VALLENTUNA KOMMUN REVISIONEN MISSIV 20L3-t2- t8 KOMMUNSTYRELSEN Grnskning v ntern kontroll - tillförlitlighet i system och rutiner för leverntörsfkturor inklusive mnuell utbetlningr hr på uppdrg v oss förtroendevld revisorer grnskt tillftirlitlighet i system och rutiner för hntering v leverntörsfkturor inklusive mnuell utbetlningr. Vårt vl v grnskningsinsts utgår från den väsentlighets- och risknlys som genomftjrdes inför revisionsåret 2013. Vi delr de bedömningr som gör i grnskningsrpporten. Vår smlde bedömning är tt den intern kontrollen vseende tillförlitlighet i system och rutiner für hntering v leverntörsfkturor är i huvudsk tillräcklig men kn förbättrs. Följnde ikttgelser ligger till gnrnd för bedömningen: Det finns dokumenterde riktlinjer/nvisningr kring hntering v leverntörsfkturor och det finns en fungernde intern kontroll. Två verifieringr hr gjorts v kommunens genomförd kontroller 2012. Det finns en årlig uppftiljning v ttest och behörighet och det finns en forteckning över be slutsttestnter och ndr tte stnter. F örteckningen är dock inte ktuell. Verifiering v ttest visr på tt tio fll inte stämmer överens med kommunens ftirteckning. Det skns en skriftlig rutin för när uppföljning eller vslut v behörigheter sk ske. Kommunens ekonomisystem sknr spärrr som omöjliggör tt en hndläggre som rbetr med den löpnde fktureringen även kn registrerr ny leverntörer. Dett är en brist. Enligt uppgift hr denn brist identifierts v kommunen och åtgärdts genom tt inte tilldel behörigheter som inkluderr både möjlighet tt registrerny leverntörer och ttesträtt. REVISION EN TUNA TORG 1 ' 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00.FAX 0B-587 850 88 KOMMUN@VALLENTUNA. S E WWW.VALLENTUNA. SE Vllentun kommun
VALLENTUNA KOMMUN REVISION EN MISSIV 2013-t2-t8 KOMMUNSTYRELSEN Kommunen hr en väsentlig ndel leverntörer i leverntörsregistret som förekommer fler än en gång. Vidre bedömer vi tt den intem kontrollen inte är tillräcklig vseende hnteringen v mnuell utbetlningr. Följnde ikttgelser ligger till grund flor bedömningen: Vid verif,rering visde det sig tt tillräckligt med underlg skndes på ekonomivdelningen. 15 v underlgen inkom fürst efter förfrågn under grnskningens gång från ft)rvltningrn. Dessutom bedöms tvã v de mnuell utbetlningrî inte innehåll den informtion som behövs för tt kunn förstå och kontroller betlningrn. I syfte tt stärk den intern kontrollen bedömer vi tt den centrl ekonomivdelningen bör förbättr kontrollen v underlg för de mnuell utbetlningrn. Revisorern utgår frän tt Kommunstyrelsen vidtr relevnt åtgärder som följd v grnskningen och scdn redovisr dess iill Kommunfullmäktige enligt rúin1.2.39. För revisorern Distribution v grnskningsrpport - Grnskning v inköp och upphndling (rmvtl) Kommunstyrelsen Kommunfullmäkti ges presidium Kommundirektören Chefsekonomen REVISIONEN TUNA TORG 1. 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00. FAX 08-587 850 88 KOMMUN @VALLENTU NA. SE WWW.VALLENTUNA. SE Vllentun kommun
www.pwc.se Revisionsrpport Crin Hultgren Cert. kommunl reuisor SofiNylund SndrFeiff HnnHolmberg Intern kontroll - tílffirlítlíghet i sastern och rutíner för Ieu er snt ö r sfø,ktur or ínkl. rnc,nuell utb et q.inírz.g sr t8 december zotg pwe
Grnskning v intern kontroll i system och rutiner för leverntörsutbetlningr inkl. mnuell utbetlningr 2O13-12-18 SofiøNglund Projektledre Ccrrínllultgren Uppdrgsledre
Grnskning v intern kontroll i system och rutiner för leverntörsutbetlningr inkl. mnuell utbetlningr Innehãllsforteckníng 2.1. DD DA 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 4.L. 4.2. 5.1. 5.2. 6.t. Bkgrund Syfte, revisionsfråg och kontrollmål Revisionsmetod och vgränsning... Styrnde och stödj nde dokument... Intervjuer med berörd tj änstemän... Intern kontroll... Hntering v leverntörer i kommunens leverntörsregister.. Styrnde och stödjnde dokument... Rutin för upplägg och borttg v ttest och behörigheter Styrnde och stödjnde dokument. Intervjuer med berörd tj änstemän... Avstämning mot kontrollmål 17 3 3 3 5 6 6 9 11 t2 15 15
