Dnr: 2015/176-1.1 Ekonomihandboken Principer för fördelning av indirekta kostnader vid Linnéuniversitetet 2016 -Inklusive tillämpningsanvisningar till SUHF-modellen Beslutad av Ekonomichef, Charlotte Byström Datum: 2015-08-25 Författare: Ekonomiavdelningen, Joakim Karlsson Datum: 2015-08-25
Innehåll 1. Inledning 4 2. Universitetsgemensamma kostnader 5 2.1 Definition 5 2.2 Fördelning av universitetsgemensamma kostnader 6 2.2.1 Fördelningsbaser för universitetsgemensamma kostnader 6 2.2.2 Beräkning och redovisning av inst. andel av indir. kostn på central nivå 7 3. Fakultetsgemensamma kostnader 7 3.1 Definition 7 3.2 Förtydligande klassificering av lönekostnader 9 3.3 Förtydligande klassificering av driftskostnader 13 3.4 Fördelning av fakultetssgemensamma kostnader 15 4. Institutionsgemensamma kostnader 15 4.1 Definition 15 4.2 Fördelning av institutionsgemensamma kostnader 17 5. Lokalkostnader 16 5.1 Definition 17 5.2 Lokalkostnader i SUHFs redovisningsmodell 17 5.3 Klassificering av lokalkostnader 18 5.4 Beräkning och fördelning av lokalkostnader 19 5.5 Arbetsplatskostnad 20 5.6 Arbetsgång för budgetering av lokalkostnader 20 6. Fullständig kostnadsfördelning 21 2 (23)
6.1 Kostnadsbärare 21 6.2 Samfinansiering och parallell förbrukning 21 7. Projektkalkylering 22 8. Fördelning av personalkostnaderna mellan verksamhetsgrenarna 23 9. Budgetavvikelser och kalkyldifferenser 23 3 (23)
1. Inledning SUHF (Sveriges universitets och högskoleförbund) tog i november 2007 beslut om att rekommendera sina medlemmar att införa en ny redovisningsmodell för indirekta kostnader. Detta dokument beskriver hur modellen tillämpas för Linnéuniversitetet. Dokumentet ska följas upp inför varje års budgetarbete och vid behov ändras. Syftet från SUHF har varit att skapa en modell som på ett enkelt men ändå rättvisande och kostnadseffektivt sätt bidrar till god intern styrning och kontroll och som stödjer högskolans 1 behov av tillförlitliga beslutsunderlag för verksamhetsstyrning och uppföljning. Modellen ska leda till rättvisande redovisning och kalkylering samt även medverka till bättre uppföljning av full kostnadstäckning vid högskolornas olika verksamheter. Modellen är enkel, tydlig och transparent samtidigt som den vid en likformig tillämpning ökar möjligheterna till jämförbarhet mellan olika verksamheter och år. Grundprinciperna i modellen är följande: högskolans verksamhet delas in i kärnverksamhet och stödverksamhet och kärnverksamheten delas in i avgränsade verksamheter, vilka kallas kostnadsbärare stödverksamhetens kostnader (gemensamma kostnader) fördelas på kärnverksamhetens verksamhetsområden (utbildning och forskning) de gemensamma kostnaderna fördelas på kostnadsbärarna genom fullständig kostnadsfördelning alla högskolor tillämpar kostnadsbas för fördelning på kostnadsbärare, där huvudbasen är direkta lönekostnader (alternativ bas är direkta löneoch driftskostnader) samtliga intäkter och kostnader ska fördelas på kostnadsbärare, vilket möjliggör uppföljning av full kostnadstäckning en projektkalkyl, sk fullkostnadskalkyl, som visar totala kostnader (direkta kostnader och rättvisande andel av indirekta kostnader) och intäkter (uppdelade på extern finansiering och anslag) en gemensam funktionsindelad struktur för gemensamma kostnader på olika nivåer, som tillämpas i fullkostnadskalkyler. Dessa grundprinciper är tvingande i modellen. I övrigt finns viss flexibilitet för högskolan att i särskilda fall utforma tillämpningen av modellen utifrån högskolespecifika förutsättningar. SUHF:s arbete finns beskrivet på hemsidan, där finns även en under 2012 uppdaterad handledning: http://www.suhf.se/arbetsgrupp/suhfmodellenfullkostnadstackning 1 SUHF använder uttrycket högskola generellt för alla typer av högre lärosäten och så görs även i detta dokument. Uttrycket universitet används när Linnéuniversitet specifikt avses. 4 (23)
2. Universitetsgemensamma kostnader 2.1 Definition Universitetsgemensamma funktioner har karaktären av myndighets-, stabs- eller servicefunktioner gentemot omvärlden eller inåt i organisationen. Kostnaderna för dessa ska fördelas inom lärosätet. För att fördelningsmodellen ska fungera krävs definitioner av vad som ska ingå i universitetsgemensamma kostnader. Det är endast universitetsgemensamma nettokostnader (intäkt minus kostnad) som ska vidarefördelas. På central nivå förekommer att delar av verksamheten finansieras med externa medel. De externa medel som intäktsförs för avtalade, tidsbegränsade projekt ska särredovisas antingen som externfinansierad utbildning eller forskning. Intäkter och kostnader som genereras av projektmedel ingår inte under indirekta kostnader på central nivå utan hanteras som kostnadsbärare i kärnverksamheten. Det kan också förekomma speciellt riktade satsningar vilka finansieras med anslagsmedel som inte heller ska ingå i indirekta kostnader. Satsningarna riktar sig då direkt mot den anslagsfinansierade verksamheten. Kostnaderna för dessa speciella satsningar ska konteras direkt mot anslagsfinansierad utbildning eller forskning och satsningarna är kostnadsbärare i kärnverksamheten. Vissa funktioner på central nivå