2014-04-04 Handledning för eklara Innehåll Tekniska krav... 2 Användarkonto i eklara... 2 Att söka bidrag hos Forte... 3 Anvisningar för ansökan... 3 Ansökansformuläret... 3 Elektroniska bilagor till ansökan... 3 Arbetsgång för ansökan via eklara... 4 Utskrift av ansökan... 5 Ansökans ärendestatus... 5 Rekommendationer gällande format... 6 Populärsammanfattning, lägesrapport och slutredogörelse... 7 Fortes projektkataloger och eklara... 8 Vanliga tekniska problem... 9 1 (10)
Tänk på följande! Var inte sent ute! Ha marginal för att det kan uppstå problem, som kan ta tid att lösa. Läs anvisningarna och följ dem! OBS! Forte uppdaterar anvisningarna regelbundet. Se till att du har den senaste versionen (den som finns på Fortes hemsida och också kan hämtas från eklara). Vanliga tekniska problem, se under samma rubrik på sista sidan! Tekniska krav OBS! Dokumentmallarna i eklara måste sparas i format kompatibelt med Microsoft Office Word 97-2003, det vill säga filformatet.doc (.docx fungerar tyvärr inte) OBS! eklara fungerar i alla moderna webbläsare på PC och Mac. Bekräfta gärna att din dator har någon av följande webbläsare i rätt version installerad innan du börjar använda eklara: Internet Explorer 7 eller senare Mozilla Firefox 3.5 eller senare Google Chrome 4 eller senare Safari 4 eller senare Popup-blockerare: För alla webbläsare gäller att så kallade popup-blockerare kan orsaka problem. Om du har en popup-blockerare aktiverad måste du stänga av det programmet eller tillåta popup från eklara. Användarkonto i eklara För att använda eklara måste du ha ett användarkonto. Alla som någon gång lämnat in en skiss eller ansökan till Forte, eller granskat ansökningar åt Forte, har ett konto. Övriga skaffar användarkonto genom att gå till För att skaffa användarkonto på eklaras startsida och följa instruktionerna. Ansökan ska alltid upprättas från projektledarens/sökandens konto i eklara. Inför en ansökan bör du kontrollera dina personuppgifter (Logga in på eklara och gå till Hantera konto) och ändra de uppgifter som eventuellt inte stämmer längre. Användarkonton, som upprättats men sedan inte utnyttjats, tas i regel bort efter cirka fyra månader. 2 (10)
Att söka bidrag hos Forte Ansökningar till Forte ska lämnas in elektroniskt via eklara. En undertecknad utskrift ska snarast postas till Forte. Ibland ska sökanden bifoga andra handlingar till utskriften, t.ex. publikationer. Detta finns i så fall angivet i anvisningarna. Varje bidragsform har ett särskilt ansökansformulär i eklara och till varje formulär hör ett antal bilagor som ska skickas in till Forte tillsammans med informationen i ansökansformuläret. Bilagor som förekommer beroende på bidragsform är Ekonomi, Personal, Projektbeskrivning och Meritförteckningar. På eklaras startsida finns sammanställningen Fortes bidragsformer och ansökanstider. För varje bidragsform finns här information om bidraget (vad bidraget kan omfatta, behörighet att söka, bedömningskriterier, beredning och beslut hos Forte), ansökanstider samt anvisningar. Anvisningar för ansökan Anvisningar för ansökan kan hämtas på eklaras startsida http://eklara.forte.se och under http://www.forte.se/sv/soka-bidrag. Anvisningarna uppdateras inför varje ny utlysning. Samma gäller ekonomi- och personalblanketterna. Se till att alltid ha senaste versionen, dvs. den som finns i eklara. En ansökan har alltid två delar ansökansformulär och elektroniska bilagor (antalet varierar med bidragsform). Ansökansformuläret I ansökansformuläret fyller den sökande i projekttitel, projektets hemvist, sökt belopp, en sammanfattning om högst 2000 tecken samt anger om man sökt eller fått medel från annan bidragsgivare. När ansökan skickas in, lagras denna information i Fortes projektdatabas tillsammans med uppgifter om den sökande, som systemet hämtar från användarkontot. Elektroniska bilagor till ansökan De förekommande bilagorna är Ekonomi, Personal, Projektbeskrivning och Meritförteckningar. De upprättas på sökandens egen dator med hjälp av de bilagemallar som finns i eklara. Bilagemallarna är dels i form av blanketter att fylla i (ekonomi och personalbilaga), dels i form av tomma Word-dokument (projektbeskrivning och meritförteckningar). Mallarna är försedda med en kod överst på sidan (där det står Här lägger systemet in data). Koden identifierar dokumentet, när du skickar in ansökan till Forte. 3 (10)
