Fordonsekonomi och intern kontroll

Revisionsrapport* Fordonsekonomi och intern kontroll Kalmar kommun 24 september 2009 Elisabeth Rye-Andersson Caroline Liljebjörn *connectedthinking

Innehållsförteckning 1 Inledning...1 1.1 Bakgrund och uppdrag...1 1.2 Revisionsfrågor...1 1.3 Metod och avgränsning...1 2 Intern kontroll...2 2.1 Policydokument...2 2.2 Ansvar och organisation...2 2.2.1 Försök med gemensam bilpool...3 2.2.2 Barn- och ungdomsförvaltningens fordon...3 2.2.3 Fastighets- och inköpskontorets fordon...3 2.2.4 Gatu- och park förvaltningens fordon...4 2.2.5 Kultur- och fritidsförvaltningens fordon...4 2.2.6 Omsorgsförvaltningens fordon...4 2.2.7 Samhällsbyggnadsförvaltningens fordon...5 2.2.8 Socialförvaltningens fordon...5 2.2.9 Södermöre kommundelsförvaltnings fordon...6 2.3 Arbetsmiljö...6 3 Fordonsekonomi...7 3.1 Fordonspark...8 3.2 Transportplanering...9 3.3 Upphandling av bilar, service och underhåll samt bränsle...9 4 Sammanfattande revisionell bedömning...10 4.1 Revisionsfrågor...10

1 Inledning 1.1 Bakgrund och uppdrag Kommunen använder sig av en hel del transporter i sin verksamhet och kommunens revisorer har i sin årsplan lagt in en granskning av verksamheten. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kalmar kommun har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers utfört granskningen. 1.2 Revisionsfrågor Revisionsfrågorna är huruvida kommunen har en logistikplanering och en god intern kontroll avseende sitt fordonsinnehav. Kontrollfrågorna som ska besvaras är: Vilka typer av tjänsteresor behöver utföras och till vilka volymer har kommunen beräknat dessa, uppdelat per förvaltning? Vilka typer av fordon behövs? Vilka villkor på fordon ställer kommunen ur arbetsmiljösynpunkt? Hur är ansvar och organisation för verksamheten organiserad? Hur ser nuläget ut avseende fordonsparken? Hur hanteras upphandling av bilar, service och underhåll samt bränsle? Hur hanteras transportplanering? Vilken intern kontroll finns upplagd för verksamheten, ex körjournaler, årskalkyl per bil, bensinförbrukning per bil? Får fordonen användas för privat bruk (hyras)? 1.3 Metod och avgränsning Revisionen har utförts i form av granskning av dokumentation och intervjuer med berörda tjänstemän. Körjournaler från 10 personbilar har matchats mot bränsleförbrukning enligt fakturor. Rapporten är sakgranskad av berörda tjänstemän. 1

2 Intern kontroll 2.1 Policydokument Kommunen har en rese- och tranportpolicy som antogs av kommunfullmäktige den 26 februari 2006. Syftet med policyn är att alla resor ska vara trafiksäkra, kostnadseffektiva och miljöanpassade samtidigt som policyn ska ha jämställdhetsfokus. Policyn innehåller en övergripande beskrivning hur syftet ska uppnås, t ex genom att man får en hög nyttjandegrad av kommunens fordon, att man uppmuntrar användning av cykel för korta resor och att man aktivt uppmuntrar användning av kollektivtrafik. Det finns även specificerat vilka krav som ska gälla vid inköp/leasing av fordon, vid upphandling av resor och transporter, när egna personbilar används i tjänsten, hur föraren av fordonet ska agera samt vilka hänsyn som ska tas vid planering av resa. I första hand bör alternativ till resan övervägas. 2.2 Ansvar och organisation I Kalmar kommun är det transportcentralen som leasar och hyr ut större delen av fordonen inom kommunen. Transportcentralen ingår i fastighets- och inköpskontoret som ligger direkt under kommunstyrelsen. Vid granskningstillfället fanns det 313 interna hyreskontrakt för småbilar, skåpbilar, minibussar, lätta lastbilar, traktorer och andra arbetsredskap. De fördelar sig mellan förvaltningarna enligt följande: Förvaltning Personbilar 1) Skåpbilar 2) Övrigt 3) Totalt Kommunstyrelsen 14 25 4 43 Varav kommunledningskontoret 11 1 12 Varav fastighets- och inköpskontoret 3 24 4 31 Samhällsbyggnadskontoret 4 4 Brandkåren 1 1 Gatu- och parkförvaltningen 2 27 32 61 Kultur- och fritidsförvaltningen 1 6 10 17 Barn- och ungdomsförvaltningen 3 2 5 Socialförvaltningen 34 1 35 Omsorgsförvaltningen 121 11 1 133 Södermöre kommundelsförvaltning 14 14 Totalt 194 71 48 313 1) Personbilar och minibussar. 2) Större och mindre skåpbilar, pick-up och övriga lätta lastbilar. 3) Traktorer, släpvagnar och övriga arbetsredskap. 2

