Detaljerade anvisningar årsbokslut

Transkript

1 (14) PM Ekonomer Redovisningsenheten Controllerenheten Direktörer Resultatenhetschefer Detaljerade anvisningar årsbokslut Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 1 Allmänt... 2 Periodisering... 2 Periodisering av kostnader... 3 Periodisering av intäkter... 3 Kundreskontra - kundfakturor... 4 Internfakturering... 4 Externfakturering... 5 Leverantörsreskontra - leverantörsfakturor... 5 Utbetalningsorder... 6 Viktiga datum... 6 Sista bokföringsdag för år Bokföringsorder... 7 Integrationsfiler till ekonomisystemet... 7 Redovisning av likvida medel... 7 Försäljningsintäkter... 7 Instruktion för handkassor... 8 Balanskonton... 8 Avstämning av balanskonton (kontoklass 1 och 2)... 8 Värdering av tillgångar... 9 Inventering av befintliga anläggningstillgångar Pågående investeringsprojekt Inventarieförteckning Leasing Tömning av verksamhet Verifikationer avseende år Tidplan för årsbokslut C:\Users\marerl\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\IW8FWCWO\Detaljerade anvisningar årsbokslut 2016 med tidplaner.docx POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMER Nacka kommun, Nacka Stadshuset, Granitvägen info@nacka.se

2 2 (14) Allmänt Årets bokslutsarbete kommer att genomföras enligt en tidsplan som innebär att redovisningsenheten den skall ha en fullständig resultaträkning och balansräkning för år För att bokslutsarbetet ska flyta utan problem, behöver vi alla samarbeta så att vi kan registrera både externa och interna fakturor, bokföringsorder och andra transaktioner så snart det är möjligt. Respektive verksamhet ansvarar för att deras bokföringsorder blir registrerade. Det är den verksamhet som får intäktsposten på bokföringsordern som är ansvarig för att den blir registrerad. Observerar att alla tidpunkter är centrala samt att tydliggöra vem som vad för Finance Controller (FC) och Business Controller (BC). Frågor som berör årsboklutet mailas till samt att ange i ämnesraden vad ärendet gäller. Underlag som skickas via internpost ska ställas till Redovisningsenheten. Leverantörsfakturor avseende år 2016 som inkommer till CGI t.o.m skannas på det gamla året och får bokföringsdatum Dessa fakturor kommer att återfinnas i Portalen. Senast , kl skall alla fakturor avseende år 2016 vara konterade och attesterade i Portalen. Fakturor som inkommer till CGI fr.o.m för skanning kommer att få bokföringsdatum år Var noggranna med vilket år kostnaden hänförs till och kontrollera om fakturan eventuellt behöver periodiseras. Periodisering För att få ett rättvisande resultat 2016 är det viktigt att kommunens regler för periodisering följs. En intäkt som verksamheten genererat men ännu inte erhållit, skall bokföras (periodiseras) i ekonomisystemet i den period då intäkten genererats. En kostnad som upparbetats men som ännu inte belastat verksamheten, skall på samma sätt bokföras (periodiseras) i ekonomisystemet i den period då kostnaden uppstått. Frågor om hur en kostnad eller intäkt ska periodisera mailas till ekonomisupport@nacka.se OBS! ange i ämnesraden vad ärendet gäller. Nedan följer några grundregler för periodisering av intäkter och kostnader. Observera att beloppen nedan är exklusive moms. Huvudregel: 1. Affärshändelse överstigande 1,5 basbelopp, motsvarande kr skall periodiseras, 2. om flera affärshändelser som har ett naturligt samband tillsammans uppgår till kr skall dessa periodiseras 3. Inga interna intäkter eller kostnader får periodiseras mot balanskonton

