Revisionsrapport Uppföljning av granskning av kommunens övertidsskuld Lunds kommun

Revisionsrapport Uppföljning av granskning av kommunens övertidsskuld Lunds kommun Anna Hilmarsson, Certifierad kommunal revisor Lena Salomon, Certifierad kommunal revisor Henrik Friang, Risk Manager September 2012

Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning 2 2.1 Bakgrund och syfte 2 2.2 Revisionsfråga, avgränsning och metod 2 3 Granskningsresultat 3 3.1 Vilka åtgärder har kommunstyrelsen och nämnderna vidtagit sedan föregående granskning? 3 3.1.1 Iakttagelser 3 3.1.2 Bedömning 3 3.2 Hur stor är kommunens övertidsskuld? 4 3.2.1 Iakttagelser 4 3.2.2 Bedömning 6 3.3 Finns det anställda med ett högt saldo av inarbetad och utbetald övertid/mertid? 6 3.3.1 Iakttagelser 6 3.3.2 Bedömning 7 3.4 Finns det anställda med höga saldon av ackumulerad komptid? 8 3.4.1 Iakttagelser 8 3.4.2 Bedömning 9 4 Sammanfattande bedömning 9

1 Sammanfattning År 2009 genomförde kommunrevisionen en granskning av kommunens lönehantering. Vid granskningen konstaterades bl.a. att rutinerna kring övertid/mertid var otillfredsställande, vilket även tidigare påtalats vid granskning av årsredovisning och tidigare lönegranskningar. Bl.a. fanns det anställda med höga ackumulerade saldon av övertid/komptid, vilket kan tyda på en arbetssituation som kan medföra oönskade konsekvenser såsom ohälsa och negativa effekter på organisationen vid större komputtag framöver. Syftet med uppföljningen är att granska vilka åtgärder som vidtagits sedan tidigare granskningar samt skapa en bild av nuläget avseende kommunens övertidsskuld och anställdas övertid/mertid/komptid. Revisionsfrågan har varit att granska om den interna kontrollen avseende kommunens övertidsskuld är tillfredställande och ändamålsenlig. Vi bedömer utifrån denna uppföljning att kommunstyrelsen har förbättrat sina rutiner avseende den del av övertidsskulden som består av komptid. Utifrån genomförd granskning kan vi dock konstatera att styrelsens och nämndernas interna kontroll avseende kommunens övertidsskuld inte är tillräcklig. Det finns även ytterligare delar att utveckla avseende rutinerna för komptid. De moment som det främst finns brister kring och som behöver förbättras är regler och hanteringen av dessa samt att ange anledning till arbetad övertid. Bedömningen grundar sig även på att våra synpunkter från tidigare granskningar inte fullt ut beaktats. Det är viktigt att våra synpunkter beaktas för att stärka den interna kontrollen inom detta område. Den sammanfattande bedömningen grundar sig främst på att: Det är fortfarande möjligt att spara ett relativt högt saldo av ackumulerad komptid. Reglerna avseende komptid har enbart skickats ut via skrivelse till förvaltningscheferna. Dessa bör finnas med i kommunens personalhandbok samt finnas tillgängliga på kommunens intranät. Kommunens totala övertidsskuld har ökat med 2,5 mnkr sedan föregående granskning 2009. Anledningen till arbetad övertid framgår inte alltid. 1 av 9

