BEHANDLING AV MEDDELANDEDAGBÖCKERNA 11.3.2003 Ver. 1.04b ALLMÄNT Som botten för meddelandedagböckerna har vi använt den kommunikationsdagbok, som Räddningsinstitutet använder. Den ursprungliga blanketten är tudelad, den ena delen är för utgående meddelanden, och den andra delen för inkommande meddelanden. Meddelandedagböckerna som planerats för Säkerhet 2003-övningarna följer samma fördelning, och är även layoutmässigt lika de blanketter som räddningsmyndigheterna använder. Största skillnaden mellan blanketterna är namnändringen, samt att vi har en kolumn för meddelandenummer. Blankettens namn Meddelandedagbok passar våra syften bättre. Samtidigt blir risken för missförstånd mindre, ifall fler instanser sköter meddelandetrafik i samma utrymmen. Meddelandenas utformare fyller ju trots allt i blanketter som väldigt mycket liknar de vi fyller i. Hur meddelandenummer bildas går vi igenom i Behandling av Meddelande-blanketten. Den bör du bekanta dig med innan du deltar i övningarna! Våra blanketter för meddelandetrafiken är konstruerade så att de fungerar oberoende om meddelandets utformare är vid radiostationen, eller långt ifrån. Bägge av dessa fyller alltså i blanketter, så att det finns en dubbelbokföring. Med några numreringsmetoder kan dessa bokföringar föras ihop så, att eventuella felaktigheter kan klaras upp utan synkontakt mellan utformaren och förmedlaren. TILL EN BÖRJAN Ta Utgående meddelanden dagboken framför dig, och bekanta dig med den i lugn och ro. Se vilka gemensamma uppgifter som fylls i i den övre delen av blanketten, samt vad man bör fylla i för varje meddelande. Lägg på minnet i vilken ordning man fyller i blanketten, och jämför vilken information även ska fyllas i på Meddelandeblanketten Bekanta dig med Inkommande meddelanden dagboken på samma sätt, och jämför även denna med meddelandeblanketten. Om du på förhand bekantar dig med meddelandeblanketten går ifyllandet automatiskt i övningen. Ett bra sätt att öva sig på förhand är t.ex. att hålla ett övningstillfälle tillsammans med andra som deltar. Kom dock ihåg att vara omsorgsfull! Ifall just du gör en miss i rutinerna, kan det vara just p.g.a. dig som ett meddelandekaos bildas! Ett gott meddelandetrafikeringssätt kräver, trots att det är bråttom, att alla anteckningar är klara så fort som möjligt före man skickar meddelandet. Övrig informations fylls i omedelbart efter kontakten. Om det sker något oväntat, som gör att delar av meddelandet försvinner, går det snabbt att återgå till det ställe av kommunikationen där man lämnade. Detta genom anteckningar man gör vart efter man kommunicerar. Fungerar även ett dygn efteråt! Om anmärkningar görs efteråt, i värsta fall i stora mängder på en gång, går det på inga vis att återgå till punkten där man tappade kontakten. Gör därför en sak i taget, tills saken är klar! Oberoende på hur stressigt det än må vara!
