1 2011-05-25 Utlysning Förkommersiell Bättre offentlig verksamhet genom innovations En utlysning inom programmet Innovations
2 1. Allmänt om utlysningen VINNOVA är Sveriges innovationsmyndighet och ska öka konkurrenskraften hos forskare och företag i Sverige. En viktig del av VINNOVAs verksamhet är att öka samarbetet mellan företag, högskolor och universitet, forskningsinstitut, offentlig verksamhet och andra organisationer i innovationssystemet. Vi gör det på flera sätt, bland annat genom långsiktiga investeringar i starka forsknings- och innovationsmiljöer, genom att investera i projekt som ska öka kommersialiseringen av forskningsresultat eller genom att skapa katalyserande mötesplatser. VINNOVA har år 2011 startat programmet Innovations. Programmet har syftet att öka och utveckla användning av innovations i första hand i offentlig sektor. Läs mer om programmet på www.vinnova.se. Inom detta program har VINNOVA under år 2011 öppnat sin första utlysning: Förkommersiell. 1 Avsikten är att ge incitament till upphandlande myndigheter att genomföra förkommersiell, samt att hjälpa till att hantera den risk som detta kan medföra. Finansierade projekt ska genomföras i nära samverkan mellan upphandlande myndigheter och VINNOVA, för att skapa gemensamt lärande om förkommersiella ar i Sverige, samt för att vidareutveckla VINNOVAs innovationssprogram. Aktuell information om utlysningen finns på utlysningens webbsida på www.vinnova.se under Utlysningar. OBS: VINNOVA förbehåller sig rätten att när som helst under utlysningsperioden och utan särskild information justera denna utlysningstext. Samtliga potentiella sökande rekommenderas därför att hämta aktuell information på utlysningens webbsida. 2. Vilka utlysningen riktar sig till Målgruppen för utlysningen är upphandlande myndigheter, det vill säga organisationer som omfattas av lagen om offentlig, LOU, och lagen om inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster, LUF. Detta innefattar statliga och kommunala myndigheter, såsom beslutande församlingar i kommuner och landsting och vissa offentligt styrda organ (till exempel flertalet kommunala och en del statliga bolag). Även sammanslutningar av upphandlande myndigheter eller offentligt styrda organ ingår. Offentligt styrda organ är sådana bolag och stiftelser som tillgodoser behov i det allmännas intresse, under förutsättning att behovet inte är av kommersiell karaktär, och 1 Förkommersiell = en av FoU-tjänster där risk och nytta delas mellan kund och producent på marknadsvillkor och i vilken ett antal företag i konkurrens utvecklar nya lösningar för den offentliga sektorns behov på medellång och lång sikt. För en närmare förklaring, se avsnitt 3.
3 1. som till största delen finansieras av en kommun, ett landsting eller en upphandlande myndighet, 2. vars verksamhet står under kontroll av en kommun, ett landsting eller en upphandlande myndighet, eller 3. i vars styrelse eller motsvarande ledningsorgan mer än hälften av antalet ledamöter är utsedda av en kommun, ett landsting eller en upphandlande myndighet. 2 Ansökningar välkomnas både från enskilda myndigheter och från grupperingar av myndigheter, under förutsättning att det finns en (1) huvudpartner som utgör bidragsmottagare och projektansvarig gentemot VINNOVA. Utlysningen är öppen för upphandlande myndigheter som vill genomföra förkommersiell av innovativa lösningar för civila tillämpningar, oavsett bransch och sektor. Utlysningen omfattar bidrag till både av innovativa varor, tjänster eller lösningar. 3. Beskrivning av utlysningen 3.1 Bakgrund och motiv Offentliga organisationer har behov av varor och tjänster för att i sin tur kunna erbjuda medborgarna tjänster och samhällsservice. Ibland uppstår problem och behov identifieras som inte kan fyllas på ett ändamålsenligt sätt med hjälp av utbudet på marknaden. För att adressera dessa kan innovations vara ett verktyg. En ökad användning av offentlig innovations för att möjliggöra verksamhetsutveckling i upphandlande myndigheter kan bidra till att stärka den offentliga sektorns långsiktiga effektivitet. Offentlig innovations kan också utgöra ett verktyg för att hantera stora samhällsutmaningar. Samtidigt kan offentlig av innovationer skapa goda förutsättningar för näringslivet. Marknader som karakteriseras av efterfrågan på innovationer sänder signaler till företag om att innovativa lösningar är en viktig konkurrensfaktor. Företag med förnyade produktutbud kan bli mindre känsliga för utslagning på den inhemska marknaden och i vissa fall kan företagens internationella konkurrenskraft stärkas. Enskilda innovativa företag som vinner en innovations och erhåller utvecklingskontrakt får en viktig första referenskund och minskar utvecklingsriskerna. För små och medelstora företag kan offentliga kontrakt även medföra synlighet och gott rykte som gör det lättare för dem att attrahera riskkapital och därmed växa. Det finns således förutsättningar där offentlig innovations kan skapa nytta både hos upphandlande myndighet och i näringslivet. 2 Kammarkollegiet: http://www.sstod.se/ordlista.
