BEHANDLING AV MEDDELANDEBLANKETTEN Ver 1.04b

Transkript

1 BEHANDLING AV MEDDELANDEBLANKETTEN Ver 1.04b ALLMÄNT Som botten för meddelandeblanketten fungerar Räddningsinstitutets blankett, som blivit modifierad för Säkerhet 2003 övningarna samt för Vapepa bruk. Den enda ändringen är utrymme för kommentarer från radiostationens sida. I och med detta finns det även några rader färre för meddelandet på blanketten. Denna förnyade guide stämmer enbart överens med blanketter av version 1.04b. Alla äldre versioner av blanketter skall kasseras! Detta gäller även alla andra blanketter som är äldre än Ver 1.04b. Bland annat meddelandenummret har ändrats sedan tidigare versioner! Samtidigt som vi håller på med vår meddelandetrafik, bör vi komma ihåg, att myndigheterna som utformar meddelandena, ofta på någon ledningscentral, bokför sin egen meddelandetrafik. Även de meddelanden vi får av dem, och skall förmedla vidare. De har skilda dagböcker för utgående och inkommande meddelanden. Vi på våra radiostationer har också meddelandedagböcker. I följande exempel antar vi, att vi får meddelandeblanketten korrekt ifylld till stationen. Dessutom finns meddelandet bokfört i myndigheternas dagböcker. I tillägg till meddelandeblanketten har stationen även de två redan nämnda meddelandedagböckerna för utgående och inkommande meddelanden. För att fylla i meddelandedagböckerna under Säkerhet 2003 övningen se intruktionerna i Behandling av meddelandedagböckerna. Meddelandet kan sändas från stationen först när meddelandeblanketten, utgående meddelanden dagboken samt stationsdagboken (loggen) är ifyllda. Loggen kan kompletteras även efter att meddelandet blivit sänt. 2. BLANKETTERNA OCH DERAS TERMINOLOGI Utformaren i ledningscentralen har: Radiostationen har: - Händelsedagbok - Meddelandeblanketter - Utgående meddelanden dagbok - Kvitteringsmeddelande blanketter - Inkommande meddelanden dagbok - Radiostationens meddelandedagböcker (ink./utg.) - Meddelandeblanketter - Stationsdagbok (logg) - Trafiktabell - Lista över vad skall göras i fall av störningar - Kommunikationsguide Nedan behandlas hur meddelandeblanketten skall fyllas i och användas 3. UTGÅENDE MEDDELANDE Meddelandets utformare (en myndighet) har i meddelandeblankettens övre kant fyllt i det nummer på UTGÅENDE NR, som han själv har i sin dagbok. Försäkra dig om att detta är ifyllt. Ifall det är oifyllt, returnera blanketten till utformaren omedelbart! Meddelandets utformare fyller även i brådskande klassen och hemlighållningssklassen. Det finns tre brådskande: vanligt meddelande (TS), expressmeddelande (PS) och nödmeddelande (HS). Hemlighållningsklasserna är två: hemlig och offentlig. Dessa är ikryssbara, och kommunikatören får inte ändra denna information. Kontrollera redan i början att utformaren fyllt i följande punkter korrekt: Brådskande klass, Hemlighållningsklass, Datering, Klockslag, Avsändare, Mottagare och Underskrift. Även meddelandets innehållsdel bör vara ifylld. 1

2 Om någon av de ovanstående punkterna inte är ifyllda eller det finns oklarheter i dem, returnera meddelandeblanketten till utformaren för komplettering. Efter att stationen mottagit meddelandebanketten, och granskat den, fyller stationens operatör eller meddelandesekreterare (såvida en sån finns) i utrymmet som är reserverat för radioamatörstationen, enligt följande: Meddelandenummer: Meddelandenumret bildas av utformaren, genom att kombinera utformningstiden och stationens call. Det är meningen att meddelandet skall ha en egen kod, som oförändrat följer meddelandet genom hela nätet. På detta sätt förhindrar vi att det i nätet rör sig två meddelanden med samma kod. Problemet med detta numreringssätt är att det inte finns någon möjlighet att koppla ihop ett enskilt meddelande till utformarmyndighetens dagbok. Eventuella problemfall kan bli lite svårare att lösa p.g.a. detta. Meddelandenumret är 8-siffrigt och kompletteras av den radiostations call sign utformaren är vid. Callsignet är högst 4-tecken långt (OH-prefixet lämnas bort). Alla nummerfält bör fyllas i, och tomma punkter fylls i med en nolla. Meddelandenumret ( koden ) innehåller totalt tecken, beroende på stationens call (OH2A-OH2ABC). 