// Mamut Business Software Ekonomistyrning, logistik och personal
Postadress och distributör: Mamut AB - ett företag i Vismakoncernen Box 7654 103 94 Stockholm Telefon: 08-411 61 90 Fax: 08-566 991 01 Internet: www.mamut.se E-post: info@mamut.se Mamut Support: För information om produktanvändning. Telefon: 08-566 991 70 Fax: 08-566 991 71 Mamut Lön Support tlf: 08-566 991 72 Internet: www.mamut.se/support E-post: support@mamut.se Försäljning: Telefon: 0200-92 01 20 (Gratisnummer) Internet: www.mamut.se E-post: info@mamut.se Fax: 08-566 991 01 Version 15 MBS.MAN.FIN.15.SE.150.1 2011 Mamut AB - ett företag i Vismakoncernen. Alla rättigheter. Med förbehåll om ändringar/fel. Mamut och Mamut-logotypen är registrerade varumärken av Mamut AB - ett företag i Vismakoncernen. Alla andra varumärken är registrerade av respektive företag. I
Ekonomistyrning, logistik och personal Välkommen som användare av Mamut Introduktionsböckerna ger en kort introduktion till programmet. Alla kunder får boken "Installation, inställningar, rapporter och urval". Du får dessutom en eller båda introduktionsböckerna: "Ekonomistyrning, logistik och personal" och "Kompletta CRM-, säljstöds- och Internetlösningar". Dokumentationen kan beskriva tjänster och/eller funktioner som inte är tillgängliga i din lösning. Var god ta kontakt om du vill beställa eller få mer information. Kontakta Mamut på telefon 0200-92 01 20 eller via e-post: info@mamut.se. Det är viktigt att du läser igenom Mamut Användaravtal innan eller under installationen. Där får du en översikt över de kontraktsmässiga villkor som gäller för dig som kund och Mamut AB som leverantör. Mamut Användaravtal bifogas produktförpackningen samt på www.mamut.com/se/license/. Vid installation accepterar du villkoren i Mamut Användaravtal. Introduktionsböckerna hjälper dig att lära känna systemet så att du lättare kan navigera och anpassa systemet efter dina behov. Böckerna ger dig också en kort introduktion till huvuddelarna i programmets funktioner samt beskrivningar av hur du utför de vanligaste operationerna. Vissa funktioner beskrivs i större detalj i programmets hjälp (F1). Utöver introduktionsböckerna producerar Mamut även ytterligare användardokumentation som uppdateras fortlöpande i förhållande till förbättrad funktionalitet i programmet. Den senaste versionen av dokumentationen publiceras regelbundet på våra hemsidor, där du kan ladda ned den helt kostnadsfritt. Gå till sidan Download på våra hemsidor för att ladda ned dokumentationen: www.mamut.se/download. Vi vill även påminna om vår webbplats www.mamut.se/support. Där hittar du en stor mängd frågor och svar angående Mamut-systemen. Du kan när som helst på dygnet hitta svaret på din fråga. Lycka till med Mamut Business Software! II
Innehåll Innehåll Välkommen som användare av Mamut... II Innehåll... III Kapitel 1: Redovisning... 1 Om redovisning... 2 Kom i gång med verifikatregistrering... 5 Ingående balans... 8 Räkenskapsår och momsperioder... 10 Numrering av verifikat... 12 Projekt- och avdelningsredovisning... 14 Kom i gång med avdelningsredovisning... 15 Momsregistret... 19 Hur redigeras momskoder?... 22 Kontoplan... 23 Systemkonton... 24 Företagshantering... 25 Verifikatregistrering... 26 Verifikatregistreringsfönstret... 27 Användarinställningar för verifikatregistrering... 28 Snabbtangenter i verifikatregistreringen... 32 Verifikattyper... 33 Hur registreras verifikat?... 34 Hur överför man ett verifikat till huvudbok?... 36 Registrering mot reskontra... 37 Registrering av fakturainformation... 38 Registrering av betalning i verifikatregistreringen... 39 Verifikatregistrering med egendefinierade kostnadsbärare... 40 Korrigering av verifikat... 41 Länka dokument till verifikat... 44 Om skanning av dokument... 45 Verifikatmallar... 46 Verktygsraden för verifikatmallar... 46 Inställningar för verifikatmallar i verktygsraden... 47 Egendefinierade verifikatmallar... 48 Skapa/redigera verifikatmallar... 48 Export och import av verifikatmallar... 49 Valuta... 51 III