Transportcentralen anskaffar merparten av kommunens fordon inom ramen för upphandlade avtal. Respektive förvaltning ansvarar för driften av fordonet, medan kommunens verkstad anlitas för service och reparation. 2.2.1 Försök med gemensam bilpool De fyra förvaltningarna som har sina kontor vid kvarteret Magistern (fastighetskontoret, gatu- och parkförvaltningen, samhällsbyggnadskontoret och kommunledningskontoret) inledde under hösten år 2008 ett försök med gemensam bilpool. Bilpoolen består av 10 personbilar som kan bokas via kommunens intranät. Nycklar och bensinkort hämtas i Stadshusets reception och återlämnas tillsammans med kvitto från tankningen. Körjournaler finns i bilarna och ska föras vid alla resor. Under försöksperioden har respektive förvaltning ansvarat för bilarnas skötsel. Vid granskningstillfället höll försöksperioden på att utvärderas. Enligt preliminära uppgifter har syftet att öka utnyttjandet av kommunens bilar och samtidigt minska tjänsteresorna med privata bilar uppnåtts. Diskussioner pågår om att permanenta bilpoolen, men ansvarsoch kostnadsfördelningen måste först lösas. 2.2.1.1 Stickprov Körjournaler från 2 bilar har granskats och matchats mot bensinförbrukning enligt fakturor under 3 månaders tid. Bensinförbrukningen bedöms som rimlig under den granskade tidsperioden. Körjournalerna är i allt väsentligt ifyllda enligt instruktionerna. 2.2.2 Barn- och ungdomsförvaltningens fordon Barn- och ungdomsförvaltningen har en personbil, två minibussar, en pick-up och en skåpbil. Fordonen används till verksamhetsbesök på de olika enheterna, elev- och mattransporter, postturer till enheterna samt till externa postkontor. Barn- och ungdomsförvaltningen har en Toyota Yaris Verso som får hyras av personalen inom förvaltningen under vardagskvällar, helger och andra arbetsfria dagar. 2.2.3 Fastighets- och inköpskontorets fordon Vid fastighets- och inköpskontoret finns tre personbilar varav två ingår i ovan nämnda bilpool. Den tredje används av personalen på inköpsavdelningen. Enheten drift- och service, som ansvarar för drift, skötsel och underhåll av kommunens fastighetsbestånd, har 20 stycken skåpbilar, verkstaden har 2 och centralförrådet har en. Städavdelningen förfogar över en Citroën Jumpy. Det finns inga dokumenterade instruktioner angående hanteringen av fordonen, men ansvaret för dem ligger hos respektive enhetschef. Uppföljning av kostnaderna görs mot 3

