Expertgruppen för metadata Minnesanteckningar från möte

DATUM/DATE 2014-02-18 BETECKNING/REFERENCE Expertgruppen för metadata Minnesanteckningar från möte 2014-02-18 Närvarande: Stina Degerstedt Annika Eriksson Bodil Gustavsson Harriet Lacksten Jessica Lindholm Jonathan Pearman Anna Swärd Bergström Anna Westin Frånvarande: Mikael Arvidsson Linda Jerrewing Miriam Nauri Viktor Sarge Kungl. bibl., KB (sekreterare) Vitterhetsakademins bibliotek Stockholms Universitetsbibliotek, SUB Internationella biblioteket, IB Malmö Högskola, MAH Malmö SB, MSB Umeå Universitetsbibliotek, UmUB (ordförande) Falu stadsbibliotek Karlstads Universitetsbibliotek Myndigheten för tillgängliga medier, MTM Kungl. bibl., Nationalbibliografin, KB/NB (adjungerad) Regionbibliotek Halland Närvarande under delar av mötet: Christine Wallén Kungl. bibl., KB (punkt 5) Marja Haapalainen Kungl. bibl., KB (punkt 6) Miriam Säfström Kungl. bibl., KB (punkterna 8, 9.1, 10.4, 13) Ingrid Berg Kungl. bibl., KB (9.5) Harriet Aagaard Kungl. bibl., KB (punkt 9.6) 1. Mötet öppnades 2. Nya medlemmar, presentationsrunda En presentationsrunda gjordes med anledning av att expertgruppen fått nya medlemmar. Nytillkomna är Anna Westin som är nominerad av SKL och som ersätter Charlotte Landgren, samt Stina Degerstedt som ersätter Miriam Säfström i rollen som sekreterare. 3. Fastställande av dagordningen Dagordningen fastställdes med tillägg av några punkter. 4. Genomgång av föregående protokoll Protokollet godkändes och lades till handlingarna. POST / MAIL BESÖK / VISITS TELEFON / PHONE FAX E-POST / MAIL / WEB Box 5039 Humlegården 010 709 30 00 010 709 39 25 kungl.biblioteket@kb.se SE-102 41 Stockholm Stockholm +46 10 709 30 00 +46 10 709 39 25 www.kb.se Org.nr 202100-1710

Sida 2 (10) 5. Nationella utvecklingslinjer 2014 Christine Wallén informerade om nya former för KB:s projektutlysningar. Från och med 2015 kommer det att istället bli riktade satsningar inom valda områden, s.k. utvecklingslinjer. KB gör under våren en omvärldsbevakning som bland annat innefattar att samla in fakta, synpunkter, tankar och idéer från inflytandestrukturens styr- och expertgrupper. Med utgångspunkt i omvärldsbevakningen tar sedan KB:s nationella referensgrupp och KB:s ledningsgrupp i samråd fram ett förslag om vilka utvecklingslinjer som skulle kunna drivas nationellt och i vilken form. På bibliotekschefsmötet i november redovisas vilken eller vilka nationella utvecklingslinjer som tagits fram och hur arbetet inom dessa ska bedrivas Syftet med förändringen är att bredda hela förfarandet och att göra processen mer strategisk. Det behövs också mer styrning och bättre uppföljningar. Man vill också göra det möjligt att stödja alternativ till projektformen ibland kanske det är bättre att istället tillsätta en utredning. KB vill också vara mer involverad, t.ex. genom att ingå i styrgrupper eller referensgrupper, bidra med projektledning, arbeta med analyser etc. Expertgruppen är i stort sett positiv till dessa förändringar. Det är bra med bredden. Omvärldsanalysen som sker parallellt i de olika expertgrupperna kommer att ge ett bättre helhetsperspektiv. Man har tidigare haft problem med ansökningsförfarandet man har haft många bra utlysningstexter men alldeles för få ansökningar. Kanske är andra former för utvecklingsinsatser än projekt att föredra på metadataområdet. Därefter följde en diskussion i expertgruppen om utvecklingslinjer på metadataområdet. Sekreteraren skriver samman resultatet av diskussionen och mejlar gruppen för synpunkter. Underlaget lämnas till Christine Wallén i april. 6. SwePub Marja Haapalainen informerade om arbetet med Vidareutveckling av SwePub. Om detta projekt har rapporterats på tidigare möten, se även librisbloggen. Syftet med projektet är att möjliggöra och kvalitetssäkra bibliometriska analyser genom att använda de data som finns i SwePub. För närvarande arbetar man med en behovsanalys för att ta reda på vem/vilka det är som kommer att vilja göra bibliometriska analyser, samt vilka frågor kommer man att vilja ställa. Som ett led i denna behovsanalys ordnar projektet en workshop tillsammans med SUHF:s bibliometri-grupp. Projektet kommer att använda analysverktyget SpotFire i arbetet med att förbättra datakvaliteten. Projektet arbetar också med en uppdatering av SwePub:s MODSprofil. En ny formatspecifikation ska vara klar i mars månad. En annan arbetsgrupp startar nu i dagarna som ska titta på hur man fyller formatet med data, vilket ska utmynna i riktlinjer för lärosätena. Man kommer även inom projektet att ta fram en förvaltningsmodell som ska vara klar till projektets slut i och med 2:a kvartalet 2015.

