Deltagarmaterial för Ekonomi på GU

Deltagarmaterial för Ekonomi på GU 160406

Välkomna till Ekonomi på Göteborgs universitet!

Syfte och mål Ekonomi på GU Att deltagarna ska få en helhetsbild av vilka ekonomiadministrativa processer som finns och hur dessa hänger ihop med verksamheten inom universitetet samt var information finns att hämta ska kunna orientera sig i de ekonomiadministrativa processerna på ett sådant sätt att de kan söka information om regelverk och utförande av ekonomiadministrativa uppgifter, samt ha en grundläggande förståelse som bakgrund för vidare utbildning inom specifika ekonomiadministrativa processer och uppgifter

Schema 08.30 Introduktion 08.50 Organisation och finansiering 09.50 Fika (20 min) 10.10 Finansiering, forts. 10.40 Universitetets redovisningsmodell 11.45 Lunch (60 min) 12.45 Stödverksamhet/SUHF-modellen Intern handel 13.15 Inköpsteori 14.00 Fika (15 min) 14.15 Medarbetarportalen Ekonomiwebben Administrativa supporten 15.30 Summering och utvärdering 16.00 Slut för dagen

Ekonomifakta Göteborgs universitet i siffror 37 000 studenter 6 189 anställda 282 doktorsexamina 8 fakulteter och 39 institutioner Grundat år 1891 En av ca 250 statliga myndigheter 5 963 miljoner kronor i intäkter varav 3 892 miljoner kronor i anslag och 2 071 miljoner kronor i övriga intäkter (bidrag, uppdrag och andra avgifter) 5 922 miljoner kronor i kostnader varav 3 693 miljoner kronor för personal och 627 miljoner kronor för lokaler och 1 602 miljoner kronor övrigt (driftkostnader, avskrivningar och finansiella kostnader) Balanserat kapital (myndighetskapital) 1 125 miljoner kronor, varav 477 miljoner kronor inom utbildning och 613 inom forskning + 1 781 miljoner kronor i oförbrukade forskningsbidrag

Ekonomifakta Göteborgs universitet i siffror Total omsättning för utbildning på grundnivå och avancerad nivå resp. för forskning och utbildning på forskarnivå. Genomsnitt för alla lärosäten är 43 resp. 57 % 38% Utbildning Forskning 62%

UNIVERSITETSLEDNINGEN FAKULTETSLEDNINGEN PREFEKTER UG 1 OKT FAK 1 NOV UB, GF 7 NOV STYRELSEBESLUT O = omvärldsanalys P = planering U = uppföljning T3 (sept-dec) UPPFÖLJNING BUDGET KVALITETSSÄKRING REDOVISNING STYRELSEBESLUT RISKANALYS SAMLAD ÅRSUPP- FÖLJNING OMVÄRLDS- ANALYS HÖST- DIALOGEN BUDGET HANDLINGS- OCH VERKSAMHETSPLANER RISKANALYS ANSLAGSFÖRDELNING OCH KOSTNADS.DEB BUDGET- PROPOSITIONEN REKTORS CHEFS- MÖTE T2 (maj-aug) O P U FORTSATT BUDGETBEREDNING DELÅRSRAPPORT KVALITETSSÄKRING REDOVISNING ÅRSREDOVISNING UPPFÖLJNING HP/VP & BUDGET UPPFÖLJNING RISKANALYSUTVÄRDERINGAR DEMOGRAFI ETC STYRELSEBESLUT ÅRSREDOVISNING UPPFÖLJNING I STYRELSEN AV VISION 2020 REKTORS CHEFSMÖTE VÅRPROPOSITIONEN VÅRDIALOGEN VÅRDIALOGEN BUDGET- FÖRUT- SÄTTNINGAR STYRELSEBESLUT BUDGETUNDERLAG T1 (jan-apr) UNIVERSITETSLEDNINGEN FAKULTETSLEDNINGEN UPPFÖLJNING HP/VP & BUDGET STYRELSEBESLUT KVALITETSSÄKRING REDOVISNING

Organisation och finansiering 1. Lagar och förordningar 2. Ansvar och befogenhet 3. Universitetets organisation 4. Finansiering

1. Lagar och förordningar Högskolelagen Högskoleförordningen Myndighetsförordningen Intern styrning och kontroll Bokföringsförordningen Förvaltningslagen Avgiftsförordningen Förordning om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB) med flera. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomisammanhangbegreppochfakta/organisation/lagar/

2. Ansvar och befogenhet http://medarbetarportalen.gu.se/organisation/

2 Arbetsordning Sammanfattning: Arbetsordning syftar till att klargöra hur universitetets verksamhet organiseras, styrs, hur och av vem beslut fattas samt anger relationen mellan de olika nivåerna i systemet. Beslutsfattare i linjen, det vill säga rektor, dekan och prefekt, får sitt beslutsmandat dels genom de uppgifter och den delegation de ges i denna arbetsordning, dels genom tillkommande delegation från överordnad chef. Dessutom kan en chef pekas ut som beslutsfattare av rektor eller universitetsstyrelsen i specifika frågor.