finansieras med direkt debitering till den som utnyttjar tjänsten. Exempel på sådana funktioner kan vara reprocentral, växel mm och ingår inte i de kostnader som fördelas schablonmässigt. Universitetet tillämpar fördelning i tre nivåer; Central nivå, fakultetsnivå och institutionsnivå. Organisationsförändringen 2013 innebar att institutionsgemensam nivå flyttas till fakultetsgemensamt. Institutionsnivå tillämpas endast av Polisutbildningen och FOJO. Med begreppet institution jämställs här även enheter inom universitetet som bedriver direkt verksamhet men som formellt inte är en institution. Det kan t ex röra sig om projekt som finns på central nivå eller uppdragsutbildningar. Följande organisatoriska enheter tillhör de universitetsgemensamma vid Linnéuniversitetet: Universitetsstyrelsen, 1100 Rektor, 1200 Universitetsdirektör, 1300 Internrevision, 1400 Universitetsbibliotek, 1500 Universitetsförvaltningen o Universitetsgemensamt, 2000 o Universitetsledningens kansli, 2100 o IT-avdelningen, 2200 o Ekonomiavdelningen, 2300 5 (23)
o Studerandeavdelningen, 2400 o Avdelningen för externa relationer, 2500 o Kommunikationsavdelningen, 2700 o Personalavdelningen, 2800 o Lokal- och serviceavdelning, 2900-2980 Nämnden för lärarutbildning, 3000 Från och med 2016 ingår även Nämnden för lärarutbildningens (NLU) kostnader i underlaget för beräkning av gemensamma förvaltningens kostnader. Detta beräknades 2014 och 2015 som ett eget pålägg. För att renodla finansieringen till universitetsgemensamma funktioner ska all central verksamhet budgeteras under någon av ovanstående enheter och finansieras via indirekta kostnader. De universitetsgemensamma kostnaderna ska delas in i sex huvudfunktioner (inom verksamhetsbegreppet VERKS i kodsträngen): Ledning, 9901 Utbildnings- och forskningsadministration, 9902 Ekonomi- och personaladministration, 9903 Infrastruktur och service, 9904 Bibliotek, 9905 Nivåspecifikt, 9906 2.2 Fördelning av universitetsgemensamma kostnader Kostnaderna för respektive enhet inom universitetsgemensamma funktioner viktas mellan verksamhetsområdena utbildning och forskning. Viktningen utgår ifrån intervjuer med berörda chefer där de uppskattar hur tidsåtgången fördelas mellan verksamhetsgrenarna. Viktningen, med påläggssatser, uppdateras en gång per år, och fastställs i budgetanvisningarna. Kostnaderna för studerandeavdelningen liksom hälften av kostnaden för universitetsbiblioteket viktas till 100 % mot utbildning. 2.2.1 Fördelningsbaser för universitetsgemensamma kostnader Följande universitetsgemensamma kostnader bokförs/debiteras direkt på kostnadsbärarna, Internhyra/salshyror Lokalvård Repro (kopiatorer, beställningar) Vaktmästeri (husvaktmästare, ej post eller transportkostnader) Tentamenskostnader (salshyror, skrivvaktskostnader, övriga direkta kostnader) Universitetsbutiken i Växjö Telefoner It-support Vissa it-tjänster Arbetsplatskostnad, nytt from 2015, se avsnitt 5.5 6 (23)
Övriga kostnader fördelas genom ett pålägg på direkt lön. Linnéuniversitetet använder direkt lön som bas för att fördela samtliga gemensamma funktioners kostnader. Med direkt lön avses de lönekostnader som bokförs i kärnverksamheten (utbildning och forskning). Undervisande och forskande personal tjänstgör endast i kärnverksamheten. Det är personens arbetsuppgifter och inte titeln eller funktion som avgör om lönekostnaden ska klassificeras som stödverksamhet eller kärnverksamhet. En tekniker som arbetar med administration och vaktmästeri är stödverksamhet. En studierektor är normalt stödverksamhet men arbetar personen med kurs- och programutveckling ska denna del klassificeras som kärnverksamhet. De konton som används i kostnadsbokföringen vid beräkning av direkt lön är utbetalade lönekostnader (konto 401*-4074), inklusive lönekostnadspåslag. Bokförda upplupna lönekostnader avseende övertid, semesterlön, förskott mm ingår inte i beräkningen eller löpande fördelning. 2.2.2 Beräkning och redovisning av kärnverksamheternas andel av indirekta kostnader på central nivå Kärnverksamheternas budgeterade/verkliga direkta lönekostnader summeras per verksamhetsgren. Ingen ytterligare differentiering görs, dvs. kostnader i anslag, bidrag och uppdrag jämställs vid beräkningstillfället. Direkta lönekostnader bokförda på respektive kostnadsbärare multipliceras med beslutade (se avsnitt 2.2) påläggssatser. Fördelning av indirekta kostnader till kostnadsbärarna sker via månatliga automatdebiteringar (triggrar) i ekonomisystemet Agresso. Bokföring görs i samband med månadsbokslut enligt tidplan. Universitetsgemensamma kostnader bokförs i debet på konto 9687 på respektive kostnadsbärare och kredit på konto 9387 på universitetsgemensam kostnadsbärare. Lönekostnadspåslaget ska endast innefatta lagstadgade och centralt avtalade sociala kostnader. Sociala avgifternas storlek fastställs varje år och finns i ekonomihandboken. 3. Fakultetsgemensamma kostnader 3.1 Definition Inom Linnéuniversitetet är kärnverksamheterna under respektive fakultet organiserad på institutioner. Varje fakultet har organiserat gemensamma funktioner inom ledning/gemensamt respektive fakultetskansli. Nämnden för lärarutbildningen med tillhörande kansli är organiserat på samma nivå som fakulteterna, men ingår från och med 2016 i underlaget för det universitetsgemensamma pålägget. 7 (23)