r. Snntnørnfuttníng hr på uppdrg v de förtroendevld revisorern i genomfört en grnskning vseende tillförlitlighet i system och rutiner för hntering v leverntörsfkturor inklusive mnuell utbetlningr. Den intern kontrollen bedöms enligt följnde ordning; tillräcklig, i hur,'udsk tillräcldig, inte tillräcklig. Efter genomförd grnskníng bedömer ui tt deninterno"kontrollen useende ti%forlitlighet i system och rutiner för hntering u leuerntörsfkturor ör i huuudsktillräcklig. Följnde ikttgelser ligger till grund för bedömningen vseende hnteringen v leverntörsfkturor: Det finns dokumenterde riktlinjer/nvisningr kring hntering v leverntörsfkturor. Vår bedömning är tt det finns en fungernde intern kontroll. Två verifìeringr hr gjorts v kommunens genomförd kontroller 2012. Det finns en årlig uppföljning v ttest och behörighet. Vi bedömer tt det finns en förteckning över besiutsttestnter och ndr ttestnter, vi bedömer dock tt förteckningen inte är ktuell. Verifìering v ttest visr på tt tio fll inte stämmer överens med kommunens förteckning. Det skns en skriftlig rutin för när uppföljning eller vslut vbehörigheter sk ske' Kommunen köper tjänsten för scnning v fkturor v ett externt företg. Kommunens ekonomisystem sknr spärrr som omöjliggör tt en hndläggre som rbetr med den löpnde fktureringen även kn registrerr ny leverntörer. Vi bedömer dett som en brist. Enligt uppgift hr denn brist identifìerts v kommunen och åtgärdts genom tt inte tilldel behörigheter som inkluderr både möjlighet tt registrer ny leverntörer och ttesträtt. Vi kn konstter tt kommunen hr en väsentlig ndel leverntörer i leverntörsregistret som förekommer fler än en gång. Vidre bedömer ui tt deninternkontrollenínte är tillräcklig ouseende hntering en ou mnuell utb etlning or. Följnde ikttgelser ligger till grund för bedömningen vseende hnteringen v mnuell utbetlningr; Vid verifìering v mnuell utbetlningr frmkom tt smtlig grnskde underlg hr kontrollerts v skgrnskre och ttestnt. December 201 3 1 v 18
I syfte tt stärk den intern kontrollen bedömer vi tt den centrl ekonomivdelningen bör förbättr kontrollen v underlg för de mnuell utbetlningrn. Vid verifiering visde det sig tt tillräckligt med underlg skndes på ekonomivdelningen. 15 v underlgen inkom först efter förfrågn under grnskningens gång från förvltningrn. Dessutom bedöms två v de mnuell utbetlningrn inte innehåll den informtion som behövs för tt kunn förstå och kontroller betlningrn. I öwigt hänvisr vi till vsnitt 6 där vstämning mot kontrollmål sker. 2v 18
qd t- InIednílr.g 2.7. Bøkgrund Av kommunllgen frmgår tt kommunens nämnder och styrelser sk h kontroll över sin verksmhet. Dett innebär tt nämndern själv nsvrr för tt h en ändmålsenlig styrning så tt verksmheten bedrivs på ett effektivt sätt, tt det finns säkr rutiner som förhindrr förluster och som säkerställer tt redovisningen är rättvisnde. Rutiner och system för hntering v leverntörsfkturor och utbetlningr vseende sådn utgör ett väsentligt riskområde. Att h väl fungernde rutiner och system är således viktigt för tt upprätthåll en säker hntering v leverntörsfkturor och utbetlningr relterde till dess. Revisonsinstser genomförs utifrån en risknlys. Dess rutiner och system hnterr mång leverntörer, stor trnsktionsvol rmer och smmntget stor belopp (väsentlighet). Det finns risker för såväl oegentligheter som förtroendeskd (risk). Dess fktorer utgör skäl för grnskning v området. 