Ekonomistyrning, logistik och personal IV Valutakonton... 51 Registrera valutabetalningar... 53 Reskontra... 54 Kundreskontra... 55 Kundlista... 56 Leverantörsreskontra... 56 Leverantörslista... 57 Registrering av In-/utbetalning i reskontra... 58 Registrera valutabetalning i reskontra... 59 Matcha/Koppla... 60 Ändra reskontrapost... 62 Användarinställningar för reskontra... 66 Betalningsuppföljning... 68 Betalningspåminnelse... 70 Kom i gång med betalningspåminnelser/inkassokrav... 70 Skapa betalningspåminnelse/inkassokrav... 73 Inställningar för Betalningspåminnelse/Inkassokrav... 75 Inställningar för påminnelsestatus... 76 Factoring... 77 Kom i gång med factoring... 77 Hur skapas en factoringfil?... 79 Inställningar för factoring... 80 Räntefakturering... 81 Kom i gång med räntefakturering... 82 Skapa en räntefaktura... 83 Inställningar för räntefakturering... 85 Utbetalning - betalning till bank... 86 Bankfiler/automatisk utbetalning... 86 Kom i gång med bankfiler/automatiska utbetalningar... 86 Kom i gång med manuell utbetalning... 88 Utför en utbetalning... 89 Inläsning av returfiler... 90 Inställningar för utbetalning... 91 OCR/Bank... 94 Kom i gång med inläsning av OCR-filer... 94 Läsa in OCR-filer från bank... 95 Inställningar för OCR/bank... 96 Inkasso... 97 Kom i gång med inkasso... 98 Hur skapas en inkassofil?... 99 Inställningar för Inkasso... 100 Budget... 102 Budgetlistan - välj budget eller gör en ny... 103 Skapa en ny budget... 104 Hur skapas en likviditetsbudget?... 105
Innehåll Redigera budgetdata... 106 Hur registreras budgetdata på andra konton än de som systemet föreslår?... 106 Budget - huvudfönstret för en budget... 107 Budgetfördelning... 109 Budgetinställningar... 110 Huvudbok... 112 Verifikat i andra moduler... 112 Rapporter för Nyckeltal/Balans/Resultat... 113 Lägga till en ny rad... 114 Lägg till en ny kolumn... 115 Skapa och redigera kolumninställningar... 116 Verifikatlista/kontolista... 117 Verifikatlistan... 117 Kontolista/saldobalans i huvudbok... 119 Användarinställningar för huvudbok... 120 Kolumner i verifikatlista/kontolista... 120 Nyckeltal, resultat och balans... 121 Grafisk... 122 Framtida kassaflöde... 123 Årsbokslut/periodavslutning... 125 Avsluta period... 125 Årsbokslut... 126 Årsbokslut i Mamut... 126 Bokföring över två räkenskapsår... 126 Hur stämmer jag av huvudboken och reskontrorna vid årsbokslut?... 131 Elektronisk skattedeklaration... 132 Skicka deklarationsfiler till Skatteverket... 134 Redovisningsinställningar... 135 Modulinställningar... 137 In-/Utbetalning... 137 Valuta... 137 Redovisningsinställningar: Kontoplan... 138 Inställningar för Intrastat... 138 Kostnadsbärare... 138 Redovisningsinställningar... 139 Systemkonton... 139 Verifikattypinställningar och nummerserier... 140 Kontouppställning... 142 Förtecken i rapporter i huvudboken... 143 Momsregister... 144 Omvänd skattskyldighet... 144 Redovisningsinställningar: Reskontra... 146 SIE... 147 Import av SIE Bokföringstransaktioner... 148 V
Ekonomistyrning, logistik och personal VI SIE-export... 149 Intrastat... 151 Intrastatregistrering... 152 Importera redovisning till Intrastatrapporten... 153 Intrastatrapportering... 153 Utskrift av Intrastatrapport... 154 Inställningar för Intrastat... 154 Bank... 155 Bankavstämning... 155 Hur använder jag bankavstämning?... 156 Egendefinierade filformat... 158 Kapitel 2: Produkt... 159 Om produktmodulen... 160 Produktregistret... 163 Produktlista... 165 Flikarna i Produkt... 166 Fliken Pris... 166 Fliken Rabatt... 166 Fliken Lager... 170 Fliken Leverantör... 170 Fliken Varupaket... 171 Fliken Variant... 172 Fliken Produktinformation... 173 Fliken Webbutik... 173 Webbplatsinställningar för produkt... 174 Fliken Inställningar... 174 Fliken Diverse... 176 Produktstatus... 177 Inställningar för produkt... 178 Användarinställningar för produkt... 178 Företagsinställningar för produkt... 180 Organisering och underhåll av produkter... 187 Ändra ett urval produkter... 189 Duplicera en produkt... 190 Kan jag ändra produktnummer?... 190 Import av produktdata... 190 Tilläggsavgifter (miljöavgifter)... 191 Produktvarianter... 194 Variantegenskaper... 196 Variantinställningar... 197 Hur skapas produktvarianter?... 199 Skapa varianter/variantlänkar av en produkt... 200
