Detaljerade anvisningar årsbokslut

2016-11-11 1 (14) PM Ekonomer Redovisningsenheten Controllerenheten Direktörer Resultatenhetschefer Detaljerade anvisningar årsbokslut Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 1 Allmänt... 2 Periodisering... 2 Periodisering av kostnader... 3 Periodisering av intäkter... 3 Kundreskontra - kundfakturor... 4 Internfakturering... 4 Externfakturering... 5 Leverantörsreskontra - leverantörsfakturor... 5 Utbetalningsorder... 6 Viktiga datum... 6 Sista bokföringsdag för år 2016... 6 Bokföringsorder... 7 Integrationsfiler till ekonomisystemet... 7 Redovisning av likvida medel... 7 Försäljningsintäkter... 7 Instruktion för handkassor... 8 Balanskonton... 8 Avstämning av balanskonton (kontoklass 1 och 2)... 8 Värdering av tillgångar... 9 Inventering av befintliga anläggningstillgångar... 10 Pågående investeringsprojekt... 10 Inventarieförteckning... 10 Leasing... 11 Tömning av verksamhet 8... 11 Verifikationer avseende år 2016... 11 Tidplan för årsbokslut 2016... 12 C:\Users\marerl\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\IW8FWCWO\Detaljerade anvisningar årsbokslut 2016 med tidplaner.docx POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMER Nacka kommun, 131 81 Nacka Stadshuset, Granitvägen 15 08-718 80 00 info@nacka.se 716 80 www.nacka.se 212000-0167

2 (14) Allmänt Årets bokslutsarbete kommer att genomföras enligt en tidsplan som innebär att redovisningsenheten den 2017-01-30 skall ha en fullständig resultaträkning och balansräkning för år 2016. För att bokslutsarbetet ska flyta utan problem, behöver vi alla samarbeta så att vi kan registrera både externa och interna fakturor, bokföringsorder och andra transaktioner så snart det är möjligt. Respektive verksamhet ansvarar för att deras bokföringsorder blir registrerade. Det är den verksamhet som får intäktsposten på bokföringsordern som är ansvarig för att den blir registrerad. Observerar att alla tidpunkter är centrala samt att tydliggöra vem som vad för Finance Controller (FC) och Business Controller (BC). Frågor som berör årsboklutet mailas till ekonomisupport@nacka.se samt att ange i ämnesraden vad ärendet gäller. Underlag som skickas via internpost ska ställas till Redovisningsenheten. Leverantörsfakturor avseende år 2016 som inkommer till CGI t.o.m. 2017-01-05 skannas på det gamla året och får bokföringsdatum 2016-12-31. Dessa fakturor kommer att återfinnas i Portalen. Senast 2017-01-10, kl 24.00 skall alla fakturor avseende år 2016 vara konterade och attesterade i Portalen. Fakturor som inkommer till CGI fr.o.m. 2017-01-09 för skanning kommer att få bokföringsdatum år 2017. Var noggranna med vilket år kostnaden hänförs till och kontrollera om fakturan eventuellt behöver periodiseras. Periodisering För att få ett rättvisande resultat 2016 är det viktigt att kommunens regler för periodisering följs. En intäkt som verksamheten genererat men ännu inte erhållit, skall bokföras (periodiseras) i ekonomisystemet i den period då intäkten genererats. En kostnad som upparbetats men som ännu inte belastat verksamheten, skall på samma sätt bokföras (periodiseras) i ekonomisystemet i den period då kostnaden uppstått. Frågor om hur en kostnad eller intäkt ska periodisera mailas till ekonomisupport@nacka.se OBS! ange i ämnesraden vad ärendet gäller. Nedan följer några grundregler för periodisering av intäkter och kostnader. Observera att beloppen nedan är exklusive moms. Huvudregel: 1. Affärshändelse överstigande 1,5 basbelopp, motsvarande 66 450 kr skall periodiseras, 2. om flera affärshändelser som har ett naturligt samband tillsammans uppgår till 66 450 kr skall dessa periodiseras 3. Inga interna intäkter eller kostnader får periodiseras mot balanskonton