GRUNDANDET Alla blanketter och dokument i Säkerhet 2003-meddelandetrafiken har konstruerats enligt från penna till pappers, och papper til papper metoder. Det bör finnas grundredskap, så att allt kan skötas utan elektriska hjälpmedel. Eftersom vi nu övar sakerna den svåra vägen, kommer verksamheten även att fungera i ofullstäniga situationer med ofullständig utrustning. De flesta dokument finns tillhanda via olika programvaror. I akuta situationer kanske inte dessa programvaror finns tillgängliga för alla! Åtminstone inte samma version osv. Och när det är bråttom kommer tiden inte att räcka till för något råddande. Därför har vi gjort denna botten, så låt oss bekanta oss och lära oss den. Olika förenklande tekniska lösningar löns inte ens att försöka sträva efter i detta syfte. Om sådana behövs, låt oss då hitta på dem en efter en. Inte många gånger, på många olika ställen. Låt oss nu koncentrera oss i detta grundpappers rötter. Ta Utgående meddelanden dagboken framför dig. Vår utgångspunkt är nu att meddelandestationen just blivit uppsatt, och dess verksamhet just ska börja. Fyll nu i den ledarstation eller motvarande ni betjänar under punkten Enhet som betjänas. I riktiga situationer kommer detta knappast att innebära några oklarheter. I övningarna skall detta vara klart i övningsskildringen. Om informationen inte är känd för dig, ta reda på det! Enheten kan t.ex. vara Vasas ledarstation, i detta fall då ledarstationen i Vasa. Inom en och samma ledarstation kan det finnas flera stationer på samma frekvensband, men även många olika band. Kom överens inom ledarstationen stationernas nummer 1-9, beroende på vilka frekvenser en station inom ledarstationen kör. Detta behövs för att vi senare kan koppla ihop en viss station inom ledarstationen till sina meddelandeblanketter och dokument. Trots att stationens callbokstäver kan variera. I punkten Meddelandestation nr. HF/VHF/UHF CALL: fyller du i redan nämnda stationsnummern, stryk över de felaktiga frekvensområdena, och fyll på strecket i stationens nummer. Försök hålla samma call hela tiden, trots att operatörerna turas om att bevaka frekvenserna. I det högra övre hörnet hittar du Datum, fyll där i det datum som gällde när sidan började ifyllas. Under datum hittar du Sida. Fyll här numret på sidan (i löpande följd). Eftersom vi just påbörjat övningen, fyller du i 1, då detta är första sidan. Nu är punkterna på papprets övre del ifyllda. Fyll på första sidan i datumet stationen grundats, tid och datum (även koordinater, ifall GPS finns med) samt vem som svarar för stationen. Detta kan fyllas i t.ex. i det tomma vita utrymmet. Stationsansvarige bör vara överenskommen eller vara utnämnd, trots att övningen i övrigt genomförs i talkoanda. All övrig information bör fyllas i på varje papper! Gör motsvarande anmärkningar på Inkommande meddelanden blankettens första sida! UTGÅENDE MEDDELANDE Utformaren förmedlar sitt medelande till stationen på en meddelandeblankett som färdigt har ifyllt: - bokföringsnumern för avsändarens utåtgående meddelanden - brådskande klass - hemlighållningsklass - avsändare - mottagare
- datering och tid - meddelandets textliga innehåll - underskrift, samt utformarens tjänsteuppdrag Om något av detta fattas, returnera meddelandeblanketten till utformaren för komplettering! Om informationen är korrekt ifylld, fyll i den information som finns i övredelens tjockramade ruta noggrannt, enligt anvisningarna i Behandling av meddelandeblanketten. All verksamhet som nu nämnts hör till meddelandeblankettens ifyllande, och anvisningarna hittar man i ovannämnda anvisning. Först när du har en komplett ifylld meddelandeblankett framför dig kan du börja fylla i dagboken enligt följande anvising: 1. I den vänstra kanten finns ett tomt rum reserverat för meddelandedagbokens löpande nummer. Fyll i börjandes från nummer ett. Skriv även ner samma siffra i nedre högra hörnet och ringa in den (Nr 1). För numrering finns inget eget fält. Denna numrering hjäper till, ifall det blir något rådd under övningen, även under meddelanderusher. 