Fakultetsorganisationen ser ut enligt följande: Nämnden för lärarutbildningen, 3000 Fakultet för samhällsvetenskap, 4000 Fakultet för konst och humaniora, 5000 Fakultet för teknik, 6000 Ekonomihögskolan, 7000 Fakultet för hälso- och livsvetenskaper, 8000 Det är viktigt att ha en enhetlig syn på gemensamma indirekta kostnader och att dessa definieras på samma sätt inom universitetet. Indirekta kostnader på fakultetsnivå är lednings- och servicefunktioner, som t ex dekan, prefekt, controller, ekonom, forskningssekreterare, utbildningssekreterare, tekniker m fl för den direkta verksamheten. Det kan vara nödvändigt att göra en fördelning av personers lönekostnad mellan kärn- och stödverksamhet. Precis som för universitetsgemensam administration ska fakultetens administration delas in i sex huvudfunktioner (inom verksamhetsbegreppet VERKS i kodsträngen): Ledning, 9801 Utbildnings- och forskningsadministration, 9802 Ekonomi- och personaladministration, 9803 Infrastruktur och service, 9804 Bibliotek, 9805 Nivåspecifikt, 9806 Det är endast fakultetsgemensamma nettokostnader (kostnad minus intäkt) som är indirekta och ska vidarefördelas. Externa medel som intäktsförs för avtalade, tidsbegränsade projekt ska särredovisas antingen som externfinansierad utbildning eller forskning. Varje funktions kostnader ska bestå av samtliga kostnadsslag totalkostnaderna inklusive lokalkostnader för funktionen. Kostnaderna för respektive funktion ska, på samma sätt som universitetsgemensam administration, viktas mellan utbildning och forskning, vilket återspeglas i de påläggssatser som man kommer fram till. Vid fakulteterna förekommer kostnader för gemensamma aktiviteter som t ex gemensamma konferenser, friskvård mm. För att få enhetlig bedömning av dessa typer av kostnader gäller att bokföring görs på funktionen, utbildnings- och forskningsadministration. Kostnader för friskvård, utbildning och andra kostnader kopplade till tjänstgöringen ska bokföras på den verksamhet där personen har sin huvudsakliga tjänstgöring vid inköpstillfället. Avskrivningar och kostnader för utrustning kan också vara svåra att hänföra till någon av de sex huvudfunktionerna. Direktavskrivningar och avskrivningar ska bokföras på den verksamhet där den huvudsakligen har uppstått vid inköpstillfället. Undantag kan förekomma när personal arbetar i externfinansierad verksamhet och det inte budgeterats för dessa kostnader. 8 (23)
För att få enhetlig syn på kompetensutveckling och diverse administrativa uppgifter för undervisande och forskande personal, som t ex studierektor och ämnesansvarig, ska dessa kostnader betraktas som direkta till den del man arbetar med kurs- och programutveckling. 3.2 Förtydligande av klassificering mellan kärn- och stödverksamhet för vissa lönekostnader/funktioner. Det är personens arbetsuppgifter och inte titel/funktion eller organisationstillhörighet som avgör om lönekostnaden ska klassificeras som stödverksamhet eller kärnverksamhet. En tekniker som arbetar med administration och vaktmästeri är stödverksamhet. En studierektor är normalt en stödverksamhet men arbetar personen med kurs- eller programutveckling ska denna del klassificeras som kärnverksamhet. Den del som man lägger på operativt arbete ska klassificeras som kärnverksamhet. Omvänt kan gälla personer som normalt sett arbetar med kärnverksamhet men även med t ex övergripande administration eller ledningsfrågor, ska denna del klassificeras som stödverksamhet. Pedagogisk utveckling av lärare är en kärnverksamhet även om funktionen ligger på en central/gemensam nivå. Dir kostn Indir kostn Fördelning trigger / förslag på fördelning Lönekostnader/ tjänster Universitetsstyrelse Trigger Fakultetsstyrelse Trigger Dekan Trigger Prodekan Trigger Prefekt Trigger Viceprefekt Fördelning kan krävas Studierektor Fördelning kan krävas Adm chef / Trigger kanslichef Utbildningsadministratör Trigger Utbildningsledare Trigger Utbildningssamordnare Trigger Utbildningsråd Trigger Forsknings- Trigger Kommentar Se förtydligande nedan 9 (23)
sekreterare Controller Trigger Ekonomiadministratör Normalt ind kostn, Se förtydligande nedan i vissa projekt kan fördelning få göras Ekonom Normalt ind kostn, Se förtydligande nedan i vissa projekt kan fördelning få göras Lab.tekniker/ Fördelning kan Se förtydligande nedan tekniker krävas Internation.- Trigger koordinator Samverkansansvarig Trigger Skyddsombud Trigger /arb.miljö ansv Forskningsråd Trigger Samverkansråd Trigger Internation.- Trigger råd Anst/komp- Trigger utvecklings- råd Kursplaneutskott Trigger Konstnärligt Trigger råd Programråd Trigger Se förtydligande nedan Programansvarig Fördelning kan Se förtydligande nedan krävas Pedagogisk Se förtydligande nedan samordnare Ämnesansvarig Förtydliga mer Programkommitté Trigger Studievägledare Trigger Internation.- Trigger kommittén Lika villkor Trigger kommittén Egen fakultetsvaktmästare Trigger 10 (23)
