Handledning Tillsynsdatabas Sevesolagen Version: 2009-04-01
MSB:s kontaktpersoner: Carina Fredström, 010-240 50 65 (Tillsynsenheten) Hans Flyman, 010-240 51 03 (Tillsynsenheten) Åsa Andtbacka, 010-240 53 38 (IT-enheten) 2
3 Förord Databasen har utvecklats för att motsvara de krav som finns för återrapportering av tillsyn enligt rådets direktiv 96/82/EG om åtgärder för att förebygga och begränsa följderna av allvarliga olyckshändelser där farliga ämnen ingår, det s k Seveso II-direktivet. I Sverige har direktivet implementerats genom bland annat lagen (SFS 1999:381) om åtgärder för att förebygga och begränsa följderna av allvarliga kemikalieolyckor. Systemet utvecklades genom ett projekt på Räddningsverkets som ledde fram till en kravspecifikation 1999-06-15. Systemet utvecklades i Access-miljö och har varit i drift sedan Sevesolagen trädde ikraft 1999-07-01 för länsstyrelsernas återrapportering av arbetet med lagen till Räddningsverket, och numera till Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. Under år 2002 genomfördes ett arbete för att utveckla databasen i JAVA miljö vilket bland annat gav möjlighet för länsstyrelserna att uppdatera informationen i databasen via Internet. Handledningen är framtagen som ett underlag för länsstyrelsernas arbete med databasen. MSB är en ny myndighet som från den 1 januari 2009 ersätter Räddningsverket, Krisberedskapsmyndigheten och Styrelsen för psykologiskt försvar. MSB samlar allt arbete med skydd mot olyckor, krisberedskap och civilt försvar och arbetar för ett stärkt samhällsskydd och en god beredskap där alla tar ansvar. Arbetet bedrivs i nära samverkan med andra samhällsaktörer och omfattar hela hotskalan och alla risknivåer från små olyckor i vardagen till stora katastrofer.
4 Innehållsförteckning 1. Inledning... 5 2. Beskrivning av systemet... 6 2.1 Läsa information om ett objekt... 7 2.2 Skapa ett nytt objekt... 8 2.3 Ändra uppgifter i ett befintligt objekt... 8 2.4 Ta bort objekt... 9 3. Sammanställningar... 9 4. Fliken allmänt... 12 5. Fliken ämnen... 13 6. Fliken handlingsprogram... 14 7. Fliken tillsyn... 15 8. Fliken anmälan... 16 9. Fliken tillstånd... 17 10. Fliken säkerhetsrapporter... 18 11. Fliken intern plan för räddningsinsatser... 19 12. Fliken kommunens plan för räddningsinsatser... 20 13. Fliken information till allmänheten... 21 14. Fliken dominoeffekter... 22 15. Fliken olyckor och tillbud... 23
5 1. Inledning För att kunna köra Tillsynsdatabas Seveso krävs Java Runtime. Detta program kan laddas ner via Räddningsverkets hemsida. Här följer information om grundläggande funktioner i systemet. - Inloggning Sker via Räddningsverkets hemsida www.raddningsverket.se Användaridentitet och lösenord erhålles av MSB. Lösenordet måste ändras vid första påloggningen och därefter var tredje månad. Klicka på Tillsyn i menyraden överst på hemsidan och välj sedan Sevesolagen och därefter Tillsynsdatabas Seveso i menyraden till vänster på skärmen. Du kan även använda denna direktlänk: http://www.raddningsverket.se/templates/srv_page 5518.aspx På denna sida hittar du denna handledning, möjlighet att ladda ner Java Runtime som krävs för att kunna köra databasen samt inloggning till själva databasen. - Öppna Efter inloggning kommer man in i Sevesosystemet. I ikonfältet till vänster finns två ikoner för verksamhet och arbetskopia. Dubbelklicka på verksamhet för att få upp en lista med samtliga verksamheter i databasen. - Urval Under trattsymbolen i verktygsfältet finns förvalda sökvillkor som möjliggör sökning på verksamhet, benämning, kravnivå, bransch, län, kommun, ämne och kategorier av ämnen. Genom att skriva en asterisk (*) framför sökordet kan man också söka på delar av namn. Skriver man t ex AGA* söker systemet efter alla verksamheter vars namn börjar på AGA. - Datumformat I databasen skrivs datum i formatet 2008-02-20 för att vara giltiga, det går alltså inte att skriva 080220. Det går heller inte att skriva datum senare än dagens datum. - Tabeller Vissa av uppgifterna för en verksamhet, t ex namngivna ämnen eller information till allmänheten, ligger i tabeller på verksamhetsobjektet. För att lägga till en ny rad i en tabell väljer du menyn Redigera ny rad. För att ta bort en rad väljer du på samma sätt menyn Redigera ta bort rad. Raden får då en borttagsmarkering i form av ett x och tas bort då verksamheten sparas. - Ta bort post För att t ex ta bort ett ämne under fliken ämnen så går du in under den fliken i din arbetskopia och markerar raden för det ämne du vill ta bort. I redigera menyn väljer du sedan ta bort rad. Raden du tagit bort kommer då att markeras med ett litet kryss och då du sparar verksamheten tas sedan posten bort ur databasen
6 2. Beskrivning av systemet Systemet består av verksamhet, arbetskopia och sammanställningar. Några begreppsförklaringar
7 Några av knapparna i verktygsfältet 2.1 Läsa information om ett objekt Under verksamhet går du in för att läsa och söka information om samtliga verksamheter som finns i databasen genom att dubbelklicka på verksamheten. Verksamhetsobjektet är indelat i flikarna allmänt, ämnen, handlingsprogram, tillsyn, anmälan, tillstånd, säkerhetsrapport, intern plan för räddningsinsats, kommunens plan för räddningsinsats, information till allmänheten, dominoeffekter samt olyckor och tillbud. Respektive flik beskrivs utförligare under rubrikerna 4 till 14.
