Projektkontrakt för projekt Dewey

Transkript

1 Projektkontrakt för projekt Dewey 1 (10) Dokumenttyp Identitet Status Version Versionsdatum Projektdefinierande Dnr: Fastställd Projektkontrakt för projekt Dewey Projektbeställare Projektledare Fastställd, datum Gunilla Herdenberg Magdalena Svanberg Projektbeställare/ Uppdragsgivare: Projektledare/ Uppdragstagare: Ort och datum Ort och datum Underskrift Underskrift Målgrupper för projektet och dess leveranser Svenska bibliotek som går över till Dewey och deras användare, samt för vissa delar av projektet även bibliotek som inte går över till Dewey och deras användare.

2 Projektkontrakt för projekt Dewey 2 (10) Ändringshistorik Datum Ändring Ändrad av Nytt avsnitt under Verktyg för sökning Magdalena S Bemanningen uppdaterad Magdalena S Referenser Ref. Titel, identitet, lagringsplats Version Datum Bilagor Ta bort/lägg till de bilagor som inte är/är är aktuella för ert projekt. Nr Titel Identitet Version Datum 1. Beslutsunderlag Aktivitetsplan Budget Resurskontrakt

3 Projektkontrakt för projekt Dewey 3 (10) 1. Projektets bakgrund, syfte och mål Se beslutsunderlaget, punkt 1 och punkt Precisering av produktmål och avgränsningar En uppdaterad konverteringstabell SAB-Dewey Det finns en konverteringstabell mellan SAB och Dewey. Den behöver ses över och uppdateras eftersom den kommer att ligga till grund både för nivån i den blandade översättningen, för sökverktyg där SAB- och Deweyklassificerat material kan sökas tillsammans och för lösningar för hylluppställning. Översynen har påbörjats och ska slutföras senast i augusti. Förutom att koder tas bort, läggs till och revideras, kodas graden av överensstämmelse mellan SAB- och Deweykoden, och när flera koder förekommer markeras en av dem som den primära. Blandad översättning av Dewey En blandad översättning av Dewey ska tas fram, där klasser som har en motsvarighet i SAB, samt alla överordnade klasser till klasser med en motsvarighet i SAB översätts till svenska. Alla klasser ur den förkortade utgåvan av Dewey ska också översättas. Tilläggstabellerna översätts till svenska i sin helhet, med undantag av vissa delar i tilläggstabell 2, t ex områden mindre än delstater i USA. Standardterminologin (t ex Including;..., Class here...) kommer att vara på samma språk som resten av den aktuella klassen. För att underlätta för de bibliotek som vill klassificera på en grundare nivå kommer instruktioner om hur Deweykoderna kan förkortas att finnas med. Introduktionen och ordlistan kommer att översättas i sin helhet. De avsnitt i manualen som berör klasser översatta till svenska översätts, medan manualen i övrigt kvarstår på engelska. För svensk geografi, historia och litteratur kommer utökningar av Deweysystemet att föreslås. Om de inte förs in i den engelskspråkiga Dewey kommer ett antal interoperabla utbyggnader att göras Arbetet inleds med översättning av introduktion, ordlista, standardterminologi och tilläggstabell 1. Därefter följer översättning av övriga tilläggstabeller och huvudschemat. Resurserna som avsatts för översättning under 2009 motsvarar 20 % av de resurser som beräknats gå åt för översättningsarbetet i sin helhet. Under 2009 bör därför minst ca 20 % av översättningsarbetet utföras. En avstämning görs mot slutet av året för att kontrollera resultatet och kunna korrigera behovet av resurser inför Mappning av ämnesord i Svenska ämnesord till Dewey samt metodik för det löpande arbetet med mappning av Svenska ämnesord till Dewey Termer från Svenska ämnesord ska mappas till Dewey för att ge en verbal ingång till Deweyssystemet för användare och bibliotekarier, och för att underlätta arbetet med indexet till Dewey. Det finns idag mappningar mellan Svenska ämnesord och SAB och mellan SAB och Dewey, samt mellan Svenska ämnesord och LCSH (Library of Congress Subject Headings) och LCSH och Dewey. Möjligheten att automatiskt mappa Svenska ämnesord till Dewey ska undersökas, och metoder för det löpande arbetet med mappning av Svenska ämnesord till Dewey som tar vid efter projektets slut ska tas fram. Mappningsarbetet ska koncentreras på centrala termer i Svenska ämnesord, som är vanligt förekommande i LIBRIS eller som av andra skäl är viktiga att mappa till Dewey.