Fakultets itpersonal IKTpegagoger Fakultetsinformatörer Fakultetsmarknadsförare Trigger Trigger Trigger Trigger Speciellt för de personer/tjänster som arbetar i gränslandet mellan operativt arbete i kärnverksamheten och mer indirekt/stödjande arbete (ledning, strategiskt arbete, övergripande planering, administration etc) kan det vara svårt att göra en rättvisande klassificering. Detta gäller speciellt kostnader för programansvariga, programråd, biträdande prefekter, avdelningschefer, pedagogiska samordnare, ämnesansvariga mfl. Nedanstående matris över exempel (ej heltäckande) på arbetsuppgifter är tänkt att kunna fungera som stöd i arbetet med denna klassificering. Avser Avdelningschef; planering och samordning av utbildningsverksamheten Fastställande av läsordning och scheman Planering och uppföljning av lärares tjänstefördelning Att utse examinatorer Planering av lärares kompetensutveckling i samråd med prefekt Planering av personalresurser i samråd med prefekt Att vara kontaktperson vid externa förfrågningar rörande utbildningsverksamhet Att bereda rekryteringsärenden Att genomföra medarbetarsamtal och lönesamtal (ej med professorer) Att handha rehabiliteringsärenden Programansvarig Ansvara för granskning och i samråd med ämneskunnig lärare revidera och skriva nya kursplaner, samordna granskning av kursplaner i enlighet med utbildningsplanen Ansvara samordning av kursplaner inom programmet Organisera/administrera programmets upplägg, innehåll och strukturera genomförandet av utbildningen, Anmäla utbildningen och aktuella programtillfällen till administrativ personal med ansvar för kursinformation Dir kostn Indir kostn 11 (23)
Delta i genomförande och sammanställning av program- och terminsutvärderingar Meddela behov av eventuella förändringsåtgärder till avdelningschef och prefekt Föreslå förändringar av utbildningsplanen Att besluta om uppflyttning eller inte av studenter, om programmet har spärrar Att vara ordförande i programrådet Att företräda utbildningsprogrammet i utbildningsrådet för grundnivå och avancerad nivå samt fakultetsstyrelsen Att svara för programspecifik studievägledning och vid behov upprätta individuella studieplaner Att medverka vid framtagning av informationsmaterial för kataloger och annan marknadsföring/information. Samverka med informatör. Studentkontakter i utbildningsfrågor Att ge förslag till läsordning för programstudenter Kvalitetsutveckling inom utbildningsprogram och kurser Tillgodoräknanden Kontroll av underlag för utfärdande av certifikat och kursintyg Leda arbetet med att säkerställa kvalitet och utveckling av programmet i samarbete med involverade lärare Leda kvalitetsutvecklingen av programmet inkluderande internationalisering, hållbar utveckling, mångfald och likabehandling Ordförande och sammankallnade i programråd Informera om programmet Ansvara för information från universitets- och fakultetsledning samt prefekt till berördan inom programmet Samverkan med andra programansvariga Programråd Diskutera och föreslå åtgärder och utvecklingar så att programmets kvalitet stärks Diskutera och föreslå åtgärder och utveckling för att stärka programmets ställning och samverkan internationellt och nationellt Diskutera och föreslå åtgärder för att förbättra söktryck, rekrytering och genomströmning Föra en dialog mellan akademi och näringslivet Följa upp programspecifika utvärderingar och alumnundersökningar Biträdande prefekt På uppdrag av prefekt ansvara för att fakultetens rutiner för tjänsteplanering genomförs Bistå prefekten i beredning inför prefekt- och dekanbeslut 12 (23)
Bistå prefekten i arbetet med institutionens verksamhetsplan och kompetensförsörjningsplan Bistå prefekt med institutionens arbete med ekonomisk budget och uppföljning av densamma Bereda och samordna institutionens förslag till utbildningsutbud I samråd med prefekt strategiskt planera resurser för grundutbildning På uppdrag av prefekt ansvara för institutionens kursplanearbete och vara sammankallande till kursplaneråd At utgöra stöd till programansvariga lärare/studievägledare/antagningsenheten vid beredning av studentärenden såsom uppflyttning, behörighet och tillgodoräknande I samråd med prefekt/utbildningsledare för lärarutbildningen koordinera, kvalitetssäkra och utveckla lärarutbildningsuppdraget Vid behov bistå prefekt vid genomförande av medarbetarsamtal Pedagogisk samordnare Skapa pedagogisk grupp Stimulera pedagogisk utveckling Fastställa rutiner för pedagogisk utveckling mm Då kostnaden för stödverksamhet har ett direkt samband med kostnadsbäraren och bokförs som en direkt kostnad utan fördelningsbas, t ex ett EU-finansierat forskningsprojekt där forskningsadministratören arbetar 50% är det rimligt att se detta som en direkt kostnad i projektet. Detta kan även gälla t ex gälla ekonoms eller ekonomiadministratörs arbete. Förutsättningen är att finansiären godkänner detta. Slutsatsen är alltså att det kan vara nödvändigt att analysera vissa tjänster och göra en fördelning mellan direkta och indirekta kostnader. Detta är en bedömning som får göras från fall till fall utifrån väsentlighet och rättvisande bild. 3.3 Förtydligande för klassificering mellan kärn- och stödverksamhet för vissa driftskostnader. Följande konteringar och konteringsnycklar kan användas som vägledning i redovisningen. Exemplen är inte heltäckande och kan med fördel kompletteras, av fakulteterna, i samband med budgetarbetet 13 (23)