Innehåll Överför behållning mellan varianter... 201 Varianter i webbutiken... 202 Kapitel 3: Inköp...203 Om inköpsmodulen... 204 Kom igång med inköp... 207 Hur kopplar jag en leverantör till en produkt?... 207 Registrera inköp mot leverantör... 209 Hur registreras en varumottagning?... 210 Inköpsfönstret... 212 Flikarna i inköp... 214 Fliken Produktlinjer... 214 Text... 214 Fliken Diverse... 215 Inköpsguiden... 215 Inställningar för inköp... 217 Företagsinställningar för inköp... 217 Användarinställningar för inköp... 218 Försäljningsorder och inköp... 219 Skapa inköp med order som underlag... 219 Registrera order baserat på inköp... 220 Inköpsreservationer... 222 Reservera inköp mot bestämd order... 223 Reservera lagervaror... 224 Reservera en säljorder mot inköp... 225 Bokföring/Leverantörfaktura från inköp... 226 Bokföra inköpsorder... 226 Bokföra Tull-/Speditionsfaktura... 227 Bokföra Kreditnota... 228 Kapitel 4: Lager...229 Om lagermodulen... 230 Hur levereras produkter?... 231 Leveransform... 233 Om kostnadskontering och räkenskapsmässigt lagervärde... 234 Lagerbehållning... 237 Order, ej levererade... 240 Inköp, ej mottaget... 241 Produkter med disponibelt under inköpsnivå... 242 Inköpsreservationer... 243 Serienummer på lager... 244 Lagerförändringar och reservationer... 244 VII
Ekonomistyrning, logistik och personal Fönstret Lagerförändring... 246 Skapa en manuell lagerförändring... 246 Produktflöde... 247 Lagerregister... 248 Lagerinformation... 249 Lagerinventering... 250 Hur inventerar jag mitt lager?... 251 Historiskt lagervärde... 252 Kapitel 5: Personal och tidrapportering... 253 Personal... 254 Personalregistret... 254 Fliken Personal... 255 Fliken Aktiviteter... 256 Fliken Dokument... 256 Fliken Projekt... 257 Sök och urval i Personalregistret... 257 Frånvaroregister... 257 Kompetensregistrering... 259 Tidrapportering... 261 Hur registreras en ny tidrapport?... 262 Tidrapporteringsfönstret... 263 Hur länkas en tidrad till en aktivitet?... 264 Lista över tidrapporter... 264 Regenerera tidrader... 265 Hur överförs tidrader till order-/projektmodulen?... 265 Timtypregister... 266 Timtyper per projekt... 266 Inställningar för tidrapportering... 267 Användarinställningar för tidrapportregistrering... 267 Företagsinställningar för tidrapportering... 269 Integration mellan Mamut Lön och Mamut Business Software... 271 Kapitel 6: Mer information... 273 Mamut Online Desktop... 274 Service och support... 277 Mamut Serviceavtal säkrar dig en enklare vardag... 278 Övriga manualer och guider... 279 Mamut Academy... 280 Videohandledning... 281 Index... 282 VIII
Kapitel 1: Redovisning I detta kapitel: Om redovisning... 2 Momsregistret... 19 Kontoplan... 23 Verifikatregistrering... 26 Verifikatmallar... 46 Valuta... 51 Reskontra... 54 Betalningsuppföljning... 68 Budget...102 Huvudbok...112 Årsbokslut/periodavslutning...125 Elektronisk skattedeklaration...132 Redovisningsinställningar...135 SIE...147 Intrastat...151 Bank...155 Funktionaliteten som beskrivs i detta kapitel kan helt eller delvis vara inkluderad i din programversion. Du hittar en detaljerad översikt över all funktionalitet i Mamuts produkter på våra webbsidor: www.mamut.com/se/funktionalitet/. Om du inte hittar relevant information i detta kapitel, var god se kapitlet Mer information där du hittar information om hur du kan få ytterligare hjälp. Om du vill beställa eller få mer information om Mamuts produkter, var god kontakta vår försäljningsavdelning på info@mamut.se eller telefon 0200-92 01 20 (gratisnummer). 1
Redovisning Om redovisning För många som dagligen arbetar med redovisning finns det inget som är viktigare än att arbetssituationen möjliggör snabb och effektiv hantering av rutinuppgifter, samt möjligheten för djupare analyser när det är nödvändigt. Programmets redovisningsdel inkluderar funktioner som är nödvändiga för att effektivisera redovisningsarbetet - allt i en komplett lösning. Verifikatregistrering Verifikatregistreringen är utformad på ett användarvänligt sätt, med en standardiserad kontoplan som utgångspunkt och med alla möjligheter att själv definiera olika inställningar. Verifikatmallar och automatiska konteringar effektiviserar bokföringen med bland annat automatiserad periodisering och momskontering. Om du vill kan du göra registreringar direkt i kund- och leverantörsreskontra från verifikatregistreringen. För