Det går inte att skicka in dokument som saknar denna kod. Råkar du förstöra koden genom att t.ex. skriva eller kopiera in text över den, går det heller inte att skicka in ansökan. Se därför till att din text börjar på anvisad plats i bilagemallen. Arbetsgång för ansökan via eklara OBS! Ansökan kan inte sparas som utkast. När du ska upprätta en ansökan börjar du med att hämta bilagemallarna (längst ned i ansökansformuläret under Bifoga dokument) och spara dem på din egen dator. Gör så här: klicka på länken Mall, välj Spara döp dokumentet och placera det på lämplig plats i din dator samt klicka på Spara. OBS! Dokumentmallarna i eklara måste sparas i format kompatibelt med Microsoft Office Word 97-2003, det vill säga filformatet.doc (.docx fungerar tyvärr inte här)! Du arbetar sedan med ansökans olika delar direkt på din egen dator och går tillbaka till eklara först när du är helt färdig med bilagorna. Du bör lämpligen spara ned texten till sammanfattningen separat, samt den svenska och engelska projekttiteln, så att du har dessa tillgängliga för att fylla i formuläret. OBS! Den sista kontrollen av ansökans olika delar gör du på din egen dator innan du skickar in ansökan. När ansökan väl är inskickad till Forte går den inte att ändra. Du fyller till sist i uppgifterna i formuläret, bifogar bilagorna och klickar på knappen Skicka in. Obs! Du loggas ut automatiskt om du har varit inaktiv under en timme. För att bifoga bilagorna gör du följande: gå till Bifoga dokument i ansökansformuläret klicka på Bläddra leta upp filen ifråga på din egen dator, markera den och klicka på Öppna du har nu bifogat filen I fältet till vänster om Bläddra står sökvägen till den bifogade filen. Om någon uppgift eller bilaga skulle saknas, om datakoden överst i bilagemallarna har skadats alternativt att de inte har filändelsen.doc (för Word- 4 (10)
fil;.docx fungerar inte) kan ansökan inte skickas in. Om en pop-up-blockerare är installerad på din dator, kan överföringen också hindras. Vi avråder även från färgbilder och annat som gör att en bilaga kan bli väldigt tung. Det är svårt att säga var gränsen går men bilagan bör inte vara tyngre än några få megabits. Du får information av eklara om vad som saknas genom en röd text som visas i formuläret. (Inställningar i din dator kan i sällsynta fall medföra att den röda texten inte visas.) Forte kan inte hjälpa dig med problem som beror på inställningar i din dator eller i det lokala nätverket. Försök att skicka in ansökan från en annan dator. Du är också välkommen att kontakta Fortes eklaras epost-support eklara@forte.se alternativt de angivna forskningsadministratörer i utlysningstexterna som besvarar eklara-frågor. Utskrift av ansökan När du skickat in ansökan får du som kvitto på att överföringen fungerat upp en ny sida i eklara med ansökans diarienummer. Sidan innehåller länkar till de dokument som skickats in och som nu finns hos Forte. Du får även en bekräftelse till din e-postadress. Klicka på knappen Ansökans förstasida för att skriva ut ansökans första sida, som innehåller uppgifter från ditt användarkonto i eklara och från ansökansformuläret samt plats för underskrifter. Skriv sedan ut bilagorna med hjälp av länkarna. Utskrifterna av bilagorna kommer att överst på sidan ha ansökans diarienummer, ditt namn samt projekttiteln (40 tecken). Utskriften av första sidan och bilagorna ska skickas in med post till Forte i ett undertecknat exemplar och med eventuella övriga handlingar enligt anvisningarna. En alternativ utskriftsmöjlighet finns i eklara/mina projekt. Om överföringen har fungerat visas din ansökan där. Klicka på ansökans diarienummer; från sidan som då öppnas finns möjlighet att skriva ut ansökan enligt ovan. Ansökans ärendestatus I Mina projekt kan du också bevaka att den undertecknade utskriften kommit in till Forte. Då ändrar ansökan ärendestatus från Registrerad till Inkommen alternativt Beredning. 5 (10)