Kostnadsslag Förslag på fördelningsnycklar Driftskostnader Internhyra, arbetsplatsutrymmen Internhyra, övriga lokaler Dir kostn Ind kostn Arbetsplatskostnad = lokalanvändnings koder 00-01 Budgeterad lön= fördelningsbas Övriga lokaler= Lokalanvändningskoder 02-99 Kommentar Konteringen utgör nyckel till övriga kostnader kopplade till arbetsplatsen. Redovisning, minst på institution / verksamhetsgren / kostnadsbärare Konteras på kärnverksamhets institution, verksamhetsgren, kostnadsbärare. Lokalvård Arbetsplatskostnad Nycklar/ passerkort Trigger Mobil anknytn Arbetsplatskostnad fast telefoni It-debiteringar Arbetsplatskostnad personal Kopieringsmaskiner Arbetsplatskostna Vaktmästeri Trigger Följer SUHF-modell Tentamens- Verkligt nyttjande kostnader Externa hyror Verkligt nyttjande Salsbokningar Verkligt nyttjande Datorsalar Los HST Egna datorsalar Verkligt nyttjande alternativt HST Repro Verkligt nyttjande beställningar Mobiltelefoni Verkligt nyttjande Porto Trigger Kontorsmtrl Växjö Trigger Samma redovisning av kontorsmaterial på orterna Kontorsmtrl Kalmar Trigger Samma redovisning av kontorsmaterial på orterna Profilvaror Verkligt nyttjande Bonus kopieringsavtal HST 14 (23)
Examenskostn lokal, blommor, förtäring mm It-debiteringar studenter It-debiteringar lärplattform Marknadsföringskostnader Personalvårds kostnader t ex fikarum mm Verkligt nyttjande HST HST Trigger Trigger 3.4 Fördelning av fakultetsgemensamma kostnader Fakulteternas summerade indirekta kostnader (avsnitt 3.1) viktas mellan utbildning och forskning, vilket återspeglas i de påläggssatser som man kommer fram till, och fördelas med budgeterade/verkliga direkta lönekostnader som bas. Ingen ytterligare differentiering görs, dvs. kostnader i anslag, bidrag och uppdrag jämställs vid beräkningstillfället. Direkta lönekostnader bokförda på respektive kostnadsbärare multipliceras med de av fakulteterna beslutade påläggssatserna. Bokföring görs månadsvis i samband med bokslut enligt tidplan. Fakultetsgemensamma kostnader bokförs i debet på konto 9688 på respektive kostnadsbärare och kredit på konto 9388 på fakultetsgemensamma kostnadsbärare. Fördelning av indirekta kostnader till kostnadsbärarna sker via månatliga automatdebiteringar (triggrar) i ekonomisystemet Agresso. 4. Institutionsgemensamma kostnader 4.1 Definition Linnéuniversitetet har valt att organisera kärnverksamheternas gemensamma funktioner centralt på respektive fakultet. Grundprincipen är alltså att det inte bokförs några institutionsgemensamma kostnader. Undantag från detta är Polisutbildningen och FOJO (Institutet för fortbildning av journalister). Dessa enheter tillhör inte fakultetsorganisationen utan rapporterar direkt till rektor. 15 (23)
Indirekta kostnader på institutionsnivå har karaktären av lednings- och servicefunktion. Precis som för universitetsgemensam administration ska institutionens administration delas in i sex huvudfunktioner (inom verksamhetsbegreppet VERKS i kodsträngen): Ledning, 9701 Utbildnings- och forskningsadministration, 9702 Ekonomi- och personaladministration, 9703 Infrastruktur och service, 9704 Bibliotek, 9705 Nivåspecifikt, 9706 Det är endast institutionsgemensamma nettokostnader (kostnad minus intäkt) som är indirekta kostnader och ska vidarefördelas. Externa medel som intäktsförs för avtalade, tidsbegränsade projekt ska särredovisas antingen som externfinansierad utbildning eller forskning. Varje funktions kostnader ska bestå av samtliga kostnadsslag totalkostnaderna inkl lokalkostnader för funktionen. Kostnaderna för respektive funktion ska, på samma sätt som universitetsgemensam administration, viktas mellan utbildning och forskning. Vid institutionen förekommer kostnader för gemensamma aktiviteter som t ex institutionsgemensamma konferenser, friskvård mm. Avskrivningar och kostnader för utrustning kan också vara svåra att hänföra till någon av de sex huvudfunktionerna. För att få enhetlig bedömning av dessa typer av kostnader gäller att bokföring görs på funktionen, utbildnings- och forskningsadministration Kostnader för friskvård ska bokföras på den verksamhet där personen har sin huvudsakliga tjänstgöring vid inköpstillfället. Direktavskrivningar och avskrivningar ska bokföras på den verksamhet där det huvudsakligen uppstått vid inköpstillfället. Undantag kan förekomma när personal arbetar i externfinansierad verksamhet och det inte budgeterats för dessa kostnader. För att få enhetlig syn på kompetensutveckling och diverse administrativa uppgifter för undervisande och forskande personal, som t ex studierektor och ämnesansvarig, ska dessa kostnader betraktas som direkta till den del man arbetar med kurs- och programutveckling. 4.2 Fördelning av institutionsgemensamma kostnader Institutionens summerade indirekta kostnader (avsnitt 4.1) viktas mellan utbildning och forskning, vilket återspeglas i de påläggssatser som man kommer fram till, och fördelas med budgeterade/verkliga direkta lönekostnader som bas. Ingen ytterligare differentiering görs, dvs. kostnader i anslag, bidrag och uppdrag jämställs vid beräkningstillfället. Direkta lönekostnader bokförda på respektive kostnadsbärare multipliceras med de av institutionerna beslutade påläggssatserna. 16 (23)
