Landstinget i Uppsala län. Granskning av periodiseringar i redovisningen. Rapport. KPMG AB 19 januari 2015 Antal sidor: 10

Transkript

1 i redovisningen KPMG AB 19 januari 2015 Antal sidor: 10

2 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte, revisionsmål och metod Syfte Revisionsmål Metod 3 4. Projektorganisation 3 5. Oberoende och integritet 3 6. Resultatet av granskningen Månads- och tertialbokslut Årsbokslut Intäkter Utomlänsvård Riktade statliga bidrag Kostnader Löner Köp av hälso- och sjukvård 9

3 1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i har vi genomfört en granskning av periodiseringar i redovisningen. Granskningen har fokuserat på processer för redovisning av väsentliga intäkts- och kostnadsslag. Vi har kartlagt rutiner, ansvar och kontroller. I anslutning till vår översiktliga granskning av delårsrapporten genomförde vi även stickprovsvisa verifieringar av periodiseringar. Sådana stickprovskontroller kommer också att genomföras i vår förestående granskning av bokslutet för Våra viktigaste slutsatser från utförd granskning: Vi bedömer att anvisningarna för månads- och tertialbokslut är ändamålsenliga. Förvaltningarnas ansvar för periodiseringar innebär att förvaltningarna måsta ha egna system för att fånga periodiseringsbehov, både vad gäller intäkter och kostnader (se avsnitt 6.1). Frågorna kring periodisering har av ekonomiavdelningen kommunicerats till berörda ekonomichefer och controllers (6.1). I delårsrapporterna för styrelser/nämnder/förvaltningar per redovisades förutom utfall också en jämförelse med budget för perioden, en bra analys även för kontroll av korrekta periodiseringar (6.1). I årsbokslutet ges två veckor extra tid för att intäkter och kostnader ska kunna periodiseras med hög precision. Vi bedömer tidplanen för bokslut som rimlig för en i allt väsentligt korrekt periodisering (6.2). Anvisningarna i övrigt för årsbokslut är också ändamålsenliga för korrekta periodiseringar. Det framgår tydligt vem som är ansvarig för vad och hur olika moment ligger inlagda i tidplanen (6.2). Vi bedömer att fastställda rutiner för fakturering av utomlänsvård, tillsammans med de allmänna anvisningar som ges rörande periodiseringar, är ändamålsenliga ( ). För 2014 har 603 tkr bokförts som förlorade intäkter pga att fakturering av utomlänsvård inte skett i tid, dvs inom sex månader ( ). Vi bedömer att LULs principer för redovisning av riktade statsbidrag följer god redovisningssed men med de olika konstruktioner de riktade statsbidragen utformas kan uttolkningen av enskilda bidragstyper ändå bli föremål för diskussion ( ). Vi anser principen att boka upp en bedömd intäkt för Rehabgarantin i bokslutet vara korrekt ( ). Styrningen och kontrollen av statsbidrag stärks, vilket är en förutsättning för att redovisningen ska bli korrekt ( ). 1

4 2. Bakgrund Vissa timlöner bokförs i den löpande redovisningen med en månads eftersläpning. Enligt de analyser vi gjort har denna eftersläpning mycket liten påverkan på resultatet. Av anvisningarna till bokslutet framgår att förvaltningarna ansvarar för att posten blir korrekt periodiserad i årsbokslutet. Vi rekommenderar att den rutinen tillämpas även i tertialboksluten (6.4.1). Vi bedömer att rutiner, ansvar och kontroller rörande köp av hälso- och sjukvård är så utformade att de stödjer en korrekt periodisering (6.4.2)., LUL, ansvarar för hälso- och sjukvård, kollektivtrafik och folktandvård m m. Verksamhetens intäkter uppgick 2014 till ca 4,4 miljarder kr och kostnaderna till ca 12,5 miljarder kr. Redovisat resultat före jämförelsestörande poster uppgick till +73 mkr. Den finansiella redovisningen används bland annat för styrning och ledning av verksamheten och för prioriteringar och beslut om finansiering. eringen måste för att kunna ha dessa funktioner vara i allt väsentligt korrekt. I de granskningar som genomfördes avseende 2013 konstaterades olikheter mellan förvaltningar i principer för periodiseringar och i tillämpningen av centralt fastställda principer. Revisorerna har därför uppdragit åt KPMG att genomföra en fördjupad granskning av periodiseringen av intäkter och kostnader i av LUL bedrivna verksamheter. Projektet ingår i revisionsplanen för Syfte, revisionsmål och metod 3.1 Syfte Syftet med granskningen har varit att granska ändamålsenligheten och tillämpningen av LULs fastställda principer för periodiseringar i löpande redovisning, månadsbokslut, delårsbokslut och årsbokslut. 3.2 Revisionsmål Inom ramen för det övergripande syftet har följande fråga avsetts att besvaras: Hur säkerställs att de viktigaste intäkterna och kostnaderna inom olika verksamheter i allt väsentligt periodiseras korrekt? För att kunna besvara revisionsfrågan har vi kartlagt och bedömt Landstingets viktigaste intäkter och kostnader Viktiga försystem Ansvar för periodiseringar 2

