Strategisk lokalförsörjning

Transkript

1 Strategisk lokalförsörjning en konsulttjänst din partner för uppföljning och styrning av strategisk lokalförsörjning Strategisk lokalförsörjning: 1

2 Strategisk lokalförsörjning: 2

3 Innehåll Varför 4 Resultat din lokalförsörjningsplan 5 Hur 7 Mer information 11 Vårt mål Vår leverans Uppdragsgivaren skall alltid ha en aktuell strategisk lokalförsörjningsplan En konsulttjänst En partner för uppföljning och styrning av strategisk lokalförsörjning Kompetens och tillgång till systemstöd och analysverktyg för en framgångsrik strategisk lokalförsörjning Ansvar för att det alltid finns en lokalförsörjningsplan, Projektledning, Metodstöd, Analysstöd, Utbildning, Genomförande Strategisk lokalförsörjning: 3

4 Varför Förutsättningarna för kommunala verksamheter förändras i allt snabbare takt, på grund av demografiska förändringar, ökad valfrihet och förändrande sätt att bedriva verksamhet. Kommunens lokaler måste anpassas efter verksamheternas förutsättningar både i volym och i kvalitet. I många kommuner ökar t.ex. antalet grundskoleelever med upp till 20% fram till Från och med 2020 kommer behovet av platser i äldreboende att öka med ca 2% per år fram till 2040, om samma andel av befolkningen som idag, kommer att efterfråga äldreboende. Under 1960 och 1970 talet genomfördes i Sverige en stor utbyggnad av bostäder, miljonprogrammet. I anslutning till dessa bostadsområden byggdes också lokaler för kommunal verksamhet. Det är inte ovanligt att ca 40% av en kommuns lokaler är byggda under denna period. Nu år senare är dessa lokaler i varierande utsträckning nedslitna, de passar inte för dagens sätt att bedriva verksamhet, och de uppfyller inte dagens krav på teknisk standard som ventilation, buller, tillgänglighet och energianvändning. Ett flertal konstruktioner och materialval från samma tid är idag orsak till bl. a. problem med innemiljö. Lokalkostnader, är efter personalkostnader, den näst största kostnaden i kommunen, och utgör mellan 10 och 20 % av kommunens omsättning. Anskaffning av nya lokaler och förändring av befintliga lokaler innebär att, verksamhetsnyttan Lokaler köps upp med en viss utformning, för en lång tid framöver. Detta genom inhyrning, hyreskontrakt i 5 20 år, eller genom investeringar i fastigheter, om och nybyggnader i år. Verksamhetslokaler är ofta starkt anpassade till viss verksamhet, vilket gör det kostsamt att förändra dem till annan verksamhet. En fungerande marknad för verksamhetslokaler finns oftast inte. Förändring av lokaler, från behovsanalys och utformning av detaljplaner, genom upphandling, till projektering och byggnation och inflyttning, är en tidsmässigt lång process som binder upp stora ekonomiska resurser för lång tid fram över. Lokalförsörjning kräver långsiktig planering. Med en strategisk lokalförsörjning ökar möjligheterna att skapa mer ändamålsenliga lokaler för varje verksamhetsbehov, med bättre förutsättningar för effektiv verksamhet, som resultat. Verksamhetsbehovet blir väl förankrat, alternativa lokallösningar hinner utvärderas och planprocesser, upphandling, byggnation, evakuering, etc., hinner genomföras på ett kostnadseffektivt sätt. Utan en strategisk lokalförsörjning ökar risken för kortsiktiga lösningar och mindre ändamålsenliga lokaler, med sämre förutsättningar att genomföra effektiv verksamhet, som resultat. Följden blir sämre lokaleffektivitet och väsentligt högre kostnader, verksamhetskostnader såväl som lokalkostnader. Strategisk lokalförsörjning: 4