de som har programversioner med försäljning/fakturerings- och inköpsmoduler registreras verifikaten vanligtvis när fakturor och betalningar överförs därifrån. Integrerad med försystem I många verksamheter fördelas rollerna på många olika personer, så att någon till exempel är ansvarig för försäljning och fakturering, någon för inköp och lagerstyrning, och andra för projekt och tidrapportering. Gemensamt för många av dessa processer är att när posterna registreras, med de nödvändiga inställningarna, innehåller de tillräckligt med information för att skapa ett verifikat i huvudboken. För många kommer flertalet av verifikaten från dessa försystem. En av de stora fördelarna med ett integrerat system är alltså att verifikatregistreringen utförs automatiskt. Systemet levereras färdigt för detta med standardiserade inställningar, så att en faktura till exempel skapar ett verifikat i huvudboken till standardiserade försäljningskonton. Allt du behöver göra är att kontrollera att produkterna är registrerade med korrekt moms. Om du vill fördela försäljningen på olika konton, till exempel så att en produktgrupp kopplas till ett bestämt konto i huvudboken, kan du även göra detta. Huvudbok Huvudboken är översiktlig med möjligheter till "drilldown" till varje enskilt verifikat och analys. Den fungerar som ditt fönster mot all registrerad redovisningsdata. Här har du flera möjligheter att välja ut siffror baserat på period, verifikattyp, avdelnings- och projektredovisning, nyckeltal med mera. Med hjälp av funktionalitet för Framtida kassaflöde kan du få inblick i framtida likviditet baserad på redan registrerad information. 2
Om redovisning Avslutning Systemet har guider för moms-, period- och årsbokslut, och du överför balansen från ett år till ett annat så att du kan jämföra med tidigare år. Överföring av preliminär "Ingående balans" används i perioden efter att man påbörjat nytt räkenskapsår (t.ex. 2010) och innan det föregående året är avslutat (t.ex. 2009) och den slutliga ingående balansen förs över. Projekt- och avdelningsredovisning Du kan märka transaktionerna med projekt och/eller avdelning, så att du kan föra kompletta projekt- och avdelningsredovisningar. Budget Under budget kan du hämta in räkenskaperna från tidigare år och basera budgeten på, eller fördela totalerna på, valda perioder med hjälp av dina egna fördelningsnycklar. Budgetmodulen hjälper ditt företag att budgetera på ett enkelt sätt. Du får därigenom den nödvändiga översikt du behöver för att fatta korrekta beslut baserade på budgeteringar, prognoser och förväntad likviditetsutveckling. Bank Med hjälp av Bankavstämning kan du kontrollera att kontoutskrifterna från banken stämmer med det som bokförts i din redovisning. Du kan stämma av beloppen mot varandra och markera alla poster du stämmer av mot på kontoutskriften. Funktionen hjälper dig att hitta och markera registreringarna i huvudboken. Systemet kommer också att räkna ut och jämföra Avstämt belopp med Utgående balans på utskriften, allt eftersom du stämmer av posterna. Du kan även definiera egna filformat vilka du kan läsa in i verifikatregistreringen för vidare hantering. Detta kan vara aktuellt om du sparar kontoutskrifter från din Internetbank, som t.ex. Excelfiler, och du vill importera filerna för att slippa registrera alla transaktioner manuellt. Momsredovisning Mindre företag ska redovisa moms för tre kalendermånader åt gången. Genom att skicka in en ansökningsblankett till Skatteverket, kan företaget behålla sin ursprungliga momsredovisning. Mer information om vilka företag som omfattas av regeländringarna finns på www.skatteverket.se. Om du installerar programmet för första gången kommer 4 momsperioder per år att föreslås automatiskt. Om du redan har tagit programmet i bruk kan du välja Visa - Inställningar - Redovisning och därefter klicka på knappen Redigera i verktygsraden. Välj rätt antal perioder i rullgardinsmenyn i fönstret som visas. 3