Sida 3 (10) I diskussionerna som följde lyftes frågan om Open Access och tillgängligheten till universitetens och högskolornas data. För bra analys kan man behöva gå längre bak i tiden och eftersom lärosätena börjat jobba med OA-frågorna först nyligen så är det här fortfarande ett problem. Detta är något som projektet bör titta på samtidigt som man gör en behovsanalys. En annan viktig fråga är vilka upphovsmän (vilka roller) som ska redovisas i SwePub. Här behövs riktlinjer som är förankrade i katalogiseringsreglerna (RDA), där man har en viss uppsättning roller, men även i områden och sammanhang utanför bibliotekssfären. Intressant att titta på är t.ex. förhållandet mellan person och arbetsställe, vem som samarbetat med vem, förhållandet kvinnor/män, etc. Avslutningsvis berättade Marja att man har jobbat mycket med förankring på lärosätena och har då märkt av ett stort engagemang från alla och att det råder konsensus kring uppdragets grundläggande och gemensamma frågor. 7. Självutvärdering Alla styr- och expertgrupper inom inflytandestrukturen är ålagda att göra en årlig självutvärdering av föregående verksamhetsår. Denna kommer sedan att utgöra en del av den verksamhetsberättelse som lämnas till KB:s nationella referensgrupp senast i mars. Under denna punkt fungerade Jonathan Pearman som ordförande. Resultatet sammanfattas av sekreteraren i ett separat dokument som därefter cirkuleras och färdigställs via mail. 8. Verksamhetsberättelse En första version av verksamhetsberättelse (VB) för 2013 har skickats ut till expertgruppens medlemmar i förväg. Miriam Säfström samlar in synpunkter och rättelser samt skickar en slutgiltig version till sekreteraren. 9. Rapporter från arbetsgrupperna 9.1. Resursbeskrivning och åtkomst (RÅ) Miriam Säfström rapporterade. Det har varit problem med att hinna med det man planerat att göra, främst beroende på att man har haft dåligt med resurser redan från första början. Sista mötet ägnades åt att diskutera vad man åstadkommit och vad man vill gå vidare med. Medel till projektledare för att förbereda KB för progression till RDA har beviljats för detta år. Ansökan går ut internt under nästa vecka. Målet med projektet ska vara bestämt till 1 april. Ambitionen för RÅ-gruppen är att fungera som stöd till projektet. 9.2. Metadatalandskapet Jessica Lindholm rapporterade att man inte haft möjlighet att arbeta vidare med frågan sedan novembermötet då ett utkast till rapport lämnats in. Gruppen färdigställer rapporten under året.