4 En metod för offentlig av innovativa lösningar som har lanserats och används av EU-kommissionen, Storbritannien, Holland och Flandern i Belgien är förkommersiell. 3 Konceptet bygger på undantaget för forsknings- och utvecklingstjänster i EU:s sdirektiv och i LOU/ LUF (1 kap 6 6 p LOU). 4 Det betyder att en hamnar utanför sdirektivets tillämpningsområde, men innanför ramarna för fördraget om Europeiska Unionens funktionssätt. Därmed behöver en upphandlande myndighet som genomför en förkommersiell inte följa detaljregleringarna i sregelverket om olika sförfaranden, men måste däremot förhålla sig till principerna om likabehandling, insyn, proportionalitet och ömsesidigt erkännande. Det är enligt EU-kommissionen möjligt att genomföra förkommersiell baserat på dagens sregler. Processen för en förkommersiell består av flera steg. Identifiering och formulering Först måste behov identifieras som bedöms viktiga för organisationen; behov vars lösningar kan påverka organisationens långsiktiga utveckling och effektivitet positivt. Organisationen behöver besluta under vilka förutsättningar den är villig att investera i framtagandet av sådana lösningar. Om tillräckligt intresse och budget finns behövs en strategi för hur lösningar ska utvecklas, där utförandet av en förkommersiell är ett möjligt verktyg (att jämföra med alternativ som intern utveckling, fördelning av FoU-uppdrag etc.). När beslut har tagits om att använda förkommersiell behöver det identifierade behovet omvandlas till en konkret efterfrågan som går att formulera i ett sunderlag till potentiella leverantörer. I en förkommersiell är det lämpligt att beskriva efterfrågan i termer av en utmaning. Förkommersiell lämpar sig däremot inte då exakta tekniska specifikationer av efterfrågad lösningen redan tagits fram. Förkommersiell Efter steget identifiering följer den förkommersiell sprocessen, som generellt kan beskrivas som följer (se figuren nedan). 5 3 För vidare information, se EU-kommissionen, Förkommersiell : Att driva på innovation för att få offentliga tjänster av hög kvalitet i Europa, Bryssel den 14.12.2007 KOM(2007) 799 slutlig. 4 Undantaget innebär att lagen inte gäller för kontrakt som avser forsknings- och utvecklingstjänster, med undantag för sådana vilkas resultat endast tillkommer en upphandlande enhet i den egna verksamheten och betalas av den upphandlande enheten. 5 Källa: EU-kommissionen, se fotnot 3.
