Utveckling och implementering av Campuskort

Sid 1 (25) Utveckling och implementering av Campuskort Projektledare Bobo Spetz Uppdragsgivare Kjell Jonsson, Prorektor Ansvarig organisatorisk enhet Org.kod: 7600 Namn: Universitetsservice Projekttid Start: 2011-03-01 Avslut: 2013-03-31 IT-projekt Ja Nej Projektwebb www.anställd.umu.se/campuskort Granskad IT-chef (vid IT-projekt) Styrgrupp/uppdragsgivare Planeringsenheten Universitetsdirektör Version 1.1

Sid 2 (25) Versionshistorik Revidering av projektets syfte, tid, uppföljningsbara projektmål, budget, finansiering, byte av uppdragsgivare ska ske av rektorsmötet eller universitetsstyrelsen, instansen ska vara densamma som beslutade om projektplanen första gången. Förändringar utöver ovan nämnda, som byte av projektledare, ändrat genomförande samt milstolpar meddelar uppdragsgivaren skriftligt planeringsenheten som därmed äger rätten att lägga in den reviderade projektplan i diariet. Se Regler för universitetsgemensamma projekt och uppdrag dnr: 100-733-10 för mer information kring ändringshanteringen. Version Datum Fastställd av Utförda ändringar 1.0 2011-08-30 Rektor Uppdragsgivare 1.1 2011-09-09 Rektor Uppdragsgivare Rektor fastställer version 1.0 av projektplanen. Ändringar av projektdeltagare samt

Sid 3 (25) Innehåll 1 Direktiv... 4 1.1 Definitioner och förkortningar... 4 2 Beskrivning... 4 2.1 Syfte... 4 2.1.1 Framgångsfaktorer... 5 2.1.2 Redogörelse för förankring i kärnverksamheten... 5 2.2 Bakgrund... 6 2.3 Projektmål... 7 2.4 Avgränsning... 8 3 Projektorganisation... 9 3.1 Beskrivning av ansvar... 9 3.2 Möten... 10 3.2.1 Uppdragsgivare... 10 3.2.2 Styrgrupp... 10 3.2.3 Projektledare... 10 3.2.4 Projektgrupp... 11 3.2.5 Delprojektgrupper 6 st.... 11 3.2.6 Referensgrupp... 13 3.2.7 Uppföljning... 13 4 Genomförande... 14 4.1 Tidplan / Gantschema / Leveransplan... 14 4.2 Beslutspunkter... 14 4.3 Etapper/Delprojekt (6st)... 14 4.4 Flödesschema... 17 4.5 Milstenar... 18 5 Ekonomi... 18 5.1 Ekonomihantering... 18 5.2 Budget... 18 5.3 Ansvarig projektekonom... 19 5.4 Projektkonton för kostnader... 19 5.5 Finansiering... 19 6 Kalkyl över framtida driftskostnader...20 7 Kommunikationsplan... 22 8 Risk- och sårbarhetsanalys... 24

Sid 4 (25) 1 Direktiv Anmälan av beslut Medel ur rektors strategiska ram 2011-01-18 (dnr 210-1516-10) Rektor anmäler nedanstående beslut med finansiering från rektors strategiska resurs. Finansiering av resurs med 1 000 tkr år 2011 samt 1 000 tkr år 2012 för utveckling av campuskort, dvs. totalt 2 000 tkr. En projektplan ska tas fram som därefter beslutas av rektor. Uppdraget avser utveckling och införande av ett gemensamt Campuskort i enlighet med beslutad projektplan. 1.1 Definitioner och förkortningar RFID Mifare Follow-Me print IDC PKI Radio Frequency Identifikation. En teknik som identifierar objekt via radiovågor. Det behövs ett objekt som bär på information (en s.k. tagg) och ett annat objekt som kan läsa av den här informationen (en RFID-läsare). Tekniken påminner om streckkoder med skillnaden att RFID- märkningen inte behöver sitta synligt. En variant av RFID-lösning Ett kopieringssystem där utskriften lagras i en Follow-Me-printkö och sedan går den till den multifunktionsskrivare du väljer. Efter identifikation med kort och pinkod kan du skriva ut eller välja att ta bort dokumentet. Identity Connector Personal Key Identification (mikrochip i kortet för lagring av identitetsdata) AD Active Directory, användare konto för inloggning olika tjänster, ex. e- post, inloggning datasalar CAS Koncernkatalog LPW ECCA 2 Beskrivning 2.1 Syfte Allt-i ett-kort/multifunktionskort Centrala AutentiseringsSystem Centralkatalog för information Ladok På Webb European Campus Card Association - samarbetsorgan för universitet & högskolor i Europa. Förstudien har visat att det av flera anledningar finns skäl för att ett multifunktionskort införs på Umeå universitet. När ett Campuskortsystem har implementerats kan det framöver användas som bas för access till en rad olika funktioner och tjänster vid universitetet. Kortet blir ett mycket praktiskt servicekort, som ger behörighet till flera servicetjänster på campus. De kan produceras och levereras i de nya servicecentren.