Den årliga utlysningen om ansökningar om bidrag till forskningsprojekt ska föregås av en godkänd skiss. Skiss och ansökan kommer att ha samma diarienummer. När ansökan skickats in elektroniskt ändras ärendestatus från Godkänd till Registrerad och när Forte fått den undertecknade utskriften till Beredning. Rekommendationer gällande format Din ansökan finns tillgänglig i eklara för Fortes styrelse, beredningsgrupper samt externa sakkunniga. Dessa personer använder eklara för att ta del av ansökningar under beredning men också för att få information om innehåll och läge beträffande skisser och ansökningar som sökanden tidigare sänt in till Forte. När ledamöterna i Fortes styrelse och beredningsgrupper ska hantera stora utskriftsvolymer kan de välja att skriva ut ansökningar i html-format. Omvandlingen från Word till html kan då påverka bilagornas utseende. För att en html-utskrift av din skiss eller ansökan ska bli bra finns några rekommendationer att följa när man upprättar ansökan. Använd teckensnittet Arial 10 p, alternativt Times new roman 11 p (ej 12 p) Använd tabeller för uppställningar och inte tabulator Håll dig till bilagemallens dokumentbredd. Kopiera inte in text i mallen som är bredare. Skriv texten från början i eklaras mallar. Meritförteckningar görs ofta med hjälp av tabulatorinställningar, som dokumentet tappar i html-utskriften. Gör istället meritförteckningen som en Word-tabell. 6 (10)
Populärsammanfattning, lägesrapport och slutredogörelse I beslutsmeddelandet för ett bidrag från Forte finns angivet om projektledaren ska lämna populärsammanfattning på svenska och engelska. Dessa lämnas i eklara. För att lämna populärsammanfattning loggar du in på eklara, väljer Mina projekt, klickar på bidragets diarienummer och väljer fliken Populärsammanfattning. Skriv in din text direkt i textfälten och spara. För att lämna lägesrapport går du på motsvarande sätt som till fliken för Populärsammanfattning till fliken Lägesrapport där du besvarar ja/nej-frågor om tid, kostnader och genomförande. Om du har svarat nej på någon fråga, kommenterar du i meddelandefältet innan du skickar lägesrapporten. När du ska skicka in din slutredogörelse till Forte går du också på motsvarande sätt som till fliken för Populärsammanfattning till fliken Slutredogörelse och lägger in information om projektets resultat på svenska och engelska och om publiceringar och sparar. Knappen Skriv ut i fliken Slutredogörelse ger en utskrift av textfälten tillsammans med en första sida med plats för ekonomisk redovisning och underskrifter. Den undertecknade utskriften ska skickas in till Forte och gäller, om inget annat sagts, som slutredogörelse för bidraget. Textfälten i Populärsammanfattning och Slutredogörelse kan uppdateras när projektledaren så önskar. Även efter det att slutredogörelsen skickats in, kan projektledaren uppdatera informationen, t.ex. om publiceringar. 7 (10)
Fortes projektkataloger och eklara Forte har två projektkataloger på sin webbplats, en svensk och en engelsk. De innehåller information om merparten av de bidrag som Forte beviljat. Har Forte i beslutsmeddelandet bett dig lämna en populärsammanfattning betyder det att bidraget kommer att visas i projektkatalogerna. Projektkatalogerna hämtar sina uppgifter on-line från Fortes projektdatabas. Därmed blir populärsammanfattningar och slutredogörelser som skrivs in i eklara omedelbart tillgängliga för webbplatsens besökare. Projektkatalogerna tillhör de mest välbesökta delarna av Fortes webbplats och är ett viktigt instrument för att nå ut till breda grupper med information om den forskning Forte finansierar. Journalister, forskare och andra forskningsfinansiärer, politiker och andra beslutsfattare använder Fortes projektkataloger liksom även en intresserad allmänhet. 8 (10)