Arbetsordningen, forts Kollegialt inflytande är ett särskilt och viktigt inslag i den akademiska kulturen. Kollegialiteten och professionens kompetens utgör en förutsättning för att säkra kvaliteten i bedömning av forskning och utbildning samt för att säkra legitimiteten i beslut grundade på sådana bedömningar. Vetenskapligt och konstnärligt kompetent personal utövar således ett betydande inflytande över verksamheten, antingen direkt eller genom utsedda representanter. Kollegialiteten ska utgå från en dynamisk, öppen och akademisk miljö som kännetecknas av ömsesidig respekt.

Arbetsordningen, forts Av arbetsordningen framgår: Fördelningen av uppgifter mellan institutions-, fakultets-, och central nivå ska bidra till en aktiv och effektiv verksamhetsutveckling. Det innebär tydlig organisation med tydliga och enhetliga berednings- och beslutsprocesser där kravet på rättssäkerhet tillgodoses och där student- och fackligt inflytande i alla relevanta sammanhang säkerställs. Stödverksamheten för forskning, utbildning och samverkan ska vara effektiv och bedrivas med hög kvalitet.

Universitetsstyrelsen, enligt arbetsordningen Ansvar och uppgift Universitetsstyrelsen ansvarar inför regeringen för verksamheten och ska se till att den bedrivs effektivt och att verksamheten redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att universitetet hushållar väl med statens medel. Styrelsen har enligt högskolelagen inseende över universitetets alla angelägenheter och svarar för att dess uppgifter fullgörs. Universitetsstyrelsen intygar att årsredovisningen ger en rättvisande bild av verksamhetens resultat och av kostnader, intäkter och myndighetens ekonomiska ställning samt lämnar en bedömning av huruvida intern styrning och kontroll är betryggande.

2 Delegationsordningen Sammanfattning: Delegationsordningen beskriver hur det grundläggande ansvaret och befogenheterna är fördelade inom universitetet. Rektor delegerar beslutanderätten inom olika områden till: 1. Dekan 2. Ordförande i Lun 3. Överbibliotekarie 4. Universitetsdirektören 5. Prefekten Beslutanderätten kan: Vidaredelegeras (undantag: vid uttryckligen förbud) Det yttersta ansvaret ligger dock kvar hos den högre nivån Delegation kan återlämnas

Vem ska göra detta enligt delegationsordningen? Ekonomi - ingå avtal för Göteborgs universitet och teckna universitetets firma. Avseende ekonomiska åtaganden för universitetet får vart och ett av dessa vid varje enskilt tillfälle eller på årsbasis inte överskrida 500 prisbasbelopp; ett åtagande som gäller längre än innevarande budgetår och med ett sammanlagt värde överstigande 500 prisbasbelopp ska tecknas i samråd med rektor. - besluta om universitetets ekonomiadministrativa regler, styrdokument, upphandling och kontrollorganisation - besluta om universitetets attestplan och utanordningsinstruktioner - besluta i frågor som rör tillämpningen av hur omkostnadsuttaget inom universitetet ska tas ut - besluta i frågor om formerna för universitetets verksamhetsuppföljning, ekonomiska uppföljning och redovisning - besluta i frågor som rör hanteringen av skatter och andra avgifter UNIVERSITETSDIREKTÖREN SOM VIDAREDELEGERAR TILL ENHETSCHEFERNA

2 Attestordning Sammanfattning: Attestordning reglerar rätten att förfoga över universitetets medel genom: att attestera beställning av vara/tjänst att leverans- och belastningsattestera leverantörsfaktura samt att förfoga över myndighetens medel genom att betalningsbekräfta att attestera reseräkning och reseförskott att attestera lön, arvodesräkning och ledighet Attester gällande de två sista punkterna ovan som avser resor, löner och ledigheter följer den struktur som finns upprättad i personalsystem och egenrapportering. http://medarbetarportalen.gu.se/digitalassets/1472/1472795_attestordning-2014.pdf

Lite detaljer: 2 Attestordning, forts. Leveransattest innebär en kontroll av och ett godkännande av att fakturan är korrekt och att; varan/tjänsten är levererad/utförd leveransen stämmer med beställningen varan är felfri och att avtalat pris har tillämpats Attester, kontering och betalningsbekräftelse ska hanteras skyndsamt. Detta för att kostnader ska belasta rätt period och för att betalningar ska ske på förfallodatum. Konteringen är i sig ingen attest. I konteringssteget ska den formella granskningen av fakturan göras. Ingen anställd får attestera förtroendekänsliga kostnader som berör den egna personen

2 Uppgiftsfördelning i det systematiska arbetsmiljöarbetet Sammanfattning: Uppgiftsfördelning innebär att en eller flera personer får till uppgift att sköta arbetsmiljöfrågor som hänger samman med deras övriga arbete. http://medarbetarportalen.gu.se/arbetsmiljohandboken/sam/uppgiftsfordelning/uppgiftsfordelningen-i-korthet/