1) Att bilda meddelandenumret:: Meddelandenumrets MM-punkt: Fyll i MM-rutorna i månaden med två siffror. T.ex.: 06 Meddelandenumrets dd-punkt: Fyll i dd-rutorna i datumet med två siffror. T.ex: 09 Meddelandenumrets hh-punkt: Radiostationen skall helst ha en officiell klocka. På detta vis undviker vi att tidpunkterna för olika meddelanden varierar vid t.ex byte av operatörer vid heltimmen. Man kan även synkronisera alla operatörers klockor, så att de går exakt lika. Fyll i hh-rutorna i tiden från radiostationens klocka, i finsk tid med två siffror. T.ex: 08 (08 32) Meddelandenumrets mm-punkt: Fyll i mm-rutorna minuterna enligt radiostationens klocka, även detta tvåsiffrigt. T.ex: 32 (08 32) Ifall du önskar kan du redan på förhand fylla i MM-, dd- och call- punkterna. Detta för att försnabba processen med att få iväg meddelandet. Men under inga omständigheter får dessa förhandsifyllningar förorsaka förhinder i trafiken. Det säkraste sättet torde vara att fylla i meddelandenumret samtidigt som man behandlar meddelandet. Enligt vårt exempel vid stationen OH2ABC blir alltså meddelandenumret: ABC 2) Förmedlingsinformation Under meddelandenumret finns två rader reserverade efter Förmedlingsinformation rubriken. I denna punkt fyller varje station som mottagit meddelandet sitt call. Den ursprungliga avsändaren behöver inte fylla i något i denna punkt. När varje station som varit med i förmedlingkedjan fyller i sitt call i denna punkt, ser man en hurdan förmedlingsrutt meddelandet hade för att komma fram. Detta kan även fungera som rutt-tips inför framtiden, ifall man behöver en rutt som man vet fungerar. 3) Sänd meddelandet enligt kommunikationsguiden. Kom ihåg att observera brådskandeklasserna! Det meddelande som är mest brådskande skall alltid skickas först! Nödtrafiken har prioritet över alla andra meddelandeformer! 2

3 4) Meddelandet sänt När du sänt meddelandet lyckat, och kommunikationen är över, kryssa i punkten Meddelandet sänt och fyll samtidigt i datum och tid fyrsiffrigt. T.ex.: Fyll även i kommunikatörens (dina) initialer och motstationens call. Gör även alla anteckningar som skall finnas i meddelandedagboken och stationsdagboken (loggen). Returnera den ursprungliga meddelandeblanketten till utformaren, eller dennes meddelandebyrå. Väl utförda anmärkningar hjälper mycket, om man senare behöver utreda meddelandets färd, antingen skaffa information om dess rutt, eller då man ska be om en kvittering, nån eventuellt glömt att skicka. 4. UTGÅENDE MEDDELANDE, MEDDELANDE SOM SKALL FÖRMEDLAS 1) Allmänt I långväga kontakter eller stora nät uppstår det lätt situationer där meddelanden inte kan förmedlas direkt till mottagaren från en station till en annan. I dessa fall behövs en eller flera stationer som fngerar som förmedlare. Vid utformarens station behöver man alltså känna till var det finns stationer, samt ha en plan på hur man lättast får ett meddelande från den sändande stationen till den slutliga mottagaren. I bästa fall har stationerna en bra plan som är lätt att följa. För att förenkla förmedlingsarbetet finns det på meddelandeblanketten även ett litet område som är reserverat för anteckningar angående förmedlingen. Meddelandenumret på ett meddelande som förmedlar är samma genom hela förmedlings-processen! 