3 3 (14) Beloppsgränsen har stämts av och godkänts av kommunens revisorer och återfinns i kommunens redovisningsreglemente. Viktigt att tänka på vid elektroniska bokföringsorder i bokföringsportalen i Raindance, är att skanna in och bifoga underlag till periodiseringarna. Det finns flera periodiseringskonton beroende på om det är en kostnad eller intäkt som skall periodiseras och om det är något som skall bokföras i förskott eller en reserv för kommande kostnader Övriga utgiftsförskott. Kostnaderna betalas före årsskiftet men skall belasta kommande år. Bokförs i debet på gamla året på konto Övriga inkomstrester. Här bokförs intäkter som inte kommit kommunen tillhanda före årsskiftet. Bokför i debet på och kredit på intäktskonteringen.. Statsbidragsfordringar har egna konton som börjar på 165xx beroende på vad fordran avser och får inte bokföras som inkomstrester på interimskonton Periodisering av intäkter. Används för intäkter som skall vändas bort nästkommande månad Övriga inkomstförskott. Här bokförs intäkter som kommer till kommunen på gamla året men skall bokföras som intäkt på nya året. Sociala processen har ett eget konto för sina inkomstförskott. Även inkomstförskott för hyror och arrenden har ett eget konto, samt inkomstförskott för flykting konto Övriga utgiftsrester. Här bokförs kostnader där fakturor för 2016 inte hunnit inkomma från leverantörerna. På detta konto bokförs i kredit och i debet på kostnadskonteringen på gamla året. När fakturan kommer efter årsskiftet och betalas skall den bokföras i debet på konto Periodisering av kostnader, används för periodisering med vändning Månadsperiodiseringar (periodiseringar i faktura portalen bokförs med automatik på detta konto) Periodisering av kostnader Om leverans av vara eller tjänst sker efter årsskiftet, ska kostnaden bokföras på 2017 även om beställningen skett tidigare eller är budgeterad på Om leverans av vara eller tjänst sker före årsskiftet men fakturan ej hunnit komma måste kostnaderna ändå bokföras på år Uttag ur lager eller förråd ska redovisas som kostnad på 2016 om uttaget skett före årsskiftet. Periodisering av intäkter Om en vara eller tjänst levereras 1 januari, 2017 eller senare, måste den bokföras på 2017, även om den har beställts 2016.

4 4 (14) Statsbidrag som avser 2016 kan bokföras till och med Om det saknas underlag för exakt beräkning av fordran, ska den beräknas preliminärt på de uppgifter som finns tillhanda. Detta är bättre än att avstå från periodisering. Kopia på underlag för statsbidragsfordran skickas tillsammans med bokslutsbilagan till Redovisningsenheten. Kundreskontra - kundfakturor Varor och tjänster som har levererats och utförts till interna och externa kunder under 2016, ska faktureras och bokföras på Alla resultatansvariga bör gå igenom sina intäkter särskilt noggrant vid månadsuppföljningarna oktober och november 2016, och i god tid fakturera interna och externa kunder. Det är nödvändigt för att alla resultatenheter ska få en rättvisande bild av sina kostnader och intäkter. December månad innebär alltid en stor arbetsbelastning på kundreskontran med många faktureringar som skall bokföras på gamla året samt faktureringar som gäller det nya året t.ex. tomträtter och hyror. Det är också många kassaposter d.v.s. inbetalningar av fakturor som ska bokföras. Den 2 januari 2017 stängs kassabokföringen på gamla året. Det är först därefter som kundreskontrans kundfordringskonton slutligt kan stämmas av mot restlängder. Därefter skall osäkra kundfordringar gås igenom. Därför är sista inlämning av underlag till interna och externa fakturor den 16 december Om fakturorna inte hinner utfärdas innan årsskiftet måste intäkterna som avser 2016 ändå bokföras på För att få intäkterna periodiserade ska verksamheterna göra en bokföringsorder som intäktsförs på år 2016 i kredit och motbokas mot Övriga inkomstrester konto i debet (exkl. moms). Verksamheten fakturerar på vanligt sätt via Fakturainfarten eller med Excelfil mot konto i kredit på år Beloppsgräns för periodisering finns på sidan 2. Internfakturering är sista dag för inlämning av underlag (i pappersform) till Redovisningsenheten, för intern kundfakturering som skall bokföras på är sista dag för att själv utfärda (registrera) interna kundfakturor är sista dag för att skicka underlag för kreditering av internfakturor till Malin Sjögren. Skriv tydligt kreditnota på underlaget , kl är sista dag för beslutsattest och slutkontering av interna fakturor i Portalen skall de interna kundfordringskontona vara avstämda.