3 (14) Beloppsgränsen har stämts av och godkänts av kommunens revisorer och återfinns i kommunens redovisningsreglemente. Viktigt att tänka på vid elektroniska bokföringsorder i bokföringsportalen i Raindance, är att skanna in och bifoga underlag till periodiseringarna. Det finns flera periodiseringskonton beroende på om det är en kostnad eller intäkt som skall periodiseras och om det är något som skall bokföras i förskott eller en reserv för kommande kostnader. 17110 Övriga utgiftsförskott. Kostnaderna betalas före årsskiftet men skall belasta kommande år. Bokförs i debet på gamla året på konto 17110. 17510 Övriga inkomstrester. Här bokförs intäkter som inte kommit kommunen tillhanda före årsskiftet. Bokför i debet på 17510 och kredit på intäktskonteringen.. Statsbidragsfordringar har egna konton som börjar på 165xx beroende på vad fordran avser och får inte bokföras som inkomstrester på interimskonton. 17580 Periodisering av intäkter. Används för intäkter som skall vändas bort nästkommande månad. 29912 Övriga inkomstförskott. Här bokförs intäkter som kommer till kommunen på gamla året men skall bokföras som intäkt på nya året. Sociala processen har ett eget konto 29916 för sina inkomstförskott. Även inkomstförskott för hyror och arrenden har ett eget konto, 29917 samt inkomstförskott för flykting konto 29920. 29913 Övriga utgiftsrester. Här bokförs kostnader där fakturor för 2016 inte hunnit inkomma från leverantörerna. På detta konto bokförs i kredit och i debet på kostnadskonteringen på gamla året. När fakturan kommer efter årsskiftet och betalas skall den bokföras i debet på konto 29913. 29918 Periodisering av kostnader, används för periodisering med vändning. 29919 Månadsperiodiseringar (periodiseringar i faktura portalen bokförs med automatik på detta konto) Periodisering av kostnader Om leverans av vara eller tjänst sker efter årsskiftet, ska kostnaden bokföras på 2017 även om beställningen skett tidigare eller är budgeterad på 2016. Om leverans av vara eller tjänst sker före årsskiftet men fakturan ej hunnit komma måste kostnaderna ändå bokföras på år 2016. Uttag ur lager eller förråd ska redovisas som kostnad på 2016 om uttaget skett före årsskiftet. Periodisering av intäkter Om en vara eller tjänst levereras 1 januari, 2017 eller senare, måste den bokföras på 2017, även om den har beställts 2016.

4 (14) Statsbidrag som avser 2016 kan bokföras till och med 2017-01-23. Om det saknas underlag för exakt beräkning av fordran, ska den beräknas preliminärt på de uppgifter som finns tillhanda. Detta är bättre än att avstå från periodisering. Kopia på underlag för statsbidragsfordran skickas tillsammans med bokslutsbilagan till Redovisningsenheten. Kundreskontra - kundfakturor Varor och tjänster som har levererats och utförts till interna och externa kunder under 2016, ska faktureras och bokföras på 2016. Alla resultatansvariga bör gå igenom sina intäkter särskilt noggrant vid månadsuppföljningarna oktober och november 2016, och i god tid fakturera interna och externa kunder. Det är nödvändigt för att alla resultatenheter ska få en rättvisande bild av sina kostnader och intäkter. December månad innebär alltid en stor arbetsbelastning på kundreskontran med många faktureringar som skall bokföras på gamla året samt faktureringar som gäller det nya året t.ex. tomträtter och hyror. Det är också många kassaposter d.v.s. inbetalningar av fakturor som ska bokföras. Den 2 januari 2017 stängs kassabokföringen på gamla året. Det är först därefter som kundreskontrans kundfordringskonton slutligt kan stämmas av mot restlängder. Därefter skall osäkra kundfordringar gås igenom. Därför är sista inlämning av underlag till interna och externa fakturor den 16 december 2016. Om fakturorna inte hinner utfärdas innan årsskiftet måste intäkterna som avser 2016 ändå bokföras på 2016. För att få intäkterna periodiserade ska verksamheterna göra en bokföringsorder som intäktsförs på år 2016 i kredit och motbokas mot Övriga inkomstrester konto 17510 i debet (exkl. moms). Verksamheten fakturerar på vanligt sätt via Fakturainfarten eller med Excelfil mot konto 17510 i kredit på år 2017. Beloppsgräns för periodisering finns på sidan 2. Internfakturering 2016-12-15 är sista dag för inlämning av underlag (i pappersform) till Redovisningsenheten, för intern kundfakturering som skall bokföras på 2016. 2016-12-16 är sista dag för att själv utfärda (registrera) interna kundfakturor. 2017-01-05 är sista dag för att skicka underlag för kreditering av internfakturor till Malin Sjögren. Skriv tydligt kreditnota på underlaget. 2017-01-10, kl 24.00 är sista dag för beslutsattest och slutkontering av interna fakturor i Portalen. 2017-01-11 skall de interna kundfordringskontona vara avstämda.