2. Fyll i Avsändare och Mottagare punkterna i meddelandedagboken noggrannt, enligt de motsvarande fälten i meddelandeblanketterna. Blanda inte dessa två sinsemellan! 3. Fyll i stationsdagboken Avsändarens bokföringsnummer i utrymmet som är reserverat för det. I meddelande blanketten är detta fält nämnt Utåtgående nr 4. Fyll i från meddelandeblankettens Kl. i dagbokens Medd. tidpunkt kl.. 5. Kryssa i från meddelandeblankettens Brådskande klass i meddelandedagboken. Kontrollera att du kryssadei rätt spalt! Du har TS (vanligt meddelande, tavallinen sanoma), PS (expressmeddelande, pikasanoma) och HS (nödmeddeande, hätäsanoma) att välja mellan. Denna märkning bestämmer behandlingsordningen. Nödmeddelandet är det mest brådskande, expressmeddelande följande, och vanligt meddelande är ett vanligt meddelande, som det inte är bråttom med. Ifall brådskande klassen inte kräver annat, behandlas meddelanden i hela nätet i den ordning de kommer. 6. Nu har du flyttat över alla viktiga detaljer som utformaren gett. Dessa detaljer kallas meddelandeinformation. 7. Sedan koncentrerar vi oss på att bokföra information om kommunikationen. Dessa hittar man från den tjockt inramade rutan i meddelandeblankettens övre del. 8. Anmärkningar i den inramade delen görs färdiga antingen på radiostationen, eller i dess meddelandebyrå. Skriv ner hela meddelandenumret i dess ursprungliga form i stationsdagboken under punkten meddelandenummer. Facken för meddelande numret är tvåsiffriga, förutom den sista, dit det kommer två till fyra tecken. Detta är utformarens stationscall, utan prefix. t.ex. 3FN (för oh3fn call). Detta fack får inte lämnas tomt! Ett fel i detta kan leda till kaos på just din station. 9. I Motstation punkten i meddelandedagboken fyller du i callbokstäverna på din motstation (OBS! Hela callet). Om du vet att du har en fungerande kontakt med motstationen, fyll i det! Det finns inga oklara fall. Om du inte vet att din station har de kontakter som behövs, kommer du kanske att behöva kolla upp det via trafikeringskartor eller tabeller (ifall sådana finns). Du kan även behöva utreda en rutt som går via flera förmedlande stationer. Ruttens första station är i detta fall din motstation, alltså den stationens call fyller du i. 10. I följande kolumn Förm. lägger du ett kryss, om: a) du förmedlar ett meddelande du fått därifrån. b) Du skickar ett meddelande till stationen, som sedan förmedlar meddelandet vidare. Om meddelandet inte skall förmedlas, dra ett streck i Förm. kolumnen.
11. Om ni på er station använder HF-, VHF- och UHF-stationer och av någon anledning inte använder olika meddelandedagböcker för olika frekvensområden, fyll då i bandets första bokstav i HF/VHF/UHF (x) rutan. H, V eller U räcker. Detta är dock ingen bra metod, men i vissa situationer kan man vara tvungen att följa denna modell, t.ex. om utrymmet på stationen är begränsat och man måste köra på två eller fler frekvensområden. Så vida man har skilda stationer för varje frekvensområde kan man dra ett streck i rutan. 12. När du sänt meddelandet och avslutat kontakten, fyll i tidpunkten för när kontakten tog slut i skickats eller förmedlats kl rutan. Efter att det ursprungliga meddelandet blivit sänt skall dess meddelandeblankett omedelbart returneras till meddelandets utformare. Om du av någon konstig anledning måste spara meddelandeblanketten (sådana situationer borde inte förekomma) skall du även fylla i tiden när meddelandeblanketten returnerats till utformaren. 