5 Resultat din lokalförsörjningsplan Strategisk lokalförsörjning innebär att ha en process för uppföljning och styrning av varje verksamhets långsiktiga lokalanvändning. Resultatet är en lokalförsörjningsplan, som är (A) en analys av uppdraget/lokalbehovet, (B) en analys av bästa lokal lösningar samt (C) en beskrivning av verksamhetsmässigt och ekonomiskt resultat på grund av föreslagen lokalförsörjning, och de ekonomiska resurser som krävs för genomförande. Med en strategisk lokalförsörjningsplan vill vi säkerställa att vi kommer att göra rätt uppdrag, med rätt lösning, att uppnå rätt resultat, och att vi har de ekonomiska resurser som behövs för att genomföra rätt uppdrag, rätt, i rätt tid. att vi får låna de investeringsmedel som krävs, och att vi får in de hyror och andra ersättningar som krävs för att täcka drift och kapitalkostnader i ägda lokaler samt kostnader för inhyrda lokaler. att vi hinner fatta rätt beslut, innan det är för sent. Om rätt beslut är en nybyggnad tar det upp till 5 år till inflyttning. Beslut, detaljplan, projektering, upphandling, byggnation, inflyttning. att vi styr mot uppsatta mål. Målen ska vara SMARTA, specifika, mätbara, accepterade, realistiska, tidssatta och ansvarsfördelade. Exempel på mål är lokalkostnadsutveckling, behovstäckning, lokalutnyttjande, hyresutveckling, kostnadseffektivitet, kapitalbindning, energieffektivisering, etc. Strategisk lokalförsörjning: 5

6 Lokalförsörjningsplanens första del (1) omfattar en marknadsanalys (demografi och konkurrens) som leder till en beskrivning av lokalbehov med en diskussion och förslag på lämpliga lokalalternativ, dvs. uppdraget och alternativa lösningar. I planen analyseras vidare (2) vad olika utvecklings och lokalförsörjningsalternativ innebär, såväl för delverksamheter som för hela verksamheten. Vissa lösningsalternativ når uppsatta mål, andra alternativ gör det inte. Beslutsfattaren måste ges möjlighet att i god tid välja rätt alternativ, som når målen. Planen avslutas (3) med konsekvensanalys av föreslagen lokalförsörjning, uttryckt i ekonomiska nyckeltal som kostnadseffektivitet, hyresutveckling, investeringsbehov och kapitalbindning, såväl som i verksamhetsmässiga nyckeltal som t.ex. planerad behovstäckning, resursutnyttjande och energianvändning. Målet med en strategisk lokalförsörjning är en förbättrad lokaleffektivitet, kostnadskontroll, transparent hyressättning, etc. inom kommunen. Med lokaleffektivitet menas (här) att för given verksamhetsnytta hitta den lösning där verksamhetskostnaden och lokalkostnaden ger lägsta möjliga totalkostnad över tiden. Strategisk lokalförsörjning: 6

7 Hur Alla kommuner arbetar enligt någon process för lokalförsörjning, oftast i anslutning till investeringsberedning och beslut. Företrädare för brukare, t.ex. skola, omsorg, m.fl., möter företrädare för fastighetsverksamhet och kommunledning, i ett Lokalråd. Förändringar av lokalvolymer och behov av förändring av befintliga lokaler avhandlas. Tidsperspektivet är ofta 3 5 år, många gånger styrt av att befolkningsprognoser på lokalplaneringsområdenas detaljnivå har detta tidsperspektiv. Vårt konsultuppdrag börjar med att ur denna process identifiera: Lokalresursplanen, som dels är en förteckning över de lokaler som kapacitetsmässigt planeras att motsvara lokalbehovet (volymfrågan), och som dels beskriver respektive lokals återstående användningstid i befintligt skick samt dess utvecklingsbehov (kvalitetsfrågan) Lokalresursplanen beskriver för varje lokalplaneringsområde, hur lokalbehovet tillgodoses och hur lokalerna behöver utvecklas, nu och över tid. Lokalplaneringsområden är t.ex. Förskolor i västra stadsdelarna, Grundskolor i centrum, osv. över hela kommunen. Strategisk lokalförsörjning: 7