2 Inledning 2.1 Bakgrund och syfte År 2009 genomförde kommunrevisionen en granskning av kommunens lönehantering. Vid granskningen konstaterades bl.a. att rutinerna kring övertid/mertid var otillfredsställande, vilket även tidigare påtalats vid granskning av årsredovisning och tidigare lönegranskningar. Bl.a. fanns det anställda med höga ackumulerade saldon av övertid/komptid, vilket kan tyda på en arbetssituation som kan medföra oönskade konsekvenser såsom ohälsa och negativa effekter på organisationen vid större komputtag framöver. Vid granskningen framkom även att dispens för övertiden ej sökts för några anställda, vilket innebär att Lunds kommun inte följde arbetstidslagen. Enligt dåvarande regelverk skulle dispens sökas för anställda som översteg 200 timmars övertid per kalenderår. Syftet med uppföljningen är att granska vilka åtgärder som vidtagits sedan tidigare granskningar samt skapa en bild av nuläget avseende kommunens övertidsskuld och anställdas övertid/mertid/komptid. 2.2 Revisionsfråga, avgränsning och metod Revisionsfråga: Är den interna kontrollen avseende kommunens övertidsskuld tillfredställande och ändamålsenlig? Följande kontrollmål har använts för att svara på revisionsfrågan: Vilka åtgärder har kommunstyrelsen och nämnderna vidtagit sedan föregående granskning? Hur stor är kommunens övertidsskuld? Finns det anställda med ett högt saldo av inarbetad och utbetald övertid/mertid? Finns det anställda med höga saldon av ackumulerad komptid? Granskningen omfattar kommunstyrelsen och samtliga nämnder. Intervjuer har genomförts med tjänstemän på kommunens personalkontor. Information från lönesystemet för utbetalda transaktioner avseende övertidsskulden har bearbetats via registeranalys för perioden januari 2011 december 2011, samt att information avseende ackumulerad komptid för anställa har sökts ut från systemet. Underlag till transaktionerna och den ackumulerade komptiden har stickprovsgranskats. Urvalet har baserats på det framkomna resultatet och antalet anställda som har stickprovs har uppgått till ca 35 st. För varje anställd har sedan ett antal lönespecifikationer granskats alternativt annat underlag som ligger till grund för utbetalningen. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av berörda tjänstemän. 2 av 9

3 Granskningsresultat 3.1 Vilka åtgärder har kommunstyrelsen och nämnderna vidtagit sedan föregående granskning? 3.1.1 Iakttagelser Vid förra granskningen konstaterades att det inte fanns dokumenterade riktlinjer avseende övertid/komptid. Bl.a. hade vi synpunkter på att anställdas saldon över ett visst belopp borde regleras vid en viss tidpunkt på året. Allt för höga saldon kan tyda på en arbetssituation som kan medföra oönskade konsekvenser såsom ohälsa och negativa effekter på organisationen vid större komputtag. Vi hade även synpunkter på att anledningen till arbetad övertid/mertid alltid ska anges. Därutöver konstaterade vi att arbetstidslagen inte följdes avseende att begära dispens för anställda med ett saldo överstigande 200 timmar per år. Sedan föregående granskning genomfördes har arbetstidslagen ändrast. Numera kan den anställde arbeta upp till 350 timmar per år och dispens behöver ej längre sökas. I samband med denna granskning konstaterar vi att våra synpunkter avseende regler har beaktats då kommunkontoret infört en regel som innebär att övertidsbanken (ackumulerad komptid) får innehålla högst 200 timmar den 1 januari respektive år. Övertimmar avlöses i form av kontant ersättning i samband med februari månads löneutbetalning. Regeln började gälla fr.o.m. 2010 med första möjliga avlösning januari år 2011. Personer som inte har rätt till övertidsersättning har inte rätt till ersättning i form av lön då dessa arbetat mer än sitt arbetstidsmått, t.ex. mer än åtta timmar en dag. Däremot har dessa rätt till ledighet för motsvarande tid, främst i nära anslutning till den fullgjorda arbetstiden. Regeln om högst 200 timmar den 1 januari respektive år gäller även dessa personer men övertimmarna ska kompenseras i form av ledighet och inte i form av lön. I skrivelsen anges även att när det gäller de personer som redan har alltför höga saldon så kommer kommunen att ha löst det under 2010. Regeln är daterad 2010-03-15 och har undertecknats av kommunens personaldirektör. Skrivelsen har skickats till samtliga förvaltningschefer. I övrigt gör numera personalkontoret, enligt uppgift, avstämning av övertidsbanken en gång per år och de anställda som har ett saldo överstigande 200 timmar följs upp. Ansvaret för löpande kontroller under året ligger på respektive nämnd, d.v.s. att berörda chefer och löneadministratörer tillser att gällande lagar och regler efterföljs. 3.1.2 Bedömning Vi ser positivt på att arbete skett med att ta fram regler kring anställdas komptid. Vi anser dock att gränsen för antal timmar som får sparas vid årsavstämning med 200 timmar är hög både ur ett ekonomiskt perspektiv och ett arbetsmiljöperspektiv. Sparad komptid innebär en kostnad antingen genom att den anställde har rätt att få utbetalt sin tid i pengar eller att tiden tas ut i ledighet. När den anställde tar ut sin 3 av 9