5 5 (14) Externfakturering är brytdag för kundfakturering via Fakturainfarten, excelfiler och andra försystem bryt för inlämning av beslut om makulering/avskrivning av externa fordringar bryt för bokföring av osäkra fordringar hemtjänstfakturering för december 2016 körs Leverantörsreskontra leverantörsfakturor Leverantörsreskontran kommer att vara öppen t o m för skanning av leverantörsfakturor med bokföringsdatum Externa och interna leverantörsfakturor skall konteras och attesteras i Portalen senast , kl så att fakturorna blir korrekt slutkonterade och att konto och för år 2016 därmed nollställs. Det får heller inte finnas något saldo på konto Leverantörsfakturor som kommer fr.o.m och som avser varor och tjänster levererade 2016 skannas på 2017 och hanteras i Portalen. Fakturorna kan periodiseras direkt i Portalen genom att man i periodfältet skriver som period. Detta kan göras t.o.m Ett annat alternativ om man inte periodiserar i portalen är att kostnaden bokförs per med bokföringsorder med vändning med korrekt kostnadskontering i debet och periodiseringskonto i kredit. Vändningsdatum sätts till Fakturor som inte hinner komma till kommunen innan årsskiftet eller periodbrytet i januari måste istället bokföras som manuella utgiftsrester på konto i kredit och kostnadskonteringen i debet. Kopior på fakturor som bokförs som manuella utgiftsrester skickas till Redovisningsenheten. Leverantörsfakturor som anländer under år 2016 och som avser varor och tjänster som levereras år 2017 skannas som vanligt. Fakturorna konteras och periodiseras i Raindance så att kostnaderna blir bokförda på rätt period dvs. år Ekonomen för respektive verksamhet och nämnd ansvarar för att periodisering sker. Fakturor som periodiseras i Portalen bokförs med automatik på konto 29919, t.ex. prenumerationer av tidskrifter som periodiseras på nästkommande år under december. Fakturakopior skickas till

6 6 (14) Redovisningsenheten. Dessa fakturakopior är underlag till bokslutsbilagan och lämnas sedan till revisorerna. Vid manuell periodisering med bokföringsorder skall Övriga utgiftsförskott konto användas. Kopior på fakturor skickas till Redovisningsenheten. Respektive ekonom/controller ansvarar för att periodiseringarna blir korrekta. Observera att det endast är de fakturor som överstiger kr (exklusive moms) som skall periodiseras (se avsnitt om periodisering) och att sista dag för registrering av bokföringsorder på år 2016 (periodisering) är Utbetalningsorder Under december och januari är det alltid en väldigt stor mängd av manuella utbetalningsorder som ska registreras. Därför bör alla vara medvetna om att det kan ta upp till 30 dagar från det att man har lämnat in sitt underlag innan pengarna finns tillgängliga på kontot. Vänta därför inte med att skicka in utbetalningsorder för eventuella utlägg tills sista dagarna i december. Underlag för manuella utbetalningsorder som avser 2016 ska vara Redovisningsenheten tillhanda, senast Senast den skall de registreras för utbetalning. Viktiga datum är sista dag för skanning av leverantörsfakturor som skall bokföras med bokföringsdatum , är sista dag för beslutsattest och slutkontering av externa och interna leverantörsfakturor i Portalen. Det är mycket viktigt att vara noggrann och ange rätt kontering på fakturan (konto, ansvar, verksamhet, motpart). Det får inte finnas saldo kvar på konto eller konto för respektive nämnd/verksamhet i redovisningen vid stängning av Fakturorna får bokföringsdatum öppnas 2017 i Raindance /UBW för skanning av leverantörsfakturor. Fakturor som inkommer fr.o.m , men som avser 2016 ska periodiseras genom att man i Portalen skriver som period eller av respektive ekonom med bokföringsorder med vändning mot konto Vändningsdatum sätts till Periodisering i Portalen kan ske t.o.m Glöm inte att ta en kopia på periodiserade fakturor och skicka per post till Redovisningsenheten eftersom dessa är bokföringsunderlag som bland annat revisorerna behöver måste alla bokföringsorder i Portalen vara godkända skall leverantörsskuldskontot vara avstämt och eventuella rättelser vara bokförda. Sista bokföringsdag för år 2016 När man registrerar leverantörsfakturor, bokföringsorder och internfakturor gäller det att vara mycket uppmärksam på bokföringsdatum vid registrering, eftersom ekonomisystemet