Vanliga tekniska problem Mycket finns redan beskrivet i dokumentet ovan, vänligen läs det noggrant. Om du inte kan lösa problemen med hjälp av förslagen nedan kontaktar du Forte via eklaras epost-support eklara@forte.se alternativt de angivna forskningsadministratörer i utlysningstexterna som besvarar eklara-frågor. Jag får inget lösenord skickat till mig när jag öppnat ett konto i eklara: Det kan bero på att du skrivit fel epostadress eller att epostfunktionen inte fungerat i ditt fall, kontakta Forte i båda fallen. Mitt lösenord till eklara fungerar inte: Det kan bero på att du skrivit fel epost. Det kan också bero på att du misstagit ett litet L för en etta eller en nolla för ett stort O. Om det inte beror på något av detta kontakta Forte. Kan man inte spara ansökan som utkast?: Tyvärr kan man inte det i eklara. Mest information läggs däremot i bilagorna, varför du måste vara helt klar med dessa innan du skickar in ansökan. Du bör även spara sammanfattningen vid sidan om för att kopiera in den i formuläret. Så även projekttitlarna. Antal tecken i fälten för sammanfattning, populärsammanfattning eller slutredovisning: 2000 tecken inklusive mellanslag gäller för ansökan. För populärsammanfattning och slutredovisning av resultat gäller 4000 tecken. eklaras räkneverk kan skilja sig något från andra räkneverk, ifall att man räknat ut tecken i Word eller i annat program. Man får helt enkelt dra ned texten tills det fungerar i eklara. Detta gäller även om räkneverket i eklara visar att du understiger antal tillåtna tecken; då måste du ändå dra ned på några ord. Beloppen summeras inte i personal- eller ekonomibilagan: Man måste tabulera igenom tabellerna där beloppen läggs in för att det ska summeras. I ekonomibilagan, ska beloppen för Interna kostnader skrivas in manuellt, vartefter beloppen slutsummeras under dessa. Utloggad: En timma kan man vara inaktiv på registreringsformuläret innan man loggas ut. Det ska komma minst två varningar: 1 Du riskerar snart att bli utloggad och 2 Det gick inte att förlänga inloggningen 9 (10)
Tyvärr kanske inte detta alltid fungerar i alla datorer p g a popup-blockering och andra inställningar. Då måste du gå in i formuläret och försöka igen. Anledningar till att det inte går att skicka in ansökan: Röda felmeddelanden angående bilagorna när ansökan ska skickas in - Bilagemallarna är försedda med en kod överst på sidan där det står Här lägger systemet in data. Koden identifierar dokumentet och får inte tas bort! Lägg in i ny mall om det saknas. - Bilagemallarna i eklara måste sparas i format kompatibelt med Microsoft Office Word 97-2003, det vill säga filformatet.doc (.docx fungerar tyvärr inte). Spara om dokumentet i rätt format innan du skickar in på nytt. Andra meddelanden som t ex Ospecificerat fel eller inget händer -Färgbilder och andra format i bilagorna: Vi avråder från färgbilder och annat som gör att en bilaga kan bli väldigt tung. Det är svårt att säga var gränsen går men bilagan bör inte vara tyngre än några få megabits. - Det kan hända att många skickar in ansökningar samtidigt och att systemet hänger sig tillfälligt. Vänligen försök lite senare, men kontakta Forte om du försökt flera gånger, eller försökt under lång tid. - Inget händer när jag försöker skicka in ansökan: Det kan bero på något av exemplen ovan. Kontakta Forte om du redan gått igenom problemlösningarna. Jag kan inte skriva ut ansökans förstasida, arvodesblankett för yttrande eller registrerad rapport: Det kan bero på en popup-blockering. Klarar du inte av att ta bort den själv, eller för att det kan bero på annan inställning i din dator, kontakta Forte så hjälper vi dig. Sidorna i bilagan blir fler när jag skriver ut efter inskickad ansökan: Skriver man texten till den sista raden, till det maximala antalet sidor som angivits i utlysningstexten så kan sidorna förskjutas ett par rader så att en extra sida bildas efter att ansökan skickats in via eklara. Detta kan Forte acceptera. 10 (10)