3. Universitetets organisation http://medarbetarportalen.gu.se/organisation/universitetetsorganisation

Universitetets verksamhet Kärnverksamhet Utbildning Anslagsfinansierad utbildning på grundnivå och avancerad nivå Uppdragsutbildning Bidragsfinansierad utbildning (väldigt lite) Forskning Anslagsfinansierad forskning och utbildning på forskarnivå Uppdragsforskning Bidragsfinansierad forskning Samverkan med det omgivande samhället = tredje uppgiften Stödverksamhet

4. Finansiering - Intäkter under 2015 5,9 miljarder! Alternativ analys

Finansiering (forts.) Utbildning på grundnivå och avancerad nivå 2,1 miljarder kronor Forskning och utbildning på forskarnivå 1,8 miljarder kronor

Utbildning på grundnivå och avancerad nivå Riksdagen fattar beslut om statens budget efter förslag från regeringen. - Utgiftsområde 16 Utbildning och universitetsforskning Budgetpropositionen presenteras på hösten och beslut fattas i december. Regleringsbrevet kommer i december. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomisammanhangbegreppochfakta/ utbildning/

Utbildning på grundnivå och avancerad nivå Regeringen ger utbildningsuppdrag på två sätt: 1. Särskilda medel för specifika ändamål 2. Takbeloppet som anger universitetets maxbelopp för utbildning Utbildningsområden Prislappar Det totala anslaget enligt regleringsbrevet betalas ut i jämna 12:e delar den 25:e varje månad.

Utbildning på grundnivå och avancerad nivå Helårsstudenter (HST) registrerade studenter Helårsprestation (HPR) motsvarar 60 högskolepoäng (hp) Avräkning prislappar * HST och HPR http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomi-goteborgs-universitet/planera-budgeteraoch-kalkylera/planera-och-budgetera/faq-planera-och-budgetera/anslag/

Utbildning på grundnivå och avancerad nivå HST Exempel: Om 100 studenter är registrerade under en period på kurser motsvarande 30 högskolepoäng (hp) motsvarar det 50 helårsstudenter (HST). 100 * 30 hp 60 = 50 HST Totalt antal hp på ett läsår

Utbildning på grundnivå och avancerad nivå HPR och prestationsgrad Exempel: De 50 helårsstudenterna tar sammanlagt 2 280 hp. Det ger 38 HPR med en prestationsgrad på 76 %. 2 280 hp 60 = 38 HPR 38 HPR 50 HST = 76 %

Utbildning på grundnivå och avancerad nivå avräkning Exempel: Prislapp HST = 30 843 kr Prislapp HPR = 20 098 kr Takbelopp = 2 500 tkr (10 % = 250 tkr) 50 HST 38 HPR 50 * 30 843 = 1 542 tkr 38 * 20 098 = 764 tkr Summa = 2 306 tkr Diff mot takbelopp = 194 tkr Ingen återbetalning!

Utbildning på grundnivå och avancerad nivå I nuvarande resurstilldelningssystem finns möjligheten för universitetet att anslagsspara. Om universitetet ett visst år inte når upp till sitt takbelopp kan skillnaden mellan takbelopp och den faktiska ersättningsnivån utnyttjas kommande år. Anslagssparandet får uppgå till högst 10 % av föregående års takbelopp. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomi-goteborgs-universitet/planera-budgeteraoch-kalkylera/planera-och-budgetera/faq-planera-och-budgetera/anslag/

Utbildning på grundnivå och avancerad nivå Intern process http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomisammanhangbegreppochfakta/ utbildning/

Utbildning på grundnivå och avancerad nivå Intern process Budgetförutsättningar Anslagsfördelning Uppdrag Kostnadsdebitering Beslut av universitetsstyrelsen i oktober Anslagsfördelning per fakultet HST (helårsstudenter) HPR (helårsprestationer) Beslut av fakultetsstyrelsen per institution

Utbildning på grundnivå och avancerad nivå Obligatoriska avsättningar i budgeten: Stöd till funktionshindrade studenter Stöd till studentkårerna Fördelning av utbildningsanslaget 2016 Övriga avsättningar i budgeten: Utvecklingsmedel för nätburen undervisning Medel till infrastruktur för nätburen undervisning Övriga utvecklingsinsatser inom Utbildningsnämnden (UN) http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/utbildning/ fordelning/

Doktorandutbildning Forskning och utbildning på forskarnivå Riksdagen fattar beslut om statens budget efter förslag från regeringen. Utgiftsområde 16 Utbildning och universitetsforskning Budgetpropositionen presenteras på hösten och beslut fattas i december. Regleringsbrevet kommer i december. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomisammanhangbegreppochfakta/ forskningochutbildningpaforskarniva/

Forskning och utbildning på forskarnivå Prop. 2012/13:30 Ny forskningsproposition på gång! http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomisammanhangbegreppochfakta/ forskningochutbildningpaforskarniva/

Forskning och utbildning på forskarnivå Regeringen fördelar pengar till universitetsforskning på två sätt: 1. Antingen direkt till lärosätena i form av statsanslag 2. Eller som anslag till olika forskningsorgan (Vetenskapsrådet, FORMAS, Vinnova) som fördelar vidare på olika sätt till lärosätena i form av bidrag