Sid 5 (25) Värdet av att bygga ihop nuvarande olika kortsystem underlättar framtida teknikimplementation och funktioner. Den integrationslösning vi föreslår bygger på att en gemensam central korttillverkningsdatabas (IDC), som hämtar källdata från Ladok, Primula, Passagesystem, Koncernkatalogen m.m. Denna infrastruktur ger möjligheter till användning för en rad korttjänster. I steg 1 ingår passerkort, copy/print funktion, lånekort på UB och ID - student/anställda samt ett kontant betallösningssystem integreras som moduler i campuskortsystemet. I utvecklingssteg 2 utvecklas ett nytt digitalt tentamensbevakningsystem som efter behov kan fortsätta utvecklas i campuskortsystemet. Studentkårerna utreder för närvarande sin kortfråga efter att kårobligatoriet försvinner. De får också möjlighet att integrera sitt kårmedlemskap och studentrabatterna på en överskrivningsbar (rewrite) del på kortet. Framtida moduler och tjänster se - 2.2 Bakgrund 2.1.1 Framgångsfaktorer Viktiga faktorer för att projektet ska bli framgångsrikt är att: beslut fattas om ett gemensamt kort för studenter vid Umu systemet är en Umu-gemensam tjänst Umu källsystem uppdateras och kan leverera de tjänster som krävs för projektet tidigt involvera studentföreningar i arbetet fakulteter/motsv. är representerade i referensgrupperna identifiera viktiga samarbetspartners och involvera dem i processen inventera verksamhetens nuvarande och kommande behov löpande informera om projektets arbete på alla nivåer resurser avsätts för att genomföra projektets olika delprojekt och mål säkerställa projektstyrningen och tidplaner 2.1.2 Redogörelse för förankring i kärnverksamheten Ekonomienheten (EA) för koppling till ekonomisystemet. IT-enheten för att säkerställa de tekniska kraven från campuskortet. Copy/print ett enhetligt, funktionellt och kontantlöst system för hela Umu. LOK för att säkerställa de tekniska kraven och säkerhetskrav/id för passagesystemet. Universitetsbiblioteket för att tillvarata UB:s behov och krav. Studentföreningar för att tillvarata studenternas behov och krav. Institutioner och fakulteter för att tillvarata behov och krav

Sid 6 (25) 2.2 Bakgrund Flerfunktionskort ofta kallat campuskort finns på ett stort antal lärosäten runt om i världen. ECCA (European Campus Card Association) är ett samarbete mellan universitet i Europa kring campuskort. ECCA arbetar med att ta fram en standard för flerfunktionskort för europeiska universitet. Internationellt är Sverige långt efter. I USA är detta en stor industri och cirka 90 procent av de amerikanska lärosätena har flerfunktionskort även Irland och Österrike anses vara lång fram i utvecklingen. Ett campuskort används som identitetsbärare (accessbricka) för en rad olika system som används vid universiteten. Vanligaste funktionerna är passersystem, utskrifter och bibliotek. Fördelarna för studenter, anställda och besökare är att de endast har ett kort och behöver bara komma ihåg en inloggning/pinkod. Umu-identitetskontroll - CAS - är idag en persons digitala identitet och ger inloggning till en rad system via webben eller mobilen. Campuskortet blir ett fysiskt bevis på en persons Umu-id, dvs. en legitimation med foto, namn och funktion på universitetet. Med giltighetstid visas att personen är aktiv student eller anställd vid Umeå universitet. Det nya gemensamma universitetskortet stärker Umu-identiteten och kopplingen till Umeå universitetet. En vanlig legitimation visar vem du är, men Campuskortet visar även att du hör hemma här. Dessutom minskar administrationskostnaderna för lärosätet har förstudien visat. Idag har Umu stora kostnader för inpassering, bibliotekskort och utskriftskort samt hanteringen kring dessa. Kontanterna hanteras i flera led, på flera olika platser och dessutom på olika sätt. Det utgör dessutom en säkerhetsrisk att förvara och förflytta kontanter och detta sker dagligen av vår personal. Andra positiva effekter är ökad säkerhet och vi-känsla. Kortet fungerar enbart som en bärare av användarens identitetsinformation. Det speciella med kortet är att det klarar av att kommunicera med de olika bakomliggande systemen där den verkliga informationen finns registrerad. Kortet hjälper till att integrera systemen för användaren även om de i praktiken inte är integrerade. Vilka behov och funktioner kan då rymmas på ett flerfunktionskort? Förstudien har visat på följande möjliga funktioner: Ett gemensamt campuskort - behov av ett enda enkelt, användarvänligt kortsystem för hela campus. - enkelt att skaffa sig, med flera funktioner, modern säker teknik. - behov av mer enhetliga standardiserade IT-system på campus. Enklare snabbare sätt att få sina kortbehörigheter - behov av att en gemensam process utvecklas för enklare åtkomst till alla kortsystemen Tidsbegränsad legitimation med foto behov av en legitimation kring vem som idag är student och anställd vid Umu Passerkortsystemet behöver moderniseras - behov av modernt kontaktlöst kortsystem, säker kortteknik, färre kortutlämnare Copy/printsystemet behöver moderniseras - behov av ett kontantlöst copy/printsystem med eventuellt follow-me-print-service Betalning utan kontanthantering - behov av kontantlös betallösning för copy/printsystemet, försäljning m.m. - behov att ta bort handkassor för olika enheter och institutioner. Lånekortsystem - behov av att lånekortet integreras och kan identifiera aktuell student/anställd (en förberedelse för ev. framtida RFID-system på biblioteket)

