Årsrapport Miljönämnden
Innehållsförteckning 1 Verksamhet... 3 1.1 Uppföljning av uppdrag... 3 1.2 Viktiga och intressanta händelser - Året som gått... 4 1.3 Verksamhetsberättelse... 5 2 Måluppföljning... 7 2.1 I Mark ska vi vara en kreativ kommun för att alla ska trivas med att bo och leva... 7 2.2 Hållbar personalförsörjning... 9 2.3 Ekologisk hållbarhet... 10 3 Uppföljning av internkontroll... 13 3.1 Kommungemensamma processer - internkontroll... 13 4 Personal... 15 4.1 Viktiga händelser... 15 4.2 Statistik inom arbetsgivarområdet... 15 5 Ekonomi... 17 5.1 Driftredovisning... 17 6 Övrig uppföljning... 17 6.1 Jämställd budget... 19 6.2 Internationellt arbete... 19
1 Verksamhet 1.1 Uppföljning av uppdrag Kommunfullmäktige har fastställt grunduppdrag för varje nämnd/styrelse. Dessa följs upp utifrån hur nämnden/styrelsen bedömer att uppdraget gentemot medborgarna har uppfyllts. I årsrapporten är bedömningen att: Huvudverksamhet / Uppdraget uppfyllt Helt I hög grad Delvis I låg grad Inte alls Livsmedelstillsyn X Miljötillsyn X Hälsoskyddstillsyn och enskilda avlopp X Naturvård X Livsmedelstillsyn Uppfyllningsgraden för livsmedelstillsyn har uppnåtts i hög grad. Livsmedelsteamet har under utfört 227 livsmedelskontroller. Enligt planen skulle 221 kontroller utföras under, men i och med att några verksamheter har upphört, några har tillkommit och några har bytt ägare så är det 17 inspektioner(d.v.s. 7 %) som vi inte har hunnit med. Livsmedelsteamet har under hösten valt att prioritera grundliga besök på nystartade asylboendeverksamheter, vilket lett till att några etablerade verksamheter inte fått sin planerade tillsyn. De verksamheter som inte fått sin planerade tillsyn under kommer att få utökade besök under 2016 istället. Under sommaren fick livsmedelsteamet förstärkning av en person där man fokuserade på att utföra ett flertal tillsynsbesök för att komma närmare den tillsynstakt som har planerats. Förstärkningen har visat sig ge goda resultat. Utöver inplanerade kontroller har teamet under perioden tagit 58 beslut om ny eller ändrad registrering samt utfärdat 17 sanktionsbeslut (till 5 olika verksamheter). Miljötillsyn Uppfyllnadsgraden för miljöskyddstillsyn har uppnåtts helt. Eftersläpet vad gäller tillsyn har arbetats ikapp under hösten och samtliga objekt har nu besökts i enlighet med upprättad tillsynsplan. Hälsoskyddstillsyn och enskilda avlopp Uppfyllnadsgraden för hälsoskyddstillsyn har i hög grad uppnåtts. Totalt har vi gjort 442 timmar av de 548 som vi avsåg att lägga på planerad hälsoskyddstillsyn. Anledningarna till att vi inte hunnit med tillsynsplanen fullt ut är dels personalbrist, då avdelningen varit en person kort i elva månader, och dels att den oplanerade tillsynen varit relativt hög. Bland annat har brister i kemikaliehantering på äldreboenden som påvisats under ett tillsynsprojekt resulterat i att extra tid behövts läggas på förelägganden och uppföljande inspektioner. De verksamheter som inte fått besök kommer få ett besök förlagt senare inom den planerade treårsperioden. Vad gäller enskilda avlopp har målet för avloppstillsyn uppnåtts helt. Totalt har avloppsförhållandena inventerats på ca 400 adresser varav det på 60 besök inte krävdes någon inspektion då dessa adresser antingen inte hade något avlopp alls eller hade ett väldigt enkelt sådant utan WC påkopplat. Av de 340 inspekterade avloppen har ca 74 % varit i behov av åtgärder. När det gäller antalet tillståndsansökningar har vi i år beviljat fler tillstånd än normalt. Totalt har 213 avloppstillstånd skrivits i år vilket kan jämföras med ett snitt på ca 150 tillstånd de senaste åren. Naturvård Uppfyllnadsgraden för naturvård har i hög grad uppnåtts. Arbetet med handlingsplanen för fokusområden i kommunens naturvårdsprogram har slutförts och planen kunde antas av miljönämnden i september. Vad gäller LONA-projekten har arbetet med inventering av