tid i ledighet kan det t.ex. innebära kostnader för vikarier samt andra negativa effekter på organisationen. Ett högt antal sparade timmar kan även tyda på en hög arbetsbelastning för den anställde, som i sin tur kan medföra konsekvenser såsom ohälsa. Då vi ser det som en brist ur intern kontrollperspektiv att reglerna bara kommunicerats via ett utskick till förvaltningscheferna, anser vi att reglerna även bör finnas med i kommunens personalhandbok och vara tillgängliga för samtliga anställda på intranätet. Vi vill dock betona att styrelsen och nämnderna bör tillse att all personal har kännedom om och tillämpar gällande regelverk. Vi anser även att komptid är en arbetsledningsfråga och att styrelsen och nämnderna därför ska tillse att berörda chefer och löneadministratörer ska kontrollera att de anställda tar ut sin upparbetade komptid i ledighet löpande. Detta för att undvika en hög arbetsbelastning hos de anställda. Likaså att styrelsen och nämnderna tillser att det under året görs löpande kontroller av de anställdas upparbetade tid. 3.2 Hur stor är kommunens övertidsskuld? 3.2.1 Iakttagelser Vid föregående granskning år 2009 var kommunens totala övertidsskuld 23,2 mnkr och fördelad enligt nedanstående tabell. Tabell 1, Övertidsskuld år 2009 Löneart Löneartstext Belopp 4501 ÖVERTIDSERS ENEKL 3 920 191 4502 ÖVERTIDSERS KVAL 12 192 588 4507 ERSÄTTNING OKOMP ÖVERTID 1 450 377 4513 ÖVERTIDSERSÄTTNING 23 344 4520 ÖVERTIDSTILLÄGG KVAL LG B ACKORDSANST 650 4521 ÖVERTIDSERS ENKEL ACKORDSANST 1 193 4525 ÖVERTID ENKEL I TID 3 095 107 4526 ÖVERTID KVAL I TID 2 501 372 Totalt 23 184 822 I denna granskning uppgår kommunens totala övertidsskuld, per år 2011, till 25,7 mnkr fördelad enligt tabellen på nästa sida. Det innebär en ökning av kommunens övertidsskuld med 2,5 mnkr. Vidtalade tjänstemän på kommunens personalkontor ser inte någon särskild anledning till ökningen mer än att antalet anställda har blivit fler samt att skulden påverkas av årliga lönerevisioner. 4 av 9

Tabell 2, Övertidsskuld år 2011 Löneart Löneartstext Belopp 4420 ÖVERTIDSTILL ENKEL 6 417 4501 ÖVERTIDSERS ENKEL 4 195 252 4502 ÖVERTIDSERS KVAL 14 175 440 4507 ERSÄTTNING OKOMP ÖVERTID 1 280 118 4515 ÖVERTIDSERS KVAL 987 4525 ÖVERTID ENKEL I TID 3 297 431 4526 ÖVERTID KVAL I TID 2 759 610 Totalt 25 715 254 Om utbetalda timmar delas upp per förvaltning ser fördelningen ut enligt nedanstående tabell, där vi kan konstatera att vård- och omsorgsförvaltningen står för ca hälften av kommunens övertidsskuld med ca 13 mnkr. Tabell 3, Övertidsskuld per förvaltning år 2011 14 000 000 Belopp per förvaltning 12 000 000 10 000 000 8 000 000 6 000 000 4 000 000 2 000 000 Belopp 0 Om utbetalda timmar delas upp per månad ser fördelningen ut enligt tabellen på nästa sida, där vi kan konstatera att övertiden ökar inför sommarmånaderna och ökar som mest i slutet av året. 5 av 9

