Ett nyhetsbrev om verksamhetsutveckling och kvalitet AUGUSTI 2006 Kurser och seminarier 2 3 Sex Sigma lönar sig direkt Läs om lyckade projekt 6 10 Informationssäkerhet allt mer en kvalitetsfråga 12 13 Resultatorienterad Lean 14 15 Här lyfter en lång processkedja med tydligt ledarskap sidan 4
Kurser och seminarier om verksamhetsutveckling och kvalitet www.sandholm.se LEDNING OCH LEDNINGSSYSTEM Verksamhetsutveckling med fokus på totalkvalitet Kvalitet och effektivitet genom hela organisationen 3 dagar: 4 6 september ISO 9000:2000 i praktiken Använda standarden som verklig hjälp i konkurrensen 3 dagar: 18 20 september Resultatinriktat ledarskap med Sex Sigma Att leda effektivt och mätbart förbättringsarbete 1 dag: 3 oktober Konsten att påverka och övertyga Att få med sig andra i organisationen 1 dag: 23 oktober Det pedagogiska ledarskapet Ett ledarskap i tiden 1 dag: 8 november Informationssäkerhet och riskhantering Effektiv och säker hantering av information 2 dagar: 20 21 november Ledningssystem för informationssäkerhet Implementering utifrån ISO/IEC 17799 2 dagar: 22 23 november Lagar och förordningar om informationssäkerhet Viktiga anpassningar enligt SOX och andra regler 1 dag: 24 november PROCESSER Processorientering och processledning Att styra fram effektivare verksamhet och nöjdare kunder 3 dagar: 26 28 september Processkartläggning Så gör du metoder för kartläggning av processer 1 dag: 29 september Statistisk processanalys Från tro till vetande med statistiska metoder 3 dagar: 16 18 oktober Mätsystemanalys Gage R&R Hur bra är ditt mätsystem? 1 dag: 19 oktober NY KURS! NY KURS! NY KURS! FÖLJA UPP OCH FÖRBÄTTRA Kvalitetssäkring i produktionen Att säkerställa bättre kvalitet och produktivitet 3 dagar: 2 4 oktober USKs möjligheter Hitta förbättringspotentialen med hjälp av kriterierna för de tre USK-modellerna (SIQ, EFQM och MBNQA) 3 dagar: 16 18 oktober Kvalitetsrevision Professionell kvalitetsrevision med sikte på förbättringar Med möjlighet till diplomering 3 dagar: 25 27 oktober Lean resurseffektiv produktion av tjänster och varor Mer värde med mindre resurser 2 dagar: 31 oktober 1 november Fem S ordning och reda i verksamheten Att skapa en effektiv arbetsplats 1 dag: 2 november Värdeflödesanalys Att skapa värdefulla flöden 1 dag: 3 november Mäta och följa upp kvalitet Kvalitetsbristkostnader, kundmätningar, klagomål och avvikelsehantering 3 dagar (enstaka dagar kan väljas): 6 8 november Ständiga förbättringar Program och tekniker för att identifiera och lösa problem 2 dagar: 27 28 november Problemlösning med förbättringsverktyg Metoder och hjälpmedel som ger resultat 3 dagar: 29 november 1 december Leverantörskvalitet Nära samverkan = bättre kvalitet och besparingar 2 dagar: 7 8 december Fokus på kvalitet handledarutbildning Skapa intern kultur av ständiga förbättringar 3 dagar: Kontakta oss för verksamhetsintern utbildning NY KURS! NY KURS! NY KURS! 2
Vi lär ut strategierna, metoderna och verktygen som ger resultat UTBILDNINGSPROGRAM Kvalitetschefskurs En gedigen ledarutbildning i resultatinriktad verksamhetsutveckling. Du får ordentliga kunskaper om effektiva strategier, metoder och hjälpmedel för att åstadkomma goda resultat och nöjda kunder. 20 dagar i sju block. Kursstart: 9 oktober Black Belt-utbildning Du lär dig använda effektiva förbättringsmetoder enligt Sex Sigma. Du lär dig axla rollen som förbättringsledare. Du genomför ett verkligt projekt som betalar kursen direkt! 20 dagar i sju block. Kursstart: 23 augusti Kursstart: 4 oktober KOSTNADSFRIA SEMINARIER Sandholm Associates arrangerar Öppet hus med kostnadsfria seminarier på 5 orter: Stockholm 1 september Göteborg 4 september Karlskrona 5 september Lund 6 september Umeå 6 september Se separat bilaga i detta nummer av Potential eller gå in på www.sandholm.se. KONFERENS OCH WORKSHOP Sex Sigma konferens 2006 En konferens som bland annat ger många exempel på implementering av Sex Sigma och beskrivningar av framgångsrika Sex Sigma-projekt. Kungliga Tekniska Högskolan, Stockholm 24 oktober Workshop Design for Six Sigma I samband med Sex Sigma konferens 2006 arrangeras en workshop om Design for Six Sigma med konferensens huvudtalare Greg Watson. Stockholm 23 oktober För mer information och anmälan gå in på www.sandholm.se. Ökat intresse och spännande internationell utveckling Intresset för kvalitet och verksamhetsutveckling fortsätter att öka. Allt fler företag har gjort förbättringsarbete till en viktig fråga för verkställande ledningen och många betonar sina framgångar i årsredovisningar och på bolagsstämmor. Det ökade intresset syns inte minst internationellt. På exempelvis American Society for Quality s (ASQ) årliga kvalitetskonferens nyligen var antalet deltagare över 3000, vilket är det högsta någonsin. En spännande utveckling som sker just nu är att fler och fler verksamheter utökar sitt förbättringsarbete till att omfatta hela leverantörskedjan. Många företag och organisationer har under de senaste 10 15 åren renodlat sina verksamheter och då blivit mer beroende av externa leverantörer på hemmaplan och i andra delar av världen. Därför behövs ett mer tvärorganisatoriskt förbättringsarbete som omfattar alla aktörer i värdekedjan. Och ett gemensamt förbättringsspråk som fungerar lokalt och globalt. Detta språk heter idag Sex Sigma (läs mer om framgångsrikt förbättringsarbete på sidorna 6 10). En annan intressant utveckling är att informationssäkerhet blir en allt viktigare del av kvalitets- och förbättringsarbetet. Både verksamhetsutvecklingen, effektiviteten och resultaten blir mer och mer beroende av att man har tillgång till korrekt och felfri information. Det är en grundförutsättning för att processerna ska fungera effektivt. Brister i informationen kan skapa enorma kvalitetsbristkostnader. En verksamhets information har dessutom blivit en allt mer kritisk tillgång och kravet att skydda denna från obehöriga ökar snabbt. Fler och fler verksamheter bygger nu upp ledningssystem för informationssäkerhet, som ofta integreras med ISO 9000 och befintlig systematik för internrevisioner, avvikelsehantering och förbättringsarbete. De amerikanska SOX-reglerna är dessutom tvingande på denna punkt och det ställs överlag högre krav på leverantörer när det gäller informationssäkerhet (läs mer på sidorna 12 13). Med förhoppning om intressant läsning! Lars Sörqvist Managing Partner Sandholm Associates AB 3