7 7 (14) alltid föreslår dagens datum som bokföringsdatum. Vid bokföring på föregående eller kommande år måste man därför manuellt ändra bokföringsdatum. Vid alla typer av bokföring kring årsskiftet måste det tydligt anges om det avser 2016 eller 2017för att inte riskera att kostnader eller intäkter bokförs på fel år. Bokföringsorder är sista dag för att registrera bokföringsorder avseende Registrera bokföringsorder i god tid före bokslutet, för att slippa alltför stora anhopningar omkring brytdagen. Bokföringsorder skapade i Bokföringsorder måste godkännas i Portalen senast är kontrolldag/avstämningsdag för ekonomer. Eventuell justering/rättning får endast ske inom sin egen verksamhet/nämnd. Integrationsfiler till ekonomisystemet Du som lämnar bokföringsfiler från ett försystem till ekonomisystemet är ansvarig för att integrationsfilen har rätt bokföringsdatum. Det gäller både i samband med bokslutet och löpande under året. Kommunens regler för periodisering skall följas. Brytdag är integrering av filer från egna system avseende Redovisning av likvida medel Försäljningsintäkter Likvida medel hanteras dels i form av handkassor, dels i form av försäljningsintäkter. Redovisning av utlägg och försäljningsintäkter ska ske minst månadsvis. Simhallar ska redovisa minst en gång per vecka. Det är viktigt att samtliga intäkter och kostnader blir bokförda före årsskiftet. Därför ska samtliga försäljningsintäkter redovisas till Kassan senast Redovisning av försäljningsintäkter sker genom insättning av beloppet på konto: Plusgirot Direkta inbetalningar via Plusgirot ska ske senast med tydligt angivande av bokföringsår Samtidigt med insättningen ska verifikationer och konteringsspecifikation sändas till Kassan på Redovisningsenheten. En vanlig bokföringsorder eller konteringsblankett kan användas.