2.2. Sgfte, reuísíonsfrãg och kontrolhnùi Grnskningen sk besvr följnde revisionsfråg: Är den intern kontrollen tillräcklig ouseende system och rutíner för hntering u leu er nt ör sfktur or inklusiu e mnuello" utb et lning r? Följnde kontrollmål sk besvrs inom rmen för denn grnskning: O Det finns dokumenterde riktlinjer/nvisningr kring hntering v leverntörsfkturor. Det finns en ktuell förteckning över beslutsttestnter och eventuellt ndr ttestnter. Det finns en smld dokumenttion över vilk som hr behörighet i scnningssystemet och vilken behörighet de hr. Upplägg vbehörigheter i scnningssystemet sker utifrån tillräcklig underlg och v behörig person. Upplägg v ny behörigheter smt v förändringr vbehörigheter följs upp regelbundet. Upplägg v ny leverntörer i leverntörsregistret sker v oberoende person, det vill säg v någon nnn än den som löpnde rbetr med fkturhnteringen. Fkturor och utnordningr innehåller den informtion som behövs för tt kunn förstå och kontroller betlningrn. 2.5. Reuisíonsrnetod och o:grärl.snírl.g Grnskningen sker genom dokumentstudier v tillämplig styrdokument och rutinbeskrivningr. Berbetning och grnskning sker även vviss register och underliggnde räkenskpsmteril. Intervjuer sker med berörd befttningshvre. Verifiering v tt identifierde nyckelkontroller fungerr konsekvent över tiden. 3 v 18
Verifiering sker genom test v smtlig identifìerde nyckelkontroller för tt säkerställ tt de utförs konsekvent över tid. Rpporten hr vrit föremål för fktvstämning. December 201 3 4v18
3. Rufinerfrrhsntering u leuerc:ntörsfø,knlror 5.7. Stgrnde och stöqiønde dokutnent Vlientun kommun hr ett ntl styrnde och stödjnde dokument kring hnteringen v leverntörsfkturor. Nedn ges en kort beskrivning v de dokument som kommunen bedömt relevnt för denn grnskning gällnde leverntörsfkturor. Ekonomivdelningen Dokument skpdes v kommunledningskontoret zorz och innefttr instruktioner för dministrtionen v leverntörsreskontrn. Instruktionen beskriver blnd nnt hur dministrtörern stegvis genomför olik moment i huvudboken Control, såsom tt: mkuler eller rder leverntörsreskontrposter, stämm v Control och Plusgirot, stämm v leverntörsskulden och nkomstregistrerde leverntörsfkturor. Dokumentet finns tillgängligt för medrbetre inom kommunen på intrnätet och sk lltid innehåll ktuell uppgifter. Leverntör Dokumentet är utformt v kommunledningskontoret 2ot2, (senst reviderd zotg-o8-27) och innefttr instruktioner för dministrtionen v leverntörsreskontrn. Instruktionen beskriver blnd nnt hur dministrtörern sk gå tiil väg vid registrering v ny leverntörer och mnueli Ieverntörsfkturor smt mkuler leverntörsfkturor. Endst ekonomipersonlen på kommunledningskontoret mkulerr betlningsuppdrg hos PÌusgirot och i Control vi uppdrg som erhålls vi e-post. Dokumentet finns tillgängligt på intrnätet. Anvisningr inköp Dokumentet är utformt v kommunledningskontoret zorz och innehåller nvisningr för tillåtn inköpssätt smt vseende de leverntörer kommunen får hndl från. Smtlig inköp i kommunen, ovsett inköpssätt, sk ske enligt lgen om offentlig upphndling (LOU) och måste görs från upphndlde leverntörer där vtl finns. De inköpssätt som får tillämps nges vr inköp mot fktur, kommunens inköpskort, hndkss, utlägg vi lönesystemet smt kontnter som nställd erhållit i förskott. Anvisningrn nämner tt det är respektive chefs nsvr tt informer nställd som gör utlägg i tjänsten om gällnde inköpsrutiner. DCE-Admin (Document Center Enterprise) Dett dokument utgör en instruktion för kommunens DCE-dministrtörer (Document Center Enterprise) och är utformt zorz. Vrje förvltning hr sin egen DCE-dministrtör vrs uppgift innefttr tt hnter de olik gruppköern, lägg upp nvändre och behörigheter som ttestnt och skgrnskre, lägg upp ny konton till kontering smt ge support till nvändrn. Det finns cirk 65o nvändre i DCE, vrje nvändre kn själv lägg in en vikrie i systemet. 5v18
