Niklas Karlman Sida: 1 (14) Nybyggnad av färja NB2015 Projektplan
Niklas Karlman Sida: 2 (14) Innehåll 1 Basfakta... 4 1.1 Godkännande av projektplan, definitioner och bilagor... 4 1.2 Projektet, övergripande beskrivning... 4 2 Idé och mål... 5 2.1 Nuvarande flotta... 5 2.2 Projektidé... 6 2.3 Projektmål och prioritering... 6 2.4 Avgränsningar... 7 3 Leverans och överlämning... 7 3.1 Leverans och godkännande... 7 3.2 Överlämning och godkännande... 7 4 Organisation... 8 4.1 Projektorganisation... 8 4.2 Ansvar, befogenheter... 9 5 Tidsplan och resursbehov... 9 5.1 Förutsättningar och inberoenden... 9 5.2 Projekttidsplan... 11 5.3 Milstolpar, beslutspunkter... 11 5.4 Resursbehov... 12 5.5 Inköp... 12 6 Arbetsformer... 12 6.1 Kravdialog... 12 6.2 Ändringshantering... 12 6.3 Informationsspridning... 13 6.4 Dokumenthantering... 13 6.5 Kvalitetssäkring... 13 6.6 Sekretess, säkerhet... 13 6.7 Miljö... 13 6.8 Administrativa rutiner... 13 7 Risker... 14 7.1 Riskanalys och -hantering... 14 8 Projektkalkyl... 14 9 Referenser... 14
Niklas Karlman Sida: 3 (14) Utgåvehistorik för dokumentet Utgåva Datum Kommentar 1
Niklas Karlman Sida: 4 (14) 1 Basfakta 1.1 Godkännande av projektplan, definitioner och bilagor 1.1.1 Godkännande av projektplanen Projektplanen godkänd av: Beställare/Projektägare: Projektledare: Roger Nordlund Vicelantråd Veronica Thörnroos Minister Niklas Karlman Bitr. avdelningschef 1.1.2 Definitioner Ord/förkortning/akronym Förklaring 1.1.3 Bilagor Bilaga Dokumentnamn Utgåva, datum 1 DP02 Tonnage och drift, Kortruttsförstudie April 2013 2 Landskapsregeringens meddelande till lagtinget om framtidens skärgårdstrafiksystem Beslut nr 6/2013-2014 3 Budgetbeslut Tb1/2014, Ord.budget 2015 4 Projektorganisation, roller P1.0-1 / 1.2 Projektet, övergripande beskrivning 1.2.1 Projektets omfattning Projektet omfattar att upphandla en ny frigående färja för Ålands landskapsregerings trafik i den åländska skärgården utgående från det underlag som framtagits och nämns i denna plan. Projektet är avslutat när garantidockningen är genomförd.
År Projektplan ÅLANDS Dok.beteckning Niklas Karlman Sida: 5 (14) 1.2.2 Framgångsfaktorer För att projektet skall lyckas, krävs att rätt kompetens kan hittas till projektgruppen samt att förvaltningsmässiga regler (beslutsgångar) följs och att beställarens juridiska rätt säkerställs genom tillräckliga garantier. 1.2.3 Samband med andra organisationer eller projekt Projektet kommer att kräva investeringar i form av nybyggnad eller ombyggnad av hamnar samt eventuellt tillfartsvägar. 2 Idé och mål 2.1 Nuvarande flotta Landskapets färjeflotta är delvis mycket gammal och inte helt ändamålsenlig. Av åtta färjor är fem stycken 30 år eller äldre. Problemen att få tag i reservdelar till huvudmotorer och övrig utrustning ombord blir större, varför en äldre färja vid ett haveri kan bli liggande i flera månader i väntan på delar. Ålder på frigående färjor 2015 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 Ålder Bild 1: Åldersstruktur på landskapets frigående färjor 2015. Sedan de äldre av de nuvarande fartygen byggdes har personbilarna blivit både bredare och längre, dessutom har lastbilarnas vikt ökat. Detta medför att det tidvis kan vara mycket trångt ombord och att fartygen riskerar att nedlastas djupare än tillåtet. Det är vanligt förekommande att de äldre fartygen i landskapsflottan inte har den lastkapacitet som motsvarar dagens behov och även stabiliteten bör säkerställas på ett bättre sätt. Det finns således ett stort behov av att landskapets fartyg skulle ha större dödvikt (lastförmåga). Även bildäcket borde vara rymligare för att större bilar (även lastbilar och långtradare) ska rymmas ombord i det antal som anges i bokningskapaciteten.