4 Projektkontrakt för projekt Dewey 4 (10) Verktyg för sökning Materialet fram till övergången kommer att ha klassificerats med SAB, medan det nya materialet klassificeras med Dewey. Troligen kommer också ett antal bibliotek att fortsätta använda SAB-systemet. Därför behöver det vara möjligt att söka och presentera litteratur som klassificerats med olika system tillsammans. Möjligheterna kommer att bygga på den existerande konverteringstabellen mellan SAB och DDC som är under revision. För en del av den utländska litteraturen finns det Deweykoder i de katalogposter som biblioteken importerat från andra databaser. Möjlighet att söka SAB- och Deweyklassat material tillsammans kommer att åstadkommas på tre sätt: 1. Genom att Deweykoder hämtas från andra databaser och läggs till i katalogposterna i LIBRIS. Tjänsten Classify ( kan troligen användas för detta. 2. Genom att Deweykoder konverteringstabellen. läggs till i katalogposter med SAB-kod utifrån 3. Genom att verktyg för samsökning på SAB- och Deweykod baserat på konverteringstabellen tas fram. Arbetet planeras i detalj under hösten 2009 av Enheten för LIBRIS-systemen och databaslicenser och Deweyprojektet tillsammans. Möjligheterna till samsökning SAB-Dewey behöver finnas i samband med övergången till Dewey, d.v.s. under första delen av Det är också nödvändigt att sökning på klassifikation blir möjlig för den vanliga användaren även efter övergången till Dewey. Idag finns funktionen Bläddra ämnesvis i LIBRIS, och gruppering av sökresultaten utifrån SAB-kod. Dessa funktioner kommer inte längre att vara användbara efter övergången till Dewey och nya funktioner för ämnessökning behöver tas fram. Planering av detta påbörjas under hösten Enheten för LIBRIS-systemen och databaslicenser kommer att göra en översyn av hur sökning på ämne fungerar i LIBRIS och utveckla systemet för att få det att fungera bättre. Översynen påbörjas 2010 och avslutas Hur Dewey ska användas och presenteras för att stödja ämnessökning är en integrerad del av detta. Arbetet ska utföras i samverkan med Deweyprojektet. Utbildning Utbildning kommer att erbjudas bibliotek som går över till Dewey i form av en längre utbildning (ca 1 vecka) för dem som själva ska kunna konstruera Deweykoder och en kortare introduktion på ca 1 dag för övriga. Utbildningen kommer att planeras och genomföras i samarbete med andra aktörer. Planering av utbildningen kommer att påbörjas under 2009, men utbildningen kommer att erbjudas först från 2010 och framåt förutsatt att resurser kan avsättas. För projektgruppen och de sakkunniga kommer en intern utbildning i Dewey med inriktning på dess struktur och uppbyggnad att anordnas under hösten Efter behov kan också medlemmar i styrgruppen och referensgruppen delta i denna.

5 Projektkontrakt för projekt Dewey 5 (10) 3. Projektplanering Aktivitetsplan och budget bifogas, se bilagor. Projektsteg Planering Till beslutspunkt (BP)/Milstolpe BP3-Projektstart Specifikation BP4-Start av tillverkning * Genomförande Införande BP5-Start av införande BP6-Projektavslut Totalt: Planerad utgift/resurs (kkr) Planerad utgift/resurs fram till aktuella beslutspunkter/milstolpar och totalt samt jämförande utfall Avser endast resurser under Utfall utgift/resurs (kkr) Intern Extern Intern Extern