I instruktionen beskrivs bl DCE-dministrtörerns hntering v gruppkön leuerntörsregistrering.här hmnr ny leverntörer som inte finns registrerde i Controls leverntörsregister smt fkturor från fctoringbolg. Vidre beskrivs möjtighet tt styr utvld fkturor till gruppkönuliderkontering som möjliggör extr kontroller v konteringen under exempelvis upplärningsfsen v ny personl. Vlider objekt är ytterligre en kö som nvänds för särskild kontroll v underlg för fkturor på utvld konton såsom representtion. 5.2. Interujuer rned berörd Çjänstetnän I smbnd med grnskningen hr intervjuer skett med berörd tjänstemän på ekonomivdelningen. Intervjuern hr blnd nnt innefttt en genomgång v orgnistion, nsvr och väsentlig rutiner, vilk redogörs för nedn. Orgnistion och nsvr hr under zorz och zor3 uppdtert kommunens intrnät som numer innefttr ekonomivdelningens ktuell styrnde och stödjnde dokument. Ekonomivdelningen består v en ekonomichef, två controllers, en systemekonom, tre upphndlre smt en redovisningsnsvrig. Därutöver finns fitr medrbetre som rbetr med redovisning, omfttnde bokslut, bokföring, leverntör, kund och kss. Hntering v leverntörsfkturor Kommunen nvänder ekonomisystemet Control och hr vlt tt nvänd den extern scnningstjänsten Itell där inkomn leverntörsfkturor stäms v mot kommunens leverntörsregister och skicks direkt till medrbetre om sk skgrnsk fkturn, Då scnningstjänsten är extern skns scnningsbehörigheter för medrbetre i kommunen. Fkturor från ny leverntörer plcers i kö för leverntörsregistrering. Leverntörsid består v bnk- eller plusgiro, med undntg för fctoringbolg då orgnistionsnummer nvänds. Kommunens fkturflöde beskrivs enligt följnde: Efter scnning hos Itell importers fkturn tili DCE som är direktlänkt till Control (huvudboken) för utomtisk nkomstregistrering. Därefter följer utomtisk nkomstbokning där konto for preliminär leverntörsfkturor och moms debiters och leverntörsskulder krediters. Fkturn skicks vidre för skgrnskning och kontering. Därefter sänds fkturn för ttest. Vid definitivbokning uppdters Control och slutlig betlning sker i Control. S.S. Intent kontroll Riktlinjer för intern kontroll Kommunens riktlinjer för intern kontroll (gällnde fr o m 2oo1-o1-15) uppger tt kommunstyrelsen hr det övergripnde nsvret för tt tillse tt det finns en god intern kontroll smt tt nämndern nsvrr för tt ett system för intern kontroll upprätts inom respektive verksmhetsområde med övergripnde riktlinjer, regler och nvisningr. 6v18, i.',, r
Områden som bör bekts inom den intern kontrollen är kontrollmiljön, väsentlighet och risk, informtion, uppsikt. Förvltningschefen nsvrr för tt konkret regler och nvisningr utforms och fstställs inom respektive nämnds verksmhetsområde så tt en god intern kontroll kn upprätthålls. Förvltningschef hr också nsvr för tt den intern kontrollorgnistionen får kännedom om de regler och nvisningr som gäller så tt de tillämps konsekvent inom ll verksmheter. De kontroller som bör genomförs kn dels in i wå ktegorier; redovisningskontroller och dministrtiv kontroller. Uppföljning v det intern kontrollsystemet smt pln för uppfoljning v den intern kontrollen sk ske årligen vvrje nämnd. Kommunens internkontrollpln I smbnd med grnskningen hr en genomgång v internkontrollpln för zor3 skett. Kommunens internkontrollpln redoviss per nämnd. Nedn redogörs för de nämnder vrs internkontrollpln för zor3 behndlr rutin/system som är relevnt för grnskningen. Nämnd Kommunstyrelsen (zorz) Rutin/ systeír Attest Kontroll-moment/ delr Attesttörteckning upprätts/fstställs. Attestreglemente efterlevs Kontroll-nsvr Ekonomichef Frekvens fuligen Löpnde Leverntörsfktur/ut nordning Rätt betlning och kontering sker Redovisningsnsvrig Löpnde Brn och ungdomsnämnden (zorz) Mnuell utbetlningr Leverntörsfkturor Rätt betlning, betlningsdg, konterins och ttest Attestreglemente, gäìlnde besluts- och behörighetsttestnte r, flödesbeskrivning v leverntörsfkturor i IM. Redovisningsnsvrig Löpnde Fritidsnämnden Kundfkturor, öwigt Förtroendekänslig poster - leverntörsreskontr Rutin för kundreskontr, flödesbeskrivning v kundfordrinsr Grnskning v de konton som rör förtroendekänslig poster så tt de följer givn riktlinjer. Ekonominsvrig Miljö- och smhällsbyggndsnäm nden Leverntörsfktur/ut nordning/ttest Attestförteckning upprätts/fstställs, ttestreglemente efterlevs, rätt kontering och Enhetschef, Smordnre December 201 3 7v18