Bokföring görs månadsvis i samband med bokslut enligt tidplan. Institutionsgemensamma kostnader bokförs i debet på konto 9689 på respektive kostnadsbärare och kredit på konto 9389 på institutionsgemensam kostnadsbärare. Fördelning av indirekta kostnader till kostnadsbärarna sker via månatliga automatdebiteringar (triggrar) i ekonomisystemet Agresso. 5 Lokalkostnader Målsättningen ska vara att få en rättvisande kalkylering och redovisning av lokalkostnader. Högskolan ska alltid i beräkningarna skilja på lokaler som nyttjas för grundutbildning, forskning/forskarutbildning och stödverksamhet. 5.1 Definition Linnéuniversitetet betalar merparten av sina lokalkostnader från central nivå och har en modell för den interna finansieringen av dessa. Lokalkostnaderna fördelas direkt till fakulterna/institutionerna. Lokalytan disponeras enligt villkor som regleras i interna upplåtelseavtal. Mot bakgrund av att lokalkostnader betraktas som direkta kostnader hos kärnverksamheterna i SUHFs redovisningsmodell, ska beräkningarna baseras på verkliga lokalkostnader. De interna upplåtelserna grundas på en hyrd yta och en uppdelning av lokalerna i olika kategorier med olika prisnivåer. Till dessa läggs kostnader för s k gemensamhetsytor eller svällytor (kommunikationsytor och andra icke verksamhetsrelaterade ytor såsom toaletter, trappor, korridorer, hissar osv) som en uppräkning av det interna kvadratmeterpriset. Detta innebär att i kostnaden för ett kontorsrum eller ett laboratorium ingår den procentuella andelen i korridorer, kapprum, toaletter etc. 5.2 Lokalkostnaderna i SUHFs redovisningsmodell Lokalerna vid en högskola används i både kärnverksamheten och stödverksamheten. Lokaler i kärnverksamheten som kan kopplas direkt till respektive kostnadsbärare betraktas därför som direkta kostnader i SUHFs redovisningsmodell. Lokaler som utnyttjas av gemensamma funktioner på olika nivåer är indirekta för kostnadsbärarna och ska därför ingå i övriga indirekta kostnader i redovisningsmodellen. SUHFs redovisningsmodell är en totalmodell, där alla kostnader klassificeras som antingen direkta eller indirekta för kostnadsbärarna. Klassificeringen av intäkts- och kostnadsslagen i huvudposter sätter sin prägel på högskolans budgetering. I SUHFs redovisningsmodell ingår att högskolan ska upprätta en fullkostnadskalkyl vid projektansökningar: + Intäkter externa medel 17 (23)
+ Intäkter anslag (egenfinansiering) skostnader Direkta lokalkostnader stödverksamhetens lokalkostnader) = Resultat 5.3 Klassificering av lokalkostnader I ESVs baskontoplan definieras högskolans externa redovisning vilken bl.a. återfinns i årsredovisningen. Lokalkostnaderna i resultaträkningen omfattar kontoklass 50* och S-kodsklass 50*. Till lokalkostnader kan också avskrivningar på förbättringsutgifter på annans fastighet (S-kod 6911) hänföras. Lokalkostnader som fördelas per kvadratmeter internt bör vara samma som de externa kostnadsslagen för lokalkostnader i baskontoplanen. Till Linnèuniversitetets lokalkostnader räknas följande kostnadsslag: - Lokalhyra (inkl. lokalreserv) - Mediakostnader (el, vatten, värme, kyla osv) på alla nivåer - Reparationer och underhåll - Avskrivningar på förbättringsutgifter på annans fastighet (lokalanpassningar, fasta installationer osv.) - Bevakning - Förprojektering - Lokalvård - Lokaltillbehör - Larm/skalskydd Förtydliganden Lokalhyra - hyreskostnaden är lika med den hyra som universitetet erlägger till fastighetsägaren för sina lokaler. Hyreskostnaden omfattar hela den förhyrda arean, inkl. korridorer, kapprum och toaletter etc. Lokalreserv - kostnader för transaktionslokaler som förekommer i ett internt system för uthyrning av lokaler. Lokalreserven kan bestå av olika lokaltyper beroende på skick och skäl för tomställande; lediga lokaler, lokaler under ombyggnad, evakueringslokaler, lokaler under avveckling. Kostnader för lokaler i lokalreserven ingår i lokalhyran ovan. Kostnader för lokalvård/städtjänster - Städning sker i egen regi och kostnaderna utgörs i huvudsak av lönekostnader för egen personal. Kostnader som inte klassificeras som lokalkostnader: - Centrala resurser för lokalplanering - Lokaladministration - Avskrivning på inredning - Egendomsförsäkring 18 (23)