Sid 7 (25) Studentkårens kortsystem integrerade OBS! Frågan utreds fortfarande av studentkårerna. - behov av lösning som är bevis på kårmedlemskap efter kårobligatoriets avskaffande, ger snabb tillgång till studentförmåner. Intresse för nya möjligheter med campuskortsystemet: - anställdas kopiering kan bli mer flexibelt på hela campus med follow-me-printsystem - nytt digitalt tentamenssystem kan byggas upp - kontroll kan göras av obligatorisk närvaro vid undervisning - betalmedel i automater på campus - intresse finns för kortsamarbete hos externa samarbetspartners: IKSU, Länstrafiken, Bostaden, Landstinget, cafeterior, restauranger, varuautomater, personbevis externt, m.fl.) Copy/print Kårleg ID-kort Lånekort Bibliotek Passerkort Tjänster Funktion Rabatter Studentliv Service Support Försäljning 2.3 Projektmål Effektmål Nr. Mål 1. Bättre servicetjänster till studenter och anställda. Identitetsstärkande, ökad konkurrenskraft och varumärkesbyggande (vi känsla). 2. Lägre kostnader för hantering av flera kortsystem. Minskad administration i form av kontroll av betalflöden, uppföljning och fakturering. 3. Minskad kontanthantering. 4. Tydliga roller - ägare, ansvariga och brukare

Sid 8 (25) 5. Minska antalet utskrifter och antal plastkort i enlighet med universitetets miljöpolicy. Produktmål Nr. Mål 1. Projektet ska ta fram ett ID-kort med foto och giltighetstid baserad på studietid och/eller anställningstid. 2. Projektet ska införa ett säkrare passagesystem, förbättrad hantering av persondata och rensning i våra källsystem. 3. Projektet ska införa ett modernt och flexibelt copy/printsystem med Follow-Me funktion. 4. Projektet ska minska antalet utlämningsställen av passage- kopiering- och bibliotekskort från cirka 130 till 3 servicecenter som producerar och levererar ett gemensamt campuskort innehållande alla ovan nämnda funktioner. 2.4 Avgränsning Projektgruppens uppgift är att ge förutsättningar och ställa krav samt ge underlag för men inte utföra uppgifter som: Systemförvaltning, projektgruppen ansvarar för support och stöd för pilotprojekten och utvärderar dessa. Därefter övergår ansvaret till den utsedda systemförvaltningsorganisationen IT-enheten och Universitetsservice Befintliga integrationsplattformar (OM, KK, Ad, Ldap, etc.) som är IT-enhetens ansvar ska campuskortet endast ställa krav på. Utbetalningar till studenter, anställda och allmänhet

Sid 9 (25) 3 Projektorganisation Schematisk organisationskarta: Projektägare Styrgrupp Referensgrupp Projektledare Information Projektgrupp Kortsystem & integrationplattform Delprojekt 2 Copy/print funktion - Follow Me Delprojekt 3 ID -student/anställda Kortlayout Delprojekt 4 Passagefunktion Delprojekt 5 Betalfunktion microbetalning (PayEx) Delprojekt 6 Biblioteksfunktion lånekort Fristående delprojekt Tentamenssystem med campuskort 3.1 Beskrivning av ansvar Projektorganisation Ansvar/Befogenheter Styrgruppen Projektgruppen Delprojektgrupper (6st) Referensgrupper/personer Beslutande Utförande Kravställande/Utförande Rådgivande