fladdermöss, med naturinventering av Lygnerns norra branter, samt med det förvaltningsövergripande projektet Vårt livsviktiga vatten kunnat fortskrida enligt plan. Dock ligger vi lite efter med bildandet av naturreservatet i Gallåsen. Kommunens kalkning av sjöar och våtmarker genomförts som planerat och tillsynen över kommunens naturreservat har bedrivits enligt plan. Dock har det inte funnits tid till att besöka samtliga objekt inom "Guide till naturen eller till revidering av skötselplaner. Arbetet med fiskevägen i Mölnebacka fortskrider och i år har ett tillstånd för utrivning av dammen kommit till stånd. Även arbetet med att gynna och skydda Klockgentianian vid Härsjön fortgår och i år togs beslut om förslag till bildande av biotopsområde vid Härsjöns strandäng på Olofsred 1:5. Anledningen till att uppdraget inte uppnåtts helt är att vi under större delen av året inte haft de två hela resurser inom naturvård som planerats på grund av att en person slutat. Detta har även inneburit att arbetet med naturvårdsåtgärder som främjar allmänhetens naturupplevelser samt samordning av kommunens naturvårdsarbete inte kunnat utföras i den utsträckning som varit önskvärt. 1.2 Viktiga och intressanta händelser - Året som gått Viktiga och intressanta händelser ur ett medborgarperspektiv Handlingsplanen för fokusområden i naturvårdsprogrammet antogs av miljönämnden i september. Fokusområden är naturområden med höga naturvärden och stor betydelse för rekreation och för kommunens identitet, och avsikten med handlingsplanen är att kommunen ska få ett underlag för behovsplanering och prioritering av de insatser som krävs för att stärka biologisk mångfald, folkhälsa och turism i kommunen. Handlingsplanen ska ses som ett levande dokument som behöver revideras utifrån lokalt engagemang, förändringar i naturvårdsbedömningar och kommunens behov. En årlig aktualiseringsprövning kommer ske för att hålla programmet aktuellt. Marks kommun har under våren varit inblandad i ett större nationellt salmonellautbrott. Folkhälsomyndigheten, Livsmedelsverket, smittskyddsläkare och livsmedelsinspektörer på kommuner runt om i landet har samarbetat för att identifiera källan till utbrottet. Efter månaders arbete konstaterades smittan komma från två stycken torkade kryddblandningar producerade i Iran. En av kryddorna användes på en av Marks kommuns livsmedelsanläggningar, där tre kunder insjuknade. Totalt insjuknade 153 personer i Salmonella i Sverige under perioden december juni. Registreringen av mindre dricksvattenanläggningar har slutförts. Miljönämnden har under riskklassat samtliga berörda anläggningar i Marks kommun och den riskbaserade kontrollen av dessa påbörjas under 2016. I Marks kommun finns idag cirka 30 mindre dricksvattenanläggningar som berörs av de nya kraven. En broschyr om vårt livsviktiga vatten har tagits fram med hjälp av LONA-bidrag. Broschyren tar bland annat upp hur Mark kommuns verksamhet påverkar arbetet med att förbättra vattenkvaliten i våra vattenförekomster. Vi har genomfört projektet Solskydd på förskolegårdar på hälften av kommunens förskolor. Resterande förskolor kommer att tillsynas 2016 enligt vår tillsynsplan. Det ser generellt bra ut och medvetenheten är stor bland personal. Det som generellt är en brist är att gårdarna inte är beväxta och kuperade till 50-75 % vilket är rekommenderat från strålsäkerhetsmyndigheten ihop med länsstyrelserna. Bakgrunden till projektet är att ett av Sveriges miljömål säker strålmiljö har ett delmål som innebär att antalet hudcancerfall inte ska vara fler år 2020 jämfört med år 2000. Forskning har visat sig att om man bränner sig i solen som liten ökar risken att få hudcancer som vuxen. Därför arbetar vi förebyggande i detta projekt med att kontrollera att förskolebarnen i kommunen har tillgång till skugga. På skolorna har vi drivit ett projekt om ventilation och städning. Projektet initierades av Folkhälsomyndigheten och flera kommuner i Sverige har deltagit. Målet har varit att få en överblick hur läget ser ut på landets skolor. Av undersökningarna har det framkommit att det på 90 procent av skolorna förekommer klagomål på ventilationen.