- Vaktmästeri och logistik - Utrustning - Uttag för datornät 5.4. Beräkning och fördelning av lokalkostnader Linnéuniversitetet har valt att debitera lokalvårdstjänster separat. Övriga lokalkostnader för varje kostnadsbärare beräknas med utgångspunkt från faktiskt nyttjade lokaler (för alla lokalytor som enbart nyttjas av en eller ett fåtal kostnadsbärare). För resterande lokalytor används en påläggsmetod. Arbetsgång Högskolans totala lokalkostnader Gemensamhetsytor (avsnitt.5.1) identifieras och fördelas. Högskolans lokalkostnader (avsnitt.5.3) beslutas centralt och fördelas månadsvis med utgångspunkt från nyttjade lokalytan och beräknad lokalkostnad per kvadratmeter på institutioner och för högskolegemensamma resurser. Högskolegemensamma lokalkostnader överförs till beräkningen av indirekta kostnader på central nivå (avsnitt.2). Lärosalar, som utnyttjas av många institutioner inom grundutbildningen ligger utanför långtidskontrakten för institutionerna. Institutionerna betalar då istället för utnyttjandet lektionsvis mot löpande interndebitering. Fakulternas/institutionernas lokalkostnader 1. I anslutning till budgetarbetet summerar fakulterna/institutionerna sina lokalkostnader och fördelar dem med utgångspunkt från nyttjad lokalyta och beräknad lokalkostnad per kvadratmeter. 2. Alla verksamhetsspecifika lokaler identifieras och fördelas som direkta lokalkostnader till respektive kostnadsbärare. Kostnaden per verksamhetsspecifik lokal direktbokförs på de kostnadsbärare som använder lokalen och hamnar därmed på korrekt verksamhetsgren. Observera att lokaler kan vara verksamhetsspecifika för såväl kärn- som stödverksamhet och ska i de fall direktkonteras där. Med verksamhetsspecifik lokal avses sådan lokal som utnyttjas av enbart en eller ett fåtal kostnadsbärare. Vilka lokaltyper som betraktas som verksamhetsspecifika avgörs av den verksamhet som bedrivs vid den enskilda institutionen. Kontor som används i endast ett eller ett fåtal projekt är verksamhetsspecifika och direktkonteras på dessa kostnadsbärare. Ett laboratorium som enbart används av en forskargrupp direktkonteras på den forskargruppens kostnadsbärare, ett grupprum som enbart används för grundutbildningen inom ett specifikt ämne direktkonteras på ämnets kostnadsbärare, ett arkiv som enbart används som personalarkiv och diarium direktkonteras på kostnadsbäraren för stödverksamhet. Laboratorier som däremot används av samtliga forskare inom institutionen klassificeras istället som en icke-verksamhetsspecifik lokal och fördelas som sådan (se punkt 4). 19 (23)
3. Fakultetens/institutionens (avdelningens där den nivån används) totala lokalkostnader minus kostnader för de verksamhetsspecifika lokalerna ger en summa för icke-verksamhetsspecifika lokalkostnader. 4. De icke-verksamhetsspecifika lokalkostnaderna fördelas därefter med pålägg på direkt lönekostnad. 5.5. Arbetsplatskostnad Linnéuniversitetet har från och med 2015 en ny modell för redovisning av arbetsplatskostnader. Detta innebär att arbetsplatsanknutna kostnader knyts samman och redovisas med samma kostnadskontering på konto 95015. Syftet är att tydligt visa den del av internhyran samt övriga kostnader som är kopplade till personalens arbetsplatser, att få en enhetlig och enklare kontering än tidigare, samtidigt som det blir en effektivare administration totalt sett. Kostnader som ingår är: - Internhyra för lokalytor kodade (kod 00-01) som arbetsplats i lokaladministrationssystemet - Lokalvård, den del av kostnaden för lokalvård knutet till arbetsplatserna - Telefonkostnad för den fasta anslutningen. Underlagen är den externa kostnaden för respektive fakultet föregående år - It-support till personalen. Underlaget tas fram av it-avdelningen 1 gg/år - Kostnad för kopiering. Underlaget tas fram av los 1 gg/år och avser kostnaden för respektive fakultet föregående år. Avstämning görs 1 gg per år och avräkning av eventuellt över- / underdebitering görs per 30/11. 5.6. Arbetsgång för budgetering av lokalkostnader Arbetsgång 1. Fakulteterna får ut underlag från Los med samtliga lokaler som omfattas av internhyran. Genomgång görs för att säkerställa att lokalbeståndet stämmer samt att lokalanvändningskoden är korrekt. 2. Synpunkter gällande lokallistorna lämnas till Los för eventuella korrigeringar 3. Körning av internhyra/bashyra samt beräkning av arbetsplatskostnader görs. 4. Fastslagen internhyra samt arbetsplatskostnad lämnas till fakulteterna inför budgeteringen. 20 (23)
6. Fullständig kostnadsfördelning Kostnadsfördelningen vid kalkylering och redovisning på Linnéuniversitetet ska vara fullständig i enlighet med SUHFs modell. En fullständig kostnadsfördelning innebär att samtliga direkta och indirekta kostnader ska identifieras och belasta enskilda kostnadsbärare i redovisningen. Modellen betonar rättvisande kostnadsfördelning. Det betyder att kostnaderna fördelas neutralt oavsett vilken finansiering verksamheten har eller enskilda projekt avtalat om. Varje kostnadsbärare visar således sina fulla kostnader. All kärnverksamhet vid universitetet genererar både direkta och indirekta kostnader och modellen ska tillämpas på all verksamhet: utbildning, forskning och uppdragsverksamhet. 6.1 Kostnadsbärare Linnéuniversitetet har kostnadsbärare som en obligatorisk dimension i sin konteringsträng i ekonomisystemet. En kostnadsbärare definieras som den lägsta nivå där det är meningsfullt att budgetera och följa upp resultatet i kärnverksamheten. Sett ur ett universitetsövergripande perspektiv kan det vara meningsfullt att budgetera och följa upp på verksamhetsområdena utbildning och forskning. Institutionerna kan ha behov av att budgetera per ämne och verksamhetsområde. En forskargrupp har mer fokus på att deras samlade forskning står i centrum när det gäller budget och uppföljning. Den enskilde forskaren har ett behov av att följa upp varje projekt eller aktivitet. Inom Linnéuniversitet är det varje fakultets ansvar att definiera sina kostnadsbärare utifrån sina uppföljningsbehov. För varje enskilt externfinansierat projekt är det dock krav på att en specifik kostnadsbärare läggs upp. Utförligare beskrivning finns i ekonomihandboken. 