Sid 10 (25) 3.2 Möten Möte Syfte/resultat Former/plats Ansvarig/deltagare Frekvens/tid Styrgruppsmöte Info/beslut 1-2 tim Kjell Jonsson, Prorektor 1/månad eller vid behov Projektmöten Projektarbete 1-2 tim PL/Projektgruppen var 14:e dag Delprojektmöten Kravställare varierar Gruppledare/grupp varierar Referensgruppmöte Bred info/dialog 2-4 timmar PL/alla varierar 3.2.1 Uppdragsgivare Namn Roll/Befattning Kjell Jonsson Prorektor 3.2.2 Styrgrupp Projektet har en styrgrupp Ja Nej Namn Org. enhet/motsv. Roll/Befattning Kjell Jonsson Universitetsledningen Ordförande/Prorektor Siv Olofsson Universitetsledningen Förvaltningschef Sören Berglund IT-enheten It chef Christina Adolfsson Ekonomienheten Enhetschef Peder Tjäderborn Studentcentrum Enhetschef Viktor Flodin Medicinska studentkåren Styrelsemedlem 3.2.3 Projektledare Namn E-post Bobo Spetz bobo.spetz@adm.umu.se

Sid 11 (25) 3.2.4 Projektgrupp (kortsystem och integrationsplattform) Projektet har en projektgrupp & delprojektgrupper Ja Nej Namn Org. enhet/motsv. Roll/Befattning Jan Rundström ITS Datakonsult, teknisk projektled. Jörgen Sandström Lokalförsörjningen Säkerhetschef Karoline Westerlund IT-enheten IT-strateg, projektgranskare Jan Gunillasson Universitetsbiblioteket IT-chef UB Per Hörnblad IT-enheten/ITS IT-arkitekt, projektgranskare, adjungeras vid behov Erik Ångman (Karin Persson) Studentcentrum Omr. chef Ladokgruppen Per Kvarnbrink TFE Adjunkt Konsult Kortsystemsföretag Konsult, adjungeras vid behov 3.2.5 Delprojektgrupper 5 st. Delprojektgrupp 2 Copy/Print system Namn Org. enhet/motsv. Funktion/motsv. Bobo Spetz Universitetsservice Projektledare Jan Gunillasson Universitetsbiblioteket IT-chef UB Jan Rundström ITS Datakonsult, teknisk projektled. Yngve Lundsten Universitetsbiblioteket Kundservice Lars-Göran Adolfsson Kemi/KBC IT-ansvarig, + Copy/print * Jörgen Eriksson, fysik? eller Lars-Inge Karlsson, EMG? Jan-Erik Lingebrandt Unimeg Tekniker studentkopiering Konsult Dokumenthanteringsföretag Konsult *Inkommer med namn till projektledaren efter att projektplanen är beslutad.

Sid 12 (25) Delprojektgrupp 3 ID - student/anställda & kortlayout Namn Org. enhet/motsv. Funktion/motsv. Ida Asplund Universitetsledn. kansli Jurist, PUL frågor och regler Ulrika Nordlander Informationsenheten Ansvarig profilfrågor Ann-Christin Edlund Personalenheten/lön Funktionalitet mot Primula Gunilla Lindkvist-Lindholm Kansliet för Humaniora Representant personalsekr. Maria Valtersson IT-enheten IT-ansvarig funktion Primula Chatarina Carlén Designhögskolan Ekonomi administratör *Inkommer med namn till projektledaren efter att projektplanen är beslutad. Delprojektgrupp 4 Passage & säkerhet Namn Org. enhet/motsv. Funktion/motsv. Jörgen Sandström Lokalförsörjningen Säkerhetschef, delprojektledare Magnus Söderlund ITS Teknisk projektledare Joakim Nyberg Patrik von Post ITS ITS Lars Bergmark Servicecenter Lindellhallen Hustekniker Erik Ånger Kemi/KBC Servicechef Representant Bravida Konsult Delprojektgrupp 5 Betalfunktion, microbetalning Namn Org. enhet/motsv. Funktion/motsv. Bobo Spetz Universitetsservice Projektledare Maria Hanell Universitetsbiblioteket Administrativ chef Mikael Åhed Ekonomienheten Ekonomisekreterare Kristina Söderlund-Ågren Universitetsservice Omr. chef Henning Waldehag Kemi Ekon. administratör Mats Hedlund ITS - butiken Inköpare Chatarina Carlén Designhögskolan Ekon. administratör Delprojektgrupp 6 Biblioteksfunktion - lånekort