Arbetet med utfasning av miljögiftet PCB ur flerbostadshus och industribyggnader fortsätter. Under påbörjade miljönämnden ett omfattande arbete med att kontrollera att inventeringar har utförts av berörda verksamheter. Enligt PCB-förordningen skulle inventeringarna vara klara 2008 och senast 30 juni 2016 ska samtliga flerbostadshus och industribyggnader vara sanerade från fogmassor och massagolv innehållande PCB. Viktiga och intressanta händelser ur ett verksamhetsperspektiv Efter Livsmedelsverkets bedömning om att livsmedelstaxan inte hade full kostnadsteckning har taxan ändrats. I Livsmedelsverkets revisionsrapport från hösten bedömde myndigheten att beräkningsunderlaget för timtaxan var felaktig då timtaxan årligen hade justerats i förhållande till konsumentprisindex, vilket inte motsvarade de löneökningar som skett sedan dess. Miljönämnden har medverkat i Miljösamverkan Västra Götalands projekt Märkning av livsmedel. En broschyr har därefter tagits fram om nya regler för märkning av livsmedel, vilken nu delas ut till berörda verksamheter. Skogsbetet Mjöllösa har fått en ny markägare som har sagt upp naturvårdsavtalet med miljöenheten. Det har därför inte varit något bete där sommaren. Rapporten från fladdermusinventeringen är färdig och projektet är klart för slutrapportering i LONA-databasen. Tillstånd till utrivning av kraftverket i Mölnebacka, Surtan har utfördats av Mark- och miljödomstolen vilket medverkar till att ett av fiskens vandringshinder försvinner. Inventering har skett i det blivande naturreservatet Gallåsen under sommaren. Arbetet med skötselplan och tjänsteskrivelse fortgår. En nyetablering av travanläggning i Hajom har skett och mycket kontakt med verksamhetsutövaren har skett och sker fortfarande i anslutning till etableringen och hur de ska lösa olika saker i verksamheten såsom gödselhantering och omhändertagande om dagvatten. En revision av miljönämndens delegationsordning har genomförts utan anmärkningar. 1.3 Verksamhetsberättelse Miljönämnden ansvarar för rådgivning och tillsyn inom miljöskydd, hälsoskydd, livsmedel och naturvård. Miljönämnden samordnar också kommunens naturvårdsarbete och ansvarar för kommunens kalkning. All tillsyn inom miljöskydd, hälsoskydd och livsmedel är riskbaserad i Marks kommun. Det innebär att tillsynen i första hand riktas till företag och verksamheter där man bedömer att riskerna för negativa miljö- och hälsoeffekter är som störst. Genom miljötillsynen besökte miljönämnden cirka 140 företag och fann omfattande brister i egenkontrollen hos flera verksamheter/företag. De flesta företag sköter dock sina verksamheter på ett bra sätt och några har av den anledningen under året kunnat premieras med sänkt årsavgift. I september i år antogs handlingsplanen för fokusområden i naturvårdsprogrammet. Fokusområden är naturområden med höga naturvärden och stor betydelse för rekreation och för kommunens identitet, och avsikten med handlingsplanen är att kommunen ska få ett underlag för behovsplanering och prioritering av de insatser som krävs för att stärka biologisk mångfald, folkhälsa och turism i kommunen. Handlingsplanen ska ses som ett levande dokument som behöver revideras utifrån lokalt engagemang, förändringar i naturvårdsbedömningar och kommunens behov. Planen kommer att ses över årligen för att programmet ska vara aktuellt. Under har bildandet av naturreservatet i Gallåsen pågått, där inventering har skett under sommaren. Rapporten från fladdermusinventeringen är färdig och projektet är färdig för slutrapportering i LONA-databasen.
Arbetet med att begränsa användningen av bekämpningsmedel i enlighet med jordbuksverkets krav har påbörjats och delmålet med att informera berörda verksamhetsutövare om de nya reglerna har pågått under hösten. De två inplanerade ansvarsutredningarna har utförts gällande inventering av förorenade områden i riskklass 1 och 2. Arbetet med utfasning av miljögiftet PCB ur flerbostadshus och industribyggnader fortsätter. Under påbörjade miljönämnden ett omfattande arbete med att kontrollera att inventeringar har utförts av berörda verksamheter. Enligt PCB-förordningen skulle inventeringarna vara klara 2008 och senast 30 juni 2016 ska samtliga flerbostadshus och industribyggnader vara sanerade från fogmassor och massagolv innehållande PCB. Under året har projektet Solskydd på förskolegårdar till hälften genomförts vid kommunens förskolor. Resterande förskolor kommer att tillsynas 2016 enligt vår tillsynsplan. Under våren har kommunen varit inblandad i ett större nationellt salmonellautbrott. Folkhälsomyndigheten, Livsmedelsverket, smittskyddsläkare och livsmedelsinspektörer på kommuner runt om i landet har samarbetat för att identifiera källan till utbrottet. Efter månaders arbete konstaterades smittan komma från två stycken torkade kryddblandningar producerade i Iran. En av kryddorna användes på en av Marks kommuns livsmedelsanläggningar, där tre kunder insjuknade. Totalt insjuknade 153 personer i Salmonella i Sverige under perioden december juni. Registreringen av mindre dricksvattenanläggningar har slutförts. Miljönämnden har under riskklassat samtliga berörda anläggningar i Marks kommun och den riskbaserade kontrollen av dessa påbörjas under 2016. Totalt har avloppsförhållandena inventerats på ca 400 adresser varav det på 60 besök inte krävdes någon inspektion då dessa adresser antingen inte hade något avlopp alls eller hade ett väldigt enkelt sådant utan WC påkopplat. Av de 340 inspekterade avloppen har ca 74 % varit i behov av åtgärder. När det gäller antalet tillståndsansökningar har vi i år beviljat fler tillstånd än normalt. Totalt har 213 avloppstillstånd skrivits i år vilket kan jämföras med ett snitt på ca 150 tillstånd de senaste åren.