budget. Fordonen får inte användas för privata körningar. Eventuellt kan det medges att fordonet tas hem på kvällen om man har en tidig avresa inom tjänsten efterföljande dag. 2.2.4 Gatu- och park förvaltningens fordon Gatu- och parkförvaltningens två personbilar tillhör bilpoolen vid Stadshuset. För övrigt finns inom förvaltningen 27 skåpbilar som främst används inom drift och underhåll. Många är av typen pick-up. Det är enhetscheferna som har huvudansvaret för fordonen, men det finns även en ansvarig utsedd, per fordon, som svarar för tvätt, skötsel och lättare underhåll. Det finns inga dokumenterade riktlinjer för användandet av fordonen. Fordonen kan få tas hem över natten t ex vid jourtjänstgöring vintertid. 2.2.5 Kultur- och fritidsförvaltningens fordon Inom kultur- och fritidsförvaltningen finns det en personbil, som bland annat används då personal från huvudbiblioteket besöker skolorna. Fritidsgårdarna har en minibuss som kommer att bli bokningsbar för att utnyttjas bättre. Den används i dagsläget till fritidsgårdarnas aktiviteter samt till sommarlägerverksamhet. För övrigt utgörs fordonsparken av fem skåpbilar som används vid skötsel idrottsanläggningar och fritidsgårdar. Personal vid respektive arbetsställe är ansvariga för skötsel av fordonen. I kultur- och fritidsförvaltningens verksamhetshandbok finns riktlinjer för användandet av personbilen vid huvudbiblioteket. För övriga leasingbilar anges endast att körjournal ska finnas och fyllas i vid varje körtillfälle. Kultur- och fritidsförvaltningen planerar att se över resandet i förvaltningen inom kort. 2.2.6 Omsorgsförvaltningens fordon Omsorgsförvaltningens fordon fördelar sig på de olika verksamheterna enligt följande: Verksamhet Antal fordon LSS 45 Hemtjänsten 30 HSL-enheten 23 Kommunrehab 22 Habteamet 6 Myndighetshandläggare 4 Administration 2 Totalt 132 Fordonen utgörs av personbilar, vissa med kombi, minibussar och skåpbilar för transport av mat. Hemtjänstgrupperna hjälper brukarna i centralorten och Smedby att beställa mat från vissa matvaruaffärer via Internet. Kommunens fordon används för att leverera varorna 4

till brukarna enligt ett förutbestämt schema. Inom hemtjänsten används fordon av typen Ford Focus och Toyota Corolla. Inom LSS används fordonen främst för att transportera brukarna. En del fordon är stationerade vid särskilda boenden. Så är fallet bl a inom team autism och team psykiskt funktionshindrade. Team daglig verksamhet/sysselsättning har ett antal minibussar och skåpbilar ute i de olika verksamheterna. I verksamhetshandboken anges att verksamhetscheferna tecknar lång- och korttidskontrakt för leasingbilar medan enhetscheferna har möjlighet att teckna korttidskontrakt. Riktlinjerna anger även att det ska föras körjournal samt vilken intern kontroll som ska utföras. Det är enhetscheferna som har ansvaret för fordonen, men det finns även en bilansvarig utsedd per fordon. Den personen har ansvar för den yttre skötseln, tankkort, att boka tider för service, däckbyten mm. Nycklar och bensinkort hålls inlåsta när de inte används. Vissa tankkort finns på bensinstationen Preem på Törnebyvägen i Kalmar. På bensinkvittot ska namn och registreringsnummer antecknas. Då fakturan kommer bockas alla poster av mot inlämnade kvitton. En bedömning görs huruvida den tankade volymen bränsle är rimlig. 2.2.6.1 Stickprov Vi har granskat körjournaler från 6 bilar inom hemtjänsten och 2 bilar inom LSS. Bensinförbrukningen har jämförts med körd sträcka enligt körjournalen under perioder av 3 till 6 månader från augusti 2008 till maj 2009. Körjournalerna har stämts av mot vägmätarställningen vid senaste besiktning i transportstyrelsens bilregister alternativt mot avläst mätarställning vid senaste servicetillfälle. Körjournalerna är i stort sett ifyllda enligt beskrivningen i förvaltningens riktlinjer, men i flera journaler saknas notering om när tankning har skett. Kvitton från tankningarna saknar ibland notering om namn och registreringsnummer, vilket försvårar uppföljningen. Bensinförbrukningen har jämförts med tillverkarens rekommendationer för blandad körning och bedöms som rimlig i samtliga fall. 2.2.7 Samhällsbyggnadsförvaltningens fordon Utöver de 4 personbilar som hyrs av transportcentralen och används i den centrala bilpoolen har samhällsbyggnadsförvaltningen 7 specialutrustade minibussar för lantmäteriverksamheten. Bussarna har köpts in av förvaltningen. 2.2.8 Socialförvaltningens fordon Socialförvaltningen har 34 personbilar inklusive minibussar varav 10 är stationerade vid Riskvarnen i Kalmar. Bilarna vid Riskvarnen används till hembesök, besök vid institutioner, i familjehem och hos myndigheter. Verksamheten karakteriseras av att både korta och 5