8 2.2 Skapa ett nytt objekt Om du vill skapa en ny verksamhet i databasen gör du på följande vis: - Dubbelklicka på ikonen Arbetskopia så du får upp en lista över verksamheter som ligger under redigering. - Klicka på Nytt i verktygsfältet och fyll i de uppgifter du behöver under varje flik. Mer information om respektive flik finner du under rubrikerna 4 till 14. - Spara informationen när du är klar och kryssa i rutan Klar att godkänna. 2.3 Ändra uppgifter i ett befintligt objekt Under arbetskopia kan du arbeta med informationen angående de verksamheter i databasen som finns i ditt län eller som i vissa fall med särskild behörighet för flera län. För att kunna ändra informationen för en verksamhet måste du först kopiera över uppgifterna från verksamhetsobjektet till arbetskopian. Detta gör du på följande vis: - Gå in under objektet verksamhet genom att dubbelklicka på ikonen för verksamhet. - Gör vid behov ett urval genom att ange sökvillkor via trattsymbolen i verktygsfältet. Där kan sökning göras på Verksamhets Id, Benämning, Plats nr (EMIR), Kravnivå, Bransch, Län, Kommun, Ämne samt Kategori av ämne. - Ditt urval presenteras i en lista och du öppnar den verksamhet som du vill kopiera genom att t ex dubbelklicka på den.
9 - Gör en kopia genom att klicka på kopieraknappen överst i högra hörnet. Vid vilket datum en verksamhet kopierats framgår av informationen i övre högra hörnet. Kopieringsdatumet markeras med en röd ram och markerar att länsstyrelsen arbetar med uppgifterna angående verksamheten. - Gå därefter in under ikonen arbetskopia som nu innehåller en lista över de verksamheter som kopierats. Länsstyrelsens arbetskopia innehåller samma uppgifter och ser likadan ut som presentationen i databasen vid det tillfälle då kopian görs. - Gör de ändringar som erfordras under respektive flik. Samtliga ändringar behöver inte göras i arbetskopian vid ett och samma tillfälle. Fram till dess att länsstyrelsen markerar i rutan klar att godkänna är det dock viktigt att informationen i arbetskopian sparas kontinuerligt. - Då länsstyrelsen markerat i rutan klar att godkänna kan MSB:s tillsynsenhet godkänna ändringarna varefter uppgifterna i verksamhetsobjektet uppdateras. Många av de ändringar som görs i databasen loggas för att möjliggöra en tillbakablick i systemet. I många fall framgår tidigare uppgifter angående till exempel säkerhetsrapporter eller tillsynsbesök direkt i databasen. Vissa uppgifter som t ex ändrat namn på verksamheten finns sparat men ligger dolt i databasen. 2.4 Ta bort objekt Om du vill ta bort ett av dina objekt (i verksamhet eller arbetskopia) från databasen måste du kontakta MSB:s tillsynsenhet. 3. Sammanställningar Från databasen går det att få ut sex sammanställningar. Se bild nedan. Sammanställningarna når du genom att klicka på utskriftsknappen i verktygsfältet varefter du kan välja vilken av de sex sammanställningarna du vill titta på. Exempel Öppna urvalsfönstret för verksamhet och klicka sedan på utskriftsknappen där du väljer sammanställning lägre och högre kravnivå.
