E-bok EN KORT INTRODUKTION TILL E-FAKTURERING

Enligt en undersökning som genomfördes 2015 av den europeiska branschorganisationen för leverantörer av e-faktureringstjänster (European E-Invoicing Service Providers Association) ökade användningen av e-fakturering inom Europa med 17 procent jämfört med året innan. I USA överväger för närvarande 46 procent av landets företag att införa e-faktureringslösningar. Elva procent håller på att införa en sådan lösning och 25 procent har redan gjort det. Inom både den privata och offentliga sektorn i den globala ekonomin tävlar man faktiskt om att få en sådan lösning på plats. E-fakturering är på god väg att bli den nya företagsstandarden. När utvecklingen går så här snabbt är det inte alltid så lätt att få en god överblick över tekniken och vad den för med sig. För att ge lite hjälp på traven har vi skapat den här e-boken. Här går vi igenom de grundläggande lösningar och nätverk som används vid e-fakturering. Vi börjar med att definiera vad e-fakturering är. VAD ÄR E-FAKTURERING? E-fakturering, eller elektronisk fakturering, är en metod där man på ett strukturerat sätt överför fakturainnehåll elektroniskt från leverantören till köparen. Fakturainformationen (fakturerande företag, kontaktperson, fakturanummer, ordernummer, momsregistreringsnummer, betalningsvillkor osv.) överförs med andra ord elektroniskt i stället för på papper. Det här är centralt, eftersom e-fakturering gör det enklare för användarna att komma åt fakturor och fakturauppgifter. Eftersom papper inte används behöver inga uppgifter matas in för hand. Man slipper all manuell hantering som tar tid, kostar pengar och ökar risken för fel. När man kopplar upp sig till ett e-faktureringsnätverk får leverantörer och kunder dessutom möjlighet att bygga upp starkare och mer strategiska ekonomiska relationer. DET HÄR ÄR INTE E-FAKTURERING Om man skickar eller tar emot PDF-fakturor via e-post minskar pappersförbrukningen. Men det är inte e-fakturering. Om man använder en inskanningsoch registreringslösning måste man fortfarande utföra massor med pappersarbete alldeles i onödan. Och att använda PDF-fakturor som måste skannas in och registreras med hjälp av OCR-teknik (Optical Character Recognition) är ungefär detsamma som att arbeta med papper. En bifogad PDF i ett e-postmeddelande är visserligen en förbättring jämfört med att få ett pappersdokument, men det ger inte alla de fördelar som e-fakturering innebär. www.basware.com 2

FÖRDELAR MED ATT SKICKA E-FAKTUROR: Medarbetarna kan ägna sig åt mer värdeskapande arbete: Om företaget för närvarande skickar pappersfakturor måste ni lägga tid på att skriva ut, stoppa i kuvert och frankera. Med e-fakturering kan man rationalisera bort alla de här stegen. Bättre hantering av kassaflödet: Med e-fakturering får man vanligtvis onlineåtkomst till och överblick över fakturorna. Det innebär att det blir enklare att hålla koll på vad som har betalats och när en viss faktura kommer att betalas. Få betalt snabbare: Det tar flera dagar innan en pappersfaktura kommer in i kundens ekonomisystem. E-fakturor hamnar där direkt. Och resultatet blir således en dramatisk minskning av betalningstiderna. Färre avvisade fakturor: När fakturorna blir effektivare och mer korrekta kommer färre av dem att avvisas av leverantörerna. Möt kundernas krav på e-fakturering: Det blir lättare för kunderna att interagera med företaget. Ett gott grönt samvete: Mindre pappersåtgång ger en grönare verksamhet som blir mer attraktiv för andra företag som lägger vikt vid miljöhänsyn. FÖRDELAR MED ATT TA EMOT E-FAKTUROR: Medarbetarna kan ägna sig åt mer värdeskapande arbete: När man får pappersfakturor måste man sprätta upp kuvert, mata in data och godkänna dem manuellt. När e-fakturor skickas till den automatiserade fakturahanteringslösningen går det att eliminera alla de här stegen. Dra nytta av rabatter vid tidig betalning: Mellan 50 och 60 procent av de rabatter som man kan få för att betala tidigt fryser inne på grund av långsamma betalningsrutiner. Med e-fakturering blir det möjligt att bearbeta fakturorna snabbare, och på så sätt ha en chans att få de här rabatterna. Bättre kontroll på kassaflödet och rörelsekapitalet: Den effektivitet som e-faktureringen tillför processen ger utökade möjligheter att använda sig av program för tidig betalning och det öppnar också dörren till andra finansieringsalternativ för leverantörskedjan. Minska eller eliminera de kostnader som är förknippade med inskanning och registrering: I de flesta fall är det svårt att få precis alla fakturor från leverantörerna i elektronisk form. En ny leverantör eller en leverantör som företaget använder sig av någon enstaka gång kanske skickar en pappersfaktura. Därmed minskar kostnaderna för inskanning och registrering betydligt på det stora hela, men de går inte att eliminera helt och hållet. De här fördelarna är typiska för de flesta branscher, men de kanske inte medför de fördelar som är väsentliga för just ert företag. Lyckligtvis råder det ingen brist på belägg som visar att e-fakturering är ett utmärkt val för de allra flesta företag. Dessutom är det inte alla fördelar som blir till braskande rubriker det kan även vara intressant att titta på fallstudier som en del av beslutsunderlaget. www.basware.com 3