6 Projektkontrakt för projekt Dewey 6 (10) Personresurser Aktivitet Projektledning och planering 7 Uppdatering konverteringstabell SAB-Dewey 2 Översättning av introduktion, ordlista, standardterminologi, tilläggstabeller 3,5 Översättning av schemat 8 Mappning Svenska ämnesord-dewey 5 Granskning 2,5 Totalt: 28 Avser endast resurser under Hänsyn ej tagen till sommarsemestrar och annan ledighet. Personmånader Leveransplan Riktlinjer för den svenska översättningen Översättning av standardterminologi, introduktion, ordlista och tilläggstabell Reviderad konverteringstabell Ca 3700 klasser (20 %) översatta. Beslutspunkt / Milstolpe Under projektsteg Planerad färdig, tidpunkt Utfall färdigtidpunkt BP3-Projektstart Planering BP4-Start av tillverkning Specifikation Start översättning av schemat. Tillverkning Avstämning budget inför nästa år Tillverkning 2009-?? BP5-Start av införande Tillverkning BP6-Projektavslut Införande Planerade färdigtidpunkter samt utfall för beslutspunkt/milstolpe Beslutspunkt / Milstolpe Kriterier för godkänd leverans BP3-Projektstart Projektkontrakt klart för underskrift. Budgetramar fastställda. BP4-Start av tillverkning Projekets styrgrupp godkänner riktlinjerna för den svenska översättningen Start översättning av schemat Avstämning budget inför nästa år BP5-Start av införande BP6-Projektavslut Projektets styrgupp godkänner översättningen av standardterminologi, introduktion, ordlista och tilläggstabell 1 samt den uppdaterade konverteringstabellen. Projektets styrgrupp godkänner de delar av översättningen som slutförts, och beräkning av behovet av resurser under Projektets styrgupp godkänner projektets leveranser. Projektets styrgupp godkänner projektets slutrapport. Beslutspunkter / milstolpar med leverans- och acceptanskriterier för godkännande

7 Projektkontrakt för projekt Dewey 7 (10) 4. Projektorganisation och bemanning Styrgrupp Catarina Ericson-Roos, Stockholms UB, ordförande Anna-Karin Forsberg, KTH:s bibliotek Eva-Lisa Holm Granath, Linköpings UB Maria Hedenström, KB, LIBRIS-systemen och databaslicenser Gunilla Herdenberg, KB, Nationell samverkan Miriam Nauri, KB, Nationalbibliografin Projektgrupp Magdalena Svanberg, projektledare, 75 % maj-dec 2009, 100 % jan Kerstin Assarsson-Rizzi, Samordning och utveckling, 50 % sept-dec 2009, 25 % jan Ingrid Berg, Samordning och utveckling, 50 % juni Pia Leth, Samordning och utveckling, 20 % maj-dec 2009, 50 % jan Viveka Norström Hallberg, Samordning och utveckling, 100 % sept Olof Osterman, Nationalbibliografin, 50 % juni Ann Tobin, Samordning och utveckling, 100 % sept feb 2010, 80 % mars Sakkunniga Pia Bodå, Uppsala UB Bodil Gustavsson, Stockholms UB Thomas Lindström, Göteborgs UB Anna Swärd Bergström, Umeå UB Gunilla Thunarf Sundkvist, Högskolebiblioteket i Gävle Kerstin Urberg, KB, Nationalbibliografin Harriet Aagaard, Stockholms stadsbibliotek De sakkunnigas roll är att följa projektgruppens arbete genom att t.ex. komma med förslag och kommentarer till de gjorda översättningarna. De sakkunnigas arbetsinsatser beräknas vara ca två arbetsdagar per månad per person. Förutom dessa sakkunniga tillfrågas efter behov ytterligare personer med kunskaper inom särskilda områden efter behov. Ytterligare sakkunniga kan också tillkomma under projektets gång. Referensgrupp