2 Måluppföljning Kommunens verksamhet ska planeras med vision och mål för Marks kommun som utgångspunkt. I detta avsnitt sker en uppföljning av de indikatorer som fastställts för att mäta måluppfyllelse. 2.1 I Mark ska vi vara en kreativ kommun för att alla ska trivas med att bo och leva 2.1.1 En god kommunal service 2.1.1.1 Kunden ska ha en upplevelse av en effektiv verksamhet, rättsäker handläggning och ett gott bemötande Upplevelse av rättssäker handläggning Upplevelse av rådgivning och stöd 91% 90% >= 95% 95% 98% 93% 89% >= 95% Upplevelse av rättssäker handläggning Som del i arbetet att uppnå målet med en rättssäker handläggning utförs regelbunden uppföljning och analys av nedanstående aspekter som del i internkontrollplanen i form av slumpmässiga kvalitetsgranskningar: Att fattade beslut har en förstålig motivering, samt att det finns referens till och stöd i aktuellt lagrum Att inspektionsrapporter är tydliga och korrekta Att det inte tagit oskäligt lång tid för miljönämnden att fatta beslut i ett ärende Mätningen av brukarnas upplevelse av dessa aspekter görs löpande med hjälp av en brukarenkät. Resultatet från brukarenkäten för visar att 90 % av brukarna har haft en upplevelse av en rättsäker handläggning vilket är under det uppsatta målet på 95 % och en minskning mot förra årets resultat på 91 %. Andelen brukare som upplevde att besluten har en förståelig och rimlig motivering har ökat något från 91 % till 93 % jämfört med vilket troligen kan tillskrivas insatsen med att klarspråka inspektionsrapporter och beslut. Detta arbete fortgår. Dock har missnöje med handläggningstiden ökat från 9 % till 12 % vilket kan ha till grund att arbetsbördan varit större på grund av personalsituationen. Andra mått på riktigheten i miljönämndens beslutsfattande som undersökts är antal beslut som överklagats respektive ändringsfrekvensen för beslut som överklagats. Där framkom att endast 1 % av besluten i år har överklagats och att ändringsfrekvensen för beslut som överklagats är 0,1 %. För att säkerställa att den låga överklagandefrekvensen inte beror på bristande information från nämnden kring möjligheten att överklaga sitt ärende har vi börjat undersöka även denna aspekt med hjälp av brukarenkäten. En ny enkät har tagits i bruk under hösten och av svaren har det framkommit att 8 % har upplevt att de inte fått information om hur ett beslut kan överklagas. Dock har vi nyligen satt in åtgärder för att ytterligare förtydliga informerandet.
Syftet med den nya enkäten var också att försöka öka svarsfrekvensen som tidigare har legat på 10-11 %. Analysen visar att sedan den nya enkäten togs i bruk har det skett en fördubbling av svarsfrekvensen som nu ligger runt 22 %. Upplevelse av rådgivning och stöd Vad gäller upplevelsen av ett gott bemötande mäts även detta med hjälp av brukarenkäten. Här visar undersökningen för att 89 % av brukarna är nöjda vilket innebär en minskning från föregående års resultat på 93 %. Det innebär också att vi även här ligger under det uppsatta målet på 95 %. De som är missnöjda upplever att handläggningen har tagit för lång tid, att besluten inte har en förståelig och rimlig motivering, samt att avgifterna är för höga. 2.1.2 Goda boendemiljöer 2.1.2.1 Säkra livsmedel och giftfri mat Antal extra kontroller som utförs i samband med tillsynsarbetet 16 20 0 Antal extra kontroller som utförs i samband med tillsynsarbetet Livsmedelsteamet har under året utfört 20 extra offentliga kontroller, vilket innebär att målet på noll kontroller inte har uppnåtts. 2.1.2.2 Fasa ut miljögiftet PCB ur flerbostadshus och industribyggnader till 30 juni 2016 Andel kontrollerade flerbostadshus och industribyggnader av det totala antalet fastigheter 50% 75% Andel kontrollerade flerbostadshus och industribyggnader av det totala antalet fastigheter Ett omfattande arbete med tillsyn av PCB inventering har påbörjats under. I år har begäran om rapportering från utförd PCB inventering skickats ut till samtliga berörda fastigheter varav ungefär hälften har skickat in utförda inventeringar. 2.1.2.3 Material och utrustning i förskolor och skolor innehåller inte allergena, hormonstörande eller cancerogena ämnen efter 2020 Andel verksamhetsutövare som arbetar systematiskt med kontroll av allergena, hormonstörande eller cancerogena ämnen av besökta verksamheter. 100%