Sid 13 (25) Namn Org. enhet/motsv. Funktion/motsv. Richard Borg Universitetsbiblioteket Kundservice UB, delprojektledare Jan Gunillasson Universitetsbiblioteket IT-chef UB Maria Hanell Universitetsbiblioteket Administrativ chef 3.2.6 Referensgrupp Projektet har en referensgrupp Ja Nej Namn Org. enhet/motsv. Funktion/motsv. Bertil Born Medicinska fakl. kansli Informatör * Umeå studentkår - US * Naturvetar- & teknologkåren - NTK * Medicinska studentkåren -MSU * Fakultet * Institution *Inkommer med namn till projektledaren efter att projektplanen är beslutad. 3.2.7 Uppföljning Generell uppföljning Planeringsenheten ansvarar för uppföljning av projektet. Uppföljningen sker vid samordnade tidpunkter, tertialvis (jan, maj, sept.). Uppdragsgivarens och styrgruppens uppföljning Det åligger respektive projekts uppdragsgivare och styrgrupp att i dialoger med projektledare och vid interna möten inom projekten mer specifikt följa upp genomförandet av projektet (inkl. milstolpar). Uppdragsgivaren ska vi dessa möten ge projekten ytterligare anvisningar och direktiv. Om projektet inte klarar av att nå uppsatta mål har uppdragsgivaren och eventuell styrgrupp ett särskilt ansvar att vidta åtgärder så att detta kan ske. Projektdialoger Universitetsledningen kallar vid valda tillfällen projektledarna till projektdialog. Vid en projektdialog redogör projektledaren för projekts allmänna status, måluppfyllelse, avvikelser, risker och förhållande till tidplan. Universitetsledningen ger vid dessa projektdialoger feedback. Övrigt För ytterligare information om uppföljningsprocessen se Regler för universitetsgemensamma projekt och uppdrag dnr: 100-733-10 och www.fokus.umu.se

Sid 14 (25) 4 Genomförande 4.1 Tidplan / Gantschema / Leveransplan Start: 2011-03-01 Planerat avslut: 2013-06-30 4.2 Beslutspunkter BP Beskrivning Datum BP1 Rektor fastställer projektplanen Aug 2011 BP2 Upphandling Dec. 2011 BP3 Utvecklingsarbete och test delprojekt. Juni 2012 BP4 Provställning/pilot VVH och utvärdering Sept. 2012 BP5 Utvärdering provställning Dec. 2012 BP6 Implementering Campus Umu, Örnsköldsvik m.fl. Q1. 2013 BP7 Rektor fastställer slutrapporten Q2. 2013 4.3 Etapper/Delprojekt (6st) Nr Beskrivning Start Avslut 1 Uppstart och planering 2011-03-01 2011-06-30 2 Delprojekt 1 - Kortsystem & integrationsplattform (IDC) Delprojektledare: Magnus Söderlund, ITS Analysera nuläget, strategier och styrning. Analysera krav från delprojekt Analysera inköpsprocess. 2011-04-01 2012-12-31

Sid 15 (25) Analysera IT-stöd. Analysera dagens källsystem och ev. utveckling Ta fram preliminärt flödesschema samt bestämma arkitektur Kravställning leverantör, dataintegration mot källsystem Upphandling integration sker samtidigt som Bravida/Fotostationer 3 Delprojekt 2: Copy/Print funktion. Delprojektledare: Bobo Spetz Follow-Me print, utskrift mot printserver och utskriften hämtas till önskad skrivare. Tillgång till utskrifter från personliga datorer, PC och Mac. Tillgängligt dygnet runt. Automatisk synkronisering av AD-användare via LDAP mot Cartadis Gespage. Prissättning ska kunna göras per skrivare och lätt att göra centralt. Kvotahantering på individ och gruppnivå (Projektnivå). Beröringsfria kort (Mifare) med pinkod. Metod för att knyta kort mot AD-konto, ska kunna ske vid kortutgivning men även via webb. Användare ska ges möjlighet att använda upp redan köpta kopior i det gamla systemet. Kontantlöst via leverantör, exempelvis PayEx. Realtidskontering, dvs. PayEx-konto debiteras i realtid under utskrift, kopiering eller scanning Användaren ska kunna stoppa pågående utskrift och därmed också debiteringen. Delprojektet ska ta fram valideringsdokument och kravspecifikation som kan delges maskinvaruleverantörer vid upphandlingar så att de kan göra nödvändiga anpassningar. (printeroberoende). Delprojektet ansvarar för att ta fram ett förslag till statistikrapporter. (Audit?) Systemet ska kunna hantera användare utan AD-konto. Det ska vara möjligt att debitera scanning. Systemet ska kunna hantera universitetsanställda med ADkonton som använder Umu:s printmiljö där inget PayExkonto är involverat (fakturering). Det ska finnas möjlighet att välja en extern driftsmiljö. Prissänkning/utskrift Ansvar och ägarskap för studentkopieringen skall förtydligas 4 Delprojekt 3 - ID -student/anställda, Kortlayout, PUL Delprojektledare: Bobo Spetz Kortet utformas som id-kort med foto, namn, funktion, ev. personnummer samt namnteckning. Alla anställda och studenter som vistas Campus behöver ha kortet. Fotostationer, kortskrivare med rewrite och anpassningar till integrationsplattform upphandlas under ht. 2011. Delprojektet ansvarar för att PUL och andra policys följs. 2011-08-01 2012-12-31 2011-08-15 2012-12-31

