Datum 2016-12-07 Kommunstyrelseförvaltningen Anvisning Bokslut Diarienummer Fastställt av Datum för fastställande KS 2016-512 Ekonomiavdelningen 2016-12-07 Dokumenttyp Dokumentet gäller för Giltighetstid Anvisning Alla nämnder Bokslut 2016 Revideringsansvarig Revideringsinternavall Revideringsdatum Ekonomiavdelningen Årligen 2016-12-07 Dokumentansvarig (funktion) Uppföljningsansvarig och tidplan Redovisningschef Ekonomiavdelningen Inledning Detta dokument behandlar anvisningar för det ekonomiska bokslutet för att säkerställa ett rättvisande ekonomiskt resultat. Tidplan 31/12 Sista dag att upprätta internfakturor 4/1 Fakturor ska vara koncernbolag tillhanda 11/1 Leverantörs- och kundfakturaportalen stängs 17.00 11/1 Bokföringsorder ska vara attesterade. Oattesterade makuleras 11/1 Internfakturor ska vara reglerade. Oreglerade makuleras. 23/1 Raindance stängs för de centrala förvaltningarna 17.00 25/1 Balansspecifikationerna lämnas in till ekonomiavdelningen 25/1 Inventarieförteckningarna ska vara ekonomiavdelningen tillhanda Begreppen aktuellt bokföringsår och påföljande bokföringsår kommer att benämnas genom hela dokumentet. Aktuellt bokföringsår innebär 2016 och påföljande bokföringsår innebär 2017. Kundfakturor 11 januari (stängningsdag för Raindance) är sista datum för att upprätta kundfakturor som ska tillgodoräknas aktuellt Fakturor som avser aktuellt bokföringsår, men som debiteras efter detta datum, ska interimsbokas. Detta gäller väsentliga belopp. Se senare i anvisningen. Internfakturor 31 december är sista datum för upprättande av internfakturor som avser aktuellt 11 januari (stängningsdag för Raindance) skall alla internfakturor vara reglerade. Det ligger i säljarens intresse att fakturera i tid då det ligger på säljaren att se till att internfakturorna blir reglerade. Både intäkten och kostnaden uteblir om fakturan inte regleras innan stängnings-dagen. Gå därför i god tid in och kontrollera vilka internfakturor som är oreglerade.
Ett alternativ till internfakturor vid årsskiftet är intern bokföringsorder mellan debiterande och betalande förvaltning. Detta kan göras fram till den 23 januari av förvaltningens centrala ekonomiavdelning, men måste ske i samråd med betalande förvaltning. Internfakturor som avser aktuellt bokföringsår, men som inte är reglerade före stängningsdagen kommer att makuleras och därmed inte tillgodoräknas varken aktuellt bokföringsår eller påföljande Leverantörsfakturor 11 januari (stängningsdag för Raindance) måste alla leverantörsfakturor vara beslutsattesterade och signerade för att belasta aktuellt Efter detta flyttas alla fakturor över med följande år som verifikationsdatum och kommer därmed inte belasta aktuellt bokföringsår, utan påföljande bokföringsår istället. Detta kan innebära att fakturorna riskerar att bli kostnadsförda på fel år och att ett felaktigt resultat uppvisas. Periodisering (bokföring på det år fakturan avser) kan ske direkt i fakturaportalen när en faktura ska mottagningsattesteras, konteras och beslutsattesteras. Kontrollera vilket verifikationsdatum fakturan erhållit, och avser fakturan ett annat år än vad som anges som verifikationsdatum ska rätt år anges i periodfältet (se bild nedan). Fakturan periodiseras då automatiskt till angivet år. Det är viktigt att periodisera fakturor från våra kommunala bolag, då avstämning av mellanhavanden sker i bokslutet. Detta innebär att allt som rör de kommunala bolagen ska periodiseras till rätt år och i övrigt ska minst väsentliga belopp periodiseras. Ver.datum Periodfältet Upptäcks faktura efter stäningsdatumet och som borde varit resultatförd aktuellt bokföringsår, ska en manuell interimsbokning (periodisering) upprättas. Se senare avsnitt. Detta kan göras av förvaltningens centrala ekonomiavdelning fram till dess att stängning sker för dem. Bokför då
fakturan på det felaktiga året och skriv ut den. Notera konteringen på fakturan och vidarebefordra den till förvaltningens centrala ekonomiavdelning. De upprättar då en interimsbokning. Leverantörsfakturor som kommer från de kommunalägda bolagen ska interimsbokas (med verifikationsdatum aktuellt bokföringsår) inklusive moms (kredit konto 25112), detta för att avstämningen mellan bolaget och kommunen ska stämma. Momsen bokas upp (debet konto 16770) samt kostnaden (debet på aktuellt konto). Verifikationen ska vändas med verifikationsdatum påföljande Detta kan ske manuellt eller genom att verifikationstyperna ZZUP (Raindanceportalen) och EKZZUB (filinläsning Raindance Classic) används för automatisk vändning. Interna interimsbokningar får absolut inte upprättas. Dessa