Sida 4 (10) 9.3. Tillgänglighetsfrågor Harriet Lacksten rapporterade att inget nytt hänt sedan sist och att gruppen planerar att komma med sin rapport i slutet av september. 9.4. Folkbibliotekens medlemskap i Libris Skriftlig rapport från arbetsgruppen skickades ut till Expertgruppen innan mötet, se Bilaga 1. 9.5. Arbetsgruppen Svenska ämnesord Ingrid Berg rapporterade från arbetsgruppen Svenska ämnesord. Skriftlig rapport, se Bilaga 3. 9.6. Arbetsgruppen Dewey Harriet Aagaard informerade om arbetsgruppens arbete och möten. Skriftlig rapport, se Bilaga 2. De flesta stora forskningsbibliotek använder redan eller planerar att använda DDK. Inte så många folkbibliotek har infört DDK och bara ett par skolbiblioteken. Specialbiblioteken bestämmer sig för antingen DDK, SAB eller något annat (t.ex. eget), beroende på vilket som passar deras ämnesområden bäst. 10. Information från KB 10.1. Nytt från inflytandestrukturen Om de nya utvecklingslinjerna, se under punkt 5. Stina Degerstedt informerade om NU-gruppen, som inrättats för det nationella bibliotekssamverkans-uppdraget över enhets- och avdelningsgränser på KB. Syftet med gruppen är att säkerställa att det arbete som görs inom avdelningarna för Informationssystem (IS) och Publik verksamhet (PV) som rör det nationella bibliotekssamverkansuppdraget samordnas för att skapa tydlighet både internt och externt. Gruppen består av sekreterarna i respektive styr- och expertgrupp i inflytandestrukturen samt berörda avdelnings- och enhetschefer. Totalt 15 personer. Gruppen är inget beslutande organ utan håller fördjupade diskussioner, bereder och ger förslag så att KB:s avdelningar och expert- och styrgrupperna arbetar åt samma håll. I och med att NU-gruppen införts kommer de tidigare sekreterarmötena att utgå. Vidare kommer antalet möten med ordförandena i inflytandestrukturen minskas från två till ett möte per år - ett möte som dessutom blir gemensamt med Nationella referensgruppen och hålls i anslutning till den årliga bibliotekschefskonferensen i november. 10.2. Omorganisation och Programområden Översiktsbild över KB:s nya organisation, se http://www.kb.se/om/organisation/.

Sida 5 (10) Tvärs över organisationen har KB även infört s.k. Programområden vilka för tillfället är 4 stycken: IT, Pliktleverans, Digitalisering och Metadata. Syftet med programmen är att sätta fokus på frågor som är extra viktiga just nu. Programmen ska ge stöd och vägledning till ledningen i strategiska frågor. Tillsättningen av programansvarig för metadata har skjutits upp till längre fram. Tillsvidare är det enheterna Metadata och systemstöd respektive Nationalbibliografin som ansvarar för programmets innehåll. En av de verksamheter som planerats inom Metadataprogrammet under detta år är att påbörja utvecklingen av en praxisplattform som på sikt ska ersätta Katalogisatörens verktygslåda och andra på KB förekommande praxissamlingar. Plattformen ska vara delvis integrerad med Libris XL och anpassad till RDA. 10.3. Libris nya katalogiseringsverktyg/plattform (Libris XL) Det har inte hänt så mycket nytt i projektet sedan förra mötet. Utvecklingen av verktyget har legat mer eller mindre stilla under december/januari och sätter igång igen först nu. Däremot har man hållit ett antal mycket uppskattade webbinarier. Filmer från dessa, inklusive frågestunderna, finns utlagda på webben, se http://librisbloggen.kb.se/2014/02/07/film-omkatalogprojektet/ 10.4. Biblioteksföreningens kommittéer Svensk Biblioteksförening har beslutat att avveckla Kommittéerna för katalogisering, klassifikation, respektive indexering av skönlitteratur. Föreningen och KB har nu ingått ett avtal som innebär att KB övertar rättigheterna till de dokument och bibliotekssystem som är resultatet av kommittéernas arbete. Det gäller i första hand KRS (Katalogiseringsregler för svenska bibliotek), SAB (klassifikationssystem för svenska bibliotek) och ämnesord för indexering av skönlitteratur. Överföringen ska vara slutförd senast 2014-03-31. 11. Konferensverksamhet och workshops Mötesplats Open Access 1-2 april i Växjö, http://www.kb.se/aktuellt/utbildningar/2014/motesplats-open-access-2014/ Bodil Gustavsson kommer här ge en presentation under temat Det svenska ekosystemet för forskningsinformation, rubriken är Recycling metadata: DiVA Libris SwePub. Under samma tema kommer Marja Haapalainen att presentera projektet Vidareutveckling av SwePub. 12. Omvärldsbevakning 12.1. Libris användargrupp katalogisering Se protokoll på http://www.kb.se/libris/katalogisering/libris-anvandargrupp-katalogisering/