13. Kvitteringsmeddelandet bokförs inte i meddelandedagboken, utan de fylls enbart in i stationsdagboken. MOTTAGNA MEDDELANDEN Tag Inkommande meddelanden dagboken framför sig. Försäkra dig om att dagbokens informations del är ifylls enligt det som berättades i GRUNDANDET avsnittet. Nu antar vi att er station skall ta emot ett inkommande meddelande och fylla i information i dagboken. 1. I Nr spalten längst till vänster fyller du i en etta. Fyll även i detta nummer i nedre högra hörnet och ringa in den ettan. Numreringen sker löpande, och på första raden på sida 2 fortsätter numreringen löpande. På sid 2 skriver du också den sidans första nummer i högra nedre hörnet. Börja inte numreringen från 1 annat än på första sidan! 2. Fyll till följande i Avsändare och Mottagare fälten. I dessa fält fyller du i samma uppgifter som finns på meddelandeblanketten. 3. Fyll i den ursprungliga tiden (den tid som utformaren skrivit meddelandet) i fältet Tid för meddelandet kl. Hit skall du inte skriva den tid du tar emot meddelandet! 4. Fyll nu i Brådskande klass spalten, genom att kryssa i vad utformaren ansett meddelandet har för brådskande klass. Nu har du fyllt i all meddelandeinformation om meddelandet. Och nu skall vi gå igenom hur man bokför informationen om kommunikationssituationen. 5. I Mottaget kl fyller du i när er kommunikation tog slut. Tiden fylls i i finsk tid, blanda inte in GMT-tiden i något skede i denna meddelandetrafik! GMT-tiden har du fyllt i när kontakten tog slut i din stationsdagbok (loggen). I loggen fyller du dessutom i alla enskilda kommunikationshändelser, som t.ex. kommunikationstester, störningar etc. Det finns inga fält för att fylla i när kvitteringen för ett meddelande kommer fram. Fälten för tider hör enbart ihop med meddelandet. Kvitteringar kan man t.ex. fylla i så att man i meddelandeblankettens nedre vänstra hörn skriver tiden och bokstäverna RX, och ringar in dem. På detta vis kan du få informationen från meddelandeblanketten då dy fyller i dagböcker. Denna praxis varierar enligt om stationen har fördelat uppgifterna, samt ifall den har en egen meddelandebyrå eller inte. Om kommunikatören gör allt pappersarbete, har han hela tiden tidsinformationen i stationsdagboken. 6. I meddelande nummer fältet fyller du i meddelandenummret (som innehåller 10-12 tecken). Kom ihåg att gruppera tecknen likadant som de är grupperade ursprungligen! 7. I motstation fältet fyller du i stationscallet på den station, som sände dig meddelandet. Om meddelandet förmedlas är alltså callet någon annans än den som utformat meddelandet! 8. I följande spalt, Förm. lägger du ett kryss, om meddelandet skall förmedlas vidare till någon annan. Om meddelandet inte skall förmedlas, utan är riktat till er, dra ett streck i fältet.
9. Om er station är tidigare nämnda bandfrekvensstation och använder endast en stationsdagbok, fyll i frekvensområdet i spalten som är reserverad för det ändamålet. 10. När meddelandet sänds till mottagaren, fyll i denna tid i Skickats eller förmedlats kl. spalten. 11. Ett meddelande som skall förmedlas har nästan likadan bokföring som ett meddelande som lämnar åt er station. De enda skillnaderna är att Förm. fältets kryss och Skickats eller förmedlats kl fälten till en början är tomma. När du bokfört ett meddelande som skall förmedlas i sin helhet i inkommande meddelanden dagboken, skall du omedelbart fortsätta verksamheten i utåtgående meddelanden dagboken. Flytta över all information till den, och kryssa även där i Förm. fältet. På så vid kommer även samma meddelandenummer i bägge dagböcker. Först när meddelandet som skall förmedlas lämnat er station fyller du i tidpunkten i både inkommande och utåtgående meddelandens spalt längst till höger. När meddelandet är förmedlat, försäkra dig om att det i meddelandedagboken finns fullständiga uppgifter, och att dessa uppgifter stämmer överens med era meddelandeblanketter. Efter detta arkiveras det förmedlade meddelandet i radiostationens arkiv. 12. Kvitteringsmeddelanden fylls endast i i stationsdagboken.