Sid 16 (25) 5 Delprojekt 4 - Passagefunktion, säkerhet Delprojektledare: Jörgen Sandström, LOK Dagens passagesystem använder sig av sk. Magnetkortläsare dessa tillverkar i en allt mindre omfattning vilket inom en snar framtid gör att reservdelar etc. kommer att vara kostsamma. Säkerheten kring detta är inte heller tillfredställande. Idag har Umu c:a 120 operatörer som administrerar systemet och ideliga problem uppstår varje dag, all persondata om kortinnehavarna registreras manuellt det ökar självklart risken för att fel data registreras. Handhavande och operatörer skall centraliseras till serviscenter/husservice som idag finns på tre ställen på Campus. Troligtvis behöver det utbildas c:a 20 personer för detta. Dessa personer bör tillhöra samma organisation för att utbildning och flexibilitet skall ökas mellan olika enheter. För att säkerställa kvaliteten måste vi byta till kort med Mifare-teknologi och kortläsare med säkrare lästeknik och beröringsfri funktion (RFID). Det är även möjligt att kombinera ny teknik med den vi har idag genom att behålla magnetremsan på kortet i en övergångsperiod. Registrerade personuppgifter skall hämtas från befintliga källdatabaser - Ladok/Primula/Koncernkatalog Administration och operatörer skall centraliseras till serviscenter/husservice som idag finns på tre ställen på Campus Service och logistik kring utlämning av fysiskt kort, IDkontroll, kontroll av tillträdeszoner skall effektiviseras. Kortet skall ge möjligheter att sätta upp regler för lokaler med speciella krav, typ. utbildning inom brandskydd, laborationslokaler, kemikalieförråd, lokaler med djur etc. Under övergångsperiod till ny teknik skall kortet ha både dagens magnetremsa och Mifare 6 Delprojekt 5 - Betalfunktion, microbetalning Delprojektledare: Bobo Spetz Förstudien har visat att ett angeläget mervärde vid införande av ett Campuskort är att kontantbetalningen minimeras. Ett sådant system är mycket önskvärt i dagsläget och måste utvecklas inom en nära framtid. Idag transporteras ca 2,4 miljoner kr obevakat över Campus per år. Av dessa pengar kommer från ca 1,4 miljoner kr från copy/print och resterande från institutioners/enheters kontantförsäljning av kompendier m.m. För dagens förvaring av pengar ute på institutionerna samt redovisning av denna försäljning finns mycket att önska enligt Ekonomienheten. Denna kontanthantering behöver helt klart försvinna. Personalens säkerhet kan öka och minska rån- och förskingringsrisk. Ekonomienheten arbetar med frågan. Ett modernare och kontantlöst kopieringssystem har vid andra högskolor dessutom visat sig ge mycket lägre kopieringskostnader. 2011-04-01 2012-12-31 2011-08-01 2012-12-31

Sid 17 (25) Kontanthantering vid print- och kopieringssystemet tas bort och ersätts med modernt kopieringssystem och externt betalningssystem (t.ex. via PayEx) Försäljning på institutioner bör endast förekomma via nedladdningsbara filer för självkopiering, via nytt kontantlöst betalsystem eller via servicecenters kassasystem. Rätt fakturering skall säkerställas med campuskortet av anställdas interna köp (t ex på servicecenter, tryckerier, ITS-butik, kemiförråd, restauranger och fik). 7 Provställning VVH 2012-09-01 2012-11-30 8 Delprojekt 6 - Biblioteksfunktion Delprojektledare: Richard Borg, UB Universitetsbiblioteket ansvar för integration av lånekort 2011-06-15 2012-12-31 9 Utvärdering 2012-12-01 2012-12-31 10 Implementering Campus Umeå och resp. orter 2013-01-01 2013-03-31 11 Slutrapport 2013-03-01 2013-06-30 4.4 Flödesschema Schematisk beskrivning av flöde och funktion.

