Protokoll Sammanträde med styrelsen för Nr 7-2014 Torsdag 16 oktober 2014, kl.18:30 Hagatorpet, Tranemo Närvarande Ledamöter Suppleant Konsulenter Kansli Agneta Berlin Karin Johansson Fredrik Plumppu Johan Törnroth Björn Öberg Fredrika Eriksson Magnus Sundmark Bertil Åkesson Carina Olsson Frånvarande Ledamot Morgan Bodin Innan mötet berättar Peter Lillen Nilsson om OK Tranans historia och nuvarande verksamhet. 1 Mötets öppnande Mötet öppnas av Agneta kl.19:10. 2 Fastställande av dagordning att fastställa dagordningen. 3 Val av protokolljusterare 4 Föregående protokoll att utse Fredrik till protokolljusterare. Föregående mötesprotokoll läses igenom. Magnus meddelar att planeringen inför DalaDubbeln är klar och att det kommer åka 109 personer från distriktet. Magnus meddelar även att SOFT (Svenska Orienteringsförbundet) ställt sig positiva till idén om Börja orientera som Magnus presenterat. Styrelsen konstaterar att tipspromenaden under DM lång var lyckad och lockade många deltagare. 1
Bertil informerar att han lagt upp en länk på VOF:s hemsida till Borås Högskola (angående den kommande elitorienteringsmiljön). att lägga föregående protokoll till handlingarna. 5 Utvecklingsarbete Västergötlands OF 6 Rapporter Styrelsen diskuterar hur utvecklingsarbetet i de olika arbetsgrupperna går kring målstegen. Arbetet fortgår i samtliga grupper. Björn har skapat ett Google Drive-konto i VOF:s namn där dokument kring utvecklingsarbetet kan delas. Ungdomskommittén Johan rapporterar att USM-truppen har sin avslutningshelg i mitten av november. Ledarna för truppen kommer även ha en ledarträff för att summera och utvärdera året samt blicka framåt mot nästa år. Ledarna för nästa års O-CAMP kommer att ha ledarupptakt i november. Magnus rapporterar att nästa års konfagäng kommer ha upptakt i samband med O-Event i Borås. Det råder viss ledarbrist inför nästa års läger så fler ledare efterfrågas. Magnus rapporterar att nästa års Unionsmatch kommer att arrangeras av OK Skogshjortarna i Alingås. Tävlingskommittén Magnus rapporterar till styrelsen från det senaste mötet med tävlingskommittén. Personal/kansli Magnus rapporterar att frågan om att få byta till ett mindre rum för kansliet på Idrottens Hus i Skövde är väckt, men i nuläget är inget rumbyte planerat. Magnus rapporterar att det vankas jultallrik för kanslisterna/konsulterna på Idrottens Hus i Skövde. Agneta påminner om att det snart är dags att boka in utvecklings- och lönesamtal för VOF:s anställda. 2
7 Projekt och samverkan Breddorientering i Västergötland Magnus informerar att projektet fortskrider enligt plan. Kretstränare 8 Sammankomster Bertil meddelar att den södra Skaraborgskretsen har visat intresse i att eventuellt starta igång kretsträningar. Bertil har bokat in ett möte med en representant från kretsen under DalaDubbeln. I övrigt rullar projektet på enligt plan. Team Sportia League (TSL) Magnus informerar att han har haft ett möte med Team Sportia Jönköping och att de överlag är positiva till årets samarbete. Kritiken som uppkom under mötet var att vissa tävlingar varit i minska laget deltagarmässigt och att strömförsörjningen ibland varit bristande. En utvärdering har gjorts kring TSL. Ett 35-tal svar har inkommit och Magnus kommer att göra en sammanställning av svaren. Arbetsgruppen kring TSL har ett inplanerat möte i november. Då kommer året utvärderas och programmet för nästa år spikas. Samverkan Göteborgs OF, Smålands OF och Västergötlands OF Ett möte kring samarbetsmöjligheterna för Västergötlands OF, Göteborgs OF och Smålands OF kommer att hållas i Borås den 20 oktober. Medverkande från VOF kommer vara Agneta, Johan, Magnus och Bertil. Samverkan Göteborgs OF, Bohuslän-Dals OF och Västergötlands OF Magnus informerar från det gångna mötet kring samarbetsmöjligheterna för Västergötlands OF, Bohuslän-Dals OF och Göteborgs OF. Tillsammans har distrikten sökt finansiellt stöd för att kunna satsa vidare på bland annat HittaUt. DM-helgen Styrelsen konstaterar att utvecklingsträffen under DM-helgen i Vara var mycket lyckad och trevlig. 3