Tabell 4, Övertidsskuld per period år 2011 3 000 000 Belopp per period 2 500 000 2 000 000 1 500 000 Belopp 1 000 000 500 000 0 3.2.2 Bedömning Vi kan konstatera att kommunens övertidsskuld har ökat med 2,5 mnkr sedan föregående granskning år 2009. Vi anser att styrelsen och nämnderna bör arbeta med att minska kommunens övertidsskuld. Höga saldon av övertid kan tyda på en hög arbetsbelastning hos de anställda och medföra oönskade konsekvenser som ohälsa. Likaså kan höga saldon tyda på att styrelse och nämnder har behov av att anställa mer personal och då framför allt inom vård- och omsorgsnämnden som står för ca hälften av kommunens övertidsskuld. Ur ekonomiskt perspektiv är det också stora belopp som varje månad betalas ut avseende arbetad övertid. En översyn av övertidsskulden skulle kunna innebära att kommunens kostnader kan minskas. 3.3 Finns det anställda med ett högt saldo av inarbetad och utbetald övertid/mertid? 3.3.1 Iakttagelser Vid föregående granskning framkom att det fanns 17 personer som hade ett övertidssaldo över 200 timmar som intjänats under granskningsperioden. Vid granskningen framkom att dispens för övertiden ej sökts för fyra av de anställda, vilket innebär att Lunds kommun inte följde arbetstidslagen. Per kalenderåret 2008 uppnådde en anställd dock inte 200 timmar varvid dispens ej behövde sökas. Enligt dåvarande lagstiftning var fallet att om inte överenskommelse fanns med facklig organisation kunde övertidsavgift tas ut motsvarande 1 % av basbeloppet per timme vid den tidpunkt då överträdelsen begicks (arbetstidslagen). Avgiften, som endast avser övertid och inte mertid/fyllnadstid, tillföll staten. 6 av 9

I denna granskning har övertiden per person återigen analyserats. Det finns 96 personer med mer än 100 timmar övertid och 19 utav dessa personer med mer än 200 timmar. De personer med flest antal övertidstimmar åskådliggörs i nedanstående tabell: Tabell 5, Övertid utbetald per person år 2011 Person Belopp Antal timmar 1 200 465 333 2 135 505 325 3 104 366 293 4 76 624 282 5 88 604 280 6 65 795 268 7 58 985 238 8 64 777 236 9 111 827 236 10 70 067 234 Stickprovsgranskning av anställdas tjänstgöringsrapporter för olika lönearter har genomförts. Utifrån denna granskning kan vi konstatera, i likhet med föregående granskning, att anledningen till arbetad övertid inte alltid anges. Per 1 augusti 2011 ändrades övertidslagen. Förändringen innebar bl.a. att det ej behöver sökas dispens för övertid överstigande 200 timmar, d.v.s. för den del som kallas extra övertid som sträcker sig mellan 200-350 timmar. De 350 timmarna består av 200 timmar allmän övertid och 150 timmar extra övertid per kalenderår. Den extra övertiden får tas ut om det finns särskilda skäl för det och situationen inte gått att lösa på annat rimligt sätt. Utifrån ovanstående tabell kan vi konstatera att det inte finns någon anställd som hade övertid överstigande taket på 350 timmar. Det finns dock 19 anställda som under år 2011 uppnådde ett övertidssaldo i spannet 200-333 timmar. Någon särskild policy i kommunen finns inte avseende att dokumentera särskilda skäl för de anställdas arbetade övertid som överstiger 200 timmar. Däremot ska den anställde ange anledningen till arbetade övertid vid inrapportering i systemet alternativt på blankett. Varje förvaltning har även ett eget ansvar för att följa upp medarbetarnas övertid och tillse att kollektivavtal och lag följs. 3.3.2 Bedömning Vi kan konstatera att antalet anställda med ett övertidssaldo överstigande 200 timmar för år 2011 (19 personer) är i ungefär samma nivå som år 2009 (17 personer). I likhet med föregående granskning anser vi att anledningen till arbetad övertid/mertid ska anges. Styrelsen och nämnderna bör därför tillse att de anställda anger anledning till den arbetade tiden, samt att berörda chefer kontrollerar att så 7 av 9