10 Du får upp sammanställningen som ett webbdokument. Genom brevsymbolen högst upp på sidan kan du välja att exportera sammanställningen i olika format (se bilden nedan). Om du bara vill skriva ut sammanställningen klickar du direkt på utskriftsknappen. (OBS! Årssammanställningen måste först exporteras till Excel!) Du får upp en fråga om du vill öppna sammanställningen eller först spara den på datorn. Båda går bra. Sedan kan du antingen skriva ut den eller använda den som underlag för egna sammanställningar.
11 Sammanställning exporterad till Excel Om flera användare samtidigt försöker ta fram en sammanställning kommer en inloggningsruta att visas på skärmen. Om detta inträffar kan användaren vänta en liten stund och göra ett nytt försök senare.
12 4. Fliken allmänt Här anges bland annat Verksamhetsbenämning som bör uppdateras när verksamheter byter namn, Kravnivå och adressinformation. Kriterium avser vad som gör att verksamheten omfattas av Sevesolagen, dvs om det är på grund av ett namngivet ämne i bilagans del 1, en kategori i bilagans del 2 eller om det är ett resultat av summeringsreglerna. Fältet för Branschbenämning utgörs av en rullist med SNI 2002 koder inlagda. Operativ tillsynsmyndighet syftar på vilken myndighet som har det operativa tillsynsansvaret för Sevesotillsynen.
13 5. Fliken ämnen Indelningen i Namngivna ämnen och Kategorier av ämnen följer den i Sevesoförordningens bilaga. I rullisterna markeras de ämnen som kan påverka risken för en allvarlig kemikalieolycka samt mängder av dessa ämnen. Observera att kvantiteterna uttrycks i sorten ton och även kan sparas som decimaltal.
14 6. Fliken handlingsprogram Under rubriken Datum handlingsprogram anges datum för den senaste versionen av handlingsprogrammet. Observera att utrymme finns för att lägga in flera datum och handlingsprogram. Klicka sedan på datumet för att kunna fylla i uppgifter angående handlingsprogrammet. Fliken innehåller ett fritextfält för en kortfattad beskrivning av de åtgärder som tillsynsmyndigheten eventuellt begärt. Observera att det kan vara lämpligt att årligen se över uppgifterna angående handlingsprogram och vid behov uppdatera informationen.
15 7. Fliken tillsyn Markera om tillsynsprogram finns för verksamheten. Detta fält kan fyllas i även om datum för tillsynsbesök saknas. Därefter anges under rubriken Datum tillsynsbesök datum för de tillsynsbesök som utförts under året. Observera att utrymme finns för att lägga in datum för flera tillsynsbesök. Klicka sedan på datumet för att kunna fylla i uppgifter angående tillsynsbesöket. Under rubriken förelägganden anges om tillsynsmyndigheten meddelat föreläggande i form av driftförbud eller övriga, datum för dessa samt enligt vilken lagstiftning. Observera att det kan vara lämpligt att årligen se över uppgifterna angående tillsyn och vid behov uppdatera informationen.
16 8. Fliken anmälan Gäller enbart för verksamheter på den lägre kravnivån. Under rubriken Datum anmälan anges datum då anmälan senast gjordes till tillsynsmyndigheten. Observera att utrymme finns för att fylla i flera datum och anmälningar. Klicka sedan på datumet för att kunna fylla i uppgifter angående anmälan. Fliken innehåller ett fritextfält för en kortfattad beskrivning av de kompletteringar av anmälan som tillsynsmyndigheten eventuellt begärt. Observera att det kan vara lämpligt att årligen se över uppgifterna angående anmälan och vid behov uppdatera informationen.
17 9. Fliken tillstånd Gäller enbart för verksamheter på den högre kravnivån. Under rubriken Beslutsdatum anges det datum då tillstånd enligt Miljöskyddslagen/Miljöbalken meddelats. Här anges datum för alla beslut som har vunnit laga kraft, det vill säga som verksamhetsutövaren har tagit i anspråk. Såväl huvudbeslut som datum för beslut då endast delar av verksamheten prövats, avses. Klicka sedan på datumet och fyll i den information som efterfrågas kring den aktuella prövningen. Särskilt intressant är informationen om en säkerhetsrapport utgjort underlag vid tillståndsprövningen och vilken omfattning tillståndsprövningen enligt miljöbalken haft.