Andel verksamhetsutövare som arbetar systematiskt med kontroll av allergena, hormonstörande eller cancerogena ämnen av besökta verksamheter. Arbetet med att verka för att material och utrustning i förskolor och skolor i Marks kommun inte innehåller allergena, hormonstörande eller cancerogena ämnen efter 2020 påbörjades under året genom att inspektörerna tog del av fördjupad utbildning inom ämnet. Dessutom beslutade nämnden under året att revidera målindikatorn och istället har följande delmål och indikatorer tagits fram: Samtliga berörda inköpsansvariga på förskolor och skolor i Marks kommun har tagit del av förebyggande information om krav på upphandling av nya produkter senast 2016. Indikator: Andel berörda inköpsansvariga på förskolor och skolor i Marks kommun som tagit del av förebyggande information om krav på upphandling av nya produkter. Samtliga rektorer på förskolor och skolor i Marks kommun har tagit del av information gällande utfasning av skadliga material och leksaker senast 2016. Indikator: Andel rektorer på förskolor och skolor i Marks kommun som tagit del av information gällande utfasning av skadliga material och leksaker. Material och utrustning på samtliga förskolor och skolor i Marks kommun har inspekterats med avseende på allergena, hormonstörande eller cancerogena ämnen senast 2018. Indikator: Andel förskolor och skolor i Marks kommun där material och utrustning inspekterats med avseende på allergena, hormonstörande eller cancerogena ämnen. Eventuella brister har följts upp och åtgärdats senast 2020. Indikator: Andel förskolor och skolor i Marks kommun vars material och utrustning inte innehåller några allergena, hormonstörande eller cancerogena ämnen. 2.1.2.4 Verksamhetsutövare vid förskolor och skolor har och följer rutiner för ett systematiskt arbete för en god inomhusmiljö Andel verksamhetsutövare som bedriver egenkontrollprogram för att bibehålla en god inomhusmiljö vid förskolor och skolor 60% 100% Andel verksamhetsutövare som bedriver egenkontrollprogram för att bibehålla en god inomhusmiljö vid förskolor och skolor Ca 60 procent av de kontrollerade skolorna och förskolorna bedriver ett bra eller ganska bra egenkontrollprogram för att bibehålla en god inomhusmiljö med avseende på ventilation och städning. Brister har dock förekommit på många skolor i form av fuktrelaterade problem med bristande ventilation och i vissa fall luktproblem. Det finns på nästan alla skolor (90 %) klagomål på ventilationen och flera klagomål på drag eller temperatur. Uppföljning av bristerna kommer att ske inom den ordinarie tillsynen. 2.2 Hållbar personalförsörjning 2.2.1 Friska medarbetare 2.2.1.1 Sjukfrånvaron ska uppgå till högst 4 % Sjukfrånvaron ska minska 3,5 4 10,2 11,9 <= 4%
Sjukfrånvaron ska minska Sjukfrånvaron består till 63,9% av långtidssjukfrånvaro. Orsakerna till sjukskrivning bortsett från diagnoser är komplexa och innefattar arbetsförhållanden, livsförhållanden, normer, attityder, sjukförsäkringssystemets utformning. 2.2.2 Rätt till heltid och möjlighet till deltid 2.2.2 1 Alla anställda ska kunna få önskad sysselsättningsgrad Alla anställda ska kunna få önskad sysselsättningsgrad 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % Alla anställda ska kunna få önskad sysselsättningsgrad Alla anställda inom miljönämnden har önskad sysselsättningsgrad. 2.3 Ekologisk hållbarhet 2.3.1 Arealen kommunala naturreservat eller naturvårdsavtal, eller statligt säkerställande på kommunalt initiativ ska öka inom en treårsperiod. Andel skyddad areal jämfört med kommunens totala yta 0,436% 0,466% 0,466% 0,466% >= 0,468% Andel skyddad areal jämfört med kommunens totala yta Målet för på 0,468 % har inte uppnåtts då Härsjöns strandäng inte hunnit fastställas som biotopskyddsområde i år. Området vid Härsjön har röjts under, vilket har ökat tillgängligheten för allmänheten och bidragit till ett vackert rekreationsområde, och beslut om biotopskyddsområde har skickats som förslag av nämnden till kommunfullmäktige. 2.3.2 Uppnå en god vattenstatus. Tillgång och kvaliteten på vatten enligt EU:s vattendirektiv Andel tillgängligt vatten med god status utifrån den totala mängden 18% 60% Andel tillgängligt vatten med god status utifrån den totala mängden De senaste mätningarna visar att 14 % av de klassade vattendragen har god (eller högre) status och 22% av de klassade sjöarna har god (eller högre) status vilket innebär att 18 % av den totala mängden tillgängligt klassat vatten har god status. Dessa mätningar avser ekologisk status där en mängd parametrar ingår och där statusen dras ner även om det endast föreligger problem med en eller ett fåtal parametrar. Det som dragit ner statusen på vattnet i Mark är främst problem med försurning och vandringshinder. Värt att notera är att mätningarna ovan avser vattenstatus, vad gäller vattenkvalitén ligger kommunens vatten bra till jämfört med övriga Europa.