5 Rutiner med betydelse för periodiseringar, bl a o o o Hur ofta faktureras patienter och andra landsting? Hur hanteras utförda men ej fakturerade vårdinsatser i månadsbokslut, delårsbokslut och årsbokslut? Hur hanteras erhållna men ej slutkonterade leverantörsfakturor i månadsbokslut, delårsbokslut och årsbokslut? 3.3 Metod Nyckelkontroller Granskningen har utförts genom intervjuer med i första hand ekonomer på olika nivåer samt insamling och studier av för granskningen relevanta dokument. Verifieringar av tillämpning har skett stickprovsvis. 4. Projektorganisation Granskningen har utförts av ett team med Bo Ädel, auktoriserad revisor, som ansvarig. 5. Oberoende och integritet Vi har i enlighet med Skyrevs rekommendation nr 2 prövat vårt oberoende. Vi har inte funnit några sådana omständigheter som tyder på att vårt oberoende och integritet kan ifrågasättas. 6. Resultatet av granskningen 6.1 Månads- och tertialbokslut LUL har utfärdat anvisningar rörande upprättande av månads- och tertialbokslut. Av anvisningarna framgår bland annat: - Förvaltningarna ansvarar för att periodiseringar sker och dokumenteras. - Landstingets resurscentrum (LRC) ansvarar för att konton stäms av och specificeras. - Interna debiteringar ska stämmas av med motpart. - Tydliga tidplaner för kundfakturering. - Tydliga tidplaner för attest av leverantörsfakturor. - Förvaltningarna ansvarar för periodisering av anlända men ej konterade leverantörsfakturor. 3

6 6.2 Årsbokslut - Förvaltningarna ansvarar för periodisering av parkerade leverantörsfakturor och kostnader där fakturor ännu ej anlänt till LUL. - Väsentlighetstalet för periodiseringar är ett prisbasbelopp, för 2014 således kr. Lägre beloppsgräns är tillåten. Vi har också tagit del av ett informationsmaterial från ett ekonomichefsmöte I materialet erinras om behovet av att redovisa ett rättvisande resultat. Här lyfts också fram synpunkter från revisionen rörande brister i periodisering, ankomstregistrering av fakturor och budgetuppföljning. Förslag lämnas över hur rutinerna ska utformas. 1) Det är vår bedömning att anvisningarna är tydliga och ändamålsenliga. Förvaltningarnas ansvar för periodiseringar innebär att förvaltningarna måsta ha egna system för att fånga periodiseringsbehov, både vad gäller intäkter och kostnader. 2) Frågorna kring periodisering har också kommunicerats bra till berörda ekonomichefer. 3) I delårsrapporterna för styrelser/nämnder/förvaltningar per redovisades förutom utfall för perioden också budget för perioden. Denna jämförelse mellan utfall och budget är en mycket viktig kontroll som stöd för analysen av om utfallet periodiserats korrekt och förutsätter att också budgeten periodiseras korrekt. Anvisningar för årsbokslut 2014 upprättades Av dessa framgår bland annat: - Förvaltningarna ansvarar för att periodiseringar sker och dokumenteras. - Period 12 stängs 12 januari varefter förvaltningarna har möjlighet att periodisera väsentliga poster till den 15 januari. Perioden 16 januari 19 januari är avsedd för LRCs kvalitetssäkring. - Kundfakturering sker till och med den 12 januari för vårdtjänster. För annan fakturering gäller andra datum. - Leverantörsfakturor ska vara attesterade senast 12 januari. - Detaljerade anvisningar ges för hur periodisering ska ske. - Väsentlighetsgräns för periodisering är också här kr. - LUL-interna intäkter och kostnader får inte balanseras till Respektive förvaltning ansvarar för att beräkna och periodisera timlönekostnader. 4