2) Verksamheten vid utformarens radiostation Stationens kommunikatör eller meddelandesekreterare fyller i punkterna för kommunikationskommentarer, på samma sätt som för meddelanden som skall skickas. Stationen (stationer) som väljs som förmedlare väljs enligt trafikscheman, trafiktabeller eller tidigare rutterfarenheter. Utformarens station väljer sin första motstation enligt planer, men fyller inte i punkten Förmedlingsinformation! Däremot fyller den första mottagandestationen sitt call där, och samma gäller följande och följande, tills meddelandet är i sin slutpunkt. När meddelandet är sänt och kommunikationen avslutad kryssar man i Meddelandet Sänt och fyller i samma fält i tiden och kommunikatörens initialer, samt motstationens call. Observera att det i meddelandet som förmedlas inte är den slutgiltiga mottagarens call, utan den stationens call man skickade meddelandet först åt. I stationens meddelandedagbok och stationsdagbok fyller man i de anmärkningar som behövs. Man skall även ta förmedlingsinformationen i beaktan. Efter detta returneras meddelandeblanketten, som vanligt, åt utformaren. OBS! Det är mycket viktigt att all förmedlingsinformation framkommer fylls i i stationens dagböcker innan blanketten reutrneras! Kom ihåg att observera brådskande klasserna! De meddelanden som har högst prioritet skall även i förmedlingsfall förmedlas före lägre prioriterade meddelanden! Nödtrafiken först! 3) Den förmedlande stationens verksamhet Gör anteckningar om det mottagna meddelandet i inkommande meddelanden dagboken samt stationsdagboken (loggen). Fyll i er stations call i Förmedlingsinformation punkten. Antingen först på raden (ifall ni är den första som ska skicka det vidare), eller som fortsättning längst till höger, ifall meddelandet redan gått via många stationer. Ändra inte numret på meddelandet, numret är det samma genom hela nätet! Gör till följande anmärkningar om meddelandet i utgående meddelanden dagboken och för-fyll i stationsdagboken (loggen). Sök enligt den information du har efter den bästa motstationen för att förmedla meddelandet och börja sända meddelandet på tidigare nämnda vis. Kom ihåg att observera brådskande klasserna! Meddelanden med högst prioritet skall även i förmedlingsfall förmedlas före lägre prioriterade meddelanden! Nödtrafiken först! 3

4 5. MEDDELANDE SOM SKALL MOTTAGAS (OCH IBLAND FÖRMEDLAS) 1) Allmänt När ett meddelande är på väg till er station, förbered dig på att mottaga det genom att ha en tom meddelandeblankett och en fungerande penna framför dig. Även en reservpenna bör finnas lätt tillgänglig. I följande guide finns delar från kommunikationsguiden. Dessa finns med för att underlätta ifyllandet av meddelandeblanketten i samband med att man tar emot ett meddelande. Dessa exempel ersätter dock inte den information som står i kommunikationguiden! Bekanta dig alltså grundligt med kommunikationsguiden! 2) Mottagningen När du är färdig att ta emot ett meddelande, meddela det åt sändaren på det vis som framgår ur kommunikationsguiden. Fyll inte i något i Utgående Nr och Inkommande Nr punkterna! Dessa punkter är reserverade för meddelandets mottagares (dvs en myndighet) eller meddelandebyråns kommentarer. Fyll i blanketten vartefter motstationen läser upp innehållet. Ifall du fyller i fel, är osäker på ordet eller någon störning stör så att du inte hör ett ord, börja inte fundera, utan fortsätt fylla i. När kommunikationsturen flyttar från den andra stationen till dig, fråga då efter de oklara orden. Du får kommunikationstur under meddelandets gång enligt följande: Efter kommunikations-informationen (övre inrutade området), efter meddelandeinformationen (nedre inrutade området) samt i textdelen alltid efter fem ord. I samband med övningarna, bör din motstation säga Övningsmeddelande och sedan utan paus fortsätta med meddelandenumret. Meddelandenumret läses upp i grupper på två tecken, förutom den sista delen (callet). I den sista gruppen finns det från två till fyra tecken (siffror eller bokstäver). Denna grupp är alltså utformarens stations call, utan OH delen. Förklaringar till numreringen läses inte upp, dessa är enbart en hjälp i ifyllandet av meddelandeblanketten. Fyll i meddelandets nummer noggrannt. Numret är nödvändigt för att man skall kunna behandla meddelandet. 