Kulturnämnden Leverntörsfkturor betlning sker, momsredovisning sker korrekt Elektronisk fkturhntering i IM. Ekonomihndläggre (IM-dministrtör) Löpnde Utnordning/ttest Attestreglemente, gällnde besìuts- och behörighetsttestnter, inkomn fkturor, momsregler KLK, Ekonomi System-nsvrig Löpnde Kommunledningskontorets internkontrollpln zor3 innehåller en rutinförteckning for olik områden. Utöver kontrollern i förteckningen finns årlig kontroller, dess uppges vr; ttestbehörighets kontroll, kontroll v hndkssor smt konterings kontroll v förtroendekänslig poster. Förteckningen innehåller r7 olik grnskningsområden inom ekonomi, exempelvis moms,leverntörsfkturering och investeringsuppföljning. Förteckningen nger också områden som IT, dokumenthntering och personl. Utifrån förteckningen väljer ekonomivdelningen områden som sk grnsks vrje år. Nedn redogörs för grnskningr som hr gjorts tidigre år. Leverntörsfktur/ utnordning Kommunledningskontoret utförde under 2012 intern kontroll v konteringen inom kommunen. Kontrollmomentet som grnskdes vr rätt betlning smt rätt kontering. 243 st (o,g %) fkturor grnskdes motsvrnde ro8 mnkr. Utfllet v grnskningen visde tt betlningrn gått rätt smt tt konteringen vr rimlig bortsett från någr mindre justeringr. Resulttet nsågs inte kräv någr direkt åtgärder utn mn plnerr tt fortstt med utbildningsinstser till nynställd och inom redovisningsnätverket. Personlig utlägg och hndkssor Kommunledningskontoret utförde under 2012 intern kontroll v personlig utlägg och hndkssor inom kommunen. Kontrollmomentet som grnskdes vr vtlstrohet, kontering och kontroll v F-Skttsedel hos leverntör vid personlig utlägg och hndkssor. Resulttet nsågs inte kräv någr direkt åtgärder, men kommunen hr lnsert en inköps- och upphndlingsguide på intrnätet for tt ytterligre informer personl om vilk regler och riktlinjer som gäller inom kommunen. Bedömning Vi kn konstter tt det fìnns dokumenterde riktlinjer/nvisningr kring hntering v leverntörsfkturor. Vi bedömer också tt det finns en fungernde intern kontroll. Ingen i kommunen hr behörighet tt scnn fkturor. Kommunen köper denn tjänst v externt företg. Bedömning kn således inte görs. December 201 3 8v18
5.4. Ilornteríng øu leuerstttörer í kotntnun,en,s leuero: ttörsregíster Upplägg v leverntörer i kommunens leverntörsregister görs främst v DCEdministrtörern. Ingen skillnd görs vid upplägg v tillf?illig eller återkommnde Ieverntörer. Det går tt spärr en leverntör som fìnns upplgd för tt omöjliggör tt registrering v poster på leverntören. Det går dock inte tt vslut en leverntör som hft trnsktioner. Det görs en rimlighetbedömning vid upplägg v leverntör smt en kontroll mot bolgsverket. Vid misstnke om oegentligheter görs en extr kontroll mot bnkgirocentrlen eiler plusgirot. Enligt rutin görs ingen kontroll v F- skttsedel. Ekonomivdelningen utför en kontroll vrje månd där en list över ny och ändrde leverntörer ts ut och kontrollers med vseende på tt upplägg skett korrekt. Antl mnuellt registrerde leverntörsfkturor per förvltning skicks per e-post till en gemensm mil. Antlet stäms v mot betlningsförslget från Control. Rimlighetsbedömning görs utifrån dtum, belopp, mottgre etc. Förfllodtum bevks v Plusgirocentrlen. Normlt utförs betlningr om 1-2 mnkr dgligen. Tjänsten vrningsinfo vi Itell