långa resor behöver utföras. Förvaltningen ska se över rutiner kring bilarna och användandet av dem som ett led i att bli mer kostnadseffektiva. Bland annat har man tittat på alternativkostnaden till användningen av kommunens bilar. För längre resor är det dyrare alternativ, t ex leasing av fordon externt eller taxi, som står till buds. För kortare resor inom Kalmar finns 6 kommuncyklar samt en el-cykel. Intresse finns att samverka med bilpoolen vid Stadshuset. Socialchefen har det övergripande ansvaret och tecknar samtliga hyresavtal med transportcentralen. Sektionschefen ansvarar för fordonen inom respektive verksamhet. En vaktmästare har hand om skötseln d v s tvätt och städ samt tar bilarna till service. En annan vaktmästare gör en månadsvis uppföljning av hur mycket bilarna används baserad på uppgifter från verkstaden. Verksamhetshandboken håller just på att uppdateras med avseende på hanteringen av socialförvaltningens leasingbilar. De uppdaterade riktlinjerna är inte antagna av nämnden ännu, men de omfattar körjournal, kvittohantering, tankkort och intern kontroll. I dagsläget finns körjournaler i alla bilar och de gås igenom en gång per år. En rimlighetsbedömning görs om tankningarna överensstämmer med körda mil. Bilarna får inte användas privat och ska de tas hem över natten måste det godkännas av närmaste chef. 2.2.9 Södermöre kommundelsförvaltnings fordon Södermöre kommundelsförvaltning har 14 bilar som används inom omsorgen vid Ljungbyhemmet, Möregården och Björkhaga. Det är främst hemtjänsten och sjuksköterskorna som använder fordonen. Utöver personbilarna finns det en buss som används vid mattransporter. En skriftlig instruktion angående rutiner och riktlinjer kring fordonen håller på att utarbetas. Intervjuer som gjorts med enhetscheferna vid de tre boendena visar att rutinerna i stort sett överensstämmer med de rutiner som används inom omsorgsförvaltningen. Fordonen får inte användas för privat bruk. 2.3 Arbetsmiljö Enligt rese- och transporpolicyn ska fordon som köps in eller leasas uppfylla följande krav: ha alkolås, ha förstahjälpenutrustning och reflexväst, vara säkerhetsklassade med minst 4 EuroNcap, ha antisladdsystem (EPS); och 6

uppfylla Vägverkets miljöbilsdefinition alternativt miljöklass 5, Euro3 eller motsvarande. Biogasbilar ska prioriteras. Egna bilar (privatbilar) som används i tjänsten bör uppfylla samma säkerhets- och miljökrav som tjänstebilar och förmånsbilar. Som rekommenderad miniminivå gäller att bilen ska ha en tjänstevikt över 1 000 kg, ha trepunktsbälte som används, ha krockkudde på förarplatsen och uppfylla minst 1989 års avgaskrav. Vid anskaffning av arbetsfordon ska de vara utrustade för ändamålet samt i övrigt följa standarder och rekommendationer. Inom hemtjänsten är önskemålet ibland att fordonet ska ha fyrhjulsdrift. 3 Fordonsekonomi Transportcentralen leasar alla fordon under 3,5 ton. Leasingtiden är 60 månader och restvärdet sätts normalt till 20 %. I det interna hyresavtalet med förvaltningen ingår en månadskostnad som baseras på avskrivningstiden 8 år och 5 % ränta. Kostnaden inkluderar även skatt, försäkring, service, underhåll, däck, besiktning, reparationer som räknas till normalt slitage etc. I normalkalkylen beräknas den årliga körsträckan understiga 2 000 mil. En gång om året gör transportcentralen en uppföljning av verklig driftskostnad mot budgeterad per fordon. Avvikelser analyseras tillsammans med förvaltningen och beror oftast på att den årliga körsträckan överstiger 2 000 mil och/eller fler skador på bilen än normalt. Dessa fördyringar kan leda till att hyran höjs. Fordonen används normalt under 8 år vilket leder till att kommunen äger fordonen under de tre sista åren. Därefter säljs de flesta fordonen via Kvarndammens Bilauktioner. Målet är att verksamheten vid transportcentralen ska vara självfinansierad och det har uppnåtts de senaste åren med endast mindre positiva avvikelser till följd av realisationsvinster vid avyttring av fordon. Tabellen visar kommunens kostnader för fordon under 3,5 ton för åren 2003 till 2008: Kostnad (kkr) 2003 2004 2005 2006 2007 2008 Bilersättning 2 236 2 198 2 087 2 142 2 066 2 011 Leasing fordon, internt enligt avtal 10 971 11 703 12 248 13 196 14 118 15 842 Drivmedel 4 984 5 426 6 421 7 029 6 589 7 345 Summa 18 191 19 327 20 756 22 367 22 773 25 198 Sett över de senaste 6 åren har kostnaderna för bilersättningar minskat i linje med kommunens rese- och transportpolicy. Kostnaderna för drivmedel har ökat totalt sett medan 7