Redovisning Obs! Om du ska ändra antal momsperioder från t. ex. 12 till 4 måste du göra ändringen innan du stänger första redovisningsperioden. Omvänd skattskyldighet Omvänd skattskyldighet innebär att det är köparen och inte säljaren som ska redovisa och betala momsen. Syftet med omvänd skattskyldighet är att förhindra att en köpare gör olovliga avdrag för moms som inte betalas av säljaren. Du ska tillämpa omvänd skattskyldighet när du säljer tjänster som omfattas av förslaget till någon som i sin tur säljer sådana tjänster. För mer information om vem som ska tillämpa omvänd skattskyldighet, vilka tjänster som berörs, avdrags- och återbetalningsrätt samt övergångsbestämmelser, kontakta din revisor eller gå till Skatteverkets webbplats. Valuta I de största programversionerna kan du skapa valutakonton. I valutaregistret är de mest använda valutaenheterna standard. Du kan skapa fler valutaenheter vid behov. Kontantmetoden Kontantmetoden är en bokföringsmetod som bara är tillåten för verksamheter som omsätter mindre än 3 miljoner kronor om året. Enligt de nya reglerna ska fler få använda kontantmetoden i den löpande bokföringen. Skatteverket beskriver kontantmetoden som "en enklare metod än huvudstaden" och att den innebär "att du bokför inköp och försäljning när betalning sker." Skatteverket påpekar vidare: "Vid räkenskapsårets slut måste du dock bokföra då obetalda skulder och fordringar." Läs mer om kontantmetoden på Skatteverkets webbplats. Elektroniska dokument Du kan spara elektroniska dokument till verifikaten, du kan till exempel scanna in ett dokument och länka det till redovisningen. 4
Om redovisning Status/analys Med hjälp av Mamut Enterpris-utökningen Mamut Enterprise Status/analys kan du skapa grafiska presentationer av allt från enkla standardrapporter till kompletta nyckeltalsrapporter och försäljningstal. Mamut Online Desktop ger dig webbaserad tillgång till information och funktionalitet från Mamut Business Software samt tjänster inkluderade i Mamut One. Obs! För att få tillgång till Mamut Online Desktop måste du ha ett giltigt serviceavtal för Mamut One. Vilka tjänster på Mamut Online Desktop som du har tillgång till beror på vilket Mamut One-serviceavtal du har. Kom i gång med verifikatregistrering Termen verifikat - alternativt verifikation - syftar i redovisningssammanhang till alla affärshändelser i en verksamhet. Ett verifikat är alltså en skriftlig handling som dokumenterar t.ex. inköp och försäljning, det vill säga, kvitton och fakturor. När verifikatet har registrerats bokförs dessa i huvudboken. Verifikatregistreringsmodulen - som du hittar via Visa - Redovisning - Verifikatregistrering - är den viktigaste modulen att lära sig om man ska använda Mamut som redovisningssystem. Börja registrera verifikat direkt Med Mamut kan du börja registrera verifikat direkt efter installationen. Programmets verifikatregistrering levereras med grundinställningar som låter dig arbeta med ditt företags verifikat på ett enkelt och effektivt sätt. När du installerade ditt Mamut-program installerades även en kontoplan som innehåller alla redovisningskonton som behövs. Om du inte har valt en av de specialanpassade kontoplanerna i installationsfasen, installeras den standardiserade BAS-kontoplanen. Ingående balans Om ditt företag inte är helt nystartat måste en stor mängd data överföras innan du kan börja arbeta med Mamut. Denna data omfattar till exempel kunder, leverantörer, produkter, reskontraposter samt en ingående balans. Om du tidigare har använt ett annat redovisningssystem och vill föra in balansen i ditt Mamut-program rekommenderar vi att du först skapar det föregående räkenskapsåret samt registrerar en utgående balans från detta år. Därefter överför du den utgående balansen till det nya räkenskapsåret. På så sätt registreras rätt data i redovisningsrapporterna. De ingående balansen registrerar du via verifikattypen Ingående balans. Eftersom den ingående balansen vanligtvis registreras i början av ett nytt räkenskapsår kan det vara praktiskt att planera överföringen till slutet av ett räkenskapsår. 5