E-FAKTURERINGSNÄTVERK VAD ÄR DET OCH VARFÖR BEHÖVS DE? När e-fakturering (EDI, Electronic Data Interchange) var ett nytt fenomen bestod nätverken av en samling punkttill-punkt-anslutningar mellan kunder och leverantörer. Tekniskt sett fanns det ett inslag av nätverkande, men dagens nätverk mellan företag erbjuder mycket bättre möjligheter för de företag som är anslutna till dessa nätverk. Anslut till ett nätverk och bli samtidigt ansluten till samtliga företag i nätverket För att illustrera vad vi menar med att använda nätverk jämfört med att inte göra det kan vi ta exemplet med vad Amazon gör när man för samman en mängd olika leverantörer till en enda plats där konsumenten kan hitta dem. Utan Amazon skulle man behöva gå till varje företags webbplats för att få den information man behöver. Det är samma sak med nätverk mellan företag. Ett företag kan ansluta till ett nätverk och omedelbart kopplas till alla företag inom det här nätverket. Skicka mer än bara e-fakturor I många fall ger nätverkets infrastruktur en möjlighet att skicka flera olika typer av dokument inte bara fakturor utan även till exempel order, bekräftelser, fakturor, kreditnotor, överföringsuppgifter och kataloger. Det kan även finnas möjligheter till chattkontakter, marknadsföringskampanjer och inköp. Öppna jämfört med slutna e-faktureringsnätverk Det finns två typer av nätverk: öppna och slutna. Ett slutet nätverk är ett nätverk som är fristående. Ett öppet nätverk, å andra sidan, är i praktiken ett nätverk av nätverk. Globalt sett finns det hundratals e-faktureringsnätverk, ett fåtal stora, de flesta mindre (lokala eller vertikala). Ett öppet nätverk som ansluts till flera nätverk ger en bredare räckvidd åt vem som helst med en anslutning till något av de anslutna nätverken. Samverkan mellan olika nätverk kallas ofta för interoperabilitet. Företag som arbetar med slutna nätverk brukar snart upptäcka att de behöver ansluta till andra nätverk för att få den e-fakturatäckning de behöver. Och faktum är att av rapporterna att döma (EESPA, Billentis) så växer de interoperativa nätverken snabbare än de slutna vilket är helt logiskt eftersom modellen främjar en enda åtkomstpunkt till nätverket i stället för flera. Finansieringstjänster via nätverk mellan företag En del e-faktureringsnätverk erbjuder också mervärdestjänster som betalningar och handelsfinansiering, vilket kan vara väldigt användbart för ett företag. Därmed utgör nätverk en viktig del av e-faktureringsprocessen. Genom att ansluta till rätt nätverk får leverantörer och köpare möjlighet att bygga upp starkare och mer strategiska ekonomiska relationer. www.basware.com 4

SÅ HÄR KAN BASWARE HJÄLPA TILL Basware levererar heltäckande e-faktureringstjänster och har ett affärsnätverk som omfattar över en miljon organisationer i drygt 100 länder. Med över 30 års erfarenhet av ekonomiprogramvara är Basware världsledande inom inköp-tillbetalningslösningar, inklusive automatisering av fakturahantering, arkivering och inköp. Vi samarbetar med företag i alla storlekar inom en mängd olika branscher, sektorer och marknader, och erbjuder lösningar som är perfekt avpassade för växande företag. Vi erbjuder: Behandling av fakturor elektroniskt med lösningar för inskanning och registrering Med inskanningsoch registreringslösningar kan pappersbaserade fakturor omvandlas till elektroniskt format, så att medarbetarna inte längre behöver föra in fakturauppgifter i systemet för hand. Lägg ut hela processen på entreprenad hos Basware Scan & Capture Service eller gör det själv med Basware CloudScan. Börja skicka e-fakturor direkt med Basware PDF e-invoice Vill ni börja skicka e-fakturor men är osäkra på hur ni kommer igång? Med Basware PDF e-invoice kan ni börja skicka e-fakturor till alla kunder direkt med obetydliga eller inga förändringar av den befintliga faktureringsprocessen. Inför en komplett inköps- och betalningslösning med Basware InvoiceReady Basware InvoiceReady är en komplett inköps- och betalningslösning för växande företag. Den här lösningen omfattar automatiserad fakturahantering, arkivering, inköp, rese- och utgiftshantering och mycket annat. Den levereras som en molntjänst som är lätt att distribuera. Om ert företag växer, och du vill lära dig mer om hur Basware kan hjälpa dig att ta kontroll över de ekonomiska processerna finns mer information på www.basware.com/growth. Du kan också kontakta oss på www.basware.com/contact Basware är en världsledande leverantör av nätverksbaserade lösningar inom områdena inköptill-betalning, e-fakturering och finansieringstjänster. Baswares handels- och finansieringsnätverk för samman företag världen över. Som världens största öppna affärsnätverk erbjuder Basware storskalighet och räckvidd för företag av alla storlekar. På så sätt kan företagen skapa tillväxt och få ut mer av sin verksamhet genom att förenkla och effektivisera sina finansiella processer. Små och stora företag över hela världen uppnår betydande kostnadsbesparingar, får flexiblare betalningsvillkor, ökad effektivitet och bättre relationer med sina leverantörer. Läs mer på www.basware.com Följ Basware på Twitter: @Basware, delta i diskussionen på Basware LinkedIn, Basware Facebook och Basware-bloggen och prenumerera på de senaste nyheterna. Vill du veta mer? Besök oss gärna på www.basware.com/growth Copyright 2015 2016 Basware Corporation www.basware.com 5