Förkommersielllt anbudsförfarande (WTO GPA* gäller inte) Mellanliggande utvärdering Urval Mellanliggande utvärdering Urval Förkommersielllt anbudsförfarande (WTO GPA* gäller inte) 5 Förkommersiell Offentlig för kommersiellt införande Leverantör A Leverantör B Leverantör C Leverantör D Leverantör E Leverantör C Leverantör D Leverantör E Leverantör C Leverantör E Leverantör A,B,C,D,E eller X Fas 0 Forskning driven av kunskaps -törst Fas 1 Undersökning av lösningar Fas 2 Prototyp Fas 3 Ursprunglig utveckling av en begränsad första serie produkter / tjänster i form av en testserie Fas 4 Kommersialisering av produkter /tjänster (kommersiell utveckling) Produktidé Utkast till lösning Prototyp Typisk livscykel för produktinnovation Första testprodukter Kommersiella slutprodukter GPA = avtalet om offentlig I ens första fas inbjuds företag att presentera förslag till lösningar på utmaningen som den upphandlande myndigheten har beskrivit i sunderlaget. Vid förkommersiell är det viktigt att gå ut med sunderlaget brett utanför de normala leverantörsleden för att få en så bred exponering av utmaningen som möjligt. De mest intressanta förslagen tilldelas medel för fas ett, där företagen ska utveckla sina förslag till utarbetade konceptstudier. Efter detta bedöms konceptstudierna och förtagen med de mest lovande lösningarna får medel för fas två, där företagen ska ta fram färdiga prototyper. De mest lovande prototyperna kan sedan utvecklas vidare i fas tre: testserier. Utvecklingen bör äga rum i nära samarbete mellan upphandlande myndighet, användare och kontrakterade företag. När fas tre är klar anses de nya lösningarna finnas tillgängliga på marknaden. I de fall där upphandlande myndighet fortfarande vill gå vidare sker därför en vanlig, konkurrensutsatt där hela marknaden deltar. Det finns flera varianter för hur processen går till i detalj. Antalet faser kan anpassas efter behov (vid av innovativa tjänster kan till exempel färre faser vara att föredra). Flexibilitet och hänsyn till de specifika omständigheterna i varje projekt är en nyckel till att lyckas med en förkommersiell. Generellt brukar fas 1 vara i ett halvår, och fas 2 och 3 i cirka två till tre år sammanlagt. Kontraktskostnaderna varierar beroende på typ av utmaning. Förkommersiella ar är öppna för alla företag. Det stora flertalet som har fått kontrakt i Storbritannien och Holland har varit små eller medelstora, samt inhemska företag. Normalt brukar eventuella intellektuella rättigheter tillfalla utvecklande företag, medan upphandlande myndighet tillskrivs någon form av användarlicens.
6 Kommersialisering och implementering En förkommersiell ska resultera i att en eller flera nya lösningar finns tillgängliga på marknaden. Det är dock inte slutet på innovationsprocessen. I steg 3 måste företagen arbeta för att kommersialisera sina nya lösningar till en vidare krets av kunder, medan upphandlande myndighet och andra köpare av de nya lösningarna behöver genomföra en lyckad implementering av lösningarna i sina verksamheter. Uppföljning och utvärdering Som alla andra utvecklingsprojekt som ska ge långsiktiga effekter är det viktigt att en förkommersiell följs upp och utvärderas. 3.2 Syfte VINNOVAs syfte med utlysningen är att upphandlande myndigheter, genom att driva och aktivt delta i en förkommersiell sprocess, ska få tillgång till innovativa lösningar som kan bidra till långsiktig effektivitet, ett utvecklat offentligt tjänsteutbud och andra förbättringar i den offentliga verksamheten. Genom detta kan dessutom konkurrenskraften i svenskt näringsliv stärkas. 3.3 Utlysningens innehåll Utlysningen omfattar genomförandet av en förkommersiell hos den upphandlande myndigheten. VINNOVAs finansiering inom ramen för denna utlysning används för: Utveckling av identifierade behov och formulering av dessa som en utmaning i ett förfrågningsunderlag i en förkommersiell. Processtöd för att genomföra lämpligt antal faser i en förkommersiell. I bilden nedan över rollfördelningen i en förkommersiell sprocess markerar den röda cirkeln utlysningens inriktning.