8 Vårt uppdrag en parallell process Att identifiera och sammanställa lokalresursplanerna är första momentet i vårt uppdrag. Vi arbetar i en parallell process, i syfte att inte påverka uppdragsgivarens dagliga arbete och processer. Det andra momentet i vårt uppdrag blir att identifiera de alternativa utvecklingsvägar kommunen förmodligen kommer att ställas inför på längre sikt (5 10 år), både vad avser volymförändringar men framförallt förändringar av befintliga lokaler. De första alternativen blir enkla, t.ex.; Expansion Ombyggnad Antag att kommunen växer med 1%, alternativt 1,5%/år. Antag att 2%/år av befintliga lokaler kommer att byggas om. Motsvarar en ombyggnadstakt på 50 år mellan större ombyggnader, för anpassning till nutida verksamhet och teknisk standard. De följande alternativen (kanske nästkommande år) blir mer detaljerade, t.ex.; Så här möter vi grundskolans respektive äldreomsorgens expansion: Så här möter vi; miljonprogrammets problematik, byggnader med platta på mark och impregnerade syllar, ventilation och energianvändning i äldre byggnader, anpassning till nutida sätt att bedriva verksamhet, etc.: Dialogen med uppdragsgivaren i detta moment är avgörande för resultatets innehåll och kvalitet. Uppdragsgivaren kan lokalerna, och vet vilka utvecklingsalternativen är. Vi projektleder i första hand. Strategisk lokalförsörjning: 8

9 Vår styrka ligger i den tredje delen av vårt konsultuppdrag, där vi analyserar de verksamhetsmässiga och ekonomiska konsekvenserna för identifierade lokalförsörjningsalternativ. Analysen gör vi i vårt eget databasbaserade analysverktyg, och som utgörs av en databas dit vi kopierar alla fastigheters area, hyror, driftkostnader, bokförda värden och investeringar, energianvändning, m.m., plus verksamhetsdata t.ex. elevtal och lokalkapacitet, för befintliga fastigheter från uppdragsgivarens källsystem, och för framtida fastigheter och projekt från uppdragsgivarens projektverksamhet. (= en variant av systemintegration) ett flertal analysprogram där vi genomför beräkningar och sammanställningar av verksamhetsmässiga och ekonomiska konsekvenser, för alla (relevanta) kombinationer av lokalförsörjningsalternativ. Datorsimuleringar och känslighetsanalys: Lokalresursplanerna definierar de fastigheter och projekt vi planerar att använda, i databasen håller vi ordning på varje fastighets och projekts area, intäkt, kostnad, investering, elevtal, m.m. Vi väljer en kombination av prisutveckling och ränta, och låter datorn räkna. Vi analyserar resultatet, ändrar och räknar en gång till, Tills vi förstår.! Vårt databasbaserade analysverktyg är unikt, det enda på marknaden. Det möjliggör enkel och snabb analys av valfritt antal kombinationer av valfritt antal lokalresursplaner, fastigheter, utvecklingsalternativ, ränte och prisutvecklings scenarios, m.m., under valfritt antal år framöver. (Så långt i tiden som vi definierar våra utvecklingsalternativ.) Med alternativa analysverktyg leder samma analys till omedelbar Excel infarkt, förmodligen innan tanken ens är tänkt. För att uppdragsgivarens medarbetare ska kunna delta och vara delaktiga i analysen (utvecklingsalternativ, analys och resultat) utgörs vårt analysverktyg av en serie web applikationer. Analysen utförs i en web läsare (PC, surfplatta eller smartphone) med bredbandsanslutning. Detta innebär att systemet redan är installerat hos dig, det enda du behöver är ett konto att logga in med. Systemet är utvecklat i Microsoft asp.net med Microsoft SQL Server som databas, och körs på servicebyrå. Strategisk lokalförsörjning: 9

10 Vårt konsultuppdrag (fjärde delen), avslutas med en presentation av analysresultatet, som utgör beslutsunderlaget till din lokalförsörjningsplan. Analysresultatet är ett paket, som beskriver (A) Uppdrag, (B) Lösning samt (C) Resultat och resurser, i en samlad helhet. I seminarium och/eller i rapport, i diagram och tabeller studeras vad du kan förvänta dig i framtiden, utveckling och trender, för dina olika lokalförsörjningsalternativ. Resultatredovisningen leder till, Fördjupad analys, utvärdering av fler alternativ och/eller Förslag till handlingsprogram och beslut Strategisk lokalförsörjning: 10

11 Mer information En beskrivning med exempel i text och bild, hämtade ur verkligheten hittar du på Strategisk lokalförsörjning: 11

12 Strategisk lokalförsörjning Din partner för uppföljning och styrning av strategisk lokalförsörjning Strategisk lokalförsörjning: 12