7 1) I årsbokslutet ges två veckor extra tid för att intäkter och kostnader ska kunna periodiseras med hög precision. Det i sig innebär sannolikt att ett årsbokslut fångar upp fler intäkter och kostnader än ett månadsbokslut. Vi bedömer tidplanen för bokslut som rimlig för en i allt väsentligt korrekt periodisering. 2) Anvisningarna i övrigt är också ändamålsenliga för korrekta periodiseringar. Det framgår tydligt vem som är ansvarig för vad och hur olika moment ligger inlagda i tidplanen. 6.3 Intäkter Verksamhetens intäkter uppgick 2013 till mkr och fördelade sig enligt följande: Intäkt Utfall Utomlänsvård Patientavgifter 298 Medicinska tjänster 201 Biljettintäkter trafik 530 Trafik och skolkort 148 Uthyrning lokaler 148 Återbetalning AFA 129 Erhållna bidrag 506 Övriga intäkter 581 Totalt Av dessa intäkter bedömer vi att den inneboende risken för väsentliga periodiseringsfel är störst vad gäller utomlänsvård och erhållna riktade statsbidrag. 5

8 6.3.1 Utomlänsvård Köpare av vård Större köpare av vård är andra landsting: Intäkt Utfall Dalarna 360 Gävleborg 362 Västmanland 258 Södermanland 228 Värmland 123 Örebro 117 Stockholm 198 Övriga 165 Totalt Till detta kommer också försäljning av vård till utländska patienter Rutiner, ansvar och kontroller För utomlänsfakturering används det patientadministrativa systemet Cosmic. Fakturering sker månadsvis och samtliga i systemet klarmarkerade patienter ingår i faktureringen. Vårdsystemsamordnare är ansvariga för att fakturering sker och har bevakningslistor som stöd för sitt arbete. Utförda vårdinsatser som är äldre än sex månader får inte faktureras. För att öka kontrollen över att fakturering sker i tid används från och med april 2014 ett konto i huvudboken, konto 3127 Intäktsreducering, där ofakturerade intäkter redovisas. Under perioden april-december 2014 uppgick denna förlorade fakturering till 603 tkr. Ansvarig för att periodiseringar sker av utförda men ofakturerade vårdinsatser är ekonomichefen på respektive förvaltning. 1) Det är vår bedömning att fastställda rutiner, tillsammans med de allmänna anvisningar som ges rörande periodiseringar, är ändamålsenliga. 2) Utifrån att 603 tkr bokförts som förlorade intäkter pga att fakturering inte skett i tid tycks rutinerna behöva stärkas ytterligare. 6

9 6.3.2 Riktade statliga bidrag Aktuella bidrag De större riktade, eller specialdestinerade, statsbidragen för 2014 är: Alf-medel Rehabgaranti Sjukskrivningsmiljard Kömiljard Bidrag asylsökande Sammanhållen vård och omsorg mest sjuka äldre Riktade insatser inom psykisk ohälsa God redovisningssed Rådet för Kommunal Redovisning, RKR, har i informationsskriften Redovisning av statsbidrag uttalat sig om redovisningen av generella och riktade statsbidrag. Utgångspunkten för uttalandet har varit Rekommendation 18.1 Intäkter från avgifter, bidrag och försäljningar. Uttalandet i korthet: - Prestationsbaserade ersättningar som utbetalas om handlingar utförts eller mål nåtts ska intäktsföras i den period prestationerna utförs. Ett exempel är kömiljarden. - Icke prestationsbaserade bidrag ska intäktsföras i den period som bidraget avser. - Vissa bidrag grundas på uppnådda mål men kan användas framåtsyftande. Dessa bidrag ska intäktsföras så att de matchas mot kostnader över den fastlagda tidsperioden Av LUL tillämpade principer LUL tillämpar de principer RKR rekommenderar. Där ytterligare förtydliganden behövs följs de gemensamma förslag som beslutas inom SKLs redovisningschefs- och ekonomidirektörsnätverk. I bokslutet för 2014 avser LUL att boka upp en fordran för Rehabgarantin utifrån ett bedömt slutligt utfall som inte blir känt förrän efter det att bokslutet färdigställts. I bokslutet för 2013 gjordes ingen sådan uppbokning. 1) Vi har ingen anmärkning mot de principer LUL avser att följa men med de olika konstruktioner de riktade statsbidragen utformas kan uttolkningen av enskilda bidragstyper ändå komma att skapa diskussion. 2) Principen att boka upp en bedömd intäkt för Rehabgarantin är korrekt. 7