5 (14) Externfakturering 2016-12-15 är brytdag för kundfakturering via Fakturainfarten, excelfiler och andra försystem. 2016-12-16 bryt för inlämning av beslut om makulering/avskrivning av externa fordringar 2017-01-18 bryt för bokföring av osäkra fordringar. 2017-01-18 hemtjänstfakturering för december 2016 körs Leverantörsreskontra leverantörsfakturor Leverantörsreskontran kommer att vara öppen t o m 2017-01-05 för skanning av leverantörsfakturor med bokföringsdatum 2016-12-31. Externa och interna leverantörsfakturor skall konteras och attesteras i Portalen senast 2017-01-10, kl 24.00 så att fakturorna blir korrekt slutkonterade och att konto 48500 och 48505 för år 2016 därmed nollställs. Det får heller inte finnas något saldo på konto 48510. Leverantörsfakturor som kommer fr.o.m. 2017-01-05 och som avser varor och tjänster levererade 2016 skannas på 2017 och hanteras i Portalen. Fakturorna kan periodiseras direkt i Portalen genom att man i periodfältet skriver 161231 som period. Detta kan göras t.o.m. 2017-01-20. Ett annat alternativ om man inte periodiserar i portalen är att kostnaden bokförs per 2016-12-31 med bokföringsorder med vändning med korrekt kostnadskontering i debet och periodiseringskonto 29918 i kredit. Vändningsdatum sätts till 2017-01-01. Fakturor som inte hinner komma till kommunen innan årsskiftet eller periodbrytet i januari måste istället bokföras som manuella utgiftsrester på konto 29913 i kredit och kostnadskonteringen i debet. Kopior på fakturor som bokförs som manuella utgiftsrester skickas till Redovisningsenheten. Leverantörsfakturor som anländer under år 2016 och som avser varor och tjänster som levereras år 2017 skannas som vanligt. Fakturorna konteras och periodiseras i Raindance så att kostnaderna blir bokförda på rätt period dvs. år 2017. Ekonomen för respektive verksamhet och nämnd ansvarar för att periodisering sker. Fakturor som periodiseras i Portalen bokförs med automatik på konto 29919, t.ex. prenumerationer av tidskrifter som periodiseras på nästkommande år under december. Fakturakopior skickas till

6 (14) Redovisningsenheten. Dessa fakturakopior är underlag till bokslutsbilagan och lämnas sedan till revisorerna. Vid manuell periodisering med bokföringsorder skall Övriga utgiftsförskott konto 17110 användas. Kopior på fakturor skickas till Redovisningsenheten. Respektive ekonom/controller ansvarar för att periodiseringarna blir korrekta. Observera att det endast är de fakturor som överstiger 66 450 kr (exklusive moms) som skall periodiseras (se avsnitt om periodisering) och att sista dag för registrering av bokföringsorder på år 2016 (periodisering) är 2017-01-18. Utbetalningsorder Under december och januari är det alltid en väldigt stor mängd av manuella utbetalningsorder som ska registreras. Därför bör alla vara medvetna om att det kan ta upp till 30 dagar från det att man har lämnat in sitt underlag innan pengarna finns tillgängliga på kontot. Vänta därför inte med att skicka in utbetalningsorder för eventuella utlägg tills sista dagarna i december. Underlag för manuella utbetalningsorder som avser 2016 ska vara Redovisningsenheten tillhanda, senast 2017-01-05. Senast den 2017-01-11 skall de registreras för utbetalning. Viktiga datum 2017-01-05 är sista dag för skanning av leverantörsfakturor som skall bokföras med bokföringsdatum 2016-12-31. 2017-01-10, 24.00 är sista dag för beslutsattest och slutkontering av externa och interna leverantörsfakturor i Portalen. Det är mycket viktigt att vara noggrann och ange rätt kontering på fakturan (konto, ansvar, verksamhet, motpart). Det får inte finnas saldo kvar på konto 48500 eller konto 48505 för respektive nämnd/verksamhet i redovisningen vid stängning av 2016. Fakturorna får bokföringsdatum 2016-12-31. 2017-01-13 öppnas 2017 i Raindance /UBW för skanning av leverantörsfakturor. Fakturor som inkommer fr.o.m. 2017-01-05, men som avser 2016 ska periodiseras genom att man i Portalen skriver 161231 som period eller av respektive ekonom med bokföringsorder med vändning mot konto 29918. Vändningsdatum sätts till 2017-01-01. Periodisering i Portalen kan ske t.o.m. 2017-01-19. Glöm inte att ta en kopia på periodiserade fakturor och skicka per post till Redovisningsenheten eftersom dessa är bokföringsunderlag som bland annat revisorerna behöver. 2017-01-18 måste alla bokföringsorder i Portalen vara godkända. 2017-01-23 skall leverantörsskuldskontot vara avstämt och eventuella rättelser vara bokförda. Sista bokföringsdag för år 2016 När man registrerar leverantörsfakturor, bokföringsorder och internfakturor gäller det att vara mycket uppmärksam på bokföringsdatum vid registrering, eftersom ekonomisystemet