Redovisning Ingående balans går också att föra in mellan två redovisningsperioder eller momsperioder. Hur många redovisnings- och/eller momsperioder ditt företag ska förhålla sig till beror på verksamhetens omsättning. Mer information om redovisningsperioder hittar du på Skatteverkets webbplats. Nedan följer en kortfattad beskrivning av de centrala delarna av verifikatregistreringen som du bör bekanta dig med innan du börjar arbeta i Mamut. Viktiga funktioner i verifikatregistreringen Kontokolumnen: I kontokolumnen kan du skriva in kontonummer eller kontonamn. När du skriver in kontonamn öppnas kontoplanen automatiskt i ett eget fönster. Kontoplanen är sorterad i alfabetisk ordning efter den bokstav som du har skrivit in. Genom att skriva in 1510 visas din kundlista för bokföring av fordringar. Genom att skriva in 2440 öppnas din leverantörlista för bokföring av skulder. Läs mer om hur du registrerar ett verifikat i eget avsnitt. Snabbtangenter: För att förenkla och effektivisera arbetet i verifikatmodulen kan det vara en bra idé att använda snabbtangenterna som styr de viktigaste funktionerna i verifikatregistreringsmodulen. Du kan t.ex. öppna kontoplanen genom att trycka på - (minustecken) när kontokolumnen är markerad. Genom att trycka + öppnar du ett nytt verifikat, om det gamla balanserar. Observera att snabbtangenterna ändrar funktion beroende på var markören står i registreringsfönstret. En full översikt över alla tillgängliga snabbtangenter i verifikatregistreringen hittar du i eget avsnitt. Användarinställningar: Genom att klicka på ikonen Användarinställningar (alternativt snabbtangenterna Ctrl+I eller genom menyn Visa - Inställningar - Användare - Inställningar per modul - Verifikatregistrering) kan du själv välja vilka kolumner som ska visas i verifikatregistreringsfönstret samt vilka funktioner som ska finnas tillgängliga där. Genom att t.ex. markera kryssrutorna under rubriken Fokus kan du välja var du vill att markören ska stanna. Tips! Genom att kryssa för alternativet Momskod visas den aktuella momskoden i en egen kolumn i verifikatregistreringsfönstret. Detta förenklar momsbokningen i förhållande till momsrapporten. Läs mer om användarinställningarna i verifikatregistreringsmodulen i eget avsnitt. 6 Moms I Mamut sköts momshanteringen automatiskt. Det betyder att du väljer ett konto som är inställt till att fördela bruttobeloppet på huvudkontot (t.ex. 3051) och momsen på momskontot (2611). Du garanteras därmed en korrekt momsrapport samt att kopplingen mellan de inrapporterade koderna beräknas på rätt sätt. I användarinställningarna (se ovan) kan du markera alternativet Registrera momsunderlag netto (utan moms) för att registrera nettobeloppet på konton som registrerats med en momskod. Momsen beräknas och adderas som en egen rad i verifikatregistreringen.
Om redovisning Nedan följer två exempel på verifikatregistrering med automatisk momshantering där alternativet Registrera momsunderlag netto (utan moms) inte är aktiverat i användarinställningarna: Utgående faktura: Välj konto 3051 med momshantering 1. Momspliktig försäljning 25%. Momssatsen är standard för kontot. I fältet Kredit skriver du in bruttobeloppet inklusive moms, t.ex. 1.250 kr. Den automatiska momshanteringen ser till att 1.000 kr bokförs på konto 3051 samt 250 kr bokförs på konto 2611. Ingående faktura: Välj konto 4011 med momshantering 5. Ingående moms 25%. Momssatsen är standard för kontot. I Debet-fältet skriver du in bruttobeloppet inklusive moms, t.ex. 2.500 kr. Den automatiska momshanteringen ser till att 2.000 kr bokförs på konto 4011 samt 500 på konto 2641. Om du har skrivit fel belopp kan du på ett enkelt sätt korrigera det i efterhand - systemet ser till att en ny och korrekt fördelning av beloppet görs till konto 2641. När alla verifikat har registrerats överförs de genom att klicka på ikonen Överför till huvudboken eller genom snabbtangenterna Ctrl+H. Verifikatmallar I företag av en viss storlek kommer det som regel att registreras flera likadana verifikat, med små variationer. En verifikatmall låter dig skriva in denna varierande information och skapa ett eller flera verifikat efter den angivna mallen. Typiska exempel är bokföring av återkommande fakturor, periodisering av hyra eller avskrivning på investeringar. Läs mer om verifikatsmallar under "Om verifikatmallar". Integrerat system I Mamut är det enkelt att gå från en modul till en annan för att se detaljer för de olika transaktionerna. Exempel på detta är knappen Gå till faktura som tar dig till originalfakturan när du har markerat en kundfordring i reskontran, eller knappen Gå till reskontra när du har valt ett verifikat mot reskontran i huvudboken. 7