Sida 6 (10) 12.2 Övrigt Jessica Lindholm informerade om en projektansökan vid Malmö högskola som beviljats av KB. I projektet kommer deltagarna att stoppa in metadata från publiceringssystem i ett webbaserat datorspel i samarbete med projektet Data Games, http://data-games.org/aboutdata-games/. Idéer till hur detta ska genomföras har hämtats in från studenter och forskare. Projektet pågår under hela 2014. I dagarna kom KB ut med det glädjande beskedet att KB och OCLC har tecknat avtal om öppen licens enligt Creative Commons (CC0) för Librisdata med ursprung i WorldCat. Som en följd av detta har förhandlingarna om medlemskap för KB och Librisbiblioteken i OCLC/WorldCat återupptagits. Se http://librisbloggen.kb.se/category/open-data/. Expertgruppen vill uttrycka sitt stöd och sin uppskattning för detta genombrott. 13. Övriga frågor 13.1 Nya medlemmar i arbetsgrupperna Fråga om hur vi gör med tappade medlemmar i arbetsgrupperna och tillsättning av nya. Anna Swärd Bergström tar frågan vidare till Styrgruppen för Libris nationella infrastruktur. 13.2 Avtackning Expertgruppen avtackade Miriam Säfström som avgående sekreterare. 14. Mötet avslutas Ordförande tackade alla för deras insatser och riktade ett särskilt tack till Kungl. biblioteket för lånet av mötesrum. Nästa möte planeras att hållas i Karlstad den 20/5 2014.

Bilaga 1 Arbetsgrupp för folkbibliotekens medlemskap i Libris - Statusrapport 2014-02-05 Arbetsgruppen inledde sitt arbete den 5 oktober 2012 och har haft sex arbetsmöten. Det senaste mötet hölls den 21 oktober. Arbetsgruppen Arbetsgruppen kommer under 2014 att fungera som en referensgrupp för projektet Libris för folkbiblioteken. Den kommer att kallas till fyra möten under året. Två av medlemmarna har slutat i gruppen på grund av ändrade arbetsuppgifter. Vi tackar Charlotta Simonsson och Ylva Sommerland för deras medverkan. Slutrapport Vi arbetar på att färdigställa slutrapporten. Rapporten ska komplettera delrapporten med fördjupning och lösningsorientering av de behov som tas upp i delrapporten. Fokus ska läggas på postflöden inklusive förvärvsrutinen. Rapporten bör kunna publiceras i februari. Nya folkbibliotek Sedan förra rapporten har flera folkbibliotek anslutit sig och beslutat om att ansluta sig till Libris. Mölndal, Lidköping och Umeåregionen har gått med under hösten. Uppsala, Örebro, Västerås och Eskilstuna har meddelat att de kommer att bli Librisbibliotek från och med januari 2015. Hilda Androls POST / MAIL BESÖK / VISITS TELEFON / PHONE FAX E-POST / MAIL / WEB Box 5039 Humlegården 010 709 30 00 010 709 39 25 kungl.biblioteket@kb.se SE-102 41 Stockholm Stockholm +46 10 709 30 00 +46 10 709 39 25 www.kb.se Org.nr 202100-1710