Här lyfter en lång processkedja med tydligt ledarskap Foto: Katsuhiko Tokunaga När ett Jas-plan lyfter finns en lång kedja av processer bakom som måste fungera. Det ställer stora krav på ledarskapet. Försvarsmakten har en livsviktig tradition av tydligt och handfast ledarskap, och samtidigt en konstruktiv öppenhet när något går fel. Det är något som civila verksamheter kan ta lärdom av. Försvarsmakten ska kunna agera effektivt i krig och mycket skarpa lägen. Civila företag och organisationer har inte fullt lika dramatiska uppgifter. Men alla typer av verksamheter befinner sig egentligen ständigt i skarpt läge. Därför är Försvarsmakten särskilt intressant att lära av. I militär verksamhet är det ett överlevnadsvillkor att ledarskapet och processerna fungerar. Det vet Johan Koskela, tidigare Jas-pilot med konkret erfarenhet av att sitta längst ut i en komplex och kritisk processkedja. När man väl är uppe i luften är man helt fokuserad på att klara sin egen delprocess, flygtjänsten. Men den uppgiften hänger direkt ihop med en lång rad processer och många människors arbetsinsatser. Exempelvis är vi helt beroende av processerna för underhåll, flygledning, meteorologi etc och ytterst även den övergripande ledningsprocessen. Flygplan är det dyraste och mest komplicerade vi har och det är en enorm processkedja att bara få upp planen i luften. Idag är Johan Koskela utlånad från sin flygflottilj till FMTM (Försvarsmaktens telenät- och markteleförband). Här arbetar han som verksamhetssäkerhetshandläggare, med uppgift att bland annat koordinera olika delprocesser. FMTM är ett relativt nytt försvarsmaktsgemensamt förband med 288 anställda som ansvarar för den teletekniska infrastrukturen. Man brukar populärt kalla det för försvarets Telia. Försvaret processorienterar Försvarsmaktens verksamhetsledningssystem bygger på ISO 9000, som man har anpassat till den egna verksamheten och kallar för Försvarsmaktens system för verksamhetsledning 2003. Här finns fyra huvudkapitel: Ledning och ledarskap, Resurser, Organisation och processer samt Värdering. På senare år har Försvarsmakten satsat på att processorientera verksamheterna. Det har inte varit lätt. Vi har en utpräglad linjestruktur och processorienteringen tar lång tid att genomföra på förbanden. En del förband har kommit långt med detta, medan andra är i uppbyggnadsskedet. Det tvärfunktionella synsättet tar tid att få in och processorienteringen är också ett komplicerat förändringsarbete. Bland annat därför att det finns stora skillnader mellan vapengrenarna, både när det gäller typ av verksamhet, regelverk och kultur, berättar Johan Koskela. Även de försvarspolitiska besluten innebär svårigheter. Processorientering är ett långsiktigt arbete som bör hålla åtminstone ett decennium. Ständiga nedskärningar, omflyttningar och kompetensförluster försvårar det arbetet. Ledarskap en stark sida i Försvarsmakten En viktig konsekvens av processorienteringen är, enligt Johan Koskela, att det behövs fler bra ledare på alla nivåer. Tidigare låg mer fokus på en ledare högst upp i olika funktioner. När verksamheter processorienteras och börjar arbeta mer horisontellt behövs också en förändring av ledarskapet. Ledarskap är en klart stark sida hos Försvarsmakten och något som ständigt byggs på genom hela den militära karriären. Redan som värnpliktig officer tränas man att leda jämnåriga kamrater med mycket olika bakgrunder. Ledarskap är 4
sedan en central del i alla försvarets olika utbildningssteg (militärhögskolan 2 år, taktisk utbildning 1 år, stabsprogram 1 år, samt chefprogram 2 år). Det militära ledarskapet bygger mycket på praktisk verksamhet. Det handlar en hel del om social kompetens och att kunna agera effektivt tillsammans med många olika människotyper. Och det ska fungera under svåra förhållanden och tuffa prövningar, säger Johan Koskela. Här ställs ledarskapet på sin spets. Öppenhet och rak feedback, inte bestraffning Ett annat särdrag för ledarskapet inom Försvarsmakten är, enligt Johan Koskela, att man har en kultur av öppenhet och att våga ta ansvar för det man gör. Om exempelvis en pilot gör något misstag i luften ska man göra en driftstörningsanmälan. Inte för att straffas, utan för att lära andra och förebygga nya misstag. Man ska kunna erkänna att man gör fel, så att andra kan lära av det som hänt. Det tycker jag vi är särskilt bra på i svenska flygvapnet. I vissa andra länders flygvapen har jag sett en mer bestraffande inställning. Och inom exempelvis den svenska sjukvården är många livrädda för att bli anmälda. För oss handlar det här om att Johan Koskela Foto: Alexander von Sydow kunna ge och ta emot rak och konstruktiv feedback. Det är en mycket viktig ledarskapsfråga. Den grundar sig på vår huvuduppgift att kunna verka i krig. Då måste ledarskapet vara oerhört tydligt och man måste känna förtroende för den som leder. Det här är något som civila verksamheter kan lära av. En ledarstil präglad av öppen feedback, istället för bestraffning, får konkreta följder i exempelvis kvalitetsrevisioner. Revisioner upplevs annars lätt som en halvpolisiär verksamhet och risken är då att problem och brister sopas under mattan. Vi ska inte vara rädda för revisioner och att erkänna fel. Det är ju viktiga möjligheter till förbättringar, säger Johan Koskela. Men för att det ska fungera behövs också ett bra ledarskap. Johan Koskela har genomgått Sandholm Associates Kvalitetschefskurs. I Försvarsmaktens arbete med verksamhetsutveckling har Sandholm Associates sammantaget bidragit med följande: Utbildningsprogram: Kvalitetschefskurs Black Belt-utbildning. Kortare kurser: Processorientering och processledning, Processkartläggning ISO 9000 Kvalitetsrevision Kvalitetsbristkostnader. Interna utbildningar m m: Ledningsseminarier Medverkan i utbildning inom Försvarshögskolan Temadag Introduktionsutbildningar Handledarutbildningar Breddutbildning Konsultstöd. Kvalitetschefskurs Professionella kunskaper för en mycket viktig ledarroll. Du får en gedigen ledarutbildning med fokus på resultatinriktad verksamhetsutveckling. Du får ordentliga kunskaper om effektiva strategier, metoder och hjälpmedel för att åstadkomma goda resultat och nöjda kunder. Anmäl dig nu! Nästa kursstart 9 oktober 2006 INNEHÅLL 1. VERKSAMHETSUTVECKLING MED FOKUS PÅ TOTALKVALITET Kvalitet begrepp, definitioner m m Företaget och kvalitet Kundorientering Lönsamhet och kvalitet Utvecklingen inom kvalitetsområdet Samordning och beredning för kvalitet Strategier för kvalitet Kvalitetspolicy Kvalitetsmål Ledningssystem för kvalitet. 2. KVALITET I OLIKA DELAR AV VERKSAMHETEN Tjänster och service Utveckling av varor och tjänster Quality function deployment (QFD) Inköp Processer Kvalitetsfordringar Statistiska metoder Utförandeprocesser. 3. INFORMATION OCH UTVÄRDERING AV VERKSAMHETEN Informationsåterföring Kvalitetsrevision Benchmarking Verksamhetsutvärdering Utmärkelsen Svensk Kvalitet Kvalitetskontroll Datorer och IT i kvalitetsarbetet. 4. VERKSAMHETSFÖRBÄTTRINGAR OCH LEDARSKAP Kvalitetsekonomi Bedömning av kvalitetsläget Balanserad verksamhetsstyrning Verksamhetsförbättringar Sex Sigma Medarbetarnas engagemang och delaktighet Att förändra genom utbildning Att övertyga om kvalitetsarbete Företagsledningen och kvalitet Kvalitetsorganisation Strategisk verksamhetsplanering. Kvalitetschefskursen gav en bra överblick, en verktygslåda med användbara metoder och angreppssätt samt en omfattande dokumentation som jag kan gå tillbaka till. Mycket givande och stimulerande var också erfarenhetsutbytet med övriga deltagare i kursen. Där har jag nu ett värdefullt nätverk. Kursen har, genom fakta och kunskaper, ytterligare stärkt mig i min roll som kvalitetschef. Christine Bejrum, kvalitetschef, SOS Alarm. Mer information om tider, innehåll, lärare, dokumentation etc finns på www.sandholm.se 5