nvänds. Därefter skps en betlningsfil från Control. Betiningsfilen (PDF-formt) innefttnde sänd betlningr sprs i gemensm mpp och sänds till plusgirot. Behörighet till tt gå in i den gemensmm mppen innehs inte v ll medrbetre. Leverntörsutbetlningr kn mkulers, men ändringr i betlningsfilen kn inte görs. Om en differens uppstått måste mnuell kontering görs. I vsnitt 5 redogörs för mnuell utbetlningr. Det finns ing spärrr i systemet som begränsr tt smm person som lgt upp en leverntör inte kn genomfdr en utbetlning till smm leverntör. Intern regler finns uppstt v ekonomivdelningen för tt omöjliggör dett. Dess regler innebär tt smtlig personer som kn skick betlningr och lägg upp ny leverntörer inte hr ttesträtt. I smbnd med grnskningen frmkom dock tt en person på ekonomivdelningen hr behörighet tt utför ll tre steg, d v s registrer ny leverntör, ttester smt skick betlning. Kommunen vser dock tt ändr behörigheten för denn person. Ersättre i DCE registrers själv v den medrbetre som sk ersätts. Ersättren måste dock h smm behörighet, skns nsvr kn fkturor inte hnters. Exempelvis kn ekonomichefen ersätts v kommuncontroller och redovisnings nsvrig. För närvrnde sker en genomgång v kommunens ieverntörsregister v en projektnställd inom kommunen. Huvudsyftet med rbetet är tt se till tt orgnistionsnummer finns registrerr för smtlig leverntörer i leverntörsregistret. I smbnd med genomgången kontrollers felupplägg, gml uppgifter, fctoringsbolg, m m. Arbetet beräkns vr klrt under våren 2074. December 20',l3 9 v 18
Verifiering v leverntörer Inom rmen för grnskningen hr vi tgit del v kommunens leverntörsregister. Utifrån leverntörsregistret hr en kontroll gjorts genom tt jämför ntl registrerde leverntörer mot ntl registrerde orgnistionsnummer. Med bkgrund v kontrollen kn vi konstter tt kommunen hr totlt 79ro leverntörer i sitt leverntörsregister. Av dess förekommer 7oB4 (89,6 %) leverntörer en gång, zz6 (2,9 %) leverntörer förkommer två gånger och resternde 6oo (7,6 %) leverntörer förekommer melln tre och 4z gänger. Bedömning Genomförd verifiering påvisr tt mjoriteten v leverntörern förekommer en gång i kommunens leverntörsregister. Vi gör dock ikttgelsen ttzzíleverntörer forekommer två gånger och tt tio till 19 leverntörer förkommer 22 till zb gånger. Dett tyder på tt kommunen inte rensr sitt leverntörsregister. Vi ser det dock som positivt tt en projektnställd inom kommunen för närvrnde går igenom kommunens leverntörsregister. Det hr noterts tt det skns spärrr i ekonomisystemet som omöjliggör tt en hndläggre som rbetr med den löpnde fktureringen även kn registrerr ny leverntörer. Enligt uppgift hr denn brist identifierts och kommunen hr åtgärdt dett genom tt inte tilldel behörigheter som omfttr ttesträtt smt befogenhet tt registrer ny leverntörer. Dock fìnns det en medrbetre centrlt som kn utför smtlig steg i flödet. Enligt uppgift sk kommunen åtgärd dett, vilket bedöms positivt. 10 v 18
4. Attest och behörígheter 4.7. Stgrnde och stödjnde dokutnent hr ett styrnde och stödjnde dokument kring hnteringen v ttest och behörigheter. Nedn ges en kort beskrivning v det dokument som kommunen bedömt relevnt för denn grnskning gällnde ttest och behörigheter. Reglemente för kontroll v verifìktioner- ttestreglemente Dokumentet (ntget v kommunfullmäktige zoo6-rz-18) nger tt verifiktioner sk ttesters innn de bokförs. Kommunen tillämpr följnde ttestformer: skgronskningsttest (nmnteckning eller elektronisk signtur) som innebär kontroll mot leverns/presttion smt uträkning, beslutsttest (nmnteckning eller elektronisk signtur) som medför kontroll mot underlg/beställning/beslut och villkor, sml b ehörig hets tte st ( nmnteckning) som innebär kontroll v behörighet. Beslut om tt utse beslutsttestnter och ersättre till dess sk ftts v nämnd eller förvltningschef. Dess