har skett då de beslutsattesterar den anställdes tid. Ovanstående påvisar bristande intern kontroll avseende detta område. Vi anser även att för de anställda, som har ett årligt saldo av övertid i spannet 200-350 timmar, ska skälen till övertiden särskilt dokumenteras. På så sätt ökar sannolikheten för att gällande lagar och avtal efterföljs. Särskilt med hänseende på ovanstående synpunkter kring att anledningen till arbetad övertid inte alltid anges. Kommunstyrelsen bör dokumentera detta och tillse att nämnderna efterlever bestämmelserna. 3.4 Finns det anställda med höga saldon av ackumulerad komptid? 3.4.1 Iakttagelser Vid föregående granskning gjordes en kontroll av anställda som hade ett ackumulerat saldo av sparade komptimmar ( övertidsbanken ). Det fanns då totalt 59 personer som hade ett saldo överstigande 100 timmar. Av dessa hade 12 personer ett saldo som översteg 200 timmar. Bland dessa fanns personer som hade chefsposition. Nedanstående tabell visar de fem anställda som hade högst antal sparade timmar vid förra granskningen: Tabell 6, Komptid per anställd år 2009 Anställd Timmar 1 943,25 2 821,54 3 790,65 4 547,25 5 239,31 I denna granskning har en ny utsökning gjorts via kommunens personalsystem per 2012-05-10 och vi kan konstatera att det fanns 27 anställda med ett saldo som överstiger 150 timmar. Av dessa hade 7 anställda ett saldo överstigande 200 timmar. Nedanstående tabell visar de fem anställda som hade högst antal sparade timmar per 2012-05-10: Tabell 7, Komptid per anställd år 2012 Anställd Timmar 1 360,57 2 307,05 3 266,75 4 222,68 5 216,00 I samband med granskning av den ackumulerade komptiden noterades att det förekommer negativa timmar. Anledningen till att det förekom negativ tid, enligt stickprovsgranskning, var att den anställde tagit ut timmar från sitt ackumulerade 8 av 9

saldo trots att det inte fanns några timmar att ta ut. Detta har dock sedan reglerats. Den anställde borde tagit ut t.ex. tjänstledighet utan lön. Vid granskningstillfället noterades även att saldot av komptid ej reglerats för några anställda i enligt kommunens regel om avstämning vid årsskiftet (se även 3.1.1 avseende reglen). Detta berör främst personer som hade ett högt saldo tidigare och där särskilda avtal har skrivits eller kommer att skrivas kring regleringen av deras tid. 3.4.2 Bedömning Det är positivt att vi genom vår granskning kan se att de anställdas ackumulerade saldon generellt sett har minskat. Det finns dock fortfarande ett antal anställda med ett relativt högt saldo. I likhet med synpunkterna under 3.1.2 anser vi att gränsen för antal timmar som får sparas vid årsavstämning med 200 timmar är hög både ur ett ekonomiskt perspektiv och ett arbetsmiljöperspektiv. För att följa kommunens regler anser vi att styrelse och nämnder tillser att reglering av årssaldo sker för de anställda där ackumulerat saldo ännu ej reglerats. Likaså bör styrelsen och nämnderna tillse att det införs kontroller kring att de anställda inte ska kunna ta ut komptid då ett upparbetat saldo av tid saknas, då det bl.a. kan påverka utbetalning och den ekonomiska rapporteringen. 4 Sammanfattande bedömning Är den interna kontrollen avseende kommunens övertidsskuld tillfredställande och ändamålsenlig? Vi bedömer utifrån denna uppföljning att kommunstyrelsen har förbättrat sina rutiner avseende den del av övertidsskulden som består av komptid. Utifrån genomförd granskning kan vi dock konstatera att styrelsens och nämndernas interna kontroll avseende kommunens övertidsskuld inte är tillräcklig. Det finns även ytterligare delar att utveckla avseende rutinerna för komptid. De moment som det främst finns brister kring och som behöver förbättras är bl.a. regler och hanteringen av dessa samt att ange anledning till arbetad övertid. Bedömningen grundar sig även på att våra synpunkter från tidigare granskningar inte fullt ut beaktats. Det är viktigt att våra synpunkter beaktas för att stärka den interna kontrollen inom detta område. 2012-09-03 Anna Hilmarsson Anna Hilmarsson, Projektledare Lena Salomon Lena Salomon, Uppdragsledare 9 av 9