Resultat och kassaflödesanalys en web applikation för analys av resultat och kassaflöde för alternativa utvecklingsstrategier för strategisk lokalförsörjning. Maj 2013 1
Innehåll Sida Varför? 3 Resultat 4 Resultaträkning Balansräkning Kostnadsutveckling Investeringar Lokaleffektivitet Energianvändning Analys, mål och strategi Hur? 12 Krav 13 Bilaga: Kalkylmodellen egenskaper och möjligheter 15 Maj 2013 2
Varför? Varje kommun ansvarar för att erbjuda invånarna plats i förskola, skola, äldreboende,.m.m. Eftersom behovet av platser varierar över tid, varierar också behovet av lokaler över tid. Anskaffning av ändamålsenliga lokaler, och förändring av befintliga lokaler till dagens pedagogik, boendestandard och/eller teknisk standard, är en tidsmässigt lång process, och är ett resultat av processer såsom, verksamhetsplanering, verksamhetsutveckling, stadsplanering, projektering och byggnation, Bristfällig lokalplanering leder till kortsiktiga lösningar som oftast innebär betydligt dyrare lokaler med sämre förutsättningar för genomförande av effektiv verksamhet, som resultat. Varje kommunal verksamhets lokalförsörjning beskrivs i en lokalförsörjningsplan Investeringsanalys tillsammans med resultat och kassaflödesanalys är det tredje delmomentet i en lokalförsörjningsplan. Genom resultat och kassaflödesanalysen vill vi få svar på frågor som: Vilken investerings och driftbudgets krävs för framtida lokalförsörjning? Hur utvecklas vår lokaleffektivitet? Verksamhetsmål och effektivitetsmål? Hyressättningsmodellen, täcker internhyrorna lokalkostnaderna, över tid? Känslighetsanalys; Vad innebär alternativa utvecklingsvägar? Maj 2013 3
Resultat I resultat och kassaflödesanalysen sammanställs intäkter, kostnader och investeringar för de fastigheter och utvecklingsprojekt som ingår i lokalresursplanen, under den tid som anges i lokalresursplanen. (befintliga fastigheter, inhyrda lokaler, ombyggnadsprojekt, nybyggnader,. ) Analysen utgår från de kapacitets och kvalitetsförändringar som lokalförsörjningsuppdraget kräver, för en, eller en kombination av flera, lokalresursplaner; varefter intäkter, kostnader, investeringar, finansiering, etc., sammanställs i form av resultat och balansräkningar, under t.ex. 10 år framåt. Maj 2013 4
Resultaträkning Exempel, Resultaträkning, nyckeltal för intäkter och kostnader under 10 år Ovanstående diagram visar resultatutvecklingen för en kombination lokalresursplaner, intäkter ovanför x axeln, och kostnader under x axeln, kapitalkostnader i blå nyanser och driftkostnader i gröna nyanser. Observera den negativa resultatutvecklingen, vilken i detta fall beror på att hyressättnings modellen inte förmår att finansiera kostnaderna för erforderliga investeringar. Notera vidare att de största delarna av kostnaderna utgörs av kapitalkostnader, ca 60% och kostnader för energi, ca 15%. Maj 2013 5
Balansräkning Motsvarande balansräkning visar ägda fastigheters kapitalbindning (restvärde) för givna avskrivningstider och det kassaflöde som blir resultatet av given finansieringsmodell. Finansieringsmodellen i följande exempel innebär att fastigheterna belånas med räntebärande kredit till en nivå som motsvarar fastigheternas restvärde. Eget kapital är noll vid första årets start. Observera det negativa kassaflödet som i detta exempel är en konsekvens av resultatutvecklingen och finansieringsmodellens amorteringar. Exempel, Balansräkning, nyckeltal för kapitalbindning och finansiering i egna fastigheter. Maj 2013 6
Kostnadsutveckling Följande diagram visas kostnadsutvecklingen som en följd av planerade utvecklingsinsatser, t.ex. utbyggnader, ombyggnader, etc. Ur färgsättningen framgår vidare var utvecklingsprojekten befinner sig i investeringsberedningen. Med kostnader avses här drift och kapitalkostnader. Notera att i följande exempel är kostnadseffekterna av ombyggnader, reinvesteringar och underhåll i befintligt bestånd lika stora som effekterna av en kapacitetsökning på 20%, till största delen genom nybyggnation. Vidare att häften av kostnaderna om 10 år beror på de investeringsbeslut som tas idag och framåt. Maj 2013 7