8 8 (14) Summan på konteringsspecifikationen (erhållna intäkter med avdrag för gjorda utlägg) ska stämma överens med insatt belopp. Ange insättningsdatum på konteringsspecifikationen. Kassan bokför på angivna konton så snart som konteringsspecifikationen kommer dem tillhanda. Kassan är stängd 27, 28, 29 samt 30 december Annars är öppettiderna enligt överenskommelse. Instruktion för handkassor Utlägg ur handkassor, som avser 2016, ska redovisas före Dessutom ska samtliga handkassor inventeras före Redovisningen sker på en särskild inventeringsblankett, som i god tid kommer att skickas ut till dem som ansvarar för handkassor. Inventering genomförs och kvitteras av den handkasseansvarige. Inventeringsblanketten skickas via internpost sedan tillbaka till Redovisningsenheten. Som grundregel gäller att kontanta utbetalningar skall undvikas så långt det är möjligt. Det normala sättet för kommunen att betala för leveranser är via leverantörsfaktura. Men i vissa fall kan det ändå vara motiverat att handkassa utlämnas. Utlämnande av handkassa beslutas av närmaste högre chef. Handkassan redovisas vid behov av påfyllning, dock högst en gång per månad. Kvittona fästs på ett A4-ark. Utbetalningsorder skrivs och konteras på de konton som ska belastas samt attesteras i enlighet med redovisningsreglementet. Den ansvarige skall varje månad genomföra avstämning av handkassan. Summera samtliga ej redovisade kvitton + samtliga kontanter. Summan skall stämma överens med handkassebeloppet. Inför 2017 uppmuntras att så många som möjligt övergår till inköpskort istället för att använda handkassor och egna utlägg. Kommunen arbetar för att bli kontantfri under Balanskonton Avstämning av balanskonton (kontoklass 1 och 2) För årsbokslutet 2016 gäller att bokslutsspecifikation avseende samtliga balanskonton skall inlämnas senast Bokslutsspecifikationen är en handling som ingår i det material som arkiveras och ingår i kommunens årsbokslut. Bokslutsspecifikationerna ska upprättas enligt en bestämd mall, på arkivbeständigt papper, och ska vara påskrivna av den kontoansvarige samt dennes chef eller redovisningsansvarig. Avstämningen ska skickas via internposten till Redovisningsenheten.

9 9 (14) Bifoga underlag som styrker fordrings- och skuldposter som överstiger kr. När det gäller periodiserade kostnader och periodiserade intäkter gäller beloppsgränsen kr. Detta ingår i revisionsmaterialet. De verksamheter som har förråd skall så nära årsskiftet som möjligt genom fysisk inventering fastställa den behållning som på balansdagen finns i förrådet. En förteckning upprättas över det inventerade lagret och undertecknas av den som utfört inventeringen samt ansvarig chef. Inventeringslistan skall bifogas bokslutsbilagan för förrådskontot. I övrigt gäller följande för den som har ansvar för balanskonton: Se till att de konton du ansvarar för är avstämda och klara vid årsskiftet. Eventuella differenser som har uppstått t o m november 2016, ska vara utredda och åtgärdade före Rättelser och omföringar skall vara bokförda senast Observera att kundreskontrans kundfordringskonton skall vara avstämda senast den Interna fordringar och skulder skall vara avstämda Inga intern intäkter och kostnader får bokföras på balanskonton för periodiseringar. De saldon som finns på balanskontona ska förtecknas på en bokslutsbilaga och skickas in och vara Redovisningsenheten tillhanda senast Att saldot ska förtecknas betyder att du på bilagan visar vilka ekonomiska händelser som "gömmer sig" bakom saldot (eller vilka fordringar eller skulder som ingår i saldot), post för post. Dessutom bör det framgå när transaktionerna uppstått (verifikationsdatum), det vill säga hur gammal skulden eller fordran är. Även verifikationsnummer ska anges. Observera att saldot ska specificeras i sin helhet. Det får med andra ord inte förekomma några differenser i bokslutsbilagan. Bilagan ska skrivas ut på arkivbeständigt papper undertecknas av den som är ansvarig för avstämningen, dennes chef eller redovisningsansvarig. Saldot på balanskonto kontrolleras genom att ställa frågor under Uppföljning/Frågor & Analys eller genom att gå till Avancerat/Analyslista och välja kontonummer. Frågor om avstämningar och rapporter besvaras av ekonomisupport@nacka.se Värdering av tillgångar Generellt gäller att fordringar ska tas upp till de belopp varmed de beräknas inflyta. En värdelös fordran får inte tas upp som tillgång. En fordran är osäker om kunden inte betalat den tre månader efter fakturans förfallodatum. Målsättningen är att reservering för osäkra fordringar ska ske varje månad. Fordringar som hanteras i allmänfaktureringen, skall vid årsbokslut bedömas individuellt för att avgöra om reserveringar behöver göras. Den resultatenhet eller verksamhet som lämnat