7 (14) alltid föreslår dagens datum som bokföringsdatum. Vid bokföring på föregående eller kommande år måste man därför manuellt ändra bokföringsdatum. Vid alla typer av bokföring kring årsskiftet måste det tydligt anges om det avser 2016 eller 2017för att inte riskera att kostnader eller intäkter bokförs på fel år. Bokföringsorder 2017-01-18 är sista dag för att registrera bokföringsorder avseende 2016. Registrera bokföringsorder i god tid före bokslutet, för att slippa alltför stora anhopningar omkring brytdagen. Bokföringsorder skapade i Bokföringsorder måste godkännas i Portalen senast 2017-01-20 2017-01-20 är kontrolldag/avstämningsdag för ekonomer. Eventuell justering/rättning får endast ske inom sin egen verksamhet/nämnd. Integrationsfiler till ekonomisystemet Du som lämnar bokföringsfiler från ett försystem till ekonomisystemet är ansvarig för att integrationsfilen har rätt bokföringsdatum. Det gäller både i samband med bokslutet och löpande under året. Kommunens regler för periodisering skall följas. Brytdag är 2017-01-09 integrering av filer från egna system avseende 2016. Redovisning av likvida medel Försäljningsintäkter Likvida medel hanteras dels i form av handkassor, dels i form av försäljningsintäkter. Redovisning av utlägg och försäljningsintäkter ska ske minst månadsvis. Simhallar ska redovisa minst en gång per vecka. Det är viktigt att samtliga intäkter och kostnader blir bokförda före årsskiftet. Därför ska samtliga försäljningsintäkter redovisas till Kassan senast 2016-12-16. Redovisning av försäljningsintäkter sker genom insättning av beloppet på konto: Plusgirot 29501-4 Direkta inbetalningar via Plusgirot ska ske senast 2016-12-16 med tydligt angivande av bokföringsår 2016. Samtidigt med insättningen ska verifikationer och konteringsspecifikation sändas till Kassan på Redovisningsenheten. En vanlig bokföringsorder eller konteringsblankett kan användas.