Investeringar i ägda fastigheter I det följande diagrammet visas historiska och planerade investeringar för ägda fastigheter för det samlade utvecklingsscenariot i flera lokalresursplaner. I följande exempel skall nog övervägas om det finns möjligheter att göra tidsmässiga korrigeringar i lokalresursplanerna så att projektavdelningen får en jämnare genomförandeprocess mellan åren. Maj 2013 8
Lokaleffektivitet Lokaleffektivitet är ett samlingsbegrepp för effektivitetsmått (nyckeltal). Det kan avse endera verksamhetseffektiviteten i form av lokalarea per plats, eller kapacitetsutnyttjande. Det kan också avse kostnadseffektiviteten, t.ex. lokalkostnad/m², lokalkostnad/plats,. Effektivitetsmåtten används för att kvantifiera den egna verksamhetens utveckling och/eller för jämförelse med annan verksamhet. I följande diagram återges exempel på kostnadseffektivitet och verksamhetseffektivitet. Maj 2013 9
Energianvändning Ett ofta omnämnt klimatmål lyder; Förenklat gäller: Vi skall minska energianvändningen från 1990 års nivå med 20% till år 2020, och med 50% till år 2050. (inkl verksamhetens energianvändning) De första 20% kan vi spara genom driftoptimering i den löpande fastighetsförvaltningen. Åtgärderna är lönsamma på rimlig sikt. De nästa 30% sparar vi genom förändring (isolering) av klimatskal och installationer (t.ex. ventilation). Kostnader på ca 10 000 kr/m² är inte ovanliga, och går inte att räkna hem med nuvarande kalkylförutsättningar (energipriser) Några fastighetsägare har en Vi måste börja nu strategi, och räknar hem investeringar mot miljövinster i varumärket, hållbar utveckling tillhörighet, etc. Andra fastighetsägare har en Vänta och se strategi. Oavsett strategi vill vi veta var vi är, och vart vi är på väg, med anledning av våra utvecklingsinsatser, vilket följande diagram är ett exempel på. Maj 2013 10
Analys, mål och strategi I denna kortfattade beskrivning av resultat och kassaflödesanalysen, har visats exempel som beskriver en verksamhet som står inför en expansion om ca 20% på 10 år och vars lokalers utvecklingsbehov bland annat har som följd; att fastighetsavdelningen resultat blir negativt att fastighetsavdelningens kassaflöde i fastighetsverksamheten blir negativt att stora variationer av årliga investeringar ställer stora krav på projektavdelningen att area utnyttjandet verkar vara fortsatt lågt att energieffektiviseringen precis klarar klimatmål 2020, men planar ut därefter Det var inget bra exempel kan tyckas, men det är ett bra exempel från verkligheten, på problemställningar som resultat och kassaflödesanalysen har till syfte att belysa. Resultat och kassaflödesanalysen utgör en bred nulägesbeskrivning och ger möjlighet till en kvalificerad känslighetsanalys av valfritt antal alternativa utvecklingsscenarios, så att relevanta mål och strategier kan formuleras, för kärnverksamheten för fastighetsverksamheten lokalvolym, analys av demografiska förändringar, konkurrens,.. lokalkvalitet, förändringsbehov för att möta framtida krav? bygga och förvalta för längsta användningstid och lägsta kostnad och för kommunledningen (strategiska planeringsenheten) ekonomisk styrning, hyressättning, budgetberedning, finansiering i syfte att komma fram till lägsta verksamhetskostnad (inklusive lokalkostnad) på kort och på lång sikt. Maj 2013 11
Hur? I lokalresursplanen identifieras lokalförsörjningens samtliga lokaler, deras användningstid och utvecklingsbehov. Med utvecklingsbehov avses, Behov av förändrade lokalvolymer, dvs. expansion eller avveckling. Behov av att förändra befintliga lokaler till nutida sätt att bedriva verksamhet och/eller till nutida byggnadsteknisk standard, inkl. energianvändning, dvs. ombyggnad eller ersättning. I investeringsanalysen identifieras bästa utvecklingsalternativ, bygga nytt, bygga om, hyra in,. för given användningstid, för de lokaler som har ett utvecklingsbehov. I resultat och kassaflödesanalysen sammanställs intäkter, kostnader och investeringar för de fastigheter som ingår i lokalresursplanen, under den tid som anges i lokalresursplanen. (befintliga fastigheter, inhyrda lokaler, ombyggnadsprojekt, nybyggnader,. ) Den information som krävs för analysen består av en kopia av data från respektive relevant källsystem i fastighetsverksamheten; fastighetssystem, hyressystem, anläggningsregister, etc. Data för befintliga fastigheter såväl som kalkyler för framtida fastigheter kopieras till en databas. Med hjälp av ett flertal web applikationer analyseras och framställs besluts och planeringsunderlag för; Vilket lokalbehov har vi? Prognoser för lokalbehov i förskola/skola Med vilka fastigheter löser vi behovet? Lokalresursplan Ska vi bygga om, bygga nytt, hyra in? Investeringsanalys Förslag till drift och investeringsbudget Resultat och kassaflödesanalys Maj 2013 12