Mötesplats SOFT 29 november Magnus har bokat en lokal i Borås inför Mötesplatsen med SOFT den 29 november. Utbildningshelgen 2015 Magnus informerar att Utbildningshelgen börjar ta form. De flesta utbildningar och utbildare är fastställda. Utbildningshelgen kommer att marknadsföras under O-Event i Borås 7-9 november. Årsmöte VOF:s årsmöte 2015 kommer att äga rum den 4 mars. SDF-konferens Fredrika har möjlighet att vara med på nästa SDF-konferens i Vara i början av november. Ordförandekonferens Agneta kommer att representera VOF under ordförandekonferensen i Södertälje den 15-16 november. I samband med konferensen kommer även ett extra förbundsmöte hållas eftersom valberedningen inte valdes under det ordinarie förbundsmötet i april. SOFT:s höstsamling i Borås att alla kretstränare ska bjudas in till tränarspåret i SOFT:s regi under Höstsamlingen i samband med O-Event i Borås. VOF erbjuder sig att stå för halva kostnaden. (Eftersom Karin är kretstränare står hon över detta beslutstagande). 9 Ekonomi Carina delar ut resultatrapporter och informerar styrelsen kring förbundets ekonomi. Generellt sett ser resultatet bra ut. Carina ger en eloge till ungdomskommittén som är duktig på att följa sin budget. Styrelsen diskuterar om VOF bör höja årsavgifterna för distriktets föreningar. att AU får i uppdrag att ta fram ett nytt förslag på årsavgifter. att godkänna den ekonomiska rapporten. 4
10 PR & Media Nyhetsbrev 362 personer har i dagsläget anmält sig till förbundets nyhetsbrev. Det är en ökning med 30 personer sedan förrförra mötet. Nya hemsidan Prisförslaget för annonsering på förbundets hemsida är ännu inte publicerat. Magnus arbetar vidare med det. Facebook 390 personer ingår i dagsläget i förbundets Facebook-grupp. Det är en ökning med sju personer sedan förrförra mötet. Twitter 32 personer följer i dagsläget förbundets Twitterkonto. Det är en ökning med fyra personer sedan förrförra mötet. Instagram 29 personer följer i dagsläget förbundets Instagramkonto. Det är en ökning med sex personer sedan förrförra mötet. 11 Skrivelser att behandla 12 Övriga frågor Skogssportens Gynnare Ett stipendium från Skogssportens Gynnare på 5000 kr ska delas ut i Västergötland (och ett i Västerbotten) till föreningen med bäst dokumenterade ungdomsverksamhet. Styrelsen har fått i uppdrag att nominera en av distriktets föreningar till stipendiet. att utse en av distriktets föreningar till stipendiet. Vilken förening som utsetts presenteras vid ett senare tillfälle, tillsammans med en motivering som Magnus får i uppdrag att författa utifrån den diskussion styrelsen har. Gösta Erixons minnesfond Magnus informerar styrelsen om att arvsprocessen går framåt och att nästa steg är att godkänna en fakturering på 16 800 kr för den juridiska administrationen kring arvet. 5
13 Nästa möte 14 Mötets avslutande att godkänna fakturan på 16 800 kr gällande administrationen kring arvet. Nästa styrelsemöte blir den 8 december i Idrottens Hus, Skövde. Tävlingskommittén kommer att ha möte samtidigt. Innan styrelsemötet kommer en representant från MTB- O i distriktet att informera. Agneta avslutar mötet kl.21:30. Vid protokollet Justeras JOHAN TÖRNROTH AGNETA BERLIN FREDRIK PLUMPPU Sekreterare Vice ordförande 6