bensinkostnaderna legat i stort sett stilla. Ökningen kan istället tillskrivas bränsleslagen biogas, diesel och etanol. Vid varje servicetillfälle noterar verkstaden mätarställningen på fordonen. Baserat på uppgifter om 224 fordon som har varit inne på service vid mer än två tillfällen under de senaste åren har den årliga körsträckan per fordon beräknats. Beräknad genomsnittlig årlig körsträcka 70 60 50 Antal fordon 40 30 20 10 0 0-500 501-1000 1001-1500 1501-2000 2001-2500 2501-3000 3001-3500 3501-4000 4001-4500 4501-5000 5001-5500 5501-6000 Antal mil De framräknade värdena är baserade på perioder sträcker sig från ca 100 dagar till över 600 dagar, men kan ändå ses som en indikation på hur mycket kommunens bilar utnyttjas. 3.1 Fordonspark Av kommunens 194 personbilar är 109 stycken av märket Ford, 32 är från Opel, 30 är från Toyota, 12 är från VW koncernen, 3 från Skoda, ytterligare 3 från Subaru och resterande representeras av bilar från Fiat, Renault, SAAB, Seat och Volvo. Bland fordon som skåpbilar, minibussar och lätta lastbilar med en totalvikt under 3,5 ton, som totalt utgör 71 fordon, är det vanligaste märket VW där 29 stycken kommer ifrån. Andra vanliga märken är Ford och Opel. År 2008 var 114 av ovanstående fordon klassade som miljöbilar. Av dessa fordon drevs 104 stycken med etanol och 8 med biogas. 2 stycken var miljöklassade dieselbilar. Det är en ökning med 34 fordon jämfört med året innan. 8

Minibussar har alkolås som standard. I övriga personbilar sätts alkolås in när förvaltningen så önskar. Den genomsnittliga åldern på de fordon som hyrs ut via transportcentralen är ca 4 år. Vissa fordon köps in direkt av förvaltningarna. Det rör sig oftast om specialfordon som t ex brandbilar, bokbussar, utrustade bussar till samhällsbyggnadsförvaltningen, släpvagnar och redskap inom gatu- och parkförvaltningen. 3.2 Transportplanering Inom både omsorgsförvaltningen och socialförvaltningen finns det ansvariga utsedda som har till uppgift att samordna så att förvaltningens fordon utnyttjas optimalt. I hemtjänsten sker planering utifrån personalens scheman samt diskuteras på morgonmöten. Kommunen har cyklar som används inom tätorterna. Fordon som används av hemtjänsten, utnyttjas även av kvälls- och nattpatrullerna. Socialförvaltningen har 10 fordon som kan bokas elektroniskt. Användningen av dessa ska styras av vissa riktlinjer som håller på att utarbetas. Bland annat vill man fastställa vilka principer som ska gälla vid bokning så att fordonen utnyttjas maximalt. 3.3 Upphandling av bilar, service och underhåll samt bränsle För småbilar finns ramavtal med Råbergs Bil när det gäller Ford, Rydbergs Motor för Skoda och Mats Strömberg Bil AB för Citroën. Dessa ingick in en länsupphandling som gällt sedan februari 2008. För hantverksbilar begärs offerter in från 2-3 stycken leverantörer. Transportcentralen arbetar i samarbete med inköpsavdelningen. Bränsle betalas av förvaltningarna, men bensinkort från Preem kan beställas hos Transportcentralen eftersom kommunen har avtal med dem. Om kunden önskar ett annat bensinbolag får de ordna kortet på egen hand. Service och underhåll utförs av kommunens egen verkstad och ingår i månadshyran. Vid skadereparationer köps ibland tjänster från märkesverkstäder. Kommunen har ett storkundsavtal med Länsförsäkringar när det gäller fordonsförsäkringar. Transportcentralens fordon ska täcka kommunens basbehov. Om tillfälliga behov uppstår hyrs fordon genom Hertz, som kommunen har ett prisavtal med. 9