Sid 18 (25) 4.5 Milstenar 1 Produktförslag till styrgrupp 2011-06-30 2 Pilotinstallation Vårdvetarhuset 2012-09-01 3 Slutrapport 2013-06-30 5 Ekonomi 5.1 Ekonomihantering Godkända kostnader Godkända projektkostnader är kostnader som direkt går att hänföra till projektet, dvs. tillkommande kostnader som inte existerade innan projektet startade. Stödverksamhetens kostnader Kostnader för stödverksamhet på universitets-, fakultets-, förvaltnings-, institutions- och enhetsnivå är inte godkända kostnader. Det innebär att automatiskt bokförda påslag medfinansieras av respektive nivå. Medfinansiering sker enligt fastställda rutiner. 5.2 Budget INTÄKTER 2011 2012 2013 Totalt Anslag 690.000 1.145.000 165.000 2.000.000 Bidrag 0 0 0 0 Summa 690.000 1.145.000 165.000 2.000.000 KOSTNADER 2011 2012 2013 Totalt Personalkostnader (PL) 440.000 670.000 165.000 1.275.000 Personalkostnader Umu 150.000 375.000 0 525.000 Lokalkostnader 0 0 0 0 Övriga driftskostnader 100.000 100.000 0 200.000 Räntekostnader 0 0 0 0 Avskrivningar 0 0 0 0 Summa 690.000 1.145.000 165.000 2.000.000 SALDO 0 0 0 0 Kommentarer till budgeten: I budget finns investeringar med för externa konsulter och inköp som är fakta och är kända idag. Osäkerhet finns i antal konsulttimmar om behov kommer att uppstå. Interna Umu anpassningar till befintliga källsystem (AD, LDAP, KK) ingår i investerings- och implementeringskostnaderna, se 6 - Kalkyl över framtida driftskostnader. Investeringar kommer med i budgetarbetet inför 2012 på respektive enhet, UB, LOK, US.

Sid 19 (25) 5.3 Ansvarig projektekonom Projektekonom E-post Mia Nordeman mia.nordeman@adm.umu.se 5.4 Projektkonton för kostnader Projektkonton för kostnader Projektkonto Projektkonto V-het År Summa 760020601 Utveckling av Campuskort 91 2011 1.000.000:- 760020601 Utveckling av Campuskort 91 2012 1.000.000:- TOTALT 2.000.000:- 5.5 Finansiering Projektkonton för finansiering Projektkonto Projektkonto V-het Kontotyp År Summa 91 Universitetsgemensamt Inst/motsv finansiering Extern finansiering 2011 1.000.000:- 91 2012 1.000.000:- TOTALT 2.000.000:-

Sid 20 (25) 6 Kalkyl över framtida driftskostnader Förvaltningskostnader per år - campuskort 2011 2012 2013 2014 2015 Kapitalkostnad 1 402 000 1 402 000 1 402 000 1 402 000 1 402 000 Projektkostnad 870 000 1 034 000 165 000 0 0 Kortkostnad 0 50 000 50 000 50 000 50 000 Systemadm/ personalkostnad 193 250 193 250 193 250 193 250 193 250 Systemkostnad 1 437 700 1 437 700 1 437 700 1 437 700 1 437 700 Summa kostnader 3 902 950 4 116 950 3 247 950 3 082 950 3 082 950 Projektbudget 2011-2013 Projektledare/teknisk projektledare 1 393 000 Delprojektledare 331 000 3 pers á 10% Investering Kr Information, webb med mera 100 000 Hårdvara 5 430 000 Resor, nätverk, studiebesök 150 000 Utveckling, anpassning 1 280 000 Möten 75 000 Systemkostnad/ program 300 000 Utbildning /support av personal 20 000 Totalkostnad 7 010 000 Kostnad för projektet 2 069 000 kronor kapitalkostnad/år 5 år 1 402 000 Utan ID avgår 300 000 kr, ej medräknat i denna projektbudget