Forskning och utbildning på forskarnivå Regeringen ger forskningsuppdrag på två sätt: 1. Särskilda medel för specifika ändamål 2. Basresursen som anger universitetets maxbelopp Basanslag Prestationsfördelat anslag (20 procent) Det totala anslaget enligt regleringsbrevet betalas ut i jämna 12:e delar den 25:e varje månad. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/ forskning/

Forskning och utbildning på forskarnivå Intern process

Forskning och utbildning på forskarnivå Intern process Budgetförutsättningar Anslagsfördelning Uppdrag Kostnadsdebitering Beslut av universitetsstyrelsen i oktober Anslagsfördelning per fakultet Basanslag Prestationsfördelat anslag Övrigt Beslut av fakultetsstyrelsen per institution

Forskning och utbildning på forskarnivå Strategiska avsättningar i budgeten på universitetsnivå: - Strategisk samfinansiering - Infrastruktur - Särskilda infrastrukturmedel till Sven Lovén Center för marina vetenskaper (SLC) och Svenskt NMR 1) -centrum Fördelning av forskningsanslaget 2016 1) Nuclear magnetic resonance (kärnmagnetisk resonans)

Ur regleringsbrevet: 34,2% 33,5% 33% 35,5% 34,4% 22,5% 24,1% 24,1%

Finansiering (forts.) Bidrag och uppdrag olika förutsättningar och regelverk

Bidrag Ansökan Bidragsbeslut/kontrakt Forskaren bestämmer arbetet Resultatet ägs av universitetet Inkomst av bidrag, vid inbetalningen Rekvisition skickas till bidragsgivaren Kan vid behov samfinansieras Får transfereras Uppdrag Offert Affärsavtal reglerar uppdraget Uppdragsgivaren beställer arbetet Resultatet ägs av uppdragsgivaren Intäkt av uppdrag/avgift, fordran skapas i ekonomisystemet Uppdrag faktureras uppdragsgivaren Full kostnadstäckning Moms/ej moms

Prissättning uppdrag Konkurrens Nedsättning av gemensamma kostnader http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/ uppdragsverksamhet/konkurrens/ http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/ kalkylerauppdragsverksamhet/indirektakostnader/

Regler för bidrag, ur ekonomiwebben Bidragen finansierar projekt av olika slag En verksamhetskod för varje projekt ska registreras i AGRESSO Projekten är tidsbegränsade Projekten resultatavräknas först när de är slut http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/bidragsforskning/ projektredovisning/

Regler för bidrag

Regler för bidrag, ur ekonomiwebben Projektarbetet är avslutat Projektarbetet övergår i ett nytt projekt Slutrapport är inskickat till bidragsgivaren Slutlikvid är betald Inga ytterligare kontrakt förväntas som ska finansiera projektet http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/bidragsforskning/ projektredovisning/

Regler för bidrag, ur ekonomiwebben Om förutsättningarna för projekt inte är uppfyllda, ska verksamheten redovisas som löpande verksamhet. Kvarvarande medel ska överföras till en resultatavräknande verksamhet. Prefekten avgör om medlen står till forskarens/forskargruppens disposition eller ska användas för andra ändamål. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/bidragsforskning/ projektredovisning/

Regler för bidrag

Periodiseringar Periodisering är grundläggande bokföring Periodisering innebär att inkomster och utgifter bokförs på den period som de intjänats respektive förbrukats. Det innebär att genom periodisering av resultaträkningens poster hamnar inkomster och utgifter i rätt period i bokföringen, vilket ger ett mer rättvisande resultat för den aktuella perioden. Ska göras för poster över 50 000 kronor Balanskonton 16*, 27* Resultatkonton, slutar normalt på 9 http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/periodiseringar/

Vad säger revisionen om våra periodiseringar?

Universitets redovisningsmodell

Luca Pacioli Luca Pacioli, 1445-1515, var en italiensk franciskanermunk och matematiker. Han publicerade böcker med den dubblad bokföringsprincipen, vilket utgör den fundamentala metoden att bokföra. Pacioli brukar ses som grundaren av redovisningen. Eftersom han kom från Burgo i hertigdömet Parma kom hans metod att kallas "italiensk bokföring". Ur Wikipedia

Vad styr statlig redovisning? FÅB-Förordning om årsredovisning och budgetunderlag Förordning om myndigheters bokföring Regleringsbrevet Anslagsförordning Kapitalförsörjningsförordning Donationsförordning Förordning om intern styrning och kontroll SUHF-modellen God redovisningssed m.fl. Ekonomistyrningsverket ESV.se http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomisammanhangbegreppochfakta/organisation/lagar/

FÅB - Förordning om myndigheters bokföring: 5/1 och 15/2 Inget GU styr över!

God redovisningssed FÅB - Förordning om myndigheters bokföring: http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/ godredovisningssed/

Verifikationer FÅB - Förordning om myndigheters bokföring: Verifieringskedjan!