Sex Sigma lönar En utvärdering av cirka 700 förbättringsprojekt enligt Sex Sigma visar att de i genomsnitt gav ekonomiska besparingar som var 4 5 gånger större än alla kostnaderna för både projekt och utbildning. Plus en rad viktiga kvalitativa resultat som är svåra att beräkna i pengar. Läs om lyckade Sex Sigmaprojekt på sid 6 10 Sandholm Associates har gjort en uppföljning av Sex Sigmas resultat och effekter. Sedan 1999 har företaget utbildat cirka 300 Black Belts och 400 Green Belts. Som en del i utbildningarna genomför deltagarna skarpa väldefinierade förbättringsprojekt i den egna verksamheten, enligt Sex Sigma- Vad är Sex Sigma? metodiken. Tillsammans med sina ekonomiavdelningar gör deltagarna också ekonomiska för- och efterkalkyler på dessa projekt. Sparat i snitt 4 5 gånger kostnaderna Den genomsnittliga ekonomiska besparingen i förbättringsprojekten har visat sig vara 4 5 gånger Sex Sigma är ett systematiskt förbättringskoncept som ursprungligen skapades inom Motorola-koncernen på 1980-talet. Förbättringsarbetet bygger på en tydlig struktur av väldefinierade roller. Varje förbättringsprojekt drivs med en enhetlig arbetsgång i fem steg: Definiera, Mäta, Analysera, Förbättra, Styra. En viktig framgångsfaktor inom Sex Sigma är tillgången på välutbildade förbättringsledare (s.k. Black Belts och Green Belts) med goda kunskaper om strukturerad problemlösning och statistisk analys. Sex Sigma har blivit ett världsledande förbättringskoncept och tillämpas idag inom de flesta branscher. NOTE i Torsby Miljonbesparingar och kortare ledtider Uppemot två miljoner kronor per år i minskade felkostnader och omställningstider. Samtidigt ökad flexibilitet i produktionen. Det är några av resultaten hittills av ett brett Sex Sigma-projekt hos NOTE Torsby AB. Valet av projekt NOTE legotillverkar allt ifrån kretskort till färdiga elektronikprodukter. I samband med att ytmonteringen av kretskort flyttades ihop med övriga produktionslinjer i Torsby behövde man kunna byta produkt på linjen snabbare för att minska ledtider, och samtidigt minska felutfallet. Under en Black Belt-utbildning hos Sandholm Associates startades därför ett Sex Sigma-projekt, som gick hand i hand med företagets Lean-arbete. DE FEM FASERNA serades särskilt: reducera variationerna, öka kvalitetsutfallet och öka flexibiliteten (snabbare omställningar). 2. Mäta Projektgruppen mätte kvalitetsutfall/yield (godkända kort efter avsyning) och med hjälp av operatörernas rapporter mätte man stopporsaker genom hela ytmonteringen. Man mätte också ställtiderna vid produktbyte och senare även orsakerna till långa ställtider. Därutöver mättes OEE-talen för linjen (Overall Equipment Effectiveness). 3. Analysera Med hjälp av paretodiagram identifierade projektgruppen de tre största stopporsakerna för linjen (övriga stopporsaker återkommer man till senare i projektet). Den största stopporsaken var omställ- 1. Definiera Projektet avgränsades till ytmonteringen som har stor inverkan på efterföljande processer och på slutresultatet. Inom ytmonteringen lade man fokus på screentryckningen, som är det första processteget i denna produktionslinje. Tre mål fokuningstiderna. Man fick också fram att vissa maskindelar behövde mer service. Lokaltemperatur och luftfuktighet vid screentryckningen påverkade också utfallet. 4. Förbättra Analysen ledde till att arbetssättet vid linjen ändrades, både vid omställningar och under gång. Komponentlagersystemet gjordes effektivare och man utarbetade tydligare rutiner och lathundar. Man stabiliserade också temperatur och luftfuktighet kring screentryckningen, vilket visade sig ha större inverkan på utfallet än man hade väntat sig. 5. Styra Idag följer man upp och går igenom yield, OEE och ställtider varje vecka. Man har infört checklistor för att styra verksamheten och man använder loggböcker där allt noteras. 6
sig direkt större än alla kostnader för både genomförande och utbildning. En vanlig resultatnivå var 5 10 gånger insatsen. I vissa fall var besparingarna över 100 gånger insatsen. Utöver de mätbara ekonomiska resultaten når man i regel även andra viktiga resultat som är svåra att värdera i pengar. Exempelvis nöjdare kunder, starkare intern förbättringskultur och inom vården även sparade människoliv. Inte minst gav förbättringsprojekten en träning i Sex Sigma-metodiken och dess verktyg som mycket ofta bäddat för nya lönsamma förbättringsprojekt. Resultaten Mycket av projektet återstår, men resultaten är redan betydande. OEE eller effektivitetstalen på linjen nära fyrdubblades. Felutfallen minskade med 70 procent. Felkostnaderna reducerades med 500.000 600.000 kronor per år. Vid produktbyten minskade ställtiderna med 65 procent och laddningstiderna med 80 procent, vilket motsvarar cirka 300.000 kronor respektive minst 1 miljon kronor per år. Samtidigt gav detta möjlighet att köra fler order. A och O för att nå resultat? Mätningarna är viktiga, de ger klara mätvärden. Alla berörda, från ledning till operatörer, kan förstå vad detta egentligen handlar om. Viktigt för resultatet är förstås engagemanget från ledningen, avdelningschefen och projektsponsorn. Inte minst är operatörernas engagemang och stora arbetsinsats avgörande. Vi har också stor nytta av att kombinera verktygen i både Sex Sigma och Lean, säger processtekniker Sven-Ragnar Keck. Black Belt-utbildning En verkligt lönsam utbildning och träning. Du lär dig verktygen och förbättringsarbetet i Sex Sigma. Du lär dig axla rollen som förbättringsledare. Du genomför ett skarpt förbättringsprojekt i den egna verksamheten, som i regel betalar utbildningen flera gånger om (läs exempel på sid 6 10). Black Belt-utbildningen omfattar 20 dagar uppdelade i sju block under cirka ett halvår. Information om detaljerat innehåll, tider etc finns på www.sandholm.se. Anmäl dig nu! Två kursstarter hösten 2006 23 augusti 4 oktober Black Belt-utbildningen har jag stor nytta av i mitt arbete med att driva förbättringsarbete och även när jag utbildar Green Belts internt. Jag har ganska lång erfarenhet av förbättringsarbete så därför var särskilt statistikdelen otroligt intressant och lärorik, förmedlad på ett enkelt och pedagogiskt sätt. Mycket bra lärare. Mats-Erik Wiktorsson, kvalitetsingenjör, Solectron Sweden AB Black Belt-utbildningen gav mig inte minst flera statistiska redskap som jag har mycket nytta av. Jag har också fått bättre förståelse för vad kvalitet handlar om. Förbättringsarbetet blir mer konkret när man ser hur det hänger ihop, vilka processer man har i verksamheten, om problemen är stora eller små osv. Det tankesättet har jag fått från kursen. Keld Brodersen, överläkare, anestesikliniken vid Centralsjukhuset Kristianstad Sven-Ragnar Keck 7
SEX SIGMA LÖNAR SIG DIREKT Automatindustrier i Hille Löste problem med leveranssäkerhet Hos Automatindustrier i Hille AB hade tidigare försök att förbättra leveranssäkerheten givit klena resultat. Men genom ett Sex Sigma-projekt fick man fram de egentliga orsakerna och en rad avgörande förbättringar. Valet av projekt Automatindustrier, som arbetar med legotillverkning av specialdetaljer för tillverkningsindustrin, behövde förbättra sin leveranssäkerhet. Det är ett viktigt konkurrensmedel. I samband med Black Belt-utbildning hos Sandholm Associates genomfördes därför ett Sex Sigma-projekt. DE FEM FASERNA 1. Definiera Leveranssäkerheten visade sig snart beröra alla delar av verksamheten. För att göra projektet mer hanterbart avgränsades det till att omfatta Automatindustriers största kund och enbart leveransförseningar under år 2005. Projektgruppen tog först fram tänkbara orsaker med hjälp av brainstorming och fiskbensdiagram. Sedan gick man igenom alla förseningar för att hitta kritiska delar i produktionskedjan där förseningarna uppstår. 2. Mäta Hos Automatindustrier fanns sedan tidigare tillgång till en hel del historiska data som kunde användas. Utöver detta behövde man kompletterande mätningar av bland annat orsakerna till stillestånden. Projektgruppen arbetade här inte minst med intervjuer av operatörerna och arbetsledarna. 