Krav System Applikationen finns tillgänglig på internet. Du behöver ha tillgång till bredband och web läsare, t.ex. PC, surfplatta eller smartphone, samt ett användarkonto (login). Information Både applikationen Investeringsanalys och Resultat och kassaflödesanalys baseras på följande information från relevanta käll system. Fastigheter/Förvaltningsobjekt Förteckning över fastighetsverksamhetens förvaltningsobjekt; (här antas att fastighetsverksamheten är mellanhyresvärd för inhyrda lokaler) Intäkter ID, Namn (populärnamn), Gatuadress, Fastighetsbeteckning Byggnadsår Lokalarea LOA, Bostadsarea BOA, Bruksarea BRA, Area i temperaturreglerade utrymmen, Atemp Huvudsaklig verksamhet, Geografiskt läge, Ägare Per objekt och år (12 mån, t.ex. från senaste bokslut) Hyresintäkter, externt Hyresintäkter, externt tillägg (till och med ) Hyresintäkter internt Hyresintäkter internt som i nästa led blir externa intäkter (t.ex. bostäder) Hyresintäkter internt tillägg (till och med ) Övriga intäkter (t.ex. särskilt momsbidrag) Maj 2013 13
Kostnader Per objekt och år (12 mån, t.ex. från senaste bokslut ) Inhyrda lokaler Fastighetsskatt Per kategori, nyckeltal från senaste uppföljning (kr/m²) Tillsyn & skötsel Förvaltning & Administration Planerat underhåll Vatten Försäkring Skador Energianvändning Per objekt (kwh/år) Energianvändning per mediatyp (el, fjärrvärme, pellets,.) Anläggningar/investeringar Per objekt och anläggning (kopia av anläggningsregister) Anskaffningsvärde, anskaffningsdatum, avskrivningstid Maj 2013 14
Kalkylmodellen egenskaper och möjligheter Både Investeringsanalys och Resultat och kassaflödesanalys är i grunden beräkningar på nutida och framtida ekonomiska händelser. Resultatet beror på hur väl kalkylmodellen lyckas hantera dessa ekonomiska händelser. Några ekonomiska händelser ur verkligheten: Kan vi ha flera investeringar med olika livslängd? Kan vi göra en reinvestering år 8, avskrivning 10år? Kan vi göra ett underhållsarbete år 5, med 4 Mkr, därefter ha ett nyckeltal på 120 kr/m²? Kan vi ha olika prisutveckling på fjärrvärme respektive el? Kan vi belasta en osäker investering (t.ex. ombyggnad) med högre kalkylränta? Kalkylmodellen i www.lokalstrategi.se klarar samtliga dessa händelser och några till, här följer en kort sammanfattning av kalkylmodellens egenskaper/möjligheter; Objekt Kalkylmodellen kan innehålla ett valfritt antal objekt. Ett objekt är något som har årliga intäkter och kostnader, energianvändning och investeringar. Objekt kan vara fastigheter, ombyggnadsprojekt, hyresgästanpassningar, etc. Analys utförs på kombinationer av objekt, t.ex. befintliga fastigheter plus nybyggnadsoch ombyggnadsprojekt. Årliga intäkter och kostnader Varje objekt kan ha ett valfritt antal intäkts och kostnadsslag (konton). Belopp anges för varje konto i kr eller kr/m², för varje år, och gäller framåt tills något annat anges. Varje konto har individuell prisutveckling, som kan var olika per år, relativt inflation eller fast uppräkning. Energianvändning Varje objekt kan ha ett valfritt antal energislag Varje energianvändning anges i kwh eller kwh/m², för varje år, och gäller framåt tills något annat anges. Varje energislag har individuell prislista med prisutveckling per år, relativt inflation eller fast uppräkning. Investeringar Varje objekt kan ha ett valfritt antal investeringar, såväl före som efter kalkylperiodens start. Varje investering har individuellt anskaffningsvärde, anskaffningsdatum och avskrivningstid. (= kopia på anläggningsregistret) Kalkylparametrar Varje objekt kan ha individuell kalkylränta. Inflation och marknadsränta/finansieringsränta kan anges individuellt för varje år under kalkylperioden. Maj 2013 15