Resultaträkning 2015 http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/

Transfereringar Enbart bidrag Undantag: anslag, ska framgå av regleringsbrevet Belopp förs över till mottagaren, utan krav på motprestation Medgivande från givaren, ska framgå av kontrakt/avtal etc. Redovisas i kontoklass 7 Saldot i kontoklass=0 http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomigoteborgsuniversitet/stodverksamhet/redovisa/transfereringar/

Balansräkning 2015 mnkr Tillgångar GU: 30/4, 30/6, 31/8 samt 31/12

Balansräkning 2015 mnkr Skulder

FÅB - Förordning om myndigheters bokföring: Inventarie- och anläggningsregister

Inventarie- och anläggningsregister Konto 10001 Anslagsfinansierad anläggningar alltid lån Konto 39941 Bidragsfinansierade anläggningar lån alt. direktbetalning Konto 5610 - Korttidsinventarier, registreras i anläggningsregistret, minst 500 EUR och under 20 tkr. Ingen avskrivning. Konto 5660 Kostnadsfört registreras i anläggningsregistret, under 500 EUR Ingen avskrivning. Fartyget Skagerack Pågående nyanläggning Ovanstående konton landar i anläggningsregistret http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomigoteborgs-universitet/bidragsforskning/redovisa/redovisaanlaggningstillgangar/bokfora-anlaggningar/

Samband redovisningsplan, objektsplan kontoplan Redovisningsplan Konto Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnr/ Anläggningsnr Kontoplan Objektsplan Balans konton Resultat konton Tillgångar Skulder, myndighetskapital & avsättning Intäkter / Inkomster Kostnader/ Utgifter Transfererringar Årets kapitalförändring Kontoklass 1 2 3 4-6 7 8 Balansräkning Resultaträkning

Konto Konto Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnr/ Anläggningsnr Konto beskriver vad som köpts, vilken intäkt som osv. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ redovisa/universitetetsredovisningsmodell/

Ansvar Konto Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnr/ Anläggningsnr Ansvar beskriver den organisatoriska indelningen Exempel: 1160 HFS (11), Språk & litteratur (116) 5414 SA (5), Neuro (54), Fysiologi (541), Fysiologi/Cirkulation (5414) http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/universitetetsredovisningsmodell/organisatoriskindelning/

Verksamhet Konto Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnr/ Anläggningsnr Verksamhet All verksamhet delas i redovisningshänseende in i kärnverksamhet och stödverksamhet. Utbildning Forskning http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomi-goteborgs-universitet/forskning-och-utbildning-paforskarniva/redovisa/universitetets-redovisningsmodell/funktionell-indelning---verksamhetsstruktur/ Stödverksamhet Anslagsfinansierad 10-13 20-23 Bidragsfinansierad 14-15 24-25 Bidragsfinansierad 16-17 26 Uppdragsfinansierad 18-19 28-29 Finansieras främst av OH 3 4 Exempel: Lokaler och IT 244064919 Jivegård L N Gunnarssons Allt blått =projektledarkod, 4 i blått= fakultet, 2 sista siffrorna löpnummer

Fritt fält Konto Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnr/ Anläggningsnr Fritt fält ger en möjlighet att redovisa en egen vald indelning utöver ansvar och verksamhetsfältet. Fritt fält är frivilligt vid kontering. Exempel: 30160355 Specialkurs i konservering I 56222199 Doktorandkostnader 93600106 Västra Hamngatan 25, Sociala Huset Allt blått =ansvarskod, 4 sista siffrorna löpnummer

Motpart och finansiär Konto Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnr/ Anläggningsnr Motpart anger universitets leverantör resp. kund. Används för att: 1. eliminera interna transaktioner från den externa redovisningen, 2. göra avstämningar inom staten som koncern. Finansiär ger information om vem som finansierar ett bidrag. Finansiären är i normalfallet samma som motparten. Undantag: Bidragsintäkter, där utbetalaren inte är samma som finansiären. Exempel: K - Kund K2021002817005 SLU SVERIGES LANTBRUKSUNIVERSITET L - Leverantör L75739 STAPLES SWEDEN AB Koden för intern motpart består av ansvarsställenumret 1120 Kulturvetenskaper http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomi-goteborgs-universitet/forskning-och-utbildning-paforskarniva/redovisa/universitetets-redovisningsmodell/funktionell-indelning---verksamhetsstruktur/

Personnr/Anläggninsnr Konto Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnr/ Anläggningsnr Personnummer används ihop med lönekonton för att följa upp lönekostnader per anställd. Anläggningsnr unikt nummer per anläggning Exempel: Personnr: ÅÅMMDDXXXX - angivande av personnr Anläggningsnr: 19000415 Studioutrustning 19000416 UV Laserskärare JD-1290C 39000113 Frysskåp -86 U535 S Dickson, H Billig http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomi-goteborgs-universitet/forskning-och-utbildning- pa-forskarniva/redovisa/universitetets-redovisningsmodell/funktionell-indelning--- verksamhetsstruktur/

Var hittar jag begreppen - Objektsplanen? AGRESSO Gemensam Begrepp och relationer Begreppsvärden

Checklistan Bästa verktyget : EKONOMIENHETEN När Vad Hur Vem Rättvisande redovisning