2.3.3 Endast naturlig försurning ska äga rum i kommunens vatten Andel uppfyllda ph-mål utifrån kommunens kalkningsplaner 90% >= 90% Andel uppfyllda ph-mål utifrån kommunens kalkningsplaner Enligt Länsstyrelsens mätningar har målet för i år uppnåtts. 2.3.4 Den biologiska mångfalden ska skyddas Andel våtmarker i kommunen av kommunens totala yta 3,6% Andel våtmarker i kommunen av kommunens totala yta Utdikning i skogsbruket står för drygt hälften av den försvunna våtmarksarealen och ytterligare närmare 40 procent beror på sjösänkningar som har förvandlat våtmarker till jordbruksmark. Störst andel har gått förlorad i slättlandskapen i södra Sverige. För närvarande är det 3,6% av kommunen som består av våtmark. För närvarande finns inget uppsatt mål för detta. 2.3 5 Begränsa användningen av bekämpningsmedel i enlighet med jordbuksverkets krav Andel verksamhetsutövare som bedriver en verksamhet i enlighet med IPM modellen 100% Andel verksamhetsutövare som bedriver en verksamhet i enlighet med IPM modellen Enligt föreskriften om integrerat växtskydd (IPM Integrated Pest Management) ska alla som använder bekämpningsmedel följa de allmänna principerna om integrerat växtskydd. Information om de nya reglerna har under gått ut till samtliga av de besökta bekämpningsmedelsanvändarna vid den ordinarie tillsynen och detta arbete kommer att fortsätta 2016 då även kontrollarbetet beräknas påbörjas. 2.3.6 Förorenade områden med riskklass 1 och 2 enligt de regionala miljömålen ska vara inventerade och åtgärdade senast 2020 Andelen inventerade förorenade områden av den totala mängden områden i riskklass 1 och 2 100%
Andelen inventerade förorenade områden av den totala mängden områden i riskklass 1 och 2 För att förverkliga nämndens mål har nämnden formulerat följande strategi och inriktning i form av delmål: 2 ansvarsutredningar ska genomföras under. Samtliga verksamhetsutövare som har fastställt ansvar för att åtgärda förorenade områden och som ännu inte gjort det har förelagts att genomföra markundersökning senast 31 december 2016. Samtliga verksamhetsutövare som har fastställt ansvar för att åtgärda områden där det krävs en fördjupad markundersökning och som ännu inte gjort det har förelagts att genomföra en sådan senast 2017. Samtliga verksamhetsutövare som har fastställt ansvar för områden med hög risk för spridning som kräver sanering och som ännu inte gjort det har förelagts att genomföra en sådan senast 2020. Ansvarsutredningarna har utförts i år vilket innebär att målet för är uppnått. 2.3.7 Marks kommuns enskilda avloppsanläggningar har en reningsfunktion som säkerställer att näringsämnen och bakterier reduceras till accepterade nivåer till år 2025 Andel godkända avloppsanläggningar av det totala antalet besökta anläggningarna 26% 100% Andel godkända avloppsanläggningar av det totala antalet besökta anläggningarna Av de avloppsanläggningar som fått tillsynsbesök under var 26 procent godkända.
3 Uppföljning av internkontroll Internkontroll syftar till att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och följer lagar, föreskrifter och riktlinjer. Nämnder och styrelser har ansvar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde och ska rapportera om sitt arbete med internkontroll. Årets internkontrollsarbete Miljönämndens interna kontroll görs inom framför allt tio områden: Delegationsbeslut: Förvaltningschefen har slumpmässigt gjort en kontroll av 10 ärenden vilken visar att besluten är väl motiverade, har lagstöd samt att negativa beslut är kommunicerade Rapportering från inspektion: Förvaltningschefen har slumpmässigt gjort en kontroll av 5 rapporter från varje team vilken visar att de är tydliga och korrekta. Attest: Kontroll har av personalredogöraren gjorts att förteckningen över attestanter är uppdaterad. Dessutom har10 slumpmässiga stickprov av enhetschefens och förvaltningschefens beslutsattesteringar granskats. Kontrollen visade att attesträtten följts. Delegation: 10 beslut har av nämndsekreteraren slumpmässigt kontrollerats mot gällande delegationsordning. Inga avvikelser noterade. Nämndbeslut: Förvaltningschefen har slumpmässigt gjort en kontroll av 10 ärenden vilken visar att nämndbesluten har tjänsteskrivelse, är väl motiverade, har lagstöd samt att negativa beslut är kommunicerade Uppföljning av ekonomi: Uppföljning mot budget har genomförts varje månad och resultatet har redovisats till miljönämnden vid varje sammanträde. Prioriteringar: På grund av hög sjukfrånvaro har det varit svårt att bemanna kontoret fullt ut. Nämndens prioriteringar har dock i stort kunnat följas. Medarbetarsamtal: Medarbetarsamtal/utvecklingssamtal har hållits med alla medarbetare. Bemötande: Miljönämndens enkät gentemot kunder har sammanställts och analyserats i ovanstående avsnitt. Arbetsmiljö: Alla nyanställda har fått en introduktion i brandskyddet på kontoret. 3.1 Kommungemensamma processer - internkontroll Uppföljning av kommungemensamma processer - internkontroll Delprocess Risk Kontrollmoment / kontrollmetod Resultat av kontroll Behov av åtgärd Kontroll av nedskrivning av osäkra fordringar Osäkra fordringar kvarstår En genomgång av osäkra fordringar gällande miljönämndens debitering görs i slutet av varje verksamhetsår. Då skrivs fordringar äldre än ett år av bokföringsmässigt men fordran kvarstår gentemot kund och bevakas därefter i ett separat inkassosystem. Avskrivning har gjorts i enlighet med ovanstående rutin för. Denna uppgår till ett belopp om totalt Y kr vilket belastar respektive verksamhet. Ingen Representation (extern) Kommunens medel används otillbörligt Total genomgång av all redovisad extern Totalt antal transaktioner; 13 st. Kr totalt; 4.053 kr