8 (14) Summan på konteringsspecifikationen (erhållna intäkter med avdrag för gjorda utlägg) ska stämma överens med insatt belopp. Ange insättningsdatum på konteringsspecifikationen. Kassan bokför på angivna konton så snart som konteringsspecifikationen kommer dem tillhanda. Kassan är stängd 27, 28, 29 samt 30 december 2016. Annars är öppettiderna enligt överenskommelse. Instruktion för handkassor Utlägg ur handkassor, som avser 2016, ska redovisas före 2016-12-16. Dessutom ska samtliga handkassor inventeras före 2016-11-25. Redovisningen sker på en särskild inventeringsblankett, som i god tid kommer att skickas ut till dem som ansvarar för handkassor. Inventering genomförs och kvitteras av den handkasseansvarige. Inventeringsblanketten skickas via internpost sedan tillbaka till Redovisningsenheten. Som grundregel gäller att kontanta utbetalningar skall undvikas så långt det är möjligt. Det normala sättet för kommunen att betala för leveranser är via leverantörsfaktura. Men i vissa fall kan det ändå vara motiverat att handkassa utlämnas. Utlämnande av handkassa beslutas av närmaste högre chef. Handkassan redovisas vid behov av påfyllning, dock högst en gång per månad. Kvittona fästs på ett A4-ark. Utbetalningsorder skrivs och konteras på de konton som ska belastas samt attesteras i enlighet med redovisningsreglementet. Den ansvarige skall varje månad genomföra avstämning av handkassan. Summera samtliga ej redovisade kvitton + samtliga kontanter. Summan skall stämma överens med handkassebeloppet. Inför 2017 uppmuntras att så många som möjligt övergår till inköpskort istället för att använda handkassor och egna utlägg. Kommunen arbetar för att bli kontantfri under 2017. Balanskonton Avstämning av balanskonton (kontoklass 1 och 2) För årsbokslutet 2016 gäller att bokslutsspecifikation avseende samtliga balanskonton skall inlämnas senast 2017-01-25. Bokslutsspecifikationen är en handling som ingår i det material som arkiveras och ingår i kommunens årsbokslut. Bokslutsspecifikationerna ska upprättas enligt en bestämd mall, på arkivbeständigt papper, och ska vara påskrivna av den kontoansvarige samt dennes chef eller redovisningsansvarig. Avstämningen ska skickas via internposten till Redovisningsenheten.

9 (14) Bifoga underlag som styrker fordrings- och skuldposter som överstiger 200 000 kr. När det gäller periodiserade kostnader och periodiserade intäkter gäller beloppsgränsen 250 000 kr. Detta ingår i revisionsmaterialet. De verksamheter som har förråd skall så nära årsskiftet som möjligt genom fysisk inventering fastställa den behållning som på balansdagen finns i förrådet. En förteckning upprättas över det inventerade lagret och undertecknas av den som utfört inventeringen samt ansvarig chef. Inventeringslistan skall bifogas bokslutsbilagan för förrådskontot. I övrigt gäller följande för den som har ansvar för balanskonton: Se till att de konton du ansvarar för är avstämda och klara vid årsskiftet. Eventuella differenser som har uppstått t o m november 2016, ska vara utredda och åtgärdade före 2016-12-16. Rättelser och omföringar skall vara bokförda senast 2017-01-18. Observera att kundreskontrans kundfordringskonton skall vara avstämda senast den 2017-01-13. Interna fordringar och skulder skall vara avstämda 2017-01-11. Inga intern intäkter och kostnader får bokföras på balanskonton för periodiseringar. De saldon som finns på balanskontona ska förtecknas på en bokslutsbilaga och skickas in och vara Redovisningsenheten tillhanda senast 2017-01-25. Att saldot ska förtecknas betyder att du på bilagan visar vilka ekonomiska händelser som "gömmer sig" bakom saldot (eller vilka fordringar eller skulder som ingår i saldot), post för post. Dessutom bör det framgå när transaktionerna uppstått (verifikationsdatum), det vill säga hur gammal skulden eller fordran är. Även verifikationsnummer ska anges. Observera att saldot ska specificeras i sin helhet. Det får med andra ord inte förekomma några differenser i bokslutsbilagan. Bilagan ska skrivas ut på arkivbeständigt papper undertecknas av den som är ansvarig för avstämningen, dennes chef eller redovisningsansvarig. Saldot på balanskonto kontrolleras genom att ställa frågor under Uppföljning/Frågor & Analys eller genom att gå till Avancerat/Analyslista och välja kontonummer. Frågor om avstämningar och rapporter besvaras av ekonomisupport@nacka.se Värdering av tillgångar Generellt gäller att fordringar ska tas upp till de belopp varmed de beräknas inflyta. En värdelös fordran får inte tas upp som tillgång. En fordran är osäker om kunden inte betalat den tre månader efter fakturans förfallodatum. Målsättningen är att reservering för osäkra fordringar ska ske varje månad. Fordringar som hanteras i allmänfaktureringen, skall vid årsbokslut bedömas individuellt för att avgöra om reserveringar behöver göras. Den resultatenhet eller verksamhet som lämnat