3. Analysera I analysarbetet studerade man rutinerna och tillvägagångssätten i produktionen och man tittade mycket på historiska data. Projektgruppen använde bland annat styrdiagram och ett antal statistiska verktyg. Analysen visade att produktionsplaneringen var alltför ostrukturerad och att den interna leveranssäkerheten var klart bristfällig, vilket påverkade den externa leveranssäkerheten. 4. Förbättra Fokus i själva förbättringsarbetet blev därför den interna leveranssäkerheten. Bland annat förbättrades planeringsrutinerna i syfte att undvika överbeläggning i produktionens olika delar. Man tog fram mer enhetliga körplaner som alla avdelningar kunde arbeta efter. Man började också läsa in kundens prognoser direkt i det egna materialplaneringssystemet. Detta för att underlätta behovsberäkningar och omplaneringar efter kundens behov. Ett antal andra rutiner förbättrades också. 5. Styra Idag följer Automatindustrier löpande upp både extern och intern leveranssäkerhet varje vecka. Man tittar också löpande på beläggningen genom hela verksamheten. Planeringsavdelningen följer produktionen Solectron i Östersund Hittade de viktigaste felorsakerna och fick bort en tredjedel av felen Genom att mäta och analysera systematiskt kunde man på Solectron Sweden i Östersund rangordna 30 felorsaker i kretskortstillverkningen och sätta in rätt åtgärder. Felutfallet minskade med över en tredjedel. Valet av projekt På Solectrons anläggning i Östersund arbetar 350 personer med tillverkning av främst telefonväxlar för Ericsson. Från det amerikanska huvudkontoret kom kravet att på sikt komma ner till 1 procent felutfall i kretskortstillverkningen. I Östersund låg man då på 3-4 procent. En hel del kvalitetsarbete hade redan utförts, men förbättringarna blev i regel inte varaktiga. Två personer genomgick Sandholm Associates Black Belt-utbildning och i samband med det genomfördes ett Sex Sigma-projekt för att få ner felutfallet. DE FEM FASERNA 1. Definiera För att få grepp om problemet började man med att samla in data, som visade att två kretskortsprodukter stod för en stor del av felen. Hälften av dessa fel uppstod någonstans i ytmonteringsprocessen. Projektet avgränsades därför till felen i ytmonteringen av de två kretskorten. 2. Mäta Sedan tidigare testades kretskorten konstant varje dag och man kunde där se vilken typ av fel som uppstod. Den nya mätning man gjorde i projektet var att, ur dessa historiska data, ta fram alla sorters fel under en 10-veckorsperiod. 3. Analysera Projektgruppen gjorde ett detaljerat processflöde på alla maskiner i ytmonteringen. Alla processteg som orsakade fel listades. Man genomförde en ordentlig feleffektsanalys (FMEA) som omfattade typ av fel, hur allvarliga felen var och vad felen berodde på. Här fick man fram 30 felorsaker som poängsattes och sedan rangordnades utifrån tre faktorer: hur ofta felen inträffade, hur allvarliga felen var samt hur lätta felen var att upptäcka i korttestet. De största felorsakerna visade sig vara brister i maskinunderhåll. Andra exempel på stora felorsaker var att rutiner inte följdes, att fuktkänsliga komponenter inte förvarades på rätt sätt, brister i ett röntgenprogram samt brister hos en komponentleverantör. 4. Förbättra Projektgruppen tog fram 1 2 åtgärder för varje felorsak, satte upp slutdatum och utsåg ansvarig för varje åtgärd. I stort sett alla 30 felorsaker åtgärdades, en efter en, och följdes upp. Tvärt emot vad man trott behövdes inte några stora investeringar för att åstadkomma förbättringarna. 8
SEX SIGMA LÖNAR SIG DIREKT med hjälp av styrdiagram för att kunna reagera i tid. Resultaten Leveranssäkerheten till Automatindustriers största kund förbättrades från 89 procent till 95 procent. Samtidigt förbättrades också leveranssäkerheten till övriga kunder och det skapades ett samförstånd hos alla på företaget om hur viktigt det är att lyckas i det interna arbetet. När det gäller värderingen av resultatet nöjde man sig med att konstatera att förbättringen handlade om ett för företaget mycket viktigt konkurrensmedel. A och O för att nå resultat? Det var viktigt att arbeta metodiskt och tränga ner i problemet. Man ska inte gissa och bara hoppa direkt på en lösning. Vi gjorde en del sådana försök tidigare och de gav inga resultat. Det var också viktigt att vi skapade en förståelse för problemet hos alla, från VD och längst ut på golvet, säger produktionsplanerare Rickard Eklund. 5. Styra Idag fortsätter mätningarna och uppföljningarna av felen. Rutinerna uppdateras, och felutfall och problem gås igenom regelbundet. Resultaten Felutfallet på de två kretskorten minskades med 18 procent respektive 54 procent och för hela kretskortstillverkningen minskade felutfallet med 36 procent. Värdet av detta offentliggörs inte, men projektet har mer än väl betalat sig inklusive Black Belt-utbildningen. A och O för att nå resultat? Avgörande var att ha med sig personalen och ledningen i projektet. Det var också viktigt att kunna använda den statistiska analysen vi lärde oss under Black Belt-utbildningen, säger kvalitetsingenjör Mats-Erik Wiktorsson, som drev projektet tillsammans med kvalitetschef Anna Godevärn. Mats-Erik Wiktorsson Rickard Eklund Anna Godevärn Centralsjukhuset Kristianstad Systematik och orsaksanalys räddar liv och sparar miljoner Genom systematisk mätning och orsaksanalys kunde anestesikliniken hitta enkla förbättringar som under ett halvår sparat 1 2 liv, onödigt lidande och cirka 1,5 miljoner kronor i minskat antal vårddygn. Valet av projekt På anestesikliniken vid Centralsjukhuset Kristianstad tillämpas erfarenheter från en amerikansk studie om hur man kan undvika ventilator associerad pneumoni (VAP), dvs lunginflammation hos patienter i respirator. Tidigare VAP-fall har visat sig innebära i genomsnitt 15 dygns förlängd intensivvård och komplikationen uppskattas ha en dödlighet på minst 40 procent. Metoden att undvika VAP går ut på att varje dag genomföra fem olika, specifika åtgärder på patienten. Det är viktigt att samtliga fem åtgärder verkligen genomförs. Vid Centralsjukhuset Kristianstad hade man cirka sex VAP-fall på årsbasis, samtidigt som samtliga fem åtgärder inte tycktes genomföras konsekvent. Detta behövde förbättras och i samband med Black Belt-utbildning hos Sandholm Associates genomfördes därför ett Sex Sigma-projekt. DE FEM FASERNA 1. Definiera Definitionen och avgränsningen av projektet var klar från början. Uppgiften var att förebygga uppkomsten av VAP genom att förbättra registreringsrutinerna och framför allt genom att öka efterlevnaden av reglerna om de fem åtgärderna. 2. Mäta I de befintliga registreringsrutinerna lade man till en ruta där medarbetarna varje dag fick kryssa i vilka åtgärder som genomfördes. Samtidigt registrerades VAP-fall. 3. Analysera Det visade sig att 90 procent av de enstaka VAP-förebyggande åtgärderna genomfördes, medan hela bunten om fem åtgärder bara genomfördes till 72 procent. Försök med extra utbildning gav inte resultat. Projektgruppen tittade då närmare på en av de fem åtgärderna och tog fram ett styrdiagram. Det visade sig att det främst var en läkare som avvek kraftigt beträffande just den åtgärden och ytterligare en läkare som avvek måttligt. 