Delprocess Risk Kontrollmoment / kontrollmetod Resultat av kontroll Behov av åtgärd representation under på Miljönämnden är gjord. Granskningen har omfattat samtliga transaktioner bokförda som extern representation under miljönämndens ansvar och inkluderar huruvida namn på deltagare vid representation är ifyllda, om momsredovisning en är korrekt, vad köpet avsåg, samt om leverantör är upphandlad eller ej. På miljönämnden har extern representation inte förekommit i så stor utsträckning. I de flesta fall som finns redovisade rör det sig dock om interna beställningar där moms inte dras. På dessa poster finns namn på deltagare bifogat samt vad köpet avser. Ett fåtal poster handlar om ersättning för utlägg. På dessa poster går det inte att bedöma om rätt moms har dragits då underlaget i ekonomisystemet är bristfälligt. Det går inte att se vad utlägget avsåg, hur många personer det rör sig om eller om det finns något upphandlat avtal med leverantören. Beslut om anställningsavtal Felaktig anställningsform fylls i. Arbetstidsvillkor blir felaktigt. Lönevillkor t ex inlöst till övertid blir fel. Ett stickprov har gjorts på anställningsavtal som ingåtts under året. Ett mindre antal fel har hittats. Felen är av mindre allvarlig karaktär och ingen åtgärd krävs. Ett nytt system för hantering av anställningsavtal har tagits i drift under hösten (WinLAS). Detta system minskar väsentligt risken för att felaktigheter uppkommer i samband med skapande av nya anställningsavtal. Styrdokument Styrdokumenten är inte aktuella. Styrdokumenten är inte kända i organisationen. Styrdokumenten är inte tillgängliga för allmänheten på www.mark.se. Stickprov om berörd handläggare har kännedom om dokument inom sitt område och om aktualiteten. Styrdokument, riktlinjer och policys finns tillgängliga för anställda på intranätet SPS. Vissa handläggare har kännedom om enskilda dokument. De flesta dokumenten finns tillgängliga på Marks kommuns hemsida, med undantag.
4 Personal Avsnittet personal innehåller viktliga händelser och nyckeltal inom personalområdet. Hållbar personalförsörjning är utgångspunkt för uppföljningen. 4.1 Viktiga händelser För att effektivisera tillsynsarbetet och administrationen har det under hösten genomförts tre stycken fokusdagar då vi på enheten arbetar med effektivitetsåtgärder. Det rör sig bland annat om att förbättra strukturen i vårt dokumenthanteringsprogram. Detta upplägg kommer vi att fortsätta med framöver eftersom det gett ett positivt resultat. Under våren har en ny samordnare anställts inom hälsoskydd/avloppsteamet. En extra person har ingått i samma team. Dennes vikariat har under sommaren gått över till en tillsvidare anställning. Kansli/administration har haft en extra resurs under hela året för att understödja de personer som varit långtidssjukskrivna. Personen i fråga har också stått till förfogande när kommunens växel varit underbemannad. Livsmedel- och miljöteamet och har varit underbemannade i början av året på grund av en tids sjukskrivningar. Det har lösts genom att anställa två vikarier från sommaren tills en bit in på år 2016. 4.2 Statistik inom arbetsgivarområdet Personal - Antal anställda Följetal Utf all 2011 Utf all Utf all Utf all Utf all Antal tidsbegränsade anställda 3 4 1 2 5 Antal tillsvidareanställda 18 18 20 20 20 Genomsnittlig sysselsättningsgrad för tillsvidareanställda (%) 100 100 100 100 100 Personal - Sjukfrånvaro Följetal Utf all 2011 Utf all Utf all Utf all Utf all Sjukfrånvaro alla anställda (%) 6,4 3,8 4 9,2 11,9 Andel långtidssjukfrånvaro i procent av den totala sjukfrånvaron (%) Antal individer med långtidssjukfrånvaro i oktober (redovisas inte vid utfall under fem personer) Frisktal (max fem sjukdagar per individ och år) (%) 59,3 63,2 66,9 44,4 63,9 - - - - 5 75 74 90 62 64 Personal - Personalrörlighet Följetal Utf all 2011 Utf all Utf all Utf all Utf all Antal avgångar (av tillsvidareanställd personal, inklusive pensionsavgångar) 2 2 4 3 4
Personal - Timtid, mer- och fyllnadstid samt övertid Följetal Utf all 2011 Utf all Utf all Utf all Utf all Timtid i timmar 6 47 160 410 240 Fyllnadstid i timmar 0 13 8 0 0 Övertid i timmar 102 75 181 77 55
5 Ekonomi Avsnittet ekonomi innehåller ekonomisk uppföljning av året. Resultaten som redovisas i rapporten är preliminära och det är först när kommunfullmäktige godkänt årsredovisningen som den ska ses som slutlig. 5.1 Driftredovisning Driftredovisning (belopp i tkr) Budget Budgetavvikels e Intäkter 7 591 7 873 8 686 8 779-93 Personalkostnader -8 265-9 346-10 082-10 231 150 Övriga kostnader -6 430-5 641-6 254-5 848-406 Nettokostnader -7 104-7 114-7 649-7 300-349 Fördelning på huvudverksamhet, netto Miljönämnden Miljönämnden/ledning adm - - -4 218-3 841-377 Hälsoskydd - - -783-817 34 Livsmedel - - -124 41-165 Miljöskydd - - -1 485-1 480-5 Naturvård - - -1 040-1 203 163 Nettokostnad totalt MN -7 649-7 300-349 Analys av driftredovisning med jämförelse mot budget och mot utfall förra året. Miljönämndens utfall den 31 december ligger på 7,7 mnkr vilket är 105 % av nämndens budgetram på 7,3 mnkr. Främsta anledningen till årets budgetavvikelse återfinns främst inom nämnd/ledning/administration som lämnar ett underskott på 0,4 mnkr. Livsmedelsverksamheten har ett underskott på 0,2 mnkr, medan Naturvårdsverksamheten fått ett överskott på 0,2 mnkr. De övriga två verksamheterna har i princip hamnat i nivå med budget. I årets kostnader ingår utgifter för röjning vid Härsjön motsvarande knappt 40 tkr som nämnden senare kommer att bli kompenserade för i samband med beslut om bokslutet i Kommunfullmäktige. Föregående års utfall låg på 7,1 mnkr, vilket var 97 % av dåvarande budgetram. Årets intäkter har varit 0,8 mnkr lägre än, personalkostnaderna 0,7 mnkr högre än och de övriga kostnaderna 0,6 mnkr högre än föregående år. Intäkter Jämförelse föregående år; Årets intäkter är 0,8 mnkr högre än föregående år. Främsta orsaken hittas inom Hälsoskyddsverksamheten där intäkter för årets förrättning och granskningsavgifter är 0,7 mnkr högre än föregående år. Jämförelse mot årets budget; Årets intäkter blev 0,1 mnkr lägre än budgeterat. Främsta orsaken hittas inom Hälsoskydd där det fanns en budgeterat en post för försäljning av konsulttjänster på 70 tkr som inte inbringat några intäkter.