10 (14) underlag för debiteringen, ansvarar för att en sådan bedömning görs utifrån restlista över förfallna fakturor. Reservering innebär att intäkten förs bort från resultatenhetens konto. Inventering av befintliga anläggningstillgångar I samband med årsskiftet skall samtliga objekt i anläggningsregistret inventeras (s.k. inventeringsprotokoll). Anledningen till detta är att det inte ska finnas några poster i anläggningsregistret som inte längre är i kommunens ägo. Dessa får inte finnas upptagna i balansräkningen och därmed inte i Anläggningsredovisningen. Inventeringen ska vara gjord senast 2016-11-30 och då ska också eventuella skrotningar av tillgångar meddelas per post till Redovsingsenheten alternativ till ekonomisupport@nacka.se Ange i ämnesraden vad ärendet avser. Ekonomer/controllers för respektive verksamhetsområde, är ansvariga för att denna inventering är gjord. Pågående investeringsprojekt En genomgång av samtliga pågående investeringsprojekt ska göras för att fastställa vilka investeringar som är klara att aktivera. Aktivering innebär att en investeringsutgift bokförs som anläggningstillgång. De pågående investeringsprojekt som ska avslutas och färdigrapporteras i Raindance ska senast 2016-11-30 rapporteras till. Eventuella förgävesprojekt ska bokföras som kostnad. Observera att komponent indelning ska ske av samtliga tillgångar som aktiveras. Pågående investeringsprojekt som inte är färdigställda ska tas upp på bokslutsbilaga som lämnas in senast 2017-01-25. Kontakta till ekonomisupport@nacka.se om det finns frågor om detta. Inventarieförteckning Varje resultatenhet ska upprätta en lokal förteckning över sina inventarier. Inventarieförteckningen har ingen koppling till investeringsbudgeten. De inventarier som ska registreras är följande: Inventarier med anskaffningsvärde >=100 000 Stöldbegärliga inventarier (mobiltelefoner, Ipads etc.) Inventarier med garanti eller försäkring Inventarier med någon typ av serienummer Konst som enheten har lånat från kommunens konstsamling Som stöd för resultatenheterna har Stadsledningskontoret utvecklat en kommungemensam excelmall, som skall användas för resultatenhetens egen inventarieförteckning.

11 (14) Kontakta ekonomisupport@nacka.se för mallen till inventarieförteckningen. Uppdatera de förändringar som skett under 2016. Resultatenheterna skall skicka in inventarieförteckningarna till respektive ekonom/controller senast 2016-12-31 som sedan skickar till Redovsingsenheten alternativ till ekonomisupport@nacka.se Leasing I årsredovisningen skall finnas uppgift om kommunens leasingkostnader. Varje ekonom skall därför uppdatera 2016 års förteckning över leasingobjekt, dvs. lämna uppgift om nya objekt och om objekt som skall tas bort. När nya leasingobjekt tillkommit, ska också en kopia på leasingavtalet inlämnas. En specifikation per ansvar på allt som leasas från Dustin kommer att skickas ut. Kontakta ekonomisupport@nacka.se för mallen till Leasingavtal 2016. Förteckningen skall vara uppdaterad och kopior på nya leasingavtal skall inlämnas till Redovisningsenheten senast 2016-12-12. Tömning av verksamhet 8 och 48 Ekonomer ansvarar för att gå igenom sina principer för fördelning av verksamhet 8X och kontaktar Redovisningsenheten senast 2016-12-30 om det finns behov av hjälp med bokföring av fördelningarna via filinläsningar. Verifikationer avseende år 2016 Verifikationer för 2016 skall förvaras hos registrerande enhet tills slutrevisionen genomförts. Kontakta ekonomisupport@nacka.se för frågor om arkivering av verifikationer Frågor om periodisering, bokslut, avstämning av balanskonton och rapporter besvaras av ekonomisupport@nacka.se. Eva Olin Ekonomidirektör Maria Karlsson Redovisningspecialist