4. Förbättra Den avgörande förbättringen blev att ha informerande samtal med de läkare som stod för avvikelsen. Genom samtal och den nyinförda åtgärdsregistreringen blev också alla medarbetare mer uppmärksamma på vikten av de fem åtgärderna. 5. Styra Den registrering och de mätningar som infördes fortgår löpande för att förbättringen ska bli permanent. Resultaten Efter projektet hade genomförandet av enstaka åtgärder ökat till 98 procent och genomförandet av hela bunten av fem åtgärder ökat till 92 procent. Under och efter projektet har anestesikliniken inte haft ett enda fall av VAP, vilket innebär att 1 2 liv sparats under den tiden. Ekonomiskt ger varje förebyggt VAP-fall 15 färre intensivvårdsdygn à 33.400 kr, dvs en besparing på en halv miljon kronor per utebliven VAP. Under projekttiden skulle det normalt inträffa tre VAP-fall på kliniken, vilket innebär att besparingen blev cirka 1,5 miljoner kronor under detta halvår. A och O för att nå resultat? Det var viktigt att vi hade fakta och mätningar att visa upp i form av tydliga diagram och kurvor. Det är något som alla kan förstå och ta till sig, säger överläkare Keld Brodersen. Keld Brodersen Foto: Anders Norrsell 9
SEX SIGMA LÖNAR SIG DIREKT Lantmännen Axa i Örebro Systematik och små förändringar frigjorde 10.000 mantimmar Lantmännen Axa, som bakar varumärkena Schulstad, Skogaholm och AXA, skulle flytta sin kaffebrödsproduktion i Göteborg till produktionslinjen i Örebro. För att göra det möjligt måste man öka kapaciteten i Örebro, utan att öka personal eller maskinpark. Med hjälp av ett Sex Sigma-projekt frigjordes 10.000 mantimmar per år till ett värde av cirka 2,5 miljoner kronor. Valet av projekt Valet av projekt var givet och tiden var knapp. Det startades ett Sex Sigma-projekt, en projektgrupp tillsattes och projekttid frigjordes för just den här uppgiften. DE FEM FASERNA 1. Definiera Fokus i projektet låg på att hitta och få bort flaskhalsar i produktionen. Eftersom man producerar många olika kaffebrödsorter var det särskilt viktigt att minska ställtiderna mellan dessa. 2. Mäta Genom brainstorming tog projektgruppen fram alla tänkbara parametrar i processflödet som behövde mätas. De flesta mätningar var rena tidsstudier. Projektgruppen lade upp en mätplan och valde att mäta nästan alla parametrar man fått fram. 3. Analysera Projektgruppen gjorde en rad analyser utifrån de data man samlat in. Bland annat flödesanalys, flaskhalsanalys, ställtidsanalys och orsaksanalys. Möjligheterna att minska ställtiderna visade sig vara betydligt större än man trott. Flaskhalsarna i produktionen var också fler än man trott. Man såg också att produktionstakten även var något operatörsberoende och att arbetssättet inte var tillräckligt standardiserat. 4. Förbättra De förbättringar som behövde göras för att få bort flaskhalsarna var relativt enkla och billiga att genomföra. Exempelvis byttes drev i vissa transportband, transporttider i svalrummet ändrades, en extra printer för datummärkning installerades och elledningar drogs om för att undvika att hela linjen stannar när man gör en omställning. Arbetssättet på linjen ändrades och vissa rena missförstånd om ställtiderna i bageri respektive paketering kunde elimineras. 5. Styra För att säkra att förbättringarna blir bestående mäter man ställtiderna och fortsätter dessutom att standardisera arbetssättet. Man får också snabb återkoppling när Skaraborgs sjukhus Mätningar och bättre planering gav 1.648 fler operationer Genom att systematiskt mäta och analysera förseningar i planerade operationer hittade Skaraborgs sjukhus en oväntat stor förbättringspotential. Nya rutiner frigjorde tid för 1.648 fler operationer per år. Den frigjorda tiden är värderad till cirka 16 miljoner kronor per år. Valet av projekt Inom kirurgdivisionen på Skaraborgs sjukhus ville man öka den tillgängliga operationstiden för patienterna, den så kallade knivtiden, med 15 procent. Operationssalarnas utnyttjandegrad skulle ökas till 75 procent. Som en del av det arbetet startades ett Sex Sigma-projekt, i samband med en Black Belt-utbildning hos Sandholm Associates. DE FEM FASERNA 1. Definiera Projektet avgränsades till ett av de fyra sjukhusen inom Skaraborgs sjukhus; Kärn- sjukhuset i Skövde. Arbetet inriktades på att se om operationerna startade i tid samt hur stora förseningarna var. Man ansåg att starttiderna på morgnarna var lättast att styra och därför avgränsades projektet ytterligare till dessa. 2. Mäta Under två veckor mätte projektgruppen alla starttiderna för operationer inom allmänkirurgin och urologin. Sedan tidigare fanns mätningar av ledtider, men det behövdes mer mätdata direkt från de som arbetar inom operationsenheten. De uppmätta starttiderna jämfördes med de planerade tider som fastställs dagen före operation. 3. Analysera Det visade sig att den genomsnittliga förseningen var nästan en halvtimme, både på morgnarna och under resten av operationsdagarna. Detta var oväntat stora förseningar, och de var ungefär lika stora i både allmänkirurgin och urologin. I analysarbetet användes bland annat processkartläggning, styrdiagram, studier av processduglighet samt statistiska metoder. 4. Förbättra Man beslöt att vända på operationsplaneringen, som tidigare gjordes av operationsavdelningen. Idag är det den opererande kirurgen som planerar hur mycket tid han/hon behöver för varje operation. Hela operationsprocessen följs nu också i realtid. Att internt lyfta upp frågan om starttiderna gjorde också att varje medarbetare lade mer fokus på detta. 5. Styra Idag mäter Skaraborgs sjukhus alla starttider för operationer och stämmer av dessa mot de mål som finns i styrkorten. 10
tiderna för transporter från bageriet inte hålls. Ett viktigt sätt att styra är också att vara närvarande i produktionen och förklara vad i arbetssättet som är viktigt och varför. Resultaten Idag är Göteborgsanläggningens kaffebrödsproduktion flyttad till Örebro och det fungerar bra. Fartökningen i det s.k. längdsortimentet blev 18 procent. Ställtiderna mellan olika produkter reducerades med 50 procent och jästiderna minskades också något. Totalt frigjordes 24 produktionstimmar per vecka eller 10.000 mantimmar per år. Värdet av förbättringen är svår att fastställa, men räknat på antalet insparade timmar rör det sig om 2,5 miljoner kronor per år. A och O för att nå resultat? Det är viktigt att man har mätmetoder så att man kan fastställa och visa hur det verkligen ser ut. Problemen var delvis kända, men vi fick här fram ett väldigt tydligt underlag och det gav incitament att verkligen genom- föra förbättringarna. Det är förstås också helt avgörande att ha ledningen med sig, säger Mary-Ann Liivrand, verksamhetsutvecklare på Skaraborgs sjukhus. A och O för att nå resultat? Det har varit mycket viktigt att ha en bra och engagerad projektgrupp som har fått tid frigjord för att driva projektet. Det är också viktigt att vara ordentligt närvarande i produktionen, säger projektledaren Marie Forsström. Världsledande kvalitetsexperter ger sin syn på Sex Sigma I samband med ASQ:s årliga kvalitetskonferens nyligen bad vi Blanton Godfrey, Noriaki Kano och Greg Watson att ge sin syn på Sex Sigmas utveckling och de effekter som konceptet hittills givit. Här sammanfattar vi de tre kvalitetsprofilernas reflektioner. Från vänster: Greg Watson, Noriaki Kano och Blanton Godfrey. Marie Forsström Resultaten Genom de förbättringar som