3) Anmärkningar angående ett meddelande som skall förmedlas Om meddelandet redan tidigare blivit förmedlat, finns det redan ett eller flera call i punkten Förmedlingsinformation. Om du får meddelandet direkt från stationen där meddelandets utformare finns är denna punkt tom, så även efter att ni förmedlar meddelandet. I detta fall skall denna rad läsas upp så att man säger Förmedlingsinformation, ingen och du kan lämna denna rad tom. 4) När information tar slut När stationen läst upp den information (det tjocka inramade området), ger den över turen åt dig, såsom det framgår ur kommunikationsguiden. I detta skede kan du be om repetition av de ställen som blev oklara, eller ge den andra stationen tillstånd att fortsätta läsandet med orden fortsätt, jag lyssnar. 5) Meddelandeinformation Som följande läser din motstation upp brådskande klassen och hemlighållningsklassen. Dessa klarar du av genom att kryssa i rätt rutor. Uppläsandet fortsätter oavbrutet med information om avsändare och mottagare. I samma situation läses också tiden och dateringen då meddelandet blivit utformat upp. Efter detta blir det en paus i uppläsningen, och du får muntur, och kan be om repeterande, eller ge tillstånd att fortsätta, enligt det som presenterades i punkten ovan. 4

5 6) Meddelandets text Nu börjar du fylla i blankettens Meddelande del. Din motstation meddelar texten börjar och börjar läsa upp textdelen. Efter fem ord får du möjligheten att be om repetition av något ord, eller om allt var klart, ge honom tillstånd att fortsätta läsa upp meddelandet. Varje gång din motstation fortsätter läsa meddelandet börjar han med orden texten fortsätter. Så här fortsätter kommikationen med fem ord i taget tills texten är läst. När texten är uppläst, meddelar din motstation texten slut, underskrift och fortsätter uppläsningen med den text som skall komma i undersrift delen. När detta är gjort meddelar din motstation meddelandet slut, jag lyssnar. 7) Saker att göra efter att ha tagit emot meddelandet Kontrollera meddelandet du fått noggrannt. Vid behov kan du be stationen du fick meddelandet av vänta. Efter att du gått igenom meddelandet, och det fins något oklart, fråga stationen om det. Som avslutning på kommunikationen läser du upp hela den mottagna texten åt avsändaren på en gång. Börja med att säga Jag upprepar meddelandet. Om avsändaren anser du har tagit emot meddelandet korrekt, verifierar han detta genom att säga korrekt. Avsluta efter detta kommunikationen enligt det som står i kommunikationsguiden. Fyll nu noggrannt i inkommande meddelanden dagboken. Fyll även i stationsdagboken (loggen). Om det i mottagarpunkten står att meddelandet skall till er station, förmedla då meddelandeblanketten åt mottagaren (en myndighet vid er station). Be även om kvitteringstid för meddelandet och utforma ett kvitteringsmeddelande. 8) Ett meddelande som skall förmedlas vidare Om det är fråga om ett meddelande som skall vidare från er station, och ni var den första stationen som tog emot meddelandet är Förmedlingsinformation rutan tom. Fyll nu i er stations call i denna punkt. I andra fall fyller du på med ert call längst till höger. Fortsätt sedan enligt stycke 4 och punkt 3. 9) Kvitteringstiden radioledes För kvitteringstid via radion finns inget eget fält i meddelandeblanketten. I den övre inramade delen finns enbart fält som har att göra med skickandet av meddelandet. För att lätt se att meddelandet är kvitterat skall du i vänstra nedre hörnet skriva in tiden meddelandet blivit kvitterat i samband med bokstavskombinationen RX. Ringa dessutom in RX och tiden. 5