12 (14) Tidplan för årsbokslut 2016 Alla tidpunkter är kl 12 resp. dag om inget annat anges Aktivitet 2016-11-25 Inventering av samtliga handkassor ska vara genomförd. Undertecknad inventeringsblankett inlämnas till Redovisningsenheten/Britt Flemström. Ansvarig Handkassaansvariga 2016-11-25 Kapitaltjänstkörning för november 2016. Redovisningsenheten 2016-11-30 Inlämning av uppgifter till redovisningsenheten om vilka pågående investeringsprojekt som ska avslutas. Controller 2016-11-30 Sista dag för inventering av anläggningstillgångar. Controller 2016-12-12 Sista dag för inlämning av uppgifter om uppdatering av kommunens leasingobjekt inklusive hyresavtal. 2016-12-15 Bryt för kundfakturering via fakturainfarten, Excelfiler och andra försystem som ska bokföras på 2016. 2016-12-15 Sista dag för inlämning av underlag för internfakturor. Underlagen sändes till Redovisningsenheten, Malin Sjögren. 2016-12-16 Alla balanskonton ska vara avstämda per 2016-11-30, allt gammalt ska vara bort bokat. 2016-12-16 Sista dag för verksamheterna/nämnderna att själva utfärda internfakturor. 2016-12-16 Bryt för inlämning av beslut om makulering/avskrivning av externa fordringar. 2016-12-16 Bryt för redovisning av handkassor. Samtliga utlägg ur handkassor ska redovisas senast 16/12, om de skall bokföras på 2016. 2016-12-16 Sista dag för inbetalning av dagskassor, handkasseinbetalningar etc via bankgiro och postgiro. Controller Controller Controller Controller Controller Ekonomer Handkassaansvariga RC-resultatenhetschef 2016-12-16 Samtliga externa kundfakturor ska vara utfärdade. Redovisningsenheten

13 (14) Alla tidpunkter är kl 12 resp. dag om inget annat anges Aktivitet Ansvarig 2017-01-02 Bryt för bokföring av in- och utbetalningar på likvidkontona i kassasystemet på 2016. Redovisningsenheten 2017-01-05 Bryt för skanning av leverantörsfakturor på år 2016. Redovisningsenheten 2017-01-05 Underlag för manuella utbetalningsorder ska vara redovisningsenheten tillhanda. 2017-01-05 Sista dag lämna in underlag för kreditering av internfakturor till Malin Sjögren. Redovisningsenheten FC, BC,controller prod 2017-01-09 Körning av kapitaltjänstkostnader för december 2016. Redovisningsenheten 2017-01-09 Bryt för integrering av bokföringsfiler från egna system avseende år 2016, bokföringsdatum 2016-12-31 - PortN, Antura - Procapita/Pulsen - Coma, Förråds- fordons- och maskinredovisning - Personec 2017-01-10, kl 24.00 Bryt för kontering och attest (slutkontering) av leverantörsfakturor och internfakturor i Portalen. Försystemsansvariga: Anna Mondragon Ingela Söderberg Daniel Stenius Oscar Boström Alla beslutsattestanter 2017-01-10 Momsredovisning avseende period 12 klar. Redovisningsenheten 2017-01-11 Utbetalningsorder ska vara registrerade. Redovisningsenheten 2017-01-11 Interna fordringar och skulder skall vara nollställda. Malin Sjögren 2017-01-13 Kundreskontrans kundfordringskonton skall vara avstämda Redovisningsenheten 2017-01-18 Bryt för bokföringsorder. FC, BC, controller prod 2017-01-18 Bryt för bokföring av osäkra fordringar. Redovisningsenheten 2017-01-18 Hemtjänstfakturering för december. Redovisningsenheten 2017-01-19 Senaste dag för att fördela verksamhet 48XXX, 8XXX. FC, BC, controller prod 2017-01-19 Sista dag att lämna kopior på fakturor som periodiserats mot konto 29913, 29918, 29919 och 17110. FC, BC, controller prod

14 (14) Alla tidpunkter är kl 12 resp. dag om inget annat anges Aktivitet Ansvarig 2017-01-19 Kontrolldag/avstämningsdag för ekonomer. Denna dag är det endast tillåtet att bokföra inom sin egen nämnd/verksamhet. Kontrollera att verksamhet 48XXX och 8XXX är avslutad. 2017-01-19 Underlag för beräkning av semesterlöneskuld, okompenserad övertid och frånvaro i december. 2017-01-20 HUVUDBOKEN STÄNGS INGA FLER BOKNINGAR KAN GÖRAS 2017-01-11-2017-01-20 Kontroll av fakturor för periodisering på båda sidor av årsskiftet, om fel upptäckts som uppgår till väsentliga belopp kommer berörda personer att behöva bokföra om eventuella felaktigheter. 2017-01-25 Samtliga balanskonton (kontoklass 1 och 2) ska vara avstämda och samtliga bokslutsbilagor MED UNDERLAG ska vara inlämnade till Redovisningsenheten FC, BC, controller prod Personalenheten Redovisningsenheten Redovisningsenheten Avstämningsansvariga