genomfördes ökades knivtiden med 13 procent. Utnyttjandegraden för operationssalarna ökade och uppgick efter projektet till 70 procent. Detta innebär att Kärnsjukhuset nu kan utföra 1.648 fler operationer per år, vilket innebär kortare väntetider för patienterna och att sjukhuset bättre lyckas uppfylla den gällande vårdgarantin. De ekonomiska besparingarna beräknas till 415.000 kronor per vecka, vilket grundar sig på att varje outnyttjad operationstimme beräknas kosta sjukhuset 7.000 kronor. På årsbasis blir besparingen från projektet cirka 16 miljoner kronor. Mary-Ann Liivrand Alla tre betonar att Sex Sigma givit ett drastiskt uppsving för kvalitets- och förbättringsarbete i västvärlden. Konceptet har starkt bidragit till att engagera företagsledare, styrelser och ägare i förbättringsarbetet. Resultaten har stärkt Sex Sigma Allt fler företag integrerar idag Sex Sigma i affärsplanering, strategiarbete och verksamhetsuppföljning, vilket har gjort konceptet till ett viktigt managementinstrument. Det är inte minst de mätbara resultaten och de stora effekterna på företagens lönsamhet som stärkt Sex Sigmas position. Både kunskaperna om och användningen av strukturerad problemlösning och statistisk analys har fått en helt ny spridning med Sex Sigma. Många av verktygen är i sig inte nya men de används numera på bred front i de verksamheter som implementerat Sex Sigma. Systematisk användning av förbättringsverktyg och faktabaserad problemlösning har skapat förutsättningar för dramatiska resultat och perfektion. Viktigt är dock att inse att verktygen är hjälpmedel i förbättringsarbetet och inte ett självändamål. Tydliga roller och ökad kompetens En viktig erfarenhet är att den rollstruktur som Sex Sigma baseras på har haft stor inverkan på hur förbättringsarbetet bedrivs. Numera är det vanligt att företag har heltidsanställda Black Belts som får omfattande utbildning i förbättringsarbete. Sex Sigma har lett till att hela verksamheters kompetens och förmåga till problemlösning har ökat. En viktig framgångsfaktor som berördes är det mentorskap som finns mellan Green Belts, Black Belts och Master Black Belts. Kano, Blanton och Watson betonar också att det är viktigt att fortsätta utveckla och förbättra Sex Sigma-konceptet. Inte minst när det gäller mjuka komponenter som ledarskap, projektstyrning, förändringsledning och pedagogik. Det är också viktigt att fortsätta utveckla Design for Six Sigma (DFSS) och även integreringen med Lean. Noriaki Kano är professor vid Tokyo Universitet och anses idag vara den ledande japanska specialisten inom kvalitetsområdet. Blanton Godfrey var tidigare chef för Juran Institute och är idag professor vid North Carolina State University samt redaktör för tidningen Six Sigma Forum Magazine. Greg Watson har tidigare varit kvalitetschef för Hewlett-Packard, Compaq Computer och Xerox och ledde senare implementeringen av Sex Sigma inom Nokia. 11
Informationssäkerhet allt mer en kvalitetsfråga Informationssäkerhet är inte längre bara en fråga om IT-säkerhet och de gängse hotbilderna. Idag handlar det i högsta grad också om att informationen ska vara korrekt, relevant och tillgänglig i rätt tid. Det är en grundförutsättning för väl fungerande och effektiva processer. Därför ökar idag kraven på hur verksamheter hanterar sin information och det blir allt vanligare att kvalitetschefen får ett nytt ansvar. Foto: Getty Images Information har kommit att bli en av de mest kritiska tillgångarna i dagens allt mer integrerade företag och organisationer. Mängden information som hanteras har ökat drastiskt och det är av stor vikt att korrekt information är tillgänglig vid rätt tillfälle och för rätt användare. Kraven ökar Förstörd, felaktig eller oåtkomlig information leder ofta till mycket stora problem och kostnader. Förmågan att hantera information på ett säkert sätt är idag också en viktig förtroendefråga i kundrelationen, säger Erik Johansson, en av landets ledande experter på informationssäkerhet. Erik Johansson är teknologie doktor, han arbetar som konsult samt som forskare vid Kungliga Tekniska Högskolan och har nyligen knutits till Sandholm Associates. Allt fler verksamheter ställer idag direkta krav på sina leverantörers förmåga att hantera information. Kraven på oberoende granskning och certifiering av ledningssystem för informationssäkerhet enligt ISO/IEC 17799 ökar snabbt. Det förekommer även tvingande lagstiftningar såsom amerikanska SOX, som ställer direkta krav på hur informationssäkerhetsarbetet bedrivs. Bland annat genom ökade krav på interna kontroller. Både teknisk och organisatorisk fråga Informationssäkerhet är ett omfattande område och berör all information som hanteras och lagras i en verksamhet. Hotbilderna är idag många och omfattar allt från hårddiskkraschar och virus till intrång och sabotage. Men informationssäkerhet handlar också om mycket annat. Ett effektivt informationssäkerhetsarbete bör inte bara baseras på tekniska komponenter, så som brandväggar, virusskydd, backupsystem etc, utan också på människans roll och medvetenhet kring hot och risker. Utöver de tekniska aspekterna har det därför mycket stor betydelse att det finns väl kartlagda processer, tydliga ansvar, fastställda roller och en etablerad säkerhetspolicy, säger Erik Johansson. Idag ställs dessutom allt mer direkta krav på en verksamhets ledning att informationssäkerhet ska hanteras på ett professionellt sätt. Integreras med ledningssystem för kvalitet För att lyckas upprätthålla en god informationssäkerhet och förebygga incidenter krävs systematiska angreppssätt. Det behövs också tekniker för att upptäcka problem som uppstår och även avhjälpande strategier för att rätt åtgärder snabbt ska kunna vidtas om något inträffar. Därför väljer många verksamheter idag att upprätta ett dokumenterat ledningssystem för informationssäkerhet. Systemets funktion och effektivitet följs kontinuerligt upp via interna revisioner. Likheterna med ledningssystem för kvalitet enligt ISO 9000 är slående. Detta har medfört att många verksamheter idag väljer att integrera dessa ledningssystem med varandra. Teknikerna och arbetssätten kring internrevisioner, avvikelsehantering och förbättringsarbete har stora likheter. I mindre och medelstora verksamheter kommer det därför troligen att bli relativt vanligt att kvalitetschefen får ansvaret för dessa frågor, säger Erik Johansson. Erik Johansson leder Sandholm Associates informationssäkerhetsprogram Erik Johansson har nyligen knutits till Sandholm Associates som utbildare och konsult. Han är en av landets ledande experter på informationssäkerhet med bakgrund både som forskare vid Kungliga Tekniska Högskolan och konsult. Erik Johansson är teknologie doktor med inriktning på informationssäkerhet. Han har omfattande erfarenhet från bland annat Vattenfall, Krisberedskapsmyndigheten, Totalförsvarets forskningsinstitut och EON. Inom sin forskning har han utvecklat en unik metod för att mäta och utvärdera en verksamhets informationssäkerhetsnivå. Denna metod används idag med stor framgång av flera företag. Utöver informationssäkerhet har Erik Johansson tidigare även arbetat med riskhantering, processutveckling och förbättringsarbete. Inom Sandholm Associates kommer Erik Johansson att leda företagets informationssäkerhetsprogram. 12