Niklas Karlman Sida: 6 (14) Passagerare ska lätt kunna ta sig ut ur bilarna och röra sig mellan dessa. Det är också viktigt ur säkerhetssynpunkt att det finns tillräckligt med utrymme mellan bilarna på bildäcket (600 mm krav). Med nuvarande färjor är antalet besättningsmän sådant att bemanningen utgör ca 50 % av driftsbudgeten för fartygen. Med enklare fartygshantering och bättre teknikval kan antalet besättningsmän troligen hållas lägre. 2.2 Projektidé Av ovannämnda orsaker beslöt landskapsregeringen i augusti 2012 tillsätta en arbetsgrupp för utredning av färjetonnage anpassat för kortrutt. Uppdraget bestod i att planera ett eller flera nya fartyg för skärgårdstrafiken, vilka skulle ersätta de nuvarande äldre fartygen. Fartyget skulle lämpa sig för skärgårdstrafiken såväl i det nuvarande trafikupplägget, men även i den planerade kortruttsmodellen. Arbetsgruppens slutrapport var klar april 2013. Förstudien för kortrutt resulterade i Landskapsregeringens meddelande till lagtinget om framtidens skärgårdstrafiksystem, beslut nr 6 2013/2014. Därefter fortsatte arbetet med att ta fram en teknisk specifikation med ritningar i nära samråd med landskapsregeringen och därefter ett utkast till förfrågningsunderlag. Detta underlag överlämnades till avdelningen i mars 2014. Avdelningen tilldelades anslag i tilläggsbudget 1, 2014, och sedan i budget 2015 för att starta upp projektorganisationen och teckna avtal om ett nytt frigående fartyg utgående från det underlag som tagits fram. Projektet bidrar till minskade driftskostnader, minskade miljöeffekter, bättre säkerhet och bättre service genom optimerad utformning, miljömässiga val, goda säkerhetsmässiga lösningar, bättre kapacitet och snabbare överfarter. 2.3 Projektmål och prioritering 2.3.1 Mål Projektets effektmål är att en ny modern färja tas i drift inom skärgårdstrafiken och att Ålands landskapsregering därigenom: - minskar driftskostnaderna för skärgårdstrafiken, avseende såväl bemanning som bränslekostnader - minskar driftens miljöeffekter genom energieffektivitet och val av bränsle - möter krav på säkerhet och utrymme på bildäck på det nya fartyget - ökar kapaciteten för att bättre möta behovet - minskar körtiden på linjen genom ett dubbeländat fartyg Fartygets kapacitet ska i mån av möjlighet beakta den förväntade utvecklingen på passagerar- och fordonsvolymer i skärgårdstrafiken. Den förväntade livslängden ska vara 40 år och fartyget ska ha ett bra andrahandsvärde. Säkerhet och miljöfrågor ges hög prioritet. Fartyget planeras för att vara effektivt i drift och ha liten driftsbesättning. Färjan skall kunna tas i drift hösten 2017, beaktat när färjefästena kan vara klara. De prisindikationer som erhållits ligger inom ett brett spann med början från 15 miljoner euro. Totalkostnaden påverkas i stor grad av var fartyget byggs och vilka tekniska lösningar som väljs genom kravspecifikationen.