Bilaga 2 Arbetsgrupp Dewey rapport 2014-02-11 Arbetsgruppen för Dewey har sedan rapport daterad 2013-11-18 haft tre webbmöten, 10/12, 20/1 och 11/2. Möten planeras att en gång per månad samt två fysiska möten per år. Arbetsgruppen har gett stöd och synpunkter på Uppdatering av Svenska Wikipedia Deweyinformation i Verktygslådan Vårens kursutbud, bl. a. utökning av fördjupningskursen från två till tre dagar. Deweyenkäten Lämpliga magisteruppsatsämnen (till enskild student) Uppdatering av webdewey API för förkortad deweykod lämplig för hyllplacering Nationell standard för märkning av skönlitteratur 10/4 hålls ett nytt användarmöte för Dewey. Arbetsgruppen har aktivt deltagit i planeringen. Se bifogat preliminärt program. En kommentarsfunktion i Svenska webdewey är nu i drift. Hittills har 22 kommentarer lagts in. Behörighet utanför Svenska deweyredaktionen har NBs metodgrupp för Dewey, Pär Johansson på Musik och teaterbiblioteket samt Sofia Sternberg, Uppsala universitet. En enkät till biblioteken om klassifikation och hylluppställning skickades ut 14 januari. 495 svar har kommit in. Enkäten kommer att presenteras på användarmötet 10/4. Kurser under våren: Introduktionskurs 13/2, 2/4, 15/5 Fördjupningskurs 3-5/3, 6-8/5 Webbinarium om trafikfrågor planeras. Kurserna kommer att hållas under förutsättning att det finns tillräckligt stort intresse. Harriet Aagaard POST / MAIL BESÖK / VISITS TELEFON / PHONE FAX E-POST / MAIL / WEB Box 5039 Humlegården 010 709 30 00 010 709 39 25 kungl.biblioteket@kb.se SE-102 41 Stockholm Stockholm +46 10 709 30 00 +46 10 709 39 25 www.kb.se Org.nr 202100-1710

Bilaga 3 Rapport till Expertgruppen för metadata 2014-02-18. Två webbmöten har hållits i Arbetsgruppen för Svenska ämnesordsedan förra rapporten, ett i december 2013 och ett i februari 2014. Eva Ingvarsson från Btj har ersatt Anders Cato, som lämnat Btj. Arbetsgruppen har bl.a. diskuterat följande frågor. Genre/formtermer för följande ämnesområden Datorspel. Lista har färdigställts av enheten Film, musik och spel. Rörlig bild. Lista har färdigställts av enheten Film, musik och spel. Termerna har varit utlagda på Svenska ämnesords sidor för kommentarer av andra intressenter. Musik: Lista har färdigställts av enheten Film, musik och spel och termerna har samordnats med Musikgruppens termer. Möjligheten av att anordna en genrekonferens/seminarium hösten 2014 har diskuterats. Allmänna ämnesord Kvinnsam Svenska ämnesord Ett samarbete har inletts mellan Kvinnsam och Svenska ämnesord för att eventuellt kunna få till stånd en gemensam ämnesordslista och gemensamma indexeringsprinciper. En förstudie har påbörjats på Göteborgs UB. Ämnesord för skönlitteratur Biblioteksföreningens grupp för ämnesord för skönlitteratur har överförts till enheten Metadata och systemstöd och planering har påbörjats för att få in listan över ämnesorden för skönlitteratatur i LIBRIS. Konstämnesord Ämnesorden inom konst kommer att ändras maskinellt LIBRIS i mars 2014. Ändringarna görs för att inte förlora kopplingen till Library of Congress Subject Headings. POST / MAIL BESÖK / VISITS TELEFON / PHONE FAX E-POST / MAIL / WEB Box 5039 Humlegården 010 709 30 00 010 709 39 25 kungl.biblioteket@kb.se SE-102 41 Stockholm Stockholm +46 10 709 30 00 +46 10 709 39 25 www.kb.se Org.nr 202100-1710

Sida 10 (10) Ändringar av ämnesord för etniska grupper, matlagning, dialekter m.m. Geografiska ämnesord Möte har hållits med Systemutveckling och design för att undersöka möjligheterna av att koppla ihop de geografiska termerna med en existerande geografisk databas, t.ex. Geonames. Uppföljning av projektet Förenkling av Svenska ämnesord Redaktionen har påbörjat arbetet med en uppföljning av förenklingsprojektet. Ingrid Berg