4 Sammanfattande revisionell bedömning Med underlag av den granskning vi genomfört bedömer vi att de granskade nämnderna har en god intern kontroll över sina fordon. Det grundar vi på att det finns ett kommunövergripande policydokument som tydligt styr verksamheten. Transportcentralen samordnar anskaffandet av de flesta av kommunens fordon. De tar hänsyn till de krav som ställs på fordonen utifrån trafiksäkerhet och miljöpåverkan vilket stämmer överens med kommunens policydokument. Av de granskade förvaltningarna har flertalet dokumenterade riktlinjer kring hanteringen av fordonen. Baserat på de granskade fordonen anser vi att riktlinjerna följs. Vi rekommenderar samtliga nämnder att genomföra stickprovskontroller avseende antal körda mil i förhållande till förbrukade liter för att bedöma rimligheten i bränsleförbrukningen. Vidare bedömer vi att granskade nämnder har en god uppföljning av sin fordonsekonomi och att de har en relativt ny och ändamålsenlig fordonspark. Enligt rekommendationen från Transportcentralen ska fordonen servas en gång per år. Detta ingår i internhyran och medför inte någon ökad kostnad för förvaltningarna. Vi anser att det är viktigt att denna rekommendation följs för att bilparken ska vårdas optimalt. 4.1 Revisionsfrågor Vilka typer av tjänsteresor behöver utföras och till vilka volymer har kommunen beräknat dessa, uppdelat per förvaltning? Omsorgsförvaltningen använder 61 % av kommunens personbilar och tillsammans med socialförvaltningen når de upp till 80 %. Fordonen används främst av hemtjänsten, men även av sjuksköterskor inom hemsjukvården och kommunrehab. Inom LSS används de flesta fordonen till att transportera brukare som inte kan åka kollektivt. Socialförvaltningen besöker institutioner, familjehem och myndigheter samt gör hembesök. Förvaltningarna identifierar ett behov och kontaktar Transportcentralen som går igenom verksamhetens önskemål enligt en ISO-certifierad mall. Det är förvaltningarnas behov som styr Transportcentralens dimensionering. Enligt deras policy ska de inneha fordon för att klara kommunens basbehov. Vår bedömning är att planeringen av transportbehovet är relevant. Vilka typer av fordon behövs? Transportcentralen hyr ut 194 personbilar och minibussar, 71 fordon av typen skåpbilar, lätta lastbilar etc samt 48 traktorer, släpvagnar och övriga arbetsredskap. Utöver det finns vissa specialfordon som köps in direkt av förvaltningarna t ex räddningsfordon, bokbussar etc. 10

Vilka villkor på fordon ställer kommunen ur arbetsmiljösynpunkt? Enligt rese- och transportpolicyn ska fordon som leasas eller köps in ha alkolås, vara säkerhetsklassade med minst 4 EuroNcap, ha antisladdsystem (EPS) samt uppfylla Vägverkets miljöbilsdefinition alternativt miljöklass 5, Euro 3 eller motsvarande. I policyn anges även krav på egna personbilar som används i tjänsten. Vår bedömning är att bilparken anpassas till kraven. När det gäller alkolås sätts det in i alla minibussar samt i övriga personbilar när förvaltningen så önskar. Kostnaden för alkolås är ca 13 000 kronor per bil i inköp och ca 1 000 kronor per år i driftskostnader för bland annat kalibrering. Hur är ansvar och organisation för verksamheten organiserad? Transportcentralen leasar merparten av kommunens fordon och hyr i sin tur ut dem till förvaltningarna. Respektive förvaltning ansvarar för driften av fordonet, men internhyran inkluderar service och normala reparationer som utförs av kommunens verkstad. Flera förvaltningar använder sig av MobilCenter för tvätt och bilvård. Hur ser nuläget ut avseende fordonsparken? Fordon med en totalvikt under 3,5 ton används i ca 8 år. I nuläget är genomsnittsåldern på fordonsparken drygt 4 år. Ca 5 % av fordonen är äldre än 8 år. 36,3 % av fordonen är klassade som miljöbilar. Hur hanteras upphandling av bilar, service och underhåll samt bränsle? För leasing av småbilar används en länsupphandling som gällt sedan februari 2008. Tre märken och bilfirmor ingår i upphandlingen: Ford, Skoda och Citroën. För hantverksbilar begärs offerter in från 2-3 leverantörer. Kommunen har avtal med bensinbolaget Preem. Hanteringen bedöms som ändamålsenlig. Hur hanteras transportplanering? Inom omsorgsförvaltningen och socialförvaltningen finns det ansvariga som har till uppgift att på ett övergripande plan samordna utnyttjandet av förvaltningens fordon. Den dagliga planeringen sker ute i verksamheterna av planeringsansvariga inom hemtjänsten, arbetsledare inom gata/park och fastighetsavdelningen. På den administrativa sidan används elektroniska bokningssystem och försök med bilpool för att underlätta samordningen. Vår bedömning är att transportplaneringen håller på att anpassas för att optimera nyttjandet och att man utvecklar samverkan där så kan ske. Vilken intern kontroll finns upplagd för verksamheten, t ex körjournaler, årskalkyl per bil, bensinförbrukning per bil m fl? Transportcentralen gör varje år en uppföljning per fordon där budgeterad driftskostnad jämförs med verkligt utfall. Vid avvikelser kontaktas respektive förvaltning för att diskutera vad som orsakat differensen samt vilka åtgärder som behöver vidtas. 11