Niklas Karlman Sida: 7 (14) Utöver detta beräknas ett behov av 2-3 miljoner euro i hamn- och väginvesteringar, vilket hanteras i ett separat projekt på Infrastrukturavdelningen. Projektet finansieras genom att budgetmedel tilldelas på Infrastrukturavdelningens investeringsanslag 975000 (tidigare 48.20.70). I tilläggsbudget 1/ 2014 avsattes 250 000 euro och i budget 2015 avsattes 5 000 000 euro för projektet, totalt 5 250 000 euro. I ordinarie budget 2015 sätts som mål att ett kontrakt tecknas och ytterligare anslag för att täcka totalkostnaden upptas i budget 2016 och 2017. 2.3.2 Projektmålets prioritering Prioritering: 0,5 Resultat 0,1 Tidpunkt 0,4 Kostnad 2.4 Avgränsningar I projektet ingår inte genomförandet av byggprojekt relaterat till vägar och hamnar. 3 Leverans och överlämning 3.1 Leverans och godkännande Leveransobjekt 1 Innehåll Mottagare Leveransprocedur och godkännande Leverans av färja Beställaren Projektledningen föreslår beslut i LR, projektledaren föredrar. Leverans av dokumentation, manualer enligt avtal Projektledningen Projektledningen godkänner. Datum 3.2 Överlämning och godkännande Objekt/Innehåll Mottagare Överlämningsprocedur och godkännande Färja Trafikbyrån Projektgrupp och teknisk inspektör granskar färjan och protokollför överlämnandet. Färja Entreprenör Trafikbyrån, enligt entrepr.avtal Datum
Niklas Karlman Sida: 8 (14) 4 Organisation 4.1 Projektorganisation Beställare för projektet och beslutande för projektplanen är Ålands landskapsregering. Ansvarig ministerpost för projektet är infrastrukturministern, som vid projektplanens antagande är Veronica Thörnroos. Vid regeringsbyte beslutar regeringen vid behov om annan ansvarig ministerpost för projektet. Projektledaren ansvarar för att projektplanen följs och att eventuellt behov av revidering av projektplanen förs till beställaren. Projektledaren ansvarar även för att kommunikationen med beställaren fungerar väl, genom regelbundna avstämningar. Utdrag ur protokoll från projektledningsmöten skickas till ministern. Projektgruppens sammansättning beslutas av projektledaren. Projektgruppen består av projektledningen samt expertgruppen. Projektledningen är kärnan av projektgruppen och består av projektledare, teknisk projektledare (TPL), teknisk inspektör samt projektledningsstöd. Expertgruppen består av områdesansvariga för skrov, däck, maskin och el samt övervakare, utomstående expertis, förvaltare och en för hamnar relaterad projektledare. Förvaltare i arbetsgruppen är t.ex. upphandlare, teknisk personal inom färjor och hamnar, bokningspersonal samt entreprenör som ska sköta driften av fartyget. Projektledaren är ordförande i projektgruppen. Avgörande kompetenser inom projektgruppen är erfarenhet av; teknisk projektledning av liknande fartygsbyggen; nautik; maskinteknik inklusive LNG; el; regelkrav; hamnar.
Niklas Karlman Sida: 9 (14) 4.2 Ansvar, befogenheter Rollerna i projektet inklusive ansvar och befogenheter beskrivs i dokumentet Projektorganisation, roller (bilaga). Ålands landskapsregering delegerar alla beslut som behöver fattas under projektets gång, utom de nedan uppräknade, till projektledaren för projektet. Denna delegering omfattar ekonomiska beslut och möjliggör för projektledaren och tekniska inspektören tillsammans att göra ändringar, avdrag, tilläggsbeställningar eller godkänna tilläggskostnader och därmed för projektledaren att attestera fakturor även över 20 000 euro upp till totalt 200 000 euro netto, vilken summa reserveras inom projektbudgetens totalpris. Delegeringen omfattar även möjlighet för projektledaren och tekniska inspektören tillsammans att godkänna en minskning av dödvikten med tre (3) ton. Projektledaren eller tekniska inspektören kan inte var för sig ensam göra tilläggsbeställningar eller godkänna tilläggskostnader eller minskning av dödvikt. Projektledaren kan inte fatta beslut i följande frågor: - Beslut om anbudsförfarande (från att begära anbud till att anta anbud) - Budgetbeslut (uppta medel i budget) - Beslut om att ändra projektplanen (tidsplanen kan ändras pga utomstående faktorer och behöver då inte föras för beslut till LR, däremot kommuniceras ändringen) - Beslut som medför ändringar i totalpris, dödvikt (ändring >3 ton), fart, leveranstidpunkt eller beslut med anledning av att någon av bötesklausulerna i kontraktet riskerar eller kommer att utlösas (dödvikt, fart, leveransdag) - Mottagande av fartyg (godkännande av leverans) Med anledning av den sista punkten ska Ålands landskapsregering kontinuerligt hållas informerad om projektet fortskridande och i så god tid som möjligt kontaktas om en uppenbar risk finns för att fartyget inte kommer att uppnå de grundkrav som bötesklausulerna avser. På samma vis ska regeringen så tidigt som möjligt kontaktas om projektet riskerar att avvika från projektplanen. 5 Tidsplan och resursbehov 5.1 Förutsättningar och inberoenden 5.1.1 Förutsättningar Underlagsmaterial (bilagda) 1. DP02 Tonnage och drift, Kortruttsförstudie, april 2013 2. Landskapsregeringens meddelande till lagtinget om framtidens skärgårdstrafiksystem, beslut nr 6 2013/2014 Budgetbeslut Tilläggsbudget 1/2014 anslag 48.20.70 (utveckla/sätt som bilaga) Budget 2015 anslag 48.20.70
Niklas Karlman Sida: 10 (14) Följande övergripande krav ställs på fartyget, beaktat även myndighetskrav: - Effektiv bemanning - God bränsleekonomi - Miljöpåverkan beaktas: o LNG-elektrisk (Dual Fuel) ifall det är ekonomiskt försvarbart o Allt rinnande avfall samlas i tankar och tas iland för rening o Allt fast avfall sorteras och tas iland för regelrätt efterbehandling - Isförstärkning till klass A1 - Byggs för samverkande färjefästen, likt i Svinö och Degerby - Dubbeländad för att vinna tid vid hamnanlöp - Propeller i båda ändar för att ge bra manöverförmåga - Rymligt bildäck som uppfyller moderna krav på komfort och säkerhet - Kapacitet för 250 personer ombord - Kapacitet för ca 46/60 personbilar; eller tre långtradare á 76 ton; eller fyra 24 m långtradare á 60 ton + ca 26 personbilar - Salong för ca 130 personer - Bilhyllor avses användas endast under högsäsong - Servicefart ca 12 knop och maxfart ca 13 knop. - Uppfyller tillgänglighetskrav på passagerarfartyg - Separat ramp eller avskild del av ramp för passagerarnas ombordstigning De övergripande kraven som nämns ovan kan komma att förändras genom slutlig kravspecifikation. I det fallet gäller kravspecifikationen framom ovan nämnda, utan att projektplanen ändras. 5.1.2 Inberoenden Nr. Beskrivning Ev. Godkännandekriteria Ansvarig Datum Budgetmedel för fortsättning LT godkännande Proj.ledare Budget 2016 och 2017
Niklas Karlman Sida: 11 (14) 5.2 Projekttidsplan 5.3 Milstolpar, beslutspunkter Följande milstolpar (MS) och beslutspunkter (BP) är definierade: Datum MS BP Beskrivning Beslutsnivå 2012 BP1 Kortruttsprojektet startade 2012-2013 BP2 Specifikation för färja v. 26 BP3-4 Anta Projektplan (BP3), starta genomförandet (BP4) Plenum v. 26 MS1, MS3 Anbudsförfrågan juridik (- v.30) Ensk. v. 26 MS2, MS4 Anbudsförfrågan TPL (- v.32) Ensk. v. 40 MS5 Anbudsförfrågan färja (- v.46) Ensk. v. 46 MS6 Anbud in v. 47 MS7 Val av anbud Plenum v. 50 MS8 Tecknande av kontrakt dd.mm.2017 BP6 Godkänna leverans dd.mm.2018 BP7-8 Avslut
Niklas Karlman Sida: 12 (14) 5.4 Resursbehov 5.4.1 Resurs, kompetens Inom projektet behövs olika kompetenser inom juridik, teknisk projektledning, däcksteknik och maskinteknik inklusive LNG, el, regelkrav samt hamnar och tillfartsvägar. Härutöver avses anlitas visst ledningsstöd. På den tekniska projektledningen ställs krav på dokumenterad erfarenhet av liknande fartygsbyggen och kompetensen skall vara bunden till projektet från färdigställande av anbudsförfrågan tills garantidockningen är genomförd. På den juridiska kompetensen ställs krav på dokumenterad erfarenhet av liknande fartygsbyggnadskontrakt och kompetensen skall vara bunden till projektet från färdigställande av anbudsförfrågan tills garantidockningen är genomförd. Övrig teknisk kompetens skall vara bunden eller reserverad till projektet senast från val av anbudsgivare tills leverans. Kompetens inom regelkrav skall vara bunden till projektet från färdigställande av anbudsförfrågan tills leverans. Kompetens inom hamnar och tillfartsvägar skall vara bunden till projektet från färdigställande av anbudsförfrågan tills leverans. 