gör att redovisningen kommer att halta och bli felaktig. Bokföringsorder 11 januari är sista dagen för att upprätta bokföringsorder. Efter detta kan förvaltningarnas centrala ekonomiavdelningar upprätta bokföringsorder tills 23 januari. Observera att bokföringsordern inte blir godkänd förrän alla rader är attesterade. De bokföringsorder som inte är attesterade innan stängning kommer att makuleras helt och därmed inte bokföras. Konteringshjälp Observera vikten av en rättvisande periodisering av inkomster och utgifter för att dessa ska belasta rätt redovisningsår och ge en rättvisande bild av resultatet. Nedan finns konteringshjälp hur kostnader och intäkter flyttas mellan aktuellt bokföringsår och följande Instruktionen avser uppbokningen aktuellt bokföringsår, men ska alltid vändas påföljande Detta kan göras manuellti samtliga fall nedan kan verifikationstyperna ZZUP (Raindanceportalen) och EKZZUB (filinläsning Raindance Classic) används för automatisk vändning. Då påföljande redovisningsår redan är öppen bör det inte finnas något större behov att manuellt boka upp en förutbetald kostnad. Om ni följer anvisningarna under avsnittet leverantörsfakturor ska ni kunna fånga upp övervägande del av förutbetalda kostnader Interimsfordringar (förutbetalda kostnader och upplupna intäkter) Förutbetald kostnad är en kostnad som belastat aktuellt bokföringsår, men som avser påföljande 17110 xxxxx xx Debet xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xx Kredit Upplupna intäkter är intäkter som väntas eller erhållits påföljande bokföringsår, men som avser aktuellt 17510 xxxxx xx Debet 3xxxx xxxxx xxxxx xxxxx xx Kredit Fordringar på staten och statliga myndigheter är statsbidrag som avser aktuellt bokföringsår, men som kommer att betalas ut först påföljande
16599 xxxxx 8x Debet 35xxx xxxxx xxxxx xxxxx 8x Kredit Interimsskulder (förutbetalda intäkter och upplupna kostnader) Förutbetald intäkt är intäkter som betalts ut aktuellt bokföringsår, men som avser påföljande 3xxxx xxxxx xxxxx xxxxx xx Debet 29910 xxxxx xx Kredit Upplupna kostnader är kostnader som ska belasta aktuellt bokföringsår, men där fakturan erhållits påföljande Här tas skulder upp för levererade tjänster och varor som ännu inte har fakturerats. xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xx Debet 29920 xxxxx xx Kredit Skulder till staten och statliga myndigheter är bidrag från staten eller statliga myndigheter där bidraget erhållits aktuellt bokföringsår, men prestationen ännu inte utförd. Bidraget är alltså hänförligt till påföljande 35xxx xxxxx xxxxx xxxxx 8x Debet 28100 xxxxx 8x Kredit Balansspecifikation Balansspecifikationer ska lämnas senast angivet datum. Dessa ska skrivas ut på arkivbeständigt papper liksom alla underlag som styrker posten. Den ska undertecknas med arkivbeständig penna. Allt detta för att bokslutet binds in och sparas för evigt. Var noga med att skulder skrivs med minus (-) i specifikationen. Underlagen som styrker posten ska vara så externa som möjligt och summor och belopp ska kunna härledas från balansspecifikationen till underlagen. Saldona på balanskontona skall innehålla verkliga fordringar/skulder vid bokslutstillfället. Interna poster får inte finnas med. Inventarieförteckning Enligt tidplanen skall inventarieförteckningar vara inlämnade till ekonomiavdelningens Irene Nilsson. 1. En ansvarig på respektive förvaltning skall utses för att samla ihop inventarieförteckningarna och överlämna dessa till ekonomienheten inom angiven tid. 2. Originalförteckning skall lämnas och vara underskriven av förvaltningschef.
3. Inventarieförteckningen skall avse inventarier anskaffade t o m bokslutsåret aktuellt 4. Inventarierna skall förtecknas även om de inköpts på driften. 5. Följande inventarier skall förtecknas på inventarieförteckningarna: Stöldbegärliga inventarier Datautrustning (skärmar, hårddiskar, tangentbord, skrivare) Kameror, TV, videoapparater, mätinstrument, kopiatorer, mobiltelefoner, mikrovågsugnar, symaskiner, konst mm. Särskild förteckning inlämnas för tavlor, statyer, gobelänger m.m. som tillhör Kultur- och fritidnämnden lämnas i 2 exemplar. Konstverk som tillhör Kultur- och Fritidsnämnden är märkta med nummer på baksidan. Finns nummer på tavlan är tavlan också stöldmärkt. (Osynligt) Övriga inventarier: skall förtecknas om de har en varaktighet av minst tre år eller inköpsvärde över 10.000:-. Undantag: Kontorsmöblemang såsom skrivbord, stolar, bokhyllor, lampor m.m. Övrigt: Alla datorer som köpts under 2015 skall vara stöldmärkta när de kommer från leverantören. Saknas detta, gör anteckning i anmärkningskolumnen.