Nytt kursprogram om informationssäkerhet Sandholm Associates introducerar nu ett nytt kursprogram om informationssäkerhet, där Erik Johansson är huvudlärare och konsult. Informationssäkerhet och riskhantering En tvådagarskurs om grunderna i ett effektivt informationssäkerhetsarbete. Kursen ger grundläggande kunskaper om vad som krävs för att skydda en verksamhet mot skador och förluster av information. Du lär dig vikten av ett modernt säkerhetstänkande och hur man tillämpar detta som en naturlig del i företagets övriga verksamhet. I kursen redogör vi också för etablerade ramverk (ISO/IEC 17799, COBIT, ITIL m fl) och hur kraven i dessa kan tillämpas på ett praktiskt sätt i företaget. 20 21 november 2006 Ledningssystem för informationssäkerhet En tvådagarskurs om hur man upprättar ett ledningssystem med utgångspunkt från områdets kravstandard ISO/IEC 17799. Du lär dig grunderna till ett effektivare säkerhetsarbete och kommer omedelbart efter kursen att kunna börja implementera nya och bättre rutiner som ökar informationssäkerheten för er verksamhet. Du får de kunskaper som behövs för att utveckla, dokumentera och införa ett ledningssystem för informationssäkerhet och därtill hörande rutiner. 22 23 november 2006 Lagar och förordningar om informationssäkerhet En endags introduktionskurs om lagar och förordningar som driver informationssäkerhetsarbetet med speciellt fokus på Sarbanes-Oxley Act, även kallad SOX. Kursen ger en övergripande insikt i SOX och dess mest kritiska konsekvenser för företagsledare, IT-ansvariga och övriga berörda anställda som måste anpassa sig efter denna amerikanska lagstiftning. 24 november 2006 Mer information och anmälan på www.sandholm.se Konsultstöd Sandholm Associates erbjuder även följande konsultstöd kring informationssäkerhet: Interna ledningsseminarier Utvärderingar av informationssäkerhetsnivå Stöd vid utveckling av ledningssystem Planering och genomförande av intern breddutbildning om informationssäkerhet. Kontakta oss för närmare detaljer och offert, 08-755 59 90 eller quality@sandholm.se Väst misstolkar japanska framgångar Japanska företag har länge varit förebild för hur man ska arbeta med kvalitet och förbättringar. När västvärlden har marknadsfört japanska arbetssätt har dessa ofta visat sig vara västvärldens tolkningar, som ibland utelämnat viktiga delar av de japanska framgångsrecepten. Den idag mest populära tolkningen av japanskt kvalitetsarbete är Lean, som baseras på Toyotas framgångsrika utveckling av effektiva och resurssnåla processer. Inom Leankonceptet fokuseras många viktiga och värdefulla angreppssätt. Men när det gäller just förbättringsarbetet tycks många västerlänningar inte ha full förståelse för hur japanska företag egentligen arbetar. Merparten av förbättringsarbetet i Japan utgår visserligen från de lokala arbetsgrupperna och den ordinarie linjeverksamheten. Men vad som lätt missas i västvärlden är att framgångsrika japanska företag bygger på ett starkt tvärfunktionellt ledarskap som ger detta förbättringsarbete stor möjlighet att verka längs hela processen på ett sätt som motsvarar tvärfunktionella förbättringsprojekt. En annan skadlig myt är att japanskt förbättringsarbete endast baseras på enkla förbättringsverktyg. Givetvis är dessa enkla verktyg de som tillämpas allra mest och som lärs ut till all personal. Men i japanska företag har man också mycket starkt fokus på avancerad statistisk analys. Ett tydligt exempel på detta är JUSE:s (Union of Japanese Scientists and Engineers) grundkurs som är stommen i de flesta japanska företags förbättringsarbete. Detta är en sexveckorskurs som mestadels handlar om statistisk problemlösning. Upplägget påminner starkt om det som förekommer inom Sex Sigma. En slutsats är därför att det finns mycket värdefullt att lära från koncept som Lean. Men detta bör kombineras med djupare kunskaper om förbättringsarbete och problemlösning, på det sätt som japanerna själva gör och som är en styrka inom Sex Sigma. Därför finns det goda skäl att integrera Lean med Sex Sigma (se även nästa sida). 13
Resultatorienterad Lean Många Lean-satsningar tenderar att bli lite väl mycket filosofi och för lite verkstad. Till syvende och sist handlar det om att få igång ett konkret förbättringsarbete som ger resultat. Och här kan Lean kombineras på ett bra sätt med väl beprövade förbättringsverktyg och statistiska metoder från Sex Sigma. Det blir idag allt vanligare. Få saker motiverar oss så mycket som att se konkreta förbättringar. Det är oftast en klok strategi att plocka de lågt hängande frukterna och att tänka att 50 procent förbättring är OK, om den kan genomföras snabbt och billigt, säger Sven Jirby, konsult och utbildare på Sandholm Associates. Men ibland krävs andra och djupare grepp för att komma åt kroniska och svårlösta problem. Lean lär oss att tänka i helheter och att få flyt i flöden och processer. En av kärnpunkterna är att se och eliminera slöseri i form av överproduktion, väntan, onödiga transporter och rörelser, felaktigt utfört arbete och så vidare. Ett utmärkande drag för organisationer som kommit långt med Lean är enkelhet när det gäller principer, verktyg, synlighet och tydlighet. De ursprungliga japanska uttrycken och metoderna var också medvetet enkla för att förstås av alla japaner. Det betyder dock inte att de japanska eller engelska begreppen automatiskt är enkla för oss svenskar. Kombinera Lean med Sex Sigma Enkelheten i Lean är bra, liksom principen att plocka lågt hängande frukter, menar Sven Jirby. Men ibland behöver man använda en stege för att lättare komma högre upp i fruktträdet och komma åt en del svårare, kanske kroniska, problem. Då kan det visa sig vara effektivt att även använda Lean resurseffektiv produktion av tjänster och varor Mer värde med mindre resurser En tvådagars introduktion om vad Lean innebär, hur man inför Lean och vilken potential konceptet har. Du lär dig mycket om Lean produktions tankesätt, arbetssätt och metoder och du kan då göra en god bedömning av Leans potential i din egen verksamhet. 31 oktober 1 november 2006 Fem S ordning och reda i verksamheten Att skapa en effektiv arbetsplats En endagskurs om hur man kan skapa en överskådlig och lättarbetad arbetsplats med hjälp av det grundläggande Leanverktyget Fem S (Sortera, Strukturera, Städa, Standardisera, Självdisciplin). Kursen ger också idéer och inspiration till att förnya den egna arbetsmiljön och till hur internrevisionen kan få en pådrivande roll. 2 november 2006 Värdeflödesanalys Att skapa värdefulla flöden En endagskurs om hur man genomför en värdeflödesanalys, hur man skiljer på värdeskapande och icke värdeskapande tid och resurser och hur man upprättar en handlingsplan för att kunna förbättra processernas värdeflöden. 3 november 2006 Problemlösning med kvalitetsoch förbättringsverktyg Metoder och hjälpmedel som ger resultat En tredagars kurs där du lär dig en rad metoder och hjälpmedel för grundläggande problemlösning samt att leda och driva förbättringsprojekt. Kursen ger en översikt över DMAIC (Define-Measure-Analyse-Improve- Control), dvs den problemlösningsmodell som Sex Sigma bygger på, samt olika verktyg som passar till de olika faserna i förbättringsprojekt. 29 november 1 december 2006 Deltagare som genomgår samtliga fyra kurser blir av Sandholm Associates diplomerad Lean-coach. Dell är ett framgångsrikt exempel på företag som kombinerar Lean och Sex Sigma. Här en monteringslinje på Dell-fabriken i Limerick på Irland. Mer information och anmälan på www.sandholm.se. 14