Personalkostnader Jämförelse föregående år; Årets utfall på personalkostnader ligger på 10,1 mnkr, vilket är 99 % av budgeterade kostnader. Föregående år gick 9,3 mnkr åt, vilket var 96 % av dåvarande budgets personalkostnader. Personalkostnaderna har ökat med 0,7 mnkr jämfört med föregående år. Utöver löneökningar beror ökningen också på delvis överlappning av förvaltningschef samt tf. förvaltningschef, samt en ny nämndsekreterartjänst som var budgeterad från mars, men började i maj. Jämförelse mot årets budget; Årets personalkostnader blev 0,2 mnkr lägre än budgeterat. Till största delen kan det knytas till sjukskrivningar och vakanser på Hälsoskydd (0,1 mnkr), Miljöskydd (0,2 mnkr) och Naturvård (0,2 mnkr) vilket sammanlagt sänkt kostnaderna med 0,5 mnkr. Skillnaden vägs till viss del upp av 0,3 mnkr extra personalkostnader på ledning och administration främst på grund av delvis överlappning av förvaltningschef samt tf. förvaltningschef. Övriga kostnader Jämförelse föregående år; Årets övriga kostnader ligger 0,6 mnkr högre än föregående år. Här handlar det främst om konsultkostnader som blivit 0,4 mnkr högre än föregående år. Framför allt ligger konsultkostnaderna på Naturvårdsverksamheten för naturvårdsprojekt och på miljöskyddsverksamheten, där man haft kostnader för inventering av förorenad mark, vilket nämnden fått extra ramtillskott på 150 tkr till under. Dessa pengar gick åt i sin helhet, plus lite extra. Nämnden har även haft 0,1 mnkr högre IT-kostnader under samt drabbats av kundförluster motsvarande 0,1 mnkr. Jämförelse mot årets budget; De övriga kostnaderna har varit 0,4 mnkr högre än budgeterat. Den främsta skillnaden handlar om konsultkostnader som blivit 0,3 mnkr högre än budgeterat. Av dessa 0,3 mnkr ligger drygt 0,2 mnkr på naturvårdsverksamheten och är kopplad till olika naturvårdsprojekt. Naturvårdsverksamheten har även haft ca: 40 tkr extra kostnader för röjning vid Härsjön, vilka nämnden blir kompenserade för med medel ur kommunens Naturvårdsfond i samband med beslut om bokslut i Kommunfullmäktige. Naturvårdsverksamhetens utfall ligger ändå i princip i nivå med budget främst på grund av ca 0,3 mnkr lägre kostnader för kalkning. I övrig har årets kostnader för avgifter och kurser överstigit budgeten med 0,2 mnkr. Nämnden har också drabbats av kundförluster motsvarande 0,1 mnkr då kunder gått i konkurs och inte kunnat betala fakturerade avgifter. Dessutom har budgeten för Hälso- och friskvårdstjänster överskridits med 0,1 mnkr främst kopplat till extra kostnader vid arbetsförmågeutredningar.
6 Övrig uppföljning Nämnders och styrelsers uppföljning rör främst verksamhet, personal och ekonomi. Utöver detta sker i årsrapporten också en uppföljning av olika planer och beslut, såsom internationellt arbete och jämställd budget. 6.1 Jämställd budget Jämställd budget innebär att jämställdhetsperspektivet beaktas i planering, genomförande och uppföljning av kommunens verksamhet. Syftet är att motverka ojämlikhet och diskriminering på grund av kön. Marks kommun har påbörjat ett arbete med utveckla hur kommunen kan jobba med jämställd budget. 6.2 Internationellt arbete Miljönämnden har inte genomfört något utbytesprojekt eller annat projekt med internationell anknytning under.