10 10 (14) underlag för debiteringen, ansvarar för att en sådan bedömning görs utifrån restlista över förfallna fakturor. Reservering innebär att intäkten förs bort från resultatenhetens konto. Inventering av befintliga anläggningstillgångar I samband med årsskiftet skall samtliga objekt i anläggningsregistret inventeras (s.k. inventeringsprotokoll). Anledningen till detta är att det inte ska finnas några poster i anläggningsregistret som inte längre är i kommunens ägo. Dessa får inte finnas upptagna i balansräkningen och därmed inte i Anläggningsredovisningen. Inventeringen ska vara gjord senast och då ska också eventuella skrotningar av tillgångar meddelas per post till Redovsingsenheten alternativ till ekonomisupport@nacka.se Ange i ämnesraden vad ärendet avser. Ekonomer/controllers för respektive verksamhetsområde, är ansvariga för att denna inventering är gjord. Pågående investeringsprojekt En genomgång av samtliga pågående investeringsprojekt ska göras för att fastställa vilka investeringar som är klara att aktivera. Aktivering innebär att en investeringsutgift bokförs som anläggningstillgång. De pågående investeringsprojekt som ska avslutas och färdigrapporteras i Raindance ska senast rapporteras till. Eventuella förgävesprojekt ska bokföras som kostnad. Observera att komponent indelning ska ske av samtliga tillgångar som aktiveras. Pågående investeringsprojekt som inte är färdigställda ska tas upp på bokslutsbilaga som lämnas in senast Kontakta till ekonomisupport@nacka.se om det finns frågor om detta. Inventarieförteckning Varje resultatenhet ska upprätta en lokal förteckning över sina inventarier. Inventarieförteckningen har ingen koppling till investeringsbudgeten. De inventarier som ska registreras är följande: Inventarier med anskaffningsvärde >= Stöldbegärliga inventarier (mobiltelefoner, Ipads etc.) Inventarier med garanti eller försäkring Inventarier med någon typ av serienummer Konst som enheten har lånat från kommunens konstsamling Som stöd för resultatenheterna har Stadsledningskontoret utvecklat en kommungemensam excelmall, som skall användas för resultatenhetens egen inventarieförteckning.

11 11 (14) Kontakta för mallen till inventarieförteckningen. Uppdatera de förändringar som skett under Resultatenheterna skall skicka in inventarieförteckningarna till respektive ekonom/controller senast som sedan skickar till Redovsingsenheten alternativ till Leasing I årsredovisningen skall finnas uppgift om kommunens leasingkostnader. Varje ekonom skall därför uppdatera 2016 års förteckning över leasingobjekt, dvs. lämna uppgift om nya objekt och om objekt som skall tas bort. När nya leasingobjekt tillkommit, ska också en kopia på leasingavtalet inlämnas. En specifikation per ansvar på allt som leasas från Dustin kommer att skickas ut. Kontakta ekonomisupport@nacka.se för mallen till Leasingavtal Förteckningen skall vara uppdaterad och kopior på nya leasingavtal skall inlämnas till Redovisningsenheten senast Tömning av verksamhet 8 och 48 Ekonomer ansvarar för att gå igenom sina principer för fördelning av verksamhet 8X och kontaktar Redovisningsenheten senast om det finns behov av hjälp med bokföring av fördelningarna via filinläsningar. Verifikationer avseende år 2016 Verifikationer för 2016 skall förvaras hos registrerande enhet tills slutrevisionen genomförts. Kontakta ekonomisupport@nacka.se för frågor om arkivering av verifikationer Frågor om periodisering, bokslut, avstämning av balanskonton och rapporter besvaras av ekonomisupport@nacka.se. Eva Olin Ekonomidirektör Maria Karlsson Redovisningspecialist