Innovativa företag Upphandlande myndigheter VINNOVA 7 Identifiering Förkommersiell Kommersialisering och implementering Uppföljning/ utvärdering Stödja upphandlande myndigheter i att identifiera behov av innovation, samt omvandla behoven till efterfrågan som kan adresseras i en förkommersiell. Stödja upphandlande myndigheter i utförandet av förkommersiell. Stödja SMFs i att delta i en förkommersiell Erbjuda stöd för implementering till upphandlande myndigheter samt stöd för kommersialisering till SMFs. Uppföljning/ utvärdering av individuella projekt samt av utlysningen i helhet. Uppföljning och utvärdering: pågår kontinuerligt Identifiera behov Omvandla behov till efterfrågan Utföra förkommersiell Utföra kommersiell. Implementering av vald innovativ lösning. Uppföljning / utvärdering av den förkommersiella en Delta i förkommersiell (ansöka om kontrakt, innovera, leverera i enlighet med kontrakt) Kommersialisera innovationen som togs fram i den förkommersiella en Uppföljning / utvärdering av innovationsprojektet I VINNOVAs utlysning ingår tre erbjudanden, här kallade 1, samt 2a och 2b: 1 Finansiellt stöd till formulering av en utmaning i ett förfrågningsunderlag För att det ska vara meningsfullt att genomföra en förkommersiell behöver upphandlande myndighet ha ett identifierat problem eller ett behov som inte kan fyllas på ett ändamålsenligt sätt av de lösningar som redan existerar på marknaden. VINNOVA finansierar kostnader för att omvandla sådana behov till efterfrågan definierat i stermer. Det kan till exempel innebära förstudier och expertstöd vid marknadsundersökning och trendspaning, workshoppar etc. som den upphandlande myndigheten behöver genomföra. Resultatet ska vara en utmaning formulerad som ett sunderlag. Vid behov kan VINNOVA bidra med stöd i processen att identifiera utmaningen. 2 a Finansiellt stöd till genomförandet av 1-3 faser i en förkommersiell Vid genomförandet av en förkommersiell finansierar VINNOVA merkostnader för genomförandet av processen. Det kan till exempel innebära konsultkostnader för projektledning och process, expertkompetens vid tilldelning av kontrakt/ utvärderingar, resor/ studiebesök etc. Upphandlingen utförs av den upphandlande myndigheten, men ska göras i nära samarbete och med hands-on -stöd från VINNOVA. Arbetet ska läggas upp så att kunskap skapas i den upphandlande myndigheten och att mottagarkapacitet förbereds.
8 Möjliga faser i förkommersiell är: undersökning av lösningar, utveckling av prototyper och testserier. Antalet faser är flexibelt. Efter att varje fas har avslutats beslutar upphandlande myndighet och VINNOVA om projektet ska fortsätta till nästa fas. 2 b Medfinansiering av kontraktskostnaderna i 1-3 faser i en förkommersiell Vid av innovativa lösningar som bedöms socioekonomiskt viktiga kan VINNOVA medfinansiera anskaffningskostnaden (kontraktsbeloppet; det vill säga priset för FoU-tjänsterna), upp till maximalt 50% av total kostnad. Tumregeln är att minst hälften av kostnaden ska finansieras av upphandlande myndighet. 3.4 Effekt- och resultatmål Utlysningens effekt- och resultatmål är: Att förkommersiell används i Sverige. Att deltagande företag utvecklar fungerande innovativa lösningar. Att deltagande upphandlande myndigheter kommersiellt upphandlar de framtagna innovativa lösningarna. Att lösningarna implementeras i deltagande upphandlande myndigheter. Att lösningarna också säljs och implementeras utanför de ursprungliga upphandlande myndigheterna. Att användning av de innovativa lösningarna leder till ökad effektivitet, ett förbättrat tjänsteutbud, eller bidrar till lösning på en samhällelig utmaning. Att det skapas tillväxt i deltagande företag. 3.5 Genomförande Utlysningen är kontinuerligt öppen utan särskilda tidpunkter då ansökningar ska komma in och bedömas. VINNOVA förväntar sig ansökningar i takt med att upphandlande myndigheter upplever behov av innovations. Ansökning kan göras till erbjudande 1, 2a eller 2b. Det går bra att ansöka om erbjudande 2a och 2b i samma ansökan. Ansökan till erbjudande 2a och/ eller 2b ska göras för alla planerade faser i den förkommersiella en (1-3 faser). Sökanden kan dock avbryta projektet efter varje fas beroende på resultat i föregående fas. VINNOVA kan också avbryta projektet efter varje fas beroende på resultat i föregående fas.