10 Rutiner och kontroller LUL har efter påpekande från revisorerna påbörjat ett arbete för bättre styrning och uppföljning av riktade statsbidrag. Ett förslag har tagits fram av ekonomiavdelningen men inte presenterats för landstingsstyrelsen än. Enligt förslaget ska bland annat följande organisation finnas: - en styrgrupp för beslut rörande statsbidrag - ansvariga för specialdestinerade bidrag ska finnas på hälso- och sjukvårdsavdelningen och ekonomiavdelningen - en beredningsgrupp ska ansvara för att ta fram beslutsunderlag till styrgruppen - för varje specialdestinerat statsbidrag ska utses en samordnare och en ansvarig Vi ser positivt på att styrningen och kontrollen av statsbidrag stärks. Utan övergripande samordning och styrning utifrån respektive bidrags intentioner riskerar LUL att gå miste om bidrag landstinget är berättigat till och att angelägna satsningar uteblir. En annan effekt kan bli att den ekonomiska redovisningen inte blir korrekt. 6.4 Kostnader Verksamhetens kostnader uppgick 2013 till mkr och fördelade sig enligt följande: Kostnad Utfall Löner Pensioner och löneskatt 838 Köp av hälso- och sjukvård Läkemedel Sjukvårdsmaterial 627 Trafikkostnader Lokal- och fastighetskostnader 379 Lämnade bidrag 156 Övriga kostnader Totalt Vi bedömer att den inneboende risken för väsentliga periodiseringsfel bland dessa kostnader är störst för löner och köp av hälso- och sjukvård. 8

11 6.4.1 Löner Löner periodiseras varje månad vad gäller semesterskuld och komplöneskuld. Följande poster bokförs med en månads eftersläpning: Semesterlönetillägg Lönekostnader för timanställda Kostnad för övertid Kostnad för jour och beredskap Enligt de analyser vi gjort har denna eftersläpning mycket liten påverkan på resultatet. Av anvisningarna till bokslutet framgår att förvaltningarna ansvarar för att posten blir korrekt periodiserad i årsbokslutet. Vi rekommenderar att den rutinen tillämpas även i tertialboksluten Köp av hälso- och sjukvård Periodiseringen av köp av hälso- och sjukvård är delvis självreglerande då säljaren av tjänsterna har ett intresse av att fakturera så tidigt som möjligt. För utomlänsvården gäller sexmånadersregeln även för LUL som köpare, dvs tjänster äldre än sex månader får inte faktureras av utföraren. Den köpta vården faktureras löpande och i efterskott. Periodiseringsuppgiften blir därmed att säkerställa att kostnaderna blir i allt väsentligt fullständiga för respektive period. Detta arbete underlättas av att faktureringen sker från återkommande leverantörer och att man på förvaltningarna som ansvarar för korrekta periodiseringar organiserar verksamheten så att kontrollen är god över vård- och fakturaflödena. För privata vårdgivare gäller att de erhåller månadsvis ersättning. Landstingets resurscentrum (LRC) genomför kompletterande kontroller av att upplupna vårdkostnader beaktas, framför allt i tertial- och årsbokslut. Vad gäller bokslutet för 2014 har vi tagit del av mailkorrespondens mellan LRC och ansvariga ekonomichefer och controllers där LRC lyfter fram okonterade och oattesterade fakturor för förvaltningarnas kontroll. Vid vårt besök uppgick belopp som låg för attest vid periodbyte till 17,7 mkr, belopp som låg för mottagsattest eller kontering vid periodbyte till 47,9 mkr och belopp som var parkerat, avvisat eller vidarebefordrat vid periodbyte till 37,1 mkr. Fakturorna avser till stor del köpt vård. 9

12 Vi bedömer att rutiner, ansvar och kontroller är så utformade att de stödjer en korrekt periodisering. Tydliga anvisningar lämnas till månads-, tertial- och årsbokslut. Värdet av korrekta bokslut har också kommunicerats till berörda vid ekonomichefsmöte. KPMG, dag som ovan Bo Ädel Auktoriserad revisor 10