6.2 Samfinansiering och parallell förbrukning Samfinansiering är kompletterande finansiering och avser den del av projektets totala kostnader som en bidragsfinansiär enligt avtalet inte ersätter. För att samfinansiera används framförallt forskningsanslag men kan också utgöras av externa forskningsbidrag. Samfinansiering kan avse såväl direkta som indirekta kostnader i ett projekt. Exempel: Om bidragsfinansiären enligt avtalet tillåter max 35% påslag för indirekta kostnader samt lokaler, så krävs en samfinansiering av mellanskillnaden av faktisk kostnad och de 35% som bidraget täcker. I avtal där bidragsfinansiären godkänner full kostnadstäckning kan det istället finnas ett krav på samfinansiering av såväl direkta som indirekta 21 (23)
kostnader, dvs. bidragsfinansiären kan bidra med x kronor om universitetet samfinansierar med y kronor. I de avtal där det inte uttalat finns något krav på samfinansiering och där bidragsfinansiären godkänner full kostnadstäckning kan bidragsfinansiären istället ha godkänt ett lägre belopp än det sökta. Detta innebär inte i samma mening att ett behov av samfinansiering finns. Dessa projekt får istället minskas i omfattning så att verksamheten ryms inom beviljat bidrag. Linnéuniversitetet hanterar samfinansiering på följande sätt från och med 2013-01- 01 Externfinansierade forskningsprojekt där bidragsgivaren inte tillåter full kostnadstäckning: samfinansieras av respektive fakultet Externfinansierade forskningsprojekt där bidragsgivaren kräver samfinansiering i form av forskningstid för medverkande forskare: samfinansieringen sker genom att individuellt tilldelad forskningstid från respektive fakultet förläggs till projektet. Om samma projekt dessutom kräver samfinansiering enligt punkten ovan, sker den delen av samfinansieringen enligt principerna för detta. (detta innebär i sådana fall att det blir samfinansiering från två håll) Externfinansiering av forskarstuderande: i de fall fakultetsnämnden godkänner antagande av forskarstuderande där extern part helt eller delvis bidrar till finansieringen åligger det fakultetsnämnden att tillse att institutionen tilldelas medel för att uppnå full kostnadstäckning för såväl doktorandens lön med kringkostnader samt även för kostnaderna kring dennes utbildning. För rutiner och praktisk hantering av samfinansiering, se ekonomihandboken. Samfinansiering ska tillföras i samma takt som det externa bidraget förbrukas. Parallell förbrukning av externa intäkter och anslag ska ske. Alla underskott ska redovisas öppet och bäras av projektet där de uppstår. 7. Projektkalkylering Linnéuniversitets principer för projektkalkylering ska baseras på principerna i detta dokument. Anpassade kalkylmallar för projektkalkylering finns på ekonomiavdelningens hemsida. 22 (23)
8. Fördelning av personalkostnaderna mellan verksamhetsgrenarna Fördelningen sker i dagsläget med hjälp av skattningar, som ska registreras i personalsystemet Primula, vilket innebär att både direkt lön och lönebikostnader automatiskt blir rätt konterade. Fördelning ska göras till korrekt verksamhetsgren 2 ggr per år, inför halvårs- respektive årsbokslut. 9. Budgetavvikelser och kalkyldifferenser I Linnéuniversitetet används direkt lön som påläggsbas. Beräkning av basen för nästkommande års fördelning bygger på budgeterade kostnader för nästkommande år. Om de verkliga kostnaderna avviker ifrån de som beräknats, vilket är troligt, uppkommer avvikelser. Detta gäller på såväl central, fakultet som institutionsnivå. Om det verkliga utfallet av gemensamma kostnader avviker från det budgeterade (täljaren i divisionen), uppstår en budgetavvikelse. Om det verkliga utfallet i fördelningsbasen avviker från det beräknade (nämnaren i divisionen), uppstår en kalkyldifferens. Budgetavvikelser och kalkyldifferenser uppstår på central nivå, fakultetsnivå och institutionsnivå och resultatredovisas där de uppstår. Målsättningen är att få avvikelserna så små som möjligt och noggrant analysera de avvikelser som uppkommer för att sedan kunna besluta om åtgärder beroende på avvikelsernas storlek. Det är en fördel om påläggsprocentsatsen inte ändras alltför ofta, inte minst för projektkalkyleringen. Uppstår mindre avvikelser kan universitetet överväga om dessa ska kvittas mot över- eller underskott från föregående eller kommande år. Är avvikelserna däremot systematiska och/eller uppgår till stora belopp, ska procentsatserna justeras. Procentsatserna bör normalt inte ändras retroaktivt, utan justering sker för nästkommande år. På central nivå regleras idag avvikelserna mot anslagsfinansierad verksamhet i respektive verksamhetsgren, men de regleras inte gentemot fakulteterna eller institutionerna. På fakultetsnivå regleras idag avvikelserna mot de anslagsfinansierade verksamheterna. 23 (23)