Redovisning Ingående balans Ingående balans registreras vanligtvis i starten av ett nytt räkenskapsår, men kan även registreras om programmet börjar användas under ett räkenskapsår. I den grad det är praktiskt möjligt, rekommenderas du att starta en ny redovisning i början av ett nytt räkenskapsår. Om du ska byta från ett annat system kan det vara praktiskt att planera överföringen till slutet av ett räkenskapsår. Ingående balans går också att föra in mellan två redovisningsperioder eller momsperioder. Hur många redovisnings- och/eller momsperioder ditt företag ska förhålla sig till beror på verksamhetens omsättning. Mer information om redovisningsperioder hittar du på www.skatteverket.se. Den ingående balansen (IB) visas inte på Balansrapporten om IB enbart registreras manuellt i verifikatregistreringen. För att den ingående balansen ska visas krävs det att du har registrerat den på det föregående året och sedan gjort årsbokslut eller en preliminär överföring av den ingående balansen. Obs! Om du vill ändra inställningarna för momsrapporteringsperioder måste du göra ändringarna innan du stänger första redovisningsperioden. Momsperiod väljer du i installationsguiden när du installerar programmet, eller - om du redan använder programmet - genom att välja Visa - Inställningar - Redovisning och därefter klicka på knappen Redigera i verktygsraden. Tips! Innan du registrerar ingående balans bör du först registrera kunder och leverantörer i Kontaktmodulen. Detta gör det enklare att registrera kundfordringar och leverantörskulder. Om du dessutom använder Lagermodulen, det vill säga säljer produkter från lager, bör du även registrera alla aktuella produkter innan du går vidare med ingående balans. Innan du börjar att registrera kunder och produkter kan du kontrollera inställningarna genom att gå till Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul och därefter Kontaktuppföljning, Produkt eller Inköp. Ingående balans när man skapar en ny företagsdatabas När du ska registrera ingående balans manuellt använder du ver.typ Ingående balans (IB) i Verifikatsregistreringen. Obs! Denna procedur gäller endast när man skapar en ny företagsdatabas, och inte vid årsbokslut. Vid årsbokslut blir den ingående balansen för det nya räkenskapsåret automatiskt inlagd (läs mer om detta i avsnitt "Överför preliminär ingående balans"). 8
Om redovisning Så registrerar du Ingående balans vid räkenskapsårets början: 1. Välj Visa - Redovisning - Verifikatregistrering. 2. Klicka på Ny för att skapa ett nytt verifikat i Verifikatsregistreringen. 3. Välj verifikationstyp Ingående balans. 4. Välj önskad period, räkenskapsår och datum. Om du till exempel har skapat en ny företagsdatabas och ska lägga in ingående balans per 1/1-10, väljer du period 1, räkenskapsår 2010 och datum 1/1-10. 5. Börja med att registrera balansen på tillgångskontot (debet). Detta gäller konton 1000 till 1999. 6. När du kommer till konto 1510 (kundfordringar) kan alla fordringar läggas in som egna verifikatslinjer. Alternativt kan du skapa ett nytt konto - exempelvis 1511 - och registrera totalsumman av alla fakturor. Mer information får du i avsnittet "Skapa ett nytt konto i kontoplanen". När du knappar in konto 1510 och väljer önskad kund öppnas ett fönster som ber om fakturanummer. Detta måste fyllas i om du vill få korrekt reskontra. 7. När balansen är registrerad på tillgångskontot lägger du in skuld och egenkapital (kredit). Detta gäller konton 2000 till 2999. Leverantörsskulder (konto 2440) kan läggas in med egna verifikatslinjer på samma sätt som kundfordringarna. Du kan även här välja att skapa ett nytt konto (till exempel 2441) på vilket du kan registrera de gamla leverantörsskulderna som en klumpsumma. 8. Klicka på Överför till huvudbok. Den ingående balansen har nu registrerats. Så registrerar du Ingående balans under räkenskapsåret: 1. Välj Visa - Redovisning - Verifikatregistrering. 2. Klicka på Ny för att skapa ett nytt verifikat i Verifikatsregistreringen. 3. Välj verifikationstyp Ingående balans. 4. Om du ska börja mitt i ett räkenskapsår, till exempel 1/7-10, måste du ta med dig siffrorna från egen balans per 30/6-10. Lägg in balansen i perioden innan du börjar använda programmet (följ proceduren ovan). Du rekommenderas att bokföra på en period där momsrapporten redan har levererats. 5. På vissa konton kommer det nu att dyka upp en momskod, till exempel på konto 3041 och 4011. Detta är poster som redan varit momsbelagda. För att komma runt detta, använder du [TAB]-tangenten fram till fältet Momshantering och markerar detta fält med 0. Ingen. Posterna kommer då inte att momshanteras. 6. Klicka på Överför till huvudbok. Den ingående balansen har nu registrerats. 9