8 Projektkontrakt för projekt Dewey 8 (10) =Expertgruppen för Libris samkatalog, förstärkt med ytterligare medlemmar efter behov. De sakkunniga som inte är medlemmar i expertgruppen adjungeras. Roller, ansvar, befogenheter, se bilaga 1. Dessutom har de olika projektdeltagarna följande specifika ansvarsområden: Uppdatering av konverteringstabellen: Magdalena Svanberg Översättning av Dewey: 2 projektanställda bibliotekarier/översättare Översättning av standardterminologi och tilläggstabell 1: Olof Osterman Mappning Svenska ämnesord-dewey: Pia Leth och Ingrid Berg Projektexternt Översättningen ska ske i samråd med Deweys redaktion på OCLC/Library of Congress.och regelbundna kontakter med Deweys redaktion behövs för att löpande stämma av arbetet. En av översättarna planeras åka på en studieresa till Dewey redaktion. För översättningen ska en programvara framtagen av det tyska företaget Pansoft användas. Programvaran bör installeras under maj månad, innan översättningsarbetet börjar. Utbildning i att använda programvaran erbjuds av leverantören och bör planeras in i september, när de projektanställda översättarna finns på plats. Förslag på förändringar i Deweysystemet förs fram till Deweys redaktion, som utreder förslagen. Beslut om förändringar fattas av Editorial Policy Committee (EPC). Förslag på förändringar i Dewey som rör Europa och europeiska förhållanden hanteras när det är lämpligt inom EDUG, European DDC Users Group. Förändringar i konverteringstabellen SAB-Dewey tas upp i Svensk biblioteksförenings kommitté för klassifikationssystem för svenska bibliotek. Arbetet med att mappa Svenska ämnesord till Dewey rapporteras löpande till Svenska ämnesords redaktion. Projektet ska hålla kontakt med det eller de svenska Deweynätverk som finns, vara representerat vid deras möten och diskussionsforum, besvara frågor och ta hänsyn till önskemål som framförs. Planeringen av utvecklingen av sökverktyg sker i samarbete med Librisenheten. Planeringen av Deweyutbildningen ska ske i samarbete med de olika intressenter som finns inom området, t ex KB:s utbildningssamordnare och expertgrupp för kompetensfrågor, bibliotekarieutbildningarna, läns- och regionbiblioteken. 5. Projektuppföljning och projektavslut Projektmöten hålls varje vecka med projektledaren som ordförande.

9 Projektkontrakt för projekt Dewey 9 (10) Projektledaren ställer samman förslag till beslut från projektgruppen inför möten styrgruppen. Möten med styrgruppen hålls efter behov. Projektledaren skickar ut kallelse och underlag. I underlaget ska ingå en tydlig dagordning med förslag till beslut. Styrgruppen kallas till möte vid varje beslutspunkt och avstämning inför fortsatta aktiviteter görs. Status i projektet, bemanningsläge och eventuellt ändrade förutsättningar kontrolleras. Mellan mötestillfällena informerar beställaren om eventuella avvikelser från planerna. Projektet avslutas efter att styrgruppen beslutat att godkänna projektets slutrapport. Efter avslutat projekt utvärderas projektet inom ramen för ordinarie verksamhet, med hjälp av relevanta dokument från KB:s projektmodell. med 6. Kvalitetssäkring Kvaliteten ska säkras genom kontroll av projektets sakkunniga, avstämningar med referensgruppen samt att material görs tillgängligt för synpunkter från alla bibliotek som så önskar. Kvalitetsansvarig för projektets genomförande är Anne Scherman.

10 Projektkontrakt för projekt Dewey 10 (10) 7. Risker och möjligheter Riskbedömningen gjordes på styrgruppsmötet Risker 1. Att projektet inte följer tidplanen för att tillräckligt med resurser inte kan avsättas, eller av andra skäl. Motåtgärder: Försöka säkerställa att projektet får tillräckligt resurser och bedrivs effektivt. Ta fram strategier hur projektet ska genomföras med mindre resurser än beräknat. 2. Att vi misslyckas att skapa acceptans för projektet Motåtgärder: Bedriva projektet effektivt och med bra resultat. Informera om projektet. 3. Att övergången till Dewey inte sker på bred front bland de svenska biblioteken 8. Tilläggs och ändringshantering Ändringar i projektkontraktet kan göras efter styrgruppsbeslut. Dessa ska redovisas i projektkontraktets ändringshistorik, med hänvisning till aktuellt styrgruppsprotokoll.