Stödverksamhet finansiering och redovisning SUHF-modellen fördelning av gemensamma kostnader Syfte Grundprinciper Påläggsmetoden Modellens funktion Jämförelser Samfinansiering Ny utbildning Intern handel http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomisammanhangbegreppochfakta/ stodverksamhet/

SUHF-modellen Syftet med SUHF-modellen är att åstadkomma en mer rättvisande och fullständig kostnadsredovisning och öka förtroendet hos de externa finansiärerna för hur de indirekta kostnaderna beräknas och redovisas. http://www.suhf.se/arbetsgrupp/suhf-modellen-full-kostnadstackning SUHF = Sveriges universitets och högskolors förbund

EKONOMISPEL SUHF-modellen Grundprinciper All verksamhet klassificeras som kärnverksamhet eller stödverksamhet Kärnverksamhet utgörs av utbildning och forskning Stödverksamheten stödjer kärnverksamhetens aktiviteter Alla intäkter och kostnader fördelas på kostnadsbärare Kostnader för stödverksamheten belastar kostnadsbärarna som indirekta kostnader Fördelade kostnader från överliggande nivå består av fasta belopp Kostnadsbas för fördelning av gemensamma kostnader direkta lönekostnader alternativt direkta löne- och driftkostnader 2016-

Påläggsmetoden teknik för att fördela Påläggsmetoden är en företagsekonomisk metod som används för att fördela gemensamma kostnader med hjälp av en beräknad nyckel. Metoden bygger på principen att man ska beräkna och tillämpa nyckeln på samma sätt. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/kalkylera/

Fördelningsbas och kostnadsbas Fördelningsbasen avgör hur stor andel av de budgeterade gemensamma kostnaderna som respektive fakultet/institution ska bära. Kostnadsbasen används sedan för att bokföra kostnaden på kostnadsbärarna (= institutioner, utbildningsprogram, forskningsprojekt osv.) med hjälp av triggrar.

Val av kostnadsbas Direkta personalkostnader (DL = direkt lön) Direkta personalkostnader och direkta driftkostnader

Stödverksamhetens indelning Klassificering av universitetets verksamhet: Kärn/stöd Utbildning/forskning Stödverksamhetens funktioner http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/ stodverksamhet/

Stödverksamhetens funktioner Ledning verksamhet 310 Utbildnings- respektive forskningsadministration verks 320 Ekonomi- och personaladministration verksamhet 330 Infrastruktur och service verksamhet 340 Bibliotek verksamhet 350 Nivåspecifikt (övrigt) verksamhet 360 http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/ stodverksamhet/

Påläggsprocentsatsen har två uppgifter 1. Att fördela indirekta kostnader till kostnadsbärare i redovisningen % Varje månadsskifte läser AGRESSO av hur mycket som finns bokfört som direkt personalkostnad och direkt driftkostnad i exempelvis forskningsprojekten. Systemet multiplicerar med procentsatsen och bokför automatiskt en indirekt kostnad på projektet.

Påläggsprocentsatsen har två uppgifter 2. Att kalkylera de indirekta kostnaderna i budgeten eller när ett pris ska bestämmas. När universitetet ska söka bidrag eller sätta ett pris på ett uppdrag används påläggsprocentsatsen för att beräkna de indirekta kostnadernas storlek. % http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/kalkylera/

Påläggsmetoden kan även användas för att fördela vissa direkta kostnader. Vid Göteborgs universitet används påläggsmetoden även för bokföring av: Direkta lokalkostnader Direkta IT-kostnader

Kalkylmallar Bidrag Uppdrag http://medarbetarportalen.gu.se/verktyg/kalkylmallar/

Projektkalkyl Fullkostnadskalkyl Visar de totala kostnaderna direkta kostnader indirekta kostnaderna Projektets alla intäkter http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/ kalkylerabidragsforskning/

Prissättning uppdrag Konkurrens Nedsättning av gemensamma kostnader http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/ uppdragsverksamhet/konkurrens/ http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/ kalkylerauppdragsverksamhet/indirektakostnader/

Samfinansiering Innebär att medel tas antingen från anslag, överskott eller balanserat kapital för att täcka kostnader som en bidragsgivare inte finansierar. Tidigare syntes samfinansieringen inte i redovisningen. Indirekta kostnader togs inte ut av projekten. Nu är det medvetet beslut. Kräver styrning. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/ forskning/samfinansiering/

Systemstöd för samfinansiering fr o m 2016 Beräknas som mellanskillnaden mellan den externa finansieringen och den totala projektkostnaden inklusive indirekta kostnader. Systemstödet i AGRESSO använder kvoten av mellanskillnaden och budgeterade projektkostnader som en procentsats. Procentsatsen triggas mot kostnaderna månadsvis i samband med periodavslutet. Följer kostnaderna istället för bidragsinkomsterna. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/ forskning/samfinansiering/

Ny utbildning: För ekonomer om SUHF-modellen Hur fungerar SUHF-modellen för redovisning av direkta och indirekta kostnader och varför har vi den? På vilket sätt används modellen vid Göteborgs universitet och vad behöver man veta för att arbeta med budget, uppföljning och redovisning på exempelvis en institution? Dessa frågor ger vi svar på vid en heldagsutbildning om SUHF-modellen.