12 12 (14) Tidplan för årsbokslut 2016 Alla tidpunkter är kl 12 resp. dag om inget annat anges Aktivitet Inventering av samtliga handkassor ska vara genomförd. Undertecknad inventeringsblankett inlämnas till Redovisningsenheten/Britt Flemström. Ansvarig Handkassaansvariga Kapitaltjänstkörning för november Redovisningsenheten Inlämning av uppgifter till redovisningsenheten om vilka pågående investeringsprojekt som ska avslutas. Controller Sista dag för inventering av anläggningstillgångar. Controller Sista dag för inlämning av uppgifter om uppdatering av kommunens leasingobjekt inklusive hyresavtal Bryt för kundfakturering via fakturainfarten, Excelfiler och andra försystem som ska bokföras på Sista dag för inlämning av underlag för internfakturor. Underlagen sändes till Redovisningsenheten, Malin Sjögren Alla balanskonton ska vara avstämda per , allt gammalt ska vara bort bokat Sista dag för verksamheterna/nämnderna att själva utfärda internfakturor Bryt för inlämning av beslut om makulering/avskrivning av externa fordringar Bryt för redovisning av handkassor. Samtliga utlägg ur handkassor ska redovisas senast 16/12, om de skall bokföras på Sista dag för inbetalning av dagskassor, handkasseinbetalningar etc via bankgiro och postgiro. Controller Controller Controller Controller Controller Ekonomer Handkassaansvariga RC-resultatenhetschef Samtliga externa kundfakturor ska vara utfärdade. Redovisningsenheten

13 13 (14) Alla tidpunkter är kl 12 resp. dag om inget annat anges Aktivitet Ansvarig Bryt för bokföring av in- och utbetalningar på likvidkontona i kassasystemet på Redovisningsenheten Bryt för skanning av leverantörsfakturor på år Redovisningsenheten Underlag för manuella utbetalningsorder ska vara redovisningsenheten tillhanda Sista dag lämna in underlag för kreditering av internfakturor till Malin Sjögren. Redovisningsenheten FC, BC,controller prod Körning av kapitaltjänstkostnader för december Redovisningsenheten Bryt för integrering av bokföringsfiler från egna system avseende år 2016, bokföringsdatum PortN, Antura - Procapita/Pulsen - Coma, Förråds- fordons- och maskinredovisning - Personec , kl Bryt för kontering och attest (slutkontering) av leverantörsfakturor och internfakturor i Portalen. Försystemsansvariga: Anna Mondragon Ingela Söderberg Daniel Stenius Oscar Boström Alla beslutsattestanter Momsredovisning avseende period 12 klar. Redovisningsenheten Utbetalningsorder ska vara registrerade. Redovisningsenheten Interna fordringar och skulder skall vara nollställda. Malin Sjögren Kundreskontrans kundfordringskonton skall vara avstämda Redovisningsenheten Bryt för bokföringsorder. FC, BC, controller prod Bryt för bokföring av osäkra fordringar. Redovisningsenheten Hemtjänstfakturering för december. Redovisningsenheten Senaste dag för att fördela verksamhet 48XXX, 8XXX. FC, BC, controller prod Sista dag att lämna kopior på fakturor som periodiserats mot konto 29913, 29918, och FC, BC, controller prod

14 14 (14) Alla tidpunkter är kl 12 resp. dag om inget annat anges Aktivitet Ansvarig Kontrolldag/avstämningsdag för ekonomer. Denna dag är det endast tillåtet att bokföra inom sin egen nämnd/verksamhet. Kontrollera att verksamhet 48XXX och 8XXX är avslutad Underlag för beräkning av semesterlöneskuld, okompenserad övertid och frånvaro i december HUVUDBOKEN STÄNGS INGA FLER BOKNINGAR KAN GÖRAS Kontroll av fakturor för periodisering på båda sidor av årsskiftet, om fel upptäckts som uppgår till väsentliga belopp kommer berörda personer att behöva bokföra om eventuella felaktigheter Samtliga balanskonton (kontoklass 1 och 2) ska vara avstämda och samtliga bokslutsbilagor MED UNDERLAG ska vara inlämnade till Redovisningsenheten FC, BC, controller prod Personalenheten Redovisningsenheten Redovisningsenheten Avstämningsansvariga