Riktlinjer som bland annat anger att körjournaler ska användas finns inom de flesta förvaltningar. För de som saknar skriftliga riktlinjer bör sådana upprättas för personbilar. Socialförvaltningen överväger att införa att personalen ska registrera mätarställning och registreringsnummer vid tankning på Preem. Detta kan göras i samband med betalning med kortet och uppgifterna finns sedan med på fakturan. Det kan med fördel användas som ett sätt att stärka den interna kontrollen även inom övriga förvaltningar. Vi bedömer att den interna kontrollen på de granskade nämnderna är tillfredsställande. Får fordonen användas (hyras) för privat bruk? Barn- och ungdomsförvaltningen har en Toyota Yaris Verso som får hyras av personalen inom förvaltningen under vardagskvällar, helger och andra arbetsfria dagar. Skriftliga rutiner finns och uthyrningen strider inte mot den centrala policyn Vid övriga förvaltningar får fordonen inte hyras för privat bruk. Under vissa förutsättningar kan de få tas hem under natten t ex vid jourtjänstgöring eller tidig avresa påföljande dag. 12

Bilaga Cyklar Enligt Kalmar kommuns rese- och transportpolicy ska kommunen aktivt uppmuntra användning av cykel för korta resor samt skapa förutsättningar för att använda cykeln som transportmedel i tjänsten. Förvaltningarna har tillfrågats om det finns möjlighet för de anställda att låna cyklar och alla har svarat att så är fallet. Ungefärligt antal cyklar per förvaltning framgår av tabellen nedan. Förvaltning Cyklar Kommunstyrelsen 5 Varav kommunledningskontoret 4 Varav fastighets- och inköpskontoret 1 Samhällsbyggnadskontoret 5 Brandkåren 2 Gatu- och parkförvaltningen 2 Kultur- och fritidsförvaltningen 5 Barn- och ungdomsförvaltningen 2 Socialförvaltningen 11 Omsorgsförvaltningen 100 Södermöre kommundelsförvaltning 2 Totalt 134 Samhällsbyggnadskontoret och socialförvaltningen har båda nyligen anskaffat varsin elcykel, som går ca 6 mil på en laddning. Skulle cykel kunna ersätta bilresor i större utsträckning? Gatu- och parkförvaltningen menar att fler skulle välja cykel om det fanns en cykelpool som var känd och där man visste att cyklarna var hela och fungerande. Fritid- och kulturförvaltningens cyklar utnyttjas flitigt och de uppger att det vanligaste alternativet till cykel inom centrala Kalmar är promenad. Barn- och ungdomsförvaltningens två cyklar används ungefär en gång/vecka så det finns utrymme att nyttja dem mycket mer. Användandet av socialförvaltningens cyklar ökar hela tiden och får de god erfarenhet av el-cykeln bedömer de att antalet bilresor kommer att reduceras ytterligare. Inom omsorgsförvaltningen är det en ambition att ersätta fler bilresor med cykel. Frågan är aktuell inom förvaltningen. Södermöre kommundelsförvaltning är främst verksam på landsbygden och i många fall är cykel inget alternativ. Det finns dock en cykel vid förvaltningskontoret och en i hemtjänstgruppen i Ljungbyholm. 13