5.4.2 Utbildning I samband med projektstarten genomgås de centrala delarna i projektstyrningen med hela projektgruppen. 5.4.3 Resurs, utrustning mm Utrymme som behövs när projektet är fullt igång är fem arbetsstationer samt tillgång till mötesrum för 15 personer. Vid arbetsstationerna behövs telefoner, datorutrustning och skrivare/scanner/kopiator. 5.5 Inköp Expertis och specialkunskap säkerställs på lämpligt sätt för projektet t.ex. inom områdena juridisk kompetens, teknisk projektledning, nautisk- och maskinteknik samt LNG och el. 6 Arbetsformer 6.1 Kravdialog Under projektets gång skall projektgruppen minst en gång varannan månad tillsammans med förvaltare (t.ex. representanter inom trafikbyrån, Ålandstrafiken och verkstaden) dryfta aspekter som rör det framtida användandet och underhållet av färjan. 6.2 Ändringshantering När det uppstår behov av att ändra projektplanen eller vid ändringar som påverkar grundläggande krav på färjan, skall projektledningen enas om att föreslå ändring, varefter projektledaren ombesörjer att nödvändiga beslut fattas. Ifall projektledaren inte stöder ett ändringsförslag, skall detta protokollföras under ett projektledningsmöte.
Niklas Karlman Sida: 13 (14) 6.3 Arbetsstruktur och informationsspridning Projektledningen har projektledningsmöten 1-2 ggr/månad med syfte att stämma av projektledningens att göra-lista, rapportering och frågeställningar från Projektmöten. Till protokollet fogas även projektrapport. Ett utdrag ur protokollet tillställs ministern. Projektgruppen möts i sin helhet i projektmöten minst 1 gång varannan månad. Tekniska PL upprättar mötesplan för arbetsmöten med sakkunniga, expertis och förvaltare. En informationsmatris upprättas av projektledaren. Extern information ska i första hand gå genom projektledaren, i andra hand genom tekniska projektledaren. Projektledaren rapporterar till ansvarig minister. Teknisk PL rapporterar till projektledaren. 6.4 Dokumenthantering Projektets dokumentering sker enligt PPS-modellens mallar på ÅLR:s server. Dokumentlayouter upprättas på basen av mallarna. Projektledaren lägger upp strukturen för detta. 6.5 Kvalitetssäkring 6.5.1 Kvalitetsplan Kvalitetsplan enligt PPS upprättas av projektledaren och tekniska PL tillsammans. 6.5.2 Lärande Under projektets gång skall gjorda erfarenheter löpande dokumenteras för framtida användning. Projektgruppens möten skall innehålla en sådan punkt och samlade erfarenheter skall sammanfattas när projektet avslutas. 6.6 Sekretess, säkerhet Dokument på server skall inte vara tillgängliga för hela förvaltningen, för att förhindra att information ändras i misstag. 6.7 Miljö LR:s miljöpolicy skall följas i tillämpliga delar. Tekniska PL upprättar plan för hur arbetsmiljöfrågor hanteras under byggprocessen. 6.8 Administrativa rutiner Tidsrapportering sker månatligen. Reserutiner hanteras enligt tjänstekollektivavtalet, i övrigt enligt organisationens befintliga rutiner.
Niklas Karlman Sida: 14 (14) 7 Risker 7.1 Riskanalys och -hantering Riskanalys enligt PPS upprättas av projektledaren, tekniska PL och projektledningsstödet. Analysen skall innehålla planerade åtgärder för att hantera risker under projektets olika genomförandeskeden samt för att hålla riskbilden aktuell. 8 Projektkalkyl En projektkalkyl upprättas av projektledningen. Kalkylen skall specificeras åtminstone för i. Färja; kontraktspris ii. Färja; kostnader för övervakning och kontroll under byggtid, leverans, garantiöversyner iii. Personal (projektgrupp samt utomstående expertis); kostnader arbete, möten, resor m.m. För samtliga punkter är kostnaderna till stor del beroende av byggnadsort. 9 Referenser Dokument som refereras till i projektplanen: Ref.nr. Dokumentnamn, dokumentbeteckning Utgåva, datum Se 1.1.3 Bilagor