Intern handel vid Göteborgs universitet Undervisningstjänster 1. Fördelning av utbildningsuppdrag genom anslagstilldelning 2. Omkontering av personal (> 20 % och 3 månader) 3. Intern handel Full kostnadstäckning vid prissättning Säljarens pris inkl. indirekta kostnader (pålägg på direkta kostnader) Köparens kostnad påförs inga ytterligare pålägg vid bokföringen Lärartiden beräknas: lönekostnad/år dividerat med årsarbetstid (1 700 timmar) klocktimmar faktiskt använd tid inklusive för- och efterarbete inga omräkningstal eller andra pålägg för annan tid

Intern handel vid Göteborgs universitet Varor och tjänster utom undervisning 1. Omkontering av personal (> 20 % och 3 månader) 2. Intern handel Full kostnadstäckning Självkostnad inkl indirekta kostnader Inga ytterligare pålägg på kostnaden hos köparen Offert eller annan överenskommelse Kalkylmall för intern handel som stöd vid beräkning Säljaren bestämmer priset Säljaren avgör om försäljningen är kärn- eller stödverksamhet enligt de riktlinjer som finns

Intern handel vid Göteborgs universitet Framgångsfaktorer för lyckad internhandel: Kom överens först leverera sen! Ta inte emot en vara eller tjänst om du inte vet vad det kostar Bestäm vem eller vilka som har mandatet! Ha skriftliga underlag - kommunicera & dokumentera Fakturera snabbt Det finns tillfällen när ett pris utan full kostnadstäckning är OK, men det är upp till säljaren.

Intern handel vid Göteborgs universitet Regler och definitioner http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/hanteraresurser/varorochtjanster/ internhandel/ Kalkylering http://medarbetarportalen.gu.se/verktyg/kalkylmallar/internhandel/ Internfakturering http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/inbetalningar/internfakturor/ Redovisning http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/internatransaktioner/ internhandel/

Innehåll inköp Målsättning Regler Vad ska jag tänka på vid inköp? Inköpssystemet Miljökrav vid inköp Kort om juridik Information m.m.

Målsättning Grundläggande kunskap om hur inköp görs på GU

Interna regler Internt regelverk Inköpspolicy Normerande beslut Inköpsregler Attestordning

Ska du köpa varor eller tjänster? Sök i inköpssystemet Finns avtal? Ja Köp från avtalsleverantör Nej Belopp under 505 800 kr Ja Gör en direktupphandling Nej Upphandling ska genomföras. Kontakta upphandlingssektionen

Inköpssystemet Lättare att göra rätt / Svårare att göra fel Inköpen samlade på ett ställe - lättare att hitta Ett lösenord till flera leverantörers webbshopar http://medarbetarportalen.gu.se/verktyg/inkopssystem/

Ramavtal Exklusiv leverantör Rangordning Förnyad konkurrensutsättning

Direktupphandling Ett köp som sker utanför ett befintligt ramavtal Information om direktupphandling

Beställning av upphandling Tänk efter! Vad behöver ni? För beställning - använd blanketten på hemsidan Mejla ifylld beställningsblankett Hör av dig i god tid Om du är osäker - kontakta upphandlingssektionen

När fakturan kommer gäller alla inköp! Stämmer fakturan med villkoren? - Pris - Betalningsvillkor - Leveransvillkor etc. - Leveranskvittera

EKONOMIENHETEN Inköp - uppföljning och återrapportering Uppföljning av köp från leverantörer utan avtal Redovisning årligen av alla köp överstigande 300 000 kr Information och mallar http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/inkop/

Miljömedvetna inköp Upphandlingssektionen ställer alltid miljökrav både på produkt och leverantör, där det är möjligt Ställ relevanta miljökrav Miljömärkning Certifiering Ni måste göra ett aktivt val!

Kort om juridik Opartiskhet A och O Vad kan gå fel? Hur göra vid avtalsbrott?

Opartiska inköp Opartisk = företräder inga andra intressen förutom myndighetens Opartisk konkurrens bättre priser/villkor bättre affärer. Jäv = motsatsen. (Jäv innebär att en tjänsteman, som kan dra personlig nytta/skada av utgången i ett beslut, ges möjlighet att påverka ärendet.)