9 4. Tidplan Ansökan inom utlysningen kan göras löpande och är inte bundet till särskilda ansökningsperioder. Preliminärt kommer utlysningen att vara öppen fram till 31 december 2012. Observera att ändringar kan göras. För aktuella uppgifter, se utlysningens webbsida. 5. Utlysningens budget Budgeten för utlysningen är maximalt 8 000 000 kronor för år 2011. 6. Krav på projekten Först ska en dialog äga rum med VINNOVAs arbetsgrupp för innovations. När sedan ansökan skickas in ska följande krav vara uppfyllda: Upphandlingsobjektet/ utmaningen ska inte falla under undantaget i sregleringarna om rikets säkerhet. Upphandlingsobjektet ska ha ett användningsområde som inte enbart är intressant för bidragsmottagaren. Projektet ska genomföras av ett projektteam bestående av minst en person med ansvar för verksamhetsutveckling, samt minst en person från sfunktionen, hos bidragsmottagaren. Projektet ska vara duplicerbart; processen ska kunna återanvändas hos bidragsmottagaren eller av andra upphandlande myndigheter. Projektet ska genomföras i aktiv samverkan mellan bidragsmottagaren och VINNOVA. Bidragsmottagaren ska, med hjälp av VINNOVA, produktifiera och kommunicera den förkommersiella sprocessen. För erbjudande 2b gäller följande: i kriterierna för inkomna offerter från företag ska företagens planer för att bli en uthållig leverantör samt kommersiell potential ingå. VINNOVA ska delta i bedömningen av hur väl dessa kriterier uppfylls. 7. Krav på sökande Sökande måste uppfylla följande krav: Sökande ska vara en svensk upphandlande myndighet i LOU och LUFs mening Sökande ska vara beredda att uppfylla krav som rör uppföljning, utvärdering och effektanalys, även efter att projekt avslutats. För erbjudande 2b gäller att sökanden ska medfinansiera projektet med minst 50%.
10 8. Villkor VINNOVAs allmänna villkor gäller för utlysningen. Dessutom kommer särskilda villkor att utformas i samråd med sökanden. 9. Hur man ansöker Första steget för en ansökan är att kontakta VINNOVAs arbetsgrupp för innovations för en initial diskussion (för kontaktuppgifter, se rubrik 14). I diskussionen kommer vidare information att lämnas om hur ansökan skickas in. En formell ansökan kommer således inte kunna lämnas in utan att en personlig kontakt tagits mellan sökande och VINNOVAs kontaktpersoner för utlysningen. För information om innehåll i den formella elektroniska ansökan, se Ansökans innehåll nedan (rubrik 13). 10. Bedömning Ansökningarna bedöms av VINNOVAs arbetsgrupp för innovations. Extern bedömning av enskilda projekt kommer att inhämtas av expertis från olika håll beroende på innehållet i de specifika ansökningarna. VINNOVA fattar sedan det formella beslutet om finansiering och meddelar detta beslut till sökanden. Beträffande kriterier vid bedömningen, se Bedömningskriterier nedan. 11. Sekretessfrågor Ansökningar till denna utlysning är som huvudregel allmänna handlingar, som allmänheten har rätt att ta del av. Detta gäller även ansökningar som avslås. Även VINNOVAs beslut och beslutsmotiveringar är allmänna handlingar. VINNOVA är dock skyldig att sekretessbelägga alla uppgifter om den enskildes affärseller driftsförhållanden, uppfinningar och forskningsresultat om det kan antas att den enskilde lider ekonomisk skada om uppgifterna offentliggörs. Det är i första hand den handläggare på VINNOVA som hanterar ansökningarna som bedömer om ansökan innehåller uppgifter som bör sekretessbeläggas. Närmare information om sekretessregler vid ansökan finns på webbsidan Sekretess vid ansökningar som kan nås från utlysningens webbsida. För mer information, se Juridisk information på www.vinnova.se under Om VINNOVA.