Redovisning 10 Det rekommenderas att du för ingående balans som ett verifikat, och inte delar upp det på flera IB-nummer. Med andra ord, lägg in all ingående balans som IB1 och dela inte upp den i IB1, IB2, IB3 osv. Om du ändå väljer att lägga in ingående balans på flera verifikat måste du vara noga med att varje verifikat blir balanserat (debet=kredit). Om inte varje verifikat balanseras kommer verifikaten inte att kunna föras över till huvudboken. Preliminär ingående balans Överför sedan Preliminär ingående balans. Den preliminära ingående balansen används under tidsperioden efter att man har påbörjat ett nytt räkenskapsår men innan det föregående är avslutat och slutgiltig balans överförs. Genom att överföra ett preliminär ingående balans får du under denna tidsperiod bättre förutsättningar för att värdera företagets balansposter. Du kan läsa mer om ingående balans i avsnittet "Överför preliminär ingående balans". Räkenskapsår och momsperioder Räkenskapsår bestämmer du i guiden för ny företagsdatabas, eller om du senare skapar en ny företagsdatabas. Du väljer samtidigt momsperioder. Vanligtvis bör du använda de värden som föreslås av programmet. Obs! Det är viktigt att du kontrollerar räkenskapsår och momsperioder innan du börjar bokföra i programmet. Du kan kontrollera dessa genom att välja Visa - Inställningar - Redovisning och därefter välja fliken Perioder. Läs mer nedan om vad du måste göra om inställningarna är fel. Nytt räkenskapsår Ofta är det praktiskt att skapa det nya räkenskapsåret i god tid och senast innan du ska börja bokföra i det nya året. Två månader innan årets slut får du en påminnelse som frågar om du vill skapa ett nytt räkenskapsår. Om du svarar ja skapar systemet ett nytt räkenskapsår. Så här skapar du ett nytt räkenskapsår: 1. Välj Visa - Inställningar - Redovisning. 2. Klicka Ny i verktygsraden. 3. Systemet föreslår nästkommande räkenskapsår samt momsperioder. 4. Klicka OK. Räkenskapsåret har nu skapats. Vanligtvis ska du inte ändra den information som föreslås. Du kan klicka Visa år, period och momsinställning om du vill kontrollera redovisnings- och momsperioderna.
Om redovisning Brutet räkenskapsår Med brutet räkenskapsår menas ett räkenskapsår - 12 månader - som avviker från kalenderåret, till exempel från 1 april till 31 mars. Begreppet används också om förkortat eller förlängt räkenskapsår i samband med övergång till brutet räkenskapsår (se nedan). Startmånaden för det första räkenskapsåret anges i guiden för att skapa en ny företagsdatabas och kan justeras med hjälp av proceduren ovan om du inte har tagit räkenskapsåret i bruk eller skapat nästa räkenskapsår. Därefter styrs startmånaden av föregående års slutmånad. Du bör kontakta din revisor innan du skapar ett brutet räkenskapsår. Om du tidigare har använt kalenderår och vill gå över till brutet räkenskapsår kan du använda förkortat eller förlängt räkenskapsår under övergången. När du skapar ett nytt räkenskapsår enligt ovannämnda beskrivning kan du justera årets längd genom att ändra fältet t. o. m. (till och med). När du har tagit räkenskapsåret i bruk eller skapat nästa räkenskapsår kan du inte ändra räkenskapsårets längd enligt denna procedur. Ändra räkenskapsår och momsperioder Du kan också redigera räkenskapsår och momsperioder, men bara innan du börjar bokföra redovisningsdata. Du måste veta vilken den första och sista månaden i ditt räkenskapsår är, samt antal momsperioder och när den första momsperioden startar. Denna information är nödvändig för dina inställningar. Om du är osäker bör du kontakta din revisor. Obs! Du kan inte ändra räkenskapsår eller momsperioder när du har överfört verifikat till huvudboken. 11