Under rapporter kan ledaren se närvarostatistik över sina grupper i föreningen. 3.2.4.4 Lokalstöd Fältet Kommun har ersatts av fältet Möjligt för lokalstöd (Ja/Nej). Systemet kontrollerar om ett tillfälle är berättigad till lokalstöd och markerar sedan raden med ett Ja eller Nej. OBS! Lägg märke till att detta enbart informerar användaren om möjligheten att söka lokalstöd för det aktuella tillfället och därmed ingenting om lokalstöd är sökt eller inte för tillfället.

30 (37) Bild från systemet med fält Kommun som har blivit ersatt av det nya fältet Möjligt för lokalstöd (Ja/Nej) : 3.3 Kopiera deltagare Under menyvalt Närvaro, finns funktionen Kopiera deltagare. Genom att välja denna funktion får både föreningsledare och föreningsadministratören möjlighet att kopiera deltagare från en grupp till en annan. Dessutom får man välja om deltagaren som ska flyttas ska vara ledare eller om deltagaren är funktionsnedsatt. När användaren trycker på Kopiera markerade deltagare sorteras högra tabellen efter senast tillagd där senast tillagd deltagare kommer högst upp. Innan man har sparat, har man möjlighet att radera enbart de deltagare som man själv har kopierat till en annan grupp. Befintliga deltagare i gruppen kan inte raderas.

31 (37) När deltagare väl är tillagda och användaren klickat på Spara knappen, betyder det att tillagda deltagare är sparade i vald grupp. Efter det att man sparat, är det inte möjligt att radera någon deltagare. För att hantera deltagare i olika grupper, måste föreningsadministratören göra detta genom menyraden Närvaro Deltagare.

32 (37)

33 (37) 4. Rapporter 4.1 Ta ut rapporter - statistik 1. Välj i huvudmenyn Rapporter Statistik. Här går det att göra flera urval för att få fram olika rapporter. 2. Här kan man välja att visa statistik för alla grupper, enbart aktiva grupper eller enbart inaktiva grupper. Om man har valt en specifik grupp, då blir valet av aktiva/inaktiva grupper utgråat och ej möjligt att välja. 3. När du har gjort ditt urval i fälten, klicka på knappen Hämta data. Ett meddelande visas under knappen Hämta data: Data hämtad, klicka här för rapporten.

34 (37) 3. Klicka på texten och, beroende på gruppval, visas olika rapporter på skärmen: Alla grupper: Endast aktiva grupper:

Endast inaktiva grupper: 35 (37)

36 (37) 5.. Övriga menyer 5.1 Min sida s Under detta menyval finns dina inmatade uppgifter för dig som användare. Du kan ändra alla öppna fält men inte användarnamn, behörighet samt grupper. Du kan också byta lösenord här. 5.1.1 Ändra uppgifter om dig själv som användare 1. Fyll i nya uppgifter i fälten om användaren. 2. Klicka på Spara-knappen för att spara den nya informationen. 5.1.2 Byt lösenord 1. Mata in det lösenord som kom via e-post i fältet Gammalt lösenord. 2. Fyll i det nya lösenordet i fältet Nytt lösenord.

37 (37) 3. Repetera det nya lösenordet i fältet Repetera nytt lösenord. Observera att om dessa två fält - Nytt lösenord och Repetera nytt lösenord - inte matchar varandra så får du ett felmeddelande om detta på skärmen. Ändra då så lösenorden är exakt likadana i båda fälten. Aktivitetsstöd kräver bokstäver, 4. Klicka på Spara-knappen när du ska spara det nya lösenordet. För hjälp och support i olika ärenden kontakta supporten via e-post forening@malmo.se