Vad kan gå fel vid ett inköp? Otillåten direktupphandling - Ett inköp som skulle ha annonserats och konkurrensutsatts - Talan kan väckas av KKV (tillsyn) eller leverantör (överklagande). - Upphandlingen måste göras om. - Riskerar upphandlingsskadeavgift - Leverantör kan kräva skadestånd

Vad kan gå fel vid ett inköp forts. Ogiltighet av avtal - Ett inköp som skulle ha annonserats och konkurrensutsatts enligt LOU. Bindande avtal föreligger. - Talan kan väckas av KKV (tillsynsärende) eller leverantör (överklagande). - Avtalet ogiltigförklaras och bytta tillgångar går åter. - Riskerar upphandlingsskadeavgift - Leverantör kan kräva skadestånd

Vad kan gå fel vid ett inköp forts. Fel i vara/tjänst - Varan motsvarar inte den specifikation som angetts i avtalet/offerten - Tjänsten har inte levererats på överenskommet sätt

Hur ska jag göra vid avtalsbrott? Steg 1: Reklamera - Meddela leverantören omedelbart då ni upptäckt felet. Beskriv problemet och kom överens om när och hur leverantören ska åtgärda felet (inom skälig tid). Hantera ärendet skriftligen! Steg 2: Meddela oss - Kontakta upphandlingssektionen om felet kvarstår trots leverantörens försök att åtgärda det. - Avtalsvillkoren styr uteslutande era ersättningsmöjligheter! (förlorad arbets- /forskningstid kan normalt sett inte ersättas)

Hur håller jag mig uppdaterad och informerad Inköpssystemet Upphandlingssektionens webbsida Ekonomi- och inköpsnytt Inköpskoordinatorerna

Hör av dig till oss! E-post (allmänna frågor): 4040@gu.se http://www.medarbetarportalen. gu.se/ekonomi/upphandlingsse ktionen/ Upphandlingssektionen Ulrica Carlsson Sussanne Hulthén Malin Martinsson Ebba Melchior Staffan Sjöholm Allem Tensaye Mikael Pecov

Informationskanaler Medarbetarportalen Ekonomiwebben Supporten Utbildningar Informationsmöten Ekonomi- och inköpsnytt

Medarbetarportalen Externa målgrupper t ex blivande studenter, finansiärer, forskare och allmänheten Interna målgrupper

Ekonomiwebben Verksamhetsingångar rum Fyra huvudprocesser Sammanhang, begrepp och fakta Lathundar & manualer Stödsystem Ekonomifakta Tillfällig information Nyheter FAQ Innehåll A Ö http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/

Supporten Frågor avseende personal- och lönefrågor, ekonomiadministration, samt arkiv och registratur Hjälp till självhjälp En väg in - telefonnummer med förval, funktionsmailadress samt information på web Öppet kl 09.00-12.00

Supporten - ekonomiadministration Sök alltid svaret på ekonomiwebben först Läs befintliga manualer och lathundar Prata med institutionsekonomen, sprid kunskapen inom institutionen Gör kontaktvägarna synliga inom institutionen

Supporten http://medarbetarportalen.gu.se/administrativ-support/

Informationsmöten Planlagda möten av två slag: Möten med företrädare för fakulteter och institutioner fakultetsvis Informationsmöten för alla som jobbar med ekonomi + Möten vid behov

Utbildningar http://medarbetarportalen.gu.se/kompetensutveckling/ Utbildning Innehåll Datum 2015 Oktober Utdata AGRESSO och ea datalager Lär dig behärska tekniken för uttag av utdata 151009 Budget och prognos För dig som arbetar med budget och prognos. Bl a planering, budget, och prognos samt budgetverktyget Perspektiv. 151020 November Omföringar, internfakturor i AGRESSO 151113 Inköp för beställare och attestanter Budget och prognos Ger grundläggande kunskaper för att arbeta med inköp För dig som arbetar med budget och prognos. Bl a planering, budget och prognos samt budgetverktyget Perspektiv. 151116 151116 Ekonomi på GU En orienterande introduktion till ekonomi på 151118 GU Utdata AGRESSO och ea datalager Lär dig behärska tekniken för uttag av utdata 151120 Bidrag och uppdrag För dig som arbetar med administration av bidrags och uppdragsmedel. Bl a ansökan, kontraktsregistrering, projektuppföljning mm. 151123 NY! För ekonomer om SUHF modellen Kursen ger svar på hur SUHF modellen för redovisning av direkta och indirekta kostnader fungerar och varför GU använder modellen 151125 Kundreskontra i AGRESSO Hantering av kundfakturor i AGRESSO samt fakturering/rekvirering i EKO 151127 Leverantörsreskontra i AGRESSO För dig som arbetar med leverantörsfakturor och betalningar 151130 December Anläggningar i AGRESSO För dig som ska registrera anläggningar i ekonomisystemet Ekonomispelet För chefer och andra i arbetsledande ställning med ansvar för ekonomi 151204 151209 10

Ekonomi- och inköpsnytt Nyhetsbrev från ekonomienheten för ekonomer och inköpare Info om rutiner, regelverk och lagstiftning som påverkar bokföring, redovisning samt intern styrning och kontroll Även info om inköp, nytecknade ramavtal och pågående upphandlingar Meddelanden om de ekonomiadministrativa stödsystemen AGRESSO med flera ingår också Prenumerera här: http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomi--och-inkopsnytt/

Summering och återblick Inledning, ekonomiska fakta Organisation Finansiering (anslag, bidrag och avgifter/uppdrag) Universitetets redovisningsmodell Stödverksamhet/SUHF-modellen Intern handel Inköpsteori Informationskanaler (medarbetarportal, ekonomiwebb, administrativa supporten och utbildningar mm)