mer av exempelvis numeriska fakta och statistiska metoder, där det finns mycket starka förbättringsverktyg i Sex Sigma. Inom Sandholm Associates anser vi att Lean med fördel kan kombineras med Sex Sigma. Och det ser vi allt fler exempel på. Här hittar man verktygen till de mer svårlösta problemen. Samtidigt är grunden för problemlösningen i Sex Sigma, DMAIC-modellen (Define-Measure- Analyse-Improve-Control), något som alla kan lära sig. Ett exempel som Sven Jirby pekar på är Dell, världens idag största datortillverkare. Lean-strategin ses här som en av de viktigaste framgångsfaktorerna. På fabriken i Limerick på Irland har 50 procent av alla medarbetare i tillverkningen även utbildats till Yellow Belts inom ramen för Dells Sex Sigmaprogram. Sex Sigmas DMAIC är det gemensamma synsättet och den problemlösningsmodell som alla medarbetare kan. 80 procent av alla civilingenjörer och övriga akademiker har en längre så kallad Green Belt-utbildning och 5 procent är Black Belt-utbildade. Dessa har gått igenom en längre utbildning i bland annat statistisk processanalys och problemlösning och leder de större förbättringsprojekten. Förbättringsarbetet sköter sig inte av sig själv. Det behövs en ledning som efterfrågar och styr förbättringsarbetet. Det behövs också förbättringsledare som hjälper till och driver på och medarbetare som känner sig motiverade. Lean Forum Konferens 2006 Den 3 4 oktober går Lean Forums årliga konferens av stapeln på Chalmers i Göteborg. Denna gång med rubriken Lean till nya höjder. En rad svenska och internationella talare medverkar. I år satsar konferensen på en bred medverkan av företag från både traditionella branscher och branscher som vanligen inte direkt kopplas till Lean Production, exempelvis Fritidsresor och Hästens Sängar. En av föreläsarna är David Verble, som är en av få västerlänningar med lång praktisk erfarenhet från Toyotas organisation. Han anser bland annat att företagets hela business system är i världsklass, alltså inte bara Toyota Production System. Lean Forum samarbetar med Sandholm Associates, som också medverkar i programmet. Sven Jirby ger en kort reflektion om att kombinera Lean och Sex Sigma på ett lyckat sätt. Mer information om Lean Forum Konferens 2006 finns på www.leanforum.se. Aktuellt från Kina Sandholm Associates samarbete i Kina utvecklas vidare genom Berkeley-Sandholm Institute of Performance Excellence. Här kan svenska företag få lokalanpassat konsult- och utbildningsstöd inom verksamhetsutveckling och kvalitet. Kontor finns i Beijing och Shanghai. Mer information på www.sandholm.se. Svenska företag på kvalitetschefsutbildning i Shanghai I den kvalitetschefsutbildning som Berkeley-Sandholm Institute of Performance Excellence genomförde under våren i Shanghai deltog fem medarbetare från svenska företag. På bilden: Frank Zhou (SAPA), John Lu (UFAB), Owen Zhu (Höganäs), Wu Jie (Tetra Pak) och Susan Wei (Volvo Construction Equipment). Utbildningen omfattade tre block om vardera tre dagar utspridda under två månader. Lärare var Lennart Sandholm och Boon How Chong. En ny utbildningsomgång startar i mitten av september. Kontakta gärna Sandholm Associates för en detaljerad beskrivning av utbildningen. Ny bok och studiematerial på kinesiska Lennart Sandholm har nyligen kommit ut med en bok i Kina med titeln How to Become an Excellent International Quality Manager. Boken ingår som kurslitteratur i kvalitetschefsutbildningen i Kina. Tre av Sandholm Associates svenska studie- och arbetsmaterial för internutbildningar finns nu också tillgängliga på kinesiska i form av arbetsbok och presentationsmaterial (PowerPoint): Sex Sigma förbättringsarbete (Green Belt-utbildning) Effektiva processer Fokus på Kvalitet ständiga förbättringar. Materialet finns på CD. CEO Quality Forum i Shanghai Mauritz Sahlin, tidigare VD och koncernchef i SKF, var en av talarna vid den konferens om högsta ledningens roll i kvalitetsarbetet som Berkeley-Sandholm Institute of Performance Excellence genomförde i Shanghai i januari. Bland talarna fanns även IKEAs inköpschef i Kina, John Carlsson, samt Lennart Sandholm. En liknande konferens är planerad att hållas i Guangzhou i januari 2007. Kvalitet på ministernivå Kina tar kvalitet på mycket stort allvar. Ett tecken på detta är att man nu på central regeringsnivå i Peking har en minister med ansvar för dessa frågor. Hans namn är Pu Chang Cheng, på bilden i samspråk med tre välkända kvalitetsprofiler: Armand V Feigenbaum, H James Harrington och Lennart Sandholm. 15
Sex Sigma konferens 2006 24 oktober. Anmäl dig nu. Tisdagen den 24 oktober går Sex Sigmakonferens 2006 av stapeln på Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm. På konferensen, som nu genomförs för fjärde gången, kommer du att kunna lyssna till många lärorika exempel på hur Sex Sigma implementerats i olika företag och organisationer. Flera verksamheter kommer också att presentera framgångsrika Sex Sigma-projekt som visar konceptets fina potential. Konferensens huvudtalare är amerikanen Greg Watson som tidigare varit bland annat vice president quality för Hewlett-Packard, Xerox och Compaq samt lett implementeringen av Sex Sigma inom Nokia. Program och mer information om konferensen finns på www.sandholm.se. Workshop om Design For Six Sigma 23 oktober Genom att aktivt driva ett förebyggande förbättringsarbete vid utveckling av nya varor och tjänster kan mycket stora besparingar uppnås, samtidigt som möjligheterna att möta kundernas behov ökar. Allt fler företag väljer idag att inkludera utvecklingsarbetet i förbättringsarbetet. Det ledande konceptet för detta är idag Design For Six Sigma (DFSS). Den 23 oktober genomförs en endags workshop där deltagarna får kunskap om DFSS:s möjligheter och funktion. Workshopen leds av Greg Watson, en av världens ledande auktoriteter gällande DFSS, med erfarenheter från bland annat Nokia, DuPont, Exxon, Ford, American Express, Toshiba och Monsanto. Anmäl dig på www.sandholm.se. Tegnérgatan Rådmansgatan Drottninggatan Kungsgatan Vasagatan Centralstationen Sveavägen Nu finns Sandholm Associates även i Danmark Sandholm Associates har inlett ett samarbete med det danska konsult och utbildningsföretaget COH-Lindorff. Företaget Sandholm Associates flyttar till nytt utbildningscenter Hötorget T-centralen Nu flyttar Sandholm Associates verksamheten till nya lokaler på Tegnérgatan 40 i centrala Stockholm. I vårt nya utbildningscenter finns både kurslokaler och administration. Från och med i höst kommer merparten av våra kurser att genomföras här, med cirka åtta minuters gångavstånd från Centralstationen och nära till allt i centrala Stockholm. grundades 1978 och är en ledande aktör i Danmark inom bland annat Lean, Sex Sigma och Supply Chain Management. Nyhetsbrevet Potential utges av Sandholm Associates AB. Sandholm Associates AB är ett konsult- och utbildningsföretag som arbetar med verksamhetsutveckling och totalkvalitet sedan 1971. Förutom en rad öppna kurser och seminarier erbjuder vi konsultation, implementeringsstöd, utvärderingar och verksamhetsinterna utbildningsprogram. Produktion: Infoverba. Tryck: Tryckmedia, Stockholm. Augusti 2006. Omslagsfoto: Katsuhiko Tokunaga Sandholm Associates AB, Tegnérgatan 40, 113 59 Stockholm. Tel: 08-755 59 90. Fax: 08-755 19 51. www.sandholm.se quality@sandholm.se