nsvrr även för tt en ktuell forteckning sk finns och delges ekonomivdelningen. Målsättingen med reglementet är tt säkerställ följnde; prestotion (vrn eller tjänsten hr levererts från kommunen), bokforíngsunderlg (verifiktionen upp$'ller krven enligt god redovisningssed),betolningsuillkor (betlning sker i rätt tidpunkt), bokforingstidpunkt (bokföring sker i rätt tidpunkt och i rätt redovisningsperiod), kont ering (trnsktionen är rätt konter d), b e slut (trnsktionen överensstämmer med beslut v behörig beslutsfttre). Verifiering Som ett led i grnskningen hr vi tgit del v följnde nämnders/enheters beslut om ttestnter och ersättre; kommunledningskontoret, fritidnämnden, brn och ungdomsnämnden, smhällsbyggndsförvltningen, kulturförvltningen och socilförvltningen. Observer tt smtlig beslut är från 2ot3, utom kulturförvltningens beslut som är från zorz. Vidre hr vi tgit del v ttestbehörighetsspecifiktioner (zor3-rr-n) från ekonomivdelningen där smtlig beslutsttestnter för respektive enhet nges. Bedömning I kommunens ekonomisystem tillämps två roller, ttestnt och skgrnskre. Spärrr i systemet omöjliggör för dess roller tt utgörs v smm person. Vi kn konstter tt det finns en förteckning över beslutsttestnter och ndr ttestnter. 11 v 18
4,2. R:utínftr upplägg och borttøg øu øttest och behörígheter Attesträtten i Vllentun är uppbyggd utifrån nsvr. Det är en decentrliserd orgnistion där smtlig medrbetre kn gör inköp, det end som krävs är tt referensnummer lämns vid inköp. Dock krävs det ett godkännnde från chefen först. Beslutsttestnter utgörs v nsvrig chefer ute på verksmhetern. Skgrnskning sker v den som lämnt referens på fkturn, det vill säg v beställren. Enligt kommunens ttestreglemente sk vrje nämnd nsvr för tt upprätthåll en ktuell förteckning över utsedd ttestnter. Attesträtten knyts till befttning eller person tillsmmns med ngivnde v eventuell begränsningr. Attesträtt ligger seprt från behörigheter, vid upplägg v ttesträtter sk en kopi på nmnunderskifter lltid skicks till ekonomiservice och sprs i särskild pärm. DCE-dministrtörern i respektive förvltning registrerr ny ttesträtter på uppdrg vi e-post från nsvrig chef. Det finns nio olik roller i systemet, vrv skgrnskningsrollen och konteringsrollen utgör grunden för rollern. Beroende på hnteringen i systemet ges olik roller och rättigheter i behörigheten. Det finns en person centrlt som kn lägg upp ny roller för behörigheter i Control. DCEdministrtörern nsvrr själv för rollern inom sin enhet. Det frmkommer tt DCE-dministrtörern upprättr egn förteckningr över rollern inom sin enhet. Vid vslut nsvrr närmst chef för tt vslut v behörighet elier ttesträtt sägs upp. Avslut sk ske vi skriftlig eller muntlig överenskommelse. Skicks en fktur till någon som inte längre rbetr kvr fl ts denn per utomtik till kön "överskriden tid", för tt eliminer risken tt en fktur blir liggnde obehndld. Vd gäller uppföljning v vslut v skgrnskre, kn dett enligt uppgift dröj. Verifiering v ttest o behörigheter Som ett led i grnskningen hr verifiering skett v ttest och behörigheter. Verifiering hr skett v ett urvl registrerde ttestnter från olik förvltningr i kommunen. Totlt hr z5 olik ttestnter och 25 nsvr kontrollerts. Kontroll hr skett v tt det finns ett formellt beslut, v nämnd eller förvltning, för registrerde ttestnter i kommunens ekonomisystem. Två kontroller hr gjorts, kontroll hr skett genom tt nsvr enligt nämndens beslut hr stämts v mot registerd ttestbehörighet i kommunens ekonomisystem v,kontroll zhr skett genom tt registrerd ttestbehörighet i kommunens ekonomisystem hr stämts v mot nämndens beslut vbeslut- och behörighetsttestnter. Kontrollen redoviss i nednstående tbell.. i 12u18