11 12. Bedömningskriterier Följande kriterier kommer att tillämpas av VINNOVA vid bedömning av ansökningarna: 1. Relevans. För ansökningar om erbjudande 1 är det relevant för sökande att visa en tydlig avsikt att gå vidare med en, till exempel genom ett letter of intent som uttrycker att tillfredsställande resultat i erbjudande 1 kommer att leda till att en förkommersiell utförs, samt att budget kommer att avsättas/ finns avsatta. 2. Kvalitet. För erbjudande 2a och 2b behöver sökanden visa att marknaden vid ansökningstillfället inte kan erbjuda en färdig lösning som motsvarar sökandes behov. Det bör också vara realistiskt att lösningar på föreslagen sutmaning kan utvecklas i en förkommersiell. För erbjudande 1 behöver det göras troligt att sökandes identifierade behov kan uttryckas som en utmaning i ett sunderlag vid projektets slut. 3. Genomförbarhet. Förmåga vad gäller genomförandet av det tilltänkta projektet, både avseende sökande organisation och personer i projektet. 4. Exploaterbarhet/ nyttiggörande. För erbjudande 2a och 2b: föreslagen sutmaning ska vara relevant för fler organisationer än sökandens egen. Det ger förutsättningar för att framtagna lösningar i den förkommersiella en har en marknad utanför sökande organisation. För erbjudande 1: behoven som identifierats ska vara relevanta för fler organisationer än sökandens egen. Kriterierna kommer också att återkomma i uppföljningar, utvärderingar och effektanalyser. 13. Ansökans innehåll Inget formellt underlag behöver skickas in innan den initiala diskussionen med VINNOVAs arbetsgrupp för innovations. Sökande behöver dock kunna beskriva förutsättningarna för sitt uppslag till projekt. Den slutliga elektroniska ansökan har ett antal formkrav. Ansökningstjänsten på VINNOVAs Intressentportal består av ett antal elektroniska blankettsidor som fylls i av sökanden. Till ansökan ska bifogas en projektbeskrivning och en personalbilaga. Endast dessa bilagor kommer att beaktas vid ansökan. Bilagorna ska vara i pdf-format.
12 Projektbeskrivningen ska vara på maximalt 10 A4-sidor med 12 punkters text. Den ska skrivas på svenska eller engelska och omfatta följande: Projekttitel på svenska och engelska Sammanfattning på svenska och engelska Projektets syfte kopplat till utlysningens syfte Projektets mål kopplat till utlysningens mål Projektets förväntade resultat och nytta Beskrivning av det behov som projektet tar sikte på. Till exempel vilket problem som projektet avser att lösa/ angelägenhetsgrad/ vem gynnas av en lösning. Angreppssätt Genomförandeplan för projektet inkl tids- och aktivitetsplan, resursplan, kommunikationsplan, budget m.m. Organisationsnummer och arbetsställe för de olika parterna i projektet Personalbilagan ska innehålla relevanta CV för projektledaren och nyckelpersoner i projektteamet. För samtliga deltagare ska anges namn, ålder, kön, titel/funktion samt omfattning av medverkan i projektet. Personalbilagan ska vara på maximalt en A4-sida med 12 punkters text per CV per person. 14. Kontakt Kontaktpersoner för utlysningen är: Nina Widmark, utlysningsansvarig Telefon +46-8-473 30 52, nina.widmark@vinnova.se Mats Jarekrans Telefon +46-8-473 31 85, mats.jarekrans@vinnova.se Kontakt för frågor om ansökningsfunktionen är: VINNOVAs IT-support, telefon 08-473 32 99, helpdesk@vinnova.se.