Sid 21 (25) Kostnads- och intäktsanalys Årliga Intäkter Befintliga kortsystem Campuskort Passerkort Bibliotekskort Kopieringskort Studentkort Summa Utan ID Med Id Vinst/förlust Total intäkt 1 410 209 67 323 747 842 0 2 225 374 2 900 000 2 900 000 674 627 Årliga kostnader Befintliga kortsystem Campuskort Passerkort Bibliotekskort Kopieringskort Studentkort Summa Utan ID Med Id Vinst/förlust Total Kortkostnad 40 000 17 228 145 729 0 202 957 50 000 50 000 152 957 Total Personalkostnad 110 209 50 095 594 232 0 754 536 193 250 193 250 561 286 Total Systemkostnad 1 210 000 1) 0 2) 16 000 0 1 226 000 1 437 700 1 437 700-211 700 Total kostnad 1 360 209 67 323 755 961 0 2 183 493 1 680 950 1 680 950 502 543 Investerings- och implementeringskostnader, engångskostnader gemensamt Campuskort Passerkort Bibliotekskort Kopieringskort Studentkort Summa Utan ID Med Id Vinst/förlust Total kortkostnad 195 000 0 0 0 195 000 195 000 300 000-105 000 Total Utvecklingskostnad 870 000 0 348 000 0 1 218 000 1 280 000 1 280 000-62 000 Total Investeringskostnad 3 980 000 48.000 600 000 0 4 628 000 5 230 000 5 430 000-802 000 Total kostnad 5 045 000 0 948 000 0 6 041 000 6 705 000 6 760 000-969 000 1) Integrerat passage- och inbrottslarmsystem 2) Lånekortsystemet är en mindre del inom bibliotekssystemet och svår att kostnadsberäkna.

Sid 22 (25) π 7 Kommunikationsplan Projektledare, Informationsenheten och Studentcentrum ansvarar för kommunikationsplan. Kommunikationsmål Aktivitet/kanal Tid Ansvarig Projektdeltagare Veta: Vad som pågår inom projektet. Hur det framskrider. Tidsplan. Känna: Delaktighet och engagemang Att man har möjlighet att påverka Göra: Bidra med idéer och förslag Möten E-post Sharepoint Kontinuerligt efter behov Projektledare Teknisk PL Alla anställda Veta: Att det blir ett campuskort och när. Vilka fördelar det leder till och hur det påverkar dem själva och våra studenter Projekthemsida (under Universitetsgemensamma projekt) Kontinuerligt efter behov Projektledare Känna: Entusiasm. Tycka: Att det är en bra idé Göra: Tala väl kom kortet. Använda det. Aktum Hösten 2011 nr 1 eller 2 samt inför införandet Nyheter för anställda Ev. webbannons på Anställdawebben som länkar till projekthemsidan (sv & eng) Administratörslista (när man vill nå administratörer eller annan specifik grupp vid institutionerna) Fakulteternas nyhetsbrev Vid olika etapper/beslutspunkter Vid projektstart och införande Vid behov Vid olika etapper/ beslutspunkter Anette Olofsson (Info) Anette Olofsson (Info) Best: projektledare Lägga ut: Anette Olofsson (Info) Ejvår Falck (Info) Fakultetsinformatörerna

Sid 23 (25) Chefer Veta: Känna till projektet och vad som förväntas av dem som chefer Göra: Informera sina medarbetare Chefsinfo Vid olika etapper/beslutspunkter Carina Dahlberg (Info) Studieadministratörer/ rektorer Veta: Att det blir ett campuskort och när. Vilka fördelar det leder till och hur det påverkar dem själva och våra studenter Känna: Entusiasm. Tycka: Att det är en bra idé Fakulteternas listor Studentcentrumbladet I övrigt, samma som för alla anställda (ovan) Vid projektstart och införande Fakultetsinformatörerna? Göra: Tala väl kom kortet. Använda det Lärare Nya studenter Befintliga studenter Veta: Att det blir ett campuskort och när. Vilka fördelar det leder till och hur det påverkar dem själva och våra studenter Känna: Entusiasm. Tycka: Att det är en bra idé Göra: Tala väl kom kortet. Använda det Veta: Vad Campuskort är och känna till vilka funktioner, service och tjänster som finns. Veta: Vad Campuskort är och känna till vilka funktioner, service och tjänster som finns, samt hur man får kortet Känna/tycka: att Umu erbjuder en bra tjänst, tar hand om mig som student Göra: skaffa kortet när det är dags Samma som för alla anställda (ovan) Välkomst brev från institutioner Vid projektstart och införande Vid olika etapper, ex. Beslutspunkter, testperiod, provställning etc. Samma som för alla anställda (ovan) Projektledare tillsammans med Studentcentrum Projekthemsida Kontinuerligt efter behov Projektledare Studentnytt Webbannons på Studentwebben som länkar till projekthemsidan Vid olika etapper/ beslutspunkter? Vid införande Annica Höglund (SC) Annica Höglund (SC) Folder/PDF, affisch Vid införande PL i samarbete med Print & Media Vertex (annons + reportage) Vid införande? PL i samarbete med Print & Media (layout)