1 Ansvr enligt nämndbeslut 722 t2t 101 tt6 ro6 Ansvr enligt registrerd ttestbehörighet i DCE stämmer överens med nämndbeslut 101 103 777.I 779 2 Ansvr enligt registrerd ttestbehörighet i DCE to7 Ansvr enligt nämndbeslut stämmer överens med ttestbehörighet i DCE 342 247 233 gbs 244 Nej 244 z6o Nej 242-342 Nej 247.I 267 507 502 504 503 507 Nej 504 506 Nej 505 502 Nej 506,IA Nej 6s6 6sg 64t 6+s 6+z 725 Nej 727 72t 723 724 63t Nej 66s 420 Nej 6s+ 642 70o 707 702 700-799 770 Bedömning Upptägg v ny behörigheter görs vi e-post elier blnkett. Vid upplägg sk, enligt kommunen, nmnunderskrifter bifogs till ekonomivdelningen. I smbnd med genomförd verifiering hr vi endst erhållit nmnunderskriftsblnketter för kommunledningskontoret och fritidnämndens. För övrig förvltningr hr nämndbeslut erhåìlits. Nämndens årlig uppföljning v ttest och behörigheter ses v kommunen som en kontroll i sig. Det finns inte någon skriftlig rutin för när uppfoljning v ttest och 13 v 18
behörigheter sk ske. Kommunen medger tt uppföljning v skgrnskre kn dröj. Det fìnns inte heller någon rutin för vslut v ttest eller behörigheter. Vidre bedöms förteckningen inte vr ktuell då genomfördverifiering v ttest och behörigheter visr på tt det i tio fll v 5o inte stämmer överens med kommunens ttestbehörighet i ekonomisystemet eller vbeslut som fttts v nämnd/vi delegtion v förvltningrn. Vlleñtuh kommun 14 v. lsiii''
S. Mo;nuellutbeto"Iníngor 5.7. Stgrnde och stödjnde dokutnent hr två dokument kring hntering v mnuell utbetlningr, vilk beskrivs nedn. tiner för hntering v mnuell utbetlningr Dokumentet är utformt v kommunledningskontoret zor3 och omfttr riktlinjer och rutiner för registrering, bokföring och vstämning v in- och utbetlningr. Rutinbeskrivningen vser in- och utbetlningr som inte betls vi fil för både och AB Össebyhus smt redogör för hnteringen v dglig betlningsuppdrg. Blnd nnt beskrivs tt utbetlningr vi internetbnken lltid utförs två i förening genom lt Person r registrerr och signerr betlningrn med elegitimtion dg r (totlbelopp mx zoo tkr/dg), följt v tt Person z kontrollerr smtlig utbetlningr dg z. Dett innebär tt den medrbetre som registrerr betlningrn ldrig sk vr smm densmm som den som utför kontrollen efterföljnde dg. Skulle betlningrn överstig 2oo tkr krävs ekonomichefens tillåtelse för tt skick ett betlningsuppdrg till bnken. Innn en betlning registrers sk Personr kontroller tt den mnuell betlningen är korrekt och hr signerts v ttestberättigd person. Vidre beskriver dokumentet tt kontntuttg endst kn utförs under förutsättning tt det görs två i förening med minst en redovisningsnsvrig, controller eller ekonomichef. Dett då ingen ur personlen själv kn teckn kontot. Skp och sänd filer för betlning Dokument utgör en instruktion för tt skp och sänd fìler för betlning, utformt v kommunledningskontoret zot z. Betlningsfilen skps genom tt hämt underlg för leverntörsbetlningr från Control. Instruktionen beskriver tt följnde kontroller görs innn fìlen skickts för betlning: rimlig förfllodtum, kontroll v omslutning och rimligheten i högre belopp. 5.2. Interujuer rnedberördo, Qiänstetnän Kommunen publicerr inte ovnstående styrnde/stödjnde dokument för mnueìl utbetlningr på intrnätet. Syftet är tt inte "uppmuntr" till mnuell utbetlningr, den som vill gör en mnuell utbetlning måste därför kontkt ekonomivdelningen som utför betlningen. Kommunen strävr efter tt gör så få mnuell utbetlningr som möjligt. Mnuell utbetìningr går utnför reskontrn och direkt vi bnkens internettjänst i betlningsfilen. En mnuell utbetlning består oftst v löneförskott, hndksseinnehvre redovisr sin kss, BUF skickr vårdndsbidrg och proersättningr. Bnkfullmkt innehs v fem medrbetre centrlt och omfttr behörighet tt ttester mnuell utbetlningr uppgående till 2oo tkr per dg. Vid högre belopp sk betlningen skicks direkt till bnken v ekonomichefen som hr en högre behörighetsgräns. Tidigre fnns en 15 v 18