18 10. Fliken säkerhetsrapporter Gäller enbart för verksamheter på den högre kravnivån. Under rubriken Datum för senaste inlämning anges det datum då en säkerhetsrapport senast lämnades in till länsstyrelsen, d v s antingen i samband med tillståndsprövning enligt Miljöbalken eller då skyldighet finns enligt 11 Sevesolagen. Observera att utrymme finns för att lägga in datum för flera säkerhetsrapporter. Klicka därefter på datumet för att lägga in uppgifter angående säkerhetsrapporten. Fliken innehåller ett fritextfält för en kortfattad beskrivning av annan orsak till inlämning av säkerhetsrapporten samt ett fritextfält för en kortfattad beskrivning av de kompletteringar av säkerhetsrapporten som tillsynsmyndigheten begärt. Observera att det kan vara lämpligt att årligen se över uppgifterna angående säkerhetsrapporten och vid behov uppdatera informationen.
19 11. Fliken intern plan för räddningsinsatser Gäller enbart för verksamheter på den högre kravnivån. Under rubriken Datum intern plan läggs det datum in då den senaste versionen av företagets interna plan för räddningsinsatser lämnades in till tillsynsmyndigheten. Klicka på datumet för att kunna lägga in uppgifter angående den interna planen för räddningsinsatser. Observera att det kan vara lämpligt att årligen se över uppgifterna angående den interna planen och vid behov uppdatera informationen.
20 12. Fliken kommunens plan för räddningsinsatser Gäller enbart för verksamheter på den högre kravnivån. Under rubriken Datum kommunens plan för räddningsinsatser läggs det datum in då den senaste versionen av kommunens plan för räddningsinsatser lämnades in till tillsynsmyndigheten. Klicka på datumet för att kunna lägga in uppgifter angående kommunens plan för räddningsinsatser. Observera att uppgiften om och när planen senast testats (övats) bör läggas in. Observera även att det kan vara lämpligt att årligen se över uppgifterna angående kommunens plan och vid behov uppdatera informationen.
21 13. Fliken information till allmänheten Gäller enbart för verksamheter på den högre kravnivån. Under rubriken Datum information till allmänheten läggs det datum in då information till allmänheten senast uppdaterades och spreds till allmänheten. Observera att det finns utrymme att lägga in datum för flera informationsinsatser. Klicka på datumet för att besvara frågor angående i vilken form informationen gavs samt länsstyrelsens bedömning av om informationen motsvarar kraven i Räddningsverkets föreskrifter om åtgärder för att förebygga och begränsa följderna av allvarliga kemikalieolyckor, SRVFS 2005:2. Om inte kraven i föreskriften uppfylls fyller ni också i fritextfältet om vilka kompletteringar länsstyrelsen begärt. Observera att det kan vara lämpligt att årligen se över uppgifterna angående informationen till allmänheten och vid behov uppdatera informationen. Om det i något undantagsfall inte alls går att se att några människor i närheten kan påverkas av en allvarig kemikalieolycka, utan informationen enbart läggs ut på t.ex. kommunens hemsida, kan ni uppge 1111-11-11 i datumrutan för betydelsen ej tillämpbart. Beskriv sedan skälen under fritextfältet Exempel på begärda kompletteringar.
22 14. Fliken dominoeffekter Här redovisas förekomst av dominoeffekter (påverkan på/från omgivningen) enligt 13 Sevesolagen mellan verksamheter som omfattas av lagen sinsemellan och även övriga verksamheter. Fliken innehåller under rubriken Verksamheter som omfattas en rullist över verksamheter i det egna länet samt en möjlighet att skriva in övriga verksamheter som t ex hamnområden. Observera att en verksamhets benämning i denna rull-list inte automatiskt uppdateras när verksamheten får ett nytt namn under flik 1 utan detta måste göras separat. I lagstiftningen är det verksamhetsutövarna som har skyldighet att redovisa faktorer i omgivningen som kan påverka säkerheten. Det kan vara lämpligt att årligen se över uppgifterna angående dominoeffekter och vid behov uppdatera informationen.
23 15. Fliken olyckor och tillbud Databasen innehåller en flik för information om olyckor och tillbud som kunat orsaka allvarliga skador på människor eller i miljön, och som inträffat vid verksamheten. Fliken fylls i av Tillsynsenheten vid MSB. Verksamhetsutövarna skall enligt 2 kap. 4 förordningen (2003:789) om skydd mot olyckor rapportera dessa olyckor till MSB. De två kolumnerna längst till vänster beskriver information från den rapporteringen. Vissa av dessa olyckor och tillbud har också MSB, enligt 4 kap 35 förordningen om skydd mot olyckor, skyldighet att rapportera vidare till kommissionens MARS databas. Uppgifter angående den rapporteringen redovisas i den högra kolumnen.
24 MSB Myndigheten för samhällsskydd och beredskap 651 81 Karlstad Tel 0771-240 240 www.msbmyndigheten.se